Endeligt udkast af 28. juni 2017/JLAN TILPASSET K02 - STANDARDKONTRAKT FOR LÆNGEREVARENDE IT-PROJEKT Kontrakt om anskaffelse, vedligeholdelse og udvikling af elektronisk patientjournal (EPJ) og patientadministrativt system (PAS) mellem Region Syddanmark og [ ]
2 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E 1. BAGGRUND OG FORMÅL... 10 1.1 Forretningsmæssige mål... 11 1.2 Strategisk samarbejde... 11 1.3 Loyalt samarbejde... 12 2. LEVERANCENS OMFANG... 13 2.1 Generelt... 13 2.2 Løsningen... 13 2.3 Programmel... 14 2.4 Hardware m.v.... 14 2.5 Dokumentation... 15 2.6 Datamigrering... 15 2.7 Almindelige Optioner... 16 2.8 Optioner - Region Nordjylland og Region Midtjylland... 16 2.9 Rådgivning... 17 2.10 Øvrige ydelser... 17 3. KUNDENS IT-MILJØ... 17 4. LEVERANCENS UDFØRELSE... 18 4.1 Faseopdeling og Delleverancer... 18 4.2 Implementeringskoncept... 21 4.3 Afklaringsfase og udtrædelse... 21 4.3.1 Afklaringsfase... 21 4.3.2 Kundens udtrædelsesadgang... 22 4.4 Samarbejde og medarbejdere... 23 4.5 Programledelse... 24 4.5.1 Leverandørens programleder... 24 4.5.2 Kundens programleder... 25 4.6 Kundens medvirken... 25 4.7 Kvalitetssikring... 25 4.8 Audit... 26 4.9 Kodekvalitet... 27 4.10 Sikkerhed... 27 4.11 Benyttelse af underleverandører... 27 4.12 Behandling af personoplysninger... 28 5. ÆNDRINGER... 29
3 5.1 Generelt... 29 5.2 Ændringer til levering som en del af Løsningen... 29 5.3 Ændringer til levering som en Selvstændig Opgave... 29 5.4 Kundens fremsættelse af ændringsanmodning... 29 5.5 Leverandørens fremsættelse af ændringsanmodning... 30 5.6 Ændringslog... 30 5.7 Ændringer uden Leverandørens samtykke... 31 6. FREMDRIFT OG RISIKOSTYRING... 31 7. LEVERING... 31 7.1 Leveringssted... 31 7.2 Tidsplan... 31 7.3 Faseopdeling... 32 8. AFPRØVNING... 32 8.1 Generelt... 32 8.2 Fabriksprøve... 34 8.3 Platformsprøve... 34 8.4 Installationsprøve... 35 8.5 Systemacceptprøve... 35 8.6 Delleveranceprøver... 35 8.7 Overtagelsesprøve... 36 8.8 Driftsprøve... 36 9. IBRUGTAGNING... 37 10. OVERTAGELSE... 38 11. VEDLIGEHOLDELSE OG SUPPORT... 38 11.1 Generelt... 38 11.2 Versioner og Releases... 38 11.3 Vedligeholdelsesordningens tidsfrister... 39 11.4 Udførelse... 39 12. SERVICEMÅL... 40 12.1 Generelt... 40 12.2 Manglende opfyldelse af Servicemål... 40 13. PRISER... 40 13.1 Generelt... 40 13.2 Leverancevederlag... 41 13.3 Timebaserede vederlag... 41 13.4 Vedligeholdelse og support... 42
4 13.4.1 Vederlag... 42 13.4.2 Fejlafhjælpning... 42 13.4.3 Urigtig fejlrapportering... 42 14. INCITAMENTER... 43 15. BETALINGSBETINGELSER... 43 16. GARANTI... 44 16.1 Generel garanti... 44 16.2 Kundens medvirken... 44 16.3 Ændringsmuligheder... 44 16.4 Tredjemands udførelse af vedligeholdelse og ændringer... 45 16.5 Hæftelse for underleverandører - totalleverandørgaranti... 45 16.6 Garanterede Servicemål... 47 16.7 Tredjemands rettigheder... 47 16.8 Overholdelse af regler... 47 16.9 Garantiperiode... 47 17. LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE... 48 17.1 Forsinkelse... 48 17.1.1 Underretningspligt... 48 17.1.2 Bod... 48 17.1.3 Kundens beføjelser i øvrigt... 49 17.2 Mangler... 49 17.2.1 Afhjælpning... 49 17.2.2 Bod for overskridelse af Servicemål... 49 17.2.3 Forholdsmæssigt afslag... 50 17.2.4 Kundens beføjelser i øvrigt... 50 17.2.5 Leverandørens soliditet... 50 18. STEP-IN RIGHT... 51 18.1 Generelt... 51 18.2 Betingelser for udnyttelse... 51 18.3 Leverandørens vurdering... 52 19. KUNDENS MISLIGHOLDELSE... 52 20. KUNDENS OPHÆVELSE... 53 20.1 Betingelser for ophævelse... 53 20.2 Opgørelse ved ophævelse... 54 21. ERSTATNING OG FORSIKRING... 55 22. FORCE MAJEURE... 56
5 23. RETTIGHEDER TIL PROGRAMMEL OG DOKUMENTATION... 57 23.1 Generelt... 57 23.2 Standardprogrammel... 58 23.3 Klinisk Standardprogrammel... 58 23.4 Kundespecifikt Programmel... 58 23.4.1 Andre offentlige institutioners rettigheder... 59 23.5 Vedligeholdelses- og udviklingsværktøjer... 59 23.6 Open Source Programmel... 59 24. TAVSHEDSPLIGT... 59 25. OVERDRAGELSE... 60 26. OPSIGELSE... 60 26.1 Kontrakten... 60 26.1.1 Leverandøren... 60 26.1.2 Kunden... 61 26.2 Vedligeholdelse og support... 61 26.2.1 Leverandøren... 61 26.2.2 Kunden... 62 26.3 Forpligtelser ved ophør... 62 27. TVISTER... 63 27.1 Lovvalg... 63 27.2 Konfliktløsningsudvalg... 63 27.3 Sagkyndig udtalelse... 63 27.4 Voldgift... 63 27.5 Andet... 64 28. BEVILLINGSMÆSSIGE FORBEHOLD... 64 29. FORTOLKNING OG KONTRAKTSTYRING... 64 29.1 Fortolkning og forrang... 64 29.2 Meddelelse... 65 29.3 Kontraktstyring ved ændringer... 66 30. ANNULATION... 66 31. FORLIGSMÆSSIGE ÆNDRINGER... 66 32. UNDERSKRIFTER... 67
6 B I L A G S F O R T E G N E L S E Bilag 0 : Definitioner Bilag 1 : Tidsplan og implementeringskoncept Underbilag 1A: Overordnet Tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1B: Grafisk fremstilling af den Overordnede tidsplan (tidsplan, niveau 2) Underbilag 1C: Detaljeret tidsplan (tidsplan, niveau 3) for Afklaringsfasen. Underbilag 1D: Leverandørens Implementeringskoncept Bilag 2 : Kundens it-miljø Underbilag 2A: Specifikation for Regionsnetværk (WAN) i Region Syddanmark Underbilag 2B: Proces for Change Management Underbilag 2C: Proces for Major Incident Management Underbilag 2D: Proces for Major Incident Management Underbilag 2E: Proces for Problem Management Underbilag 2F: Proces for Problem Management tværfunktionelt rutediagram Underbilag 2G: Serviceintroduktion Underbilag 2H: ESA Bruger adgang Underbilag 2I: Strategiske anvisninger fra nationalt, fællesnationalt og regionalt niveau Underbilag 2J: IT-principper i Region Syddanmark Underbilag 2K: Sundheds-IT Strategi 2015-2017 del 1 Underbilag 2L: Sundheds-IT Strategi 2015-2017 del 2 Underbilag 2M: RSD Projektmodel for IT-projekter Underbilag 2N: Grafisk overblik over it-governance modellen i Region Syddanmark Underbilag 2O: Cosmic integrationer via REGIS Underbilag 2P: Links fra Cosmic Underbilag 2Q: 0024227_Webservice documentation Underbilag 2R: Kontakt publicering fra COSMIC Underbilag 2S: Forløb publicering fra COSMIC Underbilag 2T: A396-00147-19_Model description Underbilag 2U: A396-00147-09_LabMed Model description Underbilag 2V: A369-00149-09_Technical solution description LabMed Solution
