Bilag 1. Kravspecifikation Annoncering af e-rekruttering som servicebureauløsning

Transkript

1 Click here to enter text. Koncernløsning udbud - Udbudsbetingelser «edocaddresscivilcode» Bilag 1. Kravspecifikation Annoncering af e-rekruttering som servicebureauløsning

2 Aalborg Kommune rekrutterer til ca stillinger årligt. Aalborg Kommunes rekrutteringsprocedure er således, at de ledige stillinger i første omgang bliver opslået internt på kommunens intranet. Efterfølgende annonceres der på Aalborg Kommunes hjemmeside og på Jobnet. I særlige situationer annonceres der i trykte medier. Aalborg Kommune ønsker at digitalisere, forenkle og effektivisere arbejdsgangen i rekrutteringsprocesserne, og dermed understøtte den ansættende leder bedst muligt. Der er ca. 800 ledere i Aalborg Kommune, og e-rekrutteringssystemet skal sammen med kommunens interne rekrutteringsguide understøtte og bidrage til en professionel håndtering af rekrutteringsprocedurerne. Alle ledere og/eller disses stedfortrædere skal kunne anvende systemet. Det forventes, at der fra de respektive forvaltninger vil være i alt 6-8 superbrugere. Hertil kommer de brugere af systemet, som i en afgrænset periode skal have adgang til systemet i forbindelse med det at være medlem af et ansættelsesudvalg. Potentielt kan det være alle ansatte i Aalborg Kommune. E-rekrutteringssystemet skal understøtte og forenkle den administrative del af rekrutteringsprocessen på følgende måde: Oprettelse og publicering af stillingsopslag Oprettelse af ansættelsesudvalg Håndtering af ansøgere (rangering, indkaldelse til samtale, sende afslag og lign.) on-line i systemet Søgning efter potentielle kandidater i CV-base Afhængig af, hvilke typer stillinger der opslås, modtager Aalborg Kommune mange ansøgninger. I enkelte tilfælde vil der komme mere end 500 ansøgere, eksempelvis ved annoncering efter administrative medarbejdere, teknisk servicemedarbejdere og kontorelever. E-rekrutteringssystemet skal derfor kunne håndtere denne volumen af ansøgninger. Aalborg Kommune benytter ansættelsesudvalg i forbindelse med besættelse af ledige stillinger. Et ansættelsesudvalg består typisk af 3-5 medlemmer. Ansættelsesudvalget kan også bestå af eksempelvis forældrerepræsentanter i skolebestyrelser mv, som ikke er ansat i Aalborg Kommune. Derfor skal e-rekrutteringssystemet kunne håndtere, at ansættelsesudvalget kan bestå af såvel ansatte i Aalborg Kommune som af eksterne privatpersoner. Alle medlemmer af ansættelsesudvalget skal tildeles adgang til ansøgningerne og et givet job og skal opleve e-rekrutteringssystemet som brugervenligt, intuitivt og dynamisk. Systemet skal give en tydelig oversigt over ansøgninger, og det skal være muligt at læse og rangere/vurdere ansøgningerne uden at skulle printe dem. Ansøgere til stillinger skal opleve, at det er ligetil og ubesværet at søge job i Aalborg Kommune. Det vil sige, at en ansøger ikke skal opleve at skal igennem adskillige steps og udfylde diverse felter for at kunne aflevere en jobansøgning til Aalborg Kommune. Aalborg Kommune har nedenstående krav til e-rekrutteringsløsningen, som tilbudsgiver bedes besvare. 1. Servicebureauløsning Løsningen skal tilbydes som en servicebureauløsning (Software as a Service). 2. Driftstart Løsningen skal være klar til drift i Aalborg Kommune /6

