Ekstraordinært møde i Administrationens samarbejdsudvalg Fredag den 16. januar 2015 REFERAT Til stede: Jane Kraglund, Louise Gade, Christina Breddam, Niels Damgaard Hansen, Kristian Thorn, Helle Colding Seiersen, Gitte Bak Ditlefsen, Anders Kragh Moestrup, Claus Palle, Søren Dam, Anna Mette Morthorst, Kjeld M. Søndergaard, Uffe Henrik Engberg, Lykke Ankersen, Leif Østergaard Mikkelsen, Søren Harbo Jensen og Lizzi Edlich (ref.) Afbud: Henrik Christensen Gæster under punkt 2: Lone Degn og Ole Rahn. Dato: 27. januar 2015 Ref: LIE Dagsorden Side 1 1. Godkendelse af dagsorden 2. Evaluering af SU-strukturen 3. Høring af oplæg til beslutning om organisatoriske snitflader i enhedsadministrationen samt orientering om status på de enkelte områder indre organisering 4. Forlængelse af det kvalificerede ansættelsesstop 5. Brug af studentermedhjælpere 6. Information til tillidsrepræsentanter vedr. ændring af væsentlige regler og love for ansatte 7. Arbejdsmiljøstatistikker 8. Orientering om tidsplan for næste APV 9. Orientering om evaluering af AU s personalepolitik 10. Orientering om ASU s høringssvar vedr. justering af AMO og SU-strukturen 11. Økonomi 12. Eventuelt Ad pkt. 1 - Godkendelse af dagsorden Jane Kraglund meddelte, at Berit Eika planmæssigt er udtrådt af ASU, og at Ole Rahn og Lone Degn som repræsentanter for Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) deltog på dagens møde under punkt 2. På forslag fra Gitte Bak Ditlefsen var der enighed om, at tilføje Opfølgning på referat som et fast punkt på dagsordenen. AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, Roskilde Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
Helle Colding Seiersen orienterede om, at klinikassistenterne på Odontologi har nedlagt arbejdet som en reaktion på en artikel, som institutlederen har skrevet i Tandlægebladet. I artiklen tilkendegiver institutlederen, at de penge, som er sparet ifm. afskedigelse af 21 klinikassistenter med begrundelse i besparelser, tænkes anvendt til ansættelse nye medarbejdere med en anden faglig profil. Medarbejderne har rejst sagen ad de formelle kanaler. Side 2 Jane Kraglund var ikke bekendt med den konkrete sag, men noterede sig, at sagen er rejst formelt, og at den vil blive undersøgt. På det mere generelle plan tilkendegav Jane Kraglund, at de afskedigelser, som har fundet sted i 2014 har gjort ondt på organisationen, og at der er brug for, at ledere og medarbejdere sammen kommer videre. Opfølgning på referat af ASU-mødet den 18. december 2014 Gitte Bak Ditlefsen spurgte, om det er lykkedes at hente de 15 mio. kr. i momstilgodehavende, som blev omtalt på sidste møde. Jane Kraglund lovede, at det vil blive undersøgt og svar sendt ud sammen med referatet. Gitte Bak Ditlefsen spurgte endvidere, om arbejdet med at etablere faglige fora som supplement til samarbejdsudvalgene er kommet videre. Formålet med disse faglige fora er at fastholde den fælles administrative kurs og sikre fortsat samarbejde og sparring mellem medarbejderne i Enhedsadministrationen. Jane Kraglund fandt det er vigtigt at have fokus på sammenhængskraft både i Enhedsadministrationen og mellem administrationen og de faglige områder. Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) arbejder på at få identificeret eksisterende tværgående faglige fora samt identificeret evt. behov for nye. På mødet den 18. december 2014 blev det foreslået, at budget for lønforbedringer kommer til at fremgå af enhedernes budgetter. Gitte Bak Ditlefsen spurgte, om man fra ledelsens side var gået videre med dette forslag. Jane Kraglund svarede, at de overenskomstmæssige lønfremskrivninger er indeholdt i budgetterne, men at det er vanskeligt budgetmæssigt at synliggøre tilbagefaldspenge. Herefter blev dagsordenen godkendt. Ad pkt. 2 - Evaluering af SU-strukturen Helle Colding Seiersen kommenterede indledningsvist på det høringssvar, som FSU ST har afgivet i forbindelse med høringen om justering af AMO og SUstrukturen. I høringssvaret tilkendegiver FSU ST, at man ikke ønsker at tilbyde 2-3 fuldgyldige pladser til administrationscentrets LSU, hvilket undrede hende, da netop det forslag var besluttet i HSU, hvor også dekanen for ST har plads.