7 Underbilag 2W: T150-00436-05 Regis-BCC Integration Underbilag 2X: T150-00436-01 Overblik vedr. test af ruten igennem REGIS-RoS Underbilag 2Y: PatientParkingService Underbilag 2Z: PatientParking.wsdl Bilag 3 : Leverancebeskrivelse: Underbilag 3A: Leverandørens besvarelse af Bilag 3 Underbilag 3B: Migrering of kontinuitet Underbilag 3C: Leverandørens besvarelse af Underbilag 3B Underbilag 3D: Uddannelse Underbilag 3E: Anvendte MedCom standarder Underbilag 3F: Perifert udstyr DD og TGK Underbilag 3G: EPJ-Syd integrationer via REGIS Underbilag 3H: AIP Applikation Integrations Politik Underbilag 3I: Links fra EPJ-Syd Underbilag 3J: Måling af kodekvalitet Underbilag 3J1: SIG-TÜViT Evaluation Criteria Trusted Product Maintainability Underbilag 3J2: SIG-TÜViT Evaluation Criteria Trusted Product Maintainability - GuidanceForProducers Underbilag 3J3: Confidentiality agreement Underbilag 3J4: SIG ISO27001_2013 certificate Bilag 4 : Dokumentation Bilag 5 : Vedligeholdelse og support Underbilag 5A: Leverandørens besvarelse Bilag 6 : Drift- hardware og software Underbilag 6A: Leverandørens besvarelse Bilag 7 : Servicemål: Underbilag 7A: Leverandørens besvarelse Underbilag 7B: Serviceniveauer Underbilag 7C: Beskrivelse af transaktioner Bilag 8 : Ændringshåndtering
8 Underbilag 8A: Ændringsblanket Bilag 9 : Samarbejdsorganisation og Strategisk Samarbejde Underbilag 9A: Konfliktløsningsudvalg Underbilag 9B: Leverandørens besvarelse Bilag 10 : Kundens deltagelse Underbilag 10A: Leverandørens besvarelse Bilag 11 : Vederlag og betalingsplan Bilag 12 : Prøver Bilag 13 : Licensbetingelser Bilag 14 : IT-sikkerhed og databehandleraftale Underbilag 14A: Fællesregional databehandleraftale Underbilag 14A.1: Databehandlerinstruks Underbilag 14A.2: Den dataansvarliges informationssikkerhedspolitik Underbilag 14A.2.1: Informationssikkerhedspolitik ( Fællesregional Information s- sikkerhedspolitik samt Tillæg til Fællesregional Informationssikkerhedspolitik for Region Syddanmark ) Underbilag 14A.2.1.1: Retningslinje for Videregivelse og indhentning af helbred s- oplysninger i sygehusvæsenet Underbilag 14A.2.1.2: Retningslinje for Sikkerhed og fortrolighed ve d personoplysninger Underbilag 14A.2.1.3: Retningslinje for Indgåelse af databehandleraftaler og tilsyn med databehandlere Underbilag 14A.2.1.4: Retningslinje for autorisationer og brugerrettigheder Underbilag 14A.2.1.5: Retningslinje for Logning Underbilag 14A.2.1.6: Retningslinje for Datasikkerhed Underbilag 14A.3: Informationssikkerheds- og risikostyring Underbilag 14A.4: Underdatabehandlere Underbilag 14A.5: Ad hoc arbejdspladser Underbilag 14A.6: Revisionserklæring Underbilag 14A.7: Databehandleraftale pr. 25. maj 2018
9 Underbilag 14A.7.1: Databehandlerinstruks Underbilag 14A.7.2: Informationssikkerhedspolitik Underbilag 14A.7.3: Informationssikkerheds- og risikostyring Underbilag 14A.7.4: Underdatabehandlere Underbilag 14A.7.5: Ad hoc arbejdspladser Underbilag 14A.7.6: Revisionserklæring og audit Bilag 15 : Proaktive handlinger Bilag 16 : Ydelser ved ophør Bilag 17 : Optioner Underbilag 17A: Leverandørens besvarelse Underbilag 17B: Lovpligtig vedligehold Underbilag 17C: Fremtidige integrationer Underbilag 17D: Drift- hardware og software Underbilag 17E: Talegenkendelse flere licenser Bilag 18 : Tilbudsdemonstration Underbilag 18A: Demopræsentation Den unge raske Underbilag 18B: Demopræsentation Barnet Underbilag 18C: Demopræsentation Den kræftsyge Underbilag 18D: Demopræsentation Den gravide Underbilag 18E: Demopræsentation Den psykiatriske Underbilag 18F: Demopræsentation Den kroniske Underbilag 18G: Demopræsentation Den gamle Underbilag 18H: Demopræsentation Den kroniske på intensiv Underbilag 18I-P: Videooptagelser af Tilbudsdemonstration Bilag 19 : Bod og incitamenter Bilag 20 : Optioner for andre regioner Bilag 21 : Spørgsmål og svar fra udbudsforretningen
10 KONTRAKT OM ANSKAFFELSE, VEDLIGEHOLDELSE OG UDVIKLING AF ELEKTRONISK PATIENTJOURNAL/PATIENTDMINISTRATIVT SYSTEM Mellem Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle CVR-nummer 29 19 09 09 (herefter Kunden ) og [Navn] [Adresse] CVR-nummer [Indsæt] (herefter Leverandøren ) 1. BAGGRUND OG FORMÅL Kontrakten vedrører Leverandørens levering, vedligeholdelse og videreudvikling af en elektronisk patientjournal/et patientadministrativt system til Kunden ("Løsningen"). Kunden har som ordregiver afholdt et EU-udbud (Udbudsbekendtgørelsen nr. [indsæt]) i henhold til udbudsformen udbud efter forhandling og har i den forbindelse haft lejlighed til at forhandle med tilbudsgiverne, herunder Leverandøren, om bl.a. Kontraktens vilkår. Leverandørens endelige tilbud blev evalueret som det økonomisk mest fordelagtige og Ko n- trakten blev derfor tildelt Leverandøren.
