NOTAT Til Økonomiudvalget Sammenligning mellem nye og gamle valgregler for lokaludvalg Sagsnr. 2010-152012 Dokumentnr. 2011-166317 Sagsbehandler Anne Christine Brøndum Forretningsorden for Repræsentantskab (Gældende) I henhold til kommissorium for lokaludvalg skal der nedsættes et repræsentantskab Retningslinjer for opstillingsmøde (nye regler) UDKAST Retningslinier for Lokaludvalgenes opstillingsmøde I henhold til regulativ for lokaludvalg 6 stk. 5 samt kommissorium for lokaludvalg skal der afholdes et opstillingsmøde, hvor lokale foreninger, frivillige organisationer, brugerbestyrelser på skole-, idræts-, ældre- og daginstitutionsområdet og lignende(fremover kaldet foreninger) indstiller, hvilke medlemmer, der skal sidde i lokaludvalget som repræsentanter for bydelens foreninger. Bemærkninger Det foreslås, at repræsentantskabsmøderne ændrer navn til opstillingsmøder, idet repræsentantskabet ikke har nogen bemyndigelse ud over at indstille navne på medlemmer af lokaludvalgene efter afholdelse af kommunalvalg Præambel, der beskriver retningslinjernes formål Disse retningslinjer beskriver, hvem der kan vælges til lokaludvalgene og hvordan opstillingsmøderne afholdes. Retningslinierne er vedtaget af Borgerrepræsentationen den XX, og gælder for alle lokaludvalg i Københavns Kommune. Repræsentantskabets opgave 1: Repræsentantskabet har til opgave at indstille medlemmer til de enkelte lokaludvalg. Det samlede antal medlemmer af lokaludvalget (partilisterepræsentanter og medlemmer indstillet af repræsentantskabet) skal være 23. Der skal indstilles 2 suppleanter for hvert medlem. 2: Borgerrepræsentationen Opstillingsmødets opgave og sammensætning 1: Københavns Kommune indkalder til opstillingsmøder i de 12 lokaludvalg efter hvert kommunalvalg. Lokaludvalgenes sekretariater står for den praktiske tilrettelæggelse og afholdelse af opstillingsmødet til deres respektive lokaludvalg. 2: Forud for opstillingsmødet 1 er ændret, så bestemmelsen nu beskriver hvornår der indkaldes til opstillingsmøder og at det er sekretariater, der har det praktiske ansvar 2 er ændret, således at 1
skal efterfølgende godkende indstillingen, jf. lov om kommunernes styrelse 65d, stk. 1, 2. pkt. Repræsentantskabets sammensætning 3: Repræsentantskabet er nedsat for Borgerrepræsentationens valgperiode. Efter denne forretningsordens ikrafttræden i 2007 vælges lokaludvalget for resten af valgperioden. 4: Repræsentantskabet sammensættes efter lokale forhold i den enkelte bydel. skal sekretariater have registreret de lokale foreninger i deres bydele med henblik på at informere om og indkalde til opstillingsmødet. Registreringen skal være afsluttet senest på datoen for afholdelse af kommunalvalget. 3: De kortlagte lokale foreninger inviteres til at deltage med hver én repræsentant til opstillingsmødet i deres bydel. 4: Opstillingsmødet indstiller medlemmer til de enkelte lokaludvalg. Der skal samtidig indstilles to suppleanter for hvert medlem Antallet af pladser til de enkelte foreninger mv. afgøres efter regulativets 5. Det samlede antal medlemmer af lokaludvalget skal være 23 fordelt på henholdsvis partilisterepræsentanter og medlemmer indstillet af opstillingsmødet. Stk. 2, Medlemmer af lokaludvalget, som er udpeget af de politiske partier i Borgerrepræsentationen, kan deltage i opstillingsmødet som observatører uden tale- eller stemmeret. sekretariater nu pålægges et ansvar for løbende at have registreret de foreninger mv, der kan deltage i opstillingsmødet Bestemmelsens indhold svarer til den nugældende 5 Bestemmelsens indhold svarer til den nugældende 1 Stk. 2 svarer til sidste punktum af den nugældende 6. 