LOKAL- FORENINGS- GUIDE EN KORT GENNEMGANG AF LOKALFORENINGENS OPGAVER OG ORGANISERING
Lokalforeningsguiden beskriver de rammer, lokalforeningsbestyrelser i Kræftens Bekæmpelse arbejder inden for. Den kan bruges som tjekliste eller en lille faktabog, som kan besvare typiske spørgsmål i bestyrelsesarbejdet: Hvordan finder jeg ud af, om arbejdet i en lokalforening er noget for mig? Hvad skal man sætte sig ind i og arbejde for, når man sidder i en lokalforeningsbestyrelse, hvordan er Kræftens Bekæmpelses organisation bygget op, og hvordan koordineres det lokale frivillige arbejde?
LOKALFORENINGSGUIDE er udgivet af Kræftens Bekæmpelse 2014 Frivilligindsats Layout: Quote Grafik Tryk: CoolGray
Indhold 2 Hvilke opgaver har en lokalforeningsbestyrelse i Kræftens Bekæmpelse? 3 Hvordan kan vi arbejde sammen om at nå opgaverne? 4 Hvad skal jeg kende til som bestyrelsesmedlem? 6 Hvor kan jeg finde hjælp og inspiration til arbejdet? 8 Arbejdsfordeling i bestyrelsen 10 Koordinering af Kræftens Bekæmpelses lokale frivillige arbejde 13 Hvor finder jeg hjælp? 14 Uddannelsesmuligheder 16 Organisering 18 Hvordan får man indflydelse?
HVILKE OPGAVER HAR EN LOKALFORENINGSBESTYRELSE I KRÆFTENS BEKÆMPELSE? Kræftpolitisk arbejde i kommunen i forlængelse af de politiske fokusområder, der hvert år vedtages af repræsentantskabsmødet. Søge samarbejde og holde kontakt med kommunen Være ansvarlig for lokale aktiviteter, herunder indsamlingsaktiviteter, oplysnings- forebyggelses- og patientstøtteaktiviteter inden for de af hovedbestyrelsen fastsatte retningslinier 2
HVORDAN KAN VI ARBEJDE SAMMEN OM AT NÅ OPGAVERNE? Det anbefales, at bestyrelsen fastsætter sin egen forretningsorden. Se eksempel på frivillig.dk. Når en lokalforeningsbestyrelse er etableret, eller når der er holdt generalforsamling, er det en god idé i fællesskab at udarbejde et teamcharter. Et teamcharter er svaret på, hvordan man vil arbejde sammen for at løse de opgaver, lokalforeningen er sat i verden for at løse. Teamcharteret udvikles af bestyrelsen i fællesskab. Det kan bruges som udgangspunkt for en forventningsafstemning, hvor alle kan få udtrykt deres holdninger og forventninger til arbejdet. På frivillig.dk i lokalforeningens gruppe findes eksempel på et teamcharter. 3
HVAD SKAL JEG KENDE TIL SOM BESTYRELSESMEDLEM? Som medlem af en lokalforeningsbestyrelse i Kræftens Bekæmpelse kan du hente vejledning og inspiration flere steder: Vedtægter Her er den formelle organisering fastlagt. Der findes en særskilt vedtægtsdel for lokalforeninger samt øvrige politiske niveauer i Kræftens Bekæmpelse. Se i øvrigt relevante organisationsdiagrammer andetsteds i denne folder. Aktivitetsplan for lokalforeningsbestyrelser Repræsentantskabsmødet vedtager år for år aktivitetsplaner for lokalforeningsbestyrelser. Planerne rummer de prioriterede indsatser, lokalforeningen forventes at arbejde med: Politiske fokusområder Dette er de lokalpolitiske initiativer, lokalforeningen forventes at forfølge overfor kommunen. Her er fokus på patientstøtte og forebyggelse. Den valgte bestyrelse har ansvaret, men arbejdet kan uddelegeres til en arbejdsgruppe, lokaludvalg eller lignende, når blot der refereres til bestyrelsen. 4
