Referat - bestyrelsesmøde Mandag d. 19. august 2013 - kl. 17.30- på DGI Midtjyllands kontor Deltagere: Per Bang, Rie Merrild Dieckmann, Daniel Andersen, Martin Damholdt (mødeleder), Kirsten Hoffmann, Mette Trier Andersen, Frits Vistisen, Erik Madsen, DDS Midt, Thomas Dohm, kommunikationsmedarbejder (referent) og Ole T. Sørensen Emne 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 17. juni 2013 Referat godkendt og underskrevet. 2. Gennemgang af dagsorden - evt. tilføjelse af punkter 3. Opfølgning på opgaver fra seneste møder TD skanner og rundsender foreningsfolk, der vil noget fra Rie. 4. Opfølgning S2015 og S2015-kampagner v/ Per DGI Midtjyllands samlede S2015-indsats blev senest behandlet og evalueret på bestyrelsesmøde d. 13. november 2012. På bestyrelsesmøder hhv. d. 6. maj 2013 og 17. juni 2013 blev kvartalsrapporter for hhv. projekter/partnerskaber og idrætterne behandlet. Ud fra S2015-oversigtsskema skal bestyrelsen (arbejdsgruppen) drøfte: - Hvilke målsætninger er vi godt på vej mod at opfylde? - Hvor er der brug for en ekstra opmærksomhed? - fra DGI Midtjyllands bestyrelse/udvalg/frivillige? - fra DGI Midtjyllands medarbejdere? - Er der handlinger/indsatsområder som vi ikke er i gang med og som evt. opgives? - Hvilke evt. nye lokale handlinger skal vi tilføje for at opfylde de enkelte målsætninger? Kampagnen Idræt om dagen indgår også i evalueringen. Beslutning Ole: I en lang række aktiviteter har vi årlige ringerunder til foreningerne. Det skal prioriteres. Føres videre i kampagne 3.
PB: Kampagne 3 er frivillighedskampagne. I landsdelene skal vi være mere aktive til at være ude i foreningerne til at skaffe og understøtte frivillige. Virksomhedsmotion: ingen aftaler endnu. PB: virksomhedsmotion er ikke noget, vi prioriterer i øjeblikket. DGI Karavanen: bilen er solgt. Der er mindre antal karavaneaktiviteter. Ole: Tidtagning er kommet godt op at køre. En del aktivitet. Huse & haller: PB: der kommer nye beskrivelser fra landskontoret om, hvordan samspillet skal være fremover. Mimer 4: Ole: Det kan måske rulles bedre ud til de frivillige. Det begynder at vise sine fordele. Der arbejdes på det endnu, men det er en stor proces. Frits: Der er store problemer med tilmelding på hold. Det giver et fald i antal af deltagere til landsdelsstævner. Idræt om Dagen: PB: der er vel sat 2-3 nye aktiviteter i gang. Er det nok? En kampagne kører i et begrænset tidsrum. Men der bliver sået frø, og der kommer nok flere til. Ole: understøttelsesarbejdet til Idræt om Dagen kører videre, og det fungerer. Åbent hus i to foreninger i Engesvang og Viborg om Idræt om Dagen. Kirsten kontakter Bjarne Pedersen med henblik på Idræt om Dagen og følgegruppe. Foreningsfitness: vi er godt med, når nye foreninger starter op. Det samme med nye løbeafdelinger og Mountainbike-afdelinger. Idrætspolitik: Godt med samarbejdsflader i de forskellige kommuner. Aktivt medborgerskab: Var tidligere på som tema. Vi skal kunne favne det hele, både de store foreninger og de mindre ude i de mindre byer/samfund. Der skal være et temamøde i strategiperioden. Målsætning 8, idrætsrapporter: der skal tal på, om vi opfylder målsætningen. PB: Fint, at der er fulgt godt op på emner ang. Idræt om Dagen. 5. Kommunalvalg 2013 v/ Kirsten Den kommunalpolitiske arbejdsgruppe har afholdt møde d. 14. august og udarbejdet en handlingsplan for DGI Midtjyllands indsats i efteråret 2013. Der er ligeledes udarbejdet invitation til udvalgte politikere i de fire kommuner Arbejdsgruppen indstiller oplægget til godkendelse med mulighed for supplerende bidrag. Beslutning godkendes. Bestyrelsesmedlemmer opfordres til at komme med emner til læserbreve ang. idrætspolitik de næste par måneder til TD. Politiske møder sættes ind i kalenderen. Herning: 9. september: påklædningsmøde med kandidater arrangeret af DUF. Herning: vælgermøde 3. oktober Silkeborg: vælgermøde 10. september
