Maj 2007 Norddjurs Kommune Produktion og udbringning af mad i Norddjurs Kommune Udbudsbeskrivelse Ver. 6 af 8. maj 2007
5. STIFTELSESDOKUMENT...5 6. VEDTÆGTER... 5 7. UDSKRIFT AF FORHANDLINGSPROTOKOLLEN... 5 8. AKTIONÆROVERENSKOMST... 5 9. FORRETNINGSORDEN... 5 1. GENERELT OM KRAVENE TIL TILBUDDENE... 6 1.1 FORMELLE BESTEMMELSER VED TILBUDSGIVNING... 6 1.2 GENERELT OM UDBUDDET... 7 1.3 NUVÆRENDE PRODUKTION... 7 1.4 BESKRIVELSE AF SELVE SELSKABSKONSTRUKTIONEN... 8 1.5 ANLÆGSINVESTERING OG REGNSKABSPRAKSIS... 9 1.6 KONTRAKTPERIODE... 9 1.7 OVERORDNEDE PRINCIPPER FOR MADAFTALE... 9 1.8 PERSONALEFORHOLD... 10 1.9 LEDELSE... 11 1.10 ANDRE SÆRLIGE BESTEMMELSER... 11 1.11 BETALING... 12 1.12 DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL... 12 1.13 OPSIGELSE... 12 1.14 PRISREGULERING... 12 1.15 FRIT VALG EFTER SERVICELOVEN... 12 1.16 DIÆTER OG SPECIALKOST... 12 1.17 KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET)... 13 1.18 ANDRE BESTEMMELSER, HERUNDER MISLIGHOLDELSESKLAUSUL... 13 1.19 BRISTEDE FORUDSÆTNINGER MV.... 13 2. SÆRLIGE KRAV VEDR. MADAFTALEN... 14 2.1 TEKNISK DEL MADAFTALEN... 14 2.2 MAD TIL BEBOERE I BOENHEDER OG DAGCENTERGÆSTER... 14 2.2.1 TIDSPUNKTET FOR SERVERING... 14 2.2.2 ANRETNING... 14 2.2.3 VARIATION... 14 2.2.4 VALGMULIGHEDER... 15 2.2.5 DELVIS FÆRDIGPRODUCEREDE RETTER... 15 2.3 MAD TIL BEBOERE I EGET HJEM... 15 2.3.1 VARIATION... 15 2.3.2 VALGMULIGHEDER... 16 2.3.3 UDBRINGNING... 16 2.4 I ØVRIGT... 17 2.4.1 SØN- OG HELLIGDAGE... 17 2.4.2 HØJTIDSMENUER... 17 2.4.3 GÆSTEMÅLTIDER... 17 2.4.4 DIÆTER, SPECIALKOST... 17 2.4.5 UDBRINGNING... 17 2.4.6 ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER... 18 2.4.7 MERKØB/TILKØB... 18 2.5 KVALITETSKONTROL - GENERELT FOR BEBOERE I BOENHEDER, DAGCENTERGÆSTER OG BEBOERE I EGET HJEM... 18 2.5.1 PORTIONSSTØRRELSER... 19 2.5.2 MADENS NÆRINGSINDHOLD... 20 2.5.3 KVALITETSKRAV VED UDBRINGNING... 20 2
2.5.4 EGENKONTROL OG KVALITETSKONTROL I ØVRIGT... 20 2.6 RELEVANTE RETSREGLER.... 20 3. KONTRAKTUDKAST... 22 3.1 INDLEDNING... 23 3.2 FORMÅL... 23 3.3 AFTALENS GENSTAND... 23 3.3.1 AFTALEN... 23 3.3.2 SAMARBEJDSFORPLIGTELSE... 23 3.4 AFTALEGRUNDLAGET... 24 3.4.1 AFTALEGRUNDLAGET MV... 24 3.4.2 UOVERENSSTEMMELSER... 24 3.5 LEVERANDØRENS VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER... 24 3.5.1 LEVERANDØRENS VEDERLAG... 24 3.5.2 PRISREGULERING... 24 3.6 AFTALEÆNDRINGER... 24 3.6.1 MÆNGDEANGIVELSER... 24 3.7 SIKKERHEDSSTILLELSE... 25 3.7.1 GARANTIBELØB... 25 3.7.2 BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUTGARANTI... 25 3.7.3 SUPPLERENDE BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUT... 25 3.7.4 ØVRIGE BESTEMMELSER ANG. GARANTISTILLELSE SAMT MULIGHEDER FOR MODREGNING... 25 3.8 UNDERLEVERANDØRER... 25 3.8.1 GODKENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER... 25 3.8.2 UDSKIFTNING AF GODKENDTE UNDERLEVERANDØRER... 26 3.8.3 ANSVAR I FORBINDELSE MED ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER... 26 3.9 IDENTITETSÆNDRINGER... 26 3.9.1 EJERSKIFTENOTIFIKATION MM... 26 3.10 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER... 26 3.10.1 OVERDRAGELSE AF FORPLIGTIGELSER... 26 3.10.2 OVERDRAGELSE AF VEDERLAGSRET... 26 3.11 KOMMUNENS ERKLÆRINGER... 27 3.12 REFUSION MV... 27 3.12.1 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKTET... 27 3.13 OPLYSNINGSPLIGT... 27 3.13.1 LEVERANDØRENS PLIGTER... 27 3.13.2 OPLYSNINGSPLIGT VED KONTAKT FRA BORGERE MV.... 28 3.13.3 OPBEVARING AF OPLYSNINGER... 28 3.13.4 UNDERRETNING I TILFÆLDE AF FORSINKELSER, DRIFTSUREGELMÆSSIGHEDER MV... 28 3.13.5 KOMMUNENS ADGANG TIL OPLYSNINGER FRA LEVERANDØREN... 28 3
3.13.6 GENSIDIG OPLYSNINGSFORPLIGTELSE... 28 3.13.7 OPLYSNINGER OM LØN- OG ANSÆTTELSESVILKÅR VED OPHØR... 28 3.13.8 TILSENDELSE AF REGNSKAB... 28 3.13.9 HENVENDELSER FRA KOMMUNENS BORGERE... 29 3.13.10 OPHAVSRET... 29 3.13.11 LEGITIMATION... 29 3.13.12 ARV MV... 29 3.14 FORTROLIGHED MV.... 29 3.14.1 LEVERANDØRENS DRIFTS- OG FORRETNINGSHEMMELIGHEDER... 29 3.14.2 LEVERANDØRENS TAVSHEDSPLIGT... 29 3.15 DATASIKKERHED... 30 3.15.1 DATAANSVARLIG OG DATABEHANDLER... 30 3.15.2 KRAV TIL DATABEHANDLER... 30 3.16 ANVENDELSE AF PROJEKTERFARINGER OG KNOW-HOW MV... 30 3.16.1 ERFARINGSUDVEKSLING... 30 3.17 LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE MV... 31 3.17.1 GENSIDIG TILLIDSERKLÆRING MV.... 31 3.17.2 FRIST FOR RETTELSE AF PÅTALTE MANGLER MV... 31 3.17.3 OPLYSNING VED MANGELKONSTATERING... 31 3.17.4 MISLIGHOLDELSEDEFINITION... 31 3.17.5 KONTRAKTOPHÆVELSE I FORBINDELSE MED MISLIGHOLDELSE MV... 31 3.17.6 LEVERANDØRENS BETALINGSSTANDSNING, KONKURSBEHANDLING OL... 32 3.17.7 ERSTATNINGSANSVARSBESTEMMELSER... 32 3.18 LEVERANDØRENS FORSIKRINGER... 32 3.19 KOMMUNENS MISLIGHOLDELSE MV.... 32 3.19.1 KOMMUNENS VÆSENTLIGE MISLIGHOLDELSE... 32 3.19.2 KOMMUNENS ERSTATNINGSANSVAR OG REGRESANSVAR... 33 3.20 FORCE MAJEURE... 33 3.20.1 DEFINITION AF FORCE MAJEURE... 33 3.20.2 VEDERLAGREDUKTION I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE... 33 3.20.3 KONTRAKTOPHÆVELSE I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE... 33 3.20.4 PÅBERÅBELSE AF FORCE MAJEURE... 33 3.21 AFTALENS LØBETID OG OPSIGELSE... 34 3.21.1 IKRAFTTRÆDELSESDATO... 34 3.21.2 EVENTUELLE OVERTAGELSESFORPLIGTELSER... 34 3.21.3 BESTEMMELSER ANGÅENDE RETURNERING AF DOKUMENTATION MV.... 34 3.21.4 OPSIGELSESBESTEMMELSER MV... 34 3.21.5 TILBAGEHOLDELSESBESTEMMELSER... 34 3.22 GENFORHANDLING MV.... 35 3.23 ORIENTERING AF OFFENTLIGHEDEN... 35 3.24 TVISTER... 35 3.24.1 AFGØRELSE EFTER DANSK RET... 35 4
3.24.2 MINDELIGHEDSBESTEMMELSE... 35 3.24.3 VOLDGIFTSBESTEMMELSE... 35 3.24.4 VOLDGIFTSRETTENS UDSEENDE... 35 3.24.5 ADCITATIONSBESTEMMELSE... 36 4. TILBUDSLISTE... 37 5. STIFTELSESDOKUMENT....44 6. VEDTÆGTER..49 7. UDSKRIFT AF FORHANDLINGSPROTOKOLLEN...56 8. AKTIONÆROVERENSKOMST...60 9. FORRETNINGSORDEN 74 10. BESKRIVELSE AF SELSKABETS REGNSKABSPRAKSIS...86 11. KURSFASTSÆTTELSE...88 5