3 3. Brugervenlighed Samtlige brugere skal opleve at systemet er brugervenligt, dynamisk og intuitivt. Brugerne skal have adgang til vejledninger og evt. e-learning. 4. Superbrugere og administratorer Superbrugerne/administratorerne skal have adgang til alle relevante funktioner i systemet med det formål at kunne hjælpe såvel ledere/stedfortrædere som medlemmer af ansættelsesudvalg. 5. Stillingsopslag a) at få en forhåndsvisning af stillingsopslaget inden det publiceres/sendes til aviser/fagblade b) at vedhæfte dokumenter til stillingsopslaget, eks. jobbeskrivelse, personprofil, virksomhedsplan c) at vise stillingsopslaget på Aalborg Kommunes intranet og hjemmeside d) at overføre stillingsopslaget til Jobnet samt aviser/fagblade e) at tilknytte/vedhæftede en bemærkning, eks. EAN-nummer, en forkortet udgave af stillingsopslaget Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-e): 6. Ansættelsesudvalg a) at oprette ansættelsesudvalg, såvel ansatte i Aalborg Kommune samt private personer, eks. forældrerepræsentanter i skolebestyrelser b) at ansættelsesudvalget tildeles adgang til det konkrete job c) at ansættelsesudvalget på en nem og overskuelig måde kan rangere kandidaterne i systemet og kan se hinandens kommentarer/bemærkninger d) at ansættelsesudvalget har en overskuelig brugerflade, der udelukkende viser de oplysninger og funktioner, som er relevante for dem e) at ansættelsesudvalgets medlemmer modtager advis/remindere om deadlines i forbindelse med en rekrutteringssag f) at leder/stedfortræder til enhver tid kan have et online (straks/indenfor få sekunder) opdateret overblik i forløbet Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-f): 7. Skabeloner a) at tilpasse ansøgningsskabelonen fra sag til sag, eks. at kunne tilføje/skjule screening/sorteringsspørgsmål som Har du en håndværksmæssig uddannelse? Ja/Nej b) at opsætte standardspørgsmål i ansøgningsskabelonen, eks. Har du tidligere været ansat i Aalborg Kommune? Ja/Nej c) at oprette svarskabeloner i systemet og selv at kunne definere indholdet i disse Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-c): 3/6

4 8. Ansøgninger a) at indkomne ansøgninger præsenteres i et læsevenligt format b) at fejlansøgninger kan slettes eller opdateres af superbrugere/administratorer c) at håndtere fysiske ansøgninger og at disse indgår på lige bedømmelsesniveau som de elektroniske d) at genere oversigt/rapport over kandidater, der viser rangering og bemærkninger/ kommentarer fra medlemmer af ansættelsesudvalg e) at printe såvel ansøgninger som oversigter/rapporter f) at foretage journalisering af ansøgninger og vedhæftede bilag i ESDH, pt. e-doc fra Fujitsu. Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-f): 9. Ansøgere a) at ansøger på en nem og overskuelig måde kan få overblik over sine muligheder i systemet, og at der undervejs i systemet er hjælpefunktioner og/eller mulighed for at få en forklaring til funktioner/indtastninger b) at ansøger kan vedhæfte ansøgning + bilag, eks. CV og uddannelsesbeviser i de mest gængse formater c) at ansøgeren kan se sin samlede ansøgning inden den sendes d) at ansøgere og jobsøgende nemt har adgang til at oprette en profil og nemt kan opdatere sit CV e) at ansøgere og jobsøgende kan abonnere på relevante stillingsopslag/oprette CV agenter f) at ansøgere kan modtage bekræftelse på ansøgning, indkaldelse til samtale, afslag på job og anden korrespondance via e-boks, via mail, via SMS Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-f): 10. Statistik Der skal kunne generes statistikmateriale, eks. statistik på enkelte stillingsopslag, antal interne stillingsopslag, antal eksterne stillingsopslag, antal stillingsopslag fordelt på afdelinger, forvaltninger og i alt for Aalborg Kommune, antal ansøgere 11. Support Som en del af kontrakten ønskes adgang til tilbudsgivers support. Kommunikation med tilbudsgivers support skal foregå på dansk. Tilbudsgiver bedes redegøre for sin supportfunktion, herunder åbningstider, bemanding, vilkår m.v. 12. Servicemål og serviceniveau Som en del af kontrakten skal løsningen vedligeholdes og videreudvikles i kontraktperioden. Tilbudsgiver bedes redegøre for sine vedligeholdelsesprocedurer, procedure for fejlhåndtering, eskalation m.v. 4/6

