Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget. Forum. Møde afholdt: 27. november Sted: Universitetsparken 5. Lisa Ibenfeldt Schultz.

Transkript

1 DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET MØDEREFERAT 2. DECEMBER 2013 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 27. november 2013 Sted: Universitetsparken 5 UNIVERSITETSPARKEN KØBENHAVN Ø Referent: Lisa Ibenfeldt Schultz TLF DIR Til stede: Martin Zachariasen Kasper Verdel Rasmussen Malene Bolding Andreasen Stefan Sommer Christian Wulff-Nilsen Lisa Ibenfeldt Schultz FAX MOB schultz@diku.dk REF: LIIS SAG: / Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Ken Friis Larsen og Anya Kjærsig Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af ordinært møde 10. oktober Meddelelser fra ledelsen 4. Meddelelser fra B-siden 5. Gennemgang af opgavelisten 6. Handlingsplan til DIKU Lokalesituationen analyse af lokalerne på SCIENCE

2 8. Undervisningslokaler administrative ændringer 9. Politik for brug af andres kontorer 10. MUS Revideret mobbepolitik 12. Sygefraværsstatistik 13. Regnskab Q3 og budget Mødekalender Eventuelt 16. Undervisningsforpligtelser for post.docs 17. IT-kontaktudvalg mødereferat 18. Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager 19. Arbejdsmiljø-audit rapport 20. Sikkerhed i forbindelse med studenterrevyer 21. Beredskabsplan 22. Førstehjælpskurser 23. Evakueringsøvelse 24. Arbejdsmiljøtjek 25. Roller, ansvar og grænseflader i arbejdsmiljøarbejdet SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af ordinært møde 10. oktober 2013 Referatet blev godkendt. 3. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen havde følgende meddelelser: DIKU havde den 26. november 2013 besøg af Scientific Advisory Board, SAB. Til brug for mødet havde DIKU udarbejdet en selvevalueringsrapport, som - uden bilag - vil blive sendt ud til alle medarbejdere sammen med SAB s rapport med anbefalinger. SAB havde også holdt et møde med dekanen. SAB udtrykte generelt, at DIKU havde gjort det godt i de seneste år, men at frafaldet på datalogiuddannelsen og den omstændighed, at instituttet ikke står stærkt i forhold til EU-funding er kritisk. SAB udtrykte også bekymring over den geografiske deling, hvilket forventes at ville indgå i rapporten. Anbefalingerne fra SAB vil blive drøftet på næste møde og på et staff-møde og vil blive behandlet i strategi-handlingsplanen. DIKU forbereder ansættelse af to lektorer eller professorer i computer systems og har i den forbindelse sendt tilbud til to personer, som nu overvejer ansættelsestilbuddet. Der er tre stillingsopslag på vej til at understøtte undervisningen på KOM IT og der vil sandsynligvis kunne foretages ansættelser inden næste studieår. Herudover er der planlagt endnu en stilling i 2014 inden for computer security, men opslaget er ikke forberedt i detaljer endnu. I øvrigt er stillingen inden for computer security i overensstemmelse med en anbefaling fra SAB. SCIENCE har nedsat en arbejdsgruppe om Data Storage og Scientific Computing, som skulle vurdere, om denne service skal leveres til institutterne af fakultetet. Anbefalingen blev, at fakultetet skal vare-