1. GENERELT OM KRAVENE TIL TILBUDDENE 1.1 FORMELLE BESTEMMELSER VED TILBUDSGIVNING Udbudet gennemføres i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Udbudet gennemføres i henhold til Rådets direktiv 92/50/EØF af 18. juni 1992 og Parlamentets og Rådets direktiv 97/52 af 13. oktober 1997 som et offentligt udbud. Norddjurs Kommune vil ikke afgive kontroltilbud. Alle tilbud skal opfylde alle instruktioner og betingelser, som angives nedenfor. Der henvises til vedlagte tilbudsliste, der skal anvendes ved tilbudsgivningen. Tilbudspriser skal angives eksklusiv moms. Tilbud skal enten sendes pr. anbefalet post mærket TILBUD PÅ MAD eller afleveres personligt til Socialdirektør Kenneth K. Nielsen eller Fuldmægtig Jacob D. Petersen, Norddjurs Kommune, Torvet 3, 8500 Grenaa tilbudsfristen udløber mandag den 27. august 2007 kl. 12.00 Kommunen bekræfter skriftligt modtagelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil mandag den 26. november 2007. Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste alle bud. Endelig aftale er først indgået, når Norddjurs Kommune har afgivet accept på et tilbud, og en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af et tilbud. Den 2. oktober 2007 vil Kommunalbestyrelsen pege på den tilbudsgiver, der skal indledes kontraktpræciseringer med. Tjenesteydelsen vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Følgende kriterier vil indgå med den i parentes angivne vægtning: pris (90%), kvalitet, herunder valgmuligheder og tilkøbsmuligheder (7%), og service, herunder bestillings- og afbestillingsrutiner (3%). Der bliver afholdt to spørgemøder. Det første spørgemøde vil blive afholdt mandag den 25. juni 2007. Det andet afholdes mandag den 6. august 2007. Begge spørgemøder vil blive afholdt kl. 11.00 på Rådhuset i Grenaa, Torvet 3, 8500 Grenaa. Der vil ikke være offentlighed ved åbning af tilbuddene. Til de tilbudsgivere, hvis tilbud ikke accepteres, vil der blive givet en begrundet forklaring og navnet på den vindende tilbudsgiver. Oplysninger om, hvem kommunen 6
har valgt som leverandør, vil endvidere på opfordring blive givet til alle interesserede, herunder også pressen. Kommunen ønsker at drøfte en samlet informationsplan i forhold til brugere med den vindende virksomhed. Eventuelle yderligere spørgsmål skal rettes skriftligt til Kenneth K. Nielsen eller Jacob D. Petersen, Norddjurs Kommune, se adressen ovenfor. Spørgsmål kan fremsendes i perioden fra mandag den 18. juni 2007 til fredag den 29. juni 2007, og fra mandag den 30. juli 2007 til og med fredag den 17. August 2007. 1.2 GENERELT OM UDBUDDET Madaftalen kan overordnet beskrives som en cateringopgave. Produktionen skal finde sted i et nyopført produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Produktionskøkkenet skal ejes af et fælles offentligt/privat aktieselskab. Udbringning til plejehjem/centre/boenheder, (i det følgende benævnt boenheder), foreståes af det fælles offentlige/private aktieselskab (i det følgende benævnt leverandøren). Det ønskes desuden, at leverandøren forestår udbringningen til alle hjemmeboende. Det skal præciseres, at tilbudsgiver ikke kan anvende de nuværende køkkener som fremtidig produktionssted. Leverandøren skal forestå den løbende, praktiske information om madleverancen til borgerne ved udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Kommunen er ansvarlig for og forestår via servicedeklarationer mv. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Udarbejdelse af informationsmaterialer mv. sker i samarbejde med leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostråd med repræsentation fra såvel brugere som kommune. Som repræsentant for brugerne udpeger Ældrerådet 1 repræsentant og bruger- og pårørenderåd udpeger 1 repræsentant. Kommunen udpeger 1 repræsentant og Leverandøren udpeger 1-2 repræsentanter. Der skal minimum være 2 møder årligt eller når en af parterne ønsker det. Kostrådet skal følge op på brugerundersøgelserne, menuplaner, kvalitetskontrol, retningslinier mv. Der skal ved kontraktsdrøftelserne aftales klare meddelelsesrutiner. 1.3 NUVÆRENDE PRODUKTION Den nuværende produktion består januar 2007 af: - Hovedret med eller uden biret, ca. 320 daglige enkeltportioner, til hjemmeboende brugere af madordningen. 410 brugere er tilknyttet ordningen. - Hovedretter med eller uden biretter, ca. 160 enkeltportioner, til dagcentergæster og Regionshospitalet Grenaa fordelt med følgende: - Farsøhthus 10 - Møllehjemmet 20 - Fuglsanggården 2 7
- Hedebo 15 - Violskrænten 25 - Posthaven 30 - Lyngbygård 2 - Vestervang 35 - Regionshospitalet Grenaa 21 Hovedret med eller uden biret, ca. 399 enkeltportioner, til boenheder fordelt med følgende: - Hedebo 65 - Fuglsanggården 57 - Vestervang 52 - Nørrevang 36 - Lyngbygård 32 - Posthaven 12 - Violskrænten 50 - Farsøhthus 50 - Bakkely 25 - Elmebo/Møllebo 20 1.4 BESKRIVELSE AF SELVE SELSKABSKONSTRUKTIONEN Norddjurs Kommune ønsker sammen med en privat aktør (tilbudsgiver) at indgå i et fælles aktieselskab. Det fælles aktieselskab skal bygge og drive et nyt produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Kontrakten om udlicitering af opgaver på madområdet i Norddjurs Kommune vil således skulle indgås mellem Norddjurs Kommune og dette nystiftede aktieselskab. Aktieselskabet stiftes af tilbudsgiveren og Norddjurs Kommune ved kontant indskud på i alt DKK 6,0 mio. Selskabet stiftes med en nominel kapital på DKK 4,0 mio., der tegnes af tilbudsgiveren med nominelt DKK 2,4 mio. (60 %) og af Norddjurs Kommune med nominelt DKK 1,6 mio. (40 %), begge til kurs 150. Aktieselskabet aktiviteter finansieres herudover ved optagelse af lån, og selskabet forventes selv at stå for optagelse af lån m.v. til byggeriet af selve produktionskøkkenet. Det forudsættes, at Norddjurs Kommune uanset den nævnte ejerandel har ret til at være repræsenteret i bestyrelsen for aktieselskabet, men at flertallet af bestyrelsens medlemmer udpeges af tilbudsgiveren. 8
