ÅRSBERETNING 2009 Program for intern overvågning Naturgas Fyn Distribution A/S.
Indholdsfortegnelse 1 Indledning....3 2 Beskrivelse af Naturgas Fyn Distribution A/S s (NGFD s) Program for intern overvågning...3 2.1 Programmets tiltag...3 2.2 Programmets administration m.v....4 3 Beskrivelse af programmets gennemførelse....5 3.1 Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA....5 3.2 Kommunikation af programmet...6 3.3 KS-evalueringsgruppe...6 3.4 Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse...6 3.4.1 Adgangsvilkår....6 3.4.2 Ikke favorisering af selskaber....6 3.4.3 Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse...6 3.4.4 Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer....7 3.4.5 Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår...7 3.4.6 Prisfastsættelse af NGFD s ydelser...7 4 Kontrol af programmet for intern overvågning...7 4.1 Godkendelse af årsberetning...7 4.2 Revision af programmet...8 4.3 Audit af programmet...8 5 Godkendelse af årsberetning ved Teknisk Direktør for Naturgas Fyn Distribution A/S...8 ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 2
1 Indledning. Nærværende årsberetning er udarbejdet i henhold til Naturgasforsyningsloven og BEK 1358 af 11. december 2006, der fastsætter at distributionsselskaber skal udarbejde et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. I bekendtgørelsens 5 er det anført, at selskabet skal offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med beskrivelse af programmet. Årsberetningen skal endvidere indeholde en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol af programmet. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet senest den 1. juni i det følgende kalenderår. Nærværende rapport er Naturgas Fyn Distributions A/S årsberetning for kalenderåret 2009. Rapporten er udarbejdet i overensstemmelse med NGFD s gældende Program for intern overvågning. 2 Beskrivelse af Naturgas Fyn Distribution A/S s (NGFD s) Program for intern overvågning. NGFD har udarbejdet et program for intern overvågning, som er vedlagt som bilag 1 til denne årsberetning. Programmet tager udgangspunkt i de forskellige typer af diskrimination som kan forekomme, og som er beskrevet i bekendtgørelse 1358 af 11. december 2006. Programmet beskriver NGFD s tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder at beskrive de specifikke forpligtelser, som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt for at hindre diskriminerende adfærd. 2.1 Programmets tiltag Programmet gennemgår de tiltag der sikrer at: 1) Distribution: a) Behandler Forretningsmæssigt Følsomme Oplysninger (FFO) fortroligt b) Sikring af, at FFO, som kan videregives, kun videregives på en ikke diskriminerende måde. 2) Oplysninger om NGFD s egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige (FFO- EA), må kun videregives på ikke diskriminerende vis. 3) Adgang m.v. til distributionsnettet. a) Adgangen til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår b) Vedligeholdelse af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår c) Udbygning af distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår d) Tilslutning til distributionsnettet skal ske på ikke diskriminerende vilkår ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 3
4) NGFD favoriserer ikke bestemte selskaber i NGFD s kundekontakt 5) NGFD beskæftiger sig som udgangspunkt alene med de aktiviteter, der ligger indenfor bevillingerne for selskabet. Udøvelse af sideordnende aktiviteter vil kun ske i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 976 af 29. november 2002. 6) NGFD sikrer regnskabsmæssig adskillelse af NGFD s bevillingspligtige aktiviteter 7) Habilitetskravene til bestyrelsesmedlemmer, direktører og ledende medarbejdere i NGFD skal være opfyldt 8) Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsbestemte vilkår. 9) Prisfastsættelsen af distributionsydelser skal ske efter ikke diskriminerende kriterier. 