UDBETALING DANMARK STATUS OG PORTEFØLJE V/ Hans Christian Jelstrup, UDK KOMBIT Kommunedage 1.-3. juni 2015
Udbetaling Danmarks Konkurrenceudsættelsesprogram Kommunedagene 1. - 3. juni 2015 1. juni 2015
Formålet med konkurrenceudsættelse Lavere IT-omkostninger til kommunerne Konkurrenceudsættelsen af de nuværende administrative it-løsninger har til formål at skaffe yderligere økonomisk råderum i kommunerne Den årlige besparelse forventes at udgøre ca. 345 mio. kr. fra 2019. Besparelsen forventes primært fra anskaffelsen af billigere it-løsninger som følge af markedskonkurrence Bedre løsninger til borgerne Der forventes en engangsreduktion på 5 pct. realiseret via forenklinger af processer. Med de nye it-løsninger forventes der ligeledes at komme mere tidssvarende selvbetjeningsløsninger for borgerne. 3 Overholdelse af udbudspligten
Markedssituationen Konkurrenceudsættelsen af Udbetaling Danmarks it-løsninger finder sted sideløbende med, at der er en række store kommunale og statslige itprojekter i gang. Det stiller store krav til it-markedet i Danmark, som dels skal levere ressourcer og kompetencer i forhold til at gennemføre denne transition, dels skal tilbyde løsninger på et forretningsområde, der hidtil har været monopoliseret. Desuden er der en stor indbyrdes afhængighed mellem systemerne, idet Udbetaling Danmark skal anvende fællesoffentlige støttesystemer og registre. Markedsmodning ATP arbejder målrettet for at åbne markedet mest muligt for at skærpe konkurrencen. Dette har bl.a. omfattet: Koordineret udbudsplan: Sammen med KOMBIT er der etableret en koordineret udbudsplan, der tager højde for en hensigtsmæssig udbudsrækkefølge og -tidspunkt med det formål at imødekomme og forbedre markedets parathed til at byde. Tildelingskriterier: Brug af tildelingskriterier i forbindelse med kontrakttildeling, der ikke som udgangspunkt tilgodeser KMD, men søger at stille markedet lige. Åbenhed: Særskilt udbudsportal, så markedet på transparent og tilgængelig vis får adgang til al relevant udbudsinformation og -materiale. Leverandørdialog: Derudover initierer ATP en løbende leverandørdialog som en del af udbudsforberedelserne, hvilket medvirker til at give ATP større fokus på, hvad der er væsentligt i et markedsperspektiv.
Taskforce I november 2014 er en Taskforce med deltagelse af KL, KOMBIT og ATP blevet etableret. Taskforcen har til formål at løse en række udeståender, som følge af at ATP og KOMBIT konkurrenceudsætter en stor del af KMD s systemportefølje, der understøtter Udbetaling Danmarks og kommunernes administrative opgaver. Det betyder bl.a., at der på en række områder skal defineres nye roller og processer på tværs af ATP og kommunerne. De områder, som er identificeret indtil videre, kan kategoriseres under følgende temaer: 1. Integrationsmønstre og it-understøttelse af kommunikation 2. Kommunal medfinansiering 3. Informationsudveksling om sager mellem Udbetaling Danmark og kommuner 4. Oprydning i sager lukkede skuffer 5. Modregning 6. Relation mellem sager og KLE-nummer 7. Øvrige 8. Udveksling af information Pension 9. Rapportering 10. Kontrol med udbetaling af sociale ydelser 11. ATP-Kommunal Kommunikation 5
Succeskriterier Borgerrettede succeskriterier At de nye it-løsninger, lever op til krav om sikker drift idet itløsningerne er selve grundlaget for sagsbehandlingen og udbetalingen af ydelserne til borgerne. Ydelser som ofte udgør en stor del af borgerens forsørgelsesgrundlag. At alle borgere får deres ydelser til tiden i forbindelse med overgang til ny it-løsning. At der i forbindelse med udbudsforberedelserne tages højde for fremtidige krav samt enkelte regelforenklingstiltag, men uden at udvikle løsninger, som adskiller sig væsentligt fra de eksisterende. Økonomiske