Bilag 1 Referat af hovedbestyrelsesmøde lørdag den 21. marts 2015 Til stede fra hovedbestyrelsen (HB): Jette Gotsche, Birgitte Rønning, Mike Hedlund-White, Rudi Tobisch, Jens Kvorning, Claus Bonnevie, Henrik Eriksen, Jens Peter Hansen, Andrew Kjærulff Maddock og Bjarne Arildsen. Notat 10. april 2015 HB-møde 21. marts 2015 tbs Fra sekretariatet: Klaus Bondam (direktør), Trine Bielefeldt Stjernø (souschef), Julie Grosen Ravn (referent). Punkter til beslutning/godkendelse 1. Valg af dirigent(er) Jette blev valgt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Punkter med ekstern deltagelse 3. Præsentation af årets Vi Cykler til Arbejde -kampagne Kampagnechef Maria Bech orienterer om Vi Cykler til Arbejde 2015 Maria Bech præsenterede Vi cykler til arbejde 2015, som sekretariatet har arbejdet hårdt med at forbedre i forhold til de seneste år for at tiltrække og fastholde flere deltagere. Dette er blandt andet sket gennem workshops, undersøgelser af kampagnens styrker og svagheder, bl.a. i samarbejde med innovationsbureauet IS IT A BIRD, samt ved styrkelse af kampagnens sociale dimension og synlighed på nettet. Desuden blev der orienteret om en række virksomhedsmøder, som kampagnechefen og direktøren har holdt med en række større virksomheder rundt omkring i landet med henblik på at få virksomhedsledelsen til at tage ejerskab af kampagnen og bakke op om den. Kampagnechefen fortalte, at kommunikationen omkring kampagnen i stigende grad foregår på de sociale medier, herunder specielt ved billeddeling på Instagram. Sekretariatet har generelt haft stor succes med synliggørelse via Instagram, hvor sekretariatet har haft stor succes med de såkaldte take overs, hvor forskellige succesfulde Instagram-brugere har overtaget Cyklistforbundets profil i en uge og dermed skaffet langt flere følgere til Cyklistforbundets profil på dette sociale medie. Den nye kampagnehjemmeside blev præsenteret. Der er her fokus på en mere overskuelig brugerflade samt en synliggørelse af de personlige, samfundsmæssige og økonomiske gevinster ved cykling. Mulighederne Side 1 af 8
for interne konkurrencer m.m. i virksomhederne er øget væsentligt, ligesom præmierne er blevet mere markante og sjovere. Endelig blev der orienteret om materialerne, som sendes ud til såvel virksomhedernes ledelse som til tidligere deltagere. Blandt andet er certificeringen som Cykelvenlig Arbejdsplads integreret i Vi cykler til arbejde-materialerne. Her er tale om en tillidsbasseret egenevaluering, der uden for VTCA-universet kan markedsføres som en form for firmamedlemsskab af Cyklistforbundet. Cykelvenlig Arbejdsplads er støttet af EU, idet den indgår som en del af EU-projektet Bike2Work. Punkter til beslutning/godkendelse (fortsat) 4. Godkendelse af referat fra seneste HB-møde (bilag 1) Godkendt 5. Opfølgningspunkter fra seneste møde Punkterne fremgår af referatet fra sidste møde, jf. bilag 1 Status blev taget til efterretning, idet flere elementer blev behandlet særskilt under andre dagsordenspunkter, herunder sekretariatets ændringsforslag til landsmødets format samt Vedtægtsudvalgets forslag til ændringer af vedtægterne, som tages henholdsvis under pkt. 6 og pkt. 9. - Vedr. opfølgningspunkt 1, forestår Claus Bonnevie Facebook-kurser den 8. og 28. april. Invitation til dette kommunikeres snarest til medlemmerne. Inden HB-mødet havde Claus Bonnevie endvidere holdt Facebook-introduktion for interesserede HB-medlemmer Vedr. opfølgningspunkt 6, orienterede Mike Hedlund-White om, at han og Michael Levisen Nielsen pt. er eneste aktive medlemmer af Cykelmedtagningsudvalget. - Vedr. opfølgningspunkt 7 orienterede direktøren Klaus Bondam om, at Butiksudvalget nedlægges. - Vedr. opfølgningspunkt 8, orienterede Jens Kvorning om, at Frank Jakobsen fortsat er medlem af PR/Hverveudvalget. 