2.2 Programmets administration m.v. Programmet indeholder endvidere en beskrivelse af, hvorledes programmet administreres i NGFkoncernen. Teknisk Direktør for NGFD har ansvar for programmet og skal for hvert kalenderår afgive en årsberetning til Energitilsynet. Årsberetningen skal: - beskrive programmet - beskrive programmets gennemførelse - beskrive den foretagne kontrol af programmet. NFGD offentliggør årsberetningen og program på hjemmesiden. Program for intern overvågning indgår som en del af NGF`s samlede kvalitetsstyringssystem, følgende gennemføres derfor jf. NGF`s kvalitetsstyringssystem: - Intern audit - Ledelsens evaluering af KS-systemet. 2 gange årligt. - Afvigelser og korrigerende handlinger KS-chefen udfører derfor, på vegne af NGFD, følgende opgaver: - det daglige ansvar for programmets administration. - ansvar for FFO eller FFO-EA godkendelser af jobroller/personer - ansvar for forberedelse af møder i KS-evalueringsgruppe (Ledelsens Evaluering) - opfølgning på beslutninger, der træffes i KS-evalueringsgruppe. ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 4
NGF s KS-evalueringsgruppe består af: - Teknisk direktør (Distribution) - Økonomichef - Klage-chef - Kvalitetssikringschef - HR-chef - IT-chef De pågældende medlemmer af KS-evalueringsgruppen skal fungere som ambassadører for programmet i deres respektive forretningsområde/afdelinger. Det indebærer, at de skal have fokus på programmets overholdelse indenfor forretningsområdet/afdeling, og være behjælpelig med råd, vejledning samt oplysninger om programmet i deres forretningsområde. KS-evalueringsgruppen har i forhold til programmet bl.a. følgende opgaver: - sørge for at programmet på passende vis bliver kommunikeret. - senest 1. juni anmeldes resultatet af den årlige gennemgang af programmet og dets bilag, samt eventuelt revideret program til Energitilsynet. - Halvårlige møder. Et væsentligt element i KS-evalueringsgruppens arbejde er at behandle afvigelser, der ikke følger de opstillede regler og procedure i programmet, og komme med forslag til korrigerende handlinger, samt forslag til, hvordan erfaringerne bedst kommunikeres. 3 Beskrivelse af programmets gennemførelse. Programmets gennemførelse sker primært gennem godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO-EA, gennem kommunikation af programmet til medarbejdere i NGFkoncernen, gennem hjælp og vejledning til medarbejder i FFO eller FFO-EA- spørgsmål, og gennem møder i KS-evalueringsgruppen 3.1 Godkendelse af jobroller/personer der arbejder med FFO eller FFO- EA. Den i NGF-koncernen vedtagne procedure for håndtering af FFO eller FFO-EA, sikres ved en individuel godkendelse af jobroller/personer. Medarbejdere som kommer, eller forventes at komme, i berøring med FFO eller FFO-EA, skal have modtaget en kopi af Program for intern overvågning, og de skal erklære at have gjort sig bekendt med og ville efterleve reglerne i programmet. Erklæringen afgives skriftligt til NGFD, jf. Bilag 100.01 Medarbejdererklæring. ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 5
Det er Naturgas Fyn s KS-chef der i samarbejde med de enkelte afdelingsledere sørger for at godkende jobroller/personer. 3.2 Kommunikation af programmet Medarbejdere som forventes at modtage eller skulle behandle FFO eller FFO-EA som led i deres arbejde i eller for NFGD, har modtaget kopi af program for intern overvågning, og der er afholdt møder i de berørte afdelinger hvor programmet er gennemgået. Alle ansatte i NGF-koncernen er ved mail orienteret om at, Program for intern overvågning, Årsberetning samt liste over jobroller/personer der er FFO eller FFO-EA godkendt, er tilgængeligt på NGF s intranet. 3.3 KS-evalueringsgruppe. Evalueringsgruppen har afholdt halvårlige møder hvor man har behandlet den interne kommunikation af programmet, samt drøftet og godkendt den reviderede liste over jobroller/personer der er FFO eller FFO-EA godkendt, på baggrund af afgang og tilgang af personale i NGF-koncernen. 3.4 Andre tiltag vedrørende programmets gennemførelse. 3.4.1 Adgangsvilkår. De i 2009 anvendte vilkår og betingelser for adgang til NGFD s distributionsnet er offentliggjort på selskabets hjemmeside samt er ved større ændringer udsendt til relevante kundegrupper. Ligeledes har de anvendte distributionstariffer og gebyrer, betingelser for udbygning og tilslutning til distributionsnettet været offentliggjort på hjemmesiden. 