succeskriterier At en samlet årlig besparelse realiseres på ca. 345 mio. kr. fra 2019 primært ved it-drift og i mindre omfang ved at optimere kundedriften. At programmet gennemføres omkostningseffektivt og inden for en investeringsramme på 1,2 mia. kr. At sikre gennem målrettet risikostyring og løbende prioritering, at en risikobuffer på 15 pct. af investeringsrammen ikke overskrides. At konkurrenceudsættelsen gennemføres inden for den overordnede tidsramme fastlagt i udbudsplanen, så gevinsterne kan realiseres efter planen. Udbudsrelaterede succeskriterier At Udbetaling Danmark anvender it-løsninger, som er anskaffet efter de gældende udbudsregler jf. lovgrundlaget for etablering af myndigheden. At en evt. klagesag over et eller flere udbud ikke tabes. 6
Det fremtidige it-landskab SAPA (personoverblik) understøtter helhedsorienteret vejledning på tværs af ordninger og mellem kommunerne og UDK og tilvejebringes af KOMBIT. Herudover anvendes en række supplerende støttesystemer, bl.a. kommercielle services og ATP koncernsystemer Der vil være et fagsystem til hvert ydelsesområde målrettet ydelsesområdets kerneprocesser (ligesom der er i dag). Sags- og dokumenthåndteringsfunk tionalitet vil skulle integreres i fagløsningerne. KMD Sag (interrimsløsning) KMD Udbetaling (interrimsløsning) ATP løsning til Beriget grunddata (interrimsløsning) *) ATP går over når fælles offentligt grunddataprogram er på plads. Der er indgået aftale med KOMBIT om anvendelse af fællesoffentlige støttesystemer. 7
Monopolbruddet / konkurrenceudsættelsen 8
Overordnet status for konkurrenceudsættelsesprogrammet Business case og økonomi: Konkurrenceudsættelsesprogrammet er overordnet set i grøn. Samtlige projekter viser god fremdrift og er inden for den aftalte økonomiske ramme. Business casen for KUP fastholdes i gul, idet det endnu udestår at indgå en række aftaler, men vurderes dog fortsat at være attraktiv og inden for den oprindelige investeringsramme. Støtteløsninger: Leverancer af støtteløsninger er i gul. Leverancerne er forsinkede, og plan B er derfor iværksat. Der er i samarbejde med KOMBIT bestilt en interimsløsning hos KMD, som består i en direkte snitflade fra barselsystemet til KMD Sag, indtil støttesystem projektet har tilvejebragt Sags- og Ydelsesindeks. Denne løsning anvendes i første omgang til Barsel. KOMBIT samarbejdet: Samarbejdet fungerer fortsat tilfredsstilende. Generelt for programmet og projekterne: Det overordnede risikobillede for programmet er i grøn, dog er risikoen for barselsprojektet (NNIT) i gul. Programmet har en skærpet opmærksomhed på de næste to års mange mål og leverancer, hvorfor der nu med ekstern bistand fra Black Swan fokuseres på arbejdet med risikoledelse. Af væsentlige forhold for projekterne kan herudover nævnes: Barselsprojektet er i god fremdrift, men er sat i overordnet gul, da man er nødt til at lave en betinget godkendelse af afklaringsfasen med tre udestående. 1) Visse krav vedr. administrative regler er kun overordnet behandlet i afklaringsfasen. 2) Der er ikke en endeligt godkendt tidsplan for den næste fase. 3) Alle kendte ændringer er ikke færdigbehandlet, herunder interimsløsninger imod KMD Sag og dataafgrænsningen. Pensionsprojektet har er startet op på implementeringsfasen med ny leverandør (KMD) Der er planlagt yderligere tre udbud i KUP, hvor Familieydelsessystem og Debitorsystemet er også godt på vej. Der er prækvalificeret fem leverandører til hvert projekt med forventet kontraktunderskrift ultimo oktober. Boligstøtte er nu kommet i anskaffelsesfasen og skal i gang med at lave kravbeskrivelser og udbudsmateriale og deres prækvalifikationen starter september 2015 Der arbejdes med at lukke den sidste fagsystemudfasningsaftale med