Anbefaling Analyse og anbefaling af det tekniske grundlag (CMS) for det fremtidige arbejde med digitale medier i Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd. April 2016
Baggrund Både Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd bruger content management systemet (CMS) Plone til at kommunikere, publicere og tilbyde grænseflader som gør besøgende og interessenter i stand til at se information og søge i forskellige arkiv. I løbet af foråret 2016, er ambitionen at afklare Nordisk Ministerråd s og Nordisk Råd s digitale handlingsplan for 2016 og 2017, herunder hvad Nordisk Ministerråd vil organisatorisk, strategisk og indholdsmæssigt. Med udgangspunkt i de oplevelser Plone har givet indtil videre og på baggrund af den digitale handlingsplan og kommunikationsstrategien ønsker Nordisk Ministerråd og Nordisk Råd i en analyse, afklare det tekniske grundlag for arbejdet med digitale medier i fremtiden. Projektet gennemførtes af Socialsquare mellem d. 4 april og d. 29 april 2016. Dette dokument beskriver processen, præsenterer resultaterne af arbejdet og det giver Nordisk Ministerråd og Nordisk Råd en anbefaling på hvilket CMS som passer organisationernes behov bedst fremover. 2
Opgaven Målet med projektet Projektets mål er at afklare det tekniske grundlag for det fremtidige arbejde med digitale medier på baggrund af den nye digitale handlingsplan for 2016 og 2017. Opgaven At gennemføre en analyse af Nordisk Ministerråds og Nordisk Råds nuværende CMS (Plone) samt andre alternative systemer, for at vurdere hvilket system der bedst løser begge organisationers behov. Disse behov kommer dels fra organisationernes nuværende arbejdsprocesser og brug af CMS et. Det betyder blandt andet, at se specifikt på Nordisk Råds sagsarkiv brug af CMS et, for at afklare hvorvidt det fortsat skal ligge på Norden.org eller skal flyttes til et nyt system og, i givet tilfælde, hvilket system som ville anbefales. Behovene kommer derudover fra den digitale handlingsplan og de ønsker denne plan stiller til CMS et for fremtiden herunder; distribution af indhold på nye platforme, med nye typer af medie og format samt et ønske om at tilbyde fælles kernefunktioner for produktion af indhold, sprog etc. samt decentrale funktioner for etablering af uafhængige sider, microsites, etc. 3
Metode Socialsquare gennemførte syv interviews med stakeholders fra både Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd med fokus på arbejdsprocesser, behov og eventuelle ønsker til systemet. Vi gennemførte review af Norden.org s web statistik og et review af digitale handlingsplaner og relevante strategiske dokument. Med afsæt i de identificerede behov gennemførtes to workshops for yderligere at afdække og at prioritere både Nordisk Råd og Nordisk Ministerråds behov i forhold til CMS og identificere relevante system for den videre analyse. Vi gennemførte et kortere eksternt survey blandt udviklere og leverandører af CMS systemer for at indsamle forslag på relevante system. På baggrund af det eksterne survey, input fra begge organisationer og vores tidligere erfaring, valgte vi et afgrænset antal systemer (fire), som alle levede op til den grundlæggende funktionalitet som forventes af et moderne CMS system. Vores analyse kunne nu gennemføres på disse systemer samt et afgrænset set behov (32) som var prioriteret af begge organisationer. Vi gennemførte en system fitness analyse på fire system, hvor behovene var vægtede på baggrund af deres prioritet og hvert behov vurderes ift hvert system på en skala mellem et og fem, hvor fem repræsenterer bedst fit mellem system og behov. Vi valgte på baggrund af denne analyse, sammen med styregruppen, to systemer at gennemføre en gap analyse på. En gap analyse fokuserer på hvad der skal til for at fjerne den afstand der er mellem organisationernes behov og det systemet kan. Vi undersøger de behov hvor vi mener at de to valgte systemer vurderes lavest og udvikler forslag til hvordan et det givne systemet kan tilpasses for at møde organisationens behov. Den endelige anbefaling er en helhedsvurdering baseret på vores research af behov og systemer, de to analyser og vores samlede erfaringer. 4
System fitness analyse En kvantitativ analyse på tværs af flere systemer, der identificerer hvor godt hvert system understøtter en prioriteret liste af behov.
