Maj 2007 Norddjurs Kommune Produktion og udbringning af mad i Norddjurs Kommune Udbudsbeskrivelse

Transkript

1 Maj 2007 Norddjurs Kommune Produktion og udbringning af mad i Norddjurs Kommune Udbudsbeskrivelse Version 10 af 31. maj 2007

2 1. GENERELT OM KRAVENE TIL TILBUDDENE FORMELLE BESTEMMELSER VED TILBUDSGIVNING GENERELT OM UDBUDDET NUVÆRENDE PRODUKTION BESKRIVELSE AF SELVE SELSKABSKONSTRUKTIONEN ANLÆGSINVESTERING OG REGNSKABSPRAKSIS KONTRAKTPERIODE OVERORDNEDE PRINCIPPER FOR MADAFTALE PERSONALEFORHOLD LEDELSE ANDRE SÆRLIGE BESTEMMELSER BETALING DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL OPSIGELSE PRISREGULERING FRIT VALG EFTER SERVICELOVEN DIÆTER OG SPECIALKOST KVALITET KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET) ANDRE BESTEMMELSER, HERUNDER MISLIGHOLDELSESKLAUSUL BRISTEDE FORUDSÆTNINGER MV SÆRLIGE KRAV VEDR. MADAFTALEN TEKNISK DEL MADAFTALEN MAD TIL BEBOERE I BOENHEDER OG DAGCENTERGÆSTER TIDSPUNKTET FOR SERVERING ANRETNING VARIATION VALGMULIGHEDER DELVIS FÆRDIGPRODUCEREDE RETTER MAD TIL BEBOERE I EGET HJEM VARIATION VALGMULIGHEDER UDBRINGNING I ØVRIGT SØN- OG HELLIGDAGE HØJTIDSMENUER GÆSTEMÅLTIDER DIÆTER, SPECIALKOST UDBRINGNING ADMINISTRATIVE RETNINGSLINJER MERKØB/TILKØB KVALITETSKONTROL - GENERELT FOR BEBOERE I BOENHEDER, DAGCENTERGÆSTER OG BEBOERE I EGET HJEM PORTIONSSTØRRELSER MADENS NÆRINGSINDHOLD KVALITETSKRAV VED UDBRINGNING EGENKONTROL OG KVALITETSKONTROL I ØVRIGT RELEVANTE RETSREGLER

3 3. KONTRAKTUDKAST INDLEDNING FORMÅL AFTALENS GENSTAND AFTALEN SAMARBEJDSFORPLIGTELSE AFTALEGRUNDLAGET AFTALEGRUNDLAGET MV UOVERENSSTEMMELSER LEVERANDØRENS VEDERLAG OG BETALINGS-BETINGELSER LEVERANDØRENS VEDERLAG PRISREGULERING AFTALEÆNDRINGER MÆNGDEANGIVELSER SIKKERHEDSSTILLELSE GARANTIBELØB BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUTGARANTI SUPPLERENDE BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUT ØVRIGE BESTEMMELSER ANG. GARANTISTILLELSE SAMT MULIGHEDER FOR MODREGNING UNDERLEVERANDØRER GODKENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER UDSKIFTNING AF GODKENDTE UNDERLEVERANDØRER ANSVAR I FORBINDELSE MED ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER IDENTITETSÆNDRINGER EJERSKIFTENOTIFIKATION MM OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER OVERDRAGELSE AF FORPLIGTIGELSER OVERDRAGELSE AF VEDERLAGSRET KOMMUNENS ERKLÆRINGER REFUSION MV IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKTET OPLYSNINGSPLIGT LEVERANDØRENS PLIGTER OPLYSNINGSPLIGT VED KONTAKT FRA BORGERE MV OPBEVARING AF OPLYSNINGER UNDERRETNING I TILFÆLDE AF FORSINKELSER, DRIFTSUREGELMÆSSIGHEDER MV KOMMUNENS ADGANG TIL OPLYSNINGER FRA LEVERANDØREN GENSIDIG OPLYSNINGSFORPLIGTELSE OPLYSNINGER OM LØN- OG ANSÆTTELSESVILKÅR VED OPHØR TILSENDELSE AF REGNSKAB

4 HENVENDELSER FRA KOMMUNENS BORGERE OPHAVSRET LEGITIMATION ARV MV FORTROLIGHED MV LEVERANDØRENS DRIFTS- OG FORRETNINGSHEMMELIGHEDER LEVERANDØRENS TAVSHEDSPLIGT DATASIKKERHED DATAANSVARLIG OG DATABEHANDLER KRAV TIL DATABEHANDLER ANVENDELSE AF PROJEKTERFARINGER OG KNOW-HOW MV ERFARINGSUDVEKSLING LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE MV GENSIDIG TILLIDSERKLÆRING MV FRIST FOR RETTELSE AF PÅTALTE MANGLER MV OPLYSNING VED MANGELKONSTATERING MISLIGHOLDELSEDEFINITION KONTRAKTOPHÆVELSE I FORBINDELSE MED MISLIGHOLDELSE MV LEVERANDØRENS BETALINGSSTANDSNING, KONKURSBEHANDLING OL ERSTATNINGSANSVARSBESTEMMELSER LEVERANDØRENS FORSIKRINGER KOMMUNENS MISLIGHOLDELSE MV KOMMUNENS VÆSENTLIGE MISLIGHOLDELSE KOMMUNENS ERSTATNINGSANSVAR OG REGRESANSVAR FORCE MAJEURE DEFINITION AF FORCE MAJEURE VEDERLAGREDUKTION I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE KONTRAKTOPHÆVELSE I TILFÆLDE AF FORCE MAJEURE PÅBERÅBELSE AF FORCE MAJEURE AFTALENS LØBETID OG OPSIGELSE IKRAFTTRÆDELSESDATO EVENTUELLE OVERTAGELSESFORPLIGTELSER BESTEMMELSER ANGÅENDE RETURNERING AF DOKUMENTATION MV OPSIGELSESBESTEMMELSER MV TILBAGEHOLDELSESBESTEMMELSER GENFORHANDLING MV ORIENTERING AF OFFENTLIGHEDEN TVISTER AFGØRELSE EFTER DANSK RET MINDELIGHEDSBESTEMMELSE VOLDGIFTSBESTEMMELSE VOLDGIFTSRETTENS UDSEENDE

5 ADCITATIONSBESTEMMELSE TILBUDSLISTE STIFTELSESDOKUMENT VEDTÆGTER UDSKRIFT AF FORHANDLINGSPROTOKOLLEN AKTIONÆROVERENSKOMST FORRETNINGSORDEN BESKRIVELSE AF SELSKABETS REGNSKABSPRAKSIS KURSFASTSÆTTELSE