3.4.2 Ikke favorisering af selskaber. NGFD har fokus på at fremstå som uafhængigt selskab, hvilket skal sikres i både den mundtlige og skriftlige kommunikation med selskabets kunder. Dette opfyldes dels gennem den skriftlige og mundtlige kommunikation med kunder, hvor NGFD tydelig står som afsender af/part i kommunikationen med kunderne og dels ved hjemmesiden www.ngfdistribution.dk, der er separeret fra kommercielle ydelser (nås enten via link fra NGF s indgangsportal eller ved anvendelse af specifik URL- adresse). Den separate hjemmesides indgangsportal og links til den separate hjemmeside indeholder ikke reklamer for kommercielle ydelser. Såfremt NGFD s forbrugere/kunder kontakter NGFD telefonisk på hovednummeret, vil de, blive stillet om til kundeservice. Jobroller/ personer i kundeservice er FFO godkendt. Selskaberne arbejder efter procedurer, som skal sikre ens behandling af distributionskunderne. 3.4.3 Aktiviteter inden for bevillingen og regnskabsmæssig adskillelse. NGFD har i 2009 alene beskæftiget sig med aktiviteter inden for bevillingen. Selskabet har således ikke haft sideordnede aktiviteter, og selskabet har ført separat regnskab for de bevillingspligtige aktiviteter. ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 6
3.4.4 Habilitetskrav til bestyrelsesmedlemmer. Personer i bestyrelsen, direktionen eller ledende medarbejder i NGFD, har i 2009 ikke deltaget i driften eller ledelsen af andre koncernforbundne selskaber. Ligeledes har direktøren eller andre ledende medarbejdere i NGFD ikke deltaget i driften eller ledelsen af koncernforbundet selskaber, som sælger naturgas. 3.4.5 Aftale med andre selskaber skal indgås skriftligt og på markedsvilkår. NGF-koncernens struktur NGF Administration A/S (NGF ADM) er et selskab i NGF-koncernen. De fleste af koncernens såvel tekniske som administrative medarbejdere er ansat i NGF ADM. Selskabet leverer serviceydelser til koncernens øvrige selskaber. NGF ADM primære formål er en optimering af driften i koncernen samt at undgå tilstedeværelsen af dobbeltfunktioner. Serviceselskabet NGF ADM er etableret i medfør af lovgivningen på naturgasområdet. Aftalesetup og kontrol Aftaler mellem NGFD og NGF ADM indgås skriftligt og på markedsvilkår. NGFD køber følgende ydelser af NGF ADM: Økonomi og regnskabsfunktion Finansiering, likviditetsstyring og forrentning af mellemregninger HR og lønfunktion Kundeservice Drift og anlæg af nettet Energibesparelser Det påhviler revisionen at påse at prisfastsættelsen på aftaler om intern handel sker på markedsvilkår efter arm s length-vilkår: Da der er tale om selvstændige juridiske enheder. For at sikre af de skatteretlige krav for prisfastsættelse ved handler mellem koncernselskaber overholdes. De skatteretlige regler vedr. krav om markedspriser på intern handel er analoge til bestemmelserne i naturgasforsyningsloven og bekendtgørelsen om program for intern overvågning. 3.4.6 Prisfastsættelse af NGFD s ydelser. Prisfastsættelse af NGFD s ydelser sker efter ikke-diskriminerende kriterier. Metoder til fastsættelse af tariffer, betingelser og vilkår vedrørende distribution er anmeldt til og godkendt af Energitilsynet. 4 Kontrol af programmet for intern overvågning. 4.1 Godkendelse af årsberetning. Årsberetning for program for intern overvågning er behandlet og godkendt af KSevalueringsgruppen på Ledelsens Evaluering af KS-systemet den 26.05.2010. ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 7
4.2 Revision af programmet. Programmet for intern overvågning er blevet tilrettet i foråret 2010, som følge af at Gazelle A/S har ændret navn til NGF Administration A/S. 4.3 Audit af programmet. I april/maj er der udført en intern audit af program for intern overvågning. Der blev ved auditten ikke fundet afvigelser der gav anledning til bemærkninger eller korrigerende handlinger. Der er i perioden ikke udført ekstern audit af programmet. KS-evalueringsgruppe har derfor besluttet at der skal udføres en ekstern audit af programmet i foråret 2011. 5 Godkendelse af årsberetning ved Teknisk Direktør for Naturgas Fyn Distribution A/S Odense d. Gert Nielsen, Teknisk Direktør, Naturgas Fyn Distribution A/S ÅSBERETNING 2009 - Program for intern overvågning - Naturgas Fyn Distribution A/S 8