OPTION TIL RM OG RN BILAG 8 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS ÆNDRINGSHÅNDTERING

Transkript

1 OPTION TIL RM OG RN BILAG 8 TIL KONTRAKT OM EPJ/PAS ÆNDRINGSHÅNDTERING

2 INSTRUKTION TIL LEVERANDØREN VED UDNYTTELSE AF OPTION: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Bilag 8 beskriver processen for ændringshåndtering. Bilag 8 skal ikke udfyldes af Leverandøren ved Optionens udnyttelse. Der er i Afklaringsfasen mulighed for, at Kunden og Leverandøren tilpasser ændringsblanketten, jf. Underbilag 8A.

3 1. Indledning Oversigt over underbilag Ændringer til levering som en del af Løsningen Ændringer til levering som en Selvstændig Opgave Ændringshåndtering Kundens Ændringsanmodning Vurdering og godkendelse af løsningsforslag Leverandørens Ændringsanmodning Mindsteindhold for et Løsningsforslag Godkendelse Ændringslog Ændringsstyring... 4

4 1. Indledning Ændringer til Kontrakten med tilhørende bilag og Underbilag, herunder også ændringer til Løsningen sker efter anmodning fra Kunden eller Leverandøren og i overensstemmelse med bestemmelser om ændringer, jf. Kontraktens punkt 8. Formålet med dette bilag er at angive den procedure for ændringshåndtering, der skal følges fra og med Kontraktens underskrift. 2.Oversigt over underbilag Til Bilag 8 hører følgende underbilag: Underbilag 8A: Ændringsblanket 3. Ændringer til levering som en del af Løsningen Der henvises til Kontraktens punkt Ændringer til levering som en Selvstændig Opgave Der henvises til Kontraktens punkt Ændringshåndtering I forbindelse med såvel Kundens som Leverandørens egne ændringsanmodninger udarbejder Leverandøren et løsningsforslag for den konkrete ændringsanmodning, medmindre andet aftales. Ændringsanmodninger kan både medføre en forøgelse og reduktion af Leverancevederlaget samt udløse særskilt betaling uden om Leverancevederlaget alt afhængig af, hvad der fremgår af den indgåede ændringsaftale. Ændringshåndteringen kan omfatte alle forhold som er omfattet af Kontrakten, inklusive ændringer i Kontrakten samt ændringer i aftalte og godkendte leverancer. For alle ændringer skal der foreligge en af begge Parter skriftligt godkendt ændringsaftale baseret på den vedlagte skabelon (Underbilag 8A). Arbejde, der udføres af Leverandøren uden en sådan forudgående ændringsaftale eller, som ligger udover rammerne for det aftalte, sker for Leverandørens regning og risiko. 6. Kundens Ændringsanmodning En ændringsanmodning fra Kunden skal fremsendes skriftligt til Leverandøren og skal som minimum indeholde: Entydig nummerering genereret af sagstyringssystemet Beskrivelse af den ønskede ændring Begrundelse for den ønskede ændring Prioritering af ændringen ( lav, normal eller høj ) Dato for fremsættelse af ændringsanmodningen Leverandøren skal anvise, hvem der hos Leverandøren har ansvar for at bearbejde ændringsanmodningen. Kundens ændringsanmodning skal være prioriteret ( lav, normal eller høj ). Hvis Kundens ændringsanmodning vedrører ændring i funktionaliteten, skal Leverandøren i første omgang bistå Kunden med at vurdere de muligheder, der ligger inden for Løsningens rammer. Denne vurdering skal give Kunden mulighed for at afgøre, om behovet kan dækkes af Løsningen, evt. ved justeringer i workflow eller lignende, eller om det er nødvendigt at anmode om en egentlig ændring i form af en tilpasning af Løsningen, jf. Kontraktens punkt 5 og Bilag 5. 1