Dokumenter, der skal danne grundlag for etableringen og driften af det fælles aktieselskab findes i de efterfølgende kapitler 5-9. 1.5 ANLÆGSINVESTERING OG REGNSKABSPRAKSIS Norddjurs Kommune har i samarbejde med rådgivende ingeniørfirma vurderet anlægsinvesteringen ved etablering af et nyt produktionskøkken til følgende: Forventet anlægsudgift Grund på mellem 6.000 og 7.000 420.000 m2. Nyt produktionskøkken på 740 m2 Bygning 13.900.000 Kølerum og køleanlæg 1.800.000 Inventar 5.900.000 I alt 22.020.000 De forventede årlige driftsudgifter er for de første 10 år følgende: Forventede årlige udgifter Ejendommen inkl. pedelfunktion 250.000 Inventar og køleanlæg 200.000 I alt 450.000 For at sikre en entydig vurdering af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver ved udformningen af sit tilbud tage udgangspunkt i en anlægsudgift på 22 mio. kr. og en forventet årlig driftsudgift på 450.000 kr. En detaljeret beskrivelse af selskabets regnskabspraksis findes i udbudsmaterialets kapitel 10. 1.6 KONTRAKTPERIODE Opgaverne udbydes for en 9-årig periode begyndende fra torsdag den 1. november 2007. Kontraktperioden består af en byggeperiode der begynder torsdag den 1. november 2007 og afsluttes senest søndag den 1. februar 2009 samt en produktionsperiode begyndende senest mandag den 2. februar 2009 og som løber til mandag den 31. oktober 2016. 1.7 OVERORDNEDE PRINCIPPER FOR MADAFTALE Der skal ved enhver opgaveløsning for Norddjurs Kommune tages hensyn til nedenstående væsentlige principper: Alle medarbejdere med direkte brugerkontakt, herunder madchauffør, har altid en observations- og meddelelsespligt i forhold til Kommunen. Det betyder, at medarbejderen skal meddele Kommunen forhold af betydning for visitationen m.v. f.eks. en ændret situation hos brugeren. I øvrigt gælder følgende: 9
Medarbejderen skal opfylde almindelige anerkendte krav til etik, hvad angår optræden og påklædning. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne gøre sig forståelig på dansk (både i skrift og tale) eller udføre opgaverne sammen med en person som kan det. Medarbejderne har tavshedspligt i lighed med kommunalt ansat personale. (Borgerlig Straffelov 152/152b). Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem Kommunen og leverandøren, kan det kun ske med borgerens klare samtykke. Brugerne skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger, der er registreret (på papir eller elektronisk) vedrørende brugeren selv. Der henvises i øvrigt til Retssikkerhedslovens 43, stk. 2, hvoraf fremgår, at når en myndighed overlader opgaver efter lov om aktiv socialpolitik eller lov om social service til andre offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i Forvaltningsloven og Offentlighedsloven i henhold til den opgave, der udføres. 1.8 PERSONALEFORHOLD Norddjurs Kommune oplyser, at der i den overdragne virksomhed er ansat og hos leverandøren fortsætter XX antal lønmodtagere, jfr. vedhæftede bilag A, der angiver fødselsdato og køn på de pågældende og de for disse gældende løn- og øvrige ansættelsesvilkår, herunder deres anciennitet samt uddannelsesmæssige baggrund. Det fremgår tillige af bilaget hvilke overenskomster, der er gældende for de enkelte ansættelsesforhold. Norddjurs Kommune erklærer, at der ikke herudover er indgået særaftaler med de ansatte. Hvis tilbudsgiveren efter underskrivelsen af kontrakten ønsker, at lønmodtagere opsiges inden overtagelsen, men skal arbejde også i den del af opsigelsesperioden, der ligger efter overtagelsesdatoen, påtager det nye aktieselskab sig forpligtelserne over for disse fra overtagelsesdatoen på linie med øvrige overtagne lønmodtagere, herunder også ansvaret for rimeligheden af opsigelsen og forpligtigelse af betaling af særlige aftalte eller lovmæssige fratrædelsesgodtgørelser eller efterløn, jfr. Virksomhedsoverdragelseslovens bestemmelser herom. Det skal understreges, at Norddjurs Kommune med nærværende udbud stiler efter at frigøre ressourcer (spare penge) uden, at kvaliteten forringes. Tilbudsgivere skal anføre antallet (opgjort i fuldtidsnormeringer) af evt. fastholdt personale. Der henvises i øvrigt til Virksomhedsoverdragelseslovens 3, der regulerer mulighederne for at afskedige de overtagne medarbejdere. Norddjurs Kommune hæfter i det indbyrdes forhold overfor leverandøren for opfyldelse af samtlige forpligtelser, der påhviler Kommune indtil overdragelsesdatoen. Medmindre andet særskilt skriftligt aftales sørger Norddjurs Kommune for, at disse forpligtelser honoreres inden overtagelsesdagen. Overdragelsesdatoen for personalet følger datoen for produktionsstart dvs. senest mandag den 2. februar 2009. 10
Om de ved overdragelsen optjente, men ikke forfaldne krav 1, er der nærmere aftalt følgende: Kommunen fremkommer med refusionsopgørelse snarest efter overdragelsesdatoen. Ligeledes er det forudsat, at der i refusionsopgørelsen anføres optjent feriegodtgørelse indtil overdragelsesdagen. Skyldige feriepenge, der er optjent i 2007 og 2008, udbetales til leverandøren snarest efter overdragelsesdatoen. Kommunen erklærer i øvrigt, at løn- og andre forpligtelser er honoreret fuldt ud, herunder at indbetalinger af pensionsbidrag er foretaget korrekt. Virksomheden indtræder i øvrigt i såvel rettigheder som forpligtelser over for de medfølgende lønmodtagere i henhold til Virksomhedsoverdragelseslovens regler herom. Evt. virksomhedsoverdragelsesomkostninger må ikke indregnes i stk. priserne, jfr. tilbudslistens anvisninger herom. Omkostningerne skal oplyses særskilt. 1.9 LEDELSE Der skal ved den daglige opgaveløsning etableres samarbejder og retningslinjer for informationsudveksling m.v., der tilgodeser en effektiv drift. Der skal også indlægges tid til samarbejde på det daglige ledelsesniveau mellem kommune og privat virksomhed. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og den overordnede ledelse fra leverandøren med henblik på drøftelse af generelle spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v. Antallet af møder bestemmes af Norddjurs Kommune. 1.10 ANDRE SÆRLIGE BESTEMMELSER Udformning af tilbud Priserne skal opgøres i 2007 pris/lønniveau. Tilbuddet skal omfatte samtlige direkte og indirekte udgifter - dvs. bruttopriser -, der er forbundet med udførelse af opgaverne, herunder (men ikke begrænset hertil): lønninger, herunder evt. lønudgifter i opstarts- og byggefase samt honorar til bestyrelse råvarer administration 1 (herunder f.eks. ret til bonus, overskudsandel, gratiale o. lign. eller optjent ikke afspadseret overarbejde; tilsvarende gælder for evt. udlæg til kørsel m.v.) 11
