Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 2 d. 21.02.2013 1. Formalia (a) Ordstyrer: Ditte (b) Referant: Trine (c) Til stede: Camilla, Ditte, Kim, Kolding, Nanna, Natashia og Trine. (d) Godkendelse af referat fra 05.02.2013: Kan ikke godkendes. (e) Godkendelse af referat fra 12.02.2013: Kan ikke godkendes. (f) Godkendelse af referat fra 07.02.2013: B12 s sidste referat. Godkendt. (g) Godkendelse af dagsorden: Godkendt. 2. Beskeder (a) Camilla: Har fået afholdt SU debat, som gik godt. Det foregik i S-huset hvor ca. 160 studerende mødte op. Har også været til studiemiljøudvalgsmøde, hvor der blev kigget på en tidsplan over renovering af auditorier. Hjælper også DTU med at finde nogle sjove og interessante projekter at visse unge fra unge forskere, som er en konkurrence, der skal afholdes på DTU. (b) Ditte: Har været til møde mellem KKO og KABS13, har været forbi KABS13 møde, har haft møde med FRFU, har oprettet konto til intern økonomi, har sat nye B13 billeder op ude foran kontoret, været til reception hos RUC, været til paneldebat med TU Delft, planlagt møde med præsten. (c) Kim: Forberedt klubuge og SU-debat. Kørt på med forberedelserne til International day 2013. Deltaget i årsfestmøde. Været til studiemiljøudvalgsmøde, hvor det endelige notat omkring nogetfor-noget fonden er blevet godkendt. Har været med til at afholde besøg af studenterorganisationen TU Delft. LU møde i DSF omrking SU og boligpolitik. Bartender til Studiestarts afslutning fest samt Vinterjoint. Pitched App omkring årsfesten. PFIU møde indstillingsreglerne tages op igen. (d) Mikkel: Har været til møde med Kim (studieleder på Maskin) og snakket Maskin uddannelsen, men også generelle problemstillinger i forhold til Diplomuddannelserne. Har været ude at se på, om der kan være sommerfest i Ballerup. Møde med PRB - Polyteknisk Reklamebureau. Der er lavet et pilot projekt. Diplom tværrådsmøde - Eksistensgrundlag og fokusområde er blevet fagligt frem for socialt. S14 gruppe møde med udarbejdelse af forslag til ændring af princippapir for studiestarten. (e) Monika: Har afholdt mit første UPG-møde. Har lavet en masse med SU. Var i svømmehallen onsdag morgen - hvor blev I af? :p Har været til møde med valgansvarlig. Har bagt med KKO. Brugte hele weekenden sammen med DSF. Har haft min første Kælderbar-vagt. Har været til paneldebat med studenterorganisationen fra Delft samt spist og hygget med dem. Er begyndt at ringe til IDA-kandidater. Hvis I mangler hyggelæsning, har jeg fået tilsendt en masse, som ligger i mit dueslag. (f) Nanna: Første gang som afvikler, problemer med pengeskab og brandalarm. AKUM omkring P- dag samt diskution om at gennemgå brandplan for medarbejdere, så alle har styr på det. Årsfest møde, fået gennemført champagnebar og skjorter. Husk at betale til S-hus hyttetur. Været på Ballerup for at se på lokaler med Kolding, Trine og Erik. (g) Natashia: Har snakket med banken, har snakket med forsikringen. Har lavet KABS- og vektorkontrakter færdig. Har været til møde med PRB sammen med Kolding. Har stået i kælderbaren sammen med Monika. (h) Trine: Jeg har arbejdet en del på den nye hjemmeside. Redigeret fejl på den nuværende hjemmeside, blandt andet fejl på siden omkring IDA og vores ulykkesforsikring. Været i Ballerup og se på lokaler til evt kommende S-Hus sammen med Erik, Nanna og Kolding. Afholdt møde med PFA, PFG og PMC omkring evt. flytning og sammenlægning i bygn. 237 sammen med Lisbeth og Nanna. 1
3. Opfølgning (a) Igangværende projekter KABS12 rådighedsbeløb (Natashia): Natashia snakker med KABS økonomi ansvarlig. Pengeskab (Natashia): Natashia er i gang med at se på et nyt og finde et, der er forsikringsgodkendt. PF repræsentantskaber (Kim): Der er pt. ikke sket så meget. Kim arbejder videre på det. (b) Internt regnskab Beholdes som nyt fast punkt. {Møde lukkes} {Møde åbnes} 4. Bygning 237 Lisbeth (B12) indtræder. PMC må ikke være i kælderen i bygn 101, grundet brandsikkerhed med mere. Der er taget en beslutning om, at de skal flyttes til bygn 237 (hvor PFA og PFG holder til). Der har været en del møder, men uden nogen løsning. Vi vil kæmpe for de studerende i PMC og se, hvordan vi kan støtte dem ved evt. differentieret kontingent (passiv/aktiv, studerende/ikke-studerende). 