6 1. GENERELT OM KRAVENE TIL TILBUDDENE 1.1 FORMELLE BESTEMMELSER VED TILBUDSGIVNING På Kommunalbestyrelsens møde i februar 2007 blev det besluttet, at der skal udarbejdes et forslag til udlicitering af Norddjurs Kommunes madproduktion til et offentligt/privat aktieselskab. Som følge heraf har Socialforvaltningen udarbejdet et udbudsmateriale, der består af følgende dele: Udbudsbeskrivelse generel del Udbudsbeskrivelse teknisk del Kontraktudkast Tilbudsliste Stiftelsesdokument Vedtægter for aktieselskabet Forhandlingsprotokol Aktionæroverenskomst Forretningsorden Selskabets regnskabspraksis Retningslinier for kursfastsættelse. Madservice er ikke en EU-udbudspligtig tjenesteydelse, idet madservice kategoriseres som en såkaldt bilag IIB ydelse i henhold til Udbudsdirektivet (2004/18/EØF). Dette udbud er dermed ikke underlagt de detaljerede udbudsretlige procedurekrav. Det skal dog understreges, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EFtraktatens principper om gennemsigtighed, ligebehandling, ikke-diskriminination samt proportionalitet. Udbudsformen er offentligt udbud med mulighed for evt. forhandling. Det indebærer, at alle interesserede og kvalificerede leverandører kan afgive tilbud i henhold til udbudsmaterialets vilkår. Udbudsformen indebærer, at Norddjurs Kommune forbeholder sig ret til at gennemføre en evt. forhandlingsrunde efter tilbudsafgivelse, hvorefter det endelige indhold i aftalen fastlægges. Dette vil i givet fald ske efter hensyntagen til EFrettens ligebehandlingsprincip. 6

7 I forbindelse med afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver være opmærksom på udbudsmaterialets kapitel 4 tilbudsliste, der skal anvendes ved tilbudsgivningen. Desuden skal tilbudsgiver blandt andet være opmærksom på følgende forhold: Norddjurs Kommune vil ikke afgive kontroltilbud. Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet dokumentere virksomhedens finansielle og økonomiske formåen samt dokumentere, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de almindelige udelukkelsesgrunde ved offentlige udbud. Tilbudspriser skal angives eksklusiv moms. Tilbud skal være skriftlige og afleveres eller sendes i to eksemplarer, hvoraf ét eksemplar skal fremstå som originaleksemplar. Tilbudsmaterialet returneres ikke. Tilbud skal modtages på følgende adresse: Norddjurs Kommune, Torvet 3, 8500 Grenaa. Tilbud skal være mærket TILBUD PÅ MAD må ikke åbnes ved postmodtagelse. Tilbud skal afgives på dansk. Tilbudsfrist er mandag den 27. august 2007 kl Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb returneres uåbnet. Kommunen bekræfter skriftligt modtagelsen af tilbuddet. Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil mandag den 26. november Kommunen forbeholder sig ret til at forkaste alle bud. Endelig aftale er først indgået, når Norddjurs Kommune har afgivet accept på et tilbud, og en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af et tilbud. Den 2. oktober 2007 vil Kommunalbestyrelsen pege på den tilbudsgiver, der skal indledes kontraktpræciseringer med. Kriteriet for valg af tilbudsgiver vil være laveste pris. Der bliver afholdt to spørgemøder. Det første spørgemøde vil blive afholdt mandag den 25. juni Det andet afholdes mandag den 6. august Begge spørgemøder vil blive afholdt kl på Rådhuset i Grenaa, Torvet 3, 8500 Grenaa. Der vil ikke være offentlighed ved åbning af tilbuddene. Til de tilbudsgivere, hvis tilbud ikke accepteres, vil der blive givet en begrundet forklaring og navnet på den vindende tilbudsgiver. Oplysninger om, hvem Kommunen har valgt som leverandør, vil endvidere på opfordring blive givet til alle interesserede, herunder også pressen. Kommunen ønsker at drøfte en samlet informationsplan i forhold til brugere og medarbejdere med den vindende tilbudsgiver. Eventuelle yderligere spørgsmål skal rettes skriftligt til Kenneth K. Nielsen eller Jacob D. Petersen, Norddjurs Kommune, se adressen ovenfor. Spørgsmål kan fremsendes i perioden fra mandag den 18. juni 2007 til fredag den 29. juni 2007, og fra mandag den 30. juli 2007 til og med fredag den 17. August

8 1.2 GENERELT OM UDBUDDET Madaftalen kan overordnet beskrives som en cateringopgave. Produktionen skal finde sted i et nyopført produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Produktionskøkkenet skal ejes af et fælles offentligt/privat aktieselskab. Udbringning til plejehjem/centre/boenheder, (i det følgende benævnt boenheder), foreståes af det fælles offentlige/private aktieselskab (i det følgende benævnt leverandøren). Det ønskes desuden, at leverandøren forestår udbringningen til alle hjemmeboende. Det skal præciseres, at tilbudsgiver ikke kan anvende de nuværende køkkener som fremtidig produktionssted. Da der i henhold til Lov om Social Service og tilhørende bekendtgørelse, bkg. nr af 12/ , stk. 5, ikke må stilles kvalitetskrav som medfører, at alle tilbudsgivere skal bruge en bestemt produktionsmetode, er der i udbuddet ikke stillet krav om levering af en bestemt madkategori (f.eks. varmeholdig mad eller køleproduktion). Tilbudsgiver kan derfor vælge mellem at afgive et tilbud, der enten er baseret på f.eks. varmeholdig mad eller køleproduktion. Leverandøren skal forestå den løbende, praktiske information om madleverancen til borgerne ved udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Kommunen er ansvarlig for og forestår via servicedeklarationer mv. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Udarbejdelse af informationsmaterialer mv. sker i samarbejde med leverandøren. Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostråd med repræsentation fra såvel brugere som kommune. Som repræsentant for brugerne udpeger Ældrerådet 1 repræsentant og bruger- og pårørenderåd udpeger 1 repræsentant. Kommunen udpeger 1 repræsentant og Leverandøren udpeger 1-2 repræsentanter. Der skal minimum være 2 møder årligt eller når en af parterne ønsker det. Kostrådet skal følge op på brugerundersøgelserne, menuplaner, kvalitetskontrol, retningslinier mv. Der skal ved kontraktsdrøftelserne aftales klare meddelelsesrutiner. 1.3 NUVÆRENDE PRODUKTION Den nuværende produktion består januar 2007 af: - Hovedret med eller uden biret, ca. 320 daglige enkeltportioner, til hjemmeboende brugere af madordningen. 410 brugere er tilknyttet ordningen. - Hovedretter med eller uden biretter, ca. 160 enkeltportioner, til dagcentergæster og Regionshospitalet Grenaa fordelt med følgende: - Farsøhthus 10 - Møllehjemmet 20 - Fuglsanggården 2 - Hedebo 15 - Violskrænten 25 8

