DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde MØDEREFERAT 4 MAJ 2009 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgsmøde Møde afholdt: 28. april 2009 Sted: Lokale B + B Referent: Lisa Schultz SAG: SU-MØDE Til stede: Martin Zachariasen Henrik Ingerslev Steen Georg Brandt Klaus Hansen Sidsel Jensen Inge Hvid Jensen John Wrisberg Lisa Ibenfeldt Schultz Sagsnr. oplyses ved henv. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 24/3 3. Meddelelser fra ledelsen (Martin) 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgaveliste (Lisa) 6. Test af brandalarmer (Henrik) 7. Opfølgning på APV (Lisa) 8. Udkast til reviderede vedtægter (Lisa) 9. Status for administrationens overflytning (diskussion) (Steen) 10. Tillæg for varetagelse af tillidshverv (Ruth/Lisa) Referat 2009 28 04.doc
11. Ansættelse af personer i skånejob/fleksjob (Ruth/Lisa) 12. Økonomi - herunder budgetopfølgning 2009 inkl. 1. kvartal 2009 (Steen) 13. Politik for inddragelse af medarbejdere og studerende (beslutning) (Lisa) 14. DIKUs strategidokument (diskussion) 15. Referater fra HSU og FSU - se links nedenfor 16. Eventuelt SIDE 2 AF 6 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Klaus Hansen bemærkede, at punktet arbejdsmiljøet i receptionen var udgået og forslog derfor, at punktet behandles under behandlingen af punkt 9. Med den tilføjelse blev dagsordenen godkendt. 2. Godkendelse af referater Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen oplyste, at et enkelt VIP-ansættelselsesforhold (post.doc.) er blevet forlænget, således at pågældende er overflyttet fra stillingsstrukturen fra 2004 til den gældende stillingsstruktur fra 2007, at der er opslået et lektorat med henblik på fastansættelse af en adjunkt, at ledelsen vil udarbejde en fastholdelsesplan for videnskabeligt personale, at Fakultetet har sat fortætning på dagsordenen igen, idet der skal spares yderligere på arealforbruget som følge af bl.a. nybyggeri. Steen Georg Brandt oplyste, at den tidligere fortætningsplan kun tog udgangspunkt i de ansattes udnyttelse af lokalerne. Det blev besluttet, at studenterkantinen skal kaldes studenterkøkken el. lign. for at undgå, at den bliver omfattet af Fakultetets samlede kantineplan. Henrik Ingerslev oplyste, at SCIENCE-IT forventes at flytte til nye bygninger efter sommerferien. Samtidig med den organisatoriske flytning til SCIENCE-IT vil DI- KUs tidligere IT-medarbejdere blive repræsenteret i Fakultetets samarbejdsudvalg. Steen Georg Brandt oplyste, at TAP-Adm gruppen havde deltaget i et 2-dages fælles seminar med TAP-Adm. gruppen fra Kemisk Institut. Temaet havde været fremtidig organisering og fælles kultur. Konsulentfirmaet Green og Andersen havde tilrettelagt seminaret og det var meget vellykket. Det forventes, at TAP-Adm gruppen flytter den 15. maj 2009 eller snarest herefter, når IT-strukturen er etableret.