Invitation Herning 9. september rundsendes til bestyrelse, TD. 6. Ny organisering DGI Nordvest v/ Per og Ole Ole har deltaget i møde i administrativ arbejdsgruppe d. 12. august, hvor en række arbejdsopgaver administrativt blev overleveret til hhv. DGI Nordjylland og DGI Midtjylland bl.a. i forlængelse af at to medarbejdere i DGI Nordvest har indgivet opsigelser pr. 1. september og aktiviteter der er nedprioriteret i DGI Nordvest. Den politiske arbejdsgruppe (Per og Ole) holder møde d. 20. august og skal her forholde sig til bl.a. den fremtidige udvalgsorganisering og hvilke møder der er behov for med hvilke udvalg. (se også videresendt personaleorientering pr. 8. august) og dagsorden/oplæg til politisk møde d. 20. august. DGI s hovedbestyrelse forventes på møde d. 15. august at tage stilling til at DGI Nordjylland og DGI Midtjylland kan opretholde det grundtilskud i 3 år som DGI Nordvest har fået udbetalt for DGI Midtjyllands vedkommende vil det betyde en merudbetaling af tipsmidler på ca. 1,2 mill. kr. (se forslag til disponeringer under pkt. 7 økonomi). Herfra skal fratrækkes ca. 100.000 da DGI Nordvest ifølge prognose for årsregnskab kan ende op med en negativ egenkapital på ca. 200.000. I bestyrelsens mødekalender er indsat datoer for ekstraordinære årsmøder i DGI Nordvest, fællesmøder mellem udvalg i DGI Nordvest, DGI Nordjylland og DGI Midtjylland og orienteringsmøde for foreninger i Skive Kommune. Bestyrelsen skal drøfte den udsendte dagsorden m. bilag. Beslutning: Badminton og svømning er overdraget til DGI Midtjylland. Gymnastik pr. 1. september. Der er kun 5 medarbejdere tilbage på kontoret. Flere af medarbejderne ansættes i hhv. DGI Nordjylland og DGI Midtjylland. Nærmere info senere. Overtagelse af inventar fra DGI Nordvest. Daniel: orientering af frivillige i vores landsdel? OTS: orentering af udvalg skete før sommerferien. Alle frivillige bliver orienteret igen. Frits: Hvem skal løfte aktiviteterne i Skive Kommune frem mod 1. januar? Og hvad med bagefter? Martin: negativ egenkapital på 200.000. Hvordan er det sket? Økonomistyring skal følges hårdt, måske fra Vingsted. OTS: det er nok en del af begrundelsen til opløsning, samt overbudgettering. Negativ egenkapital deles 40/60 Midtjylland/Nordjylland (som det grundtilskud til DGI Nordvest som de to landsdelsforeninger modtager i 2014-2016)
7. Dialogmøder DGI Midtjyllands udvalg v/ Rie og Daniel Bestyrelsen gennemfører hvert år udviklings- og dialogmøder med DGI Midtjyllands udvalg under forskellige former. Ved dialogmøder i 2012 var der primært fokus på foreningskontakt, behovsundersøgelser og hvordan DGI Midtjylland i den enkelte idræt kan blive foreningernes foretrukne samarbejdspartner. Bestyrelsen skal drøfte hvordan dialogmøderne skal gennemføres i efteråret 2013, hvilke emner der er vigtige at drøfte med udvalgene og om det er de samme emner der skal drøftes med alle udvalg. Mulige emner: - Udvidelsen med foreninger i Skive Kommune - en god anledning til at drøfte hvordan vi sikrer god kontakt til alle foreninger i en aktivitet? - Kampagne 3 hvordan vil udvalgene gerne anerkendes og hvordan og hvordan sikrer udvalgene en anerkendende dialog med foreningerne? - Ressourcer menneskelige og økonomiske i.f.t. budget 2013 - Inspiration fra udviklingsmøder for et par år siden, hvor udvalgene inviterede gæster fra