Introduktion til de analyserede system De fire systemer som blev udvalgt for analyse, på baggrund af spørgeskema, input fra Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd i forbindelse med interviews og workshop samt Socialsquare s tidligere erfaring, var; Plone 5, Wordpress 4, Drupal 8 og EpiServer 9. Plone 5 GitHub* Plone Plone er et open-source CMS, bygget i Python. Det er et sprog som er under udvikling globalt set. Dette kan bidrage til at flere udviklere potentielt kender og interesserer sig for Plone i fremtiden. Plones udvikler community er lille, men har en solid kerne globalt set. I Norden er antallet leverandører begrænset da flere har flyttet videre til andre system, men både Magenta og Headnet i Danmark samt Nidelven-it i Norge har erfaring med at levere Plone. Watch 167 Star 49 Fork 56 Antal forfattere sidste måned 18 *) GitHub (www.github.com) er en platform for deling og samarbejde omkring software udviklingsprocesser. En brugere kan blandt andet følge (Watch), Huske (Star) eller arbejde videre på (Fork) andre bruges software. Disse tal kan indikere hvor populært et open source projekt er. Tallene relaterer sig kun til CMS systemernes kerner, ikke eventuelle plugins som bidragsydere måtte bidrage til. 6
Introduktion til de analyserede system Wordpress 4 GitHub* Wordpress Wordpress er er et open source CMS, bygget i PHP. Det er et sprog som stagneret i udvikling på globalt plan de seneste år. Det kan påvirke antallet udviklere som kan bidrage til et PHP projekt i fremtiden. Wordpress har det største udvikler community i verden for open-source CMS. I Norden er antallet leverandører stort og både freelancere og større udviklingshuse tilbyder udvikling i Wordpress. Drupal 8 Drupal er et open source CMS, bygget i PHP. Det er et sprog som stagneret i udvikling på globalt plan de seneste år. Det kan påvirke antallet udviklere som kan bidrage til et PHP projekt i fremtiden. Drupal s udvikler community er forholdsvis stort på globalt plan og mange større udviklingshuse i Norden har erfaring med implementeringer af systemet - herunder, Sogeti i Sverige, Frontkom i Norge, Peytz & Co samt Dwarf i Danmark etc. Watch 1169 Star 7294 Fork 3747 Antal forfattere sidste måned GitHub* 21 Drupal Watch 376 Star 2225 Fork 1051 Antal forfattere sidste måned 7 *) GitHub (www.github.com) er en platform for deling og samarbejde omkring software udviklingsprocesser. En brugere kan blandt andet følge (Watch), Huske (Star) eller arbejde videre på (Fork) andre bruges software. Disse tal kan indikere hvor populært et open source projekt er. Tallene relaterer sig kun til CMS systemernes kerner, ikke eventuelle plugins som bidragsydere måtte bidrage til. 7
Introduktion til de analyserede system Episerver 9 Episerver er et closed source CMS, baseret på Microsofts.NET platform. Virksomheden er solgt til investeringsvirksomheden Accel-KKR i slutningen af 2014 og lagt sammen med CMS et Ekron i starten af 2015 under navnet, Episerver. Episerver har et udvikler community som efter eget udsagn består af ca. 32,000 registrerede medlemmer. Communitiets fokus er på at hjælpe hinanden at brug og implementere produktet snarere end at udvikle det videre. 8
System fitness analyse Behov \ System NR NMR min Plone 5 WordPress 4 Drupal 8 Episerver 9 Hastighed 1 1 1 2 4 4 4 Fremstilling af sagsprocessen 2 43 2 4 3 3 3 Oprette indhold på flere master sprog - 2 2 5 3 5 4 Koordinering af oversættelser 12 3 3 4 1 4 4 Workflow for sagbehandlingen 3 34 3 5 2 3 3 Fremsøgning på sagens metadata 4 41 4 5 5 5 5 Sameksisterende oversættelser 10 4 4 5 4 5 4 Fremsøgning på indhold i dokument Versionhåndtering af indhold (på tværs af sprog) 5 42 5 2 3 4 1-5 5 2 5 5 5 Oversættelse via Trados 11 6 6 4 3 3 3 Deep linking 6 39 6 3 3 3 3 Sessioner 7 20 7 5 3 4 4 Nordisk Råd Total 73.04 68.33 76.00 65.94 Total % 96.10% 89.91% 100.00% 86.76% Nordisk Ministerråd Total 56.71 56.51 60.90 49.37 Total % 93.11% 92.79% 100.00% 81.07% Oversigten viser de 4 systemers respektive rating på de 12 højest prioriterede behov i både Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd. De identificerede behov er vedlagt med forklaringer som bilag A og hele tabellen med samtlige fitness scores er vedlagt rapporten som bilag B. Visse behov blev identificeret imellem de to afholdte workshops hvorfor Nordisk Råd ikke har haft mulighed for at prioritere alle behov. 9