11 1.1 Forretningsmæssige mål Løsningen skal understøtte Kundens nuværende og kommende kliniske og administrative arbejdsprocesser på Kundens sygehuse. Løsningen skal således kunne håndtere alle former for funktionalitet og databehandling, som er relevant i en klinisk og administrativ, patientrelat e- ret sammenhæng. Der er overordnet tre områder, hvor Løsningen skal medføre kvalitative forbedringer for Ku n- den: Behandlingskontinuitet og patientsikkerhed Effektivisering af kliniske processer og arbejdsgange Patient- og medarbejdertilfredshed Derfor lægger Kunden afgørende vægt på, at Løsningen er effektiv, hurtig og patientsikker er af en høj sundheds it-mæssig standard er tilpasset danske forhold overholder dansk lovgivning dækker hele Kundens geografiske område Leverandøren skal derudover rådgive Kunden om standardisering af arbejdsprocesser og den organisatoriske implementering af Løsningen. Kundens forretningsmæssige mål med Kontrakten er yderligere beskrevet i Bilag 3. Nærværende punkt 1.1 fastlægger ikke selvstændige kontraktlige forpligtelser for Leverandøren, men udgør vigtige pejlemærker i Parternes samarbejde og skal inddrages som fortolkningsbidrag ved eventuelle uoverensstemmelser og/eller fortolkning af Kontrakten. 1.2 Strategisk samarbejde Eftersom Løsningen og Leverandørens i ydelser under Kontrakten er af afgørende betydning for Kundens varetagelse af sine opgaver og for borgerne i Region Syddanmark, skal Leverandøren
12 arbejde kontinuerligt for at realisere Kundens forretningsmæssige mål med Progra m- met, jf. Bilag 3 og Bilag 9 aktivt inddrage Kunden i alle forhold, der har betydning for Kundens udnyttelse af Løsningen orientere Kunden så tidligt som muligt i forhold til tiltag fra Leverandøren, der kan h a- ve betydning for Kundens forhold, herunder p laner for udvikling af det Kliniske Standardprogrammel samt tilhørende produkter og ydelser tilbyde Kunden vilkår, som efter en samlet vurdering i det væsentlige ikke er ringere end de vilkår, som Leverandøren tilbyder andre, sammenlignelige kunder indenfor EU/EØS. Parterne skal i henhold til Bilag 9 etablere et Strategisk Samarbejde om fortsat udvikling og forbedring af Kundens anvendelse af Løsningen med henblik på at give Kundens sundhedspersonale størst mulig nytteværdi af Løsningen og øge kvaliteten i patientbehandlingen. Der vil som led i det Strategiske Samarbejde blive etableret en række KPI'ere, som dels skal fungere som et dialogværktøj til at optimere samarbejdet, Kundens nytteværdi af Løsningen og patientbehandlingen og dels en mulighed for at give Leverandøren et ekstra økonomisk incitament til at realisere disse målsætninger. 1.3 Loyalt samarbejde En succesfuld opfyldelse af begge Parters mål og interesser forudsætter et for begge Parter tilfredsstillende samarbejde, hvilke blandt andet indebæ rer, at begge Parter i hele Kontraktens løbetid samarbejder med en positiv, professionel og ansvarlig holdning. Pa rterne skal i den forbindelse udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved genne m- førelse af tilsvarende it-projekter samt levering af vedligeholdelse og support. Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have b etydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb. Eventuelle forskell ige opfattelser eller egentlige uoverensstemmelser mellem Parterne skal hurtigt eskaleres til videre behan d- ling i Parternes respektive organisationer med henblik på en hurtig og e ffektiv håndtering.
13 2. LEVERANCENS OMFANG 2.1 Generelt Leverandøren skal levere de ydelser, der er beskrevet i Leverancebeskrivelsen (Bilag 3), Implementeringskonceptet (Underbilag 1D) samt bestilte Optioner (Bilag 17). Leverancebeskrivelsen (Bilag 3) indeholder Kravspecifikationen og Løsningsbeskrivelsen. Leverandøren har forud for indgåelse af Kontrakten indarbejdet de fornødne ændringer og tilføjelser i det af Kunden udarbejdede udkast til kravspecifikation, eventuelt i dialog med Kunden, således at Løsningsbeskrivelsen kan forudsættes at opfylde Kravspecifikationen. Endvidere gennemføres en Afklaringsfase med henblik på yderligere afstemning mellem Kundens behov og Leverandørens løsning, jf. punkt 4.1. Hvis det efter kontraktindgåelse konstateres, at Kravspecifikationen alligevel ikke opfyldes ved Løsningsbeskrivelsen, skal Leverandøren i fornødent omfang supplere eller æn dre Løsningsbeskrivelsen samt levere sådanne yderligere ydelser, der er nødve ndige for at opfylde Kravspecifikationen og Kontrakten i øvrigt. Sådan levering skal ske på samme vilkår som fas t- sat i Kontrakten, herunder uden yderligere vederlag og inden for de i tidsplanen fastsatte frister. Såfremt Løsningsbeskrivelsen indeholder funktionalitet ud over det, der er nødvendigt til at opfylde Kravspecifikationen, og uden at dette udtrykkeligt er angivet at være en Option eller anden ændringsmulighed, der skal bestilles særskilt, skal Leverandøren levere dette i tillæg til opfyldelse af Kravspecifikationen. Leverandøren har leveranceansvaret. Dette indebærer, at Leverandøren skal levere de ydelser, herunder Programmel og Dokumentation, der sammen med Driftsplatformen, Kundens eksisterende it-miljø, Leverandørens anvisninger om ændringer heri og krav til Kundens medvirken, opfylder Leverancebeskrivelsen og Kontrakten i øvrigt. 2.2 Løsningen Løsningen skal understøtte nuværende og kommende kliniske og administrative arbejdspr o- cesser på Kundens hospitaler.
14 Løsningen skal være baseret på en fleksibel og brugervenlig ramme, der muliggør standard i- seret opsætning af klinisk indhold og deraf afledt behov for administrative inform ationer. Kundens mål er ved hjælp af Løsningen at kunne: understøtte papirløse arbejdsgange med et effektivt redskab til blandt andet strukt u- reret klinisk dokumentation, procesunderstøttelse og kvalitetsunderstøtte lse samle informationer om den enkelte patient, så der i forhold til patientforløb er nem adgang til patientens sundhedsdata for alle sundhedsfaglige ak tører på tværs af sektorer genbruge informationer om patienter og deres behandling til kontinuerlig optimering af kvalitet og ressourceudnyttelse for behandlinger sikre let adgang til alle informationer i Løsningen i forhold til behov for information i bred forstand forbedre understøttelsen af komplicerede og lange patientforløb herunder kroniker forløb Løsningen skal således kunne håndtere alle former for funktionalitet og databehandling, som er relevant i en klinisk og administrativ, patientrelateret samme nhæng. Kundens krav til Løsningen er nærmere beskrevet i Bilag 3. 2.3 Programmel Leverandøren skal ved opfyldelse af Kontrakten levere Klinisk Standardprogrammel, Standardprogrammel samt eventuelt Kundespecifikt Programmel til opfyldelse af Leverancebeskrivelsen (Bilag 3). 2.4 Hardware m.v. Ved Kundens udnyttelse af Optionen herom, jf. Bilag 17, skal Leverandøren levere det hardog software m.v., der er angivet i Bilag 6 samt foretage opsætning heraf med henblik på at etablere Driftsplatformen for Løsningen.