6. Koncept og tidsplan for landsmødet 2015 (bilag 2) HB opfordres til at drøfte og godkende fremsendte oplæg til ny struktur for landsmødet Forslaget til ny struktur for landsmødet lagde bl.a. op til at gå fra 3 til 2 dage og gøre den ene dag til formelt landsmøde for delerede og den anden dag til åben workshopdag for alle interesserede medlemmer. Desuden lagde forslaget generelt op til en begrænsning af de økonomiske omkostninger ved landsmødet. Der var en generelt god respons fra HB, især ift. en begrænsning af de økonomiske omkostninger for Cyklistforbundet samt ift. den mere inddragende og åbne tilgang ved at målrette den ene dag interaktiv deltagelse gennem workshops, politiske diskussioner, foredrag m.m. I forhold til oplægget gav flere HB-medlemmer udtryk for et ønske om, at Side 2 af 8
programmet for lørdag og søndag blev byttet om, således at det formelle landsmøde afholdes lørdag og workshopdagen afholdes søndag. I forbindelse hermed drøftede HB, om landsmødets start, som konsekvens heraf, skal rykkes til lidt senere på dagen, så alle kan nå frem. Desuden gjorde flere HB-medlemmer opmærksom på, at man bør tilskynde deltagere til at finde privat overnatning. Jf. de gældende vedtægter får delegerede og repræsentanter dækket rejse og ophold ifm. landsmødet. Der blev lagt op til at øvrige deltagere selv skulle betale overnatning og rejse og at samtlige deltagere betaler for middagen lørdag aften. Enkelte HB-medlemmer udtrykte bekymring over at skrue for højt op for egenbetaling, da det kunne føre til en slags lukket klub, hvis det blev for omkostningstungt at deltage for almindelige medlemmer. Det blev foreslået at sætte en principiel grænse for, hvor høj prisen for deltagelse skulle være, herunder en grænse for hvor store transportomkostninger den enkelte kunne tillægges. Det nye koncept for landsmøde skal evalueres efter afholdelsen af landsmødet for at vurdere behov for tilpasninger. HB tiltrådte forslaget, idet programmet for lørdag og søndag byttes om, således at det formelle landsmøde afholdes lørdag. Sekretariatet kan dermed arbejde videre med udvikling af formatet som beskrevet i bilag 2 med HB s bemærkninger in mente. Bjarne Arildsen tog forbehold for egenbetalingsdelen. 7. Gennemgang og godkendelse af årsregnskabet 2014 (bilag 3) På baggrund af de fremsendte bilag gennemgås regnskabet for 2014, der efterfølgende skal godkendes og underskrives af HB. Såvel sekretariatet, kassereren som resten af HB gav udtryk for alvoren af, at årsregnskabet er endt med et underskud på næsten 1 mio. kr. Sekretariatet forklarede, at årsresultatet var en konsekvens af en for optimistisk budgettering for 2014, specielt ift. indtægter i Cyklistbutikken samt medlemskontingenter. Direktøren opfordrede som følge heraf til en mere konservativ budgettering fremadrettet. Årsregnskabet 2014 blev herpå godkendt og underskrevet af HB. Punkter til drøftelse 8. Effektivisering af møder (bilag 4) På baggrund af fremsendte bilag drøftes effektivisering af møder og HB s arbejde. HB drøftede bl.a. mulighederne for og adgangen til at fremskaffe flere ressourcer gennem aktivering af medlemmer til f.eks. frivilligt arbejde. Det blev bl.a. foreslået at bruge skype f.eks. i forbindelse med vidensdeling omkring Cyklistforbundet mener Flere HB-medlemmer gav udtryk for vigtigheden af, at der skal ske en konkretisering af specifikke arbejdsopgaver, inden der kan søges efter relevante ressourcepersoner blandt medlemmerne. Side 3 af 8