4. Meddelelser fra B-siden Inge Hviid Jensen oplyste, at Punkt.Ku vil blive afløst af en nyt intranet den 1. december 2009. Det nye intranet vil give mulighed for at etablere grupperum med ekstern deltagelse, fx med studerende. SIDE 3 AF 6 Klaus Hansen bemærkede, at Inge Hviid Jensen afløser Ruth Schlüter som arbejdsmiljørepræsentant i forbindelse med Ruth Schlüters fratræden. B-siden vil udpege en ny repræsentant for TAP-Adm-gruppen. 5. Gennemgang af opgaveliste Lisa Schultz gennemgik opgavelisten og bemærkede, at punkterne 3 og 4 samt 8 10 kan udgå, da opgaven enten er løst eller behandles på mødet. Opgave 5 (ansættelse under det sociale kapitel) og opgave 7 (ekstern konsulent til opfølgning på trivselsundersøgelsen) er ligeledes på dagsordenen for mødet. Klaus Hansen nævnte, det ikke har været muligt at afholde et VIP-møde, hvorfor han ikke har haft mulighed for at opfordre en kollega til at varetage opgaven som arbejdsmiljørepræsentant. Det blev besluttet, at Steen Georg Brandt retter henvendelse til Jens Erik Vang angående opgave 8 (foreløbig opgørelse af STÅ), og at Martin Zachariasen overtager opgave 14 (orientering af Forskningsudvalget om offentliggørelse af resultater om forskningsvogtning). 6. Test af brandalarmer Henrik Ingerslev oplyste, at ledelsen efter påkrav fra brandmyndighederne havde iværksat en test af brandalarmerne i UP1. Testen viste, at kun nogle af alarmerne hylede som foreskrevet. Fra alarmsystemet i mødelokalet er det muligt at aktivere alarmer i resten af bygningen, hvilket dog er upraktisk, da mødelokale ikke altid er bemandet. Der vil imidlertid blive opsat en vejledning til systemet. De røde alarmbokse til brandvæsenet virker imidlertid. Herudover oplyste Henrik Ingerslev, at han havde drøftet problemet med bygningsdriften, som dog ikke agtede at foretage noget, da alarmsystemet er indkøbt af instituttet og ikke af bygningsdriften. Ifølge bygningsdriftens handlingsplan vil der blive iværksat en brandøvelse til september 2009. Klaus Hansen bemærkede, at det er bygningsdriftens opgave at tage sig af ydre IT- Sikkerhed, herunder beredskab ved brand. 7. Opfølgning på APV
Lisa Schultz henviste til bilag 7a og bilag 7b om opfølgning på APVhandlingsplanerne. I tilknytning til bilag 7b om Rejseholdet oplyste Lisa Schultz, at hun havde været i kontakt med Rejseholdet, som er et nyt medie under Videnscenter for Arbejdsmiljø om afholdelse af et temamøde på DIKU om kampagnen Fra stress til trivsel. Lisa Schultz foreslog, at der afholdes et temamøde om trivsel i stedet for ekstern konsulentbistand, da det er vanskeligt at vurdere, hvilken form for konsulent, som instituttets medarbejdere har behov for/ønsker. Hvis medarbejderne på temamødet giver udtryk for et ønske om eksterne konsulentbistand, vil Rejseholdet kunne bistå med at præcisere og formulere medarbejdernes ønsker. SIDE 4 AF 6 Det blev besluttet, at Rejseholdet inviteres til at afholde et temamøde om trivsel. Endvidere blev det besluttet at afholde en oprydnings-sommerfest som beskrevet i bilag 7a. 8. Udkast til reviderede vedtægter Lisa Schultz oplyste, at Thomas Roepsdorft med henvisning til KUs arbejdsmiljøpolitik - havde anmodet om, at de studerende inddrages i instituttets arbejde med forbedring af arbejdsmiljøet. Udvalgets vedtægter og forretningsorden foreslås derfor ændret, således at de studerende får mulighed for at deltage i de dagsordenspunkter, som vedrører arbejdsmiljø. Samtidig foreslås antallet af ansatte medlemmer af udvalget ændret fra 8 til 6, da IT-sektionen udtræder af udvalget. De foreslåede ændringer blev vedtaget. 9. Status for administrationens overflytning Sidsel Jensen nævnte, at hun havde anmodet om at få arbejdsmiljøet i receptionen behandlet i SU på grund af den store arbejdsbelastning, som havde ført til Christina Frederiksens opsigelse. Hun noterede sig, at der var taget højde for problemerne i den nye organisationsplan, bl.a. ved at sørge for afløsning i tilfælde af sygdom eller andet fravær. Klaus Hansen efterlyste en redegørelse for, hvordan de studieadministrative opgaver skal løses i fremtiden, hvis ikke opgaverne skal varetages af receptionen. Steen Georg Brandt bemærkede, at de nye forskergruppesekretærer i vidt omfang skal varetage disse opgaver. Klaus Hansen bemærkede, at det er vigtigt, at opgaverne ikke falder mellem to stole og at sikre, at personfølsomme oplysninger (cpr. numre og karakterer) opbevares forsvarligt. Projekt- og specialesamlingen skal holdes ajour. Klaus Hansen var tillige bekymret for, om de studerende vil kunne finde frem til den rette forskergruppesekretær og om de tre forskergruppesekretærer vil kunne administrere et system med løbende nummerering af projekter og specialer.
