ÅRSBERETNING 20 10 1
Kolofon Redaktion Lene W. Thygesen Tekst Lene W. Thygesen Anders Dollerup Michael Steensgaard Christian Krogh Grafisk design & produktion Kreateket Grafisk bureau v/ Mikas Rudberg www.kreateket.com Telefon 3020 6004 Tryk Reklameholdet Nord ApS Foto Muusfoto v/ Thomas Muus www.muusfoto.dk + KEjd s arkiv
Indhold Direktørens forord Udlejningen som professionel forretning Millioner til klimaindsats Børne-boom medfører bygge-boom Anlægsprojekter gennemført i 2010 Ny affaldsordning for lejerne Flere lærlinge på kommunens byggepladser Regnskab Klapjagt på spøgelsesforbrug Nu tænker kommunen i kvadratmeter Porteføljestrategi Byggeindkøb sat i system Ny organisering i Københavns Ejendomme Københavns Ejendommes udviklingspunkter i 2011 Kurs mod kunderne 4 6 8 10 12 14 15 16 18 20 23 24 26 28 30 Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme 3
Direktørens forord Med udgangen af 2010 rundede Københavns Ejendomme sin 5-års fødselsdag. Siden virksomheden i 2006 blev etableret med medarbejdere, ejendomme og opgaver fra kommunens syv forvaltninger, er vi - trods de naturlige børnesygdomme - kommet langt med at indfri vores mål. Der er stadig plads til forbedringer, og vi arbejder løbende og ihærdigt på fortsat at skabe mere byggeri, vedligehold og kundeservice for pengene. Kundernes ønsker og behov Kundernes ønsker og behov er Københavns Ejendommes eksistensberettigelse. I 2010 har vi søsat en ny kundestrategi, der understreger vores engagement i kundens situation og sætter fokus på, hvordan vi sikrer de mest favorable løsninger af høj kvalitet. Med kundestrategien i hånden er målet, at alle vores medarbejdere tager ansvar for, at kunden får den optimale behandling, og at tingene fungerer, som de skal. Ligeledes har vi i 2010 udbygget og gjort Ejendomsportalen på www.kejd.dk mere brugervenlig, således at vores lejere nu har nemmere adgang til bedre information om deres lejemål. Byggeri for milliarder Også i 2010 har vi bygget og tilbygget for alle kommunens forvaltninger. Især har vi etableret mange nye daginstitutioner og skoler, så Københavns Kommune kan imødekomme befolkningsudviklingen med ca. 1600 nye børn om året. Det har medført, at vores byggeomsætning er mere end fordoblet fra knap 0,5 mia. kr. i 2006 til 1,2 mia. kr. i 2010. Ser vi frem i 2011, forventer vi at bygge og renovere for mindst 1,6 mia. kr. Det er en markant stigning i byggeaktiviteten over en relativ kort periode. Derfor har vi løbende ekspanderet på personalesiden. Men samtidig har vi også effektiviseret organisationen med bl.a. optimering af indkøb i form af rådgiverudbud via rammeaftaler og ved at forenkle vores udbudsmateriale. Data, økonomi og overblik En af vores helt store udfordringer de senere år at sammenkøre, synkronisere og skabe gennemsigtighed over de massive datamængder, der danner grundlag for så godt som hele virksomhedens forretningsområde - har vi også taget godt fat på i 2010. Vi forventer at kunne høste frugterne af det intensive arbejde i 2010 med datavask, sammenkørsel af systemer mv., når det nye økonomi- og projektstyringssystem og den nye porteføljedatabase implementeres i juni 2011. Alt i alt et grundlæggende arbejde, der gør os i stand til at levere mere valide oplysninger hurtigere. Ejendomsporteføljen Vores ejendomsportefølje udbygges løbende ved henholdsvis nybyggeri, køb og leje af ejendomme. Porteføljen udgør ved udgangen af 2010 ca. 2,2 mio. m2 ejede ejendomme og 0,6 mio. m 2 lejede ejendomme. Vi arbejder løbende på at 4 Årsberetning 2010
Ejendomsdirektør Gyrithe Saltorp. anskue og udvikle porteføljen ud fra et kommunalt helhedsperspektiv på tværs af forvaltningerne. Porteføljestrategien, som blev vedtaget af Kultur- og Fritidsudvalget i 2010, skal hjælpe til at sikre, at Københavns Ejendomme i praksis arbejder strategisk og systematisk med at pleje og udvikle porteføljen på et veloplyst, gennemsigtigt og prioriteret grundlag. Dermed understøtter vi vores mission: Vi skaber gode fysiske rammer for alle kommunens aktiviteter på forretningsmæssige vilkår. Tak til vores samarbejdspartnere i Københavns Kommune og i den private sektor for et godt og udviklende samarbejde de første 5 år. Med venlig hilsen Gyrithe Saltorp Direktør i Københavns Ejendomme 5
Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme Udlejningen som professionel forretning Gennem de seneste fem år har Københavns Ejendomme arbejdet på at realisere politikernes ønske om at gøre kommunens udlejning til en professionel forretning. Da Københavns Ejendomme blev en realitet den 1. januar 2006, blev det nye tider på ejendomsområdet - for nu skulle kommunens udlejning gøres til en professionel forretning baseret på markedsvilkår. Alle kommunale lejere i kommunens lejemål fik en standardlejekontrakt og blev opkrævet en leje, som foruden værdien af lejemålet afspejler de reelle omkostninger forbundet med at drive og administrere lejemålet. Det var også nyt for forvaltningerne, at de skulle til at betale for at reservere et lejemål for at dække den indtjening, som Københavns Ejendomme som udlejer kunne have opnået ved at udleje til anden side. For kommunens private lejere gav de nye tider sig udslag i, at deres leje blev reguleret til markedsleje. Københavns Ejendomme har arbejdet på at gøre det lettere for forvaltningerne og de private lejere at leje sig ind i kommunens bygninger. I 2009 indgik ejendomsvirksomheden og forvaltningerne en ServiceLeveranceAftale (SLA). I den kan man læse, hvad man som forvaltning