Referat af Generalforsamling i Grundejerforeningen Skrillingegården tirsdag den 25. marts 2014. Bestyrelsen var repræsenteret ved: Formand, Uffe Pørtner(UP), næstformand Thomas Broe(TB), kasserer, Lone Olsen(LO), Martin Moltrup(MM), Niels Mortensen(NM) og Søren Rasmussen(SR). Der var i alt 23 stemmeberettige deltagere hvoraf tre var befuldmægtiget. Dagsorden: 1. Valg dirigent 2. Bestyrelsens beretning om forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab, underskrevet af revisor og bestyrelsen 4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne 5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent 6. Valg af formand, bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter 7. Valg af intern revisor og revisorsuppleant 8. Eventuelt 1. Valg af dirigent På bestyrelsens opfordring blev Jens Holme, Ærøvænget 72, valgt som dirigent. 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år ved UP: Præsentation af bestyrelsen: - Formand Uffe Pørtner, Rømøvænget 21 Næstformand Thomas Broe, Rømøvænget 37 - Martin Moltrup, Ærøvænget 60 - Niels Mortensen, Ærøvænget 68 - Kasserer Lone Olsen, Ærøvænget 134 - Søren Rasmussen, Rømøvænget 101 - Gerd Mizrazhi, Rømøvænget 165 Beretning; Bestyrelsen har siden Generalforsamling i 2013 afholdt 3 (8/5, 19/6, 30/9) bestyrelsesmøder samt et større antal møder med bl.a. leverandører i f.m., pleje af træer, opstilling af skilte, græsslåning, tinglysning af kloaksystem, snerydning og reparation af revner i stier. Snerydning Som aftalt ved GF 2013 har bestyrelsen analyseret vintertjenesten i området. Området er blevet opdelt i forskellige prioriteter og vi har på den baggrund haft vintertjenesten udbudt i licitation. Vinder af licitationen blev Ronæs Entreprenør og Anlægsgartner.
Reparation af Revner Der er opstået en del revner i stibelægning, som vi har hyret Dansk Overfladebehandling (DOB) i Brenderup til at udbedre. Et enkelt sted var der behov for at udskifte et mindre område af asfaltbelægningen. Besættelse af Kassererfunktionen. Vores tidligere kasserer Brian fratrådte efter sidste generalforsamling og Lone Olsen tiltrådte herefter som kasserer. Det har gennem tiden vist sig vanskeligt at få denne vigtige post besat. Tinglysning af kloak herunder vedligehold af overfladevandsbassin. Middelfart Kommune udliciterede spildevand og kloak til Middelfart Spildevand A/S. I den forbindelse blev det opdaget at dele områdets kloaksystemer ikke var tinglyste. Tinglysning og overdragelse af kloaksystemet blev varetaget af LIFA og medførte en større sagsbehandling fra bestyrelsen. Bl.a. blev ansvaret for pleje af overfladebassinet på fællesarealet i f.m. tinglysningen ændret fra at være pålagt grundejerforeningen til at være pålagt Middelfart Spildevand A/S. Hastighedsskilte. Vi har fået indkøbt og opsat pas på børnene skilte på stamveje og ved indkørsel til vænger med hastighedsbegrænsning på henholdsvis 30 km/t og 20km/t. Græsslåning Bestyrelsen besluttede ved bestyrelsesmødet den 19. juni 2013 af hensyn til økonomien at begrænse græsslåning af de 75.000 m2 store fællesarealer til 2 gange om året suppleret med sprøjtning. Vores hidtidige leverandør Lerbjerg Maskinstation er gået konkurs og vi har derfor græsslåning i licitation. Pleje af træer Der er blevet aftalt pleje af træer på fællesarealer og sprøjtning af rendesten med Birkely Anlægsgartneri. Fremtiden Med hensyn til fremtiden ser bestyrelsen følgende opgaver: Vedligehold af stier/veje. Fortsat drift og pleje af fællesarealer. Udvikling af drift af bestyrelsen herunder besættelse af bestyrelsesposter og ekstern kommunikation Andre opgaver pålagt af generalforsamlingen. Jeg vil afslutte beretningen med at takke de afgående bestyrelsesmedlemmer for deres indsats i grundejerforeningen. Generalforsamlingen havde følgende kommentarer til beretningen:
