Boligselskabet af 1961 i Tikøb Referat fra organisationsbestyrelsesmødet Tirsdag den 25. september 2012 kl. 18.00 i det lille fælleslokale beliggende Hovgårdsparken, Espergærde. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet af 1961 i Tikøb... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Bestyrelsesforhold... 2 3.4 Bestyrelsens konstituering... 3 3.5 Bestyrelseshonorar... 3 3.6 Boligselskabets årsregnskab... 4 3.7 Revisionsprotokol... 4 3.8 Bestyrelsens årsberetning... 4 3.9 Godkendelse af styringsrapport... 5 3.10 Boligselskabets budget... 5 3.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 5 3.12 Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea.... 6 3.13 Kataloger om husorden, vedligeholdelse og råderet... 6 3.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 7 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 4 Boligselskabets afdelinger... 7 4.1 Årsregnskaber... 7 4.2 Driftsbudgetter... 8 4.3 Orientering om driftsforhold... 9 5 Mødeplanlægning... 9 6 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Michael Busted, formand, 15-01 Flemming Kryger, 15-25 Hanne Juhler, 15-25 Jørgen Madsen, 15-02 Per Volmar, 15-25 (afbud) Lis Christoffersen, Kommunen Jens-Ole Andersen, Kommunen (afbud) Karin Thomsen, Domea Peter Krogh, Domea Øvrige deltagere: Kjeld Skelmose, Domea Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 5. oktober 2012
1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 30. august 2011. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligselskabet af 1961 i Tikøb 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formanden fortalte, at man håbede at få foden indenfor i kommunen, da man gerne ville have nogle alm. familie boliger inde i Helsingør. Man var blevet færdige på Vinkeldamsvej og det var blevet et godt byggeri. Der havde været få møder, kun efter behov. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Karin Thomsen fortalte, at 2015 planen er ved at udfolde sig og et af målene er billigere adm. bidrag. Peter Krogh spurgte om det var muligt at få udlejningsskemaet på til næste år, så man havde et overblik over udlejningssituationen i afd. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Michael Busted Formand Repræsentantskabet 2013 Side 2 af 9
Flemming Kryger Medlem Repræsentantskabet 2012 Hanne Juhler Medlem Repræsentantskabet 2012 Jørgen Madsen Medlem Repræsentantskabet 2012 Per Volmar Medlem Repræsentantskabet 2013 Lis Christoffersen Medlem Kommunen 2013 Jens-Ole Andersen Medlem Kommunen 2013 Karin Thomsen Medlem Domea 2012 Peter Krogh Medlem Domea 2012 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Flemming Kryger, Hanne Juhler og Jørgen Madsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 25. september 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Michael Busted Formand Repræsentantskabet 2013 Flemming Kryger Næstformand Repræsentantskabet 2014 Hanne Juhler Medlem Repræsentantskabet 2014 Kurt Bilde Medlem Repræsentantskabet 2014 Per Volmar Medlem Repræsentantskabet 2013 Lis Christoffersen Medlem Kommunen 2013 Jens-Ole Andersen Medlem Kommunen 2013 Karin Thomsen Medlem Domea 2013 Peter Krogh Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. Referat: Bestyrelsen konstituerede sig med Flemming Kryger som næstformand. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 72,88 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 43,77 pr. lejemålsenhed for boligorgani- Side 3 af 9
sationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Referat: Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Honoraret bliver udbetalt ca. 1. september 3.6 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr. 41.528.- Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 og 11. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. april 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter blev forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 og 11, suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 4 af 9
3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 3.10 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. april 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Referat: Bestyrelsen godkendte budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 3.11 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet af 1961 i Tikøb kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Referat: Bestyrelsen udpegede Michael Busted og Flemming Kryger af sin midte for 1 år. Side 5 af 9