9 - Posthaven 30 - Lyngbygård 2 - Vestervang 35 - Regionshospitalet Grenaa 21 Hovedret med eller uden biret, ca. 400 enkeltportioner, til boenheder fordelt med følgende: - Hedebo 65 - Fuglsanggården 57 - Vestervang 52 - Nørrevang 36 - Lyngbygård 32 - Posthaven 12 - Violskrænten 50 - Farsøhthus 50 - Bakkely 25 - Elmebo/Møllebo BESKRIVELSE AF SELVE SELSKABSKONSTRUKTIONEN Norddjurs Kommune ønsker sammen med en privat aktør (tilbudsgiver) at indgå i et fælles aktieselskab. Det fælles aktieselskab skal bygge og drive et nyt produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Kontrakten om udlicitering af opgaver på madområdet i Norddjurs Kommune vil således skulle indgås mellem Norddjurs Kommune og dette nystiftede aktieselskab. Aktieselskabet stiftes af tilbudsgiveren og Norddjurs Kommune ved kontant indskud på i alt DKK 6,0 mio. Selskabet stiftes med en nominel kapital på DKK 4,0 mio., der tegnes af tilbudsgiveren med nominelt DKK 2,4 mio. (60 %) og af Norddjurs Kommune med nominelt DKK 1,6 mio. (40 %), begge til kurs 150. Aktieselskabets aktiviteter finansieres herudover ved optagelse af lån, og selskabet forventes selv at stå for optagelse af lån m.v. til byggeriet af selve produktionskøkkenet. Det forudsættes, at Norddjurs Kommune uanset den nævnte ejerandel har ret til at være repræsenteret i bestyrelsen for aktieselskabet, men at flertallet af bestyrelsens medlemmer udpeges af tilbudsgiveren. Dokumenter, der skal danne grundlag for etableringen og driften af det fælles aktieselskab, findes i de efterfølgende kapitler

10 1.5 ANLÆGSINVESTERING OG REGNSKABSPRAKSIS Norddjurs Kommune har i samarbejde med et rådgivende ingeniørfirma vurderet anlægsinvesteringen ved etablering af et nyt produktionskøkken til følgende: Forventet anlægsudgift Grund på mellem og m2. Nyt produktionskøkken på 740 m2 Bygning Kølerum og køleanlæg Inventar I alt De forventede årlige driftsudgifter er for de første 10 år følgende: Forventede årlige udgifter Ejendommen inkl. pedelfunktion Inventar og køleanlæg I alt For at sikre en entydig vurdering af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver ved udformningen af sit tilbud tage udgangspunkt i en anlægsudgift på 22 mio. kr. og en forventet årlig driftsudgift på kr. Anlægsudgiften og driftsudgifterne er opgjort i 2007 pris/lønniveau. En detaljeret beskrivelse af selskabets regnskabspraksis findes i udbudsmaterialets kapitel 10. Overskridelse af den vurderede anlægsinvestering på kr (2007 p/l) giver ikke mulighed for en genforhandling af de af tilbudsgiver afgivne stk. priser. Risikoen for eventuelle overskridelser af anlægsbudgettet kan således ikke pålægges Norddjurs Kommune. Det forudsættes, at aktieselskabet overholder gældende udbudsregler i forbindelse med opførelsen af produktionskøkkenet. 1.6 KONTRAKTPERIODE Opgaverne udbydes for en 9-årig periode begyndende fra torsdag den 1. november Kontraktperioden består af en projekterings- og byggeperiode, der begynder torsdag den 1. november 2007 og afsluttes senest søndag den 1. februar 2009 samt en produktionsperiode begyndende senest mandag den 2. februar 2009 og som løber til mandag den 31. oktober

11 1.7 OVERORDNEDE PRINCIPPER FOR MADAFTALE Der skal ved enhver opgaveløsning for Norddjurs Kommune tages hensyn til nedenstående væsentlige principper: Alle medarbejdere med direkte brugerkontakt, herunder madchauffør, har altid en observations- og meddelelsespligt i forhold til Kommunen. Det betyder, at medarbejderen skal meddele Kommunen forhold af betydning for visitationen m.v. f.eks. en ændret situation hos brugeren. I øvrigt gælder følgende: Medarbejderen skal opfylde almindelige anerkendte krav til etik, hvad angår optræden og påklædning. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne gøre sig forståelig på dansk (både i skrift og tale) eller udføre opgaverne sammen med en person som kan det. Medarbejderne har tavshedspligt i lighed med kommunalt ansat personale. (Borgerlig Straffelov 152/152b). Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem Kommunen og leverandøren, kan det kun ske med borgerens klare samtykke. Brugerne skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger, der er registreret (på papir eller elektronisk) vedrørende brugeren selv. Der henvises i øvrigt til Retssikkerhedslovens 43, stk. 2, hvoraf fremgår, at når en myndighed overlader opgaver efter lov om aktiv socialpolitik eller lov om social service til andre offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i Forvaltningsloven og Offentlighedsloven i henhold til den opgave, der udføres. 1.8 PERSONALEFORHOLD Norddjurs Kommune oplyser, at der i den overdragne virksomhed er ansat og hos leverandøren fortsætter XX antal lønmodtagere, jfr. bilag A, der angiver fødselsdato og køn på de pågældende og de for disse gældende løn- og øvrige ansættelsesvilkår, herunder deres anciennitet samt uddannelsesmæssige baggrund. Det fremgår tillige af bilaget hvilke overenskomster, der er gældende for de enkelte ansættelsesforhold. Norddjurs Kommune erklærer, at der ikke herudover er indgået særaftaler med de ansatte. Hvis tilbudsgiveren efter underskrivelsen af kontrakten ønsker, at lønmodtagere opsiges inden overtagelsen, men skal arbejde også i den del af opsigelsesperioden, der ligger efter overtagelsesdatoen, påtager det nye aktieselskab sig forpligtelserne over for disse fra overtagelsesdatoen på linie med øvrige overtagne lønmodtagere, herunder også ansvaret for rimeligheden af opsigelsen og forpligtigelse af betaling af særlige aftalte eller lovmæssige fratrædelsesgodtgørelser eller efterløn, jfr. Virksomhedsoverdragelseslovens bestemmelser herom. Det skal understreges, at Norddjurs Kommune med nærværende udbud stiler efter at frigøre ressourcer (spare penge) uden, at kvaliteten forringes. Tilbudsgivere skal anføre antallet (opgjort i fuldtidsnormeringer) af evt. fastholdt personale. Der henvises i øvrigt til 11

