AFDELINGSMØDE I AFD. 1 Sundquistgade 46 56 og Ringgade 11-61 BESTYRELSENS BERETNING 2014 15 Tirsdag den 10. marts 2015 Kl. 18.30, i Boligforeningens - 1 - mødelokale, Holger Drachmanns Gade 1
Kære beboer i afdeling 1! Her følger beretningen, 2014-15, om året der gik i afdelingen, hvor vi igen prøver, at give et overblik på hvad der er sket i den forgangne periode. Beretningen vil i år bestå af følgende emner: Flytninger i afdelingen. Afsluttet årsregnskabet 2013-14. Aktiviteter i det nuværende budget 2014-15. Halvårsregnskab. Afdelingsgennemgang. Vinter og fjernvarmeafgifter. Handleplan 2015-16. Det kommende budget 2015-16. Huslejen pr. 1. juli 2015. DOA. B42s Antenneforening. Nye telefontider. Bestyrelsesarbejde. Valg til bestyrelsen. Indflydelse i afdelingen. Flytninger i afdelingen: Vi har haft en flytning og en anden er på vej. Det er ældre boliger, som er blevet renoveret efter gældende aftaler, nyt badeværelse og køkken. Vi byder naturligvis de nye beboere velkommen til afdelingen og håber de må trives og få et rigtigt godt naboskab. Det afsluttede årsregnskabet for perioden, 01.07.13 30.06.14: Her følger kort nogle nøgletal i det afsluttede årsregnskab. Årsregnskabet viste et opsamlet overskud på 17.222 kr. fra sidste års regnskab, som bliver indtægtsført i det kommende budget, på konto: 20360, efter gældende regler. Det er en reduktion på 43.471 kr. i forhold til sidste år overskud og vil få en negativ indflydelse på det kommende budget, vi skal behandle på afdelingsmødet. De offentlige og faste udgifter var på 717.252 kr. mod budgetteret 690.388, en forskel på 26.866 kr. Ejendomsskatterne steg igen, nu på 254.713 kr. en stigning på 31.713 kr. i forhold til det budgetterede 223.000 kr. Så var der en lille stigning på G-indskud på 4.961 kr. og et lille fald i renovation på 5.873 kr. Almindelig vedligeholdelse, konto 115: Igen, igen har beboerne i afdelingen vist mådehold. Årsregnskabet viste et historisk lavt forbrug på kun 15.946 kr. mod budgetteret 45.000 kr. Det er primært udgifter på VVS, vinduer og tekniske installationer, som pengene er brugt til. Som vi skriver hvert år, så er denne konto meget vigtig, da en overskridelse, sammen med andre negative poster, kan medføre en huslejestigning, som skal afvikles inden for 3 år. Her kan den enkelte beboer være med til at holde udgiftsniveauet nede. Kontoen dækker over de små reparationer, som vores håndværkere laver ude ved de enkelte beboere. Og som resultatet viser, så er der en fornuftig tilgang til håndteringen af håndværkerudgifterne blandt afdelingens beboere, hvilket bestyrelsen igen, gerne vil kvittere for! - 2 -
Aktiviteter inden for det nuværende budget 1.7.2014 30.6.2015: Boligforeningen har indhentet tilbud på murerarbejde, i forhold til vores løbende reparationer af trapper, facader og fuger. Når vejret tillader det, vil arbejdet blive genoptaget i det omfang budgettet tillader det. Som skrevet sidste år, så er udgifterne til renovering af vores boliger steget kraftigt, bl.a. ny krav til el. I den forbindelse, har vi sat fokus på udgifterne og indhentet flere tilbud på arbejdet. Men status i dag er desværre, at der ikke er den stor forskel på tidligere priser og alle de tilbud vi har fået tilsendt. Det betyder at en renovering, af en af vores ældre boliger, stadig koster ca. 400.000 kr. og dem er der 6 af endnu, hvoraf der i det nuværende budget skal financiere 2 renoveringer og flere er måske på vej, når denne beretning skrives? Status på ½-års regnskabet, for indeværende budgetperiode. 