5 Leverandøren skal uden ugrundet ophold, efter modtagelsen af en ændringsanmodning fremsende et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med at udarbejde et løsningsforslag for den ønskede ændring. Estimeringen skal ske på grundlag af de i Bilag 11 anførte timepriser. Estimatet fremsendes til Kundens godkendelse. Efter Kundens godkendelse af estimatet, udarbejder Leverandøren et løsningsforslag, som sendes til Kunden. 7. Vurdering og godkendelse af løsningsforslag Kunden kan vælge at afvise et løsningsforslag, anmode om ændring af løsningsforslaget eller acceptere løsningsforslaget. Såfremt løsningsforslaget accepteres, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelsen. Såfremt løsningsforslaget afvises, kan Leverandøren kræve et rimeligt vederlag for udarbejdelsen af løsningsforslaget. Vederlaget opgøres efter dokumenteret medgået tid og til de i Bilag 11 anførte timepriser, samt under hensyntagen til Leverandørens estimat for udarbejdelsen af løsningsforslaget. Hvis Kunden anmoder om ændring af løsningsforslaget, udarbejder Leverandøren straks et estimat over det vederlag, der påregnes at være forbundet med udarbejdelse af et revideret løsningsforslag. Godkendes estimatet, udarbejder Leverandøren uden ugrundet ophold og senest 5 Arbejdsdage herefter et revideret løsningsforslag til Kunden. Accepteres det reviderede løsningsforslag, bortfalder Leverandørens vederlag for udarbejdelse af både det oprindelige og det reviderede forslag. Anmodning om væsentlige ændringer af et løsningsforslag anses som en afvisning af det foreliggende løsningsforslag samt fremsættelse af en ny ændringsanmodning, der skal behandles særskilt. Såfremt Kundens ændringsanmodning kun har ubetydelige konsekvenser for opfyldelsen af Kundens behov set i forhold til Leverancens samlede omfang og kompleksitet og kun medfører ubetydelige afledte omkostninger for Leverandøren, er Leverandøren forpligtet til at efterkomme ændringsanmodningen uden yderligere vederlag. 8. Leverandørens Ændringsanmodning Leverandørens ændringsanmodninger skal have samme indhold som indholdet af et løsningsforslag til Kunden. Leverandøren har ikke krav på vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der skyldes en ændringsanmodning fra Leverandøren. Ændringsanmodningen til Kunden skal indeholde en begrundelse for den eller de fremsatte ændringsanmodninger. 9. Mindsteindhold for et Løsningsforslag Et løsningsforslag afledt af en ændringsanmodning skal som minimum indeholde og beskrive: Selve ændringsanmodningen Dato for løsningsforslagets fremsendelse Beskrivelse af formålet med ændringen Beskrivelse af mulighederne for opfyldelse af anmodningen, eller dele deraf i nuværende version af Løsningen. Beskrivelse af de påkrævede ændringer til opfyldelse af anmodningen Prioritering af ændringsanmodning i forhold til den samlede Leverance samt de igangværende opgaver og aktiviteter i Kontrakten 2

6 Mulig tidsplan for levering af ændringen (inklusiv start- og sluttidspunkt), herunder tidsplan for afprøvningsforløb. Konsekvenser for o Andre tidsplaner o Leverancen o Afprøvningsforløb o Kundens deltagelse o Eventuelle andre kendte leverandører og deres leverancer o Dokumentation, herunder afledte korrektioner, jf. Bilag 4, Dokumentation o Servicemål o Uddannelse o Brug af øvrige systemer o Drift, vedligeholdelse og support o Kundens brugere af Leverancen (slutbrugere) Prisen for gennemførelse samt specificering af grundlaget for sådan fastsættelse og eventuelle konsekvenser for betalingsplanen, herunder om ændringen medfører en forøgelse eller en reduktion af Leverancevederlaget og/eller vedligeholdelsesvederlaget. En detaljeret beskrivelse af, hvordan Leverandøren agter at implementere ændringsanmodningen, herunder som minimum: o Hvorledes Leverandøren påtænker at initiere ændringen o Leverandørens initielle risikovurdering af den enkelte ændring o Hvordan Leverandøren vurderer konsekvenserne af ændringerne i forhold til leverandører af 3. parts software, herunder om Leverandøren har været i dialog med og modtaget input fra relevante leverandører af 3. parts software med henblik på at foretage vurderingen. o Resultatet af og begrundelse for Leverandørens vurdering af godkendt eller afslået ændringsanmodningen i sin egen organisation. Medmindre andet forudgående er skriftligt aftalt, udarbejder Leverandøren de nødvendige korrektioner til de bilag, der berøres af ændringen, og løsningsforslaget vedlægges disse. De forslåede ændringer/korrektioner til bilagene skal tydeligt markeres, således at konsekvenserne af en accept af løsningsforslaget fremgår entydigt. Foreslåede ændringer/korrektioner, der ikke er tydeligt markeret i et løsningsforslag, vil ikke være en del af ændringerne/korrektionerne, hvis løsningsforslaget vedtages, hvorfor sådanne ændringer/korrektioner heller ikke efterfølgende kan påberåbes af Leverandøren. Leverandøren skal som den del af Afklaringsfasen levere oplæg til skabelon for udarbejdelse af Løsningsforslag. 10. Godkendelse Hvis løsningsforslaget eller Leverandørens ændringsanmodning accepteres af Kunden, skal denne skriftligt have godkendt forslaget eller anmodningen forinden arbejdets iværksættelse. 11. Ændringslog Leverandøren skal føre en for Kunden tilgængelig ændringslog. Heri skal indføres: daterede ændringsanmodninger daterede løsningsforslag godkendte løsningsforslag opdaterede tidsplaner øvrige relevante dokumenter 3

7 Hver ændringsanmodning skal tildeles et særligt identifikationsnummer, således at ændringsanmodningen og de hertil knyttede dokumenter kan følges i ændringsloggen. 12. Ændringsstyring Leverandøren skal udarbejde og vedligeholde en log over den samlede gældende Kontrakt med dertil aftalte ændringer. Oversigten over Kontrakten skal som minimum for hvert dokument indeholde følgende oplysninger: Dokumentets titel Versionsnummer og dato Entydige referencer til godkendelsen af dokumentet 4