Refleksion over system fitness analysens resultat Analysen viste at Drupal 8 ikke har større gaps mellem de højst prioriterede behov og de funktioner systemet tilbyder. Både Wordpress 4 og Episerver 9 har enkelte lave ratings mens Plone 5 rater meget højt fem tilfælde og relativt lavt i to tilfælde af de 12 højest prioriterede behovene. Vægtet på baggrund af prioriteringen af behov fra de begge workshops, viser analysen samlet set at Drupal 8 møder både Nordisk Råd og Nordisk Ministerråds behov bedst og at Plone 5 møder begge organisationers behov næstbedst. Generelt set viser analysen at Plone opfylder visse af organisationens behov i en høj grad, herunder håndteringen af indhold i flere sprog, workflow for sagsbehandlingen og understøttelse af sessioner. Der er få større mangler, herunder ses Plones hastighed, evne til fremsøgning i dokumenter og evnen til at versionshåndtere dokumenter der oversættes som de højest prioriterede behov som Plone mangler understøttelse for. Drupal udmærker sig ved ikke at have nogle større mangler i forhold til organisationens højst prioriterede behov - og overrasker specielt ved dets evne til at håndtere indhold i oversatte versioner og en god koordinering af oversættelsesarbejdet. 10
Gap analyse Identifikation af mulige løsninger & handlinger, der kan imødekomme de vigtigste behov som ikke allerede understøttes af de udvalgte systemer
Fokus for gap analysen I gap analysen arbejdes der med de behov som er højest prioriterede af organisationerne og hvor systemerne samtidigt er vurderet lavt. Arbejdet fokuserede på hvordan Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd kan fjerne den afstand der er mellem organisationernes behov og det Plone 5 og Drupal 8 kan. Oversigt over gaps mellem behov og system Behov / System Plone 5 Drupal 8 Behov med høj prioritering og lav vurdering Hastighed Fremsøgning på indhold i dokument Versionshåndtering af indhold (på tværs af sprog) Fremstilling af sagsprocessen + workflow for sagsbehandling Oversættelse via Trados Deep linking Transition fra Plone 4.1 til Drupal 8 Yderligere område for analyse Migration fra version 4.2 til version 5.0 Filhåndtering Brugervenlighed 12
Plone 5
Hastighed Behovet: Den nuværende gennemsnitlig load-time er på 8.06s og denne bidrager formentlig til den høje bounce rate (ca. 60%). Load-tid har en høj spredning (nogle requests er meget langsomme) og redaktørerne beretter om meget lange svartider, specielt ved oprettelse af indhold, på op imod 30 sekunder eller derover - nok til at hente kaffe. Forslag: En øget hastighed kræver en meget teknisk løsning. Teknisk forslag der kan medvirke til en øget hastighed på sitet er vedlagt som bilag C til denne rapport. Vurdering: Det vurderes svært at realisere en hurtigere hastighed på Plone. Med vores nuværende kendskab vurderer vi at Plones database ZODB, skaber flaskehalsen i systemet. Databasens hastighed ved skrive operationer er anerkendt lav og da denne objekt database er et teknologisk fundament under Plone er den svær at erstatte. Videre analyse kræver adgang til produktions serverne og netværket som disse er placeret i. 14