gør og kan forvente af os, når man står med et lokalebehov. De private lejere har også fået det nemmere. Fra september 2010 har de fået mulighed for at se kommunens ledige lejemål på hjemmesiden www.kejd.dk som miniprospekter med beskrivelse, foto og kort. Denne mulighed har hidtil været forbeholdt kommunale lejere. Den kommunale ejendomsvirksomhed har også fokuseret på at etablere et effektivt og bredt netværk blandt erhvervsmæglere og ejendomsselskaber. Det kommer forvaltningerne til gode, når det ikke er muligt at finde egnede lokaler i kommunens ejendomsportefølje. Et velfungerende netværk gør det muligt for Københavns Ejendomme at afsøge det private marked effektivt for egnede lokaler og efterfølgende stå for lejemål til forvaltningerne. Arbejdet med at professionalisere kommunens udlejning er ikke slut og vil også fremover være et fokusområde for kommunens tværgående ejendomsenhed. Se Københavns Kommunes ledige lejemål på www.kejd.dk 6 Årsberetning 2010
Gode rammer for byens artister Enghavevej 82 er ombygget til AFUK (Akademiet For Utæmmet Kreativitet), som er en produktionsskole rettet mod unge med lyst til en artistuddannelse. Bestiller. Kultur- og Fritidsforvaltningen. Bygherre: Københavns Ejendomme. 7
Millioner til klimaindsats Energiforbruget på de københavnske bygninger skal reduceres, så de udleder 17 % mindre CO 2 og er 40 mio. kr. billigere i drift årligt fra 2015 og frem. Borgerrepræsentationen har afsat 281 mio. kr. til klimatiltag på kommunens bygninger fra 2008 til 2014. Pengene går til en række energi- og miljøprojekter, som nedbringer energiforbruget i kommunens bygninger. Fra 2015 forventer Københavns Ejendomme, at tiltagene har reduceret bygningernes CO 2 -udledning med 17 % og sparet de københavnske skatteborgere for 40 mio. kr. årligt. En del af CO 2 -reduktionen er allerede kommet i hus gennem de spydspidsprojekter, klimaskoler og energisparetiltag Energiform 2008 2010 Besparelse i MWh m.v., som blev sat i gang op til klimatopmødet i 2009. Her afprøvede Københavns Ejendomme både nye teknologier som solceller og mere traditionelle tiltag som efterisolering af mure. I samarbejde med kommunens øvrige forvaltninger udrullede ejendomsvirksomheden også et stort uddannelsesprogram for tekniske ejendomsledere om energirigtig drift. Nordeuropas største idrætsanlæg, Grøndal Centret, har lagt bygning til flere klimatiltag. Alle centrets porte er udskiftet, da varmen strømmede ud, fordi de ikke Besparelse i % El 2024 MWh 1983 MWh 41 MWh 2 % Varme 2366 MWh 1691 MWh 675 MWh 29 % kunne lukkes helt i. Nu kan portene lukke, og ved hovedindgangen er der kommet elektriske skydedøre. Størstedelen af vinduerne har fået energiruder og 1. sal en mere energirigtig belysning. De fire gamle ventilationsanlæg fra 1965 har måttet lade livet til fordel for nogle nye og mere effektive af slagsen. Herudover er der sat en stopper for det høje varmetab på det 2,4 km lange rørsystem, som er placeret under loftet i centeret. Det er sket ved opsætning af temperaturmålere og tilslutning til et nyt CTS-anlæg. Ejendomsinspektør på Grøndal Centret, Ole Kjær-Olsen, uddyber: - Før buldrede varmestrengene bare derud af med varme. I billardrummet øverst oppe var det ofte ustyrlig varmt. I dag styrer jeg temperaturen på strengene via CTSanlægget og sparer rigtig meget varme. Vi har også et mere behageligt indeklima nu, og det sætter vores brugere stor pris på. 8 Årsberetning 2010
Det nye CTS-anlæg har også betydet, at Ole Kjær-Olsen kan drifte centret energirigtigt. Han programmerer f.eks. anlægget til at sænke temperaturen i rummene, når dagens og aftenens aktiviteter ophører. Mange af klimatiltagene er udviklet i miljøgruppen i Kultur- og Fritidsforvaltningen, hvor Ole Kjær-Olsen og andre miljøledere arbejder på, at forvaltningen kan bevare sit certifikat i miljøledelse. Allerede nu kan Københavns Ejendommes energiteam se, at tiltagene har haft en positiv effekt på Grøndal Centrets el- og varmeforbrug. Fra 2008 til 2010 er forbruget af el faldet med 2 %, mens forbruget af varme er faldet med 29 %. Som på Grøndal Centret vil Københavns Kommune fremover bringe flere virkemidler i spil for at nedbringe energiforbruget og CO 2 -udslippet på kommunens bygninger. Foruden energirenoveringer vil klimaindsatsen fokusere på undervisning i energirigtig drift, afprøvning af bæredygtige løsninger og lavenergibyggeri. Energirenovering på Grøndal Centret Ejendomsinspektør Ole Kjær-Olsen foran det 2,4 km lange grønne rørsystem, hvor varmetabet er mindsket markant. 9
Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme Børne-boom medfører bygge-boom Københavns Ejendommes anlægsomsætning slog nye rekorder i 2010, da den for første gang nåede op over 1 mia. kr. Det er en fordobling siden starten i 2006. Det skyldes især det stigende antal børn i kommunen, som skal have gode fysiske rammer i skoler og daginstitutioner. løbet af de seneste 5 år er vi blevet I lidt over 7 procent flere indbyggere i Københavns Kommune. Alene gruppen af børn fra 0 til 5 år er vokset med over 5000 - en stigning på næsten 15 procent. Børnene i folkeskolealderen har fået over 4000 flere kammerater at dele dagene med. Det er en stigning på over 8 procent. Det stiller krav til byens skoler og institutioner, både hvad angår antal pladser og ordentlige forhold. Børne- og Ungdomsforvaltningen etablerer i samarbejde med Københavns Ejendomme hele tiden flere pladser ved at bygge nye daginstitutioner og udvide kapaciteten på de eksisterende