transport forsikringer ledelse og tilsyn uddannelse af eget personale drift og vedligeholdelse af anlægsaktiver forrentning og afskrivninger avance. 1.11 BETALING Faktura fremsendes elektronisk senest den 5. hverdag i den følgende måned, med forfald den 20. 1.12 DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL Tilbudsgiver bedes oplyse forslag til dokumentation af de leverede ydelser, herunder fakturakontrol - f.eks. anvendelse af stregkodesystem eller lign. 1.13 OPSIGELSE Aftalen træder i kraft den 1. november 2007 og løber frem til den 31/10 2016. Aftalen kan dog opsiges ifbm. misligholdelse af kontrakten samt ifbm. kvalitetsproblemer i madproduktionen. 1.14 PRISREGULERING Priserne reguleres årligt i henhold til KL s løn og prisindeks, Første regulering sker den 01/01 2009 på baggrund af udviklingen fra den 01/01 2007 til 31/12 2008. 1.15 FRIT VALG EFTER SERVICELOVEN Leverandøren er ikke garanteret en bestemt minimumsvolumen. Leverandøren må tåle, at der kan ske begrænsninger i antallet af brugere (kunder) grundet indførelsen af frit leverandørvalg i henhold til Servicelovens regler herom. Ved reduktion af antallet af kunder svarende til mere end 30 % (målt over 2 mdr.) skal der indledes drøftelse parterne mellem om evt. prisjusteringer. Hovedleverandøren er garanteret leverancer til Kommunens boenheder, dog med den modifikation at beboerne/plejepersonalet i de enkelte boenheder skal have mulighed for selv helt eller delvist at forestå tilberedningen. 1.16 DIÆTER OG SPECIALKOST Diæter og specialkost udgør ca. 30% af leverancen. Leverandøren må tåle, at der kan ske ændringer i antallet af brugere der, modtager diæter/specialkost. 12
1.17 KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET) Brugerundersøgelser offentliggøres. 1.18 ANDRE BESTEMMELSER, HERUNDER MISLIGHOLDELSESKLAUSUL I kontrakten er indsat almindelig force majeure bestemmelse samt misligholdelsesklausul. Ved misligholdelse kan Kommunen vælge en anden leverandør. Tvistigheder om forståelsen af kontrakten søges løst gennem forhandlinger mellem parterne. Hvis sådanne forhandlinger eller forhandlinger om ændringer i løbet af kontraktperioden slutter resultatløst, afgøres tvisten af en neutral opmand, som parterne udpeger i enighed. I tilbudsmaterialet skal der om muligt indgå en referenceliste med navn på de kommuner, hvor tilbudsgiveren udfører opgaver af tilsvarende art og omfang, samt oplysning om kontaktperson i kommunen. Der skal i tilbudsmaterialet redegøres for, hvordan tilbudsgiveren vil sikre den fornødne kvalitet i det udførte arbejde. 1.19 BRISTEDE FORUDSÆTNINGER MV. Såfremt der i aftalens løbetid gennemføres lovindgreb, herunder ændrede fortolkninger af Lov om Social Service, der medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for aftalen, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling af aftalens vilkår samt om nødvendigt forhandling om ophør af aftalen i utide. 13
2. SÆRLIGE KRAV VEDR. MADAFTALEN 2.1 TEKNISK DEL MADAFTALEN Madkategori: Ingen krav Produktionssted: Maden skal produceres i et nyopført produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Materiale over byggegrunde som Norddjurs Kommune kan tilbyde fremgår af bilag X. 2.2 MAD TIL BEBOERE I BOENHEDER OG DAGCENTERGÆSTER 2.2.1 Tidspunktet for servering Måltiderne skal leveres efter nærmere aftale med boenhederne, men beboerne skal kunne vælge spisetidspunkt. Der skal som udgangspunkt regnes med, at boenhederne serverer middagen i tidsrummet 11.45 12.15, og kl. 17.45 18.15. 2.2.2 Anretning Varmeholdig mad leveres i delproduktionskøkkenerne samt i de enkelte boenheder af 10-12 portioner efter nærmere aftale. Diæter m.v. leveres som enkeltportioner. Køleproduktion leveres i delproduktionskøkkenets køleskabe samt i de enkelte boenheders køleskabe som bulkportioner/sampak, dog afhængig af det enkelte antal portioner. Diæter m.v. leveres som enkeltportioner. Den enkelte leverance aftales med den enkelte boenhed. 2.2.3 Variation For middagsmaden gælder det, at det er veltillavede og varierende retter (fremmer spiselysten), og der skal tages hensyn til årstidens produkter. Nedenfor er angivet minimumsstandarder for ønskede variation i menuerne, der skal anvendes medmindre kostrådet beslutter andet: Hovedret Fisk 4 gange månedligt Indmad 1 gang månedligt Fjerkræ 4 gange månedligt Biret (forret/dessert) Grøntsagssuppe 3 gange månedligt Mælkeretter 5 gange månedligt Frugtgrød/-suppe 4 gange månedligt 14
Svinekød 6 gange månedligt Okse 4 gange månedligt Kalv 2 gange månedligt Lam 4 gange årligt. Frisk frugt/henkogt frugt 4 gange månedligt Desserter 6 gange månedligt 2.2.4 Valgmuligheder Tilbuddet skal som minimum omfatte: Hovedretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Biretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Menuplanerne skal følge årstiderne. Ved mindre end 25 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen skiftes hver uge. Ved mellem 26-50 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen mindst skiftes en gang pr. måned. Det maksimale antal valgmuligheder pr. dag af hovedretter og biretter må ikke overstige 50. 2.2.5 Delvis færdigproducerede retter Der skal være mulighed for at modtage delvis færdigproducerede retter, der kan tilberedes i de enkelte dagcentre og boenheder. Den enkelte leverance aftales med den enkelte boenhed. 2.3 MAD TIL BEBOERE I EGET HJEM 2.3.1 Variation For middagsmaden gælder det, at det er veltillavede og varierende retter (fremmer spiselysten), og der skal tages hensyn til årstidens produkter. Nedenfor er angivet minimumsstandarder for ønskede variation i menuerne, der skal anvendes medmindre kostrådet beslutter andet: Hovedret Fisk 4 gange månedligt Indmad 1 gang månedligt Fjerkræ 4 gange månedligt Svinekød 6 gange månedligt Okse 4 gange månedligt Kalv 2 gange månedligt Lam 4 gange årligt. Biret (forret/dessert) Grøntsagssuppe 3 gange månedligt Mælkeretter 5 gange månedligt Frugtgrød/-suppe 4 gange månedligt Frisk frugt/henkogt frugt 4 gange månedligt Desserter 6 gange månedligt 15
