Netværksmøde Udbud med forhandling v/associeret partner, advokat Malene Roose Bagh mal@kammeradvokaten.dk 1
Agenda 1. 2. 3. 4. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? Fordele og ulemper forskelle ift KD Regulering i udbudsmaterialet, herunder særligt om mindstekrav Gennemførelse af forhandlinger 2
1. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? Væsentlige lempelser i betingelserne for udbud med forhandling Men særlige betingelser skal dog være opfyldt Sammenfald med betingelserne for konkurrencepræget dialog (udbudslovens 61/ 67) 3
1. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? (fortsat) Udbudslovens 61, stk. 1, nr. 1: En ordregiver kan anvende udbud med forhandling i følgende tilfælde [ ]: a) Ordregivers behov kan ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, b) kontrakten omfatter design eller innovative løsninger, c) når kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed ikke kan tildeles uden forudgående forhandling, eller d) når ordregiveren ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standardiseret europæisk teknisk vurdering, fælles teknisk specifikation eller teknisk reference. 4
1. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? (fortsat) Betragtningerne i udbudsdirektivets præambel: (42): [ ] Medlemsstaterne bør kunne anvende udbud med forhandling eller den konkurrenceprægede dialog i forskellige situationer, hvor offentlige eller begrænsede udbud uden forhandling ikke med sandsynlighed vil føre til tilfredsstillende resultat [ ] Det bør erindres, at anvendelsen af den konkurrenceprægede dialog er stedet voldsomt [ ]. i tilfælde hvor ordregivende myndigheder ikke kan fastlægge de vilkår, der kan opfylde deres behov eller vurdere, hvad markedet kan tilbyde inden for tekniske, finansielle eller juridiske løsninger. (43): [ ] I disse [mere komplekse] tilfælde kan det være nødvendigt med forhandlinger for at sikre, at den pågældende vare eller tjenesteydelse svarer til behovene hos den ordregivende myndighed. I forbindelse med standardtjenesteydelser eller varer, der kan leveres af mange forskellige aktører på markedet, bør udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog ikke anvendes. 5
1. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? (fortsat) Om tilpasning (bemærkninger, side 101) It-løsninger, der skal tilpasses ordregiverens tekniske platforme, konvertering af data, integration med øvrige it-systemer mv. Ordregiveren kan derimod ikke anvende proceduren, hvis ordregiveren i udbudsmaterialet præcist har defineret den påtænkte anskaffelse. Det kan f.eks. være, hvis ordregiveren udbyder et færdigt projekteret byggeri, dvs. et projekt, hvor der ikke er mulighed for tilpasninger af nogen art. Om design eller innovative løsninger (bemærkninger, side 102) Anvendelsen af udbud med forhandling ikke begrænset til, at hele ydelsen skal bestå af design eller innovative løsninger. Det medfører, at det således er nok, at et væsentligt element er omfattet af design eller en innovativ løsning. Forudsætning at tilbudsgiver kommer med løsningsforslag 6
1. Hvornår kan udbud med forhandling anvendes? (fortsat) Udbudslovens 61, stk. 2 Ikke forskriftsmæssige eller uacceptable tilbud Ikke udtømmende liste over ikke forskriftsmæssige: Ikke lever op til kravene/overskrider budget/for sent modtaget/unormalt lavt bud etc. Skal forbehold være væsentlige? (bemærkninger, side 102) Ad budgetoverskridelser (bemærkninger, side 102): Budgettet skal være fastsat inden udbudsproceduren indledes og kan eventuelt fremgå af udbudsmaterialet. Det er udbudsgiveren, der har bevisbyrden for, at et budget er fastsat klart, præcist og før offentliggørelsen af en udbudsbekendtgørelse. 7
2. Fordele og ulemper Fordele: Ulemper: Giver fleksibilitet i udbuddet Omkostningsfyldt (?) Velegnet til at skabe en relation mellem Kræver planlægning og styring ordregiver og tilbudsgiver Tager typisk tid Fokus på godt købmandskab Udnyttelse af markedets kendskab til ydelsen 8