Side 3 Louise Gade sagde, at uenighed på medarbejdersiden om dette forslag gør det vanskeligt for Universitetsledelsen på forhånd at reservere nogle pladser til bestemt medarbejderrepræsentanter, da det indirekte griber vi ind i organisationernes ret til at udpege medarbejderrepræsentanter. Anders K. Moestrup understregede, at der hvor man ledelsesmæssigt og økonomisk er organiseret, skal man have et samarbejdsudvalg. Jane Kraglund gjorde i den forbindelse opmærksom på, at administrationscentrene har dobbelt ophæng - både under direktøren og dekanen. Hun så det dobbelte ophæng som en mulighed for at skabe den nødvendige sammenhæng. Universitetsledelsen vil træffe en beslutning på baggrund af de modtagne høringssvar. Evaluering af SU-strukturen Tema 1: Samarbejde mellem de forskellige niveauer og de forskellige indflydelsesorganer på tværs. Der var en god debat, som er sammenskrevet i det følgende, og som danner grundlag for udvalgets evalueringssvar: Spørgsmål 1: Opgavefordelingen Under HSU s opgaver er nævnt orienteringspunkter fra FSU og LSU. Her bør ASU også nævnes. I forbindelse med stillingtagen til opgaver fandt udvalget, at det også er relevant at forholde sig til processer. Der var en oplevelse af, at HSU i for høj grad fastsætter rammerne fremfor at sætte et tema på dagsordenen, som drøftes lokalt, inden HSU træffer beslutning på baggrund af lokale indmeldinger. I drøftelsen af, om processer i samarbejdssystemet helst skal gå oppefra og ned eller omvendt var der enighed om, at det afhænger af sagens karakter og derfor må bero på en konkret vurdering. Der er et ønske om, at HSU i højere grad benytter bottom-up processer f.eks. ifm. udarbejdelse af politikker. Drøftelse af mål og strategier bør være defineret som opgaver på alle niveauer. Det blev foreslået, at samarbejdet mellem samarbejdsorganisationen og arbejdsmiljøorganisationen tilføjes som en af udvalgenes opgaver. Der lægges ikke op til en sammenlægning af AMO og SU. Man ser gerne en udvidelse af samarbejdet, men ikke ønsker formaliseret, hvad der skal drøftes. Der ses oplagte fokusområder som eksempelvis psykisk arbejdsmiljø og sygefravær. Spørgsmål 2: Sammenhæng i opgaver Der var ikke yderligere at tilføje under dette punkt.
