Brug af online Egen Indsamling ved forespørgsler om indsamling til fødselsdag, jubilæum, begravelser m.m. - Guide fra BetterNow Juli 2012 - version 1.0 BetterNow Kristen Bernikowsgade 6 1105 Kbh. K www.betternow.dk - Tel. 77 34 08 86
// Indholdsfortegnelse // SÅDAN SPARER I TID OG FÅR FLERE DONATIONER... 3 INFORMATION OM BETTERNOW - JERES PARTNER PÅ EGEN INDSAMLING... 3 TRADITIONEL METODE VED OPRINGNING FRA INDSAMLERE... 4 NY METODE: OPRETTELSE AF ONLINE INDSAMLING... 5 SÅDAN GØR DU I PRAKSIS - DET ER VIRKELIG NEMT!... 5 YDERLIGERE INFO... 6 OPSUMMERING AF FORDELE VED DEN NYE METODE... 6 2
Sådan sparer I tid og får flere donationer Når hjælpeorganisationer bliver kontaktet af personer der ønsker at samle ind i forbindelse med begivenheder som fx fødselsdag, jubilæum, begravelse og lignende, håndteres ønsket ofte ved enten at sende mærkede girokort, eller ved simpelthen at lade personen samle ind selv, og overføre pengene til organisationens konto efterfølgende. Begge disse traditionelle metoder virker, men har svagheder. Det tager ofte meget tid og administration at holde styr på girokort, kontooverførsler, give gode råd og vejledning, og sende opgørelser og takkehilsner til indsamleren. Samtidig går man som organisation glip af mange gode leads, da man ikke får kontaktoplysninger på alle dem der donerer, men kun på indsamleren. Nu findes der en metode til mere effektivt at håndtere personer, der ringer ind med ønsket om at lave en indsamling til jer. Disse personer kan gives en bedre oplevelse ved at få deres egen indsamlingsside på den online indsamlingsportal BetterNow.dk. Her kan deres venner og gæster nemt indbetale donationer, skrive kommentarer - og indsamleren har selv det fulde overblik. I sparer meget tid fordi BetterNow tager sig af al administration samt vejledning og støtte til indsamleren. Samtidig får I bedre kontakt end hidtil til de donorer, der støtter indsamlingen. Jeres resultat bliver: Sparet tid på administration, flere indsamlede midler for den enkelte indsamling, og bedre kontakt til donorer. Det eneste I behøver gøre er at få navn, tlf. nr. og email næste gang en person ringer ind og vil lave en indsamling. Send disse oplysninger til orgsupport@betternow.dk og vi kontakter straks indsamleren og hjælper denne igang. Resten af denne guide giver mere information om konceptet, viser nogle cases og svarer forhåbentlig på de spørgsmål du måske lige nu sidder med. Information om BetterNow - jeres partner på Egen Indsamling BetterNow er en online donationsplatform (www.betternow.dk) der på vegne af velgørenhedsorganisationer gør det muligt for privatpersoner, grupper og virksomheder at oprette deres egne online indsamlingskampagner. Det kan f.eks. være i forbindelse med en fødselsdagsfest, et maratonløb eller en hvilken som helst anden anledning eller aktivitet, som personen har lyst til at dele og fortælle som anledning for indsamlingen. Den almindelige forbruger orienterer sig i stigende grad mod internettet og de sociale medier, og det skaber nye muligheder for både velgørende organisationer og events der rejser penge til velgørenhed. BetterNow er blevet beskrevet som den digitale raslebøsse eller giro 413 på 3
nettet. Med egenindsamling giver I jeres støtter en digital raslebøsse i hånden alle 365 dage om året. I modsætning til traditionelle former for indsamlinger, der handler om at støtte den sag, der samles ind til, sætter egenindsamling derudover fokus på indsamlerens personlige fortælling omkring indsamlingen. Egenindsamlingen bliver en del af en interaktion mellem f.eks. venner, familie og kollegaer online og via SMS. Siden www.betternow.dk blev lanceret februar 2011 har mere end 10.000 danskere brugt platformen til at oprette indsamlinger og give bidrag. Med ca. 1.000 unikke besøgende på websitet om dagen og over 3 millioner kr. indsamlet til velgørende organisationer har BetterNow opnået en position som det førende sted på nettet at engagere sig i velgørende formål. Traditionel metode ved opringning fra indsamlere Som organisation kan man modtage opringninger fra private personer eller virksomheder der ønsker at bruge en begivenhed i deres eget liv som anledning til at støtte organisationens arbejde. Det kan fx være i forbindelse med en fødselsdag, jubilæum, bryllup, begravelse eller lignende. Personen der ringer ønsker ofte: at få hjælp og værktøjer til den praktiske indsamling at vide hvad pengene går til løbende at vide hvor meget der er samlet ind, og hvem der har doneret til slut at få et diplom på at de har samlet ind Ofte vil en løsning være: at sende en stak mærkede girokort som de kan dele ud svare indsamleren når denne spørger hvor meget der nu er kommet ind ved indsamlingens afslutning give indsamleren en status på det indsamlede sende en takkehilsen til indsamleren På trods af gode intentioner, og nogle gange mange penge indsamlet, kan processen være ineffektiv og tidskrævende for en organisation: Der bruges tid og kræfter på at få hver indsamler i gang, men af forskellige årsager er der en del af indsamlingerne der aldrig kommer i gang. Det er administrativt tungt at holde styr på mærkede girokort og følge op på indbetalinger til bankkonto. Det kan være svært at honorere de mange specifikke ønsker indsamleren har. Ofte går meget snak i telefon med at håndtere meget lavpraktiske ting, som fx at få en status på hvad der er indsamlet, eller svare på om der er modtaget 500 kr. fra tante Anna. 4