Basisopgaver Dette er de kampagner, bestyrelsen har ansvaret for bliver udført. Der bør være en ansvarlig frivilligleder for hver kampagne, som refererer tilbage til bestyrelsen. Udviklingsopgaver Dette er mulige initiativer, lokalforeningsbestyrelsen kan sætte i værk, hvis man har lyst. Der kan f.eks. være tale om pilotprojekter. Lokalt initiativ Lokalforeningsbestyrelsen har mulighed for på eget initiativ at sætte aktiviteter i gang, der bidrager til fundraising eller øger den lokale synlighed. Politisk håndbog Her findes en gennemgang af det politiske arbejde i Kræftens Bekæmpelses lokalforeninger. Her findes både vejledning og gode eksempler på lokalpolitisk arbejde. Frivillig i Kræftens Bekæmpelse Folder, som beskriver, hvad man kan forvente sig af at være frivillig i Kræftens Bekæmpelse, uanset om man er valgt til en lokalforeningsbestyrelse eller udfører andet frivilligt arbejde. 5
HVOR KAN JEG FINDE HJÆLP OG INSPIRATION TIL ARBEJDET? Som medlem af en lokalforeningsbestyrelse i Kræftens Bekæmpelse kan du hente vejledning og inspiration flere steder: Frivillig.dk Kræftens Bekæmpelses intranet for frivillige, hvor en stor del af kommunikationen mellem frivillige og mellem frivillige og ansatte foregår. Når du har oprettet din personlige profil, har du adgang til en række muligheder: Praktiske redskaber og materialebestilling til arbejdet (f.eks. nedenstående skriftlige materialer). Tilmelding til uddannelsestilbud for frivillige. Inspiration til rekruttering af lokale frivillige. Indmeldelse i og oprettelse af frivilliggrupper for frivilligaktiviteter. Erfaringsudveksling på tværs af frivilliggrupper og lokalforeninger. Søge information fra Kræftens Bekæmpelse. 6
FrivilligNyt Nyhedsbrev på e-mail, der sendes fra hovedkontoret. Tilmelding sker via frivillig.dk Sløjfen Bladet, der sendes til alle Kræftens Bekæmpelses frivillige. Her er masser af inspiration til det frivillige arbejde, f.eks. i form af temaartikler og beskrivelser af kampagner. Bladet udkommer fire gange årligt. 7
ARBEJDSFORDELING I BESTYRELSEN I spidsen for bestyrelsen sidder formanden, som har en ledelsesfunktion i forhold til hele lokalforeningens arbejde, herunder at lokalforeningen lever op til vedtægterne. Eksempelvis skal formanden sikre, at der afholdes generalforsamling, bestyrelsesmøder, at der er god mødeledelse og at der sker en prioritering og planlægning af lokalforeningens aktiviteter. Bestyrelsen skal også have en kasserer. Kassereren er ansvarlig for aflæggelse af lokalforeningens regnskab og er opmærksom på relevante tidsfrister for indrapportering til hovedkontoret. Det anbefales, at lokalforeningen også konstituerer sig med en næstformand. I dette tilfælde aftales ledelsesroller i lokalforeningen i formandskabet (formand og næstformand). Endelig anbefales det også, at bestyrelsen uddelegerer opgaver til bestyrelsesmedlemmer eller arbejdsgrupper. 8
Her ses eksempler på opgaver eller aktiviteter, som bestyrelsen kan uddelegere: Kommunekontakt. Pressekontakt. Sociale medier. Kontaktperson(er) for tovholdere/kampagneansvarlige for arbejdsgrupper: Landsindsamling. Lyserød Lørdag. Forebyggelseskampagner. Motion & Café. Formalia vedrørende afvikling af generalforsamling og efterfølgende konstituering fremgår af vedtægterne, ligesom der på frivillig.dk findes mere inspiration til afklaring af bestyrelsens rollefordeling. 9
KOORDINERING AF KRÆFTENS BEKÆMPELSES LOKALE FRIVILLIGE ARBEJDE Det er vigtigt, at bestyrelsen overvejer, hvornår man kan uddelegere opgaver. For at undgå at bestyrelsen selv skal løfte alle lokalforeningens opgaver, anbefales det at rekruttere frivilligledere og aktivitetsfrivillige i lokalområdet til de kampagner og aktiviteter, lokalforeningen sætter i gang. Det vil typisk være de basisopgaver, udviklingsopgaver og øvrige lokale initiativer, som findes i aktivitetsplanen. En arbejdsgruppe eller aktivitetsgruppe ledes af en frivilligleder, der kan være rekrutteret lokalt og ikke nødvendigvis er valgt til bestyrelsen. En frivilligleder er også ansvarlig for at referere tilbage til en kontaktperson i bestyrelsen. En frivilligleder kan enten selv sidde i bestyrelsen eller rekrutteres i lokalområdet. En frivilligleder kan selv rekruttere aktivitetsfrivillige lokalt i samråd med bestyrelsen. 10
