Kommissorium for arbejdsgruppe vedr. anvendelse af lokalhistoriske billeder Aarhus Kommune Sekretariatet Kultur og Borgerservice Sekretariatet Alice Johnsen
Indhold 1. Projektets baggrund og problemstilling... 3 1.1. Projektets baggrund... 3 1.2. Projektets problemstilling... 4 2. Arbejdsgruppens ydelser/leverancer... 4 3. Organisation og bemanding... 5 4. Tids- og aktivitetsplan... 5 5. Kommunikationsplan... 6 6. Projektafslutning... 6
Aarhus Kommune Side 3 1. Projektets baggrund og problemstilling 1.1. Projektets baggrund Byrådsbeslutningen I forbindelse med indstilling om flytning af Bymuseets funktioner til Den Gamle By indgik forslag om at den kommunale billedsamling fra Hovedbiblioteket og Åby Bibliotek indenfor en to-årig periode overføres til Den Gamle By. Beslutningen blev den 22. juni 2011 tiltrådt af Byrådet under forudsætning af, at Den Gamle By indgår i et tæt og forpligtende samarbejde med øvrige interessenter om anvendelse af billedsamlingen, der placeres i regi af Den Gamle By. Der nedsættes en arbejdsgruppe, der beskriver rammerne for samarbejdet. Formandskabet deles af Direktøren for Den Gamle By og Stadsarkivaren. Den Gamle by forpligter sig til at inddrage forskellige aktører i arbejdsgruppen. Stadsarkivet deltager og er endvidere ansvarlig for udpegning af 2 deltagere, der repræsenterer lokalarkiverne. Når arbejdsgruppen har færdiggjort sit arbejde fremsender arbejdsgruppen resultatet til Kulturudvalget til orientering. Der iværksættes efterfølgende en evaluering af samarbejdet, som forelægges Kulturudvalget.
Aarhus Kommune Side 4 1.2. Projektets problemstilling Arbejdsgruppen har af Byrådet fået til opgave at udarbejde forslag til håndtering af følgende emner: Sikring af praktisk tilgængelig til billederne for borgerne. Principper for digitalisering, herunder valg af platform for formidling og registrering af stamdata. Aktivering af frivillige i såvel indsamling/supplering af samlingen og registrering af billeder. Samarbejde om formidlingsindsatsen vedr. lokalhistoriske billeder. 2. Arbejdsgruppens ydelser/leverancer Med afsæt i ovenstående opgavebeskrivelse kan der peges på følgende leverancer: 1. At skabe et overordnet overblik over de forskellige billedsamlinger i Aarhus som i dag findes på biblioteker, museer og i arkiver: a. Hvilke billedtyper de enkelte samlinger indeholder b. I hvilket omfang billeder er registrerede og katalogiserede c. I hvilket omfang de er digitaliserede 2. At udarbejde forslag til, hvordan borgere, studerende, forskere mv. sikres tilgængelighed til billederne. Der skal i den forbindelse anvises, hvordan den praktiske arbejdsgang vil være for at få adgang til billederne såvel fysisk som i digitaliseret form. 3. At træffe beslutning om, hvordan man skal registrere og lagre billeder og billeddata, herunder hvordan de deles og formidles til offentligheden. Der skal som minimum sikres generel tilgængelighed via netplatforme. Arbejdet tager udgangspunkt i, at der også fremadrettet vil være billedsamlinger flere steder. Fokus skal være på at sikre tilgængelighed og at materiale kan deles. Der skal desuden være fokus på et tilstrækkeligt højt kvalitetsniveau i skanning og digitalisering mhp. fremtidssikring af billederne. Der indhentes inspiration og erfaringer fra udenlandske digitaliserings- og formidlingsprojekter. 4. At udarbejde retningslinjer for hvordan fysiske billeder bevares for eftertiden. 5. At beskrive hvordan frivillige aktiveres i digitalisering og registrering af billederne i de eksisterende samlinger.
Aarhus Kommune Side 5 6. At beskrive hvordan frivillige aktiveres i indsamling og supplering af samlingerne. Der kan etableres flere sideløbende projekter for aktivering af frivillige i de forskellige institutioner. 7. At beskrive hvordan de forskellige kulturhistoriske institutioner i Aarhus kan samarbejde om formidlingsindsatsen vedr. lokalhistoriske billeder og lokal- og byhistoriske emner generelt. Herunder at opstille visioner for formidlingsindsatsen og organiseringen af samarbejdet på længere sigt. 3. Organisation og bemanding Byrådet har forudsat at formandskabet for arbejdsgruppen deles af direktøren for Den Gamle By og Stadsarkivaren. Ved arbejdsgruppens sammensætning skal der inddrages forskellige aktører, herunder repræsentanter for lokalarkiverne. Arbejdsgruppen har følgende sammensætning: Thomas Bloch Ravn, direktør i Den Gamle By Søren Bitch Christensen, Stadsarkivar Svend-Erik Christiansen, Lokalarkiverne Knud Schulz, chef for Hovedbibliotektet Martin Brandt Djupdræt, overinspektør i Den Gamle By Claus Juhl Knudsen, it-arkivar i Stadsarkivet (fra november 2011) Alice Johnsen, chefkonsulent i Kultur og Borgerservice (sekretær for gruppen) Arbejdsgruppen har ansvaret for at inddrage relevante interessenter. Arbejdsgruppen kan nedsætte undergrupper til løsning af afgrænsede opgaver jf. beskrivelsen af arbejdsgruppens leverancer. 4. Tids- og aktivitetsplan Nedenfor angives en overordnet tids- og aktivitetsplan for projektet. Fase Forberedelse Hovedaktivitet (evt. også delfaser) Byrådsbeslutning om overflytning af billedarkivet på Hovedbiblioteket til Den Gamle By under forudsætning af igangsætning af samarbejdsprojekt vedr. anvendelse af billedsamlingen. Forberedende møde med deltagelse af direktør Kirsten Jørgensen. Hovedlinjer i kommissorium for arbejdsgruppen fastlægges. Tidsperiode: start-slut 22. juni 2011 9. september 2011 Start 1. møde i arbejdsgruppen 3. oktober 2011 Præsentation af kommissorium for Kulturudvalget v. Thomas Bloch Ravn og Søren Bitch Chri- 1. november 2011
Aarhus Kommune Side 6 Fase Gennemførelse Hovedaktivitet (evt. også delfaser) stensen Opgave 1: Etablering af overordnet overblik over billedsamlinger Opgave 2-7: Detailplanlægges i arbejdsgruppen Tidsperiode: start-slut Okt. dec. 2011 Okt. 2011 marts 2012 Afslutning Rapport færdigbehandles i arbejdsgruppe April 2012 Godkendelse af rapport på rådmandsmøde Primo maj 2012 Præsentation af rapport for Kulturudvalget Ult. maj/juni 2012 5. Kommunikationsplan Der udarbejdes som et led i arbejdsgruppens arbejde en kommunikationsplan. Der skal være fokus på informationsindsatsen overfor borgerne. Der planlægges bl.a. en fælles kronik v. Thomas Bloch Ravn og Søren Bitch Christensen. 6. Projektafslutning Arbejdsgruppen skal forelægge resultatet af arbejdet for rådmanden til godkendelse. Herefter fremsendes resultatet til Kulturudvalget til orientering. Kultur og Borgerservice har ansvaret for, at der efterfølgende iværksættes en evaluering af samarbejdet, som forelægges Kulturudvalget. Denne evaluering gennemføres efter selve projektperioden.