institutioner. Alene i 2010 blev det til 699 nye dagsinstitutionspladser ved nybyggeri og ombygninger. Siden 2008 er 1615 pladser etableret alene ved nybyggeri. Der skal ikke blot være plads til de mange ekstra elever i folkeskolerne. De skal også have gode fysiske rammer for hverdagen og undervisningen. Derfor er 42 folkeskoler blevet renoveret siden 2007, primært med at udskifte og renovere tage, døre, vinduer og tekniske anlæg. Hertil er baderum, toiletter, fag- og klasselokaler på mange skoler også blevet moderniseret. Det ser ud til, at stigningen i antallet af københavnere kommer til at forsætte de kommende år. I samarbejde med fagforvaltningerne fortsætter Københavns Ejendomme derfor med at bygge og ombygge for at sikre, at de københavnske børn og voksne fortsat har gode rammer for deres liv i kommunen. Anlægsomsætningen 2006-2010 1.250 mio. Indbyggertallet i Københavns Kommune 2006-2011 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Stigning i antal Stigning i % 1.000 mio. 750 mio. 500 mio. alle aldre 501.158 503.699 509.861 518.574 528.208 539.542 38.384 7,7 % 0-5 år 36.481 36.729 37.246 38.409 40.151 41.772 5.291 14,5 % 6-18 år 52.661 53.469 54.431 55.141 55.861 56.948 4.287 8,1 % 250 mio. 0 2006 2007 2008 2009 2010 10 Årsberetning 2010
Gode rammer til byens kreative elever Tingbjerg Skole har fået nyt moderniseret lokale til håndarbejde. Bestiller: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Bygherre: Københavns Ejendomme. 11
Anlægsprojekter gennemført i 2010 Abel Cathrines Gade 17, Vuggestue Abel Cathrinesgade 17, Vuggestue Agnes Henningsens Vej 7, Administration Alléen 3, Døgncenter - børn og unge m. handicap Alsgade 14, Fritidsinstitution Artillerivej 57, Skolen på Islands Brygge Artillerivej 71A, Integreret børneinstitution Baldersgade 24, Lokalcenter Bellmansgade 5a, Kildevældskolen Bellmansgade 5a,, Kildevældsskolen Biskop Krags Vænge 7, Klostervænget Skole Blegdamsvej 102 og Ryesgade 80, Fritidshjem Blegdamsvej 132, Fritids- og Ungdomsklub Blommehaven 6, Flerbørnsdagpleje Blommehaven 8A, Flerbørnsdagpleje Blågårdsgade 15 B, Børnehus Borgervænget 13-17, Fritids- og Ungdomsklubber Borups Allé 261, Børnehave og Fritidshjem Bragesgade 5, Nørrebrohallen Brydes Alle 25, Peder Lykke Skole Egelundsvej 10, Døgninstitution Egelundsvej 10, Døgninstitution Ellestykket 32, Integreret børneinstitution Enghave Plads 21, Enghave Plads Skole Enghave Plads 21, Tove Ditlevsens Skole Enghavevej 80-82, Projektværksted for unge Enghavevej 80-82, Projektværksted for unge Enghavevej 90, Bavnehøj Friluftsbad Enghavevej 90, Bavnehøjhallen Eschrichtsvej 7-9, Vuggestue og dagpleje Estlandsgade 4, Børnehave Fensmarksgade 65-67, Hjemmepleje Floras Allé 16, Børnehave Fogedgården 2, Pleje og ældreboliger Planlagt vedligehold Genopretning Vedligeholdelsesprojekter Vedligeholdelsesprojekter finansieret fra de flerårige genopretningsplaner af Københavns Ejendommes for folkeskoler årlige og idrætsanlæg Ombygning Skadesudbedring Nybyggeri Energiprojekt F.eks. efterisolering af tag og mure eller etablering af ny Gasværksvej 22, Gasværksvejens Skole Genuavej 52, Handicapboliger Gerbrandsvej 5A, Børnehave Gerbrandsvej 9, Gerbrandskolen Granvej 14, Bocentret Ringbo Grostedet 16, Vuggestue Grønløkkevej 1, Højdevangens Skole Grønløkkevej 1, Højdevangens Skole Gunnar Nu Hansens Plads 3, Øbrohallen Holsteingade 41, Langelinieskolen Hvidkildevej, Grøndal Centret Hvidkildevej 64, Grøndal Centret Hyltebjerg Allé 42, Udflytterbørnehave energirigtig belysning Irlandsvej 60/Grønløkkevej 1A, Idrætsfritidsklub Jens Warmings Vej 73-75, Fritidshus Jens Warmings Vej 77-79, Fritidshus Jens Warmingsvej 56-64, Bosted Jul. Andersens Vej 1, Valby Idrætspark Julius Andersensvej 9, Valby Idrætspark Karlslundevej 23, Husum Skole Kastelsvej 58, Skolen på Kastelvej Kertemindegade 10, Vibenhus Skole Kertemindegade 10, Vibenshus Skolefritidshjem Kirsebærhaven 20, Plejehjem Kirsebærhaven 25, Kirsebærhavens Skole Klerkegade 33, st., 1. og 2. sal, Integreret børneinstitution Klitmøllervej 20, Vanløse Idrætspark Lergravsvej 2, Fritidshjem og -klub Linde Alle 33, Børnehave Moselgade 21, Børnehave Månedalsstien 6, Udflytterbørnehave Njalsgade 13-15-17, Njalsgården, administration Nordre Dragørvej 118, Børnehave Nærum Gadekær 1, Børnehjem 12 Årsberetning 2010
Nærum Gadekær 1, Børnehjem Nørre Allé 41, Bosted Nørre Allé 7, Interkulturelt Kulturhus Peder Lykkes Vej 65, Plejehjem Prinsessegade 45, Christianshavns Skole Ragnhildgade 2, Fritidshjem Ringertoften 1, Vuggestue Ringkøbinggade 2-4, Vuggestue Rundforbivej 18, Daginstitution Rungsted Strandvej 320 A, Kokkedals Behandlingshjem Ryesgade 101, 2100 København Ø, Sortedamskolen Rymarksvej 1, Blindeinstitut Rymarksvej 19, Børnehave Rymarksvej 19, Børnehave Rødbyvej 4-6, Fritidshjem Rødsandsrevle 2, Døgninstitution Rørsangervej 29, Grøndalsvængets Skole Rådhuspladsen 1, Rådhuset Samosvej 50, Skolen ved Sundet Sankt Peders Stræde 12, Integreret børneinstitution Sjællandsgade 10, Guldberg Skole Sjællandsgade 10, Guldberg Skole Sjællandsgade 10 / Stevnsgade 38, Guldberg Skole Sjællandsgade 10 / Stevnsgade 38, Guldberg Skole Sjællandsgade 15, Børnehave Sjælør Boulevard 135, Sankt Annæ Gymnasium Sjælør Boulevard 135, Sankt Annæ Gymnasium Sjælør Boulevard 173-175, Flerbørnsdagpleje Skoleholdervej 20, Utterslev Skole Skolesiden 2, Tingbjerg Skole Slagterhusgade 20-30, Erhvervslejemål Slesvigsgade 6, Vesterbro Ny Skole Smyrnavej 5-7, Sundbyøster Skole Smyrnavej 5-7, Sundbyøster Skole Strandlodsvej 73, Børnehave og vuggestue Strødamvej 28, Vuggestue Strømmen 1, Vejlaboratorium Sundbyvestervej 50, Sundby Svømmebad Sundholmsvej 24 A + B, Social institution Sundholmsvej 42, Døgninstitution Svendborggade 1, Integreret børneinstitution og boliger for kriseramte kvinder Svendborggade 1, Integreret børneinstitution Tomatvej 11, Handicapcenter Tørveslettevej 14 A og B, Udflytterbørnehave Valby Langgade 117D, 1. sal, Fritids- og Ungdomsklub Vester Voldgade 98, Den Classenske Legatskole Vigerslev Allé 108, Vigerslev Alle Skole Vigerslev Allé 182, Flerbørnsdagpleje Vigerslevvej 141, Lykkebo Skole Vigerslevvej 141, Lykkebo Skole Ørholmgade 8, Hillerødgades Skole Ørholmgade 8, Hillerødgades Skole Øster Farimagsgade 40, Øster Farimagsgade Skole Ålekistevej 14, Integreret børneinstitution 13