foreninger med til møderne Beslutning: Arbejdsgruppen for aktivitetsudvalg planlægger i samarbejde med Kurt Søndergaard og Ole T. Sørensen det videre forløb. Daniel: Vi skal have møde med alle udvalg. Vi kan slå nogle af dem sammen. Arbejdsgruppe: Daniel, Mette, Rie, Frits, Kurt. 8. Økonomi v/ Martin a) Budget 2014 Økonomiudvalget holder møde d. 27. august og vil her behandle 1. udkast til budget 2014 til drøftelse på bestyrelsesmøde d. 23. september. Ved forberedelsen af budget 2013 blev besluttet følgende styrepinde : Formålet er at skabe det økonomiske fundament for det næste års arbejde i DGI Midtjylland en landsdelsforening med et højt ambitionsniveau og politisk vilje, intention og potentiale til at være med i front indenfor: - DGI Classic kurser, stævner, turneringer og skoler/lejre - Foreningsudvikling, lederuddannelse og aktivitetsudvikling i samarbejde med vore medlemsforeninger - Projekter og partnerskaber med kommuner og andre eksterne samarbejdspartnere
- Forenings- og idrætsudvikling lokalt og globalt - S2015-indsatsområder - Højt serviceniveau - Det koster og giver muligheder! Bestyrelsen skal drøfte forslag til generelle opmærksomheds-punkter i.f.m. budgetlægtning for 2014 Beslutning PB: kommunikation og markedsføring, foreningsudvikling Kirsten: opfølgning af bestyrelsesuddannelsen? Det står lidt stille nu. Under bestyrelsesarbejde kan der afsættes midler til videre bestyrelsesuddannelse. PB: frikøb af formandstimer? Martin: Det skal stadig være muligt. Fælles beslutning. b) Disponeringer i.f.m. opløsning af DGI Nordvest og ekstra grundtilskud På hovedbestyrelsesmøde d. 15. august blev en indstilling fra direktionen og bestyrelserne for de tre landsdelsforeninger godkendt. en indebærer, at DGI Nordvests andel i årene 2014 2016 udbetales til DGI Nordjylland og DGI Midtjylland på baggrund af det faktiske antal medlemmer i DGI Nordvest pr. 31. december 2012 optalt pr. kommune for DGI Midtjyllands vedkommende ca. 1,2 mill. kr. i hvert af årene 2014-2016. Opløsningen af DGI Nordvest sker under virksomhedsoverdragelsesloven, hvilket betyder at medarbejdere i DGI Nordvest skal tilbydes fortsat ansættelse i én af de to landsdelsforeninger, medmindre økonomiske eller kompetencemæssige forhold gør at dette ikke er muligt. I DGI Midtjylland kan vi med en vis rimelighed anføre at vi ikke har økonomisk mulighed for at ansætte det antal medarbejdere som vi forholdsmæssigt ville være forpligtiget til med baggrund at vi i forvejen har en vis overnormering og de seneste år har været afhængig af at sælge medarbejdertimer svarende til 1-2 årsværk. Medlemskontingenter fra foreninger i Skive Kommune vil bidrage med ca. 130.000 modsvaret af forsikringsudgifter på ca. 90.000. Direktøren indstiller at det ekstra grundtilskud disponeres på følgende vis: - opnormering på personale med ca. 1,5 medarbejder 700.000 til at sikre en fortsat optimal servicering af foreninger i Skive Kommune og samarbejde med Skive Kommune - 150.000 til udgifter i.f.m. leje af ekstra kvm. til DGI Midtjyllands kontor - 350.000 til øvrige omkostninger udvalgsarbejde og møder generel konsolidering og mindre afhængighed af at skulle sælge medarbejdertimer (i 2014 kan der blive