3 tage opgaven, da man mangler den nødvendige infrastruktur og der er behov for SIDE at opbevare 3 AF 7 data sikkert med henblik på deling og dokumentation. Det kan være ScienceIT eller eksterne parter, som skal levere servicen. Det er sandsynligt, at servicen vil komme på budgettet som led i en større bevilling til infrastruktur. Der har været holdt IT-institutledermøde tidligere i november. Her blev det drøftet, om der kan etableres en master-uddannelse som efteruddannelsestilbud til personer uden datalogi-baggrund. IT-Vest og ITU udbyder allerede en master-uddannelse, men DIKU har foreslået, at den udbydes nationalt, bl.a for at sikre bedre økonomi. Der var positiv opbakning til forslaget, som nærmere går ud på, at uddannelsen forankres to steder - Øst og Vest - og at de enkelte universiteter leverer fagpakker til uddannelsen. Lisa Schultz og Kasper Rasmussen orienterede om SU-konferencen på KU den 25. november 2013, som lancerede 2014 som samarbejdets år. Der vil blive udsendt materiale fra konferencen. 4. Meddelelser fra B-siden Intet 5. Gennemgang af opgavelisten Udvalget gennemgik opgavelisten og henviste til, at punkt 1-4 og 6-9 er på dagsordenen for indeværende møde. Med hensyn til punkt 5 (incitamenter til at bidrage til formidling) besluttede udvalget at opretholde punktet og samtidig integrere det i strategihandlingsplanen. Med hensyn til punkt 8 om uddannelser oplyste Stefan Sommer, at han vil være bortrejst i januar og derfor vil følge det næst kommende kursus. 6. Handlingsplan til DIKU2017 Martin Zachariasen henviste til det udsendte dokument og understregede, at der var tale om en opsamling fra strategiseminaret. Ledelsen har herefter udvalgt nogle konkrete handlinger, som den anbefaler at fremme og de vil blive præsenteret på staff-mødet den 6. december Der er tale om: 1. Rekruttering a. udbygget gymnasieindsats, bl.a. med et rejsehold eller instruktorer b. netværk for gymnasielærere, som underviser i datalogi c. opdatering af website med bistand fra en konsulent, som kan stå for rekruttering både nationalt og internationalt. 2. Fastholdelse: a. Revision af bacheloruddannelsen i datalogi bl.a. af hensyn til studiefremdriftsreformen. Der nedsættes et udvalg fra december, som skal have et forslag klar i løbet af foråret, som herefter kan implementeres i studieåret 2015/16. SAB vurderede, at bacheloruddannelsen var fagligt god, men at strukturen var problematisk. Den kan derfor ændres, så der kun udbydes et kursus ad gangen eller så kurserne meget tæt koordinere eller man kan vælge at udbyde færre emner på kurserne. Malene Bolding Andreasen spurgte til gennemførte frafaldsundersøgelser og tilføjede, at hun havde deltaget i fokusgruppeinterview med førsteårsstuderende. De var positive og glade og understregede, at kantinen og instruktorerne betyder rigtig meget. Martin Zachariasen oplyste, at der findes frafaldsundersøgelser og de viser forskellige begrundelser for frafald. Samtidig viser de kritik af instituttets undervisning. Stefan Sommer henviste til et inter-

4 view i forbindelse med adjunktpædagogikum, hvor de studerende også havde SIDE 4 AF været 7 meget positive. Martin Zachariasen tilføjede, at mange studerende synes, at studiet er svært, men at de også gerne vil udfordres. Herudover nævnte han, at et udvalg er ved at se på ændring af kandidatuddannelsen, så den indeholder flere anbefalede studieforløb i stedet for profiler. b. Undervisningsnorm skal revideres og simplificeres, således at instituttet opererer med større enheder, fx 50 timer i stedet for enkelttimer. Forslag til en ændret undervisningsnorm skal drøftes i SU igen. c. Kompetenceudvikling skal sættes bedre i system, da instituttets undervisning ikke er tilstrækkelig innovativ. Kompetenceudvikling kan fx omfatte deltagelse i seminarer, perspektivering af undervisningen og kollega-supervision. Da det kan blive svært at rekruttere studerende som instruktorer overvejer ledelsen at ansætte studerende i en ny stillingskategori, som både indeholder instruktoropgaver og forskningsmedhjælp i et løbende forløb over et år i 10 timer om ugen. Christian Wulff-Nielsen spurgte til offentliggørelse af den til grund liggende rapport. Martin Zachariasen bemærkede, at undersøgelsen var lavet af fakultetet og der var nævnt flere personlige forhold, som ikke bør offentliggøres. 3. Funding. Det foreslås, at institutlederen indgår resultatkontrakter med sektionslederne, som får et større ansvar og en større andel af instituttets budget samtidig med, at budgettet fastsættes i forhold til antallet af STÅ og eksterne midler. Det øgede budget kan fx bruges til medfinansiering af phduddannelsesforløb. 7. Lokalesituationen analyse af lokalerne på SCIENCE Martin Zachariasen henviste til den tidligere orientering om emnet på seneste staffmøde og tilføjede, at fakultetets opgørelse viser, at instituttets nuværende areal er 81 kvm større end normen. Ledelsen har haft møde med arkitekterne og har bemærket, at instituttet har laboratorier i tre kontorer på Søndre Campus: Wallviz og Experience Lab. Hvis opgørelsen ændres således, at de nævnte laboratorier indgår, vil regnestykket gå op. Problemet er imidlertid stadig, at DIKU betragtes som et tørt institut og der er derfor ikke beregnet plads til laboratorier og serverrum. På våde institutter er der beregnet 30 kvm til laboratorier til alle lektorer og professorer, selv om de ikke bruger dem. Kasper Verdel Rasmussen ønskede oplyst, om opgørelserne er korrekte. Lisa Schultz bekræftede, at målene svarer til instituttets egne opgørelser. Martin Zachariasen tilføjede, at der vil blive udarbejdet en revideret opgørelse. På baggrund heraf vil ledelsen kontakte dekanen om normens opdeling mellem våde og tørre institutter. Instituttets indfaldsvinkel vil være, at DIKU ikke kun er et tørt institut og at DIKU derfor allerede optjener STÅ som et vådt institut. Man kan også stille spørgsmålstegn ved, om professorer i våde institutter med laboratorier har brug for 12 kvm til kontor, når de er i laboratoriet meget af tiden. Vejledning kan måske også gennemføres i laboratorierne. Christian Wulff-Nilsen omtalte problemer med manglende plads til gæster. Martin Zacharisen tilføjede, at der også mangler plads til emeritus og eksterne undervisere. Kasper Verdel Rasmussen nævnte den eksisterende opdeling i kontorer og ønskede oplyst, om det vil være muligt at fjerne vægge, således at pladsen kan udnyttes bedre. Martin Zacharisen tilkendegav, at det vil være muligt, men at udgiften vil påhvile instituttet.