Der skal kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal og lille portion. Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Der skal være mulighed for at købe flere kartofler mv. 2.3.2 Valgmuligheder Tilbuddet skal som minimum omfatte: Hovedretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Biretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Menuplanerne skal følge årstiderne. Ved mindre end 25 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen skiftes hver uge. Ved mellem 26-50 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen mindst skiftes en gang pr. måned. Det maksimale antal valgmuligheder pr. dag af hovedretter og biretter må ikke overstige 50. Der skal vedlægges en menuplan fra tidligere leverancer. 2.3.3 Udbringning For så vidt angår de ca. 320 portioner til hjemmeboende brugere skal maden leveres i tidsrummet: Varmholdig mad: 11.00 13.00 og 17.00 18.30. Tidspunktet (middag, aften) afhænger af forbrugsvalget. Køleproduktion: 8.00 16.00 på en fast ugentlig udbringningsdag, inden for samme time. Der tillades en daglig afvigelse fra det aftalte tidspunkt på +/- 15 min. Der udbringes minimum 4 hovedretter pr. borger pr. leverance af køleproduktion. Leverancer finder sted direkte til brugerens adresse. Der skal ydes hjælp med at sætte kølemaden i køleskab/fryser. Desuden skal temperaturen i brugerens køleskabe kontrolleres. Den varmeholdige mad skal efter aftale med den enkelte bruger afleveres i dennes stue/spisestue eller køkken. Kommunen betaler omkostninger til mikroovn (opvarmningsinstallation) i borgerens eget hjem. 16
2.4 I ØVRIGT 2.4.1 Søn- og helligdage På søn- og helligdage tilbydes søndagsmenuer. 2.4.2 Højtidsmenuer Medmindre andet aftales med Kommunen og kostrådet, skal nedennævnte retter være en mulighed ved følgende højtider: Mortensaften: Juleaften: Nytårsaften: Påskedag: And And og ris a la mande Torsk samt hamburgerryg med grønlangkål og brunede kartofler Lam. 2.4.3 Gæstemåltider Brugere af madordningen skal - efter nærmere retningslinjer, og mod betaling - kunne bestille hovedret/biret til gæster. 2.4.4 Diæter, specialkost Alle former for lægeordinerede diæter skal kunne tilbydes og anden speciel kost skal kunne tilbydes (såsom: diætkost, dysfagikost, diabeteskost, energitæt kost, fedtfattig kost, kolesterol fattig kost, ekstra proteinberiget kost, findelt kost, blendet kost, vegetar mv.). Samtlige afvigelser udgør ca. 30 %. 2.4.5 Udbringning Generelt Udbringning til boenheder og dagcentre forestås af leverandøren. Det ønskes desuden, at leverandøren forestår udbringningen til alle hjemmeboende. Specielt for køleproduktion Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte modtager kan forvente levering på fast ugedag, inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Udbringning sker til hver enkelt modtager hver uge, på fast dag på en af ugens 5 første dage. Udbringningsruter, som falder på helligdage samt jule- og nytårsaftensdag, afvikles på de forudgående hverdage og meddeles modtagerne i god tid. 17
2.4.6 Administrative retningslinjer Leverandøren er eneansvarlig for styringen af leverancerne. Leverandøren er ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag, og leverancen ophører i videst muligt udstrækning samme dag, som leverandøren får besked. Hvis ikke hjemmeboende brugere er hjemme på det faste leveringstidspunkt skal maden afleveres til nærmeste boenhed, hvor brugerne efterfølgende selv kan afhente maden. Forekommer der i en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives leverandøren, er denne forpligtet til omgående - og for egen regning - at levere det manglede til modtageren. Tilbudsgiveren skal komme med nærmere forslag til retningslinjer for af/bestilling. Retningslinierne kan afstemmes efter produktionsform. 2.4.7 Merkøb/tilkøb Tilbudsgiver skal komme med nærmere retningslinier for bestilling til gæster hos hjemmeboende/beboere i boenheder. Til beboernes fødselsdage eller andre højtideligheder skal der mod ekstra betaling tilbydes festmiddage. Denne tilrettelægges i samråd med den ældre og/eller dennes familie. Tilbudsgiver skal fremkomme med forslag til sortimentsliste for mer- og tilkøbsvarer (eksempelvis morgen- og aftensmad, salater, øllebrød, energitæt is, proteindrik og kage) 2.5 KVALITETSKONTROL - GENERELT FOR BEBOERE I BOENHEDER, DAGCENTERGÆSTER OG BEBOERE I EGET HJEM Kvalitetselementer Oplevet (subjektiv) kvalitet Der ønskes opretholdt en tæt, venlig og serviceminded kontakt til brugerne. Leverandør, kostråd og Kommune udarbejder spørgeskemaer, der skal indgå i en vedvarende kvalitetskontrol. Ved kontraktsdrøftelserne skal der drøftes nærmere kontrolrutiner, med afsæt i nedenstående forslag. Tilbudsgiver bedes ved tilbudsgivningen oplyse, om denne kan tilslutte sig hovedsigtet heri. 18
Der stilles et nærmere antal spørgsmål. Hvor der for at opfylde succeskriteriet skal være 80 % af de afgivne svar, der er positive. De adspurgte skal svare til minimum 10 % af brugerne. Det forventes, at Norddjurs Kommune selv forestår undersøgelsen. Hvis der er flere end 20 % negative svar på 3 efter hinanden foretagne undersøgelser (der foretages jævnt fordelt over 12 mdr.), kan kommunalbestyrelsen enten kræve en prisreduktion svarende til 5 % af den samlede tilbudssum eller opsige aftalen med 3 måneders varsel. Første undersøgelse foretages ca. 6 mdr. efter opstart. Det understreges, at Norddjurs Kommune vil understøtte leverandørens muligheder for at få et positivt gennemslag på markedet. Målbar, herunder ernæringsmæssig kvalitet Madchauffører og andre, der opnår direkte kontakt til brugerne, skal opfylde kravene i afsnit 1.7. Udbringeren er pålagt omgående tilbagemeldingspligt til hjemmeplejen om alle uregelmæssigheder under udbringningen herunder om modtageren ikke er hjemme/ikke lukker op, eller forekommer at have behov for assistance fra hjemmeplejen. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i rent, praktisk tøj. Retningslinier aftales ved kontraktunderskrivelsen. 2.5.1 Portionsstørrelser Mængde Almindelig portion Lille portion Hel kød Gram 110 60 Paneret kød Gram 125 90 Fars Gram 120 85 Fjerkræ uden ben Gram 110 85 Fisk Gram 100 90 Sammenkogt ret dl. 2,5 1,8 Kartofler Gram 175 120 Kartofler + grønt Gram 150 + 75 100 + 25 Løse ris Gram 175 120 Stuvede grøntsager dl. 2,5 1,25 Sovs dl. 1,2 0,8 Grøntsupper dl. 2,5 2,5 Frugtsupper + evt. tilbehør dl. 2,5 2,5 Frugtgrød + mælk dl. 2,0 2,5 Mælkegrød + evt. tilbehør dl. 2,5 2,5 19