tale om overtagelsen af en negativ egenkapital på ca. 200.000 for DGI Midtjylland med en negativ påvirkning på ca. 100.000). Beslutning: tiltrådt af bestyrelsen. c) Budget 2014 for DGI Midtjylland skydning (forhåndsgodkendelse) I forlængelse af fusionsmøde d. 30. maj har Knud Erik Holm, medlem af DDS Midts bestyrelse, og Ole udarbejdet forslag til budget 2014 for DGI Midtjylland skydning. DGI Midtjylland skydning modtager i 2014 og de næste ni år et øremærket tilskud fra DGI skydning. Bestyrelsen skal drøfte forslaget og komme med evt. ændringsforslag og anbefalinger til opmærksomhedspunkter i budgettet. Beslutning: Udligning gradvist over 10 år skal der være fokus på. Økonomiudvalget kigger på budgettet på øk.udvalgsmøde d. 27. august og fusionsgruppen DDS Midt/DGI Midtjylland holder møde igen d. 29. august. 9. DGI s nye hjemmeside nyt dgi.dk v/ Per og Thomas DGI s digitale marketingschef, Trine Hagemann har sendt en opfordring til at komme med input til nyt dgi.dk frem til 31/8 2013 og skriver: Kære alle Projekt nyt dgi.dk er skudt i gang, og det er nu muligt frem til 31/8 2013 at komme med input til den nye hjemmeside. Hvad er dine ønsker, og hvilken værdi giver det for målgruppen? Se også hvad andre er kommet med af ønsker, og vær med til at bedømme ønskernes relevans. Er listen svær at overskue kan du altid filtrere dit view på de enkelte kolonner. Hvordan gør jeg? NB: Det er en forudsætning at du har adgang til Grupperum. Hvis ikke du har adgang er du velkommen til at udfylde vedhæftet formular og returnere til mig. Du går ind i grupperum Digitalt Værksted og ind på listen Ønskelisten nyt dgi.dk via link i venstre menu, eller benyt dette link som giver dig direkte adgang til listen. Tag herefter et kig på listen for at se om dit ønske allerede er kommet fra en anden person. Hvis det er, er du meget velkommen til at give din bedømmelse bedøm også gerne andre ønsker. Hvis ikke dit ønske er på listen kan du vælge Tilføj nyt element i bunden af listen og udfylde skabelonen. Nu kan andre se dit ønske og være med til at bedømme dets relevans.
Bestyrelsen skal drøfte input til DGI s nye hjemmeside. Vedhæftet svarskema. Beslutning: PB: Mere fokus på at være foreningens foretrukne samarbejdspartner. Der er for meget fokus på den enkelte nu. Input fra bestyrelse og medarbejdere til TD, som sender samlet svar Information om nyt logo, signatur, brandsite m.v. sendes til bestyrelsen, TD 10. DGI Midtjyllands administrationscenter v/ Ole De fysiske rammer på er ved at være snævre og der opleves et stigende pres på de eksisterende lokaler ved bl.a.: - Et par ekstra arbejdspladser i.f.m. fusion m. DDS Midt og DGI Nordvest - Store og små møder i dagtimerne interne og med ekstern deltagelse - Besøg af frivillige som ønsker at bruge én eller flere dage på kontoret - Tilknytning af praktikanter fra uddannelsesinstitutioner, personer i virksomhedspraktik og i job med løntilskud, jobprøvning m.m. gennem det seneste år har vi konstant haft 2-3 personer tilknyttet og med pæn succés for både de ansatte og virksomheden DGI Midtjylland - Et lager proppet til kanten Direktøren indstiller at det i første omgang undersøges hvilke muligheder og på hvilke vilkår der kan lejes ekstra kvm. på Glarmestervej 18 a, st. med afsæt i at omkostninger ved flytning er omfattende økonomisk og tidsmæssigt og at der ikke umiddelbart er oplagte alternativer i.f.t. antal kvm., beliggenhed m.v. Beslutning Sund fornuft. Vi bliver, hvor vi er. Ser på at få ekstra kvm på Glarmestervej 18. 11. L2013 evaluering med DGI Midtjylland perspektiv v/ Rie DGI Midtjylland deltog med 1700 deltagere i L2013 i Esbjerg og praktiseret en projektorganisering med et L2013-udvalg bestående af håndplukkede frivillige med tilknyttede medarbejdere. Bestyrelsen skal evaluere på DGI Midtjyllands organisering af L2013 og give anbefalinger til L2013-udvalget i.f.t. hvilke områder de foretager en dyberegående evaluering af. L2013-udvalget opfordres til at komme med anbefalinger til DGI Midtjyllands organisering ved L2017.