Spørgsmål 3: Placering af SU-møder Side 4 Der var ikke yderligere at tilføje under dette punkt. Tema 2: Indflydelsesmulighed Der var en oplevelse af, at medarbejderne ifm. de gennemførte besparelsesprocesser nok er blevet orienteret rettidigt, men ikke har fået reel indflydelse. Fra medarbejderside havde der været en række ændringsforslag til processen, men deres opfattelse var, at disse forslag ikke var blevet brugt. Det opfattes af medarbejdersiden som mistillid fra ledelsens side, at medarbejdersiden ikke havde fået kendskab til de økonomiske udfordringer, før bomben sprang. Fra ledelsens side sagde man, at det ikke var et udtryk for mistillid, men at man på grund af økonomisystemernes utilstrækkelighed for sent fandt ud af, at der var problemer. Det er en klar målsætning, at den situation ikke gentages. Medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalgene var ifm. besparelsesprocessen blevet inviteret til at bidrage til opstilling af kriterier for afsked, men havde ikke ønsket inddragelse i den konkrete sag, som de fandt det ubehageligt at blive inddraget i. Ledelsen tilkendegav, at formelt skulle det på dagsorden for SUmøder, og at det i andre organisationer var meget almindeligt med inddragelse af SU i opstilling af kriterier. Medarbejdersiden tilkendegav, at i visse tilfælde bliver der givet information til samarbejdsudvalgene tidligt i et forløb, men med et samtidigt krav om fortrolighed. Dette krav om fortrolighed vanskeliggør medarbejderrepræsentanternes mulighed for at holde kollegerne informeret, ligesom det gør det vanskeligt at anvende den pågældende viden konstruktivt. I forbindelse med besparelsesprocessen havde det været et irritationsmoment for nogle af samarbejdsudvalgene, at de havde modtaget standarddagsordener. Det var blevet opfattet som indblanding i de enkelte udvalgs arbejde. Ligeledes i forbindelse med besparelsesprocessen havde det været vanskeligt for samarbejdsudvalgene at få brugbare økonomioversigter at arbejde med. Dette kan medvirke til at så tvivl om de reelle årsager til besparelserne. Tema 3 - kommunikation. Der var tilfredshed med, at dagsordener og referater bliver lagt på hjemmesiden. Ikke alle medarbejdere læser dagsordener og referater på hjemmesiden. Der er en særlig udfordring med information til medarbejdere, som ikke har adgang til pc. Hvert enkelt udvalgsmedlem bør vurdere, hvordan informationen bedst muligt bringes ud til kolleger. Forskellige muligheder blev nævnt eksempelvis mails til kolleger eller mundtligt informere på enhedsmøder, blandt tillidsrepræsentanter eller i andre sammenhænge.
Mundtlig information giver mulighed for at filtrere, så det alene er relevant information, modtagerne skal forholde sig til. Det kan overvejes, om det er muligt at udarbejde highlights fra udvalgsmøderne til brug for udvalgsmedlemmernes mundtlige formidling. Der var enighed om at udvalgsmedlemmer bør have kontakt til baglandet forud for udvalgsmøder. I forbindelse med besparelsesprocessen fungerede kommunikationen i samarbejdsorganisationen udmærket. Derimod oplevede medarbejderrepræsentanterne, at det samme ikke altid var tilfældet i ledelsesstrengen, hvilket havde givet unødige diskussioner lokalt. Der bør derfor være fokus på også at sikre informationsgangene i ledelsesstrengen. Side 5 Tema 4: Tilrettelæggelse af arbejdet i udvalget Det overvejes at udarbejde et årshjul for udvalgets arbejde. Positivt at udvalgssekretæren udarbejder forslag til dagsorden, men det fratager ikke udvalgsmedlemmernes ansvar for at komme med input. Udvalgsmedlemmerne forsøger at indhente input til møderne fra baglandet på forskellig vis, men det kniber med at respons. Mødeforberedelsen i ASU fungerer godt med deltagelse af formand, næstformand, sekretær og HR vicedirektør. Udvalget er tilfreds med at få meldt mødedatoerne ud i god