Endvidere drøftede HB, hvordan vidensdelingen og debatter blandt HB kan fremmes, f.eks. gennem deling af dokumenter og bilag m.v. i en sky og gennem strukturerede debatter på f.eks. Podio eller lign. platforme. Sekretariatet advarede mod at oprette dialogfora, der ikke ville blive brugt. Det blev foreslået, at referaterne fra HB-møderne fremover begrænses til beslutningsreferater ligesom der blev lagt vægt på, at det effektiviserede HB-møderne, når der forinden var lavet tydelige beslutningsindstillinger til de punkter, der er til beslutning/vedtagelse på møderne. Som opsamling på punktet foreslog Jette Gotsche, at ordstyreren fremover efter hvert HB-møde samler op på, om der var nogle konkrete opgaver, som HB søger frivillige til. I tilfælde, hvor der er konkrete arbejdsopgaver til frivillige kan der annonceres efter frivillige med særlige kompetencer via nyhedsbrev mv. Direktøren foreslog desuden, at der i medlemsbladet kunne sættes fokus på frivillighed anno 2015. 9. Vedtægtsændringer (bilag 5) På baggrund af oplæg fra vedtægtsudvalget drøftes mulige ændringer af vedtægter og forretningsordning. HB tog stilling til en række forslag til vedtægtsændringer. Der blev ikke taget stilling til den konkrete ordlyd, men til det principielle i forslagene. 3, stk. 5: Grænsen for seniorkontingent ændres til pensionsalderen i stedet for 65 år. Godkendt af HB. 4, stk. 8: Funktionen interne revisorer afskaffes. Godkendt af HB. 4, stk. 9: Bestemmelsen om rejse- og opholdsudgifter for delegerede opdeles i ophold og transport og der åbnes for egenbetaling. Godkendt af HB. 5: Digital indkaldelse af delegerede samt og/eller i dagspressen udgår. Godkendt af HB. 7, dagsorden pkt. 6: Ændringer til forslag skal være skriftlige. Godkendt af HB. 11: Digital indkaldelse til ekstraordinært landsmøde. Godkendt af HB. 12, stk. 2: Landsformandens valgperiode foreslås til 2 år. Vil også gælde de andre funktioner. Godkendt af HB. 13 ny, stk. 2: Ansvarsfordeling mellem direktøren og hovedbestyrelsen. Sætningen om instruksen udtages af forslaget til vedtægtsændringen, da direktørinstruksen alene uddeles til HB-medlemmer. Godkendt af HB. 13, stk. 2: bliver til stk. 3. Forbundet tegnes af landsformanden og direktøren,(eller disses stedfortrædere, hvilket står i står i funktionsbeskrivelserne). Godkendt af HB. 14, stk. 1: Sekretæren udgår. Kasserer ændres til Controller. Godkendt af HB. 14, stk. 6: Sekretæren ændres til Sekretariatet. Godkendt af HB. 15: Sidste sætning udgår, da beskrevet i ny 13, stk. 1. Godkendt af HB. 16, stk. 1: Præsident udgår. Godkendt af HB. 17: Forslag sendes til sekretariatet i stedet for HB. Godkendt af HB. Side 4 af 8
17, stk. 2: (tilføjelse) vedtægter skal udarbejdes efter skabelon fra hjemmesiden. Godkendt af HB. 23: Foreslås afskaffet, da der umiddelbart ingen associerede foreninger er. Godkendt af HB. Vedrørende lokalafdelingernes generalforsamling i 2016 foreslås, at der udelukkende sendes indkaldelser ud digitalt (pr. mail). Det blev godkendt af HB under forudsætning af en tydelig kommunikation til medlemmerne via medlemsbladet Cyklister og Cyklistforbundets hjemmeside om HB s begrundelse for ønsket om omprioritering af midlerne bl.a. til fordel for andre aktiviteter end fysiske, trykte materialer. Vedtægtsændringerne samt de fremtidige digitale indkaldelser til generalforsamling varsles i Cyklister. Desuden annonceres lokalafdelingernes generalforsamlinger i Cyklisters december-nummer i det omfang de relevante detaljer kendes inden deadline. Dette videreformidles af redaktionsudvalget og sekretariatet. Det undersøges desuden om digital udsendelse kan ske via SMS. HB godkendte, at vedtægtsudvalget arbejder videre med den endelige formulering af de vedtagne forslag til vedtægtsændringer, med henblik på vedtagelse på landsmødet 2015. 