KMD for Boligstøtte. Der trækkes på de tidligere erfaringer og KMD er ressourceudfordret. Udviklingen af Beriget grunddata er i god gænge og har afpasset deres leverancer med Barselsprojektet. Projektet er leverance- og tidsmæssigt i kontrol. Projektnavn Fase Tidsplan Scope Økonomi Risiko Business Case Konkurrenceudsættelsesprogrammet April Maj April Maj April Maj April Maj April Status Anskaffelse af ny barselløsning Implementering Anskaffelse af ny pensionsløsning Anskaffelse Anskaffelse af familieydelsesløsning Anskaffelse Anskaffelse af boligstøtteløsning Anskaffelse For økonomirapportering Beriget grunddata Implementering henvises til særskilt KUP Debitor Anskaffelse KOMBIT støttesystemer Analyse Økonomirapport Øvrige Støttesystemer Analyse Foranalyse Fleksydelser SABA Analyse Maj Status April Risiko Maj Risiko Stabil Under observation Kritisk N/A 9
Detaljeret tidsplan for Barseldagpenge - fra kontraktunderskrivelse Etape I Etape II Etape III Afklaring 09-01-15 10-04-15 Komponentudvikling og -test 11-04-15 03-02-16 Prøver og idriftsættelse 04-02-16 24-08-16 Kontrakt underskrevet 09-01.-5 Idriftsættelsesprøve 31-03-16 Konverteringsprøve 25-04-16 Overtagelsesprøve 31-05-16 Driftprøve 24-08-16 Idriftsættelse godkendt 14-06-16 10
Detaljeret tidsplan for Social Pension - fra kontraktunderskrivelse Kontrakt underskrevet 15-04-15 Kontrakt tildelt 27-03-15 Idriftsættelsesprøve 09-12-16 Etape I Etape II Etape III Overtagelsesprøve 17-02-17 Etape IV Ophørsplan godkendt 29-08-17 Afklaring 16-04-15 14-08-15 Analyse, design, udvikling og test 17-08-15 25-11-16 Prøver og idriftsættelse 28-11-16 28-02-17 01-03-17 29-08-17 Levering af opdateret teststrategi 16-06-15 Brugervenlig hedstest 26-06-15 Delleveranceprøve 1 06-11-15 Delleveranceprøve 4 26-08-16 System klar til samlet systemintegrationstest 13-09-16 Godkendelse af teknisk idriftsættelse 12-08-16 Konverteringsprøve 30-12-16 Driftsprøve godkendt trin 1 08-05-17 Driftsprøve godkendt trin 3 29-08-17 Driftsprøve godkendt trin 2 12-06-17 11
Detaljeret tidsplan for Familieydelser - fra kontraktunderskrivelse Kontrakt underskrevet 01-11-15 Prøvekonverteringsgrundlag levereret til Familieydelser System klar til samlet Endeligt indkonverterings grundlag leveret Underholdsbidrag 09-06-17 Idriftssættelse N. delleveranceprøve systemintegrationstest 13-01-17 1. delleveranceprøve Samlet integrationstest 31-03-17 Etape I Etape II Etape III (Underholdsbidrag) 16-06-17 Driftsprøve 24-07-17 Startdato ma 02-11-15 Afklaring 02-11-15-26- 02-16 Komponentudvikling og -test 29-02-16-12-01-17 Samlet systemintegrationstest 13-01-17 31-03-17 Prøver i præ-prod. Produktion (trinvis indkonvertering) Slutdato ma 24-07-17 System klar til systemintegrationstest mod Debitor 03-10-16 Overtagelsesprøve 15-05-17 Endeligt indkonverterings Idriftssættelse grundlag leveret (Børnetilskud + Børne- Børnetilskud + Børne- & & ungeydelse) 28-05-17 Ungeydelse 21-05-17 12
Detaljeret tidsplan for Debitor - efter kontraktunderskrivelse 13
Detaljeret tidsplan for Boligstøtte - frem til kontraktunderskrivelse Udbudsmateriale udsendt Primo november 2015 Færdiggørelse, review og godkendelse af udbudsmateriale Prækvalifisering Vurder egnethe d Tilbudsperiode inkl. spørgsmål Tilbudsevaluering Stand still 1. informationsmøde 27-05-2015 Offentliggørelse af udbudsmateriale ver. 0.8 26-06-2015 Individuelle dialogmøder 18.+19.+20-08-2015 Prækvalifikations anmodninger modtaget Primo oktober 2015 Informationsmøde om udbudsmateriale med udvalgte leverandører Ultimo november 2015 Tilbud modtaget Ultimo januar 2016 Kontrakt underskrevet Primo april 2016 Annoncering af udbud September 2015 Udvalgte leverandører offentliggjort Primo november 2015 Tildeling offentliggjort Ultimo marts 2016 14