5 SIDE 5 AF 7 Lisa Schultz bemærkede, at opgørelsen over medarbejdere er opgjort i årsværk, men at instituttet har langt flere personer end årsværk på grund af flere deltidsansatte. Stefan Sommer omtalte muligheden for at leje lokaler selv eller opføre barakker i parken. Martin Zachariasen bemærkede, at det vil indgå i den samlede vurdering. Instituttet må ikke leje lokaler, men fakultetet kan måske godt. HUM har lejet lokaler på grund af ombygning på KUA og SCIENCE har tilsvarende problemer, fordi man afventer Niels Bohr bygningen. 8. Undervisningslokaler administrative ændringer Martin Zachariasen henviste til et analyseprojekt om organisering af booking af undervisningslokaler på baggrund af forskellig administration på NAT og LIFE. Booking foregår centralt på LIFE og decentralt på NAT. Analysen anbefaler en central model for booking af undervisningslokaler og en decentral model for ad hoc bookinger. Lisa Schultz foreslog, at også ad- hoc bookinger samles, således at institutterne ikke skal opretholde en administration til at varetage opgaven og for at sikre kritisk masse. Hun tilføjede, at instituttet havde anbefalet, at data om behov for undervisningslokaler opsamles i et lukket felt i kursusdatabasen, således at data foreligger samlet, men at dette vil kræve en ændring af kursusdatabasemodulet, hvilket nok ikke er realistisk på nuværende tidspunkt. Kasper Verdel Rasmussen bemærkede, at bookinger foregår centralt på KUA og modellen indebærer, at kun særligt udvalgte medarbejdere kan bestille lokaler, hvilket er meget usmidigt. 9. Politik for brug af andres kontorer Martin Zachariasen opfordrede udvalget til at sende bemærkninger til Lisa Schultz. Christian Wulff-Nilsen foreslog, at det kun skal være muligt at låne kontoret ved fravær i længere tid, fx mere end en enkelt dag. Lisa Schultz bemærkede, at det er uhyre vanskeligt at finde lokaler til mindre møder. I praksis slår sekretærerne op i kalenderen for at fastslå, om en kollega er ude af kontoret på det pågældende tidspunkt. Det er en praktisk udfordring i det daglige. 10. MUS-2013 Lisa Schultz nævnte, at instituttet skal sende statistik til LSU inden 1. december Martin Zachariasen tilføjede, at instituttet har et budget til kompetenceudvikling og at han gerne modtager ønsker. 11. Revideret mobbepolitik Lisa Schultz nævnte, at punktet var sat på dagsordenen med henblik på at revidere listen over personer, som udsatte personer kan henvende sig til. Hun tilføjede, at hun havde anmodet om et kursus for personer på listen og at fakultetets arbejdsmiljøkonsulent havde tilkendegivet, at et kursus vil blive af holdt i Udvalgets medlemmer erklærede sig rede til at stå på listen og foreslog, at detaljerne drøftes på et senere møde.