15 Leverandøren indestår for, at den anbefalede hard- og software-konfiguration til etablering af Driftsplatformen er tilstrækkelig til at opfylde Kontraktens Servicemål. 2.5 Dokumentation Leverandøren skal levere den Dokumentation, der er nødvendig for at udnytte Løsningen, herunder Systemdokumentation for de i Leverancebeskrivelsen beskrevne tekniske grænseflader i Løsningen. Endvidere skal Leverandøren levere den Dokumentation til Kunden, der er nødvendig for, at tredjemand på rimelige og sædvanlige vilkår kan varetage Drift og ved Kontraktens ophør udføre vedligeholdelse af Klinisk Standardprogrammel og Kundespecifikt Programmel i henhold til Kontraktens øvrige bestemmelser. Dokumentationen er nærmere specificeret i Bilag 4, herunder angivelse af den Dokumentation Leverandøren skal levere ved delleveranceprøver og overtagelsesprøven. Dokumentationen for de tekniske grænseflader skal opfylde kravene angivet i Bilag 4. I Bilag 4 er det angivet, hvornår Dokumentation skal leveres og godkendes. Dokumentationen skal udformes i overensstemmelse med God it-skik og opfylde de i Kontrakten fastsatte krav, herunder i Bilag 4. Hvis Leverandøren foretager ændringer i Løsningen, herunder som led i vedligeholdelse, skal den leverede Dokumentation samtidig ændres, så Dokumentationen fortsat opfylder ovennævnte krav. Tilsvarende gælder ved udnyttelse af Optioner. Dokumentationen skal, jf. Bilag 4, leveres og holdes opdateret på dansk, medmindre Kunden har godkendt, at dele af den kan leveres på engelsk (eksempelvis producentdokumentation). Dokumentationen kan i sædvanligt omfang stilles til rådighed for Kunden, og Leverandøren skal stille en platform til rådighed, hvor Kunden til enhver tid har adgang til den fulde og komplette senest opdaterede Dokumentation online, jf. Bilag 4. 2.6 Datamigrering Migrering af Kundens data skal gennemføres inden for de tidsfrister, der fremgår af tidsplanen (Bilag 1).
16 Leverandøren skal i forbindelse med indsættelsen af data etablere de nødvendige optæ llinger, afstemninger m.v. til verificering af, at startdata er korrekte. Kunden er ansvarlig for kvaliteten og tilstedeværelsen af oprindelige data i aftalt format, jf. underbilag 3B, samt for, at dette stilles til rådighed for Leverandøren. I øvrigt henvises til Underbilag 3B, der indeholder nærmere krav til migrering af Kundens data. 2.7 Almindelige Optioner Kunden kan bestille de i Bilag 17 angivne optioner til levering samtidig med og som en del af Løsningen eller som en Selvstændig opgave. Kundens bestillinger skal ske inden for de i Bilag 17 anførte frister, såfremt Optionen skal leveres som en del af Løsningen. I modsat fald skal der på Kundens anmodning ske levering af Optionen som en Selvstæ ndig Opgave. Optionernes varighed og vilkår for eventuel regulering af priser fremgår af Bilag 17, Bilag 20 og Bilag 11. 2.8 Optioner - Region Nordjylland og Region Midtjylland Udover Kunden er Region Nordjylland og Region Midtjylland eller andre enheder, som måtte erstatte disse regioner, berettiget til at foretage anskaffelser hos Leverandøren i medfør af Kontrakten. Sådanne anskaffelser sker ved den pågældende regions udnyttelse af Optionen derom, jf. Bilag 20. Hvis en anden region ønsker at foretage anskaffelser under Kontrakten, afgiver den pågæ l- dende region en skriftlig anmodning herom til Leverandøren, som straks sender Meddelelse herom til Kunden. Der udformes herefter en kontrakt baseret på den i Bilag 20 vedlagte kontraktskabelon og de heri vedlagte bilagsskabeloner, jf. de nærmere retningslinjer herfor i Bilag 20. Den pågældende region og Leverandøren bærer egne omkostninger i forbindelse med uda r- bejdelse af sådan kontrakt.
17 Kunden er ikke part i sådan kontrakt, og retsforholdet mellem den anden region og Levera n- døren er i det hele Kunden uvedkommende og uden betydning for Kundens retstilling under Kontrakten. Uanset tidspunktet for Optionens udnyttelse er Leverandøren hverken berett iget eller forpligtet til at påbegynde leveringen af Løsningen til den pågældende region, før 2 år efter denne Kontrakts indgåelse. 2.9 Rådgivning Leverandøren skal løbende rådgive Kunden om, hvorledes Løsningen i forhold til Kundens forretningsmæssige mål og behov, som disse er oplyst af Kunden, bedst sikres. Leverandørens rådgivning skal således sikre Kunden mulighed for løbende at forholde sig til konkrete behov og tiltag i forbindelse med udvikling og vedligeholdelse med udvikling og ve d- ligeholdelse af Løsningen, så dette tilfører forretningsmæssig værdi for Kunden. Leverand ø- ren skal herunder rådgive Kunden om ny teknologi, nye løsninger og standardisering af a r- bejdsprocesser, som har betydning for Kunden, herunder hvorledes Løsningen kan løse Ku n- dens behov. 2.10 Øvrige ydelser Ud over det ovenfor anførte skal Leverandøren ved opfyldelse af Kontrakten levere de øvrige ydelser, som er angivet i Leverancebeskrivelsen (Bilag 3). 3. KUNDENS IT-MILJØ Kundens it-miljø, der har betydning for Leverancen samt vedligeholdelse og eventuel Drift af Leverancen, er beskrevet i Bilag 2. Bilag 2 indeholder dels beskrivelse af Kundens eksisterende it-miljø, herunder licenser, dels Leverandørens angivelse af eventuelle krav til ændringer i Kundens it-miljø som forudsætning for at opfylde kravene i Kontrakten. I Bilag 6 er angivet Leverandørens forslag til hard- og softwarefiguration m.v. til etablering af Driftsplatformen. Såfremt de i Bilag 3 angivne ændringsmuligheder, herunder ved udnyttelse af Optioner, stiller andre krav til Kundens driftsmiljø, skal sådanne krav være angivet i Bilag 6.
