GENTOFTE KOMMUNE Driftsoverenskomst på dagtilbudsområdet DRIFTSOVERENSKOMST mellem Gentofte Kommune og bestyrelsen for den selvejende institution [navn]. Institutionen har til huse i ejendommen beliggende [institutionens adresse]. Ejendommen ejes ifølge tingbogen af [navn på ejeren]. Bestyrelsen har for institutionen oprettet en vedtægt, der den [dato] er godkendt af Gentofte Kommune, som grundlag for denne driftsoverenskomst. Den selvejende institution er et dagtilbud for børn. Institutionen drives i henhold til lov om dagtilbud samt lov om retssikkerhed og administration på det sociale område. Ifølge dagtilbudsloven har kommunen det overordnede ansvar for dagtilbuddene i kommunen. De selvejende daginstitutioner indgår i kommunens tilbudsstruktur og er en integreret del både af kommunens samlede generelle tilbud til børn og af den forebyggende og støttende indsats til børn. Selvejende daginstitutioner er omfattet af kommunens børnepolitikker og de af kommunalbestyrelsen fastsatte mål og rammer for dagtilbuddenes arbejde. 1 Generelt Institutionen, herunder institutionens leder og bestyrelse, indgår i et løbende samarbejde med Gentofte Kommune om udviklingen af børneområdet. Bestyrelsen må ikke uden Gentofte Kommunes godkendelse anvende bygningerne til andet formål end dagtilbud for børn. 2 Pladser i institutionen Antallet af pladser fastsættes af Gentofte Kommune efter forudgående høring af institutionen. Samtlige pladser står til rådighed for Gentofte Kommune. Side 1 af 8
3 Optagelse i institutionen Gentofte Kommune træffer afgørelse om optagelse i institutionen efter de til enhver tid gældende regler for optagelse i dagtilbud i Gentofte Kommune. For de 4 institutioner på hospitalets ejendom tilføjes: Kommunen optager børn af hospitalets ansatte i institutionen på ledige pladser eller som ekstraindskrivning efter konkret aftale med institutionens leder. 4 Åbningstid Institutionen holder åbent på alle hverdage: [ugedage og tidspunkt.] Ændring af den fastlagte åbningstid skal godkendes af Gentofte Kommune. Lukning på enkeltdage og ferier skal godkendes af Gentofte Kommune. Lukning kan ske efter de til enhver tid gældende regler, herunder tilrettelæggelse af børn med behov. 5 Bestyrelsens ansvar Bestyrelsen har ansvaret for den selvejende institutions administrative og økonomiske anliggender under hensyntagen til de af Gentofte Kommune fastsatte overordnede mål og rammer samt de til enhver tid gældende regler for institutionens ledelse og drift, herunder denne driftsoverenskomst med Gentofte Kommune. 6 Lederens opgaver og ansvar Institutionens leder varetager under ansvar for institutionsbestyrelsen og forældrebestyrelsen (når den to-strengede bestyrelsesmodel anvendes) den daglige pædagogiske og administrative ledelse af institutionen. Lederen deltager i mødefora sammen med øvrig ledelse af tilsvarende kommunale og selvejende daginstitutioner og deltager i Gentofte Kommunes lederudvikling. 7 Tilsyn Gentofte Kommune har i henhold til dagtilbudsloven og retssikkerhedsloven pligt til at føre tilsyn med selvejende daginstitutioner. Gentofte Kommunes medarbejdere har adgang til institutionen, og kan i forbindelse med tilsynsbesøg tale med børn, forældre og institutionens personale. Gentofte Kommunes eventuelle bemærkninger og anbefalinger i forbindelse med et tilsynsbesøg forelægges for bestyrelsen. 8 Offentlighedslov m.v. Institutionen er omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Institutionen har ansvaret for, at oplysninger om personale, børn og forældre behandles og opbevares i overensstemmelse med persondataloven, forvaltningsloven og arkivloven. Udgave: april 2016 Side 2 af 8