5. IPhO Bilag vedlagt. International Fysik Olympiade ønsker at bruge nogle af de gamle vektorer som guider. Lisbeth er koordinater på olympiaden. Har fået ca. 20 ansøgninger - men skal bruge 150 guider. Fra søndag d. 7/7 (evt. mandag d. 8/7) til d. 15/7. Bor sammen med det land, man er guide for og følger dem 24/7. Ditte skriver til KABS13 som tilbud til deres vektorer eller egnede vektorer, der er valgt fra. B13 skriver til deres råd (rådskontakter). Ansøgningsfristen er onsdag d. 27/2. Lisbeth udtræder. 6. KABS kontrakter Bilag vedlagt. Hvis vi skal beholde lønnen som et honorar, skal det indberettes til skat. Dette gøres allerede. Vi har besluttet at beholde det som honorar. 7. KABS bilen Forsikring som enkelt person: 6.000 kr Forsikring som dele bil (flere brugere): 20.000 kr Vi kan få en billigere forsikring, hvis vi forsikrer den som foreningsbil. Prisen vil dermed være 6.000-8.000 kr. Bilen skal omregistreres inden d. 22/2. Det er muligt, at KABS kan købe forsikringen gennem foreningen og på den måde få den billigere. Vi undersøger, hvilke konsekvenser det har for PF, hvis der sker uheld. Hvis det er muligt at få en forsikring samt udfærdige en kontrakt med KABS, så PF ikke har det juridiske ansvar ved uheld, så vil vi gerne hjælpe KABS med en forsikring. 8. Stand på kandidatmesse d. 22. marts Vi skulle have været afsted i efteråret, men dette blev tabt, grundet mail-problemer. Dem, der skal stå i standen, skal være ældre studerende evt. Jacob Berg og Birgit Haastrup. Camilla arbejder videre på dette (Tager kontakt til Trylle). 9. Forslag om ændringer i 11 i standardvedtægterne for klubberne under DTU sport Bilag vedlagt. 2
Ditte har forsøgt at få fat i Peter Busk, men uden held. Valget om, hvorvidt ændringsforslaget skal godkendes, afgøres 1. marts - evt. indsigelser skal indsendes inden. Der foreslås, at der skal ændres, så mindst 50% af bestyrelsen skal udgøres af nuværende DTU er. Flere af de nuværende klubber skriver, at de har svært ved at opfylde dette krav. Vi ønsker at stille forslag om, at mindst 50% af bestyrelsen skal udgøres af nuværende DTU er, heraf skal minimum 2 være DTU studerende. 10. Lukket punkt {Møde lukkes} {Møde åbnes} 11. Bestyrelsens sprogpolitik i overensstemmelse med fælles mindset DTU Diplom er en institutlignende enhed og vil fremover blive henvist til som DTU Campus Ballerup eller DTU Ballerup jf. DTU fælles mindset. 12. Landsdækkende universitetsforening Punktet flyttes til næste møde. 13. Lukket punkt {Møde lukkes} {Møde åbnes} 14. Årsfest Den officielle del - alle bestyrelsesmedlemmer deltager. Kim holder tale. Tidlig reception - PF s reception (Kim er til rektors reception, Ditte er til dekanens reception) Sene reception - PF (gamle bestyrelser og stud. fra DTU s bestyrelse og akademisk råd + rektors gæster (Bestyrelsen deltager) Rektors natmad - bestyrelsen plejer at deltage (der arbejdes på, at vi bliver officielt bliver inviteret). Reception + mad: Mangler på listen: (2) Delft, (2) Crew. Fjerner: LF, LU, UPU, Fællesrådet, OPtursgruppen Ændret: KABS 11 og 12 KABS 12 og KABS 13. Plakatmand Plakatmænd. International råd PFI. Idrætten på DTU DTU Sports bestyrelsen stud. (2) Sekretariat - ansatte (1) Sekretariat - ansatte Reception (1): Mangler: Ina Borup (CAS), Niels Møller (CAS), Louise Godt (IA). Nanna tjekker listen igennem med Lisbeth for at få overblik over, hvorfor de enkelte er inviteret. Nanna og Kim kigger på layout med mere til invitationerne. 15. Lukket punkt {Møde lukkes} {Møde åbnes} 16. B12 rettigheder til foraer B12 bliver gjort til forfattere i PF CN-gruppen d. 7/3. Kim kontakter B12, Trine ændrer rettigheder. B12 mister deres rettigheder til facebook. (Trine fjerner dem) 17. Hjemmeside Der skal ændres bestyrelsesoplysninger. Trine sender mail ang. beskrivelse af de faglige råd, som skal sendes ud til alle råd. Referater fra faglige råd med mere skal lægges op af de enkelte faglige råd. Hvis dette ikke fungerer, kan der findes en løsning med, at Trine gør det. 3
18. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - Landsdækkende universitetsforening - App - Tøj - PR - Teambuilding + til middag hos (b) Tid/sted: 26/2 kl. 12. (c) Kokke: Direkte til Dekanernes Happy hour. 19. Eventuelt (a) Sodavand + vand fra SU-debat Hvad skal der ske med resterne? Vi giver det tilbage indkørerne. (b) Udklædning til hyttetur Vi tager det på, som er i skabet. (c) Kalender Skriv detaljeret - så alle ved om de skal deltage og hvad det er. (d) Frokostordning Frokostordning: Camilla, Kim, NK og Kolding. Natashia køber kasser til køleskabet. 4