10. HB-seminar i efteråret 2015 HB drøfter ønsker til tema til et evt. HB-seminar i efteråret Det blev besluttet at HB-seminaret skulle fokusere på to redskaber til styrkelse af HBarbejdet: Økonomi ( forstå dit regnskab )og bestyrelsesansvar (HB s juridiske ansvar). Desuden blev det besluttes at forlænge seminaret, så der udover de to redskabstemaer også kunne afsættes tid til tematiske drøftelser af eksempelvis medlemshvervning. Sekretariatet arbejder på baggrund af dette videre med den konkrete planlægning af HBseminariet, der er planlagt til at finde sted den 3. oktober 2015 Punkter til orientering 11. Orientering fra direktør (bilag 6) Vedlagte status samt direktørens kvartalsrapport gennemgås og der orienteres om blandt andet status på hvervning. Det gøres opmærksom på, at rapporten indeholder oplysninger om bl.a. uformelle møder, der gør, at den ikke skal deles i en større kreds. På baggrund af det fremsendte bilag orienterede direktøren om Vi cykler til arbejdevirksomhedsmøderne og færdiggørelsen af Vi cykler til arbejde 2015. Desuden orienterede direktøren om sin deltagelse i mange af lokalafdelingernes generalforsamlinger rundt om i landet, kontakten til kommunerne og etableringen af Det Kommunale Cykelfagråd. Cyklistforbundet skal være sekretariat for rådet og vil sidde med til møderne. Side 5 af 8
Direktøren orienterede endvidere om, at sekretariatet har modtaget gode svar fra mange af partierne i Folketinget på sin henvendelse med 5 konkrete cykelspørgsmål. Disse svar vil blive brugt i både Cyklister, nyhedsbreve og andet kommunikations- og lobbyarbejde. Desuden orienterede direktøren om, at Cyklistforbundet er med på 5 ansøgninger til cykelpuljen 2015: Skolecyklingsbyer, Rekreativ cykling som dynamo for øget hverdagscyklisme, Unges cykelvaner, Digitalisering og revidering af idékatalog for cykelkultur, og indirekte med i ansøgningen om videreførelse af Ta Cyklen Danmark, som Kræftens Bekæmpelse har været pennefører på. Slutteligt orienterede direktøren om den gode respons fra kommunerne omkring cykellegebane-projektet, Cyklistforbundets stilling ift. adfærdskampagnen, Ældresagen som ønskelig samarbejdspartner for lokalafdelingerne, Cyklistbutikkens fremgang, skatteudspillet samt medarbejderseminaret den 18. marts om medlemshvervning. Der var generelt en god respons fra HB. Det blev foreslået at sponsorere et hold til hvert parti i Folketinget til Vi cykler til arbejde 2015. Derudover gav HB udtryk for, at de gerne på et kommende møde ville drøfte Cyklistforbundets holdning til hvor mange penge, Cyklistforbundet bør søge Friluftsrådet om. 12. Orientering fra landsformand I forlængelse af landsformandens løbende dagbogsudsendelser orienteres om sidste nyt. Som supplement til de tidligere udsendte Formandens dagbog for januar og februar orienterede Jette bl.a. om, at tilmeldingen til National Cykelkonference er åben. 13. Øvrige meddelelser: - Orientering om proces vedr. årets cykelkommune (bilag 7) Direktøren orienterede om, at processen igangsættes nu og gjorde opmærksom på, at kommunerne kan indstille sig selv til Årets Cykelkommune, ligesom borgere kan pege på relevante kommuner. Sekretariatet forestår udsendelse af information til HB om, hvilke kommuner sekretariatet har valgt at indstille, hvilken kommune de anbefaler og argumenterne herfor. Den endelige afgørelse træffes af landsformanden og direktøren med løbende orientering til HB i processen. - Orientering om status på adfærdsprojektet (bilag 8) Direktøren orienterede om de fremsendte bilag med henholdsvis et interview med ham selv på cykeltur og et brev til de 10 mest cyklende kommuner, indeholdende en invitation til samarbejde om at forbedre cyklisters adfærd. Der har været god respons fra kommunerne. Direktøren vil endvidere stå for udsendelse af adfærdsundersøgelsen til HB. - Orientering om status på skatteudspillet (bilag 9) Direktøren orienterede på baggrund af de udsendte bilag om to artikler, som vil komme med i næste nummer af Cyklister. Side 6 af 8