Institutionen har pligt til at informere Gentofte Kommune såfremt de modtager en anmodning om aktindsigt. Institutionen skal også informere om henvendelser fra andre offentlige myndigheder. 9 Forsikringer Bestyrelsen er forpligtet til at tegne løsøreforsikring, erhvervsansvarsforsikring og arbejdsskadeforsikring samt rejseforsikring for personalet ved eventuelle rejser til udlandet. Hvis institutionen selv ejer bygningen skal bestyrelsen tegne bygningsbrandforsikring og husejerforsikring. 10 Personale Bestyrelsen ansætter og afskediger personale inden for de rammer, der er fastsat i det af Gentofte Kommune godkendte driftsbudget. Ansættelse af institutionens leder skal ske under forbehold af godkendelse af Gentofte Kommune, og bestyrelsen skal ved stillingsopslag gøre opmærksom på dette. Ved afskedigelse af institutionens leder skal Gentofte Kommune inddrages tidligst muligt, for at sikre at procedure og vilkår for afskedigelse er overholdt. Løn- og ansættelsesforhold for institutionens personale fastsættes i henhold til de kommunale procedureaftaler samt overenskomster, som er indgået mellem de forhandlingsberettigede organisationer og Kommunernes Landsforening. Institutionen er underlagt Kommunernes Lønningsnævn. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle og indgå aftaler med de faglige organisationer om lokal løndannelse. Bestyrelsen er ansvarlig for, at der er budgetmæssig dækning for sådanne aftalte lønelementer og for, at aftalen holder sig inden for de af kommunalbestyrelsen fastsatte retningslinjer. For lederens vedkommende er forhandlingskompetencen hos bestyrelsen mens aftaleretten er hos Gentofte Kommune. Bestyrelsen er forpligtet til at ansætte lønnede praktikanter og modtage øvelsespraktikanter i henhold til Gentofte Kommunes kriterier herfor. Gentofte Kommune tager ved fordelingen af praktikanter i videst muligt omgang hensyn til institutioner der har konkrete udfordringer med at modtage praktikanter. 11 Personalepolitik og MED-organisation m.v. Bestyrelsen har arbejdsgiveransvaret og er ansvarlig i henhold til arbejdsmiljølovgivningen. Bestyrelsen er forpligtet til at sikre, at institutionen følger og implementerer Gentofte Kommunes personalepolitikker og personalepolitiske retningslinjer. Hvis en bestyrelse ønsker at udarbejde sin egen personalepolitik og personalepolitiske retningslinjer, skal denne godkendes af Gentofte Kommune. Gentofte Kommune tager stilling indenfor 4 uger fra modtagelsen af alle nødvendige oplysninger. Udgave: april 2016 Side 3 af 8
Institutionens ansatte kan deltage i alle relevante samarbejdsrelationer med Gentofte Kommune og indgår i MED-organisationen. Institutionens ansatte har mulighed for at deltage i Gentofte Kommunes interne uddannelser og er omfattet af personalepolitikkernes muligheder for hjælp. 12 Lønudbetaling Beregning og udbetaling af løn sker ved bestyrelsens foranstaltning medmindre det aftales, det sker ved Gentofte Kommunes foranstaltning. 13 Betaling af udgifter Til imødegåelse af institutionens daglige udgifter udbetaler Gentofte Kommune forskud efter de til enhver tid af kommunen fastsatte regler. 14 Budgettet Gentofte Kommune afholder institutionens udgifter til driften som daginstitution på grundlag af det af kommunalbestyrelsen vedtagne årsbudget og i henhold til retningslinjer fastsat af kommunen. Ved ændringer af kommunens tilskud i løbet af året, skal kommunalbestyrelsen varsle ændringen senest 3 måneder før, at ændringen får virkning. Sker ændringen i tilknytning til vedtagelsen af det kommende års budget, skal der varsles senest 1 måned før, at ændringen får virkning. Budgettet udarbejdes af Gentofte Kommune ud fra de af kommunalbestyrelsen vedtagne rammer og retningslinjer. Bestyrelsen og dens eventuelle administrator stiller de nødvendige oplysninger til rådighed for kommunen. Bestyrelsen skal overholde de af staten og Gentofte Kommune fastsatte regler om budget og kasse- / regnskabsspørgsmål. Bestyrelsen er ansvarlig for at overholde det af kommunalbestyrelsen vedtagne budget. Bestyrelsen kan ikke afholde udgifter, der ikke er bevillingsmæssig dækning for i budgettet. Bestyrelsen er forpligtiget til at foretage løbende budgetopfølgning i overensstemmelse med Gentofte Kommunes principper for økonomistyring, og at orientere kommunen når det konstateres, at der er væsentlige fravigelser af de budgetmæssige forudsætninger. Bestyrelsen er i øvrigt forpligtiget til at afgive økonomirapporter på anmodning fra kommunen. 15 Bogholderi og regnskabsførelse Bogholderi og regnskabsførelse skal overholde de til enhver tid gældende principper og retningslinjer for økonomistyring i Gentofte Kommune. Bestyrelsen er forpligtet til på ethvert tidspunkt at give Gentofte Kommune de oplysninger som ønskes, til brug for tilsyn med at forpligtelserne i denne bestemmelse overholdes. Udgave: april 2016 Side 4 af 8