Beslutning Organisering fra DGI Midtjylland var helt i top. Kritik: sanitære forhold, Camp Guldager, forplejning: lunch to go ikke ernæringsmæssigt godt nok. Rie stiller gerne op til at være med til at arrangere L2017. Kirsten: Bestyrelsens modtagelse af deltagere var ikke godt nok organiseret. Koordinering mellem Esbjerg og DGI var ikke optimal. Hvorfor måtte camping have biler med, når telte ikke måtte? Mad: Købt i Sverige? Hvis korrekt, ikke godt nok. Hvem støttede vi, når vi købte drikkevarer? Det var dyrt. Mad: på Guldager var der ikke nok mad. Det er for dårligt. PB: Skal der være Landsstævne oftere, hvert 2. år? Der bruges rigtig mange ressourcer hver gang på at starte op. Måske med færre deltagere. Kirsten: fint hvert 2. år. Behøver ikke det helt store setup. Erik: Landsskyttestævne hvert 4. år, så vi er af sted hvert 2. år. Efterskoler fyldte rigtig meget. Martin: hvert 2. år er fint. Havde fritvalgordning fungerede rigtig fint. Deltog i workshops. Frits: plusser for de unge mennesker med hvert 2. år. Gymnasterne er ikke klar til at tage af sted til sådant et stævne hvert 2. år. Der trækkes meget på de frivillige og potentielle deltagere. Nogle vil vælge Landsstævne fra. Bestyrelsen støtter at der afholdes Landsstævne hvert 2. år. 12. DGI Midtjyllands repræsentationer i højskoler m.m. (udsat fra seneste møde) v/ Per DGI Midtjyllands bestyrelse gennemgår og godkender årligt landsdelens repræsentanter i højskoler m.m. Repræsentanterne er alle villige til genvalg med enkelte forbehold og bemærkninger - Gymnastik og Idrætshøjskolen v/ Viborg Dorthe Iversen (ok.) Dorthe stiller samtidig sit kandidatur til rådighed hvis bestyrelsen vurderer at det strategisk vil være bedre hvis en anden får pladsen. Dorthe foreslår evt. årligt møde for vore repræsentanter for at sikre sammenhæng og udbytte af repræsentationen. - Idrætsskolerne i Ikast Michael Poulsen (ok.), Bent Tvermose(ok.), Kirsten Hoffmann (ok.) Dorthe Iversen valgt til bestyrelsen - Hammerum Herreds Idrætsdaghøjskole Jens Erik Lorentsen (ok.) Marie Jensen (ok.) - Nørgaards Højskole Hanne Kjeldsen (ok.) - TV Midt/Vest Søren M. Dieckmann (ok.) - Harrild Hede Naturcenter Kirsten Hoffmann (ok.)
Repræsentanterne indstilles til godkendelse. Bestyrelsen skal endvidere drøfte: - Hvad vil DGI Midtjylland opnå ved at være repræsenteret i de forskellige repræsentantskaber? - Hvilke forventninger har DGI Midtjylland til repræsentanterne? - Et forslag fra Dorthe Iversen om at samle repræsentanter én gang årligt til et fyraftensmøde. Beslutning Repræsentanter godkendt. Dorthe Iversen, Kirsten, PB laver et arbejdsudvalg om retningslinjer. TV/Midt-Vest skal finde en ny til foråret. 13. Nyt fra DGI Midtjyllands foreninger, udvalg og projekter 14. Idrætspolitik stort og småt Ikast-Brande Kommune Idræt for alle (Kulturministeriet og Nordeafonden) samarbejde med kommuner om arbejde med ansøgning Silkeborg Kommune konsulentbistand implementering af idrætspolitik Uddannelsesforum hedder nu LOF = leder- og foreningsudvikling. 15. Orientering fra kontoret v/ Ole Arbejdet med opløsning af DGI Nordvest og overtagelse af opgaver fylder en del i øjeblikket. Anita Hylke Østerdal vender tilbage fra barsel d. 1. september. To praktikanter i øjeblikker og ny markedsføringsøkonompraktikant fra januar og fire mdr. frem. 16. Forberedelse kommende møder og arrangementer Deltagere DGI s årsmøde d. 9. november antal m.v. hvem vil vi opfordre til at deltage og hvordan? Udvalgsmedlemmer og foreningsrepræsentanter med interesse for det idrætspolitiske. Antal: delegerede (19). Hele den siddende bestyrelse forventer at deltage(8).
