Møde i Administrativ Styregruppe den 25. marts 2015 klokken 8.00-11.00 på Holbæk Rådhus, Kanalstræde 2, Holbæk Indkaldte: Jan Lysgaard Thomsen Inger Marie Vynne Rie Perry Karsten Thystrup og Jesper Gradert, KL, deltager i mødet. Hans Søie Søren S. Kjær /Søren Ole Sørensen Søren Lund Hansen Preben Christensen (ref.) en er fsa. punkterne 1-8 enslydende med dagsordenen for politisk styregruppe. Det er således alene punkterne 9 og 10, der adskiller sig fra politisk styregruppes dagsorden. Der er ikke yderligere bilag til administrativ styregruppes dagsorden. 1. Operativt beredskab På den politiske styregruppes møde den 3. marts blev det besluttet, at det operationelle beredskab udgør kernen i det, der skal samordnes. Der er vedlagt et notat, der i hovedtræk beskriver serviceniveauerne i de nuværende operationelle beredskaber. Den nye fælles beredskabskommission skal i, i samarbejde med beredskabschefen, i efteråret 2015 udarbejde en risikobaseret dimensionering baseret på ensartede standarder for beredskabsområdet - og, jf. den politiske principbeslutning fra oktober/november 2014, implementere den effektiviseringsgevinst, som følger af aftalen mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2015. Den risikobaserede dimensionering skal til orientering i beredskabsstyrelsen og godkendes af de 6 kommunalbestyrelser. Projektgruppen anbefaler på den baggrund: at følgende principper lægges til grund for udarbejdelsen af den risikobaserede dimensionering: 1. Storebæltsberedskabet er en integreret del af beredskabet 2. det operative beredskab bemandes primært af deltidsansatte brandfolk
3. frivillige indgår som supplement til det operative beredskab 4. et bæredygtigt (robust) operativt beredskab defineret ved: det nødvendige og tilstrækkelige mandskab på rette tid og sted et veluddannet og veltrænet mandskab det rigtige materiel på rette tid og sted en veluddannet og rutineret indsatsledelse overholdelse af lovfastsatte afgangstider (5 minutter fra alarm) responstid på 10/15/20 minutter der indgås aftaler med naboberedskabsområderne med henblik på en optimal dækning af det samlede dækningsområde 5. der tages højde for den hen over året varierende beredskabstyngde i områder med mange sommerhuse 6. der tages højde for borgeres og virksomheders behov for hurtig, effektiv og sammenhængende sagsbehandling, samt for en hurtig og effektiv operativ indsats at effektiviseringspotentialet ved samordningen af beredskaberne i de 6 kommuner indarbejdes ved omsætningen af ovennævnte principper i en risikobaseret dimensionering - uden at det går ud over bæredygtigheden (robustheden). at der til drøftelserne på minikonferencen den 9. april udarbejdes en oversigt over de umiddelbare effektiviseringsgevinster ved samordningen af beredskaberne.
2. Myndighedsopgaver (forebyggelse) På den politiske styregruppes møde den 3. marts blev det besluttet, at der til mødet den 25. marts skulle foreligge en beskrivelse af fordele/ulemper ved at tage hhv. sideopgaver og myndighedsopgaver med ind i 60-fællesskabet. På den baggrund har arbejdsgruppen udarbejdet 3 modeller: 1. centralt placeret i 60-fællesskabet, ansvaret placeres hos beredskabschefen - og opgaverne samles centralt i et forebyggelses/myndighedskontor 2. decentralt placeret i 60-fællesskabet, ansvaret placeres hos beredskabschefen, men opgaverne løses i videst muligt omfang decentralt for at understøtte samarbejdet med de kommunale administrationer 3. placeret i kommunerne - ansvaret placeresres i kommunen - og forebyggelses/myndighedsopgaverne løses af medarbejdere i kommunerne. For hver af de 3 scenarier er angivet fordele og ulemper. Projektgruppen anbefaler model 2: at forebyggelses/myndighedsopgaverne placeres i 60-fællesskabet, men løses i videst muligt omfang decentralt. Med den løsning kan kravet om effektivisering og specialisering forenes med ønsket om sammenhæng og helhed i løsningen af myndighedsopgaverne, nærhed i forhold til borgere og virksomheder samt skabe sammenhæng mellem forebyggelsesopgaverne og den operative beredskabsopgave. 3. Sideaktiviteter På den politiske styregruppes møde den 3. marts blev det besluttet, at der til mødet den 25. marts skulle foreligge en beskrivelse
af fordele/ulemper ved at tage hhv. sideopgaver og myndighedsopgaver med ind i 60-fællesskabet. Vedlagte notat beskriver, at formålet med at beredskaberne løser ikke-beredskabsfaglige opgaver (sideaktiviteter) er at sikre, at der er mandskab til rådighed til førsteudrykningen. Projektgruppen anbefaler: I sin konstruktion (vedtægter) bidrager til, at der løses sideaktiviteter for de enkelte kommuner med henblik på at bemande stationerne, så der i nødvendigt omfang fortsat er fastansat personale til rådighed i dagtimerne til at deltage i førsteudrykningen Er aktivt og opsøgende overfor de seks kommunerne med henblik på at indgå aftaler om leverancer af forskellige sideaktiviteter, herunder at løsningen af sideaktiviteter sker på baggrund af frivillige og individuelle aftaler mellem 60- selskabet og de enkelte kommuner ved hjælp af en bestiller / udfører model. Beregner prisen for sideaktiviteter på baggrund af en omkostningsbaseret tilgang 4. Brandskolen RESC Brandskolen RESC drives som en integreret del af beredskabet i Slagelse Kommune. Skolen uddanner brandfolk for Slagelse Kommune og for en række andre kommuner, samt medarbejdere fra andre offentlige myndigheder (DSB, Storebælt) samt, i mindre omfang private virksomheder. Skolen har en årlig omsætning på ca. 9,5 mio. kr. Vedlagte notat beskriver fordele og ulemper ved at - drive skolen videre i regi af Slagelse Kommune - lade skolen indgå i 60-fællesskabet