tid. Udvalget er ligeledes tilfreds med referaterne og med, at de vha. skriftlig godkendelse hurtigt kan blive publiceret på hjemmesiden. Opfølgning på referat tilføjes som et fast punkt på dagsordenen. Positivt at have kontaktudvalgsmøder, så suppleanter og tillidsrepræsentanter, der ikke har plads i udvalget, kan deltage i drøftelser op til møderne. Om muligt bør det tilstræbes at synkronisere udvalgsmøder med de kvartalsvise økonomirapporter, så udvalget kan få forelagt de nyeste økonomital. Medarbejderrepræsentanterne fandt, at man i visse tilfælde har holdt sig for meget til HSU s årshjul - eksempelvis ved at gennemføre evaluering samtidig med omorganisering. Fra ledelsens side blev der givet udtryk for, at det er et vilkår, at der til stadighed er en eller anden proces i gang på hele eller dele af AU. HSU arbejder på det overordnede plan på tværs af hele AU. Hvis arbejdet skal sættes på hold, hver gang der er en proces i gang et sted i organisationen, vil der være meget lidt udvikling. Man må derfor forsøge at få de to ting til at balancere. Det blev aftalt, at evalueringen indgår som en del af referatet samt, at Lizzi Edlich på den baggrund udarbejder udkast til høringssvar, som formandskabet kommenterer på. Udpegning af fokusgruppedeltagere:
Det blev aftalt, at ledelsessiden udpeger 3 repræsentanter og medarbejdersiden 7 repræsentanter. Repræsentationen skal være bred, jf. beskrivelsen i følgebrevet til evalueringsspørgsmålene. Side 6 Frist for evalueringssvar og indmelding af fokusgruppedeltagere er 27. februar 2015. Ad pkt. 3 - Høring af oplæg til beslutning om organisatoriske snitflader i enhedsadministrationen samt orientering om status på de enkelte områders indre organisering Jane Kraglund orienterede om, at samarbejdsudvalgene i administrationscentrene og vicedirektørområderne i de forløbne 14 dage har drøftet organisering af Enhedsadministrationen. Dog er ST og Universitetsledelsens sekretariat ikke nået helt så langt som de øvrige udvalg. For ST s vedkommende skyldes det, at der her er tilrettelagt en proces, som tager lidt længere tid. For Universitetsledelsens sekretariats vedkommende skyldes det, at man der er kommet lidt senere i gang pga. af den senere afklaring af placering af Kommunikation. Jane Kraglund redegjorde for det fremsendte udkast til indstilling vedr. organisering af enhedsadministrationen og understregede, at LEA er meget opmærksom på at sikre den nødvendige og tilstrækkelige koordination. Det foreliggende udkast til indstilling rummer de beslutninger, det er muligt for Universitetsledelsen at træffe ultimo januar. Der er en række områder, hvor de nødvendige beslutninger først kan træffes, når lokale drøftelser og nærmere afklaringer er tilendebragt. På forespørgsel af Søren Dam oplyste Jane Kraglund, at organisationen forventes at være faldet på plads før sommerferien. Det udelukker dog ikke efterfølgende justeringer. Søren Dam spurgte, om de arbejdsgrupper, der jf. udkast til indstilling vil blive nedsat mhp. yderligere afklaring, inddrager relevante medarbejdere. Hertil svarede Louise Gade, at intentionen med arbejdsgrupperne netop er, at involvere medarbejdere, som beskæftiger sig med de pågældende områder til daglig, med henblik på at kunne dykke et spadestik dybere i, hvordan der sikres optimale faglig samarbejdsflader. Opgaven går ikke nødvendigvis ud på at flytte opgaver, men at finde de optimale samarbejdsformer. I det omfang de foreslåede løsninger har konsekvenser ift. snitflader, vil der være den nødvendige inddragelse af relevante samarbejdsudvalg. Helle Colding Seiersen gjorde opmærksom på, at de processer, der har kørt omkring EVU; Alumne og Karriere ikke har været tilfredsstillende mht. inddragelse. Det har efterladt de berørte medarbejdere i et presset situation, ligesom der savnes begrundelse for de valgte løsninger.