1.07.14 31.12.15. I skrivelse af 10. februar 2015, er der ingen bemærkninger, til halvårsregnskabet, ud over en præcisering af at nogle af bogføringsposterne bogføres 1 gang årligt. Afdelingsgennemgang 2014. Som forberedelse til budgetforslaget, havde bestyrelsen gennemgang i afdelingen, mandag den 13. oktober 2014, sammen med vores Inspektør, Mark Duus. Vi havde denne gang også indkaldt vores suppleanter, til at deltage. 3 beboere havde skrevet til bestyrelsen, med ting der skulle ses på, hvilket vi er meget glade for, da det ikke er muligt at overskue alting der sker i afdelingen. Vi kan i øvrig henvise til boligforeningens telefontid, hvor beboeren kan anmelde, hvis der er ting der er gået i stykker eller lignende, så fejl og skader kan blive udbedret hurtigst muligt. Som tidligere, kunne vi også ved afdelingsgennemgangen i år konstatere, at det ikke var alle installationer ved garage og udestuer, som opfylder de krav der i dag er til lovgivningen. Dette er åbenbart et problem, som andre lignende afdelinger også har, derfor har administrationen skærpet kravene til fraflyttersyn, så også eksterne installationer bliver gennemgået, som skure, carporte og udestuer. Hvis en beboer ved, at der er ulovlige el- eller VVS installationer i og uden for boligen, er det en god ide at få bragt disse ting i orden, kontakt evt. inspektøren for gode råd eller vejledning. Ud over registrering af småskader på trapper og murværk, brugte vi efterfølgende tiden på et kombineret budget- og bestyrelsesmøde, sammen med suppleanter og Inspektør, Mark Duus. På baggrund af indberetningerne fra beboerne og resultatet af markvandringen, er der nu lavet en handleplan for udbedringerne og planlagt arbejde i afdelingen. Mere om dette i det kommende budget under anvendelsesbudgettet. Vinter og Fjernvarmeafgifter. Vi har igen i år været skånet for det helt store vinterberedskab. Danske Fjernvarme anslår, at det har været ca. 23 % lunere i 2014 og forbrugeren har nogle steder sparet helt op til 2000 kr. på varmeregningen, ikke mindst på grund af det lune forår og efterår. En anden god nyhed er, at forsyningssikkerhedsafgiften ikke blev vedtaget. Dette giver ingen tilbagebetaling til forbrugerne, da den forventede afgift, som blev meldt ud, er en del af det nuværende budget - og over eller underskud, altid vil blive indregnet i de efterfølgende budgetter, varmepriser. Samme princip, som ved vores regnskab og budget i boligforeningen. I forhold til provisionsafgiften, så har Sønderborg og Gråsten Fjernvarme anlagt sag mod Sønderborg Kommune i den forbindelse, da der ved aftalens indgåelse ikke var krav om en provisionsafgift. Sønderborg- og Gråsten Fjernvarme vant sagen i byretten, d. 14. juli 2014, men Sønderborg Kommune valgte at sende sagen videre til Landsretten. Der forventes en afgørelse i sagen senere på året. - 3 -