6 12. Sygefraværsstatistik SIDE 6 AF 7 Lisa Schultz henviste til de nye vedtægter for udvalget, som forudsætter behandling af sygefraværsstatisk, selv om dette ikke længere er obligatorisk efter den nye samarbejdsaftale. Martin Zachariasen tilføjede, at ledelsen er opmærksom på sygefravær og har afholdt sygefraværssamtaler med sygemeldte medarbejdere. Stefan Sommer overvejede, om tallene dækker over, at syge medarbejdere blot er hjemme uden at melde sig syge. Udvalget tog statistikken til efterretning og anbefalede at påminde kollegaerne om, at sygefravær skal registreres. 13. Regnskab Q3 og budget 2014 Martin Zachariasen udtrykte tilfredshed med regnskabet, som forventes at vise et overskud på lidt over 2 mio. I forhold til budgettet for 2014 er målet, at der skal være et underskud, således at der kan foretages engangsinvesteringer fx hardware og måske phd-ansættelser. 14. Mødekalender 2014 Udvalget besluttede at afholde møder torsdage kl i Eventuelt Intet 16. Undervisningsforpligtelser for post.docs Lisa Schultz oplyste, at der endnu ikke foreligger en tekst til den nye stillingsstruktur, men at der foreligger nye interne retningslinjer for pædagogisk kompetenceudvikling, som præciserer, at det er muligt for post docs at følge adjunktpædagogikum, hvis uddannelsen godkendes af ledelsen. Martin Zachariasen oplyste supplerende, at den ny stillingsstruktur indebærer, at post doc ansættelse og undervisning ikke i sig selv kvalificerer til en lektorstilling. Det har tidligere været praksis på instituttet, men denne praksis kan ikke længere opretholdes. Stillingen er specifikt rettet mod forskning. 17. IT-kontaktudvalg mødereferat Kasper Verdel Rasmussen nævnte, at der stadig er problemer med service fra SCIENCE-IT, idet han personligt ikke modtager opringninger i forbindelse med henvendelser til servicedesk. Han omtalte en konkret henvendelse om problemer som følge af installation af SCIENCE PC, som først blev taget alvorligt efter en henvendelse fra administrationschefen. Han finder det problematisk, at de gode intentioner ikke bliver ført ud i virkeligheden. 18. Konkrete arbejdsmiljøhændelser og sager Udvalget tog oversigten til underretning. 19. Arbejdsmiljø-audit rapport Lisa Schultz oplyste, at hun som følge af anbefalingerne i rapporten og i samråd med IMF havde anmodet Campus Service om at flytte døren ud til vandrehallen, således at den adskiller de to institutters arealer. Sagen er nu under behandling hos vedligeholdelseschefen.

7 20. Sikkerhed i forbindelse med studenterrevyer SIDE 7 AF 7 Udvalget anbefalede, at sagen behandles i regi af Campus Service, da det ikke er instituttet, som udlejer lokaler til revyerne. 21. Beredskabsplan Lisa Schultz nævnte, at hun som beredskabskoordinator var blevet anmodet om at bede arbejdsmiljøudvalget om at prioritere det kommende års initiativer og hun anbefalede, at instituttet prioriterer førstehjælpskurser, herunder kurser i betjeningen af de hjertestartere, som netop er indkøbt og opsat. Udvalget besluttede at følge anbefalingen. 22. Førstehjælpskurser Udvalget besluttede, at Malene Bolding Andreasen og Lisa Schultz udarbejder et tilbud til instituttets medarbejdere. 23. Evakueringsøvelse Udvalget besluttede at afholde en øvelse inden for de kommende måneder på Nørre Campus og at Christian Wulff-Nilsen, Stefan Sommer og Anya Kjærsig står for gennemførelsen. Kasper Verdel Rasmussen orienterede om en nyligt afholdt brandøvelse på Søndre Campus. 24. Arbejdsmiljøtjek Udvalget besluttede, at arbejdsmiljøkonsulenterne gennemfører arbejdsmiljøtjek i begyndelsen af Roller, ansvar og grænseflader i arbejdsmiljøarbejdet Udvalget tog redegørelsen til efterretning.