Udsend boligtilbud til boligsøgende på ventelisten

Transkript

1 Udsend boligtilbud til boligsøgende på ventelisten 1

2 Denne vejledning Sådan opretter og udsender du et boligtilbud til boligsøgende på en venteliste. Sidst i dokumentet finder du en vejledning til at svare på boligtilbud på vegne af den boligsøgende. Ledige boliger For at oprette og udsende et boligtilbud til boligsøgende på ventelisten, skal du finde de aktuelt ledige boliger. Fra forsiden/min side finder du i den første boks et link til oversigten over, hvilke boliger, der aktuelt er angivet som ledige. 2

3 Du kan også finde listen over boliger under punktet Ejendomsadministration, hvor du klikker på Boliger. På listen kan du markere Vis kun ledige boliger, så du får overblik over alle de ledige boliger, der kan sendes i tilbud til de boligsøgende på ventelisten. Klik på Opret tilbud. 3

4 Først udvælges boligsøgende fra ventelisten, som skal modtage boligtilbuddet. Klik på knappen Tilføj modtagere. Ønsker du at se alle boligsøgende, der er tilknyttet din profil som udlejer, skal du fjerne hakket ud for Vis kun boligsøgende på ventelisten. 4

5 Ønsker du at se alle boligsøgende på ventelisten til netop denne bolig, det vil sige både aktive og passive boligsøgende, skal du fjerne hakket ud for Vis kun aktive boligsøgende. I listen vælges boligsøgende ved at klikke i den lille boks til venstre for den boligsøgendes navn. Antallet af boligsøgende du vælger, tælles sammen og vises i bunden af skærmbilledet. Listen er som standard sorteret, sådan at boligsøgende med flest point står øverst. Klik på en kolonneoverskrift for at sortere efter en anden kolonne. Du har også mulighed for at søge på navn og ansøgernummer, ligesom du kan vælge også at få vist passive boligsøgende på ventelisten ved at fjerne hakket i boksen Vis kun aktive boligsøgende. Når de relevante boligsøgende er valgt, klikker du på knappen Tilføj X valgte og luk, som du finder nederst på listen. 5

6 De valgte boligsøgende vises nu i selve tilbuddet. Vælg fanen Tilbud for at indtaste teksten i tilbuddet. 6

7 På fanebladet for Tilbud, indtastes tekst om henholdsvis boligen og fremvisning af boligen. 7

8 Til højre på siden er det vigtigt at udfylde datoen for svarfrist, det vil sige den sidste dag, hvor modtageren kan acceptere eller afvise tilbuddet. Under tilbudsteksterne vises en oversigt over boligens økonomiske forhold. Er beløbene indtastet på boligen overføres de automatisk. I modsat fald kan de indtastes manuelt. 8

9 Kontraktforhold Nederst på tilbudssiden kan du specificere kontraktforhold for boligen. Bemærk venligst; har du valgt en Findbolig.nu-løsning med integration til UB4, vil felterne være udfyldt fra UB4 og kan derfor ikke ændres. Overtagelsesstand Her kan du vælge mellem Nyistandsat Som beset Modernisering Vælg mellem Ikke moderniseret Delvist moderniseret ( 5.1) Totalmoderniseret ( 5.2) Byfornyet Huslejen fastsættes Omkostningsbestemt Efter det lejedes værdi Efter markedslejen If. lov om støtte til private ungdomsboliger Balanceleje Udsend tilbuddet Når alle relevante informationer er angivet i tilbuddet kan du enten: 1. klikke Gem og luk for at udsende tilbuddet på et senere tidspunkt 2. klikke Udsend tilbud for at sende tilbuddet til de boligsøgende, der er udvalgt fra ventelisten. Tilbuddet er nu sendt til de boligsøgende, og de finder det på Min side under Ventelisteboliger og Mine tilbud, mens en meddelelse om tilbuddet også er sendt til den boligsøgendes Min side under Meddelelser. 9

10 Afhængig af, hvad den boligsøgende har valgt for sin profil, vil han også blive adviseret på eller SMS. Som udgangspunkt bliver alle boligsøgende adviseret på ind til de eventuelt ændrer deres profilopsætning. Flettefil til tilbudsbreve Nogle boligsøgende kan være angivet til at modtage brev, fordi de ikke har en e- mail-adresse, hvor tilbuddet kan sendes til. Er nogle af modtagerne af boligtilbuddet angivet til at modtage tilbuddet per brev, vises det i listen over modtagere. Du kan se, hvilke boligsøgende, der skal modtage brev, når de er tilføjet, og når tilbuddet er gemt eller udsendt. Når tilbuddet udsendes, åbner et vindue, Hent flettefil. Klik på linket Download flettefil. 10

11 Gem filen på din computer den er oprindeligt navngivet Offers.csv. I filen finder du alle oplysningerne om de boligsøgende, der skal have brev, og om boligen. De relevante felter anvendes til at brevflette, eventuelt med en skabelon. Husk at tilføje svarfrist og de muligheder, den boligsøgende har for at besvare tilbuddet. Svar på brevtilbud Den boligsøgendes svar skal registreres på dennes brugerprofil. Er der mange besvarelser, kan besvarelserne med fordel besvares via tilbuddet. Find tilbuddet fx via boksen på Min side. På forsiden af tilbuddet er alle modtagerne af tilbuddet listet. 11

12 På tilbuddet foldes den boligsøgendes profil ud klik på linket Boligsøgende. Den boligsøgendes profil åbnes i et selvstændigt, nyt vindue. Vælg fanebladet Ventelisteboliger. 12

13 Vælg linket Se boligtilbud for at se det aktuelle tilbud som den boligsøgende. Besvar tilbuddet på vegne af den boligsøgende via de grønne knapper til højre. Ja den boligsøgende accepterer at komme i betragtning. Nej den boligsøgende er ikke interesseret i boligen. 13