Guider søges til Den Internationale Fysikolympiade den 7. - 15. juli 2013 Den Internationale Fysikolympiade, IPhO (ipho.phy.ntnu.edu.tw), er en konkurrence i teoretisk og eksperimentel fysik for gymnasieelever (13-20-årige) fra hele verden. Hvert år sender mere end 80 lande hvert et hold på fem elever til konkurrencen. I år er Danmark vært for den 44. IPhO (www.ipho2013.dk), som afholdes på DTU og KU fra og med søndag den 7. juli til og med mandag den 15. juli. Vi har brug for 150 guider til at hjælpe os med at afholde denne store konkurrence. Som guide vil du få ansvaret for enten et hold på fem elever fra samme land eller en gruppe ledere fra forskellige lande. Dette indebærer, at du sover på samme hotel som dem, følger dem rundt til diverse aktiviteter samt tager med dem på ekskursioner. Vi forventer at du: - Møder op til informationsmøder den 11. marts og den 11. juni - Er til stede under hele IPhO fra den 7. - 15. juli 2013 - Er 18 år eller ældre - Kan finde nogenlunde rundt i København og på DTU - Kan tale engelsk - Udviser passende opførsel og ansvarsfølelse - Har lyst til at give deltagerne en god oplevelse i Danmark - Kan lide at være sammen mennesker fra mange forskellige kulturer Vi tilbyder dig: - Aftensmad inkl. drikkelse til informationsmøderne - Fuld kost og logi under hele IPhO 2013 den 7. - 15. juli - En sjov og spændende uge med en masse oplevelser fx ekskursioner i København og omegn - Et hyggeligt fællesskab med alle involverede - Erfaring med kommunikation med udlændinge - Et honorar på 4.500 kr. når arbejdet er udført Er du interesseret i dette job, så send en ansøgning til IphO2013guide@gmail.com indeholdende et par linjer om hvorfor vi skal vælge dig, et kort CV, kontaktinformation, hvilke sprog du kan tale/forstå, samt relevant erfaring fx hvis du har haft et kursus i gruppedynamik eller lignende. Ansøgningen skal senest være os i hænde onsdag den 27. februar. Herefter læser vi alle ansøgninger igennem og melder tilbage hurtigst muligt. Håber at høre fra dig. Freja og Lisbeth Guidekoordinatorer for IPhO 2013
Iflg aftale med DTU Sports formand, Jørgen Juncher Jensen, retter jeg henvendelse til både bestyrelse og klubber ifbm forslag om ændring af 11 i standardvedtægterne for klubber under DTU Sport. Vi foreslår, at der tilføjes, at mindst 50 % af bestyrelsen skal udgøre nuværende DTUére, altså folk der har deres gang på DTU. Da det er tid for generalforsamlingerne nu her, så skal jeg bede om jeres eventuelle indvendinger inden 1. marts 2013 kl. 12.00. Hører jeg ikke fra jer inden deadline, så antager jeg at forslaget er accepteret. Bliver det vedtaget, så vil alle klubber blive bedt om at rette sig efter 50%-reglen ved generalforsamlingen 2013. 11 Bestyrelsen Bestyrelsen er klubbens overordnede ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold. stk. 2. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer samt yderligere 2-5 medlemmer, der vælges for et år ad gangen af den ordinære generalforsamling. stk. 3. Formanden og kassereren vælges ved en særlig afstemning. Alle bestyrelsensmedlemmer vælges ved simpelt stemmeflertal. Genvalg kan finde sted. 12 Bestyrelsens konstituering - tegningsret Bestyrelsen konstituerer sig snarest på et bestyrelsesmøde - dog senest 14 dage efter generalforsamlingen. Medmindre 1 medlem til repræsentant for DTU Sport ifølge klubbens vedtægter vælges til generalforsamlingen, udpeger bestyrelsen 1 medlem. Repræsentantskabet skal repræsenteres med 2 medlemmer - formanden som det ene er født medlem af repræsentantskabet. stk. 2. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. stk. 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, heriblandt formanden, er til stede, jfr. dog 6 stk.4. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. stk. 4. I formandens fravær indtræder næstformanden i hans sted, såfremt en sådan er udpeget. stk. 5. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol. stk. 6. Klubben tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves underskrift af såvel formanden som kassereren. Ved mindre økonomiske dispositioner kræves dog kun underskrift af enten formanden eller kassereren. stk. 7. DTU Sport skal underrettes om klubbens bestyrelse med navn, adresse, telefonnummer og mailadresse.