Ny affaldsordning for lejerne Ny affaldsordning giver mulighed for øget sortering af affald på byens skoler, idrætsanlæg, biblioteker og daginstitutioner. Det betyder mindre belastning af miljøet og besparelser for kommunen. september 2010 startede den nye affaldsordning for erhvervsejendomme, I som Københavns Ejendomme har indgået på vegne af godt 820 lejere af kommunens ejendomme. Lejerne er fordelt på 350 adresser i kommunen og dækker et ejendomsareal på 1,2 million kvadratmeter. Den nye affaldsordning betyder, at lejerne nu betaler for vægten af deres affald. Jo mere der sorteres fra til genanvendelse, desto billigere bliver det for lejerne. Miljøkonsulent Helene Wulf-Andersen er ansvarlig for ordningen i Københavns Ejendomme, og hun er glad for de nye muligheder, ordningen giver: Med tiden vil lejerne kunne følge med i, hvor meget deres affald vejer, og hvad det koster. Den enkelte institution vil også få mulighed for at sammenligne deres affaldsproduktion med andre institutioners. Ordningen har kørt siden september 2010, og Helene Wulf-Andersen er tilfreds med starten, men ser plads til forbedringer: - Ordningen er kommet godt i gang og vores lejere har taget godt imod den. Der er dog også plads til at gøre det bedre. Vi vil gerne gøre lejerne endnu bedre til at sortere deres plastaffald fra til genan- - En af de mange gode ting ved ordningen er, at vi giver lejerne større og nemmere mulighed for at sortere deres affald i mange flere forskellige typer end tidligere. Det betyder også, at lejerne bliver mere motiverede til at sende mere affald til genanvendelse, da de betaler mindre for det sorterede affald til genanvendelse end for dagrenovation. 14 Årsberetning 2010
Flere lærlinge på kommunens byggepladser vendelse, så vi sparer miljøet for CO 2 - udledning. De nye tal fra sidste kvartal af 2010 viser, at lejerne af Københavns Kommunes ejendomme hver dag producerer 15.000 kilo dagrenovation, 800 kilo pap og 600 kilo papir. De 3 affaldstyper udgør hovedparten af affaldsmængden. Dagrenovationen afhentes som minimum ugentligt. Papir og pap afhentes hver 14. dag. Andre typer affald som f.eks. farligt affald, elektronikaffald, haveaffald, glas og plast afhentes typisk sjældnere end hver 14. dag eller endda kun én gang om året. Derfor er der en ringeordning, hvor lejeren ringer, når affaldsbeholderne er fyldte. Affaldsordningen løber i 5 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Baggrunden for ordningen er beskrevet i Københavns Kommunes Affaldsplan 2012. Klausuler skal hjælpe flere med praktikplads. sommeren 2010 manglede der ca. I 8.700 praktikpladser landet over. Alene i København var mere end 800 unge på de tekniske skoler i skolepraktik, fordi de ikke kunne få en praktikplads. Derfor besluttede Borgerrepræsentationen i juni 2010 at stille krav om, at private virksomheder, der udfører byggearbejde for kommunen, skal beskæftige praktikanter. Kravet gælder for byggerier, som har en varighed på over 6 måneder, og hvor lønudgiften overstiger 4. mio. kr. eller den samlede entreprisesum er på mindst 10 mio. kr. I Københavns Ejendomme er kravet udmøntet i alle relevante entrepriseudbud fra 1. september 2010 gennem en kontraktklausul, som blev udarbejdet i samarbejde med de private brancheorganisationer. Til rådgivere og projektledere er der udarbejdet vejledninger i, hvordan krav til praktikpladser skal formuleres og skrives ind i kontrakten. Tilsvarende er der udarbejdet en vejledning til leverandørerne. Her fremgår det, hvordan de overholder og dokumenterer de stillede krav. Københavns Ejendomme forventer, at kravet vil betyde, at der vil være ca. 150 lærlinge beskæftiget på kommunens byggepladser i 2011. Læs mere på indkøbsog udbudssiden på www.kejd.dk. 15
Regnskab Københavns Ejendommes driftsbudget Budget 2010 1) Forbrug 2010 2) Difference 3) Hele Københavns Ejendomme, primær drift -846,6-883,2 36,6 Københavns Ejendommes anlægsbudget Budget 2010 Forbrug 2010 Difference Københavns Ejendommes anlægsbudget 1.208,2 1.081,7 126,5 Københavns Ejendommes primære driftsresultat 2010 Afdeling (område) Budget 2010 Forbrug 2010 Difference Ejendomsadministration -1.124,0-1.160,1 36,1 Projekter -1,2-1,5 0,3 Administration 29,4 31,1-1,7 Vedligehold 128,6 128,7-0,1 Drifts- og Serviceafd. 120,7 118,7 2,0 Samlet driftsresultat -846,5-883,1 36,6 Specifikation af Ejendomsadministrationen i Københavns Ejendomme Ejendomsadministration Budget 2010 Forbrug 2010 Difference Kommunal husleje -1.147,0-1.186,3 39,3 Private indtægter -142,7-151,2 8,5 Lejeindtægter 3. mand -228,9-253,7 24,8 Lejeudgifter 3. mand 228,9 253,7-24,8 Ejendomsudgifter 165,6 177,5-11,9 Hovedtotal -1.124,1-1.160,0 35,9 16 Årsberetning 2010 1) - er indtægtskrav, og + er udgiftsbudget 2) - er indtægter og + er udgifter 3) + er overskud og - er underskud