a. Henning, Rømøvænget 169 bemærkede, at ikke alle revner var repareret. 3. Regnskab gennemgået af LO. (Se regnskabet på foreningens hjemmeside) a. Tommy, Rømøvænget 167 bad om uddybning for posten på 12.368 forbrugt på hjemmeside, det blev fastslået at der var tale om en regnearksfejl og desværre var denne fejl også gået gennem revision. b. Ellers ingen bemærkninger. 4. Indkomne forslag: 2 forslag fra Tommy Seelig, Rømøvænget 167: Forslag til vedtægter under Foreningens formål og opgaver : Områdets fælles græsarealer vedligeholdes ved slåning minimum 6 gange om året begyndende i april måned. Denne bestemmelse kan kun ændres ved stemmeflertal på den årlige generalforsamling. Begrundelse: 1. Foreningen har investeret i nye træer for ca. kr. 150.000,-. Denne investering må siges at være noget af et overkill, hvis området skal være vildtvoksende med græs og ukrudt. 2. Ifølge foreningens ordensreglement skal grundene holdes ryddelige, og græsset skal slås så ofte, at ukrudt ikke spredes i området. Det gi r sig selv, at fællesarealerne er indbefattet i denne bestemmelse. 3. I budget for 2013, som blev godkendt af generalforsamlingen, er afsat kr. 48.750,- til 6 gange græsslåning - svarende til kr. 55,- pr. gang pr. parcel for et ryddeligt område. Generalforsamlingen har hermed tilkendegivet, at beløbet skal anvende til græsslåning, hvilket bestyrelsen burde ha respekteret. 4. Det gør det absolut ikke nemmere, for hvem det måtte vedrøre, at være hussælger i vores området, hvis dette skal ligne en stor vild- og ukrudtsmark, når man kommer til området. Anvendelse af foreningens hjemmeside Begrundelse: Informationsniveauet er mangelfuldt, og der mangler struktur på siden: Teksten på hjemmesiden i marts 2011 lød bl.a.: Her på hjemmesiden vil beboerne blive holdt orienteret om begivenheder, beslutninger og meget andet af betydning for det daglige liv i grundejerforeningens område. Siderne vil løbende blive opdateret. Det er derfor værd at bookmarke hjemmesiden og jævnligt holde øje med, hvad der sker. Der ligger stadigvæk 4 år gamle forslag og statusopdateringer på hovedsiden. I ref. fra generalforsamling 2013 stod at læse: Grundejerforeningens hjemmeside er nu stabil og vi anvender den mere og mere bl.a. i f. med indkaldelse til generalforsamling, referater m.v. Der mangler vedtægter for foreningen. Der mangler mødereferat fra bestyrelsesmøder. Der mangler en Breaking News : (Græsslåning er indstillet ) Der mangler en direkte oversigt over nuværende bestyrelsesmedlemmer med tilhørende kontaktinfo.(skal ikke findes frem i referater)
Der mangler en forenings e-mailadresse, hvis indhold hele bestyrelsen har adgang til. Det er ikke optimalt med en privat e-mail adresse til formanden, som måske ses/ikke ses eller besvares (arbejdsrelateret) Forslag: Sparede penge på græsslåning 2013 anvendes på en overskuelig og struktureret hjemmeside, hvor medlemmerne kan blive informeret og komme i kontakt med bestyrelsesmedlemmer. Fra Karsten Flensborg, Ærøvænget 20: Jeg henstiller i til at frekvensen af græsslåning på fællesområderne tages op til genovervejelse. Det forekommer ikke at være blevet slået mange gange i den forgangne sæson. Jeg ved at det er et spørgsmål om personlig præference hvorvidt områderne henstår vildtvoksende eller plejede og trimmede. Personligt er jeg af den mening at det vilde udseende virker rodet og uplejet, samtidig med at jeg er af det indtryk, at folk tilsyneladende er mere tilbøjelige til at lade hundeefterladenskaber ligge i det høje græs til gene for andre ikke mindst legende børn. Hvor ofte det eventuelt burde skulle slåes kan debateres, men f.eks. 5-6 gange i løbet af en sæson. Ebbe Christensen, Rømøvænget 39: Efter