18 Såfremt Leverandørens krav er opfyldt, skal Leverancen samt udførelse af vedligeholdelse være tilstrækkelig til sammen med Kundens it-miljø og Kundens medvirken, jf. punkt 4.5, at opfylde kravene i denne Kontrakt. Det er en forudsætning herfor, at der ikke i Kundens itmiljø forekommer fejl eller ikke opfyldte forudsætninger, der har betydning for Leverandørens opfyldelse af kravene i denne Kontrakt. Såfremt Kundens it-miljø ikke opfylder disse krav, frigøres Leverandøren fra at opfylde krav til Leverancen og vedligeholdelse i det omfang, det er begrundet i Kundens manglende opfyldelse af Leverandørens forudsætninger som angivet i Bilag 6. Kunden må forvente, at Leverandørens vedligeholdelsesforpligtelse efter udløb af garantiper i- oden forudsætter, at Kunden har et tidssvarende it-miljø. Leverandøren forpligter sig til at angive nye krav og beskrivelser senest samtidig med, at nye Versioner eller Releases tilbydes installeret hos Kunden. Såfremt Parterne ikke kan opnå enighed om behovet for ændring itmiljøet, kan proceduren beskrevet i punkt 27.3 iværksættes. Kunden har pligt til at informere Leverandøren om ændringer i Driftsplatformen og Kundens øvrige it-miljø, og Leverandøren skal godkende disse. Leverandøren kan ikke undlade at go d- kende ændringerne, medmindre dette er sagligt begrundet. Ved uenighed herom kan proceduren beskrevet i punkt 27.3 iværksættes. 4. LEVERANCENS UDFØRELSE 4.1 Faseopdeling og Delleverancer Projektet er opdelt i følgende Faser og Delleverancer, jf. den nærmere beskrivelse heraf i Bilag 1: Fase Milepæl Overordnet indhold Afklaringsfase Afklaringsfasen gennemført og godkendt Projektopstart, etablering af samarbejdsorganisation, gennemgang af Leverancebeskrivelse, tidsplan og Implementeringskoncept m.v. Klargørings- Fabriksprøve gennemført Kvalitetssikring af Programmel og programme- fasen og godkendt ringsarbejde i Leverandørens eget miljø uden
19 Fase Milepæl Overordnet indhold tilslutning til Kundens IT-miljø. Formålet med Fabriksprøven er at sikre, at Løsningen har en kvalitet, som giver en berettiget forventning om, at Løsningen kan opfylde de kriterier, der er fastlagt i de efterfølgende Prøver. Platformsprøve gennemført og godkendt Gennemgang og test af Driftsplatformen med henblik på at sikre, at Driftsplatformen er klar til installation af Løsningen. Installationsprøve gennemført og godkendt Konstatering af, om Løsningen kan installeres, konfigureres og bringes til at fungere i et nyt miljø, herunder at eventuelle relevante data kan konverteres korrekt Systemaccepttest gennemført og godkendt Systemacceptprøven skal godtgøre at alle Kontraktens krav til Løsningen er opfyldt, og at Løsningen overholder det aftalte kvalitetsniveau, herunder at integrationer fungerer samt at data er korrekt konverteret og tilgængeligt i Løsningen. Systemacceptprøven inkluderer endvidere verifikation af, at Dokumentation for Løsningen er leveret. Endelig sker der en afprøvning af, om de processer og værktøjer, der er aftalt og operationaliseret mellem Kunden og Leverandøren under aktiviteten Overgang til Forvaltning kan godkendes. Idriftsættelses- Delleveranceprøve 1 (Syge- Konstatering af, om Servicemål opfyldes efter
20 Fase Milepæl Overordnet indhold fasen hus 1) gennemført og godkendt Ibrugtagning Delleveranceprøve 2 (Sygehus 2) gennemført og godkendt Som ovenfor for Sygehus 1 Delleveranceprøve 3 (Sygehus 3) gennemført og godkendt Som ovenfor for Sygehus 1 Som ovenfor for Sygehus 1 Overtagelsesprøve gennemført og godkendt Delleveranceprøve 4 (Sygehus 4) gennemført og godkendt Afsluttende review, hvor Kunden via statisk-test afprøver, om alle krav til Leverancen er opfyldt, ved at gennemgå alle Testrapporterne fra Delleveranceprøverne samt eventuelle handlingsplaner for fejlrettelser Driftsprøve gennemført og godkendt Samlet, afsluttende driftsprøve, hvor det skal konstateres, om Løsningen opfylder Servicemålene efter udrulning til alle Kundens hospitaler Afslutningsfasen Afsluttende møde i projektorganisationen Projektorganisationen afvikles, og der holdes et afsluttende evalueringsmøde
21 4.2 Implementeringskoncept Leverandøren har i Underbilag 1D beskrevet sit koncept for levering, implementering og udrulning af Løsningen (Implementeringskonceptet) og i overensstemmelse med tidsplanen ( Bilag 1) og de heri beskrevne Faser og aktiviteter. Implementeringskonceptet er udarbejdet ud fra Leverandørens erfaringer med lignende systemimplementeringer, Kundens krav hertil og Parternes forhandlinger i udbudsproce ssen. Parterne er derfor enige om, at Implementeringskonceptet skal efterleves og bruges aktivt for at sikre en succesfuld gennemførelse af Programmet. Hvis Leverandøren konstaterer uhensigtsmæssigheder i eller mulige forbedringer af Implementeringskonceptet, har Leverandøren pligt til uden ugrundet ophold at fremsætte forslag til forbedringer heraf. Ligeledes kan Kunden fremsætte forslag til forbedringer. Ændringer af Implementeringskonceptet kan kun ske ved en beslutning i Styregruppen. 4.3 Afklaringsfase og udtrædelse 4.3.1 Afklaringsfase I overensstemmelse med tidsplanen (Bilag 1) gennemføres en Afklaringsfase, der omfatter alle dele af de ydelser, der skal leveres under Kontrakten, med særlig vægt på Løsningen (Bilag 3), Kundens it-miljø (Bilag 2) og Leverandørens forslag til software- og hardwarekonfiguration m.v. til etablering af Driftsplatformen (Bilag 6). Såfremt Kunden i forbindelse med kontraktunderskrivelsen bestiller en eller flere Optioner til levering samtidig med og som en del af Løsningen, indgår disse aktiviteter i Afklaringsfasen. Afklaringsfasen har til formål, at Leverandøren opnår nærmere indsigt i Kundens behov, forretningsgange og it-miljø, og at Kunden opnår nærmere indsigt i Leverandørens løsningsforslag med henblik på at foretage en yderligere konkretisering af særligt Løsningens indhold og formål. Parterne gennemgår hvert enkelt krav og løsningsforslag med henblik på at vurdere det næ r- mere indhold af Kundens behov, og hvorledes behovet opfyldes ved den foreslåede løsning samt forudsætninger knyttet hertil. Endvidere foretages en vurdering af, om der ved en æ n- dring i Kravspecifikationen og/eller i Løsningsbeskrivelsen kan opnås en mere hensigtsmæssig
22 Leverance under hensyn til Kundens behov og Leverandørens muligheder. Parterne er gensidigt forpligtet til nærmere at redegøre for indholdet af og forudsætni ngerne for de af Parten angivne krav/løsninger og aktivt at forholde sig til de af den anden Part angivne krav/løsninger. Dette gælder såvel i forhold til Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse som i forhold til øvrige dele af Leverancen. I Afklaringsfasen skal hver af Parterne yde en betydelig indsats under henvisning til Leverancens kompleksitet, herunder deltage i analyser, workshops og demonstrationer m.v. Aktiviteterne i Afklaringsfasen er nærmere beskrevet i Bilag 1. Gennemførelse af Afklaringsfasen fritager ikke Leverandøren for ansvaret for, at ydelserne under Kontrakten opfylder Leverancebeskrivelsen og Kontrakten i øvrigt, jf. punkt 2.1. På grundlag af Afklaringsfasen skal Leverandøren fremkomme med forslag til ændring af Leverancebeskrivelsen, hvorved Leverancen nærmere beskrives. Herudover skal Leverandøren angive, hvorledes ændringsmulighederne i Bilag 3 samt Optionerne i Bilag 17 vil blive tilgodeset. Leverandøren skal samtidig med forslag til revideret Leverancebeskrivelse angive eventuelle konsekvenser for tidsplan, vederlag og andre vilkår. Forslag til revideret Leverancebeskrivelse og eventuelle øvrige ændringer til Kontrakten forelægges for Kunden til godkendelse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. Bilag 1. Kunden skal inden 20 Arbejdsdage skriftligt meddele, om forslaget kan godke ndes. Enhver ændring i Leverancebeskrivelsen og Kontrakten skal kunne dokumenteres med fuld sporbarhed, jf. punkt 29.3. Såfremt Kunden ikke kan godkende forslaget til revideret Leverancebeskrivelse og ikke ønsker at benytte udtrædelsesadgangen, jf. punkt 4.3.2, gælder i stedet Leverancebeskrivelsen og de øvrige dele af Kontrakten uændret. 4.3.2 Kundens udtrædelsesadgang Indtil 20 Arbejdsdage efter Kundens skriftlige afvisning af Leverandørens forslag til revideret Leverancebeskrivelse, jf. punkt 4.3.1, har Kunden ret til at udtræde af Kontrakten som helhed. Underretning om udtræden sker ved Meddelelse.