Forskelle mellem udbud m forhandling/konkurrencepræget dialog: Udbud med forhandling Konkurrencepræget dialog Adgang til at faseopdele og begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles (og antal TG) Udbuddets genstand skal beskrives Tildelingskriterium: pris/omkostninger/bedste forhold mellem pris og kvalitet Forbud mod slutforhandling Adgang til at faseopdele og begrænse antallet af løsninger (men ikke deltagerantal) Ordregivers behov og krav skal beskrives Tildelingskriterium: bedste forhold mellem pris og kvalitet Mulighed for slutforhandling 9
3. Regulering i udbudsmaterialet Krav til udbudsbekendtgørelsen ( 62, stk. 2) Fastsættelse af antal: Udgøre mindst 3 (hvis flere end 5 ansøgere udvælges skal dette begrundes) (nationalt krav) Faseopdeling? Forbehold for direkte shining star - tildeling? Vederlag? Særligt om mindstekrav Skal fastsættes i udbudsmaterialet ( 62, stk. 3) Mindstekrav kan ikke forhandles, jf. bemærkningerne til 66, stk. 2 Bemærkninger til 2: [ ] Ændringer af mindstekrav [vil] som klart udgangspunkt kunne karakteriseres som ændring af grundlæggende elementer, der ikke kan foretages uden fornyet udbudsprocedure... I proceduren udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse vil en ændring af mindstekrav altid udgøre en ændring af grundlæggende elementer. 10
3. Regulering i udbudsmaterialet (fortsat) Særligt om mindstekrav Eventuel tredeling af krav? Grundlæggende krav, der skal være opfyldt i første og alle senere bud ( ufravigelige mindstekrav ) Mindstekrav, der (kun) skal være opfyldt i det endelige tilbud ( foreløbige mindstekrav ) Almindelige krav / konkurrencekrav ( krav ) Bemærkninger 62, stk. 3: de mindstekrav, som skal opfyldes af tilbudsgiverne i deres endelige tilbud 11
4. Gennemførelse af forhandlinger Overordnet mål med forhandlinger er at identificere forbedringspotentiale, både i tilbud og udbudsmateriale Styrker og svagheder i forhold til tildelingskriteriet/delkriterier Feedback til tilbudsgivere Ikke nødvendigvis fuld evaluering, men tilstrækkeligt til feedback til tilbudsgivere (OBS i forhold til endelig evaluering) 12
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) typer møder Præsentationsmøde tilbudsgiverne præsenterer deres tilbud Afklaringsmøde(r) feedback på konkrete uklarheder/udfordringer i tilbud Forhandlingsmøde(r) baseret på gennemgående forhandlingstemaer Forskellige spor, f.eks. teknik, jura, kommerciel mv. 13
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) intern forberedelse Særligt om pris De rigtige deltagere, f.eks. nøglemedarbejdere Sammensætning af forhandlingsteam Fordeling af roller - både fagligt og ikke-fagligt Forhandlingsdrejebog Efter forhandlingsmøderne 14
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) intern forberedelse Særligt om pris Efter forhandlingsmøderne Individuelt med hver enkelt tilbudsgiver sæt nok tid af! Ikke positionsforhandling mere en dialog om tilbud og udbudsmaterialet Forhandlingstemaer på tværs af alle tilbudsgivere Identificere cost-drivers og belyse risici Optimere tilbud/udbudsmateriale 15
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) intern forberedelse Særligt om pris Efter forhandlingsmøderne Hvordan håndterer man forhandling om prisen? Judex-kendelsen (14. september 2001): Under udbud efter forhandling må tilbudsgiverne ikke spilles prismæssigt ud mod hinanden Gennemsigtighed og ligebehandling 16
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) intern forberedelse Særligt om pris Efter forhandlingsmøderne Tilbuddet brydes ned i mindre delpriser Benchmark beregnes på baggrund af de (3) bedste priser (ud af 6) på delpris og samlet Korrigeres for outliers og priser baseret på forkerte forudsætninger, f.eks. misforståede krav Feedback til hver tilbudsgiver gives herefter ved at sammenholde deres pris med benchmark 17
4. Gennemførelse af forhandlinger (fortsat) intern forberedelse Opsamling lige efter møderne Udsende referater Særligt om pris Efter forhandlingsmøderne Opdatere udbudsmateriale herunder vurdere behov for ændringer: HUSK ligebehandling! Herefter afgives endeligt tilbud, som evalueres som alle andre typer udbud og herefter tildeling 18