Herunder ses en illustration af, hvordan en bestyrelse kan organisere sig. BESTYRELSE Stategi Ledelse Delegering Politisk fokus Arbejdsgruppe, Landsindsamling Arbejdsgruppe, Lyserød lørdag Arbejdsgruppe, Forebyggelseskampagner Arbejdsgruppe, Motion & Café Arbejdsgruppe, Andre aktiviteter 11
12
HVOR FINDER JEG HJÆLP? Lokalforeningsbestyrelser har mulighed for at trække på hjælp til arbejdet forskellige steder. Først og fremmest på områdekontoret, hvor områdekonsulenterne kan hjælpe og give sparring i forbindelse med de fleste af lokalforeningens opgaver. I nogle tilfælde kan det også være relevant at kontakte hovedkontoret. Illustrationen viser, hvor det er hensigtsmæssigt at kontakte områdekontoret eller hovedkontoret. Er man i tvivl, kan man altid kontakte områdekontoret. BESTYRELSE Områdekontor: Hjælp til det daglige arbejde Hjælp til arbejdet med politiske fokusområder, basisopgaver og udviklingsopgaver Hjælp til at finde relevante kontaktpersoner Hovedkontor: Uddannelsestilbud til frivillige Landsindsamling Konkrete projekter, f.eks.: Skru ned for solen Lyserød lørdag 13
UDDANNELSESMULIGHEDER Alle, der arbejder frivilligt hos Kræftens Bekæmpelse, skal føle sig klædt på til opgaven. Derfor tilbydes uddannelsesmuligheder til alle frivillige, uanset indholdet eller varigheden af det frivillige arbejde. Introduktion til Kræftens Bekæmpelse E-learning-kursus for alle frivillige i Kræftens Bekæmpelse. Kurset er en forudsætning for at blive frivillig og samtidig en forudsætning for grundkurser og specialiserede kurser på forskellige frivilligområder. Alle disse uddannelsesforløb består af to undervisningsdage med mellemliggende og efterfølgende læringsforløb, der tilrettelægges i samarbejde med områdekontor eller underviser. Formandsuddannelse Uddannelsesforløb for alle lokalforeningsformænd og næstformænd med grundlæggende introduktion til Kræftens Bekæmpelses organisation og vilkårene for at arbejde frivilligt i foreningen. Frivilliglederuddannelse Uddannelsesforløb for alle frivillige, der påtager sig ansvaret for en aktivitet eller kampagne og herigennem en tovholderfunktion for andre frivillige i den pågældende aktivitet eller kampagne. 14
Patientstøtteuddannelse Uddannelsesforløb for alle frivillige, der gennem deres frivillige arbejde er i kontakt med kræftpatienter og/eller pårørende. Forebyggelsesuddannelse Uddannelsesforløb for alle frivillige, der arbejder med en forebyggelsesaktivitet og/eller -kampagne. Udover disse kurser udbydes specialiserede kurser indenfor specifikke frivilligopgaver. Alle kurser og uddannelsesforløb er beskrevet nærmere på frivillig.dk, hvor tilmelding også sker. 15
ORGANISERING Det overordnede organisationsdiagram Kræftens Bekæmpelses overordnede mål er et liv uden kræft. Derfor arbejder vi for at forebygge kræft, vi arbejder for at øge helbredelsesmulighederne og vi arbejder for at begrænse fysiske og psykiske følgevirkninger af kræft. Organisatorisk er vi en medlemsforening med en demokratisk opbygning med folkevalgte beslutningstagere på lokalt (lokalforeningsbestyrelser), regionalt (regionsudvalg) og nationalt niveau (hovedbestyrelse). I kraft af foreningens størrelse og økonomi er der ansat medarbejdere