Henrik Ingerslev ønskede oplyst, hvordan gæster i UP1-bygningen vises til rette, herunder gæster til TechTrans-enheden. SIDE 5 AF 6 Martin Zachariasen forklarede, at det er tanken, at instituttet i fremtiden skal anvende elektronisk aflevering og håndtering af specialer og opgaver. Ordningen er allerede indført på faget videnskabsteori. Endvidere er det planen, at Bent Urban Andersen flytter til receptionen. Bent Urban Andersen vil uddele kontorartikler og vil vise gæster til rette. Endvidere vil en gruppesekretær være placeret i UP1 og pågældende kan tages sig af modtagelse af opgaver og specialer. Inge Hviid Jensen foreslog opsættelse af infoskærme med oplysninger om bygningen. Sidsel Jensen udtrykte bekymring for omfanget af gruppesekretærernes arbejde. Steen Georg Brandt bemærkede, at gruppesekretærerne ikke havde udtrykt bekymring på TAP-seminaret. Endvidere skal de ikke løse alle opgaver, da de kun skal agere entry-point for visse opgaver, som straks skal sendes videre. Martin Zachariasen bemærkede, at det vil være muligt at justere gruppesekretærernes opgaveportefølje, hvis noget fx rejseafregninger - mest hensigtsmæssigt løses centralt. Den nye struktur skal evalueres. Sidsel Jensen foreslog, at beskrivelsen af den nye organisation udvides med en beskrivelse af Bent Urban Andersens opgaver, herunder også opgaver som betjening af alarm og udlån af projektorer. 10. Tillæg for varetagelse af tillidshverv Punktet blev udsat 11. Ansættelse af personer i skånejob/fleksjob Punktet blev udsat. 12. Økonomi Steen Georg Brandt gennemgik dokumentet budgetopfølgning marts 2009. Klaus Hansen henviste til budgettet for 2010 og ønskede oplyst, om der i budgettet var taget hensyn til 5 eller 6 nedlagte VIP-stillinger. Steen Georg Brandt påtog sig at udarbejder en skriftlig redegørelse for den forventede udmøntning af de budgetterede lønmidler til 2010. Han gjorde endvidere opmærksom på, at alle godtgørelser til fratrådte medarbejdere er medregnet i budget-
tet for 2009. Det er ikke muligt at have underskud i 2010, hvorimod alle institutter under Det Naturvidenskabelige Fakultet vil have underskud i 2009. Udgifterne til SCIENCE-IT er dog fortsat en ubekendt faktor. SIDE 6 AF 6 13. Politik for inddragelse af medarbejdere og studerende Klaus Hansen foreslog politikken indarbejdet i DIKUs strategidokument, jf. punkt 14. 14. DIKUs strategidokument Klaus Hansen havde følgende bemærkninger til udkastet: politik for inddragelse af medarbejdere og studerende bør indgå i strategien og ikke udgøre et selvstændigt dokument, der skal arbejdes med en strategi for (interne eller eksterne) undervisningskompetencer, således at instituttet råder over de fornødne kompetencer, dokumentet bør indeholde en strategi for anvendelse af engelsk som undervisningssprog på kandidatuddannelsen, strategien bør illustrere, hvad der er særligt ved DIKU den bør ikke være så indadvendt. 15. Referater fra HSU og FSU Punktet blev ikke realitetsbehandlet. Medlemmerne henvistes til selvstudier. 16. Eventuelt Udvalget drøftede afholdelsen af en afskedsfest for IT-personalet.