23 Ved sådan udtræden bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af Kontrakten. Materiale, såsom rapporter, skemaer og diagrammer, samt viden, der er frembragt i afkl a- ringsfasen frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kunden efter betaling af vederlag for udtræden anvende til alternativ opfyldelse af Kundens behov. Retten omfatter dog ikke prototyper eller forretningshemmeligheder, der er relateret til de produkter, der skulle leveres i henhold til Kontrakten. For udtræden betaler Kunden et vederlag til Leverandøren svarende til den indsats, Leverandøren har ydet i Afklaringsfasen. Vederlaget kan ikke overstige det beløb, der i Bilag 11 er angivet til dækning af aktiviteterne i Afklaringsfasen. 4.4 Samarbejde og medarbejdere Med henblik på at sikre en hensigtsmæssig opfyldelse af Kontrakten, etableres der en Samarbejdsorganisation som beskrevet Bilag 9. Parterne skal herunder drage omsorg for, at P rogrammet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til st a- dighed er muligt at træffe de nødvendige beslut ninger undervejs i Programmet og den restende kontraktperiode med den hastighed, omstændighederne kræver. Parterne har gensidigt en forpligtelse til uden ugrundet ophold og i henhold til de aftalte b e- slutningsprocesser at påpege eventuelle Fejl i dokumenter udarbejdet af den anden Part, herunder Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse samt øvrige forhold omkring Kontraktens opfyldelse, som Parterne bliver opmærksomme på. Tilsvarende gælder andre forhold, der kan have betydning for Programmets rette gennemførelse i overensstemmelse med tidsplanen og Kontrakten i øvrigt. Leverandøren skal herefter foreslå korrigerende tiltag, som kan minimere virkningen af en sådan fejl eller uhensigtsmæssighed. Kravene til Parternes rapportering og afholdelse af møder er be skrevet i Bilag 9. Parterne skal af hensyn til kontinuiteten og kvaliteten i arbe jdet i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere på P rogrammet. Udskiftning må ikke påføre den anden Part yderligere omkostninger, og den nye medarbejder skal ha ve mindst tilsvarende kvalifikationer. Ingen af Parterne må forud for godkendelse af driftsprøve n for Løsningen som helhed udskifte sin programleder eller andre nøglemedarbejdere uden den anden Parts samtykke, medmi n-
24 dre udskiftningen skyldes medarbejderens personlige forhold, herunder ophør af ansættelse s- forhold eller lignende omstændigheder. Den nye projektleder eller nøglemedarbejder skal mindst have samme kvalifikationer. Leverandørens nøglemedarbejdere fremgår af Leverandørens besvarelse af Bilag 1. Kundens nøglemedarbejdere vil blive fastlagt i Afklaringsfasen. En Part skal efter anmodning udskifte en medarbejder, såfremt anmodningen er rimeligt begrundet. 4.5 Programledelse Leverandøren har initiativpligt til sikring af fremdrift i Programmet. Leverandøren skal i den forbindelse levere kvalificeret programledelse. Leverandørens programledelse omfatter især (i) facilitering af samarbejdsorganisationen, (ii) administration af Parternes samarbejde, (iii) rapportering og opfølgning, (iv) kvalitetssikring af ydelserne fra Leverandøren, Kunden samt fra Leverandørens underleverandører, (v) udarbejdelse af tids- og aktivitetsplaner, (vi) kvalitetsstyring, (vii) risikostyring, (viii) konfigurationsstyring og (ix) afprø vning. Leverandøren skal sørge for den indbyrdes koordinering af alle aktiviteter samt sikre sig, at der ikke træffes indbyrdes uforenelige beslutninger. Det er således Leverandørens a nsvar at sikre den indbyrdes sammenhæng i Løsningens arkitektur og sammenhæng i øvrigt mellem Løsningens enkelte dele. Selvom Leverandøren har ansvaret for programledelsen, skal Leverandøren loyalt samarbejde med Kundens programleder. 4.5.1 Leverandørens programleder Leverandørens ansvarlige leder af samarbejdet under Programmet skal have dokumenteret erfaring fra tilsvarende programmer. Leverandørens programleder er hovedansvarlig for programledelse samt for opfyldelse af Leverandørens forpligtelser overfor Ku nden. Leverandørens programleder skal som led i sin programledelse bl.a. (i) håndtere det forhold, at Kunden ikke er erfaren og professionel i afvikling af komplekse it -projekter, (ii) koordinere beslutninger og aktiviteter, (iii) informere Kundens nøglepersoner i samarbejdso rganisationen så de forstår deres opgave i Programmet, (iii) sikre fremdrift og rettidig levering, og (vi) over
25 for Kundens projektleder påtale det, hvis Kundens ressourcer ikke løser deres opgaver i Pr o- grammet. 4.5.2 Kundens programleder Kundens programleder skal (i) sikre, at Kunden frigiver ressourcer som angivet i Kontra kten, (ii) reagerer med rettidig omhu på henstillinger fra Leverandørens projektleder, og (iii) sikre fremdrift og rettidig levering af Kundens aktiviteter i Pr ogrammet. 4.6 Kundens medvirken I Bilag 10 er det angivet, i hvilket omfang Kunden er forpligtet til at medvirke til Leverandørens opfyldelse af Kontrakten, herunder ved at stille oplysninger og medarbejdere, m.v. til rådighed samt deltage i prøver, hvor Kundens deltagelse er nødvendig. I Bilag 10 er Kundens kompetencer angivet, og Kundens medvirken skal leveres på det deri anførte kompetenceniveau. De tidsmæssige krav til Kundens deltagelse skal fremgå af tidsplanen i Bilag 1. Angivelsen i Bilag 10 skal opfattes som estimater for Kundens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både angående omfang og indhold. Såfremt disse justeringer påfører Kunden væsentligt forøgede omkostninger, skal sådanne omkostni nger godtgøres af Leverandøren. Det er en forudsætning for Kundens ret til godtgørelse, at Ku n- den forudgående har givet underretning til Leverandøren herom. Leverandøren skal straks give skriftlig besked til Kunden, såfremt Kunden ikke medvirker som aftalt, eller som der med føje kan forventes. Gives en sådan skriftlig besked ikke, kan Leverandøren ikke efterfølgende påberåbe sig det pågældende forh old som årsag til manglende opfyldelse af Kontrakten, f.eks. i form af overholdelse af tidsplanen. Det påhviler Kunden at give skriftlig og begrundet underretning til Leverandøren, straks når Kunden må forudse, at der vil indtræde risiko for forsinkelse for medvirken. 4.7 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til at opretholde en kvalitetssikring under Leverancens udførelse, der opfylder kravene i Bilag 5 og God it-skik.