Handleplan for 2015-16. Vi har aftalt med Inspektør Mark Duus, at vi igen sætter fokus på følgende i 2015-16, hvor alle de udgiftskrævende opgaver er indarbejdet i anvendelsesbudgettet, konto 116: Fugning af vinduer og døre. Reparation af fuger på vægge og gavle. Reparation af trapper og gelænder. Fokus på el- og VVS installationer ved udestuer og garager. Afvente separeringen af overfladevand, Ringgade 11-17. Det kommende budget til afdelingsmødet, for perioden 1.7.2015 30.6.2016: Driftsbudgettet. Vi vil kort gennemgå nøgletallene i driftsbudgettet. For at fremme forståelse og gøre budgettet mere interessant, har vi valgt at fremlægge tallene på en anden måde i år på afdelingsmødet, vi håber I vil tage godt imod ideen. Det traditionelle budget, kan som sædvanlig hentes på B42 hjemmeside, www.b42.dk, en uge før afdelingsmødet, sammen med evt. indkomne forslag og denne beretning. Offentlig- og andre driftsudgifter: Der er budgetteret med en lille stigning på de offentlige- og faste udgifter på små 7.709 kr. i forhold til det nuværende budget. Dette skyldes primært stigninger på renovation på 5.000 kr., stigning på G-indskud på 8.039 kr. (G-indskud, er et såkaldt pligtmæssigt bidrag, der indbetales til Landsbyggefonden som et arealbidrag, der indeksreguleres årligt (afdelinger, der er ibrugtaget i 1970 og senere, skal ikke betale dette bidrag). Afd. 1 har et bruttoareal på 3643 m² og satsen er for 2015 på 61,76 kr. m².) Og så er der et lille fald på ejendomsskat på 2.000 kr. som er en regulering i forhold til sidste år, da ejendomsskatten opkræves over 2 budgetår, da vi ikke følger kalenderåret i vores regnskab/budget. Ejendomsskatten forventer vi være uændret, frem til 2019, da der er loft over hvor meget der må opkræves. Administrationsbidraget stiger med 2.127 kr. Der er tale om en regulering i forhold til de faktiske udgifter. Det er tanken at pristalsregulerer beløbet fremadrette, da der har været perioder uden en årlig regulering. I løbet af året har administrationen tilpasset serviceniveauet i hele foreningen og reguleret i priserne for samme. Da alle afdelinger skal betale for den service de får, er vi nu blevet tilført beskedne udgifter på serviceopkald og udbringning af bl.a. beboerblade og diverse skrivelser med 2.000 kr. årlig, hvilket er rimeligt. Planlagt vedligeholdelse / Anvendelsesbudgettet, konto 116: På konto 115 (almindelig vedligeholdelse), er budgettet uændret 45.000 kr., i forhold til budgettet for indeværende år. Kontoen dækker over de små reparationer vore håndværkere laver i løbet af året i afdelingen. Planlagt vedligeholdelse, konto 116: På planlagt vedligeholdelse (Anvendelsesbudgettet) konto: 12010, her stiger henlæggelserne med 38.400 kr. årligt, til 393.485 kr., se en uddybende forklaring på nogle af disponeringerne for budgetåret, på side 5 her i beretningen, hvor vi gennemgår de vigtigste poster på den planlagte vedligeholdelse. - 4 -
Side 1 i anvendelsesbudgettet. SBS NR 11611 Terræn, konstruktion. 83 10. Her har vi flyttet 78.000 kr. fra sidste år til udskiftning af en læmur, hvis det bliver nødvendigt. Der ud over er der uændret afsat 14.000 de efterfølgende år til reparationer af andre læmurer i afdelingen. 8510. Vi har afsat 75.000 kr. fra sidste år til separeringen af overfladevand i rækken, Ringgade 11-17. Og 100.000 kr., hvis vi igen skulle få problemer med kloak og rotter. Efterfølgende år er der 20.000 kr. pr. år til små reparationer. Udfordringen er, at Sønderborg Kommune ikke er kommet med en plan for hvornår de ønsker, at vi skal udføre separeringen, første henvendelse var i 2010.? Posten dækker også udskiftning af kloakrør og med 6 rækker, som har en del år på bagen, kan dette medføre øgede udgifter i fremtiden, så dette er en post vi følger med spænding og som kan medføre en væsentlig huslejestigning i de kommende år, måske 300-700 kr. i huslejestigning, hvis alt går galt, hvilket vi ikke håber sker. SBS NR 11622 Terræn, konstruktion. 