3.12 Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea. Den nuværende aftale trådte i kraft 1. oktober 2008, med forventning om genforhandling den 30. september 2012. Udkast til ny forretningsføreraftale med tilhørende bilag vedlægges, som nævnt nedenfor: Ydelseskatalog Bolig- og ejendomsadministration. Ydelseskatalog Prisliste. Referat: Bestyrelsen indgik i en ny forretningsføreraftale med Domea, som herefter blev underskrevet. 3.13 Kataloger om husorden, vedligeholdelse og råderet Som et tilbud til organisationerne kan Domea hjælpe med at udarbejde informationskataloger til beboerne i de enkelte afdelinger om husorden, vedligeholdelse og råderet (eksempler fremvises på mødet). Husordenskataloget informerer om bl.a. ejendomskontoret, naboklager, støj og retningslinjer for lejemål både indendørs og udendørs. Råderetskataloget oplyser om mulighederne for at ændre individuelle lejemål efter den enkelte beboers behov og ønsker, hvad der i den forbindelse regnes som henholdsvis forbedringer og forandringer samt om godtgørelse ved fraflytning. Vedligeholdelseskataloget er en guide omkring boligens stand ved indflytning og fraflytning, der informerer om vedligeholdelsesreglement, normalistandsættelse og misligehold. Formålet med katalogerne er at give beboerne opdateret og afdelingsspecifik viden om husorden, vedligeholdelse og råderet. Samtidig kan katalogerne fungere som inspiration og redskab, fx når en beboer er i tvivl om, hvad der forventes af løbende vedligehold af lejemål eller har overvejelser om at forbedre sin bolig. I katalogerne bliver informationen præsenteret på en overskuelig måde og regler om f.eks. råderet er tilpasset de konkrete forhold i hver enkelt afdeling. Udarbejdelsen af et enkelt katalog koster 10.000 DKK pr. afdeling, for alle tre kataloger er den samlede pris 25.000 DKK. Prisen omfatter Domeas bistand i at tilpasse katalogskabelonen til afdelingens konkrete regler, forhold og ønsker, dertil billeder fra afdelingen taget af en professionel fotograf til brug i kataloget samt layout. Domea håndterer også trykning og distribution, disse udgifter skal dog betales af boligafdelingen. Referat: Bestyrelsen godkendte udarbejdelse og betaling af kataloger til afdelingerne 15-01 Buen, 15-02 Munkegårdsvej og 15-25 Hovgårdsparken, til en samlet pris på kr. 75.000. Side 6 af 9
3.14 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I Boligselskabet af 1961 i Tikøb er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Referat: Bestyrelsen indstillede Michael Busted og Flemming Kryger til Domeas regionsmøder. 3.15 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet af 1961 i Tikøb kan vælge op til 1 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Referat: Bestyrelsen valgte Flemming Kryger for 1 år. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. april. 2011 til 31. marts 2012 vedlægges som bilag. Side 7 af 9
Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 15-01: overskud på kr. 98.884,- Afdeling 15-02: overskud på kr. 73.072,- Afdeling 15-06: overskud på kr. 125.308,- Afdeling 15-07: overskud på kr. 178.608,- Afdeling 15-08: underskud på kr. 103.993,- Afdeling 15-12: overskud på kr. 43.430,- Afdeling 15-13: overskud på kr. 22.602,- Afdeling 15-14: underskud på kr. 102.990,- Afdeling 15-25: overskud på kr. 63.559,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 27. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. april. 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Afdeling 15-01: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.866.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 20. september 2012. Afdeling 15-02: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.753.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 19. september 2012. Afdeling 15-06: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.425.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Afdeling 15-07: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.864.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. april 2013. Afdeling 15-08: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.697.000 og indebærer en lejeregulering på 2,84 % pr. 01. april 2013. Afdeling 15-12: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.921.000 og indebærer en lejeregulering på 0,81 % pr. 01. april 2013. Afdeling 15-13: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 951.000 og indebærer en lejeregulering på 0,98 % pr. 01. april 2013. Side 8 af 9
Afdeling 15-14: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.966.000. og indebærer en lejeregulering på 10,30 % pr. 01. april 2013. Afdeling 15-25: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 8.811.000 og indebærer en lejeregulering på 6,87 % pr. 01. april 2013. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 04. september 2012. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at man er overgået til egenbetaling af vand Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.3 Orientering om driftsforhold Yderligere orientering gives på mødet. Referat: Kjeld Skelmose fortalte at man forhandler med kommunen, om at købe en grund i midtbyen af Helsingør. Han fortalte, at han snarest indkalder til et møde imellem afd. 15-14 Vinkeldamsvej og 571-01 som er kommunens bygning på samme matrikel. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2013. 13-03-2013 Bestyrelsesmøde kl. 18.00 på Vinkeldamsvej, Helsingør 25-09-2013 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 18.00 på Montebello Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Eventuelt Referat: Intet under evt. Side 9 af 9