lang tids overvejelse skriver jeg flg. forslag til pkt. 4. i dagsordenen. Gennem adskllige år har vi hvert år fra oktober til ind i maj haft problemer med: Dels højtstående grundvand og en lille sø med blankt vand på fællesarealet mellem vængerne i vores del af Rømøvænget. Vi bor som bekendt i Rømøvænget 39. Grundvandet ligger i angivne periode i en dybde af max. 15-20 cm. I tø- og regnperioder er der regulært sumpet i ugevis i vores baghave. Dette betyder, at flisebelægninger, sandpude under huset, den nederste del af soklen og husets fundament er badet i grundvand størstedelen af året. Underlaget er i nævnte fugtperiode så ustabilt, at et voksent menneske kan mærke hvordan belægningen giver efter, når man træder på udsatte steder. Der foregår altså en langsomt fremadskridende nedbrydning af hus og anlæg i tilslutning til dette. Ovenstående vandproblemer kan f. eks dokumenteres ved fotos taget d. 02-02-13 kl 1530. Dette efter 2 dages tørvejr. Undertegnede vil foreslå, at der drænes også i denne del af vænget. I lighed med den dræning, vi har set at der er foretaget i andre vandlidende dele af vænget. Jeg gør opmærksom på, at ovenstående problem har bestået i lang tid, bliver værre og værre og at vi allerede for flere år siden gjorde opmærksom på det. Tommy Seeligs 1. forslag var næsten enslydende med Karsten Flensborgs forslag og blev formuleret som forslag til, beslutning: Græsset på Grundejerforeningens fællesareal slås mellem 5-8 gange årligt startende i april måned. 15 stemte for forslaget og ingen stemte imod. Forslaget er vedtaget og
bestyrelsen er forpligtet til at føre denne effektuere denne beslutning indtil generalforsamlingen bestemmer andet. Tommy Seelig trak sit andet forslag, Men generalforsamlingen henstillede til at bestyrelsen arbejdede på at gøre hjemmesiden mere informativ. Ebbe Christensen var ikke til stede ved generalforsamlingen, så dette forslag blev ikke behandlet. 5. Vedtagelse af budget 6. Valg til bestyrelsen. Budget med justeringer fremsat af bestyrelsen blev vedtaget (se budget på foreningens hjemmeside). Ændringerne i forhold til bestyrelsens forslag: Det blev besluttet at flytte 100.000 fra 2013 overskud til 2014 drift. Som konsekvens af vedtaget beslutningsforslag blev posten græsslåning øget. Der blev budgetteret med øget ukrudtsbekæmpelse. Der blev afsat 10.000 til nyplantning i ellipserne. Ved afstemning blev det besluttet at afsætte 75.000 kr. i 2014 til vejfond, her var der afstemning om enten 50.000; 75.000 eller 100.000. Budgettet blev vedtaget med et kontingent i 2014 bliver på kr. 1260. Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg: - Kasserer Lone Olsen, Ærøvænget 134. (accepterede genvalg) - Bestyrelsesmedlem Niels Mortensen, Ærøvænget 68. (accepterede genvalg) - Bestyrelsesmedlem Gerd Mizrazhi, Rømøvænget 165. (ønskede ikke genvalg) Lone Olsen, Ærøvænget 134 blev genvalgt for en 2 årig periode Niels Mortensen, Ærøvænget 68 blev genvalgt for en 2 årig periode. Martin Sten Jensen, Rømøvænget 51 blev valgt for en 2-årig periode. Ud træder: Gerd Mizrazhi. 1. suppleant fortsætter med at være Jesper Knudsen, Ærøvænget 108. 2. suppleant fortsætter med at være Børge Hansen, Ærøvænget 54. 7. Valg af intern revisor og suppleant Torben Brandt Sørensen, Ærøvænget 90, fortsætter som intern revisor det samme gør revisorsuppleanten, Anders Sørensen, Rømøvænget 27.
9. Eventuelt. Det blev henstillet til at bestyrelsen arbejdede på at få bestemmelsen i vedtægterne om revision, ændret til at grundejerforeningen ikke nødvendigvis skulle benytte en statsautoriseret revisor. Formanden afsluttede mødet med at takke dirigenten, Jens Holme, for kompetent ledelse af generalforsamlingen. Formand Dirigent Uffe Pørtner, Rømøvænget 21. Jens Holme, Ærøvænget 72.