Aftalestyring Marts 2007 Norddjurs Biblioteker Mellem Norddjurs kommune v/kultur- og udviklingsudvalget og Norddjurs Biblioteker v/bibliotekschef Birgit Årsnes er der indgået nedenstående aftale om drift og udvikling af Norddjurs Biblioteker. Grundlaget for aftalen er indholdet i den standardaftale, som Sammenlægningsudvalget godkendte på sit møde den 11. oktober 2006. Denne standardaftale er optages som bilag til nærværende aftale. Ifølge standardaftalen styrer Kommunalbestyrelsen udvikling af serviceniveau og resurseforbrug gennem fastsættelse af mål og rammer, og Norddjurs Biblioteker har ansvaret for at levere det aftalte resultat. Norddjurs Biblioteker har stor selvstændighed med hensyn til valg af metoder til at nå de fastsatte mål. 1
Dokumentation og evaluering aftales mellem parterne. Aftalen er gældende for 2007. Nettobudgettet for Norddjurs Biblioteker fremgår af afsnittet Økonomi på side 6 i standardaftalen. Budgettallene fremgår af bilag 1 (side 8). Der er for 2007 i hovedtræk fastsat følgende mål for Norddjurs Biblioteker: Realisere beslutninger om biblioteksstruktur, herunder -Etablere overgangsordning for bogbus -Nedlægge filialer -Planlægge etablering af nyt bibliotek i Auning i 2008 -Planlægge og realisere grundlaget for harmonisering i 2008 -Sikre drift af IT-system for Norddjurs Biblioteker -Udarbejde aftalestyring mellem hovedbibliotek og lokalbiblioteker I øvrigt sikre ordinær drift og udvikling af Norddjurs Biblioteker. Af nedenstående skema fremgår en nærmere præcisering af målene og det nærmere aftalte med hensyn til dokumentation og evaluering. Af rubrikken Handling fremgår hvilke metoder Norddjurs Biblioteker konkret anvender for at opfylde målene. 2
Indsatsområde Mål Det er vigtigt for os, at Handling Helt konkret gør vi Resultatkrav Dokumentation og evaluering ORDINÆR DRIFT Norddjurs Biblioteker yder en optimal service for brugerne i overensstemmelse med biblioteksloven og de overordnede visioner Udlåner materialer Yder informationsservice Afholder arrangementer for børn og voksne Samarbejder med lokale institutioner, skoler m.fl. Optimal udnyttelse af de økonomiske ressourcer Servicen tager udgangspunkt i brugernes behov m.h.t. indhold og tilgængelighed Reglement Hjemmeside Pjecer til udvalgte brugergrupper BIBLIOTEKSSTRUKTUR Bogbus - der er bogbusbetjening i den vestlige del af kommunen i 2007. Aftaler bogbusbetjening med Randersegnens Biblioteker. Der er bogbusbetjening i Auning, Allingåbro og Vivild i 2007. Trykt bogbusplan Bogbusplan på hjemmesiden - det afklares, om der skal være en overgangsordning i 2008 med bogbusbetjening i den vestlige del af kommunen. Afklarer politisk, om der skal være en overgangsordning. Afklarer med Randersegnens Bibliotek, om de kan levere bogbusbetjening primo 2008. Der er en politisk beslutning m.h.t. overgangsordning. Der er en afklaring med Randersegnens Biblioteker om evt. overgangsordning Politisk beslutning. Skriftlig aftale med Randersegnens Biblioteker 3
Filialer - filialerne i Gjerrild, Glesbog og Bønnerup nedlægges senest d. 1.1.2008 i.h.t. beslutning i Sammenlægningsudvalget i 2006 Udarbejder en plan for, hvornår de enkelte filialer nedlægges. Udarbejder en oversigt over flytningen af materialerne. Filialerne er lukket med udgangen af 2007. Filialerne er nedlagt ultimo 2007 Udarbejder en plan for personalets fremtidige arbejdsvilkår. Auning Bibliotek - der etableres et nyt bibliotek i Auning medio 2008 i samarbejde med Borgerservice Der nedsættes en styregruppe og en følgegruppe til planlægning og gennemførelse af byggeriet. Projektet følger den udarbejdede tidsplan Mødereferater Politiske beslutninger Forarbejde og planlægning starter primo 2007 4
ORGANISATION Ledelsen - der findes en organisationsplan med en klar kompetencefordeling og jobbeskrivelse for bibliotekschefen, evt. souschef og lederne af lokalbibliotekerne. - der udarbejdes aftale mellem bibliotekschef og lederne af lokalbibliotekerne Ledelsesgruppen udarbejder kompetencefordelingsplan og jobbeskrivelser. Ledelsesgruppen udarbejder en mødeplan for 2007. Der findes en skriftlig kompetenceplan og skriftlige jobbeskrivelser inden udgangen af 2007. Der er aftalt en mødeplan for 2007. Kompetenceplaner Jobbeskrivelser Mødeplan Aftale mellem Norddjurs Biblioteker og Norddjurs Kommune Aftale mellem bibliotekschef og lederne af lokalbibliotekerne Medarbejderne - medarbejdernes indflydelse sikres gennem medarbejderfora Plan for central og decentrale medarbejderfora udarbejdes og implementeres i 2007. Der foreligger en organisationsplan m.h.t. medarbejderindflydelse. Organisationsplan for medarbejderindflydelse Personalet vælger repræsentanter til medudvalg og SU og mødeplan aftales 5
HARMONISERING Ressourcefordeling - ressourcerne fordeles mellem hovedbiblioteket og lokalbibliotekerne i.h.t. biblioteksrapporten (åbningstid, bemanding, servicetilbud m.m.) Ledelsesgruppen udarbejder forslag til ressourcefordeling i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag 2008. Materialer fra biblioteksforbundet overføres til Ørsted og Auning Budgetforslag foreligger indenfor tidsfristen. Budget 2008 Velkomstbrochure for hvert bibliotek Serviceniveau - det overordnede serviceniveauet er ensartet i Norddjurs Biblioteker fra 1.1.2008 Ledelsesgruppen aftaler overordnet serviceniveau med lokale variationer Der er fælles serviceniveau og praksis på de overordnede linjer Fælles overordnet reglement I 2008 forberedes en evaluering af service i 2009 6
IT Aleph - bibliotekerne har et fælles bliotekssystem Ørsted Bibliotek overgår til Aleph primo 2007. Oprettelse af filialen Auning Bibliotek i Aleph forberedes Grenaa, Ørum og Ørsted kører fælles drift af Aleph med fælles materialebase Materialer til Auning Bibliotek kan inddateres senest 1.1.2008 Fælles materialedatabase, som er tilgængelig for brugere og personale Hjemmeside - bibliotekerne har en fælles hjemmeside som indgang til Norddjurs Biblioteker Hjemmesidegruppen forhandler med Mercatus om hjemmesidens udformning IT-afdelingen godkender hjemmesidens udformning En fælles hjemmeside kører fra 1.4.2007 www.norddjursbiblioteker.dk Der afholdes et årligt dialogmøde mellem aftaleenheden og Kultur- og udviklingsudvalget. 7
Bilag 1 Norddjurs Biblioteker Budget 2007 Udgifter Indtægter Nettobudget Fælles drift 3.123.000 0 3.123.000 Grenaa Bibliotek 7.443.000 406.000 7.037.000 Ørsted Bibliotek 1.731.000 26.000 1.705.000 Ørum Bibliotek (incl. filialer) 2.713.000 86.000 2.627.000 I alt 15.010.000 518.000 14.492.000 8