Bestyrelsesmøde Asmildkloster 01.09.2013 Til stede: Steen Sørensen Lars Skou Kristian Pallesen Martin Rahbek Niels Henrik Sloth Gunnar Thygesen Lars Kjær Simonsen Ikke til stede: Per Grøn Torben Madsen 1. Siden sidst: a. DB 2014: Der er kommet en fast kontakt til arrangørerne af DHB. Bestyrelsen vil dog gerne finde en fra området, til at være tovholder på projektet. b. Outrup Speedway vil gerne til at holde tractor pulling stævner på deres baneareal. Der vil blive tale om DTP stævner (stort ønske om at få det vildeste DK kan præstere). De vil gerne have en tættere kontakt til DTP fremadrettet, for at realisere deres planer om stævnerne. c. Kenneth Dahl/Race Media KD har spurgt til kørepenge i forbindelse med speak af TV programmerne. LS: vi har fået tilbud på et færdigt produkt, som vi har takket ja til. Race Media mener ikke de har plads i deres budget, da de har taget en ekstra fotograf med Det har vi ikke bedt dem om. DTP s forretningsorden siger 1 kr./km over 100km I dette tilfælde 680 km minus 2 x 100 km (da der er tale om 2 separate kørsler). Konklusion: Race Media har rekvireret en speaker for at levere det produkt, der er aftalt i tilbuddet Derfor er det op til dem at betale kørepenge.
d. Dommere/Visby Hvad blev enden på denne sag: Niels har fået at vide at det er DTP s dommere, der træffer den endelige beslutning om slædegearing ved DTP stævner. Ved snak med dommerne viste det sig at meget af balladen stammede fra ældre sager, og dermed ikke havde noget med Visby stævnet at gøre Det var blot dråben, der fik bægeret til at flyde over. e. Det er oplevet at en flagdommer stiller sig ved 100m og ikke engang ulejliger sig med at flage traktorerne af når de kører forbi ham. Til gengæld har man oplevet at der ikke var problemer med at være ude med riven overfor øvrigt banepersonale. Bestyrelsen efterspørger en mere aktiv involvering overfor deltagerne og en mere positiv tone overfor andre involverede i stævnerne. 2. Økonomi/medlemssituation: EC har givet et rigtig pænt overskud, men udvalget mener der er plads til endnu flere forbedringer. Promotion har haft en mindre omsætning end forventet, men overskuddet holder. Overskuddet for året i DTP bliver ikke helt som budgetteret, men absolut det bedste længe (det er ikke den nuværende bestyrelse, der har lagt 2013 budgettet). Medlemmer: 194 enlige / 127 par / 16 juniorer Medlemskort har kørt fantastisk hele sæsonen, og bestyrelsen håber meget at Lone vil fortsætte det rigtig gode arbejde. Vi vil prøve at sende årsregnskabet ud på mail, så folk kan forholde sig til det inden årsmødet. a. Sjælland: Det eneste vi har fået hjem er 3 styk gasgrill (stor tak for hjælpen til Team Dingo). Tromlen og ladet til vægten er væk Ingen kan / vil svare på hvor det befinder sig. Der sættes en værdi på de 3 grill (3 x 2500 kr. Det er omtrent det halve af ny pris). Resten må ses som tab. Der mangler desuden 19.000 kr. i kontanter. 3. Nyt fra udvalg: a. Forretningsudvalg: Intet nyt. b. ETPC: ETPC møde i Zele i forbindelse med EM. Intet nyt fra ETPC. Der bliver spurgt om DTP fotograf til EM Søren Smedegaard kan kontaktes i denne forbindelse. Det besluttes at holde telefonmøde 08.09. om aftenen omkring dagsordenen for ETPC møde / EM. Ny sikkerhedsregel for turbo: Hvorfor kun gælder denne kun diesel-traktorer? c. Stævneudvalg: LS vil gerne have en evaluering med arrangørerne. d. Promotion: Vinteropbevaring? Hos Helle? Der er flere nye hænder på vej til udvalget.