26 4.8 Audit Kunden har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens arbejde med henblik på at afdække risici for overskridelse af tidsplan eller andre leveranceproblemer. I tilknytning hertil kan Kunden anmode Leverandøren om for samtlige aktiviteter, der direkte eller indirekte b i- drager til Kontraktens opfyldelse, herunder Kundens medvirken, at udarbejde en detaljeret ressourceplan. Kontrollen gennemføres af en uvildig sagkyndig, der udpeges i overensstemmelse med b e- stemmelserne i punkt 27.3. Den uvildige sagkyndige afgørelse er endelig og bi ndende for begge Parter. Tvister om fortolkning af Kontrakten og andre juridiske spørgsmål kan ikke afgøres af den sagkyndige. Kontrol skal ske med 20 Arbejdsdages varsel via Meddelelse og maksimalt to gange pr. år, idet der sammen med varslingen skal fremsendes fors lag til kontrollens gennemførelse, herunder agenda. Eventuelle kommentarer hertil skal meddeles den anden Part hu rtigst muligt og senest 10 Arbejdsdage før kontrollen. Omkostningerne til den uvildige sagkyndige afholdes af den rekvirerende part, jf. dog nedenfor. Såfremt Leverandøren har overskredet fristen for en delleveranceprøve, overtagelsesprøven, driftsprøven eller anden aftalt bodsfrist, eller Leverandøren erkender at ville komme til at overskride en sådan frist, kan der gennemføres kontrol hos Leverandøren ud over det anførte maksimale antal gange pr. år. Omkostningerne til den uvildige sagkyndige afholdes i dette tilfælde af Leverandøren. Tilsvarende gælder, såfremt der foreligger en Fejl i det leverede, som ville være hindrende for en overtagelse. Såfremt Kunden ikke yder den medvirken, der er angivet i Bilag 10, eller Kunden erkender, at denne medvirken ikke vil blive ydet, kan der gennemføres kontrol hos Kunden ud over det ovenfor anførte maksimale antal gange pr. år. Omkostningerne til den uvil dige sagkyndige afholdes i dette tilfælde af Kunden. Hver Part er forpligtet til i rimeligt omfang og uden særskilt vederlag at yde den b istand, der er nødvendig til gennemførelse af kontrollen.
27 Kontrollen indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for at opfylde kravene i Kontrakten. Såfremt kontrollen giver anledning til ændringer i Kontrakten, gennemføres disse i overensstemmelse med punkt 5 og punkt 29.3. Audit skal så vidt muligt tilrettelægges, så den er til mindst mulig gene for Leverancens udførelse. 4.9 Kodekvalitet Kildekoden til Klinisk Standardprogrammel og Kundespecifikt Programmel skal opfylde det krav til kodekvalitet, der fremgår af Underbilag 3J. Kunden er berettiget til at kontrollere kodekvaliteten for det ovenfor nævnte Programmel i henhold til de vilkår, der fremgår af Underbilag 3J. 4.10 Sikkerhed Leverandøren, dennes medarbejdere, underleverandører og disses med arbejdere skal implementere og overholde de krav til sikkerhed, der er angivet i Bilag 3 og Bilag 14, i forbindelse med Kontraktens opfyldelse. Såfremt en opfyldelse af disse krav indebærer krav til Kundens medvirken, udover de aktiviteter Kunden i forvejen forventes selv at håndtere på baggrund af egne forskrifter og arbejdsrutiner, skal Leverandøren angive det i Bilag 10. Kunden kan kontrollere Leverandørens opfyldelse af kravene til sikkerhed efter tilsvare nde regler som anført for audit, jf. punkt 4.8. 4.11 Benyttelse af underleverandører Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade Kontraktens opfyldelse til underleverandører i videre udstrækning end angivet i Kontrakten. Uanset førnævnte er Leverandøren berettiget til at benytte sig af koncernforbundne underleverandører, medmindre Kunden har relevante og saglige indsigelser imod sådan brug. Kunden skal orie nteres skriftligt i god tid forinden Leverandørens brug af koncernforbundne underlevera ndører. Leverandøren må ikke overføre personoplysninger, som Kunden er dataansvarlig for, i forbindelse med udvikling, test og vedligeholdelse af Løsningen, til et tredjeland, dvs. et land uden for EU/EØS uden Kundens forudgående godkendelse. Kunden må ikke nægte at give en sådan godkendelse uden saglig grund.
28 Leverandøren indestår for eventuelle overførsler af personoplysninger til tredjelande er lovlig og for at indhente eventuelle tilladelser eller indgå aftaler, der måtte være nødvendige i tilknytning til sådanne overførsler. Selv om Kunden har samtykket i anvendelsen af en underleverandør, kan Kunden i alle fo r- hold rette henvendelse til Leverandøren. Leverandøren hæfter for underleverandørens pr o- dukter og tjenesteydelser som for egne forhold. Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke anvende Open Source Programmel som en del af Leverancen i videre udstrækning end angivet i Kontrakten. 4.12 Behandling af personoplysninger Leverandørens behandling af persondata ved Kontraktens opfylde lse må kun ske i henhold til Kundens forudgående skriftlige godkendelse. I forhold til sådanne personoplysninger handler Leverandøren efter instruks fra Kunden. Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske si kkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger. De nærmere krav hertil fremgår af den som Bilag 14, IT-sikkerhed og databehandleraftale. Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at de n- ne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet, jf. de nærmere vilkår herfor i Bilag 14. Leverandøren skal overholde de i Bilag 14 angivne krav til etablering af persondatabeskyttelse i Løsningen, herunder kravene vedrørende Privacy by Design og Privacy by Default. Det påhviler i øvrigt Leverandøren at sikre, at Løsningen lever op til kravene i Persondataforor d- ningen. Leverandøren skal endvidere medvirke til at udarbejde Kundens risikovurderinger i tilknytning til Leverandørens persondatabehandling, som led af dennes opfyldelse af Kontrakten. Leverandøren er berettiget til vederlag til de i Bilag 11 angivne timesatser herfor.