5: Repræsentantskabet sammensættes efter en procedure, hvor lokale foreninger, frivillige organisationer, brugerbestyrelser på skole-, idræts-, ældre- og daginstitutionsområdet m.v. indbydes til at deltage med hver 1 repræsentant på møde i repræsentantskabet. Foreningernes valgbarhed 5. For at kunne deltage på opstillingsmødet skal en forening opfylde følgende krav: 1. Foreningen skal stå for eller deltage i lokale aktiviteter i den bydel, hvor den opstiller. 2. Foreningen skal have mindst 2 medlemmer 3. Foreningen skal fremsende dokumentation for sit grundlag i form af: Vedtægter med beskrivelse af foreningens formål, og en kort beskrivelse af foreningens aktiviteter i bydelen Referat fra sidste ordinære møde i generalforsamlingen, bestyrelsen el.lign. Bestemmelsen er ny og stiller krav til foreningernes valgbarhed. Der stilles krav om, at foreningen skal virke i den bydel, hvor den opstiller, jf. regulativ for lokaludvalg, 5, stk. 2, at foreningen skal have mindst to medlemmer i overensstemmelse med praksis for anerkendelse af foreninger, samt at foreningen er i stand til at dokumentere, at den virker i bydelen. Personers valgbarhed 6: For at kunne stille op til valg til lokaludvalgene skal man være fyldt 18 år på dagen for opstillingsmødet. Ved tilmelding For de personer, der stiller op til valget stilles der desuden krav om, at de skal være fyldt 18 år 2
6: Navn og adresse på den deltagende repræsentant skal meddeles til Økonomiforvaltningen 1 uge før møde i repræsentantskabet. Rettidig tilmelding er en forudsætning for at få tale- og stemmeret på repræsentantskabsmødet. Medlemmer af lokaludvalget udpeget af de politiske partier i Borgerrepræsentationen kan deltage i Repræsentantskabets møde som observatører og har således ikke tale- og stemmeret. Repræsentantskabets møde 7: Repræsentantskabet mødes efter hvert kommunalvalg. Hvis forholdene gør det nødvendigt, kan lokaludvalgets formand indkalde til ekstraordinært møde i repræsentantskabet. 8: Repræsentantskabets møde starter med valg af ordstyrer og referent. til opstillingsmødet skal foreningen fremsende dokumentation for navn, adresse og fødselsdato på foreningens deltagende repræsentant. Valgbarhed og efterprøvning 7: Foreninger skal senest to uger før opstillingsmødet fremsende den dokumentation, der er nævnt i 5. Dokumentationen registreres i lokaludvalgets sekretariat. 8: Lokaludvalgets sekretariat foretager inden opstillingsmødet stikprøvekontrol for at efterprøve valgbarheden af de tilmeldte foreninger og de tilmeldte repræsentanter. Sekretariaterne efterprøver den fremsendte dokumentation fra mindst 10 tilfældigt udvalgte foreninger. Stk. 2: Lokaludvalgets sekretariat skal i løbet af valgperiode en gang årligt eller på foranledning undersøge, om foreningen stadig har aktiviteter i bydelen. Dokumentation herfor kan f.eks. ske ved at foreningen fremsender referat af generalforsamling, bestyrelsesmøder eller lignende eller en beskrivelse af foreningens aktiviteter i bydelen. Opstillingsmødets afvikling 9: Foreninger skal tilmelde deres repræsentant senest to uger før opstillingsmødet, hvor tilmeldingen skal være modtaget i lokaludvalgets sekretariat. Rettidig tilmelding med oplysning om repræsentantens navn, adresse og fødselsdato er en betingelse for at få tale- og stemmeret til opstillingsmødet. 