Resultatet kan være, at organisationen bliver overbebyrdet med arbejde - og måske endda bliver forsinket med andre mere vigtige opgaver. Ny metode: Oprettelse af online indsamling Online egenindsamling kan løse mange af de traditionelle udfordringer. Indsamleren får sin egen personlige indsamlingsside hvor han/hun hele tiden kan følge med i hvem der har doneret - og hvor meget der ialt er samlet ind. Indsamleren kan selv sætte tekst, billede, indsamlingsmål og slutdato ind - og løbende opdatere dette. Indsamlerens venner giver nemt bidrag med deres kreditkort direkte på siden, eller sender en SMS der også straks bliver synlig på siden. Indsamleren kan nemt dele sin indsamling på Facebook og andre sociale medier, og kan så nå bredere ud med sin indsamling og få flere donationer. Her er 5 eksempler: Martin samler ind til IBIS i forbindelse med sin 30 års fødselsdag: http://www.betternow.dk/martinshoejestefoedselsdagsoenske Maria ønsker sig donationer til Projekt Udenfor i julegave: http://www.betternow.dk/gaven-at-give Familien opretter indsamling til 80 års fødselsdag og samler ind til Red Barnet: http://www.betternow.dk/80aars-indsamling-til-red-barnet Mie samler ind til Red Barnet i forbindelse med sine tvillingers 1 års fødselsdag: http://www.betternow.dk/mie-mali-dinesens-indsamling Hamad beder gæsternes til hans 32 års fødselsdagsfest give donationer til Unicef: http://www.betternow.dk/hamad Fælles for disse indsamlinger er, at Red Barnet, Unicef og de andre organisationer ikke har behøvet at bruge tid på administration eller løbende service. Indsamleren kan selv se alle donationer og følge med i hvordan indsamlingen skrider frem og om donationer er gået ind. Indsamleren får automatisk al relevant information og inspiration fra BetterNow - og kan altid ringe eller maile til BetterNow ved spørgsmål. BetterNow overfører automatisk pengene til organisationerne én gang om måneden, sammen med en opgørelse over indsamlinger og donorer. Sådan gør du i praksis - det er virkelig nemt! Når en indsamler ringer ind fordi de vil lave en indsamling til jeres organisation kan I sige til dem: Tusind tak for det flotte initiativ, det er vi meget glade for. Vi har en samarbejdspartner som hedder BetterNow der hjælper os med at give alle der laver indsamlinger til os en rigtig god oplevelse. Hvis jeg får dit navn, tlf. nr. og email så får jeg BetterNow til at kontakte dig og hjælpe dig godt og hurtigt i gang 5
Herefter sender du en mail til orgsupport@betternow.dk hvor du i emnefeltet skriver ny indsamler og i mailteksten blot skriver navn, tlf. nr. og email uden yderligere forklaring (hvis du har kommentarer/mere info er du naturligvis velkommen til at skrive dette også). Så ved vi hvad det handler om og tager straks kontakt til indsamleren og hjælper dem godt igang. Yderligere info Nogle indsamlere vil gerne have noget at ligge ved den fysiske invitation som de sender ud. De kan printe deres indsamlingsside direkte fra BetterNow.dk - med flot billede, tekst og jeres organisations logo. Det er nemt for alle parter. Nogle donorer ønsker ikke at andre skal se hvor meget de har givet. Det er intet problem; på BetterNow kan alle som ønsker det være anonyme. Under selve festen/eventen kan der samles yderligere ind ved at skrive indsamlingens SMSkode på en plakat, og lade deltagere donere. Eller ved at lade en ipad eller computer stå fremme så deltagerne kan donere med deres kreditkort. Mange får lyst til at give endnu mere når musikken spiller. På dagen når indsamlingen slutter, vil indsamleren modtage en tak og en opgørelse over hvor meget der er samlet ind. I som organisation vil også få besked om at indsamlingen er afsluttet, og kan hvis I ønsker det ligeledes tage kontakt til indsamleren for at sige tak for indsatsen og bidragene. Opsummering af fordele ved den nye metode Nemt og effektivt Ø Et effektivt værktøj for den enkelte indsamler til at modtage donationer Ø Med kreditkort er det nemmere for donorer at give en donation Bedre oplevelse for indsamler Ø Det giver indsamleren kontrol og gennemsigtighed Ø Indsamlingsresultatet er synligt online også efter indsamlingen er afsluttet, og en fortsat kilde til stolthed og glæde hos jeres indsamler Yderligere socialt element giver flere og større donationer Ø Der tilføjes et yderligere socialt element i indsamlingen, da alle donorer kan se hvem ellers der giver. Det bliver sjovere at give når både en selv og andre kan se donationen, med det resultat at donorer i gennemsnit giver større donationer Mindre administration og arbejdsbyrde for jer som organisation Ø I behøver bare sende kontaktoplysninger på indsamleren til BetterNow - så klarer vi resten! Ø Der er ingen administration af girokort eller bankoverførsler. En gang om måneden modtager I en samlet overførsel samt en rapport fra BetterNow med oplysninger om alle donationer 6
Bedre mulighed for at kontakte donorer Ø Som organisation får I kontaktoplysninger på de donorer der gerne vil kontaktes, og kan nemt følge op med mere information om hvad pengene bruges til 7