Se også mødeoversigt se nedenfor 17. Dagsordenspunkter til kommende bestyrelsesmøder - Nedsættelse af arbejdsgruppe til DGI Midtjyllands årsmøde 2014 (Rie) - 18. Idrætspolitisk kommunikation a) Generelt på kort og lang sigt b) Emner til kommunikation/formidling fra mødet c) Deadlines Udspil Midtjylland( Synspunkt )Udkommer 6. september Rie 4. oktober Mette 15. november Martin 19. Eventuelt v/ Per Bestyrelsen skal fortsætte drøftelsen fra sidste møde om kandidater til DGI Midtjyllands bestyrelse ved årsmøde 2014 herunder evt. overgangsordning med repræsentation fra foreninger i Skive Kommune. Bestyrelsessammensætning: Det skal rettes til, hvor mange bestyrelsesmedlemmer der skal være i bestyrelsen. Martin: fint, hvis vi ender på 9 medlemmer. 20. Evaluering af mødet 3 min. D+B Bilag 7 Bestyrelsens mødeplan 2013 pr. 16. august 2013 Tid Sted Mødets formål 2013 Mandag d. 19. august kl. 17.30- Tirsdag d. 20. august kl. 8.30-12.00 Ålborg Politisk styregruppe Ny organisering DGI Nordvest OTS, PB
Tirsdag d. 27. august kl. 8.30-11.00 Kontoret Møde økonomiudvalg (Martin) Torsdag d. 29. august kl. 19.00 Kontoret Møde DDS Midt fusionsgruppen (Rie og Per) Mandag d. 2. september kl. 16.30-19.30 Kontoret Møde uddannelsesnetværk (Kirsten og Rie) Tirsdag 10. september Silkeborg, Jyske Arena Valgmøde med Idrætsrådet Silkeborg, Jyske Arena - PB Torsdag d. 12. september kl. 18.00 Nykøbing Mors Møde gymnastikudvalg DGI NV, N og M. (Frits, Rie og Per) Fredag/lørdag 13.-14. september Landsledelsesmøde PB & Rie Mandag d. 16. september kl. 16.00 Nykøbing Mors Møde kroket og petanqueudvalg DGI NV, N og M fælles oplæg og seperate møder (Per) Mandag d. 16. september kl. 19.00 Nykøbing Mors Møde håndboldudvalg DGI NV, N og M. (Daniel og Per) Torsdag d. 19. september kl. 19.00 Salling Hal-lerne Roslev Orienteringsmøde foreninger i Skive Kommune (Per, Rie, Daniel) Mandag d. 23. september kl. 17.30- Torsdag 3. oktober Herning Valgmøde Tirsdag d. 22. oktober DGI Nordvest 1. ekstraordinære årsmøde m.h.p. opløsning (Per) Mandag d. 28. oktober kl. 17.30- Lørdag d. 9. november DGI Byen DGI s årsmøde København Tirsdag 5. november Viborg Vælgermøde Onsdag d. 6. november kl. 18.00 Tirsdag d. 26. november Kjellerup Skytteforening Ekstraordinært årsmøde fusion DDS Midt og DGI Midtjylland + evt. godkendelse af aftale DGI Nordvest alle DGI Nordvest 2. ekstraordinære årsmøde m.h.p. opløsning (Rie) Mandag d. 2. december kl. 16.30- Kontoret Møde uddannelsesnetværk - 19.30 Mandag d. 9. december kl. 17.30- Mandag d. 27. januar kl. 17.30- Mandag d. 24. februar el. 3. marts kl. 17.30- Mandag d. 31. marts kl. 17.30- Torsdag d. 10. april Viborg Kommune Årsmøde