12 Virksomhedsoverdragelseslovens 3, der regulerer mulighederne for at afskedige de overtagne medarbejdere. Norddjurs Kommune hæfter i det indbyrdes forhold overfor leverandøren for opfyldelse af samtlige forpligtelser, der påhviler Kommunen indtil overdragelsesdatoen. Medmindre andet særskilt skriftligt aftales sørger Norddjurs Kommune for, at disse forpligtelser honoreres inden overtagelsesdagen. Overdragelsesdatoen for personalet følger datoen for produktionsstart dvs. senest mandag den 2. februar Om de ved overdragelsen optjente, men ikke forfaldne krav 1, er der nærmere aftalt følgende: Kommunen fremkommer med refusionsopgørelse snarest efter overdragelsesdatoen. Ligeledes er det forudsat, at der i refusionsopgørelsen anføres optjent feriegodtgørelse indtil overdragelsesdagen. Skyldige feriepenge, der er optjent i 2007, 2008 og 2009, udbetales til leverandøren snarest efter overdragelsesdatoen. Kommunen erklærer i øvrigt, at løn- og andre forpligtelser er honoreret fuldt ud, herunder at indbetalinger af pensionsbidrag er foretaget korrekt. Virksomheden indtræder i øvrigt i såvel rettigheder som forpligtelser over for de medfølgende lønmodtagere i henhold til Virksomhedsoverdragelseslovens regler herom. Evt. virksomhedsoverdragelsesomkostninger må ikke indregnes i stk. priserne, jfr. tilbudslistens anvisninger herom. Omkostningerne skal oplyses særskilt. 1.9 LEDELSE Der skal ved den daglige opgaveløsning etableres samarbejder og retningslinjer for informationsudveksling m.v., der tilgodeser en effektiv drift. Der skal også indlægges tid til samarbejde på det daglige ledelsesniveau mellem kommune og privat virksomhed. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og den overordnede ledelse fra leverandøren med henblik på drøftelse af generelle spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v. Antallet af møder bestemmes af Norddjurs Kommune. 1 (herunder f.eks. ret til bonus, overskudsandel, gratiale o. lign. eller optjent ikke afspadseret overarbejde; tilsvarende gælder for evt. udlæg til kørsel m.v.) 12

13 1.10 ANDRE SÆRLIGE BESTEMMELSER Udformning af tilbud Priserne skal opgøres i 2007 pris/lønniveau. Tilbuddet skal omfatte samtlige direkte og indirekte udgifter - dvs. bruttopriser -, der er forbundet med udførelse af opgaverne, herunder (men ikke begrænset hertil): lønninger, herunder evt. lønudgifter i opstarts- og byggefase samt honorar til bestyrelse råvarer administration transport forsikringer ledelse og tilsyn uddannelse af eget personale drift og vedligeholdelse af anlægsaktiver forrentning og afskrivninger avance. Tilbuddet skal være udformet i henhold til udbudsmaterialets kapitel 4 tilbudslisten BETALING Faktura fremsendes elektronisk senest den 5. hverdag i den følgende måned, med forfald den DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL Tilbudsgiver bedes oplyse forslag til dokumentation af de leverede ydelser, herunder fakturakontrol - f.eks. anvendelse af stregkodesystem eller lign OPSIGELSE Aftalen træder i kraft den 1. november 2007 og løber frem til den 31/ Aftalen kan dog opsiges ifbm. misligholdelse af kontrakten samt ifbm. kvalitetsproblemer i madproduktionen PRISREGULERING Priserne reguleres årligt i henhold til KL s løn og prisindeks, Første regulering sker den 01/ på baggrund af udviklingen fra den 01/ til 31/

14 1.15 FRIT VALG EFTER SERVICELOVEN Norddjurs Kommunes madproduktion er omfattet af Lov om Social Service. Dette betyder, at borgerne skal være visiteret til at modtage madservice. Denne visitering herunder visitation til diætkost foretages alene af Norddjurs Kommunes visitator. De borgere, der er visiteret til ydelsen, er borgere, der midlertidigt eller varigt har et funktionsniveau fysisk, psykisk eller socialt der ud fra en helhedsvurdering betinger behov for hjælp eller delvis hjælp. Madproduktionen kan opdeles i to kategorier; de ydelser der vedrører borgere i boenhederne og de ydelser der vedrører borgere i eget hjem. For den kategori, der vedrører beboere i Norddjurs Kommunes boenheder, gælder det, at ydelserne ikke er omfattet af fritvalgsordningen. Tilbudsgiver vil således være garanteret levering til beboere i Norddjurs Kommunes boenheder, dog med den modifikation at beboerne/plejepersonalet i de enkelte boenheder skal have mulighed for selv helt eller delvist at forestå tilberedningen. For den kategori, der vedrører borgere i eget hjem, er ydelsen opfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg. Loven har til formål at sikre, at borgere i eget hjem, der er visiteret til madservice, har frit leverandørvalg. Tilbudsgiver skal for denne kategori tåle konkurrenceudsættelse. Norddjurs Kommune har ønsket at anvende udbud indenfor rammerne af godkendelsesmodellen. Dette indebærer, at der efter endt offentligt udbud indgås aftale med én hovedleverandør. Kvalitetskrav og priser fastsat ved udbuddet, bliver herefter de gældende for Norddjurs Kommune. Andre leverandører har under forudsætning af kommunal godkendelse ret til på samme pris- og kvalitetsbetingelser at indgå i kommunens fritvalgsordning. Dette betyder, at Norddjurs Kommune tilbyder tilbudsgiver at blive fast leverandør til kommunens boenheder. For levering til borgere i eget hjem tilbyder Norddjurs Kommune tilbudsgiver at blive hovedleverandør, men kan ikke garanteret en bestemt eller fast volumen hertil. Leverandøren må således tåle, at der kan ske begrænsninger i antallet af kunder, som følge af konkurrence via fritvalgsordningen. Ved reduktion af antallet af kunder svarende til mere end 30 % (målt over 2 mdr.) kan der indledes drøftelse parterne imellem om evt. prisjusteringer DIÆTER OG SPECIALKOST Diæter og specialkost udgør ca. 30% af leverancen. Leverandøren må tåle, at der kan ske ændringer i antallet af brugere, der modtager diæter/specialkost. 14