29 5. ÆNDRINGER 5.1 Generelt Efter Kontraktens underskrivelse kan enhver af Parterne fremsætte anmodning om ændringer efter nedenstående retningslinjer. 5.2 Ændringer til levering som en del af Løsningen Ændringer af Løsningen, der bestilles i Af klarings- eller Klargøringsfasen, skal leveres samtidig med og som en del af Løsningen og skal i enhver henseende behandles som om, den oprindeligt var indgået i Kontrakten som en del af Løsningen, herunder med hensyn til afprøvning og vederlag, medmindre andet aftales. 5.3 Ændringer til levering som en Selvstændig Opgave Ved bestilling af Optioner eller andre ændringer, som ikke bestilles som en del af Løsningen, sker sådan levering som en Selvstændig Opgave. For en sådan Selvstændig Opgave gælder samme krav til afprøvning, garantier, bod, vedlig e- holdelse og support, som er gældende for Løsningen, medmindre andet er angivet i Kontrakten. Ved opgørelse af bod, erstatning m.v. sker dette på baggrund af det aftalte vederlag for den Selvstændige Opgave, inkl. estimat for timebaserede ydelser, og eventuelle garantisvigt eller anden form for misligholdelse relateret til disse opgaver behandles uafhængigt af Lev erancen i øvrigt. 5.4 Kundens fremsættelse af ændringsanmodning Kundens ændringsanmodninger skal fremsendes skriftligt til Leverandøren. Indholdet af ændringsanmodningen fremgår af Bilag 8. Hvis der er tale om ændringer i funktionaliteten, skal Leverandøren i første omgang bistå Kunden med at vurdere de muligheder, der ligger inden for den del af Løsningen, der består af Standardprogrammel eller Klinisk Standardprogrammel. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af estimat for udførelse af den pågældende ændring.
30 Såfremt Leverandøren i løsningsforslaget påviser, at ændringsanmodningen af væse ntlige tekniske eller funktionsmæssige hensyn ikke kan gennemføres, er Leverandøren ikke forpligtet til at efterkomme ændringsanmodningen. Ved uoverensstemmelser mellem Parterne om konsekvenserne af en ændringsanmodning har Kunden ret til fornøden indsigt i grundlaget for Leverandørens løsningsforslag. Ved prisbere g- ningsmodeller og lignende erhvervshemmeligheder kan Leverandøren forlange, at gennemgangen foretages af en uvildig tredjemand, som er underlagt tavshed spligt. Kunden har til enhver tid ret til at lade en uvildig tredjemand, som er underlagt tavshedspligt, genne mgå Leverandørens løsningsforslag i overensstemmelse med punkt 4.8. Såfremt Kunden kan godkende Leverandørens løsningsforslag, indarbejdes ændringen i Kontrakten i overensstemmelse med punkt 29.3. 5.5 Leverandørens fremsættelse af ændringsanmodning Såfremt Leverandøren ønsker at foretage ændringer i forhold til det aftalte, fremsættes skriftlig anmodning herom til Kunden. Kravene til Leverandørens ændringsanmodning fremgår af Bilag 8. Såfremt Leverandørens ændringsanmodning kun har ubetydelige konsekvenser for opfylde l- sen af Kundens behov set i forhold til Leverancens samlede omfang og kompleksitet og kun medfører ubetydelige afledte omkostninger for Kunden, er Kunden forpligtet til at efterkomme ændringsanmodningen. 5.6 Ændringslog Leverandøren skal opretholde en fælles ændringslog, der indeholder al relevant Dokumentation vedrørende ændringer, herunder dateret ændringsanmodning og løsningsforslag jf. Bilag 8, samt indarbejde ændringerne i Kontrakten i overensstemmelse med bestemmelserne i punkt 29.3. En yderligere beskrivelse af processen vedrørende ændringshåndtering fremgår af Bilag 8.
31 5.7 Ændringer uden Leverandørens samtykke Såfremt Kunden uden Leverandørens samtykke foretager ændring i it-miljø, Programmel eller udstyr, der ikke er beskrevet i Kontrakten, og dette øver betydende indflydelse på Løsningens rette funktioner, er Leverandøren berettiget til for fremtiden at kræve sig fritaget for enhver forpligtelse i relation til Løsningen, herunder afhjælpning af Fejl, udførelse af vedligeholdelse og support, i den udstrækning det er rimeligt begrundet. Genskaber Kunden den oprindelige situation, genopstår Leverandørens forpligtelser. Leverandøren har ret til at kontrollere, at den oprindelige situation er genskabt, samt til rim e- lig betaling herfor opgjort efter medgået tid. Leverandøren giver på forhånd samtykke til, at Kunden og/eller dennes driftsoperatør udfører Drift, forudsat der ikke herved foretages indgreb i strid med Bilag 5. 6. FREMDRIFT OG RISIKOSTYRING I forhold til Kontrakten har Kunden opstillet krav til fremdrifts - og risikostyring og - rapportering samt proaktive handleringer, der fremgår af Bilag 15. Kunden tillægger det væsentlig betydning, at vilkårene i Bilag 15 overholdes med henblik på at reducere risikoen for forsinkelser eller andre leveranceproblemer. 7. LEVERING 7.1 Leveringssted Løsningen leveres på Driftsplatformen, jf. Bilag 6. Leverandørens on-site support i forbindelse med Løsningens idriftsættelse leveres på den i Bilag 3 angivne matrikler. 7.2 Tidsplan Leverandøren skal levere de enkelte dele af Leverancen i overensstemmelse med tidsplanen i Bilag 1. Vedligeholdelse og support skal leveres fra de tidspunkter, der er angivet i Bilag 5.
32 En ændring, der senere bestilles til levering som en Selvstændig Opgave, jf. punkt 5.3, skal leveres i henhold til den tidsplan, der aftales herfor. Ved Meddelelse med et varsel på mindst 10 Arbejdsdage har Kunden ret til tre gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde en i tidsplanen (Bilag 1) fastsat tidsfrist. En fristudskydelse vil samtidig omfatte en eller flere efterfølgende tids frister med indtil samme antal Arbejdsdage. Såfremt Kunden ønsker at udskyde en eller flere tidsfrister, kan Leverandøren kræve, at en eller flere af de efterfølgende tidsfrister udskydes med indtil det højeste antal Arbejdsdage, som Kunden har udskudt en tidsfrist. En contra-udskydelse kan dog altid udgøre op til 20 Arbejdsdage. Meddelelse om contra-udskydelse skal ske senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af Meddelelsen fra Kunden om udskydelse. Ved udskydelse af tidsfrister skal tidsplanen i Bilag 1 ændres i overensstemmelse hermed, jf. punkt 29.3. Kundens samlede udskydelser af tidsplanen kan højest udgøre 40 Arbejdsdage. I beregningen heraf indgår ikke Leverandørens contra-udskydelse af tidsfrister. Betalinger udskydes t ilsvarende. Leverandøren har herudover krav på godtgørelse af sine dokumenterede ekstraomkostninger i anledning af en udskydelse. 7.3 Faseopdeling Leverancen er opdelt i Delleverancer, og Bilag 1 indeholder en angivelse af Faser, tidsfrister og det nærmere indhold af de enkelte Delleverancer. Der gennemføres afprøvning af hver Delleverance og af Leverancen som helhed, jf. punkt 8. Der kan ske Ibrugtagning af en Delleverance under de i punkt 9 angivne betingelser. 8. AFPRØVNING 8.1 Generelt Afprøvning af Løsningen sker overordnet gennemførelse af de Prøver og Tests, der fremgår af Bilag 12. Udover i Bilag 12 er strategi og metoder for afprøvning af Løsningen beskrevet i