til at sikre høj faglig viden i organisationen samt formidle viden og mål for foreningens arbejde ud i alle led. Kræftens Bekæmpelse har altså en administrativ organisation med ansatte og en politisk organisation med frivillige. Det er den politiske organisation, der fastlægger retningen i foreningens arbejde. Det årlige repræsentantskabsmøde er den højeste myndighed i foreningen, og mellem repræsentantskabsmøderne er det hovedbestyrelsen og forretningsudvalget, som sikrer, at den administrative organisation holder den vedtagne retning. 16
Kræftens Bekæmpelses organisation kan også ses af denne illustration: Medlemmer Lokalforeninger Regionsudvalg Repræsentantskab Præsidum Hovedbestyrelse Udvalg for det frivillige arbejde Patientstøtteudvalget Forebyggelsesudvalget Forretningsudvalg Direktion Kræftens Bekæmpelses videnskabelige udvalg Komite for psykosocial kræftforskning Politik & Jura Kommunikation HR Økonomi & Administration Patientstøtte & Lokal indsats Forebyggelse & Oplysning Fundraising & Medlemmer Dokumentation & Kvalitet Frivilligindsats Center for Kræftforskning 17
HVORDAN FÅR MAN INDFLYDELSE? Da vi er en demokratisk opbygget forening, skal alle beslutninger kunne føres tilbage til medlemmerne af Kræftens Bekæmpelse. Hvordan arbejder demokratiet så? Lokalforeningens generalforsamling Kræftens Bekæmpelses medlemmer i en kommune vælger på lokalforeningens generalforsamling en lokalforeningsbestyrelse. Lokalforeningsbestyrelsen er på den måde folkevalgt og varetager i kraft heraf medlemmernes interesser, blandt andet gennem påvirkning af kommunens indsats for kræftpatienter og pårørende og på forebyggelsesområdet. Valgmøde På et årligt valgmøde vælger lokalforeningsrepræsentanter i en region et regionsudvalg. Regionsudvalget arbejder for at forbedre kræftpatienters og pårørendes vilkår gennem påvirkning af regionsrådet, der er ansvarlig myndighed for kræftbehandling på sygehusene. Repræsentantskabsmøde Lokalforeningen kan afhængigt af sin størrelse sende et antal delegerede til repræsentantskabsmødet. Her godkendes Kræftens Bekæmpelses beretning og regnskab, og der vælges en hovedbestyrelse. Ligeledes vedtages det, hvilke politiske fokusområder lokalforeningsbestyrelser og regionsudvalg skal forfølge overfor kommuner og regioner indtil næste repræsentantskabsmøde. 18
Illustrationen viser den demokratiske beslutningsgang. Regionsudvalg Vælges af lokalforeningsrepræsentanter Repræsentantskab Præsidium Hovedbestyrelse Lokalforeninger 641 DELEGEREDE Hovedbestyrelse Vælges af repræsentantskabet Samsø Lokalforening 459 MEDLEMMER 2 DELEGEREDE Svendborg Lokalforening 5.369 MEDLEMMER 7 DELEGEREDE Københavns Lokalforening 24.730 MEDLEMMER 26 DELEGEREDE Generalforsamling Medlemmer i kommune Generalforsamling Medlemmer i kommunen Generalforsamling Medlemmer i kommunen 19
Kræftens Bekæmpelse Strandboulevarden 49 2100 København Ø Tlf: 35 25 75 00 www.cancer.dk Her finder du Kræftens Bekæmpelses områdekontorer: Kræftens Bekæmpelse Områdekontor Nordjylland Steenstrupsvej 1 9000 Ålborg Mail: nord@cancer.dk Tlf.: 78 79 73 68 Kræftens Bekæmpelse Områdekontor Midtjylland Nørre Boulevard 1 8000 Århus Mail: midtjylland@cancer.dk Tlf.: 30 65 10 41 Kræftens Bekæmpelse Områdekontor Syddanmark Beriderbakken 9 7100 Vejle Mail: omsyddanmark@cancer.dk Tlf.: 30 38 23 37 Kræftens Bekæmpelse Områdekontor Sjælland Ringstedgade 71 4700 Næstved Mail: omsjaelland@cancer.dk Tlf.: 70 20 26 46 Kræftens Bekæmpelse Områdekontor Hovedstaden Nørgaardsvej 10, 2800 Lyngby Mail: omhovedstaden@cancer.dk Tlf.: 45 97 04 15