2110. Vi er opmærksomme på, at murværket efter 70 år enkelte steder er blevet lidt medtaget. Vi vil sammen med vores nye tekniske chef og inspektør i foråret lave en vurdering på nødvendig reparation og udskiftning af furer i bygningsværket. Derfor har vi i 2016 afsat 100.000 kr. hvis det bliver nødvendigt med større udskiftninger. Til småreparationer, har vi hvert år afsat 40.000 kr. Det er en post der er meget svær at vurdere, så vi er spændt på den kommende vurdering, fra eksperterne. Alle beløb i anvendelsesbudgettet er vurderinger ud fra vores bedste skøn, med den viden vi pt. har. Hvis beløbene eller aktiviteten ikke bliver udført, vil beløbet og aktiviteten blive overført til de kommende budgetår. Status på anvendelsesbudgettet (Den langsigtede planlægning over 10 år): Anvendelsesbudgettet dækker over de udgifter, som vi pt. forventer, at afdelingen skal bruge over en 10 års periode til udskiftninger og forbedringer. Beløbet som trækkes i driftsbudgettet hvert år, kan ses på konto: 12010 på side 3 i driftsbudgettet. Henlæggelserne er er steget med 38.400 kr. årligt. Det er specielt forventninger og reparation på facader, der er skyld i de øgede henlæggelser og så flere fraflytninger i de kommende år. I skemaet anvendelsesbudgettet er der de prioriteringerne, som bestyrelsen i samarbejde med administrationen har vurderet der vil / kan komme i de kommende år. Set over 10 år er opsparingen i øjeblikket på 29.659 kr. i gennemsnit. Dette ser rigtig fint ud på papiret. I mange år har boligforeningen vurderet at ca. 25.000 kr. var et rimelig beløb pr. hustand i opsparing, men med de udfordringer de gamle afdelinger i B42 har, er det nærmere ca. 30.000 40.000 kr. pr. husstand, der er den anbefalede opsparing. Men ser vi på de udfordringer der kan komme, er dette beløb ikke dækkende for mange mulige udgifter, der måtte opstå. En fraflytning trækker hurtig 130.000 kr. på anvendelsesbudgettet og dem har vi 6 stk. tilbage af - og med en høj alderssammensætning i nogle af boligerne, ligger der måske en del dyre flytninger inden for kort tid. Og så er der vores kloaker i afdelingen. Vi oplevede en udgift for et par år siden, hvor kun stikledninger ind til 6 boliger blev udskiftet. Dette kostede omkring 180.000 kr. En forsigtig vurdering er at hvis alt går galt, vil vi skulle bruge ca. 2,7 mio. kr. over de næste 10 år, hvis kloaksystemet skal udskiftes totalt. Dette alene, vil medføre en huslejestigning på ca. 700 kr. fra nu af og frem til 2024. Men så skal alt også gå galt og det er næsten ikke muligt Der budgetteres stadig med lidt flere udgifter en der spares op til de kommende år, således at der over en 10 årig periode budgetteres med udgifter på mere end 335.650 kr. end der er henlægges, altså vores kapital reduceres langsomt frem mod år 2024. Som antydet, så er budgettet stadig lidt i underkanten af de udfordringer vi ser komme inden for de næste 10 år. En anden seriøs muligheden at optage billige lån når de store udgifter kommer. Men indtil dette sker, er det vigtig at styrke vores opsparing til kommende udfordringer, så vi ikke tømmer kassen helt. - 5 -