kommunens budget for 2010 var der I krav om, at Københavns Ejendomme skulle levere et overskud på driftsbevillingen på 846,5 mio. kr. Det faktiske overskud blev på 883,1 mio. kr. Det svarer til, at Københavns Ejendomme har et overskud, der er 36,6 mio. kr. bedre end budgettet, hvilket er et ekstraordinært godt resultat. Effektiviseringer i Københavns Ejendomme Københavns Ejendomme igangsatte i begyndelsen af 2010 et projekt med fokus på professionalisering og optimering af økonomistyringen. Projektet har identificeret en række områder, der kan forbedres betydeligt samt nogle differencer relateret til tidligere år. Projektet har bl.a. resulteret i en forbedring i økonomistyringen og øget omkostningsbevidsthed. Hertil kommer direkte økonomiske effekter af såvel engangssom varig karakter. De varige effekter ligger i niveauet 12 til 14 mio. kr. Projektet fortsætter i 2011, og eventuelle merindtægter vil i videst muligt omfang blive anvendt til vedligehold. I kommunens budget for 2010 blev indtægtskravet til Rengøringsservice øget med 3,8 mio. kr. Til trods for det øgede indtægtskrav har Rengøringsservice præsteret et regnskabsresultat, der er 1,2 mio. kr. bedre end budgettet. Det gode regnskabsresultat skyldes en ekstraordinær tilgang af opgaver, især i årets sidste kvartal. Vedligeholdelse Der blev i 2011 anvendt 211 mio. kr. til vedligeholdelse af kommunens bygninger fra Københavns Ejendommes grundbudget til vedligehold. Heraf blev omkring 2/3 anvendt til akut vedligehold og omkring 1/3 til planlagt vedligehold. Anlægsbudgettet Københavns Ejendomme har på anlægsområdet i 2010 bygget for 1.08 mia. kr. i sager, hvor der er overført bevillinger fra fagforvaltningerne. Herudover er der bygget for ca. 114 mio. kr. i sager, hvor der afregnes direkte med fagforvaltningerne efter forbrug, eller hvor byggeriet er finansieret af eksterne midler, budget til planlagt vedligehold eller klimatiltag på grundbudgettet. På anlægsområdet er der anvendt 126,5 mio. kr. mindre end budgetteret. De 126,5 mio. kr. overføres fra 2010 til 2011 sammen med tidligere overførsler fra 2010 til 2011 på 380,5 mio. kr. Overførslerne skyldes bl.a., at en række bevillinger har været periodiseret for optimistisk i året, at den tidlige vinter har forsinket en del udendørsarbejder, og at gode licitationer har givet et mindreforbrug. Overførslerne repræsenterer ikke en generel forsinkelse på anlægsprojekterne. Københavns Ejendomme vil i 2011 i samarbejde med fagforvaltningerne fortsætte arbejdet med korrekt periodisering af anlægsbevillinger, der overføres til Københavns Ejendomme, så overførslerne mellem årene kan blive nedbragt markant fremover. 17
Klapjagt på spøgelsesforbrug Energi- og økonomimedarbejdere i Københavns Ejendomme arbejder sammen for at fjerne usikkerheder i lejernes energiforbrug. Over de seneste tre år har de fundet for over 10 mio. kroner i urigtigt forbrug. Københavns Ejendomme lokaliserer misvisende forbrug fra målerne, når der modtages afregninger på elforbrug. I en afregning fremgår registreringsnummeret på den pågældende elmåler. Det nummer bliver krydstjekket i energiforbrugsdatabasen Agenda 21. Hvis måleren ikke eksisterer, er aflæst tidligere eller lignende, adviseres Københavns Ejendommes Energiteam, som herefter kører ud og kontrollerer måleren fysisk. Langt den største del af det misvisende energiforbrug er fundet på manglende måleaflæsninger. Hvis målerne ikke bliver aflæst, skønner energiselskabet forbruget og tillægger en sikkerhedsfaktor for et eventuelt merforbrug. Denne udgift kan fortsætte over flere år. Energiteamet er stødt på steder, hvor målerne simpelthen ikke findes længere, men hvor Københavns Kommune har betalt for et skønnet forbrug. Det er eksempelvis bygninger, som er revet ned eller fraflyttede lejemål. Nogle steder har de endda fundet frem til dobbeltgængermålere. Leder af Energiteamet Michael Nilsson forklarer: - På en skole i København var den tekniske ejendomsleder forundret over skolens høje elforbrug. Uanset om han talte med elinstallatører eller energiselskabet, så var meldingen, at tallene var korrekte. Energiteamet besøgte en morgen skolen sammen med energiselskabet og slukkede for elforsyningen. Selskabet måtte erkende, at der på grund af installationsfejl var to elmålere, som registrerede det samme forbrug. Det gav 300.000 kroner retur for spøgelsesforbruget. I løbet af 2011 vil Københavns Ejendomme sætte nye målere op og fokusere på registrering af eksisterende målere på mange af de lejemål, hvor der er flere lejere. Det vil give mere differentierede og præcise forbrugstal, som skal medvirke til et øget fokus på energibesparende tiltag både hos Københavns Ejendomme som udlejer og også hos lejerne. Læs mere om Københavns Ejendommes energiteam på www.kejd.dk 18 Årsberetning 2010
Gode rammer til byens undervisning i hjemkundskab Engskolen på Haderslevgade 6 har fået nyt produktionskøkken. Bestiller: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Bygherre: Københavns Ejendomme. 19
Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme Nu tænker kommunen i kvadratmeter Huslejemodellen har sat gang i en udvikling, hvor forvaltningerne løbende ser på, om de kan anvende deres arealer bedre og mere effektivt. Flere og flere i Københavns Kommune gør det. Tænker i kvadratmeter, når de skal optimere kommunens brug af ressourcer for at give borgerne den bedst mulige service. Sådan har det ikke altid været. Tidligere skaffede man sig mere plads, når man havde et behov. Hvis man havde for meget plads, var det ikke noget, man tænkte videre over. Med indførelsen af huslejemodellen i 2006 blev det anderledes. Hvis en forvaltning frigør lokaler eller lejemål, sparer de udgifter til husleje. De sparede udgifter kan forvaltningen anvende på andre formål. Huslejemodellen har således synliggjort, at lokaler er en ressource, der koster penge. Lokaleoptimering Socialforvaltningen, Masterplan 2008 2012 Vidste du, at Socialforvaltningen med deres masterplan? Anvender 2.500 færre kvadratmeter til forvaltningens medarbejdere Sparer ca. 1,4 mio. kr. årligt i huslejeudgifter Med synliggørelsen er der opstået en bevidsthed om, at man kan spare penge eller indhente andre fordele ved at optimere brugen af lokaler. Københavns Ejendomme har været involveret i flere øvelser med at optimere brugen af lokaler gennem de seneste fem år. Den første og største var den såkaldte Masterplan fra 2006, hvor det lykkedes at samle administrative funktioner fra syv forvaltninger i mere fleksible ejendomme i nærheden af Rådhuset. I 2008 bistod Københavns Ejendomme Socialforvaltningen med en større lokalerokade, og aktuelt ser ejendomsvirksomheden på, om der kan opnås stordriftsfordele ved at samlokalisere andre administrative enheder. Historien om at bruge kommunens arealer bedre og mere effektivt slutter dog ikke her. Den er lige begyndt, og Københavns Ejendomme har en særlig rolle: At kvalificere kommunens ejendomsdata. Københavns Ejendommes udviklingschef 20 Årsberetning 2010
Gode rammer til byens administration Nørre Voldgade 45 er ombygget til kontorlokaler som følge af Socialforvaltningens Masterplan 2008-2012. Bestiller: Socialforvaltningen. Bygherre. Københavns Ejendomme Pernille Bahnson uddyber: - Gennem de første år har vi fået overblik over kommunens ejendomme og jordarealer. Nu forfiner vi datagrundlaget måned efter måned, så vi efterhånden kan lave nogle veldokumenterede analyser, som viser politikere og embedsmænd, hvor mange muligheder der er i at tænke i kvadratmeter. Potentialet i at se på lokaler som et håndtag, der kan drejes på, er stort. Hun vurderer, at kommunen kan hente mange flere fordele og besparelser hjem ved at tænke i stordrift og fleksibilitet. Mange enheder i forvaltningerne har f.eks. behov for løsning af den samme type opgaver og kan derfor med fordel dele lokaler med IT-udstyr, køkken og/eller andre tekniske faciliteter. 21
Københavns Kommunes tværgående målsætninger I alle Københavns Ejendommes aktiviteter medtænkes visionen om at bidrage til realisering af Københavns Kommunes målsætninger. Det betyder, at Københavns Ejendomme spiller med i de tværgående temaer, som er på dagsordenen i Københavns Kommune, det være sig: København som Grøn by: Reduktion af CO2 København som Sikker by Københavns som Attraktiv by: Åbenhed og tilgængelighed Københavns som Fleksibel by: Udnyttelse af bygninger og byrum midlertidigt København som Smuk by: Arkitekturpolitik København som Sund og Kreativ by: Idræts- og kulturpolitik K øb e hav Ejendn ommnes P or te f ø strateljge i Klik ind til Københavns Ejendommes porteføljestrategi på www.kejd.dk 34450 22 Årsberetning 2010 Portefø ljestrate gi.indd 1 16/11/10 10.42
Porteføljestrategi Københavns Ejendommes porteføljestrategi knytter sig til fire faser i ejendommenes livscyklus: Dimensionering & design Værdipleje Hvad skal vi: bygge / eje / leje? Hvor / Hvor meget? Vedligehold Renovering Genopretning u Udvikling & Fremtidssikring u u u Totaløkonomisk optimering Arealoptimering Driftsoptimering Brugsværdi Flexibilitet 23
Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme Byggeindkøb sat i system Københavns Ejendomme har gennem flere år optimeret indkøb af byggeopgaver og -rådgivning, så det er lettere at være bydende og går hurtigere for kunderne. Midlerne har været ensretning af arbejdsgange og indgåelse af rammeaftaler. Da Anne Katrine Mortensen fik job som udbudsjurist i Københavns Ejendomme i juli 2007, var hun den eneste af slagsen i en nystartet organisation med få fastlagte arbejdsgange, standarder og skabeloner. Snart fik hun dog følgeskab af endnu en udbudsjurist. Noget af det første, de gjorde, var at lave en procedure for håndtering af udbudssager. Hun fortæller: - Det var afgørende for os at få en procedure, så vores arbejde kunne blive mere effektivt, så processerne kunne gå hurtigere. Proceduren betød, at min kollega og jeg kom tidligere med på sagerne, så vi kunne hjælpe projektlederne med at vælge den rette udbudsform og sikre, at alt gik efter bogen. I dag har Anne Katrine fire udbudsjurister som kollegaer, og de har i fællesskab lagt et stort arbejde i at få ensrettet arbejdsgangene på udbudssagerne, så de bydende får et udbudsmateriale i en bedre og mere ensartet kvalitet. Københavns Ejendomme har derfor en mængde standardbreve og -dokumenter, som gør det nemmere at udsende udbudsmaterialet, vurdere de indkomne tilbud og siden hen meddele de bydende, hvem der har fået opgaven. Denne standardisering har betydet, at de bydende er mindre i tvivl om Københavns Ejendommes udbudsmateriale nu end for et par år tilbage. Udbudsjuristerne har også tænkt i, om udbudsprocesserne kan gennemføres hurtigere, hvilket efterspørges af Københavns Ejendommes kunder. Det er baggrunden for, at ejendomsvirksomheden i september 2010 for anden gang indgik rammeaftaler på teknisk rådgivning med 42 team af ingeniørog arkitektvirksomheder. Aftalerne betyder, at der kan indhentes rådgivning i langt de fleste byggesager ved at afholde et miniudbud, hvilket tager ni til fjorten dage. Til sammenligning tager det Københavns Ejendomme ca. tre måneder at få valgt en rådgiver til en opgave efter reglerne om EU-udbud. Selvom Københavns Ejendomme er kommet langt gennem ensretning af arbejdsgange og rammeaftaler, arbejdes der fortsat på at optimere kommunens indkøb af byggeopgaver og rådgivning. I 2011 afprøver ejendomsvirksomheden digitalt udbud og intensiverer undervisningen i bygge- og udbudsjura, da udbudsjuristerne har erfaret, at der er tid at spare og kvalitet at opnå ved at klæde både kollegaer og eksterne samarbejdspartnere godt på. 24 Årsberetning 2010
