Projektgruppens møde, tirsdag, den 29. april 2015 kl. 8.00-10.00 på Sorø Rådhus, Rådhusvej 8, 4180 Sorø. (udsat til den 6. maj 2015 kl. 14.00-16.00) Deltagere: Bo Runge-Dalager Torben Greve Michel van der Linden Kirsten V. Jensen Peter Østerbye Søren Ole Sørensen Preben Christensen Projektleder foreslår, at dagsordenen gennemføres i den rækkefølge, punkterne er prioriteret - og at punkter, der ikke nås indenfor den afsatte tid, bliver udsat til projektgruppens møde den 13. maj 2015. Dagsorden 1. Udkast til ejerstrategi seneste møde at fastholde benævnelsen "ejerstrategi" - til trods for, at der ikke er tale om en ejerstrategi i klassisk forstand. I forhold til det udkast I fik udsendt i sidste uge, er der foretaget nogle få sproglige justeringer samt tilføjet et afsnit om samarbejdsaftaler med kommunerne og om kvalitetsstandarder. Referat Projektgruppen indstiller det fremsendte udkast med flg. rettelser/tilpasninger: Afsnit 3, beslutningskompetence udgår - idet det fremgår af vedtægten. Afsnit 7, Udbud omformuleres, således at det fremgår, at Brand og Redning Vestsjælland kan afgive kontrolbud at udbud skal foretages på en måde, så der altid er flere operatører, og således at det sikres, at Brand og Redning Vestsjælland løser en del af opgaven (ekspertisen bevares i Brand og Redning Vestsjælland). Følgens de tekst indsættes i kapitel 7, økonomi: "Selskabet handler i hele sit virke på et økonomisk forsvarligt grundlag og driften af selskabet skal være så effektiv som muligt. Selskabet skal i det fremadrettede planlægnings- og budgetarbejde have fokus på effektiviseringer, der som udgangspunkt sikrer, at selskabet opnår de økonomiske gevinster, som forventes på baggrund af den indgåede aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for 2015. Selskabet skal løbende udvikle og tilpasse struk-
tur, aktiver, teknologi, arbejdsprocesser og serviceniveau med henblik på at opretholde et højt serviceniveau til en konkurrencedygtig pris, jf. lovgivningens og ejernes krav." I afsnit 9 tilføjes et afsnit om samarbejdsforum for den daglige drift. 2. Udarbejdelse af eksempel på samarbejdsaftale mellem 60-fællesskab og kommune (eksempel) seneste møde, at der skal udarbejdes samarbejdsaftaler mellem 60-fællesskabet og de enkelte ejerkommuner. Viceberedskabschefen i Slagelse har tidligere fremsendt et udkast, som vedægges som bilag - som udgangspunkt for en drøftelse af indholdet et eksempel på en samarbejdsaftale. 3. Udarbejdelse af eksempel på kvalitetsstandard. møde den 21. april, at der til syregruppemødet den 27. maj skal foreligge et eksempel på en kvalitetsstandard. Projektleder indstiller, at projektleder i samarbejde med beredskabscheferne udarbejder et forslag. 4. Økonomi: Orientering om status på: a. opgørelse af aktiver b. status på økonomiarbejdsgruppe (udarbejdelse af økonomiske konsekvenser for kommunerne) v/kirsten V. Jensen Fsa. overførselsregler anbefaler projektgruppen, at det indarbejdes i vedtægten. Projektgruppen anbefaler, at det af beredskabscheferne udarbejdede forslag til samarbejdsaftale, som til en vis grad også omfatter kvalitetsstandarder, udsendes som eksempel til den politiske styregruppe - og at det i øvrigt pointeres, at det væsentlige er, at der etableres en godt og konstruktivt, dagligt samarbejde mellem kommunerne og beredskabssamarbejdet, som det er omtalt i udkastet til "ejerstrategi", afsnit 8, samarbejde mellem Brand og Redning Vestsjælland og ejerkommunerne. Der henvises til pkt. 2. Økonomiarbejdsgruppen arbejder støt fremad med et budgetudkast, der baseres på R-2013 - med kendte efterfølgende ændringer. Der kommer således til at foreligge et "administrativt budget" som kan ligge til grund for det endelige budgetforslag. Det bliver væsentligt, at de enkelte ejerkommuner kan følge budgetændringerne, således at den enkelte kommune kan udarbejde sin egen