Revideret budget, beretning og evt. forslag. Materiale til afdelingsmødet skal hentes B42 hjemmeside (www.b42.dk). Der er et link øverst på hjemmesidens forside, Afdelingsmøder 2015, hvor indkomne forslag og budget kan hentes, 8 dage før afdelingsmødet. Har man ingen mulighed for at hente materialet via hjemmesiden, kan der 8 dage før mødet hentes et eksemplar på kontoret. Her er en oversigt over anvendelsesbudgettet for en tiårig periode 2015-2024: Anvendelsesbudget over 10 år 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 1. Primo 1287336 1.103.321 959.806 926.791 931.276 938.261 910.746 877.731 926.216 965.201 2. Anvendt 577500 537000 426500 389000 386500 421000 426500 345000 354500 407000 3. Henlæggelser 393485 393485 393485 393485 393485 393485 393485 393485 393485 393485 Ultimo 1.103.321 959.806 926.791 931.276 938.261 910.746 877.731 926.216 965.201 951.686 Anvendt i forhold til henlæggelser 84.015 143.515 33.015 4.485 6.985 27.515 33.015 48.485 38.985 13.515 Her er en graf, som viser henlæggelserne over en 10-årig periode fra 2015 2024: Henlagte midler pr. bolig over en 10 års periode. rød streg er pt. anbefalet min. henlæggelse pr. bolig = 30.000 kr. kr. 40.000 kr. 38.000 kr. 36.000 kr. 34.000 kr. 32.000 kr. 30.000 kr. 28.000 kr. 26.000 kr. 24.000 kr. 22.000 kr. 20.000 kr. 18.000 kr. 16.000 kr. 14.000 kr. 12.000 kr. 10.000 kr. 8.000 kr. 6.000 kr. 4.000 kr. 2.000 kr. kr. 34.479 kr. 29.994 kr. 28.962 kr. 29.102 kr. 29.321 kr. 28.461 kr. 28.944 kr. 30.163 kr. 29.740 kr. 27.429 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Opsparingsperiode pr. bolig over 10 år Huslejen pr. 1. juli 2015: Som beskrevet i indkaldelsen til afdelingsmødet, er der varslet en huslejeforhøjelse på 8,19 %, svarende til 23,09 kr. pr. m², eller ca. 218 kr. pr. måned, for et gennemsnitslejemål på 113 m². Forklaringen på ændringerne, der medfører huslejestigningen, blev beskrevet på side 2 og 4, her i beretningen. Opsummeret, var det de øgede henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytninger og så konsekvensen af et mindre overført resultat fra sidste års regnskab på 43.471 kr., som alene udgør 113 kr. af den planlagte huslejestigning på 218 kr. Denne skiftende overførelse vil give et usikkert huslejeniveau, som vil hoppe op og ned - og som er meget svært at kontrollere. - 6 -
DOA - Den Overordnede Antenneforening. Når denne beretning er udsendt til alle beboere i afdelingen, forventer vi, at den nye 2-års aftale med Stofa er trådt i kraft og der har været fortaget ændringer i kanalmønsteret og programpakkerne. De største ændringer er at de analoge kanaler skifter plads i pakke 1. Dette kan medføre problemer for rigtige gamle tv, som ikke kan benytte det nye frekvensområde. Her vil det være nødvendig, at købe en MPEG4 boks, hvis man stadig vil kunne se pakke 1. Alternativet at købe nyt tv, da DOA forventer at udfase de analoge kanaler med udgangen af 2015. Programmæssigt bibeholdes de 7 analoge kanaler i pakke 1 og i pakke 2 tilføres digitalt ID Investigation Discovery og TLC. Prismæssigt fastholdes priserne, hvilket for B42s vedkommende betyder 98 kr. for pakke 1 og 445 kr. for pakke 2 inkl. Pakke 1. Der vil også komme en forbedring på Frit Valg og Temapakkerne, samt mulighed for en øget kapacitet på internetdelen. Følg med i sidste nyt på DOAs hjemmeside på: www.doa.dk B42s antenneforening. B42s Antenneforening er kommet godt i gang. Planen er at antenneforeningen efter sommerferien vil se på muligheden for at inddrage beboerne i beslutninger omkring programindholdet i DOA. Bestyrelsen har ikke lagt sig fast på en løsning endnu, men håber på at det lykkedes med en form for et afstemningsskema. Nye