Versionshåndtering af indhold Behovet: Mulighed for at tilgå historik for indhold når det sameksisterer i flere sprog. Forslag: Opgradering til Plone 5 giver mulighed for at benytte plone.multilingual til sproghåndtering og Dexterity til håndtering af indholdstyper - det har ikke været muligt at verificere hvorvidt problemet vil løses ved opgradering til dette nye setup Vurdering: Migration fra LinguaPlone til plone.multilingual kan foretages som en trinvis proces i multilingual. Migration fra Archetypes til Dexterity kan foretages vha. plone.app.contenttypes, men vil kræve udviklingsarbejde. 15
Fremsøgning på indhold i dokument Behovet: Specielt for sagsarkivet uploades PDF-filer som indeholder information en bruger kunne vælge at benytte ved fritekstsøgning på sitet. Hvis denne tekst ikke trækkes ud og gøres søgbar for en bruger af CMS et forpasses værdifulde muligheder for at give brugere relevante resultater på deres søgninger. Forslag: Vi foreslår at man benytter teknologi der analyserer og udtrækker tekst fra PDF dokumenter og andre lignende medietyper der uploades på CMS et. Dette kan realiseres ved at benytte add-ons: Optical character recognition (OCR) behandling, muliggør fritekstsøgning i dokumentet. Dette kan muliggøres ved brug af Plone add-on et pdfpal, der dog blev opdateret sidste gang i 2011 og ikke testet på Plone 5. Det er registreret kompatibelt med Plone 4.1. Et alternativt add-on med lignende funktionalitet er pdftoocr, dette add-on er dog ikke opdateret siden 2010 og ligeledes ikke testet på Plone 5. Begge add-ons benytter et meget populært OCR bibliotek kaldet Tesseract. Man bør overveje at tilføje en interaktiv fremvisning af PDF filer og søgning i filerne når de vises, uden behov for download. Til fremvisning af PDF er på sitet kan man overveje at benytte pdfjs. Vurdering: Det vurderes som muligt, omend det formentlig vil kræve udviklingstid at realisere, da de to plugins til indeksering af PDF er ikke er bekræftet til brug på en Plone 5 installation. 16
Migration fra Plone version 4.2 til version 5.0 Behovet: En opgradering anses som værende nødvendig for at sikre sikkerhedsopdatering og evnen til at drage nytte af nye features der blandt andet kan forøge sitets hastighed og er mere tidssvarende. Forslag: Det er først nødvendigt at opgradere fra Plone 4.2 til 4.3 og derefter til 5.0. Derefter bør add-ons opgraderes. Dog er det ikke givet at alle add-ons er verificeret til Plone 5.0 - i disse tilfælde kan det være nødvendigt med tilpasninger. Dernæst er der brug for at tilpasse egen kode, herunder værktøj til koordinering af oversættelsesarbejde. Næste skridt er et skift fra LinguaPlone til plone.multilingual. Dette er en trinvis proces som håndteres gennem plone.multilingual s UI. Afslutningsvis gennemføres en migration fra Archetypes til Dexterity som muliggør oprettelse og vedligeholdelse af indholdstyper både gennem UI og i kode i Plone 5.. Vurdering: Det vurderes som omstændigt at realisere en opgradering til Plone 5, da det kræver udvikling at migrere fra archetypes til dexterity og omfanget af tilpasning ift add-ons er ukendt. 17
Drupal 8
Sagsprocessen Behov: Nemt for udenforstående besøgende at forstå processen for sager i arkivet og tilgå relevante dokumenter, samt en mulighed for at definere workflow for sagsbehandling, således at en sags tilstand skifter når visse betingelser er opfyldt. Forslag: Oprette ny "content type" til sager (en del af migrationen). Udvikle ny view template til sager. Installere Workflow modul og definere workflows for sager som muliggør forskellige visninger af sager baseret på deres stadie i sagsprocessen. Vurdering: Det vurderes muligt at realisere ved brug af standard funktionaliteter i Drupal 8, omend det kræver administrativ opsætning af systemet samt en vis udvikling af en view template. 19
Oversættelse via Trados Behov: Mulighed for at eksportere og importere indhold til og fra SDL Trados Studio til oversættelse af tolke. Forslag: TMGMT-plugin muliggør export til Trados. Det er dog kun muligt at tildele oversættelser til bestemte tolke, hvis Drupals eget UI benyttes til oversættelse. Det er heller ikke muligt for tolke at tildele sig selv en oversættelse. Det vil være nødvendigt at tilpasse modulet således at export-funktionen placeres der hvor den enkelte tolk kan vælge en oversættelsesopgave og at oversættelser tildeles tolke når de hentes. Vurdering: Det vurderes muligt omend en tilpasning er nødvendig for eksakt at matche nuværende arbejdsgange. 20