- sælge eller nedlægge skolen Projektgruppen anbefaler at Brandskolen RESC videreføres i regi af 60-fællesskabet. 5. Aktiver Deloitte er bedt om at bistå med opgaver at værdifastsætte beredskabernes aktiver. I den forbindelse har Deloitte udarbejdet et notat om fordele og ulemper ved hhv. at overdrage aktiverne til 60-selskabet og at leje/lease bygninger og materiel. Projektgruppen anbefaler, at arbejdet med at værdifastsætte aktiverne fortsættes der arbejdes videre med en leje/leasingmodel at der fastsættes ensartede m 2 -priser for leje af de bygninger, der udlejes til 60- fællesskabet at der indgås aftale med et leasingselskab om køb af køretøjer og materiel med henblik på at 60-selskabet leaser materiellet. fsa. materiel, der allerede er leasingfinansieret overtages kontrakterne af 60 -selskabet. Dog, jf. beslutning på politiske styregruppes møde den 3. marts 2015, at leaset materiel vurderes ud fra nutidsværdi. Af referatet fra politisk styregruppes møde den 3. marts fremgår: "Når der foreligger en bruttoliste over materiellet og dets værdi - og en beredskabsfaglig vurdering af hvilket materiel, der er nødvendigt i fremtiden, tages der stilling til spørgsmålet om det er de nuværende beredskaber eller om det er det fremtidige beredskab, der skal afhænde evt. overflødigt materiel." 6. Beredskabskommissionens / bestyrelsens sammensætning.
Af beredskabslovens 10 fremgår: Kommuner, der samordner deres redningsberedskab, skal nedsætte en fælles beredskabskommission til at varetage de opgaver vedrørende redningsberedskabet, som kommunalbestyrelserne henlægger til denne. Kommunalbestyrelsen kan endvidere træffe beslutning om, at opgaver, der efter 34-37 er henlagt til kommunalbestyrelsen, henlægges til den fælles beredskabskommission. Beredskabskommissionen skal bestå af et ulige antal medlemmer, herunder borgmestrene i de deltagende kommuner og politidirektøren. Kommunalbestyrelsen kan i særlige tilfælde med forsvarsministerens samtykke udpege et andet medlem af kommunalbestyrelsen end borgmesteren til at indtræde i den fælles beredskabskommission. For kommuner, der har samordnet deres beredskab, udpeges en repræsentant for de frivillige som observatør i den fælles beredskabskommission, hvis der ikke indgår en repræsentant for de frivillige som medlem af kommissionen. På den baggrund anbefales det, at bestyrelsen får 9 medlemmer: borgmestrene i de 6 kommuner repræsentanter for de 2 politimestre en repræsentant for Storebælt 7. Udbud På politisk styregruppes møde den 3. marts 2015, blev det besluttet, at der skulle udarbejdes et særskilt notat om vanskelige politiske sager, herunder udbud. Af "notat om udbud" af 20. februar 2015, som forelå som bilag til politisk styregruppes møde den 3. marts 2015, pkt. 2. vanskelige beslutningstemaer, eksempelvis udbud, fremgår at det operationelle beredskab kan bringes i udbud.
Det fremgår ligeledes, at det fremgår af principbeslutningerne, som blev truffet af kommunalbestyrelser/byråd i oktober og november måned 2015, at "forslaget til organisering og tilrettelæggelse af det fælleskommunale Beredskab skal sikre, at Beredskabet kan bringes i udbud, dersom der senere og efter Beredskabets etablering måtte bliver truffet beslutning herom". På den baggrund anbefales følgende: at det operative beredskab bringes i udbud med virkning pr. 1. januar 2017 at beredskabsområdet opdeles i 2 distrikter, et nordligt og et sydligt distrikt, således at såvel private udbydere som andre kommunale udbydere kan byde på enten et af de 2 distrikter - eller på begge. at 60-fællesskabet kan indgive kontrolbud at eksisterende kontrakter med privat udbyder søges forlænget frem til denne dato 8. Vedtægt KL har udarbejdet et første udkast til vedtægt for 60-fællesskabet. Beslutningerne i punkterne 2-7 vil have indflydelse på vedtægtens endelige udformning. Kapitel 6, Udgiftsfordeling, mangler fortsat. Karsten Thystrup og Jesper Gradert redegør for udkastet. Det anbefales at udkastet drøftes. 9. Placering af 60-fællesskabets administration Indledende drøftelse af placeringen af 60- fællesskabets administration.
10. Administrative støttefunktioner for 60-fællesskabet. Det har hidtil ikke været drøftet, hvorvidt 60-fællessskabet skal være selvadministrerende - eller om en eller flere af kommunerne skal varetage administrationen for fællesskabet. Af udkastet til vedtægt fremgår, at en eller flere kommuner varetager administrationen for 60-fællesskabet. Sagen drøftes. 11. Eventuelt.