Nyt design / Ny T-shirt: Vi begynder at høre til priser. Det drejer sig om videreførelse af eksisterende traktor + en ny traktor i samme stil. e. Internationale stævner: Meget positiv stemning i udvalget. Man arbejder allerede på en løsning på de toiletproblemer, der opstod. Enighed om for hurtig afvikling af 4500 kg modificeret, men beslutningen kom meget hurtigt fra ETPC. Først var lys et problem, og da det blev rigget til, var man nervøs for en regnbyge omkring Grindsted. Der var flere fejlskud fra det tyske slædeteam Har de for meget jern i pladen til de tunge baneforhold de oplevede i Herning? Indkøbsprisen på is er for høj, så det vil man arbejde på. Entré systemet kørte endeligt Rigtig god markedsstemning blandt entré personalet. Der kommer et møde med de foreninger der har hjulpet samt de formænd, der har været i forbindelse med forberedelserne, for at gøre det endnu bedre. Der er for lille avance i boderne. Skal ligge over 70 %. Man vil spørge på årsmødet om EuroCup skal rykkes til uge 31 (slutningen af industriferien) f. Brandeudvalg: I. Kontrakten på forpagtning / jordleje er blevet færdig og er givet videre til LAG. II. Alle godkendelser er nu på plads fra kommunen. Der var en enkelt indsigelse fra Danmarks Naturfredningsforening Kommunen hjalp dog med at lukke denne, allerede inden DTP blev gjort opmærksomme på indsigelsen. III. LAG midler er forhåndsgodkendt kommunen (50 % af budgettet). Vi afventer nu blot grønt lys fra ministeriet. IV. Fonde skal søges om yderligere midler. De første ansøgninger er sendt ud, og vi ansøger løbende, ud fra de deadlines fondene har. V. Opgaver / tidsplan: Den store opgave dette efterår er at få gravet ud og ligge banematerialet ned inden vinteren. VI. Vi vil gerne have et møde med DTP Midtjylland for at få afklaring på deres planer Kan vi lave en aftale mht. banemateriale / husleje? VII. Man vil gerne lave 2 containere til pladsen: 1 stk. 20 fods container til værksted (+ opbevaring) og 1 stk. 20 fods container til køkken (+ opbevaring). Er der nogen der har sådan et par stykker til at stå vi kan få fingre i? g. Certificeringsudvalg: I. Ny regel for turbo sikring er oversat af Søren Smedegaard. Der skal nu arbejdes videre med en ny regelbog for 2014. II. Omdrejningstælleren til Farm Stock har drillet, men er den i orden nu? Den har været langt omkring, men LS tager det videre forløb med HC, der har leveret den til Grene i Herning. h. Dommerudvalg: Nis Pedersen ønsker at forlade udvalget og Gert Sommerlund ønsker ikke længere at være formand (vil dog gerne være menigt medlem).
Ivar Lykke vil gerne overtage formandsposten, og Per Grøn har 2-3 nye i baghånden, der måske kan overtales til at gå med i udvalget. i. Udviklingsudvalg: Intet nyt. Der blev ikke meldt noget ud i forbindelse med opdatering af modificerede limits. Øvelsen ligger i at begrænse V8erne uden at kvæle dem (og hvordan laver man en begrænsning man ikke kan købe sig ud af?) 2014: DHB, Outrup og Brande masser af interesse og meget der skal anlægges. EM 2015: EM i september vil muligvis betyde et EuroCup i maj for at holde DK inde i EuroCup systemet. Man er tidligere røget nederst på listen, hvis man har holdt et års pause. EM 2015 skal måske have sit eget udvalg, for at man ikke trækker for hårdt på de folk der hjælper med EuroCup. Der vil naturligvis være gengangere og samarbejde mellem de 2 stævner for at opnå gode aftaler med leverandørerne. 4. Kommende arrangementer: a. EM i Zele: Vi ved stadig intet, da ETPC ikke melder noget ud før EuroCup er kørt i Østrig. b. Kørermøde 27.09. kl.19.00. Man tager som udgangspunkt Søgaarden igen, da de både har faciliteterne og en fornuftig pris. Man vil dog også undersøge mulighederne for at afholde mødet i Brande, for at knytte DTP tættere sammen med byen. Man vil på mødet opfordre teams til at komme med mere info til speakeren Hvad skete der under trækket? c. Årsmøde: Helst samme sted som kørermødet, for at skabe en rød tråd i møderne. Start kl.10.00 for at blive færdig Man vil derfor være vært ved en let frokostanretning. 5. Bestyrelsen nu og i fremtiden: a. Hvem fortsætter: 3 er på valg: Per Grøn (modtager genvalg), Steen Sørensen (modtager genvalg) og Niels Henrik Sloth (modtager ikke genvalg). b. Nyt medlem: Bestyrelsen vil gå i tænkeboks for at finde gode kandidater. Der har tidligere været snak om at gå fra 7 til 5 medlemmer af bestyrelsen. Med den gode stemning og store bredde der er i bestyrelsen nu, er der enighed om at dette vil være en skam. c. Kommende opgaver/møder: Er allerede gennemgået i tidligere punkter. 6. Eventuelt: a. Kørepenge: Skal der justeres? Vi har ikke modtaget konkrette forslag. b. Skal der genindføres hookpoint, for at holde folk i ilden sidst på sæsonen?
c. Der gøres opmærksom på et ønske til ændring af vedtægt i forbindelse med valg. Formanden vælges hvert andet år pt. i lige år. 7. Næste møde: Telefonmøde 08.09. omkring Zele. Møde til gennemgang af regnskab/budget/bestyrelsens beretning 27.10. kl.9.30. Således opfattet/ Martin Rahbek 02.09.2013