14. Økonomi (bilag 10) Sekretariatet giver en status på den aktuelle økonomiske situation. Trine Stjernø orienterede på baggrund af det fremsendte bilag om reduceringen af tilskuddene til lokalafdelingerne i år grundet den øgede ansøgningsmængde. Fremadrettet vil Budgetudvalget sørge for på forhånd at meddele kriterier for tildeling af midler til lokalafdelingerne. Det blev foreslået at bede lokalafdelingerne om at indsende begrundede ansøgninger. Efterfølgende drøftede HB tiltag til, hvordan økonomien fremadrettet kan styrkes, herunder inddragelse af HB med hensyn til hvilke projekter, der igangsættes i sekretariatet og en general løbende opmærksomhed på udgiftsniveauet på diverse driftsposter. 15. Styrkelse af afdelinger (bilag 11) Orientering om status, jf. vedlagte notat På baggrund af fremsendte notat blev der orienteret om, at Svendborgafdelingen har nedlagt sig selv, og at der muligvis er en ny afdeling undervejs i Odsherred kommune. 16. Meddelelser fra udvalg Redaktionsudvalget orienterede om, at de har afholdt møde med henblik på evaluering af det forrige nummer af Cyklister. Det kommende nummer af bladet vil have mere fokus på sociale medier og politik. Endvidere søger udvalget fortsat et nyt medlem, så de kan blive fuldtallige. Internationalt Udvalg orienterede om, at de har fået optaget et paper til VeloCity 2015 i Nantes, Frankrig. Paperet har fokus på arbejdsfordeling mellem sekretariat og frivillige. Desuden orienterede udvalget om Lotte Bechs succes med demonstration af cykellegebaner i Columbia. Der blev i forbindelse hermed gjort opmærksom på, at HB bør overveje, om det vil være relevant for Cyklistforbundet at være med i formidlingsplatformen Verdens Bedste Nyheder, som er støttet af Danida. Det blev i forbindelse med VeloCity diskuteret, om der kan budgetteres med to medlemmer fra Internationalt Udvalgs deltagelse i sessionen den 5. juni på VeloCity. Jette Gosche gjorde som følge heraf opmærksom på, at lokalafdelingernes manual for budgetansøgninger ligeledes skal gælde for udvalgene og repræsentanter. Det blev aftalt, at Jens Kvorning indsender budget til sekretariatet. Statistikudvalget orienterede om, at udvalget vil arbejde videre med de tal, som sekretariatet sidste år indkøbte på foranledning af Statistikudvalget. 17. Eventuelt HB drøftede muligheden for alternative præmier til Vi cykler til arbejde, bl.a. ved brug af lokale turistattraktioner eller guidede ture m.m. I forbindelse hermed drøftedes medlemskab til Cyklistforbundet som mulige lokale præmier. Side 7 af 8
Endvidere informeredes om, at tilmeldingen til Cykelturistugen er åben. Tilmelding kan ske på http://www.ctu2015.dk/ 18. Opfølgningspunkter fra dette møde 1. Jens Kvornings forslag om drøftelse af afgiftsprofiler og alternativ finansieringskilder som følge af de mindskede indtægter fra olien sættes til drøftelse på førstkommende HB-møde 2. ECF AGM-repræsentanter følger funktionen (landsformand, direktøren samt et medlem af Internationalt Udvalg), hvilket tilføjes i forretningsordenen. 3. Hjemmesiden opdateres med de nyeste oplysninger om udvalg 4. HB drøfter Cyklistforbundets position ift. Friluftsrådet og hvor mange penge, der skal søges om 5. Kampagnechefens oplæg om VCTA rundsendes til HB 6. Sekretariatet undersøger muligheden for at sponsorere et VTCA-hold for hvert politisk parti 7. Sekretariatet sender adfærdsundersøgelsen til HB 8. Sekretariatet orienterer om status på huslejepriser for sekretariatet 9. Internationalt Udvalg sender budget til sekretariatet vedr. deltagelse i Velo-City.. 10. Sekretariatet undersøger mulighederne for lokale VCTA-præmier 11. Sekretariatet arbejder videre med planlægning af kommende landsmøde ud fra nyt koncept 12. Sekretariatet planlægger HB-seminar i oktober 2015 13. Vedtægtsarbejdsgruppen arbejder videre med formulering af forslag til vedtægtsændringer. 19. Evaluering af mødet HB var generelt tilfreds med mødet, herunder overholdelse af tidsplanen samt det eksterne oplæg om projekter i sekretariatet. Desuden var der god respons på kurset om Facebook, som Claus Bonnevie forestod før og efter HB-mødet. Forslag til punkter på dagsordenen på kommende møder: - Temadrøftelse om cykelparkering - Afgiftsprofil på brændstof - Oliemilliarden der forsvandt Side 8 af 8