Deep linking til sagsarkivets dokumenter Behov: Mulighed for at linke direkte til sagsarkivets dokumenter i deres forskellige stadier i beslutningsprocessen og ikke kun selve sagen. Forslag: Løsningen vil være afhængig af hvorledes visningen af sager designes. Vælges den samme løsning som i det nuværende system, hvor sagens stadier tilgås i faneblade, kunne en mulig løsning være at bruge såkaldte hash tag links til at linke direkte til et bestemt faneblad og derefter vise det rette faneblad vha. Javascript. Ligeledes kunne en brug af det nye HTML5 history API muliggøre at brugerens URL ændrer sig når der navigeres mellem faneblade på fremstillingen af en sag. En deling af brugerens nuværende URL vil således referere til siden, samt det faneblad som brugeren har navigeret til. Vurdering: Det vurderes muligt omend en tilpasning er nødvendig. 21
Transition fra Plone 4.2 til Drupal 8 Behov: Såfremt man ønsker at skifte CMS, er der et naturligt behov for en migrering til dette. Det er vigtigt at datas integritet opretholdes ved en migrering og det er vigtigt for rang på søgemaskiner og generelle brugeres oplevelse at indgående links ikke dør ved en migrering af indhold fra et system til et nyt. Forslag: En datamodel udtrykt som content types skal oprettes i Drupal. Her bør man formentlig tage udgangspunkt i den eksisterende datamodel - men dette skal også ses som en mulighed for at justere på modellen, såfremt den har uhensigtsmæssige elementer. Disse definitioner af strukturen kan gemmes i konfigurationsfiler som med fordel kan tjekkes ind i et repositorie for kildekode. Relevant indhold eksporteres fra Plone og importeres i Drupal ved at skrive et modul der benytter Drupals Migration API. Der eksisterer eksempler på scripts til eksport fra Plone til Drupal, der dog ikke benytter dette Migration API. Drupal modulet redirect (en del af Drupal 8 core) kan benyttes til at opsætte redirects og modulet linkchecker kan benyttes til at fange eventuelle døde links efter en migrering. Alternativt vil en konfiguration af webserveren kunne udføre redirects. Googles Webmaster tools bør opsættes for sitet inden migrering, dette kan identificere links der dør. Vurdering: Det vurderes som omstændigt omend muligt at migrere til Drupal 8. 22
Filhåndtering i Drupal 8 Behov: I vores research har vi fundet frem til at Nordisk Råd benytter CMS et ikke til journalisering og samarbejde omkring sager, men snarere som et værktøj til offentliggørelse af sagerne og dokumenter knyttet hertil. Dette kræver at filer fra Nordisk Råds ESDH-system kan offentliggøres via CMS et. Det er vores oplevelse at organisationens nuværende ESDH-system DINA, løfter organisationens behov for sagsbehandlingen, omend DINA ikke har været direkt genstand for vores undersøgelser. Forslag: Filer kan dog med fordel kopieres til offentliggørelse i CMS et og man bør implementere funktionalitet til at delvist automatisere arbejdet forbundet med at kopiere og opdatere dokumenter fra DINA til CMS et. Her kunne funktionalitet implementeret i CMS et til at gennemse og vælge filer fra DINA til efterfølgende kopiering over i CMS et være oplagt. Da DINA er et Sharepoint system er det forventeligt at systemet udstiller en SOAP web-service der let kan integreres med fra et PHP baseret site baseret på Drupal 8, via PHP s SoapClient og Drupal FileFields. Vurdering: Det vurderes muligt omend en tilpasning i Drupal er nødvendig at hente dokumenter fra DINA til lagring, og efterfølgende oversættelse på Drupal CMS et. 23