"businesscase" - og dermed de budgetmæssige konsekvenser for egen kommune. Der er indgået aftale med en lokal ejendomsmægler i Slagelse om at forestå fastsættelse af hhv. værdien af de bygninger, der anvendes til beredskabsmæssige formål - samt fastsættelse af lejeniveau. Begge dele med udgangspunkt i nuværende anvendelse. Deloitte har afgivet tilbud på opgaven med at fastsætte værdien af aktiver. Tilbuddet accepteres. Projektgruppen indstiller, at der fastsættes en mindstegrænse for hvad der indgår i opgørelsen på 100.000 kr., svarende til det beløb der normalt anvendes i forbindelse med straksafskrivninger. 5. Placering af beredskabschefen i perioden 1. august til 31. december 2015 For at kunne understøtte beredskabsdirektøren i den første periode, indstiller projektleder, at beredskabsdirektøren i perioden fra 1. august frem til etablering af det nye hovedkvarter for Brand og Redning Vestsjælland, får kontor på Rådhuset i Kalundborg. 6. Drøftelse af stabsfunktion for beredskabschefen i perioden 1. august til 31. december 2015. Der skal løses rigtigt mange opgaver i efteråret: Risikobaseret Dimensionering Budget organisation lokalaftaler samarbejdsaftaler med kommunerne administrationsgrundlag for den nye or- Det forventes at såvel Deloitte som ejendomsmægler kan aflevere deres bidrag i løbet af ca. 14 dage. Projektgruppen anbefaler projektlederens indstilling. Projektgruppen indstiller, at Kalundborg Kommune stiller den fornødne sekretariatsbistand til rådighed for beredskabsdirektøren - efter samme principper som projektlederen har været stillet til rådighed.
ganisation osv. Der vil derfor blive behov for, at beredskabsdirektøren bliver støttet af nogle stabsfunktioner. 7. Drøftelse af hovedadresse for Brand og Redning Vestsjælland Det må forventes, at der bliver et politisk krav om, at placering af hovedadresse for Brand og Redning Vestsjælland indgår i den politiske beslutning i juni 2015. Bilaget omskrives, således at det alene er principperne, der beskrives. Bilaget fremsendes til administrativ styregruppe uden indstilling. Bilag: Placering af hovedadresse for Brand og Redning Vestsjælland. 8. Princip for udvælgelse af administrationskommune Flg. opgaver skal løses af en administrationskommune for Brand- og Redning Vestsjælland: IT (platform og support) bogføring, budget, regnskab (herunder konsulentfunktion) personaleadministration (herunder konsulentfunktion) Der tilføjes endnu en model: - at den kommune, hvor hovedadressen placeres, også er administrationskommune. Projektgruppen indstiller denne mulighed. Der kan umiddelbart peges på 2 objektive modeller for udpegning af administrationskommune: 1. Opgaven sendes i udbud blandt de 6 kommuner - og kommunerne bedes om at fremsende et tilbud. Billigste kommune tildeles opgaven. 2. Ud fra nøgletal vurderes hvilken kommune, der i dag løser opgaven billigst. Den kommune, der vurderes at være billigst, indstilles til at blive administrationskommune. 9. Minikonference den 2. juni 2015 Den politiske styregruppe har besluttet, at der skal afholdes endnu en minikonference, hvor det materiale, der fremsendes til poli- Til orientering
tisk behandling i kommunalbestyrelser/byråd i juni måned bliver præsenteret. Mødet afholdes på Hotel Strandparken i Holbæk. 10. Møde i TR-Forum den 28. maj 2015 På det seneste møde i TR-Forum blev det aftalt, at der umiddelbart efter Politisk Styregruppes møde den 27. maj skulle holdes et møde i TR-Forum, som optakt til den høring, der skal foregå i de respektive samarbejdsorganer i kommunerne. Til orientering 11. Eventuelt møde med Ernst og Young vedr. moms møde med Hansson & Partners vedr. forsikringer Fsa. E&Y henlægges sagen til beredskabsdirektøren er ansat - og kan tage stilling til opgaven. Fsa. forsikringer: Det indstilles, at Kalundborg Kommune arbejder viodere med sagen. Næste møde, den 13. maj 2015, flyttes således at det afholdes i Kalundborg klokken 14.00-16.00. Da "Brand og Redning Vestsjælland" alene blev udpeget som navn for projektet - skal der i forbindelse med vedtagelsen af vedtægten tages aktivt stilling til om navnet skal videreføres. Projektleder udarbejder oversigt over de øvrige beredskabs-samarbejders navne - for herigennem at pege på, at flere samarbejder indarbejder "beredskab" i deres navn.