Jane Kraglund sagde, at omorganiseringen sigter mod at placere opgaverne der, hvor de trives bedst men medgav, at processen på de nævnte områder ikke har været eksemplarisk. Der er nu igangsat en proces, som forhåbentlig kan rette op på det. Side 7 Kristian Thorn beklagede ligeledes, at processen omkring EVU, Karriere og Alumne ikke har været tilfredsstillende. Han sagde, at der er gode faglige grunde for de trufne beslutninger, hvor diskussioner om placering og finansiering hidtil har været en stopklods for udvikling. Der er nu truffet nogle principbeslutninger og tilrettelagt en inddragende proces, som dog kommer til at strække sig længere end til d. 28.1. Anders K. Moestrup påpegede, at den uafklarede organisering af Enhedsadministrationen har konsekvenser for valg af tillidsrepræsentanter og etablering af samarbejdsudvalg. Helle Colding Seiersen opfordrede til, at de enheder, der skal modtage medarbejdere, får grundig information, så de er klar til at modtage kollegerne. Kristian Thorn bekræftede, at det indgår i den planlagte proces. Kjeld M. Søndergaard foreslog at forlænge interim ASU til udgangen af marts, hvor tillidsrepræsentanterne forventes at være på plads. Udvalget bakkede op om forslaget, og Louise Gade tilføjede, at det er op til det enkelte samarbejdsudvalg at vurdere, hvornår de er klar til at gå fra interim til det permanente udvalg. Uffe Engberg påpegede, at lønforhandlingerne nogle steder kan blive vanskeliggjort af, at det ikke er afgjort, hvem den modtagne chef er og dermed, hvem der skal forhandles med. Louise Gade medgav, at det er en udfordring men sagde samtidig, at der ikke er tilslutning til at udskyde lønforhandlingerne en gang til. Der er indgået aftale med fællestillidsrepræsentanterne om i fællesskab at finde en pragmatisk løsning i de tilfælde, hvor det fremtidige referenceforhold er uafklaret. Udgangspunktet er, at når ansøgningsrunden går i gang, er det den kendte leder, der har forhandlingsansvaret. Såfremt det ændrer sig undervejs, overgår forhandlingsansvaret til den nye leder, som forventes aktivt at involvere afgivende leder. På et spørgsmål fra Anna Mette Morthorst oplyste Jane Kraglund, at Universitetsledelsen forventes at træffe beslutning om CEI, Karriere og Alumne d. 24.2.2015. På forespørgsel af Søren Dam vedrørende ressourcesætning af administration af administrationen oplyste Louise Gade, at en gruppe medarbejdere på Administrationscenter Arts vil komme til at følge med opgaverne ud. Der udestår en nærmere vurdering af fordelingen af ressourcerne. Umiddelbart efter d. 28. januar 2015 vil der blive orienteret om Universitetsledelsens beslutning. I tiden umiddelbart derefter vil medarbejdere, som skal flytte, blive indkaldt til en personlig samtale. Hun sagde videre, at det ikke er givet, at alle de medarbejdere, som skal flytte, flytter samtidig. Der kan være opgaver, som de pågældende skal færdiggøre, eller forhold i den modtagne enhed, der gør, at flytningen må vente lidt. Flytningerne vil finde sted i tæt dialog med den enkelte medarbejder.
Side 8 Kristian Thorn supplerede med at anerkende, at en del medarbejdere p.t. befinder sig i nogle vanskelige uger, hvor der sker en del, men hvor det endnu ikke er muligt at melde noget ud. Det er desværre processens betingelser. Anders K. Moestrup meddelte, at der planlægges valg af AC-tillidsrepræsentanter umiddelbart efter d. 24. februar. Helle Colding Seiersen meddelte, at HK afholder generalforsamling d. 19. januar, hvor også valg af tillidsrepræsentanter finder sted. Om nødvendigt vil HK-klubben afholde en ekstra generalforsamling. Louise Gade anbefalede tillidsrepræsentanterne at koordinere med fællestillidsrepræsentanterne, hvem der skal modtage ansøgninger om lønforbedring. På forespørgsel af Uffe Engberg oplyste Jane Kraglund, at de igangværende drøftelser om ledelsesinformation relaterer sig til dataopgaver ifm. udvikling af ledelsesinformation og ikke til flytning af medarbejdere. Det er en højt prioriteret opgave, som forventes på sigt at kunne aflaste nogle arbejdsgange. Jane Kraglund afsluttede drøftelsen med at beklage, at organisationen befinder sig i en uafklaret periode men opfordrede samtidig til, at alle udviser velvilje til at få tingene til at køre i overgangsperioden. Ad pkt. 4 - Forlængelse af det kvalificerede ansættelsesstop Jane Kraglund