telefontider. For at styrke servicen over for vores beboere, er der ændringer i telefontiderne, hvis der opstår problemer, som f.eks. kræver en håndværker. Som udgangspunkt skal alle beboere daglig kontakte vores områdeleder, Finn Madsen, som kan klare de fleste behov og reparationer, på telefon mellem 9-10, på telefon: 2367 5505. Er det ikke muligt at træffe områdelederen og der er specielle behov der gør sig gældende, kan inspektøren, Mark Duus, træffes daglig mellem 8-9 på telefon: 7342 3099. Det er også muligt at indtale en besked eller sende en mail på: md@b42.dk Uden for normal arbejdstid, kan beboerne Ved alvorlig og uopsættelig skade kontakte vores Falck service på telefon: 7012 1305. Udgifter der opstår som følge af misbrug af ordningen, pålignes beboeren. Se alle aktuelle oplysninger i beboerbladet. Bestyrelsesarbejde: Bestyrelsen har deltaget i det ordinære repræsentantskabsmøde i B42. Møder i B42s antenneforening, hvor vores formand, Torben Sørensen, nu er valgt til antenneforeningens bestyrelsen efter Tage Skott. Kursus for afdelingsbestyrelser, hvor afdelingsbestyrelsens ansvar og pligter bl.a. blev gennemgået. Der ud over har der været den årlige markvandring og budgetmødet med Inspektør Mark Duus. Og 2 ordinære bestyrelsesmøder, samt løbende møder med opdateringer på vedligeholdelsen i afdelingen. Og så har vi igen i år, brugt en lørdag, hvor vi fik gennemgået og drøftet det kommende budget, handleplan for 2015-16 og tilpasse denne beretning I sidder med nu. For at få en bredere dialog, var suppleanterne igen inviteret til drøftelserne. Alle referater fra vores bestyrelsesmøder i afdeling 1, ligger på B42s hjemmeside under afdelingen. Valg til bestyrelsen: Som det fremgår af mødeindkaldelsen, dagsordenens punkt 5, valg af formand, så er Torben Sørensen på valg. Og punkt 6 valg af medlemmer til bestyrelsen, så er det Gitte Clausen, der er på valg. Både Torben Sørensen og Gitte Clausen, tager imod genvalg, hvis forsamlingen ønsker det. - 7 -
Indflydelse i afdelingen og beboerdemokrati: Hvem bestemmer hvad? Danmarks Almene Boliger (BL), skriver om hvor vigtig afdelingsmødet er for beboerne i afdelingen: Hvert år indkaldes beboerne i en boligafdeling til et møde, hvor alle vigtige beslutninger vedrørende afdelingens drift behandles og vedtages. Det er på afdelingsmødet, at beboerne beslutter, hvilke arbejder og aktiviteter, der skal sættes i værk i afdelingen i det kommende år, hvilket danner grundlaget for næste års budget. Beboernes husleje afhænger således af aktivitetsniveauet i afdelingen. Beboerne vælger på afdelingsmødet en afdelingsbestyrelse, der skal varetage afdelingens interesser. Afslutning og debat: Inden vi stiller vores beretning til debat, vil vi gerne takke vores administration for et godt samarbejde og veludført arbejde i årets løb. En speciel tak til Inspektør Mark Duus, som har været i en meget tæt dialog med afdelingen og har deltaget i vores bestyrelsesmøde i forbindelse med vores markvandring. Vi glæder os til en fortsat god dialog i forhold til afdelings drift og kontakten med vores beboere. Og tak til Gitte for at opbevare afdelingens partytelt husk det er afdelingens telt, så alle beboere kan låne det! Til sidst, men ikke mindst, en stor TAK for den daglige dialog og det samarbejde der har været med afdelingens beboere. Med venlig hilsen afdelingsbestyrelsen Gitte Clausen, Bruno Køpke og Torben A. Sørensen - 8 -