Institutionens bogholderi og regnskabsførelse varetages af bestyrelsen, med mindre det aftales at opgaven varetages af Gentofte Kommune. Hvor bestyrelsen vælger at lade administrationen, herunder lønudbetaling, varetage af en administrator, er bestyrelsen forpligtet til at sikre, at administrationen sker forsvarligt, herunder at administrator holder institutionens driftstilskud adskilt fra andre midler herunder administrators egne midler - på en særlig konto. Regnskabet indsendes til Gentofte Kommune inden en af kommunen fastsat frist. 16 Regnskabet Bestyrelsen skal udarbejde et årsregnskab. Institutionens årsregnskab skal omfatte både driftsregnskab og status, og aflægges i overensstemmelse med budgettets kontoplan. Regnskabsåret følger kalenderåret. Muligheden for overførselsadgang af mer- eller mindreforbrug følger de til enhver tid gældende regler i Gentofte Kommune. Regnskabet revideres af en statsautoriseret revisor. 17 Kontrakter Institutionen kan ikke indgå kontrakter, med et opsigelsesvarsel på mere end 6 måneder uden kommunalbestyrelsens forudgående godkendelse. Kontrakter skal kunne opsiges frit til udløb efter maksimalt 6 måneder. Der kan ikke indgås aftaler om leasing. Institutionen kan ikke indgå kontrakter, som ikke har den fornødne bevillingsmæssige dækning i det af kommunalbestyrelsen godkendte budget. 18 Indkøbspolitik Institutionen er omfattet af Gentofte Kommunes indkøbspolitik og vil derfor have mulighed for at deltage i udbud og herigennem have mulighed for at anvende de af Gentofte Kommune indgåede rammeaftaler, hvis den har valgt at tilmelde sig. Institutionen er forpligtet til at anvende de af Gentofte Kommune indgåede rammeaftaler, hvis den har valgt at tilmelde sig. Institutionen er forpligtet til ved sine indkøb at udvise samfundsansvar i forhold til sine omgivelser både vedrørende miljø og sociale hensyn. Institutionen skal anvende Gentofte Kommunes arbejdsklausul ved køb af bygge- og anlægsopgaver og driftsbetonede tjenesteydelser som fx kørsel, rengøring, madlavning mv., med henblik på at sikre ordentlige løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. 19 Institutionens IT I det omfang Gentofte Kommune stiller udstyr, programmer og kompetenceudvikling til rådighed, er bestyrelsen forpligtet til at sikre, at institutionens ansatte anvender de IT-løsninger kommunen stiller til rådighed for institutionen. Udgave: april 2016 Side 5 af 8
Gentofte Kommune skal understøtte institutionernes anvendelse af de IT-løsninger, der stilles til rådighed. 20 Ejendommen [Hvis institutionen selv ejer bygningerne] Bestyrelsen har ansvaret for bygningens vedligeholdelsesmæssige stand såvel inde som ude og bestyrelsen skal oplyse Gentofte Kommune, såfremt der er behov for vedligeholdelse/forbedringer af bygningen. Det kan aftales, at Gentofte Kommune forestår vedligeholdelses- og forbedringsarbejder herunder gartnerisk vedligeholdelse og snerydning efter de af kommunen til enhver tid fastsatte regler. Det foregår i dialog med institutionen. De udgifter, som Gentofte Kommune efter aftale med bestyrelsen måtte udrede til institutionens om- eller tilbygning og til ekstraordinær vedligeholdelse, betragtes som lån og skal sikres ved pant i institutionens ejendom. Pantsikrede lån afskrives over en årrække. Gældsbrevet skal indfries ved ophør af denne aftale. Bestyrelsen må ikke uden Gentofte Kommunes forudgående samtykke afhænde, pantsætte eller udleje institutionens faste ejendom(me) eller benytte ejendommen(e) til andet formål end det i 1 nævnte formål. 