sagde, at forslag om forlængelse af det kvalificerede ansættelsesstop til udgangen af juni 2015 er fremsat på baggrund af de positive tilkendegivelser på ASU-mødet d. 18. december 2014. Ansættelsesstoppet omfatter ikke elevstillinger, stillinger i opslag og midlertidige stillinger. Gitte Bak Ditlefsen spurgte, hvorledes midlertidige stillinger defineres i denne sammenhæng, idet hun så en risiko for udvanding af ansættelsesstoppet, hvis muligheden for midlertidige ansættelser benyttes i større udstrækning. Søren Dam oplyste supplerende, at der i administrationen var flere eksempler på, at der umiddelbart efter afskedigelsesrunden i 2014, var blevet ansat midlertidige medarbejdere. Uffe Engberg fandt, at det ville være rart for medarbejderne, hvis der var nogle pejlemærker, som indikerede, om en enhed var på vej mod tilpasning eller udvidelse, så medarbejderne havde en indikation på fremtidsudsigterne. Han så også gerne, at HR begynder at tænke i karriereudvikling eller karriereskift. Jane Kraglund bemærkede hertil, at der bør være transparens om den eksisterende viden, og at de enheder der vokser, bør have mulighed for at ansætte medarbejdere midlertidigt. Hun sagde videre, at målet med ansættelsesstoppet er at skabe tryghed for det faste personale i en periode med snævre rammer. I relation til interne ansøgere oplyste Louise Gade på forespørgsel af Gitte Bak Ditlefsen m.fl., at belært af erfaringerne fra sidst er det denne gang præciseret, at interne ansøgninger ikke automatisk går videre til en eventuel ekstern ansøgningsrun-
de. Interne ansøgere, der ikke findes kvalificeret til en opslået stilling, skal naturligvis have et afslag. Først derefter kan et eventuelt eksternt opslag sættes i gang, såfremt det vurderes væsentligt at få den pågældende stilling besat. Side 9 Der var enighed om at ændre sætningen interne ansøgere, der ikke er fundet egnet til stillingen, må indsende ny ansøgning til interne ansøgninger går ikke automatisk videre til ekstern runde. Jane Kraglund konkluderede, at udvalget bakkede op om en forlængelse af det kvalificerede ansættelsesstop til udgangen af juni 2015. Ad pkt. 5 - Brug af studentermedhjælpere Helle Colding Seiersen forklarede, at spørgsmålet om ansættelse af studentermedhjælpere drejer sig om de tilfælde, hvor disse ansættes inden for HK s overenskomstområde til varetagelse af administrative opgaver, som kunne løses af faste medarbejdere. I nogle tilfælde vil det være muligt at pulje opgaver og timer for 3-4 studentermedhjælpere til en fuldtidsstilling. Søren Dam sagde supplerende, at problemstillingen blev særlig aktuel i forbindelse med besparelsesrunden, hvor der kort tid efter afskedigelse af faste medarbejdere er blevet ansat studentermedhjælpere til varetagelse af administrativt arbejde. Medarbejderrepræsentanterne har opgjort, at der er ansat over 100 studentermedhjælpere til rene administrative opgaver. Det var hans opfattelse, at nogle af afskedigelserne måske kunne have været undgået. Jane Kraglund svarede på det generelle plan, at alle er ligeværdige medarbejdere uanset bidrag. Hun så en fleksibilitet ifm. benyttelse af studentermedhjælpere, ligesom det meriterer de studerende ift. efterfølgende at skulle ud og finde et job. Endvidere påhviler der AU i lighed med det øvrige arbejdsmarked en forpligtigelse til at kunne tilbyde jobs til studerende. På det konkrete plan gav Jane Kraglund udtryk for, at hun fandt det i orden at ansætte studentermedhjælpere til ekstraopgaver, men ikke som erstatning for faste medarbejdere. På forespørgsel af Helle Colding Seiersen om TR-inddragelse forud for ansættelse svarede Kristian Thorn, at LEA har hæftet sig ved medarbejdernes synspunkt, og at alle ledere er bevidste om problemstillingen. I forbindelse med drøftelse af emnet i LEA havde det vist sig vanskeligt at udforme retningslinjer for området. I stedet blev LEA enige om at indføre en årlig drøftelse i samarbejdsudvalget af brug af studentermedhjælpere. Kristian Thorn påpegede, at områdernes behov er forskellige, men at studentermedhjælpere primært bør anvendes ifm. sæsonudsving og særlige belastninger. Han lovede at undersøge den sag, der konkret blev nævnt, nærmere. Louise Gade opfordrede medarbejderrepræsentanterne til at rejse konkrete sager lokalt, idet ASU alene kan tage en sådan drøftelse på det principielle plan.