2.5.2 Madens næringsindhold Madens næringsindhold skal til enhver tid følge gældende retningslinjer. Energiindholdet skal følge de almindelige anvisninger på området. Vedtagne grænser for energiprocentfordeling for hovedmåltid skal overholdes. Mærkning skal omfatte oplysninger om indhold og opbevaringsfrister jfr. bekendtgørelse. Madens næringsindhold skal følge Anbefalinger fra den danske institutionskost. Anvendelse af tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum - der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer (positivlisten) fra Fødevarestyrelsen. Kommunen lægger generelt vægt på, at der fremstilles velsmagende, indbydende og varieret kost med høj ernæringsmæssig værdi. Desuden skal brugerne tilbydes en kost som er tilrettelagt efter brugernes ønsker og behov. 2.5.3 Kvalitetskrav ved udbringning Ved udkørsel af maden skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen. 2.5.4 Egenkontrol og kvalitetskontrol i øvrigt Leverandøren er forpligtet til at kontakte Kommunen, hvis der opstår forhold af betydning for gennemførelsen af leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af Norddjurs Kommunes forsvarlige opfyldelse af sine forpligtelser overfor målgruppen. Norddjurs Kommune er til en hver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og leverandøren er forpligtet til - på opfordring fra Kommunen - at sende prøver på dagens menu. Fødevaredirektoratets varemærkning (smiley-ordningen) skal oplyses overfor brugeren. 2.6 RELEVANTE RETSREGLER. Det forudsættes at tilbudsgiverne bl.a. er bekendt med følgende lovgivning m.v.: LOV Nr. 471 af 01/07/1998 Fødevareloven. BEK Nr. 30 af 19/01/2001 Bekendtgørelsen om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.m. BEK Nr. 198 af 22/03/2001 Bekendtgørelse om fødevarehygiejne. 20
BEK Nr. 991 af 14/12/1999 Bekendtgørelse om autorisation ved behandling og salg af fødevarer m.v. BEK. Nr. 1006 af 5/12 1999 Uddannelse i fødevarehygiejne. Anbefalinger for den danske institutionskost Levnedsmiddelstyrelsen og Økonomaskolen i København, januar 1999. 21
3. KONTRAKTUDKAST Der er dags dato indgået AFTALE OM UDLICITERING AF OPGAVER PÅ MADOMRÅDET I NORDDJURS KOMMUNE MELLEM NORDDJURS KOMMUNE (HEREFTER BENÆVNT KOMMUNEN) OG OFFENTLIG/PRIVAT AKTIESELSKAB (HEREFTER BENÆVNT LEVERANDØREN) med følgende indhold: 22
3.1 INDLEDNING Denne kontrakt med tilhørende bilag udgør rammen for de forpligtelser og rettigheder, der påhviler parterne. 3.2 FORMÅL Formålet med nærværende kontrakt er at understøtte brugernes oplevelse af (livs)kvalitet. Alt arbejde med brugere i Norddjurs Kommune skal ske under indtryk af, at det enkelte menneske er unikt, selvbestemmende, og et aktivt handlende væsen, der har ansvar for sit eget liv, livskvalitet og egenomsorg. 3.3.1 AFTALEN 3.3 AFTALENS GENSTAND Leverandøren påtager sig udførelsen af følgende opgaver for Kommunen på madområdet: Madproduktion, udbringning, opvask samt administration af madordning til: ca. 320 hjemmeboende brugere m.fl. dagligt ca. 160 dagcentergæster dagligt (inkl. Regionshospitalet Grenaa) mad til ca. 399 beboere i boenheder. 3.3.2 SAMARBEJDSFORPLIGTELSE Kommunen og Leverandøren indgår i et samarbejde, som omfatter eventuelle efterfølgende aftalejusteringer og fælles udviklingsinitiativer. Parterne skal samarbejde om alle forhold af betydning for Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser efter aftalen og alle forhold af betydning for Kommunens håndhævelse af sin myndighedsforpligtelse. 23
3.4.1 AFTALEGRUNDLAGET MV. 3.4 AFTALEGRUNDLAGET For aftalen, herunder den nærmere beskrivelse af Leverandørens ydelser, gælder følgende dokumenter, som udgør en integreret del af aftalen mellem parterne: 1. Nærværende aftale 2. Diverse rettelsesnotater 3. Udbudsbeskrivelse af XX.XX 2007 med bilag 4. Leverandørens tilbud af XX.XX 2007 med bilag. 3.4.2 UOVERENSSTEMMELSER I tilfælde af uoverensstemmelser mellem et eller flere af ovennævnte dokumenter, har disse indbyrdes forrang i den ovenfor angivne rækkefølge. 3.5 LEVERANDØRENS VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER 3.5.1 LEVERANDØRENS VEDERLAG Der henvises til leverandørens tilbud af XX.XX 2007. 3.5.2 PRISREGULERING Prisregulering: KL s løn og pris indeks. Første regulering sker den 1/1 2009 på baggrund af udviklingen i perioden fra 1/1 2007 til 31/12 2008. 3.6.1 MÆNGDEANGIVELSER 3.6 AFTALEÆNDRINGER Kommunen kan forlange, at Leverandøren forøger de i tilbudslisten angivne mængder efter det til enhver tid eksisterende behov. Dvs. ventetid (ventelister) må ikke forekomme. 24
3.7 SIKKERHEDSSTILLELSE 3.7.1 GARANTIBELØB Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af aftalen skal der stilles en bankgaranti på 500.000 DKK. 3.7.2 BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUTGARANTI Garantien på anfordringsvilkår på 500.000 DKK skal udstedes af anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, skal være Kommunen i hænde senest i forbindelse med underskrivelse af kontrakten, og skal indestå indtil 3 måneder efter aftalens ophør, jfr. pkt. 21, medmindre der forinden er rejst krav i henhold til garantien. 3.7.3 SUPPLERENDE BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUT Det skal fremgå af garantien, at den er stillet i overensstemmelse med nærværende aftale, og at garantistilleren med hensyn til forhold vedrørende garantien accepterer behandling af eventuelle tvister efter pkt. 24 i aftalen. 3.7.4 ØVRIGE BESTEMMELSER ANG. GARANTISTILLELSE SAMT MULIGHEDER FOR MODREGNING Til hel eller delvis dækning af de dokumenterede tab/merudgifter m.v. der påføres Kommunen i forbindelse med pkt. 20 og 24 nævnte forhold, er Kommunen berettiget til at modregne i den eller de eventuelt følgende månedlige betalinger, uden at dette begrænser rettighederne i øvrigt efter disse bestemmelser. 3.8 UNDERLEVERANDØRER 3.8.1 GODKENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER Kommunen skal godkende anvendelsen af underleverandører, dog ikke produktleverandører. 25