Gode rammer til byens aktive børn Nybygget idrætsfritidsklub på Irlandsvej 60. Bestiller: Børne- og Ungdomsforvaltningen. Bygherre: Københavns Ejendomme Vidste du, at...? Københavns Ejendomme har haft 2 klagesager i 2010. En er vundet, og en er ikke afgjort endnu. I branchen har der i alt været 75 klagesager, som har været indbragt for Klagenævnet for Udbud 25
Ny organisering i Københavns Ejendomme Ønsket om at skabe bedre kundeservice og fremme tværgående løsninger til gavn for københavnerne ligger bag den seneste organisationsændring. 2010 har Københavns Ejendomme I tilpasset organisationen. Det skal gøre det lettere for kunderne at få løst deres opgaver i Københavns Ejendomme og samtidig fremme udvikling af tværgående optimeringer, som gavner københavnerne. Lettere indgang for kunderne For kunderne er der sket 2 nyskabelser i 2010. For det første er der kommet en ny kundeafdeling, Kunder & Planlægning, og for at gøre ansvarsfordelingen på byggeopgaver simplere for kunderne er der - for Stillingskategorier i Københavns Ejendomme Årsværk i Københavns Ejendomme 2010 Anlægssager 34 Ejendomsadministration 14 Drift & Service (tilsyn) 47 Planlægning, udlejning og administration 50 Rengøringsservice 212 Kødbyen inkl. svømmebade 32 Rådhusservice 91 I alt 480 det andet - kun 2 afdelinger i Københavns Ejendomme, som bl.a. håndterer byggevirksomhed. Projekt & Bygherre tager sig af nybyggeri og større renoverings- og vedligeholdelsessager, mens Drift & Service håndterer mindre løbende sager, såsom akutte sager og mindre vedligeholdelsessager. Kunder & Planlægning er den nye indgang for kunder fra alle niveauer i forvaltningerne. Det er her kunderne kan henvende sig, når de har spørgsmål eller skal have løst en problemstilling. Københavns Ejendommes direktør Gyrithe Saltorp forklarer: - Kundens behov drejer sig ikke nødvendigvis altid om mursten og tage, men ofte handler det mere om det, der foregår nedenunder tagene og indenfor murstenene i bygningerne. Her skal vores kundefunktion gå ind og hjælpe med at få oversat de behov til vores organisationen, så vi kan spille ind med vores ejendomsfaglige viden og skabe gode løsninger. 26 Årsberetning 2010
ORGANISATION KØBENHAVNS EJENDOMME 2011 Direktør Direktionssekretariat Økonomi & Ejendomsadministration Analyse & Udvikling Projekt & Bygherre Kunder & Planlægning Drift & Service Penge skal frigøres til kommunen Analyse & Udvikling er en afdeling, som b.a. er sat i verden for at indsamle og bearbejde et hav af informationer og data med henblik på at skabe tværgående optimeringer for Københavns Kommune. Dette indebærer bl.a. at se på, hvordan Københavns Kommune som stor offentlig bygningsejer og bygherre kan forbedre og udvikle sin måde at købe ind på. Gyrithe Saltorp forklarer: - Ved at se på udfordringerne og opgaverne på tværs af hele Københavns Kommune, er det muligt at spotte optimeringsmuligheder, som forhåbentlig i sidste ende kan betyde, at vi kan frigøre penge fra mursten og bruge dem på noget andet fornuftigt. Vi har så mange kvadratmeter i vores portefølje, så hæver vi os en anelse op i helikopteren og ser tingene på tværs, får vi det overblik, som kan føre til tværgående løsninger og muligheder til gavn for kommunen. 27
Københavns Ejendommes udviklingspunkter i 2011 Professionalisme og udvikling Som et væsentligt led i udvikling og styring af Københavns Ejendommes kerneydelser, kundehåndtering og medarbejderpleje er der udarbejdet en strategi for 2011 under overskriften Professionalisme og udvikling. Som afsæt for formulering af strategier i Kultur- og Fritidsforvaltningen er der opstillet 4 strategiske spørgsmål: Hvad får København for pengene? Hvordan får vi de mest tilfredse kunder og brugere? Hvordan løser vi vores opgaver smartere? Hvordan skaber vi den bedste arbejdsplads? Under de fire strategiske spørgsmål er 23 mål opstillet og fordelt på 11 indsatsområder, der hver især søger at give svar på de stillede spørgsmål. Her gives et sammenskrevet udpluk af strategiens indsatsområder: Grøn Vækst Kommunens ejendommes energiforbrug bidrager til kommunens samlede klimapåvirkning, ligesom ejendommenes totaløkonomi udgør en væsentlig del af driftsomkostningerne ved de kommunale aktiviteter. Til styring og udvikling af klimaindsatsen i Københavns Ejendomme udvikler og implementerer vi derfor en værktøjskasse til registrering, vurdering og håndtering af energirelaterede data på tværs af vores forretningsområder. Målet er at skabe overblik og dermed grundlag for styrkede klimaindsatser fremover. Ikke mindst har vi et skarpt fokus på, at energibesparelser og andre klimatiltag indgår som en integreret del af vores talrige byggesager. Kundestrategi Københavns Ejendomme har i høj grad fokus på kundernes oplevede kvalitet