Side 10 Ad pkt. 6 - Information til tillidsrepræsentanter vedr. ændring af væsentlige regler og love for ansatte På baggrund af et spørgsmål, som blev rejst på ASU-mødet d. 18. december 2014 forklarede Louise Gade, at HR ifm. lovændringer, ændring af interne regler o.lign. informerer alle samtidigt ved at lægge information herom på medarbejdere.au.dk og i administrationens nyhedsbrev, når det er vedtaget. Det var hendes forventning, at tillidsrepræsentanterne i alt væsentligt modtager information fra organisationerne om lovændringer o.lign. I forhold til nyheder på HR s sharepoint, som der blev forespurgt på, oplyste Louise Gade, at dette er et internt arbejdsområde for ansatte i HR. Det blev aftalt, at HR undersøger de tekniske mulighed for at forbedre overskueligheden ift. de omtalte nyheder, samt om det er muligt at abonnere på nyheder på HRportalen. Ad pkt. 7 - Arbejdsmiljøstatistikker På forespørgsel af Gitte Bak Ditlefsen vedrørende indhentning af refusion oplyste Louise Gade, at udfordringen for AU ikke består i at få indhentet refusionen snarere, at alle medarbejdere husker at få registreret alt sygefravær i AUHRA, så refusion kan indhentes på refusionsberettidigt sygefravær. Såfremt sygefravær ikke registreres fra første sygedag, kan AU gå glip af større beløb i tabt refusion. Louise Gade opfordrede derfor til at tage en drøftelse af dette i alle LSU er. På baggrund af et spørgsmål, som blev rejst på ASU-mødet d. 18. december 2014 forklarede Louise Gade, at AU ikke har mulighed for at indberette arbejdsbetinget stress til Arbejdsskadestyrelsen. Det skyldes, at medarbejderen ikke har pligt til at oplyse sygdomsårsag. I de tilfælde, hvor AU er bekendt med sygdomsårsagen, er der ikke hjemmel til at videregive oplysningerne. Eventuel indberetning skal derfor gå via medarbejderens læge. Ad pkt. 8 - Orientering om tidsplan for næste APV Jane Kraglund orienterede om, at næste fysiske APV igangsættes i efteråret 2015 og psykisk APV i slutningen af første kvartal 2016. Louise Gade sagde supplerende, at denne udskydelse er påkrævet, fordi de nødvendige data først skal bringes på plads som følge af de organisatoriske ændringer. Endvidere vil en APV kort tid efter omorganiseringen, næppe give et retvisende billede, da medarbejderne ikke vil kunne give et dækkende svar efter kort tid i en ny enhed med ny leder. Tidsplanen holder sig inden for arbejdsmiljølovens 3-års regel.
Ad pkt. 9 - Orientering om evaluering af AU s personalepolitik Side 11 Søren Dam roste tiltaget med en julekalenderquiz. Ad pkt. 10 - Orientering om ASU s høringssvar vedr. justering af AMO og SU-strukturen Medarbejderrepræsentanterne havde besluttet, at formulere deres eget høringssvar. Ad pkt. 11 - Økonomi Jane Kraglund meddelte, at regnskabsafslutningen er i fuld gang, men at der i øvrigt ikke var noget nyt vedr. økonomi siden ASU-mødet d. 18. december 2014. Søren Harbo m.fl. efterlyste en oversigt over, hvor meget hver af de administrative enheder skal spare. Jane Kraglund svarede, at budgetterne ikke er på plads endnu, men at ASU får tallene, når de bliver tilgængelige. Ad pkt. 10 - Eventuelt Der var intet til dette punkt.