20 Ejendommen [Hvis institutionen lejer bygningerne af tredjemand] Bestyrelsen skal opfylde sine forpligtelser i henhold til lejekontrakten. Indgåelse af lejekontrakter, ændringer af lejekontrakter eller huslejestigninger skal godkendes af Gentofte Kommune. Bestyrelsen har ansvar for at vedligeholde ejendommen i overensstemmelse med lejekontraktens vilkår, herunder at oplyse udlejer om eventuelle vedligeholdelsesmangler. Gentofte Kommune skal orienteres om forholdet. Forinden der iværksættes vedligeholdelses- eller forbedringsarbejder, skal bestyrelsen rette henvendelse til Gentofte Kommune, således at det sikres, at bestyrelsen ikke iværksætter arbejder, som det påhviler udlejeren at afholde. De udgifter, som Gentofte Kommune efter aftale med bestyrelsen måtte udrede til institutionens om- eller tilbygning og til ekstraordinær vedligeholdelse, betragtes som lån og skal sikres ved gældsbrev. Lånene afskrives over en årrække. Gældsbrevet skal indfries ved ophør af denne aftale. 20 Ejendommen [Hvis institutionen låner bygningerne af Gentofte Kommune] Bestyrelsen har ansvar for at tage vare på bygningen inde og ude, herunder er ansvarlig for at oplyse Gentofte Kommune om, hvis der er behov for vedligeholdelse/fornyelse. Bestyrelsen må ikke igangsætte vedligeholdelses- eller forbedringsarbejder af bygningen, eller i øvrigt foretage ændringer af bygningen, uden forudgående godkendelse fra Gentofte Kommune. Gentofte Kommune forestår vedligeholdelsen og forbedringsarbejder herunder gartnerisk vedligeholdelse og snerydning efter de af kommunen til enhver tid fastsatte regler. Det foregår i dialog med lederen. Udgave: april 2016 Side 6 af 8
21 Lån Bestyrelsen kan ikke uden Gentofte Kommunes forudgående samtykke træffe beslutning om optagelse eller overtagelse af lån - ej heller ved mellemregning med andre institutioner - eller ændringer i lånevilkår eller forpligte sig ved kaution eller anden økonomisk garanti eller foretage ændring af vilkår for eventuelle eksisterende garantiforpligtelser eller lignende. Bestyrelsen kan ikke påtage sig forpligtelser, der skal finansieres ved optagelse af lån uden Gentofte Kommunes forudgående samtykke. 22 Opsigelsesvarsel Driftsoverenskomsten kan af begge parter opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned. Gentofte Kommune garanterer lønudbetaling til de ansatte, indtil ansættelsen kan ophøre efter normalt opsigelsesvarsel, herunder afledte omkostninger, feriepenge, fratrædelsesgodtgørelse m.v. Kommunen er forpligtet til at afholde udgifterne i henhold til en eventuel lejekontrakt. Driftsoverenskomsten kan ophæves som følge af væsentlig misligholdelse i henhold til dansk rets almindelige regler. 23 Institutionens ophør Ved institutionens ophør skal anvendelse af en eventuel formue godkendes af Gentofte Kommune. Overskud, som er tilvejebragt via det kommunale driftstilskud, betragtes ikke som formue, men skal returneres til Gentofte Kommune. Ved institutionens ophør skal alle aktiver, der er finansieret over Gentofte Kommunes budget, tilfalde kommunen. Inventar der er finansieret over et af kommunalbestyrelsen godkendt budget, må ikke fjernes fra institutionen uden Gentofte Kommunes godkendelse. Ved institutionens ophør indestår Gentofte Kommune for udbetaling af løn, feriepenge, fratrædelsesgodtgørelse, m.v., til institutionens ansatte, indtil ansættelse kan ophøre efter overenskomstmæssigt eller aftalemæssigt opsigelsesvarsel. Ved institutionens ophør indestår kommunen endvidere for dækning af leje indtil lejemålet ophører. Ved institutionens ophør bortfalder denne driftsoverenskomst, og eventuelle gældsbreve skal indfries. 24 Ændring af vedtægten Ændring af den selvejende institutions vedtægt kræver godkendelse af Gentofte Kommune. Udgave: april 2016 Side 7 af 8
25 Ikrafttræden m.v. Gentofte Kommune indgår i en løbende dialog med alle institutionerne på området om eventuelt behov for ændringer af de generelle bestemmelser i denne driftsoverenskomst. Denne driftsoverenskomst træder i kraft den [dato]. For institutionen For Gentofte Kommune Dato Dato Udgave: april 2016 Side 8 af 8