Kontrakter Oversigterne Kontraktmodulet har to oversigter: IT kontrakter: økonomi IT kontrakter: tid Begge oversigter viser de samme kontrakter, men med forskelligt perspektiv. IT kontrakter: økonomi Denne oversigt giver overblik over kontrakter set med de økonomiske oplysninger specificerede i kontrakterne. IT kontrakter: tid Denne oversigt giver overblik over kontrakter set med de tidsmæssige oplysninger specificerede i kontrakterne. Denne oversigt tilbyder desuden specielt overblik over hvilke IT-Systemer og Snitflader kontrakterne vedrører. I kolonnerne Antal systemer, Antal anvendte snitflader og Antal udstillede snitflader, kan du se hvor mange systemer og snitflader kontrakten vedrører. Oversigten har længst til venstre desuden en lille trekant, som hvis du klikker på den, åbner et lille undervindue. I dette vindue kan du se hvilke IT-Systemer og snitflader kontrakten vedrører. Du kan skifte mellem de tre informationer ved at klikke på fanerne. Opret kontrakt Du kan oprette en ny IT-Kontrakt ved at klikke på knappen Opret IT Kontrakt. Du ser nu en dialogboks, hvor du skal skrive kontraktens navn, hvilket er mindstekrav for at oprette en kontrakt. 1 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk
Klikker du på knappen Gem, og gå til IT Kontrakt lukker dialogboksen, og kontraktens formular vises på skærmen. Navigation I menstremenuen kan du navigere mellem de forskelle afsnit i kontrakten: 2 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk
Kontraktforside På kontraktforsiden finder du de overordnede og generelle informationer om kontrakten: KontraktID Her kan du registrere et internt ID, hvis det er relevant Kontrakttype Kontraktskabelon Standardkontrakt eller kontraktskabelon. Indkøbsform Udbudsstrategi Udbudsplan Bemærkning Leverandør Leverandørens kontraktunderskriver Underskrevet Dato Ansvarlig enhed Underskriver Underskrevet Dato Gyldig fra (tidligere Indgået) Gyldig til (tidligere Udløbsdato) Gyldig Her kan du skrive bemærkninger eller noter. Vælg leverandør. Leverandøren skal være oprettet som virksomhed i KITOS. Skriv hvilken person, som har skrevet under på kontrakten Afkryds hvis kontrakten er underskrevet Dato for leverandørens underskrift Vælg hvilken organisatorisk enhed, der er ansvarlig for kontrakten Skriv hvilken person, som har skrevet under på kontrakten Afkryds hvis kontrakten er underskrevet Dato for kommunens underskrift Kontraktens gyldighed afgøres enten af felterne Gyldig fra og Gyldig til eller af feltet Gyldig. Felterne Gyldig fra og Gyldig til kan være tomme, hvilket fortolkes som (fra/til) uendeligt. En kontrakt hvor ingen af felterne er udfyldt, er gyldig. Hvis felterne ikke er tomme, skal dags dato ligge i mellem datoerne i henholdsvis Gyldig fra og Gyldig til. Feltet Gyldig overskriver resultatet af Gyldig fra og Gyldig til. 3 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk
IT Systemer På fanen IT Systemer registrerer du hvilke systemer og snitflader kontrakten vedrører. IT Kontrakten gælder flg. IT Systemer IT Kontrakten omfatter flg. aftaleelementer IT Kontrakten gælder flg. snitfladerelationer Her kan du vælge et eller flere systemer blandt de systemer som er taget i anvendelse i kommunen. Her kan du vælge et eller flere aftaleelementer som kontrakten omfatter. Her kan du vælge en eller flere relationer System-til-snitflade. Feltet Snitflade viser de snitflader som det valgte IT-System udstiller. Der er mere hjælp at hente om registrering af snitflader i en særskilt vejledning om anvendelse af snitflader. Aftalefrister Anskaffelse Overtagelsesprøver Betalingsmilepæle Aftalefrister Varighed Option forlæng Antal brugte optioner Uopsigelig til Opsigelse Kontrakten opsagt Opsigelsesfrist Løbende Inden udgangen af Du kan oprette en eller flere overtagelsesprøver. Vælg hvilken type overtagelsesprøve, hvornår prøven forventes at blive gennemført, samt hvornår prøven er godkendt. Du kan oprette en eller flere betalingsmilepæle. Skriv hvilken betalingsmilepæl det er, hvornår betalingen forventes at falde samt hvornår den er godkendt. Skriv enten antal år og måneder for kontraktens varighed eller afkryds Løbende. Vælg hvilke muligheder der er for forlængelse af kontrakten. Vælg hvor mange af forlængelsesoptionerne der er brugt. Vælg dato Vælg dato Vælg antal måneder Vælg varighed Vælg varighed 4 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk
Betalingsmodel Driftsvederlag påbegyndt Betalingsfrekvens Betalingsmodel Prisregulering Vælg dato Økonomi I afsnittet Økonomi kan du registrere eksterne og interne betalinger. Bemærk at du kan skjule dette faneblad ved at vælge lokal på fanebladet offentlig/lokal: 5 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk
Kontraktroller I afsnittet kontraktroller tilknytter du personer (KITOS-brugere) til konkrete roller. I listen med kontraktroller fremgår også, om rollen giver skriverettigheder til kontrakten. Hierarki Øverst kan du se et hierarkisk overblik over kontraktens sammenhæng med andre kontrakter. Nederst kan du vælge om kontrakten evt. skal tilknyttes en overordnet kontrakt. Advis Se særskilt vejledning om advis-funktionen. Referencer Se særskilt vejledning om referencer. Husk at du altid kan klikke på hjælpe-ikonet, hvis der er noget, som du bliver i tvivl om undervejs! 6 OS2KITOS Sekretariatet: info@kitos.dk - Følg os på Yammer og www.kitos.dk