3.8.2 UDSKIFTNING AF GODKENDTE UNDERLEVERANDØRER Leverandørens udskiftning af de af Kommunen i henhold til pkt. 8.1 godkendte underleverandører må alene ske efter Kommunens forudgående samtykke. 3.8.3 ANSVAR I FORBINDELSE MED ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER Anvendelse af underleverandører medfører ingen ændring i Leverandørens ansvar over for Kommunen i henhold til nærværende aftale. 3.9 IDENTITETSÆNDRINGER 3.9.1 EJERSKIFTENOTIFIKATION MM. Såfremt aktiemajoriteten og/eller den bestemmende indflydelse i Leverandørens virksomhed skifter ejer, skal Leverandøren straks underrette Kommunen herom. 3.10 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER 3.10.1 OVERDRAGELSE AF FORPLIGTIGELSER Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke. 3.10.2 OVERDRAGELSE AF VEDERLAGSRET Leverandøren kan alene overdrage sin ret til vederlag i henhold til aftalen til et pengeinstitut, og alene såfremt der sker overdragelse af det samlede vederlag i henhold til aftalen. 26
3.11 KOMMUNENS ERKLÆRINGER Kommunen erklærer over for Leverandøren at det overdragne personale ikke har andre rettigheder end de, der fremgår af de relevante overenskomster, jfr. de respektive bilag til udbudsbeskrivelsen, at det overdragne personale er tilstrækkeligt uddannet til at varetage de opgaver, som Leverandøren overtager fra Kommunen, at Kommunen er indforstået med at videregive alle nødvendige og tilstrækkelige data m.v. af betydning for leverandørens opfyldelse af aftalen, og indestå for rigtigheden af disse data mv. 3.12.1 IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKTET 3.12 REFUSION MV. Kommunen skal pr. ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen refundere Leverandøren alle udgifter til det til denne overdragne personale og alle krav fra personalet vedrørende perioden før ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen, herunder lønninger, pensionsbidrag, særlige bidrag, overtidsbetaling, beløb svarende til oparbejdede overskuds/afspadseringstimer, feriegodtgørelse, ferietillæg, optjente feriepenge m.v. 3.13.1 LEVERANDØRENS PLIGTER 3.13 OPLYSNINGSPLIGT Leverandøren er forpligtet til ved udøvelse af sit erhverv for Kommunen at følge principperne for offentlig forvaltning, eksempelvis retningslinierne for dokumentation og notatpligt. Leverandøren skal endvidere af egen drift give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale. 27
3.13.2 OPLYSNINGSPLIGT VED KONTAKT FRA BORGERE MV. Leverandøren skal efter anmodning fra borgeren give indsigt i dennes oplysninger. Dette gælder udelukkende oplysninger registreret af Leverandøren. Oplysningerne skal gives i papirform og elektronisk. 3.13.3 OPBEVARING AF OPLYSNINGER Leverandøren skal til alle tider overholde gældende lovgivning for opbevaring af oplysninger samt elektronisk kommunikation mellem Leverandøren og Kommunen. 3.13.4 UNDERRETNING I TILFÆLDE AF FORSINKELSER, DRIFTSUREGELMÆSSIGHEDER MV. Leverandøren skal umiddelbart pr. telefon underrette Kommunen om alle driftsuregelmæssigheder, forsinkelser o.l., som har væsentlig betydning for aftalens opfyldelse. 3.13.5 KOMMUNENS ADGANG TIL OPLYSNINGER FRA LEVERANDØREN Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af Kommunens myndighedsansvar, ligesom brugere skal have mulighed for oplysninger fra Leverandøren svarende til, hvad der er gældende efter de almindelige regler om offentlighed/aktindsigt mv. 3.13.6 GENSIDIG OPLYSNINGSFORPLIGTELSE Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. 3.13.7 OPLYSNINGER OM LØN- OG ANSÆTTELSESVILKÅR VED OPHØR Leverandøren skal give Kommunen oplysning om alle løn- og ansættelsesaftaler indgået med medarbejdere, som i henhold til Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse kan have betydning ved aftalens ophør. 3.13.8 TILSENDELSE AF REGNSKAB Senest samtidig med, at Leverandøren indsender sit årsregnskab til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen efter årsregnskabslovens regler, sender Leverandøren et eksemplar heraf til Kommunen. 28
3.13.9 HENVENDELSER FRA KOMMUNENS BORGERE Henvendelser fra Kommunens borgere eller andre til Kommunen vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse. 3.13.10 OPHAVSRET Ophavsretten til samtlige dokumenter, udarbejdet i forbindelse med udførsel af opgaven tilfalder Kommunen. 3.13.11 LEGITIMATION Leverandørens medarbejdere skal altid ved første gangs besøg eller på opfordring - kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. 3.13.12 ARV MV. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge hos eller sælge varer til borgeren. 3.14 FORTROLIGHED MV. 3.14.1 LEVERANDØRENS DRIFTS- OG FORRETNINGSHEMMELIGHEDER Kommunen forpligter sig til inden for rammerne af Forvaltnings- og Offentlighedslovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om Leverandørens drifts- og forretningshemmeligheder til offentligheden eller tredjemand. 3.14.2 LEVERANDØRENS TAVSHEDSPLIGT Leverandøren forpligter sig til ikke at videregive oplysninger om ældreområdet i Kommunen og enkeltpersoners forhold til offentligheden eller tredjemand, og indskærper tavshedspligten over for sine medarbejdere. 29
3.15 DATASIKKERHED 3.15.1 DATAANSVARLIG OG DATABEHANDLER Kommunen (dataansvarlig) vil på baggrund af nærværende kontrakt overlade behandling af oplysninger til Leverandøren (databehandler). Databehandler skal handle efter instruks fra den dataansvarlige. Ansvaret herfor påhviler databehandleren. 3.15.2 KRAV TIL DATABEHANDLER Databehandler skal træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre mod, at oplysninger: hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandler skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. 3.16 ANVENDELSE AF PROJEKTERFARINGER OG KNOW-HOW MV. 3.16.1 ERFARINGSUDVEKSLING Kommunen og Leverandøren underretter gensidigt, løbende hinanden om indvundne erfaringer om varetagelsen af madopgaverne inden for aftalens område samt om indførelsen af administrations- og informationssystemer, forretningsgange, serviceplaner, koncepter, edbløsninger m.v. (projekt-erfaring og knowhow). 30