15 1.17 KVALITET Der skal i tilbudsmaterialet redegøres for, hvordan tilbudsgiveren vil sikre den fornødne kvalitet i det udførte arbejde KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET) Brugerundersøgelser offentliggøres ANDRE BESTEMMELSER, HERUNDER MISLIGHOLDELSESKLAUSUL I kontrakten er indsat almindelig force majeure bestemmelse samt misligholdelsesklausul. Ved misligholdelse kan Kommunen vælge en anden leverandør. Tvistigheder om forståelsen af kontrakten søges løst gennem forhandlinger mellem parterne. Hvis sådanne forhandlinger eller forhandlinger om ændringer i løbet af kontraktperioden slutter resultatløst, afgøres tvisten af en neutral opmand, som parterne udpeger i enighed. I tilbudsmaterialet skal der om muligt indgå en referenceliste med navn på de kommuner, hvor tilbudsgiveren udfører opgaver af tilsvarende art og omfang, samt oplysning om kontaktperson i kommunen BRISTEDE FORUDSÆTNINGER MV. Såfremt der i aftalens løbetid gennemføres lovindgreb, herunder ændrede fortolkninger af Lov om Social Service, der medfører væsentlige ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for aftalen, har hver af parterne ret til at kræve genforhandling af aftalens vilkår samt om nødvendigt forhandling om ophør af aftalen i utide. 15

16 2. SÆRLIGE KRAV VEDR. MADAFTALEN 2.1 TEKNISK DEL MADAFTALEN Madkategori: Da der i henhold til Lov om Social Service og tilhørende bekendtgørelse, bkg. nr af 12/ , stk. 5, ikke må stilles kvalitetskrav som medfører, at alle tilbudsgivere skal bruge en bestemt produktionsmetode, er der i udbuddet ikke stillet krav om levering af en bestemt madkategori (f.eks. varmeholdig mad eller køleproduktion). Tilbudsgiver kan derfor vælge mellem at afgive et tilbud, der enten er baseret på f.eks. varmeholdig mad eller køleproduktion. Produktionssted: Maden skal produceres i et nyopført produktionskøkken, som skal være beliggende i Norddjurs Kommune. Materiale over byggegrunde som Norddjurs Kommune kan tilbyde fremgår af bilag X. 2.2 MAD TIL BEBOERE I BOENHEDER OG DAGCENTERGÆSTER Tidspunktet for servering Måltiderne skal leveres efter nærmere aftale med boenhederne, men beboerne skal kunne vælge spisetidspunkt. Der skal som udgangspunkt regnes med, at boenhederne serverer maden i tidsrummet , og kl Anretning Varmeholdig mad leveres i delproduktionskøkkenerne samt i de enkelte boenheder af portioner efter nærmere aftale. Diæter m.v. leveres som enkeltportioner. Køleproduktion leveres i delproduktionskøkkenets køleskabe samt i de enkelte boenheders køleskabe som bulkportioner/sampak, dog afhængig af det enkelte antal portioner. Diæter m.v. leveres som enkeltportioner. Den enkelte leverance aftales med den enkelte boenhed Variation For middagsmaden gælder det, at det er veltillavede og varierende retter (fremmer spiselysten), og der skal tages hensyn til årstidens produkter. Nedenfor er angivet minimumsstandarder for ønskede variation i menuerne, der skal anvendes medmindre kostrådet beslutter andet: 16

17 Hovedret Fisk 4 gange månedligt Indmad 1 gang månedligt Fjerkræ 4 gange månedligt Svinekød 6 gange månedligt Okse 4 gange månedligt Kalv 2 gange månedligt Lam 4 gange årligt. Biret (forret/dessert) Grøntsagssuppe 3 gange månedligt Mælkeretter 5 gange månedligt Frugtgrød/-suppe 4 gange månedligt Frisk frugt/henkogt frugt 4 gange månedligt Desserter 6 gange månedligt Valgmuligheder Tilbuddet skal som minimum omfatte: Hovedretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Biretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Menuplanerne skal følge årstiderne. Ved mindre end 25 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen skiftes hver uge. Ved mellem valgmuligheder pr. dag skal menuplanen mindst skiftes en gang pr. måned. Det maksimale antal valgmuligheder pr. dag af hovedretter og biretter må ikke overstige Delvis færdigproducerede retter Der skal være mulighed for at modtage delvis færdigproducerede retter, der kan tilberedes i de enkelte dagcentre og boenheder. Den enkelte leverance aftales med den enkelte boenhed og det enkelte dagcenter. 2.3 MAD TIL BEBOERE I EGET HJEM Variation For middagsmaden gælder det, at det er veltillavede og varierende retter (fremmer spiselysten), og der skal tages hensyn til årstidens produkter. Nedenfor er angivet minimumsstandarder for ønskede variation i menuerne, der skal anvendes medmindre kostrådet beslutter andet: Hovedret Fisk 4 gange månedligt Indmad 1 gang månedligt Biret (forret/dessert) Grøntsagssuppe 3 gange månedligt Mælkeretter 5 gange månedligt 17

18 Fjerkræ 4 gange månedligt Svinekød 6 gange månedligt Okse 4 gange månedligt Kalv 2 gange månedligt Lam 4 gange årligt. Frugtgrød/-suppe 4 gange månedligt Frisk frugt/henkogt frugt 4 gange månedligt Desserter 6 gange månedligt Der skal kunne leveres 2 portionsstørrelser: Normal og lille portion. Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Der skal være mulighed for at købe flere kartofler mv Valgmuligheder Tilbuddet skal som minimum omfatte: Hovedretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Biretter: Mindst 12 valgmuligheder pr. dag. Der skal tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost. Menuplanerne skal følge årstiderne. Ved mindre end 25 valgmuligheder pr. dag skal menuplanen skiftes hver uge. Ved mellem valgmuligheder pr. dag skal menuplanen mindst skiftes en gang pr. måned. Det maksimale antal valgmuligheder pr. dag af hovedretter og biretter må ikke overstige 50. Der skal vedlægges en menuplan fra tidligere leverancer Udbringning For så vidt angår de ca. 320 portioner til hjemmeboende brugere skal maden leveres i tidsrummet: Varmholdig mad: og Tidspunktet (middag, aften) afhænger af forbrugsvalget. Køleproduktion: på en fast ugentlig udbringningsdag, inden for samme time. Der tillades en daglig afvigelse fra det aftalte tidspunkt på +/- 15 min. Der udbringes minimum 4 hovedretter pr. borger pr. leverance af køleproduktion. Leverancer finder sted direkte til brugerens adresse. Der skal ydes hjælp med at sætte kølemaden i køleskab/fryser. Desuden skal temperaturen i brugerens køleskabe kontrolleres. 18