5 13. It-infrastruktur og sikkerhed I vedlagte bilag 4 Fakta om it i Aalborg Kommune ses et overblik over Aalborg Kommunes itinfrastruktur, opgraderingspolitikker m.v. a) Tilbudsgiver skal redegøre for evt. forbehold for denne beskrivelse. b) Tilbudsgiver skal garantere, at løsningen overholder persondataloven og anden relevant lovgivning på området. Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-b): 14. Tilgængelighed Tilbudsgiver skal redegøre for, om løsningen lever op til de internationale retningslinjer for tilgængeligt webdesign fra World Wide Web Consortium ( 15. Adgang til løsningen Tilbudsgiver bedes redegøre for, om a) Systemet, for samtlige brugere, er tilgængeligt via gængse browsere og operativsystemer uden særlig indstilling eller krav til plugins. b) Systemet, foruden adgang fra pc, også kan stille et udsnit af funktionaliteten til rådighed for ansøgere på en smartphone eller tablet, f.eks. give ansøgere mulighed for at se ledige stillinger eller modtage sms er. Tilbudsgiver indsætter sin besvarelse a)-b): 16. Integration til Aalborg Kommunes hjemmeside Aalborg Kommunes hjemmeside er pt. baseret på Microsoft SharePoint Der er dog indgået kontrakt med Kraftvaerk omkring skift af platform til Kraftvaerk Kommuneportal, som forventes at ske i første halvår af Kraftvaerk Kommuneportal er baseret på Umbraco CMS. Ledige stillinger på kommunens nuværende hjemmeside er den mest besøgte side med ca sidevisninger pr. halvår. De ledige stillinger publiceres på kommunens hjemmeside via web-service, der to gange dagligt henter ledige stillinger på Jobnet og viser dem på hjemmesiden. Der er flere hundrede abonnenter på mails om ledige stillinger på kommunens hjemmeside. Der er pt. ikke planer om at ændre måden at håndtere ledige stillinger på kommunens hjemmeside. 17. Integration til Aalborg Kommunes íntranet Aalborg Kommunes intranet er baseret på Micrsoft SharePoint 2010, hvor der ovenpå kører en Wizdom løsning fra Webtop. Der er pt. forventninger om at opgradere til SharePoint 2013 incl. Wizdom i foråret E-rekrutteringsløsningen skal kunne vise interne ledige stillinger på kommunens intranet. 18. Publiceringskanaler 5/6

6 at vælge en eller flere publiceringskanaler i e-rekrutteringssystemet, eksempelvis Aalborg Kommunes intranet, Aalborg Kommunes hjemmeside, Jobnet samt aviser/fagblade. Såfremt der vælges aviser/fagblade, skal det være muligt at tilknytte/vedhæfte en bemærkning, eksempelvis oplysning om EAN-nummer, en forkortet udgave af stillingsopslaget eller lignende. 19. Digital straffeattest og børneattest Rigspolitiet arbejder pt. med at gøre straffeattester tilgængelige digitalt. Når dette er gennemført, er det ønsker Aalborg Kommune, at leder eller dennes stedfortræder kan indhente børneattest og/eller den offentlige straffeattest på den person, som påtænkes ansat. 20. Brugerstyring pc brugere i kommunen Aalborg Kommune ønsker single sign on, således at der i løsningen anvendes samme brugernavn og password som Windows (AD integration), og således at der sker automatisk log on til løsningen, hvis brugeren allerede er kendt af domænet. 21. Brugerstyring ikke-pc brugere og eksterne medlemmer af ansættelsesudvalg Brugere, der er ansat i kommunen, men ikke pc bruger samt brugere der ikke er ansat i kommunen (eksterne medlemmer af ansættelsesudvalg) skal kunne tilgå løsningen med samme funktionalitet som pc brugerne i kommunen. 22. Brugerstyring generelt Tilbudsgiver bedes generelt beskrive sin brugerstyringsløsning. 6/6