3.17 LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE MV. 3.17.1 GENSIDIG TILLIDSERKLÆRING MV. Parterne er enige om, at aftalen er indgået i gensidig tillid, hvorfor enhver påstand om misligholdelse fra en af parterne kan optages til forhandling parterne imellem. Konstaterede mangler berettiger Kommunen til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, medmindre manglen afhjælpes som nedenfor anført. 3.17.2 FRIST FOR RETTELSE AF PÅTALTE MANGLER MV. Mangler skal rettes indenfor rimelig frist efter disse er blevet opdaget eller påtalt. Fristens længde aftales mellem Kommunen og Leverandøren. Medmindre andet aftales, iværksættes udbedring af mangler samme dag, som de er påtalt. Udbedres mangler ikke rettidigt, kan aftalen helt eller delvis opsiges med et varsel på 1 måned til den første i en måned. 3.17.3 OPLYSNING VED MANGELKONSTATERING Parterne er forpligtet til straks og skriftligt at meddele hinanden, hvis der konstateres mangler, som vil blive betragtet som misligholdelse. 3.17.4 MISLIGHOLDELSEDEFINITION Misligholdelse foreligger, hvis ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier eller det i øvrigt ikke udføres, som Kommunen med føje kunne forvente. 3.17.5 KONTRAKTOPHÆVELSE I FORBINDELSE MED MISLIGHOLDELSE MV. Hvis det leverede er behæftet med så alvorlige mangler, at Kommunen ikke med rimelighed kan anvende leverancen, og Leverandøren enten erkender, at yderligere korrektion er udsigtsløs, eller forgæves har søgt at korrigere handlingerne i mere end 14 dage efter modtagelse af første påkrav over den pågældende mangel, kan Kommunen hæve aftalen helt eller delvist. Kommunen er endvidere berettiget til at hæve kontrakten, hvis leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtigelser. 31
3.17.6 LEVERANDØRENS BETALINGSSTANDSNING, KONKURSBEHANDLING OL. Såfremt Leverandøren standser betalingerne, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Kommunen berettiget til straks at hæve aftalen. 3.17.7 ERSTATNINGSANSVARSBESTEMMELSER Såfremt Leverandøren under udførelse af sine pligter i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skade på personer, fast ejendom eller løsøre, er Leverandøren ansvarlig for sådanne skader over for Kommunen i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler. Såfremt skadelidte rejser krav mod Kommunen i anledning af skadeforvoldelser, skal Leverandøren friholde Kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger og renter m.v., som et sådant krav måtte påføre Kommunen i det omfang Leverandøren er endeligt ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsansvarsregler. Dog kan der ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Der forekommer ingen ansvarsbegrænsning. 3.18 LEVERANDØRENS FORSIKRINGER Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale sædvanlig arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft og overgive Kommunen kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 3.19 KOMMUNENS MISLIGHOLDELSE MV. 3.19.1 KOMMUNENS VÆSENTLIGE MISLIGHOLDELSE Såfremt Kommunen gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af sine forpligtelser over for Leverandøren i henhold til nærværende aftale, er Leverandøren berettiget til at hæve aftalen, dog forudsat at Kommunen ikke efter forudgående, rimeligt varsel har redresseret misligholdelsen. 32
3.19.2 KOMMUNENS ERSTATNINGSANSVAR OG REGRESANSVAR Kommunen er over for leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 3.20 FORCE MAJEURE 3.20.1 DEFINITION AF FORCE MAJEURE Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part f.s.v. ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder arbejdskonflikter, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller kunne have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. 3.20.2 VEDERLAGREDUKTION I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som leverandøren til enhver tid har påtaget sig at præstere over for Kommunen, reduceres leverandørens vederlag forholdsmæssigt, beregnet på grundlag af de i tilbudslisten anførte priser. 3.20.3 KONTRAKTOPHÆVELSE I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE Hvis leverandøren helt eller delvist hindres i udførelsen af sine opgaver i henhold til aftalen som følge af force majeure, og dette medfører væsentlig skadevirkninger for Kommunen eller leverandøren, kan den af parterne, der rammes af sådanne skadevirkninger, ophæve aftalen helt eller delvist. 3.20.4 PÅBERÅBELSE AF FORCE MAJEURE Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. Leverandøren skal i tilfælde af arbejdskonflikter omgående underrette Kommunen om årsagen hertil, således at Kommunen eventuelt kan bistå med forslag til løsning af konflikten. 33
3.21 AFTALENS LØBETID OG OPSIGELSE 3.21.1 IKRAFTTRÆDELSESDATO Aftalen træder i kraft den 1. november 2007 og løber frem til den 31. oktober 2016. Aftalen kan opsiges i forbindelse med misligholdelse jf. kontraktens afsnit 3.17. Hvis brugertilfredsheden på tre efter hinanden foretagne brugerundersøgelser indeholder flere end 20% negative svar jf. udbudsbeskrivelsens afsnit 2.5, kan kontrakten ophæves med 3 måneders varsel. 3.21.2 EVENTUELLE OVERTAGELSESFORPLIGTELSER Kommunen overtager ved ophør af aftalen ingen medarbejdere fra leverandøren. 3.21.3 BESTEMMELSER ANGÅENDE RETURNERING AF DOKUMENTATION MV. I forbindelse med ophør af aftalen skal al information, der er nødvendig for at Kommunen kan udføre sine forpligtelser m.v. returneres til Kommunen. Leverandøren skal positivt medvirke til, at evt. ændring af leverandørforholdet kan ske enkelt og uden gene for brugerne. 3.21.4 OPSIGELSESBESTEMMELSER MV. Fortrolighedsforpligtelserne skal også være gældende efter aftalens ophør. Leverandøren er forpligtet til at destruere alle informationer i form af personhenførbare data og lign. 3.21.5 TILBAGEHOLDELSESBESTEMMELSER Ved kontraktens ophør er Leverandøren, uanset årsag, ikke berettiget til at udøve tilbageholdelsesret til sikkerhed for krav, denne måtte have i forhold til Kommunen. Dette for at sikre, at Kommunen/anden leverandør kan fortsætte udførelse af opgaverne. 34