19 Den varmeholdige mad skal efter aftale med den enkelte bruger afleveres i dennes stue/spisestue eller køkken. Kommunen betaler omkostninger til mikroovn (opvarmningsinstallation) i borgerens eget hjem. 2.4 I ØVRIGT Søn- og helligdage På søn- og helligdage tilbydes søndagsmenuer Højtidsmenuer Medmindre andet aftales med Kommunen og kostrådet, skal nedennævnte retter være en mulighed ved følgende højtider: Mortensaften: And Juleaften: And og ris a la mande Nytårsaften: Torsk samt hamburgerryg med grønlangkål og brunede kartofler Påskedag: Lam Gæstemåltider Brugere af madordningen skal - efter nærmere retningslinjer, og mod betaling - kunne bestille hovedret/biret til gæster Diæter, specialkost Alle former for lægeordinerede diæter skal kunne tilbydes og anden speciel kost skal kunne tilbydes (såsom: diætkost, dysfagikost, diabeteskost, energitæt kost, fedtfattig kost, kolesterol fattig kost, ekstra proteinberiget kost, findelt kost, blendet kost, vegetar mv.). Samtlige afvigelser udgør ca. 30 % Udbringning Generelt Udbringning til boenheder og dagcentre forestås af leverandøren. Det ønskes desuden, at leverandøren forestår udbringningen til alle hjemmeboende. Specielt for køleproduktion Udbringningsruten planlægges således, at den enkelte modtager kan forvente levering på fast ugedag, inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Udbringning sker til hver enkelt modtager hver uge, på fast dag på en af ugens 5 første dage. 19

20 Udbringningsruter, som falder på helligdage samt jule- og nytårsaftensdag, afvikles på de forudgående hverdage og meddeles modtagerne i god tid Administrative retningslinjer Leverandøren er eneansvarlig for styringen af leverancerne. Leverandøren er ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag, og leverancen ophører i videst muligt udstrækning samme dag, som leverandøren får besked. Hvis ikke hjemmeboende brugere er hjemme på det faste leveringstidspunkt skal maden afleveres til nærmeste boenhed, hvor brugerne efterfølgende selv kan afhente maden. Forekommer der i en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives leverandøren, er denne forpligtet til omgående - og for egen regning - at levere det manglede til modtageren. Tilbudsgiveren skal komme med nærmere forslag til retningslinjer for af/bestilling. Retningslinierne kan afstemmes efter produktionsform Merkøb/tilkøb Tilbudsgiver skal komme med nærmere retningslinier for bestilling til gæster hos hjemmeboende/beboere i boenheder. Til beboernes fødselsdage eller andre højtideligheder skal der mod ekstra betaling tilbydes festmiddage. Denne tilrettelægges i samråd med den ældre og/eller dennes familie. Tilbudsgiver skal fremkomme med forslag til sortimentsliste for mer- og tilkøbsvarer (eksempelvis morgen- og aftensmad, salater, øllebrød, energitæt is, proteindrik og kage). 2.5 KVALITETSKONTROL - GENERELT FOR BEBOERE I BOENHEDER, DAGCENTERGÆSTER OG BEBOERE I EGET HJEM Kvalitetselementer Oplevet (subjektiv) kvalitet Der ønskes opretholdt en tæt, venlig og serviceminded kontakt til brugerne. Leverandør, kostråd og Kommune udarbejder spørgeskemaer, der skal indgå i en vedvarende kvalitetskontrol. Ved kontraktsdrøftelserne skal der drøftes nærmere kontrolrutiner, med afsæt i nedenstående forslag. Tilbudsgiver bedes ved tilbudsgivningen oplyse, om denne kan tilslutte sig hovedsigtet heri. Der stilles et nærmere antal spørgsmål. Hvor der for at opfylde succeskriteriet skal være 80 % af de afgivne svar, der er positive. 20

21 De adspurgte skal svare til minimum 10 % af brugerne. Det forventes, at Norddjurs Kommune selv forestår undersøgelsen. Hvis der er flere end 20 % negative svar på 3 efter hinanden foretagne undersøgelser (der foretages jævnt fordelt over 12 mdr.), kan kommunalbestyrelsen enten kræve en prisreduktion svarende til 5 % af den samlede tilbudssum eller opsige aftalen med 3 måneders varsel. Første undersøgelse foretages ca. 6 mdr. efter opstart. Det understreges, at Norddjurs Kommune vil understøtte leverandørens muligheder for at få et positivt gennemslag på markedet. Målbar, herunder ernæringsmæssig kvalitet Madchauffører og andre, der opnår direkte kontakt til brugerne, skal opfylde kravene i afsnit 1.7. Udbringeren er pålagt omgående tilbagemeldingspligt til hjemmeplejen om alle uregelmæssigheder under udbringningen herunder om modtageren ikke er hjemme/ikke lukker op, eller forekommer at have behov for assistance fra hjemmeplejen. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i rent, praktisk tøj. Retningslinier aftales ved kontraktunderskrivelsen Portionsstørrelser Mængde Almindelig portion Lille portion Hel kød Gram Paneret kød Gram Fars Gram Fjerkræ uden ben Gram Fisk Gram Sammenkogt ret dl. 2,5 1,8 Kartofler Gram Kartofler + grønt Gram Løse ris Gram Stuvede grøntsager dl. 2,5 1,25 Sovs dl. 1,2 0,8 Grøntsupper dl. 2,5 2,5 Frugtsupper + evt. tilbehør dl. 2,5 2,5 Frugtgrød + mælk dl. 2,0 2,0 Mælkegrød + evt. tilbehør dl. 2,5 2, Madens næringsindhold Madens næringsindhold skal til enhver tid følge gældende retningslinjer. Energiindholdet skal følge de almindelige anvisninger på området. Vedtagne grænser for energiprocentfordeling for hovedmåltid skal overholdes. 21