10: Repræsentantskabets møde starter med valg af ordstyrer og referent. Fristen for indsendelse af dokumentation for valgbarhed er skærpet, således at dokumentationen skal fremsendes senest to uger før opstillingsmødet mod tidligere 1 uge. Dette skal modvirke sidste-øjebliks dannelse af foreninger samt give sekretariaterne bedre mulighed for efterprøvelse Som noget nyt pålægges det lokaludvalgets sekretariat at foretage stikprøvekontrol inden opstillingsmødet af de tilmeldte repræsentanter Efter regulativets 5, stk. 3, skal lokaludvalgsmedlemmer udtræde af lokaludvalget, når den forening, de repræsenterer, ophører med at virke i bydelen. Som noget nyt pålægges sekretariater mindst en gang årligt at undersøge om foreninger, der er repræsenteret i lokaludvalget fortsat virker i bydelen Svarer til indholdet af 6 i de gældende regler. Bestemmelsen om, at der kan indkaldes til ekstraordinært møde i repræsentantskabet vurderes at være overflødig, da den endnu ikke har fundet anvendelse 3
11: Mødedeltagerne opdeles i valggrupper, som afspejler de interesseområder deltagerne repræsenterer.. Det afgående lokaludvalg har i samarbejde med sekretariatet udarbejdet forslag til valggruppernes sammensætning på baggrund af tilmeldingerne til opstillingsmødet. Placeringen i valggrupperne er vejledende for deltagerne. Inden mødets begyndelse indskrives mødedeltagerne ved indskrivningsbordet, hvorefter de fordeles i valggrupperne. På baggrund af erfaringerne fra de repræsentantskabsmøder, der har været afholdt, har det været nødvendigt detaljeret at beskrive hvorledes udpegningen af kandidater finder sted. dette sker i 11 og 12 12: Opstillingsmødet består af to afstemninger. 1. Interesseområder: Der stemmes først om, hvilke interesseområder, der skal være repræsenteret i lokaludvalget, samt hvor mange pladser de enkelte områder skal have i lokaludvalget. Det afgående lokaludvalg kan fremlægge et forslag til fordeling af pladser på områder og i antal. Det er opstillingsmødet, der beslutter hvilke områder, der stemmes om. 2. Personer: Der stemmes dernæst om, hvilke foreningsrepræsentante r der skal indstilles som medlemmer til lokaludvalget på de valgte interesseområder. 9: Repræsentantskabet træffer beslutninger ved almindeligt stemmeflertal. 13: Opstillingsmødet træffer ved almindeligt stemmeflertal den endelige beslutning om, hvilke interesseområder, der skal repræsenteres i lokaludvalget, samt den antalsmæssige fordeling af pladser på områder. jf. 24, stk. 1 i lov om kommuners styrelse. Det er kun de tilmeldte repræsentanter for foreninger, der kan stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt 4
10: Det er tilladt at lade sig repræsentere og opstille til valg til lokaludvalget ved fuldmagt, men der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 14: Ved udpegning af medlemmer til lokaludvalget, afklarer valggrupperne, om der er fredsvalg eller om udpegningen af medlemmer på det pågældende område skal til skriftlig afstemning blandt alle opstillingsmødets deltagere. Ved fredsvalg ved det enkelte bord er resultatet endeligt. 15: Det er tilladt at lade sig repræsentere og opstille til valg til lokaludvalget ved fuldmagt. Fuldmagter afleveres senest ved opstillingsmødets begyndelse. 16: Der skal vælges 2 suppleanter for hvert medlem af lokaludvalget. Suppleanter vælges på en af følgende tre måder: 1. I tilfælde af kampvalg om en plads til lokaludvalget i en valggruppe, tilbydes den foreningsrepræsentant, der fik næstflest stemmer at blive førstesuppleant, og den person, der fik tredjeflest stemmer tilbydes at blive anden suppleant. 