Brugeroplevelse i Drupal 8 Behov: Tidligere Drupal systemer har haft udfordringer med den grænseflade og brugeroplevelse systemet har tilbudt brugere, administratorer og redaktører og blevet vurderet lavere end andre CMS udefra et usability synspunkt. Dette har resulteret i involvering af usability eksperten Mark Boulton i udviklingen af Drupal 7, uafhængige usability tests af Drupal 8 og at Drupal communitiet lancerede Spark - et initiativ for at forbedre forfatter oplevelsen i Drupal 7 og 8 i 2012. Disse aktiviteter forbedrer løbende Drupals kernefunktionalitet og de usability issues som blev fundet i testen af Drupal 8 er prioriteret højt på listen af rettelser i systemet. Det er relevant at påpege at disse usability udfordringer ikke stammer fra en sammenligning med andre system men udelukkende fra evalueringer af Drupal. Derfor vurderer vi ikke at Drupal er bedre eller dårligere end andre CMS men blot at der isoleret set er udfordringer med brugervenligheden som er identificeret og communitiet arbejder med at rette op på. Forlag: For at prøve af Nordisk Ministerråds redaktørers behov konkret i forhold til Drupal kan Nordisk Ministerråd etablere en test set-up af Drupal 8 for at teste systemet på de konkrete brugerne og derefter vurdere hvorvidt en tilpasning af brugerinterfacet for redaktører er nødvendigt i forbindelse med en eventuel migration. Vurdering: Hvis en usability test med redaktørerne viser at det er nødvendigt så vurderes det muligt at tilpasse brugerinterfacet i Drupal 8. 24
Anbefaling Socialsquare s anbefaling til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd
Anbefaling På baggrund af vores system fitness analyse og efterfølgende gap analyse af Plone 5 og Drupal 8, har vi fundet én kandidat som bedst understøtter Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd, og samtidig kræver mindst komplekse tilpasninger for at understøtte organisationernes nuværende aktiviteter og fremtidige handlingsplan. Socialsquare anbefaler Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd: 1. Ét fælles system der fremadrettet benyttes af begge organisationer. 2. At Nordisk Råd fortsat journaliserer sager i ESDH systemet DINA, men fortsat lagrer kopier af disse sagers dokumenter til offentliggørelse via et fælles content management system. 3. At der igangsættes et pilotprojekt, hvor en opsætning af content management systemet Drupal 8 fremvises for relevante interessenter og en usability test af centrale funktionaliteter gennemføres. 4. At en transition til content management systemet Drupal 8 påbegyndes, med henblik på at udfase organisationernes brug af Plone. 26
Bilag
Bilag A - system fitness matrix (1/2) Behov \ System NR NMR min Plone 5 WordPress 4 Drupal 8 Episerver 9 Hastighed 1 1 1 2 4 4 4 Fremstilling af sags-processen 2 43 2 4 3 3 3 Oprette indhold på flere master sprog 2 2 5 3 5 4 Koordinering af oversættelser 12 3 3 4 1 4 4 Workflow for sagbehandlingen 3 34 3 5 2 3 3 Fremsøgning på sagens metadata 4 41 4 5 5 5 5 Sameksisterende oversættelser 10 4 4 5 4 5 4 Fremsøgning på indhold i dokument 5 42 5 2 3 4 1 Versionhåndtering af indhold (på tværs af sprog) 5 5 2 5 5 5 Oversættelse via Trados 11 6 6 4 3 3 3 Deep linking 6 39 6 3 3 3 3 Sessioner 7 20 7 5 3 4 4 Automatisk opdatere links til at pege på rigtige sprogside 7 7 2 4 3 2 Udvikling 18 8 8 2 5 4 3 Session web app 8 21 8 5 3 5 2 Tilgængelighed på smartphones og tablets 9 9 9 4 4 4 4 Publikationer fra Nordpub / DiVA 35 10 10 4 3 3 3 28
Bilag A - system fitness matrix (2/2) Behov \ System NR NMR min Plone 5 WordPress 4 Drupal 8 Episerver 9 Interne søgefunktioner 23 11 11 5 5 5 5 Områder der kan uddeles 27 12 12 3 3 3 4 Organisation og struktur fra DINA 13 50 13 2 2 2 1 Fremsøgning via søgemaskiner 19 13 13 4 5 5 5 Personer / politikere fra DINA 14 48 14 2 2 2 1 Microsites med eget brand 33 14 14 3 3 4 4 Metadata om sager fra DINA 15 49 15 2 2 2 1 Nemt at bruge centrale funktioner 15 15 4 5 3 3 Dokumenter tilknyttet sager fra DINA 16 40 16 2 2 2 1 Anderledes/inspirerende indhold 22 16 16 3 4 5 3 Liste over aktive sager 17 47 17 5 3 4 3 Folksnonomier og taksonomier 17 17 4 4 5 1 Fremstilling på sociale medier 21 18 18 5 3 4 3 Tilgængelighed for skærmlæsere 19 19 5 3 4 4 Checke efter broken links 37 37 4 4 3 4 Upload af PDF 51 51 5 5 5 5 29