i de processer, løsninger og services, vi leverer. Med udgangspunkt i kundestrategiens indsatsområder uddanner vi derfor vores medarbejdere i dialogsøgende adfærd, kundekontakt og kommunikation. Dermed søger vi at klæde medarbejderne på til at tage ansvar for, at kunden får den optimale behandling, og at tingene fungerer, som de skal. IT, data og økonomi Medarbejdernes brug af IT er grundlæggende for en effektiv opgaveløsning. Derfor har vi løbende fokus på udvikling og implementering af vores IT-værktøjer. Bl.a. implementerer vi et nyt digitalt økonomi- og projektstyringssystem, som skal sikre en mere effektiv anlægs- og økonomistyring. Ligeledes etablerer vi budgetter og regnskaber på ejendomsniveau, hvilket skal danne grundlag for analyser og optimering af drift på tværs af ejendomsporteføljen. Endelig arbejder vi på at have valideret, registreret og tilgængeliggjort alle væsentlige ejendoms- og vedligeholdelsesdata en opgave der i sidste ende sikrer, at kommunens analyser og beslutningsgrundlag er baseret på et solidt datagrundlag. Arbejdsplads og medarbejdere Københavns Ejendomme er inde i en ekspansiv udvikling ikke mindst på grund af den voldsomme stigning i antal og omfang af byggesager, hvor vi alene i 2011 forventer at bygge for op mod 1,6 mia. kr. svarende til en stigning på ca. 50 % i forhold til 2010. Mange nye medarbejdere er derfor blevet og vil blive - ansat. Det øger behovet for kompetenceudvikling, indkøring af nye medarbejdere og styrkelse af virksomhedskulturen, eller KEjdånden om man vil. Derfor relanceres i 2011 den interne KEjd-uddannelse, og der afholdes en lang række arrangementer med kompetencegivende indhold af tværgående interesse. 28 Årsberetning 2010
Gode rammer til byens idrætsudøvere Østerbrohuset på Århusgade 103 er genoprettet. Bestiller: Kultur- og Fritidsforvaltningen. Bygherre. Københavns Ejendomme 29
Tilbageblik - 5 år med Københavns Ejendomme Kurs mod kunderne Københavns Ejendomme er tænkt som en kundeorienteret virksomhed, og det har den arbejdet på at blive gennem de seneste 5 år bl.a. ved hjælp af ambassadører. Københavns Ejendomme har haft kunderne i baghovedet lige siden etableringen i 2006. Mange skibe er sat i søen for at gøre kunderne mere tilfredse. Orienteringsmøder med det tekniske personale på ejendommene, udsendelse af pjecen Lejernes Guide til lejere og synliggørelse af ejendomsdata på ejendomsportalen (som nu er del af www.kejd. dk.). For blot at nævne nogle af dem. Ejendomsvirksomhedens flagskib er den ServiceLeveranceAftale (SLA), som blev udarbejdet i samarbejde med forvaltningernes bestillerenheder i 2009. Den har været med til at tydeliggøre, hvilke ydelser og hvilket serviceniveau, som forvaltningerne kan forvente af Københavns Ejendomme. I 2010 har Københavns Ejendomme forandret sin organisation for at gøre det nemmere for sine kunder at være kunder. Ejendomsvirksomheden har etableret en ny kundeafdeling, Kunder & Planlægning, hvor kunder fra alle niveauer i forvaltningerne kan henvende sig, når de har spørgsmål eller skal have løst en problemstilling. En af dem, som kunderne henvender sig til, er Jesper L. Jensen. Han er kundekonsulent for Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og skal sørge for, at kunderne får det ud af os, som de ønsker. Han uddyber: - Min opgave er at trække kunderne og Københavns Ejendomme tættere på hinanden. I den ideelle verden har jeg en fod i hver lejr. Jeg skal vide, hvad der rører sig i forvaltningen, helst før de bestiller det, så vi kan geare vores organisation til opgaverne. Som kundekonsulent er jeg en slags ambassadør for bestillerne. Hvis de har en problemstilling, som de ikke lige kan greje, så ringer de til mig, og så hjælper jeg dem igennem vores system. Kundekonsulenterne er den første indgang for bestillerne, men ofte vil der være andre medarbejdere i Københavns Ejendomme, som skal gå videre med at finde en løsning for kunderne. For at sikre at alle medarbejdere og ledere i Københavns Ejendomme tager ansvar for, at kunden får den optimale behandling, og at tingene fungerer, som de skal, har Københavns Ejendomme udarbejdet en kundestrategi. Med strategien i hånden skal alle i Københavns Ejendomme ind på livet af kunderne for at forstå kundernes behov og sikre, at ydelserne skaber værdi for dem, ligesom relevant viden skal stilles til rådighed på rette tid og sted. I 2011 skal strategien forankres, så alle kan forstå, hvordan man bidrager til at efterleve den. 30 Årsberetning 2010
Kundestrategi Københavns Ejendomme I Københavns Ejendomme (KEjd) er kundens behov i centrum, og vi tilbyder den bedst mulige service. Vi engagerer os i kundens situation, og vi kan med vores viden og ejendomsfaglighed sikre den rette sparring og løsninger af høj kvalitet. Vi tager alle ansvar for, at kunden får den optimale behandling, og at tingene fungerer, som de skal. Vi skaber tilfredse kunder ved at fokusere på følgende indsatsområder: Læs Københavns Ejendommes kundestrategi på www.kejd.dk d tager ansvar enkelte medarbejder tager ansvar og ejeruanset arbejdsområsikrer, at kunden får ineret og helhedst sagsbehandling, er kundens konv. Kunderne i Københavns Ejendomme er: Kommunen som helhed Bestillere Brugere Borgere Politikere Private lejere KEjd skaber tilfredshed KEjd arbejder proaktivt og målrettet på at skabe tilfredshed hos kunden. Kundens mening er vigtig at sikre, at KEjd hele 31 sig til gavn
Københavns Ejendomme Kultur- og Fritidsforvaltningen Københavns Kommune 32 Årsberetning 2010