2. I tilfælde af fredsvalg til en plads i lokaludvalget i en valggruppe, er det op til de foreninger, der er repræsenteret i selve valggruppen på opstillingsmødet at fordele suppleantposterne mellem sig. 3. Hvis suppleantposterne ikke besættes som beskrevet ovenfor, pålægges de medlemmer, der indstilles til lokaludvalget, at indstille 2 suppleanter. Navn og adresse på suppleanter skal være lokaludvalgssekretariatet i hænde senest fire dage efter opstillingsmødets afholdelse. Det har endvidere vist sig nødvendigt med en nærmere beskrivelse af reglerne for fredsvalg. Jf. også (ny) 13 Det har desuden været nødvendigt nærmere at beskrive valg til suppleantposterne, idet disse valg gav anledning til en del fortolkningsproblemer ved afholdelse af repræsentantskabsmøderne Godkendelse af lokaludvalgene 17: Borgerrepræsentationen vælger efter indstilling i overensstemmelse med 6 i regulativ for lokaludvalg så mange medlemmer af hvert lokaludvalg samt en 1. og en 2. suppleant for hvert medlem, at det samlede medlemstal bliver 23, jf. lov om kommunernes styrelse 65d, stk. 1, 2. pkt. Lokaludvalget træder sammen og konstituerer sig efter Borgerrepræsentationen godkendelse. Det præciseres, at det endelige valg af medlemmerne til lokaludvalgene foretages af Borgerrepræsentationen efter indstilling fra opstillingsmøderne Bestemmelsens indhold svarer i øvrigt til 11 i de nugældende regler 5
Repræsentantskabets indstilling af medlemmer til lokaludvalget 11: Repræsentantskabet indstiller et antal medlemmer samt 2 suppleanter for hvert medlem af lokaludvalget til Borgerrepræsentationen, således at det samlede antal medlemmer af lokaludvalget bliver 23. Vejledende model for fordeling af områder Opstillingsmødet vælger selv sin fordeling og kan eksempelvis bruge følgende vejledende model til fordeling jf. regulativ for lokaludvalg 6, stk.2: Repræsentantskabet vælger selv fordelingen og kan eksempelvis bruge følgende vejledende model til fordeling: frivillige organisationer, som laver frivilligt socialt arbejde. brugerbestyrelser på skoleområdet. brugerbestyrelser på idrætsområdet. ældrerådene/brugerbestyrelser på ældreområdet. brugerbestyrelser på daginstitutionsområdet. brugerbestyrelse i fritids- og ungdomsklubber. de almene boligforeninger i bydelen. grundejerforeninger i bydelen den lokale handelsstandsforening. lokale flygtninge- og indvandrerforeninger. frivillige organisationer, som laver frivilligt socialt arbejde. brugerbestyrelser på skoleområdet. brugerbestyrelser på idrætsområdet. ældrerådene/brugerbestyrelser på ældreområdet. brugerbestyrelser på daginstitutionsområdet. brugerbestyrelse i fritids- og ungdomsklubber. de almene boligforeninger i bydelen. grundejerforeninger i bydelen den lokale handelsstandsforening. lokale flygtningeindvandrerforeninger. og Hver organisation, bestyrelse, forening m.v. indstiller samtidig en 1. og en 2. suppleant for hvert af de indstillede medlemmer. Sekretariatsbetjening 12: I forbindelse med mødet i repræsentantskabet, hvor indstilling af medlemmer samt suppleanter til 6
lokaludvalg foretages, sekretariatsbetjenes repræsentantskabet af Økonomiforvaltningen. Ved øvrige møder sekretariatsbetjenes repræsentantskabet af lokaludvalgets sekretariat. Ikrafttrædelse 13: Denne forretningsorden træder i kraft straks efter godkendelse i Borgerrepræsentationen. 18: Disse retningslinjer træder i kraft umiddelbart efter vedtagelse i Borgerrepræsentationen og med virkning for afholdelse af opstillingsmøder efter reglernes ikrafttræden. Reglerne får først virkning fra afholdelse af opstillingsmøder efter næste kommunalvalg. 7