22 Mærkning skal omfatte oplysninger om indhold og opbevaringsfrister jfr. bekendtgørelse. Madens næringsindhold skal følge Anbefalinger fra den danske institutionskost. Anvendelse af tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum - der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer (positivlisten) fra Fødevarestyrelsen. Kommunen lægger generelt vægt på, at der fremstilles velsmagende, indbydende og varieret kost med høj ernæringsmæssig værdi. Desuden skal brugerne tilbydes en kost som er tilrettelagt efter brugernes ønsker og behov Kvalitetskrav ved udbringning Ved udkørsel af maden skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen Egenkontrol og kvalitetskontrol i øvrigt Leverandøren er forpligtet til at kontakte Kommunen, hvis der opstår forhold af betydning for gennemførelsen af leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af Norddjurs Kommunes forsvarlige opfyldelse af sine forpligtelser overfor målgruppen. Norddjurs Kommune er til en hver tid berettiget til, uden beregning, at foretage stikprøver af produktionen til sikring af opfyldelsen af kvalitets- og produktionskrav, og leverandøren er forpligtet til - på opfordring fra Kommunen - at sende prøver på dagens menu. Fødevaredirektoratets varemærkning (smiley-ordningen) skal oplyses overfor brugeren. 2.6 RELEVANTE RETSREGLER. Det forudsættes at tilbudsgiverne bl.a. er bekendt med følgende lovgivning m.v.: LOV Nr. 471 af 01/07/1998 Fødevareloven. BEK Nr. 30 af 19/01/2001 Bekendtgørelsen om egenkontrol i fødevarevirksomheder m.m. BEK Nr. 198 af 22/03/2001 Bekendtgørelse om fødevarehygiejne. BEK Nr. 991 af 14/12/1999 Bekendtgørelse om autorisation ved behandling og salg af fødevarer m.v. BEK. Nr af 5/ Uddannelse i fødevarehygiejne. Anbefalinger for den danske institutionskost Levnedsmiddelstyrelsen og Økonomaskolen i København, januar

23 3. KONTRAKTUDKAST Der er dags dato indgået AFTALE OM UDLICITERING AF OPGAVER PÅ MADOMRÅDET I NORDDJURS KOMMUNE MELLEM NORDDJURS KOMMUNE (HEREFTER BENÆVNT KOMMUNEN) OG OFFENTLIG/PRIVAT AKTIESELSKAB (HEREFTER BENÆVNT LEVERANDØREN) med følgende indhold: 23

24 3.1 INDLEDNING Denne kontrakt med tilhørende bilag udgør rammen for de forpligtelser og rettigheder, der påhviler parterne. 3.2 FORMÅL Formålet med nærværende kontrakt er at understøtte brugernes oplevelse af (livs)kvalitet. Alt arbejde med brugere i Norddjurs Kommune skal ske under indtryk af, at det enkelte menneske er unikt, selvbestemmende, og et aktivt handlende væsen, der har ansvar for sit eget liv, livskvalitet og egenomsorg. 3.3 AFTALENS GENSTAND AFTALEN Leverandøren påtager sig udførelsen af følgende opgaver for Kommunen på madområdet: 1. daglig madproduktion til: ca. 320 hjemmeboende brugere ca. 160 dagcentergæster (inkl. Regionshospitalet Grenaa) ca. 400 beboere i boenheder. 2. opgaver vedrørende madudbringning, opvask og administration af madordningen SAMARBEJDSFORPLIGTELSE Kommunen og Leverandøren indgår i et samarbejde, som omfatter eventuelle efterfølgende aftalejusteringer og fælles udviklingsinitiativer. Parterne skal samarbejde om alle forhold af betydning for Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser efter aftalen og alle forhold af betydning for Kommunens håndhævelse af sin myndighedsforpligtelse. 24

25 3.4 AFTALEGRUNDLAGET AFTALEGRUNDLAGET MV. For aftalen, herunder den nærmere beskrivelse af Leverandørens ydelser, gælder følgende dokumenter, som udgør en integreret del af aftalen mellem parterne: 1. Nærværende aftale 2. Diverse rettelsesnotater 3. Udbudsbeskrivelse af XX.XX 2007 med bilag 4. Leverandørens tilbud af XX.XX 2007 med bilag UOVERENSSTEMMELSER I tilfælde af uoverensstemmelser mellem et eller flere af ovennævnte dokumenter, har disse indbyrdes forrang i den ovenfor angivne rækkefølge. 3.5 LEVERANDØRENS VEDERLAG OG BETALINGS- BETINGELSER LEVERANDØRENS VEDERLAG Der henvises til leverandørens tilbud af XX.XX PRISREGULERING Prisregulering: KL s løn og pris indeks. Første regulering sker den 1/ på baggrund af udviklingen i perioden fra 1/ til 31/ AFTALEÆNDRINGER MÆNGDEANGIVELSER Kommunen kan forlange, at Leverandøren forøger de i tilbudslisten angivne mængder efter det til enhver tid eksisterende behov. Dvs. ventetid (ventelister) må ikke forekomme. 25

26 3.7 SIKKERHEDSSTILLELSE GARANTIBELØB Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af aftalen skal der stilles en bankgaranti på DKK BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUTGARANTI Garantien på anfordringsvilkår på DKK skal udstedes af anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, skal være Kommunen i hænde senest i forbindelse med underskrivelse af kontrakten, og skal indestå indtil 3 måneder efter aftalens ophør, jfr. pkt. 3.21, medmindre der forinden er rejst krav i henhold til garantien SUPPLERENDE BESTEMMELSER ANGÅENDE PENGEINSTITUT Det skal fremgå af garantien, at den er stillet i overensstemmelse med nærværende aftale, og at garantistilleren med hensyn til forhold vedrørende garantien accepterer behandling af eventuelle tvister efter pkt i aftalen ØVRIGE BESTEMMELSER ANG. GARANTISTILLELSE SAMT MULIGHEDER FOR MODREGNING Til hel eller delvis dækning af de dokumenterede tab/merudgifter m.v. der påføres Kommunen i forbindelse med pkt og 3.24 nævnte forhold, er Kommunen berettiget til at modregne i den eller de eventuelt følgende månedlige betalinger, uden at dette begrænser rettighederne i øvrigt efter disse bestemmelser. 3.8 UNDERLEVERANDØRER GODKENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER Kommunen skal godkende anvendelsen af underleverandører, dog ikke produktleverandører. 26

27 3.8.2 UDSKIFTNING AF GODKENDTE UNDERLEVERANDØRER Leverandørens udskiftning af de af Kommunen i henhold til pkt godkendte underleverandører må alene ske efter Kommunens forudgående samtykke ANSVAR I FORBINDELSE MED ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER Anvendelse af underleverandører medfører ingen ændring i Leverandørens ansvar over for Kommunen i henhold til nærværende aftale. 3.9 IDENTITETSÆNDRINGER EJERSKIFTENOTIFIKATION MM. Såfremt aktiemajoriteten og/eller den bestemmende indflydelse i Leverandørens virksomhed skifter ejer, skal Leverandøren straks underrette Kommunen herom OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER OVERDRAGELSE AF FORPLIGTIGELSER Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke OVERDRAGELSE AF VEDERLAGSRET Leverandøren kan alene overdrage sin ret til vederlag i henhold til aftalen til et pengeinstitut, og alene såfremt der sker overdragelse af det samlede vederlag i henhold til aftalen. 27