Bilag B - Identificerede behov (1/3) Behovet i et eller få ord Hastighed Fremsøgning på sagens metadata Fremsøgning på indhold i dokument Liste over aktive sager Sameksisterende oversættelser Koordinering af oversættelser Oversættelse via Trados Publikationer fra Nordpub / DiVA Metadata om sager fra DINA Dokumenter tilknyttet sager fra DINA Personer / politikere fra DINA Organisation og struktur fra DINA Udvikling Tilgængelighed på smartphones og tablets Tilgængelighed for skærmlæsere Beskrivelse af behovet En hurtig svartid, især ved søgning i sagsarkiv Fremsøgning af en sag ud fra title, udvalg, sagens nummer, tilknyttede politikere Fremsøgning af en sag ud fra indholdet i et dokument der er vedhæftet sagen En liste over aktive sager Mulighed for at en side (og derved en sag) kan eksistere i flere oversættelser Mulighed for fordele oversættelsearbejde til interne og eksterne tolke. Omkostninger forbundet med oversættelser prissættes per karakter før de påbegyndes, omkostninger kan tilknyttes et cost-center og tolke kan signalere at en opgave er påbegyndt (ved at downloade indholdet der skal oversættes). Mulighed for at eksportere og importere indhold til og fra SDL Trados Studio, til oversættelse. Mulighed for at trække metadata om publikationer fra Nordpub / DiVA ind i CMS'et Mulighed for at trække metadata om sager fra DINA Mulighed for at trække dokumenter tilknyttet sager fra DINA Mulighed for at trække personer fra DINA Mulighed for at trække politiske organer, partigrupper, nationale delegationer, Nordisk Råds sekretariat og Kommunikationsavdelingen fra DINA Mulighed for løbende udvikling af systemet Indhold skal være tilgængeligt på mobile enheder og tablets der udnytter enhedernes muligheder og respekterer deres begrænsninger Indhold skal være tilgængeligt for brugere med skærmlæsere (eksempelvis blinde) Åbne standarder Brug af åbne standarder, herunder åbne dokument formater og... Fremstilling på sociale medier Fremsøgning via søgemaskiner Områder der kan uddeles Sider der linkes til fra sociale medier (disse er identificeret i handlingsplanen) skal fremstå med relevant metadata (overskrift, resumé, billede / video). I dag er det lidt ustabilt med tekst og billeder, der ikke altid kommer med når det deles. Indhold skal fremstilles optimeret til søgemaskiner, så dette ligger højt i søgeresultater En mulighed for at oprette områder og uddele disse til sektioner i organisationen 30
Bilag B - Identificerede behov (2/3) Behovet i et eller få ord Video streaming Eksportering til Vocast Deep linking Fremstilling af sags-processen Modtage og besvare spørgsmål Statistik om spørgsmål Microsites med eget brand Anderledes/inspirerende indhold Eksport af sider til PDF rapport Beskrivelse af behovet Nemt at streame fra seminarer Automatisk eksportering af tekst til Vocast (pressemeddelser) Linke direkte til dokumenter i deres forskellige stadier i beslutningsprocessen og ikke kun selve sagen Nemt for udestorstående at forstå processen for sager i arkivet og tilgå relevante dokumenter Modtage og besvare spørgsmål fra nordiske borgere (håndteres lige nu i nordsvar) Nemt trække statistik over antal spørgsmål fra nordsvar Mulighed for at skabe microsites på subdomæne og eget look-and-feel Understøtte og inspirere til nye præsentationsteknikker og indhold Mulighed for at lave skabeloner baseret på en web-platform som kan eksporteres til pdf Statistik på tværs af lande Billedatabase Workflow for sagbehandlingen Måling af engagement Interne søgefunktioner Oversættelse af systemtekster Sessioner Session web app Velfungerende