28 3.11 KOMMUNENS ERKLÆRINGER Kommunen erklærer over for Leverandøren at det overdragne personale ikke har andre rettigheder end de, der fremgår af de relevante overenskomster, jfr. de respektive bilag til udbudsbeskrivelsen, at det overdragne personale er tilstrækkeligt uddannet til at varetage de opgaver, som Leverandøren overtager fra Kommunen, at Kommunen er indforstået med at videregive alle nødvendige og tilstrækkelige data m.v. af betydning for leverandørens opfyldelse af aftalen, og indestå for rigtigheden af disse data mv REFUSION MV IKRAFTTRÆDELSESTIDSPUNKTET Kommunen skal pr. ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen refundere Leverandøren alle udgifter til det til denne overdragne personale og alle krav fra personalet vedrørende perioden før ikrafttrædelsestidspunktet for aftalen, herunder lønninger, pensionsbidrag, særlige bidrag, overtidsbetaling, beløb svarende til oparbejdede overskuds/afspadseringstimer, feriegodtgørelse, ferietillæg, optjente feriepenge m.v OPLYSNINGSPLIGT LEVERANDØRENS PLIGTER Leverandøren er forpligtet til ved udøvelse af sit erhverv for Kommunen at følge principperne for offentlig forvaltning, eksempelvis retningslinierne for dokumentation og notatpligt. Leverandøren skal endvidere af egen drift give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale. 28

29 OPLYSNINGSPLIGT VED KONTAKT FRA BORGERE MV. Leverandøren skal efter anmodning fra borgeren give indsigt i dennes oplysninger. Dette gælder udelukkende oplysninger registreret af Leverandøren. Oplysningerne skal gives i papirform og elektronisk OPBEVARING AF OPLYSNINGER Leverandøren skal til alle tider overholde gældende lovgivning for opbevaring af oplysninger samt elektronisk kommunikation mellem Leverandøren og Kommunen UNDERRETNING I TILFÆLDE AF FORSINKELSER, DRIFTSUREGELMÆSSIGHEDER MV. Leverandøren skal umiddelbart pr. telefon underrette Kommunen om alle driftsuregelmæssigheder, forsinkelser o.l., som har væsentlig betydning for aftalens opfyldelse KOMMUNENS ADGANG TIL OPLYSNINGER FRA LEVERANDØREN Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af Kommunens myndighedsansvar, ligesom brugere skal have mulighed for oplysninger fra Leverandøren svarende til, hvad der er gældende efter de almindelige regler om offentlighed/aktindsigt mv GENSIDIG OPLYSNINGSFORPLIGTELSE Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse OPLYSNINGER OM LØN- OG ANSÆTTELSESVILKÅR VED OPHØR Leverandøren skal give Kommunen oplysning om alle løn- og ansættelsesaftaler indgået med medarbejdere, som i henhold til Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse kan have betydning ved aftalens ophør TILSENDELSE AF REGNSKAB Senest samtidig med, at Leverandøren indsender sit årsregnskab til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen efter årsregnskabslovens regler, sender Leverandøren et eksemplar heraf til Kommunen. 29

30 HENVENDELSER FRA KOMMUNENS BORGERE Henvendelser fra Kommunens borgere eller andre til Kommunen vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse OPHAVSRET Ophavsretten til samtlige dokumenter, udarbejdet i forbindelse med udførsel af opgaven tilfalder Kommunen LEGITIMATION Leverandørens medarbejdere skal altid ved første gangs besøg eller på opfordring - kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie ARV MV. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge hos eller sælge varer til borgeren FORTROLIGHED MV LEVERANDØRENS DRIFTS- OG FORRETNINGSHEMMELIGHEDER Kommunen forpligter sig til inden for rammerne af Forvaltnings- og Offentlighedslovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om Leverandørens drifts- og forretningshemmeligheder til offentligheden eller tredjemand LEVERANDØRENS TAVSHEDSPLIGT Leverandøren forpligter sig til ikke at videregive oplysninger om ældreområdet i Kommunen og enkeltpersoners forhold til offentligheden eller tredjemand, og indskærper tavshedspligten over for sine medarbejdere. 30

31 3.15 DATASIKKERHED DATAANSVARLIG OG DATABEHANDLER Kommunen (dataansvarlig) vil på baggrund af nærværende kontrakt overlade behandling af oplysninger til Leverandøren (databehandler). Databehandler skal handle efter instruks fra den dataansvarlige. Ansvaret herfor påhviler databehandleren KRAV TIL DATABEHANDLER Databehandler skal træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre mod, at oplysninger: hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandler skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet ANVENDELSE AF PROJEKTERFARINGER OG KNOW-HOW MV ERFARINGSUDVEKSLING Kommunen og Leverandøren underretter gensidigt, løbende hinanden om indvundne erfaringer om varetagelsen af madopgaverne inden for aftalens område samt om indførelsen af administrations- og informationssystemer, forretningsgange, serviceplaner, koncepter, edbløsninger m.v. (projekterfaring og knowhow). 31

32 3.17 LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE MV GENSIDIG TILLIDSERKLÆRING MV. Parterne er enige om, at aftalen er indgået i gensidig tillid, hvorfor enhver påstand om misligholdelse fra en af parterne kan optages til forhandling parterne imellem. Konstaterede mangler berettiger Kommunen til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, medmindre manglen afhjælpes som nedenfor anført FRIST FOR RETTELSE AF PÅTALTE MANGLER MV. Mangler skal rettes indenfor rimelig frist efter disse er blevet opdaget eller påtalt. Fristens længde aftales mellem Kommunen og Leverandøren. Medmindre andet aftales, iværksættes udbedring af mangler samme dag, som de er påtalt. Udbedres mangler ikke rettidigt, kan aftalen helt eller delvis opsiges med et varsel på 1 måned til den første i en måned OPLYSNING VED MANGELKONSTATERING Parterne er forpligtet til straks og skriftligt at meddele hinanden, hvis der konstateres mangler, som vil blive betragtet som misligholdelse MISLIGHOLDELSEDEFINITION Misligholdelse foreligger, hvis ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier eller det i øvrigt ikke udføres, som Kommunen med føje kunne forvente KONTRAKTOPHÆVELSE I FORBINDELSE MED MISLIGHOLDELSE MV. Hvis det leverede er behæftet med så alvorlige mangler, at Kommunen ikke med rimelighed kan anvende leverancen, og Leverandøren enten erkender, at yderligere korrektion er udsigtsløs, eller forgæves har søgt at korrigere handlingerne i mere end 14 dage efter modtagelse af første påkrav over den pågældende mangel, kan Kommunen hæve aftalen helt eller delvist. Kommunen er endvidere berettiget til at hæve kontrakten, hvis leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtigelser. 32