statistik som automatisk samles på tværs af lande Nem håndtering af billeder Mulighed for at definere workflow for sagsbehandling, således at en sags tilstand skifter tilstand når hvis visse betingelser er opfyldt "Alt indhold skal kunne måles (fx. via antal følgere/læsere/brugere, styrkede relationer/konkrete handlinger, brandværdi/antal mentions mv.)" "Interne søgefunktioner skal gøre det let at finde relevant indhold" Systemtekster (primært den administrative brugergrænseflade) kan oversættes til flere forskellige sprog. Mulighed for at dokumentere og understøtte sessioner i CMS et Mulighed for at vise indhold fra sessioner på mobile enheder Integration med nyhedsbrev Integration med nyhedsbrev, hvor brugeren har mulighed for at vælge sprog, frekvens og emne (gerne integrereret med Mailchimp, som i dag, men vi er ikke tilfredse med designet, men funktionaliteten er ok ) 31
Bilag B - Identificerede behov (3/3) Behovet i et eller få ord Beskrivelse af behovet Integration med videoplatform Evt. en ekstern, hvor vi kan samle videoer også fra vores institutioner i en slags Nordic Channel. Behøver ikke at være en del af CMS, men videoer skal kunne embeddes / vises på en let måde (som med Youtube i dag). Billeder i nyheder Faktaboks i nyheder Mest læste nyheder Visning af Twitter feed på nyheder Oprette indhold på flere master sprog Versionhåndtering af indhold (på tværs af sprog) Automatisk opdatere links til at pege på rigtige sprogside Mulighed for flere billeder i en nyhed (i dag er der kun ét) En faktaboks skal være en del af nyheder og være indbygget i indholdstypen. Mulighed for mest læst -funktion på nyhedernes landingsside Evt. muligheden for at sætte Twitter-feed på nyheder (efter hashtag - i dag kan vi sætte ind på begivenheder og temasider). Der må ikke være ét sporg som alle sider som minimum skal være En mulighed for at en side kan versioneres (dvs. have et spor af tidligere versioner), selv når siden kan sameksistere i flere sprog. Når en tekst på en side indeholder et link der refererer tilbage til sitet skal linket sprog neutraliseres, så "en", "da",... fjernes fra URL adressen. Nemt at bruge centrale funktioner Folksnonomier og taksonomier Grundet den store udskiftning i organisationen skal det være Behov for andre formater (visualisering) Understøtte skift til CMS'et (links, etc.) Checke efter broken links Upload af PDF Et generelt behov for eventuelt at skifte til et nyt CMS. Det bør sikres at der tjekkes for døde/broken links i indholdssider efter en eventuel migrering. Mulighed for upload af filer 32
Bilag C - Tekniske forslag til en øget hastighed i Plone Opgradering til Plone 5 giver efter sigende en rendering der er 15-30% hurtigere. Aktivér GZip kompression - dette kan bringe svartiden betydeligt ned på statiske ressourcer. Første request fra en ny bruger sætter en cookie, hvilket giver et cache-miss. Enhver side der requestes når brugere er logget ind anses for privat og caches ikke. Det kan altså give hurtigere load-tid for redaktører at logge ud eller benytte en anden browser til at navigere i indholdet på sitet. Man bør overveje om man kan fjerne kompleksitet og relationer i datamodellen. Det lader til at Solr integration for Plone add-on er installeret men muligvis ikke aktiveret. plone.app.caching bør upgrades fra 1.1 til 1.1.10. Det lader til at Varnish forsinkes - det bør tage mindre end 300ms at loade en cached ressource. Man kunne overveje at gemme Blobs via ZODB på S3. Man bør profilere (via ZopeProfiler eller PTProfiler) sig frem til hvad der skaber den høje load-tid. Det forventes at være kald til ZODB der tager den største andel af et request. ZODB er erkendt langsom ved skrive operationer - det bør undersøges om sagarkivets udvidelser benytter mange af disse og om dele af koden kunne omskrives, og eventuelt benytte transactions. 33
Kontakt Magnus Christensson magnus@socialsquare.dk +45 26 800 388