Notatark Valgregler for Ældrerådsvalg i 2017 1. marts 2017 - Sagsnr. 16/4697 1 Hjemmel I henhold til 32 i om lov om retssikkerhed og administration på det sociale område skal kommunalbestyrelsen sørger for, at der afholdes valg til Ældrerådet mindst hvert fjerde år, og fastsætter i samarbejde med Ældrerådet regler for, hvordan valget skal afholdes. 2 Valgret og valgbarhed Stk. 1. Enhver, der har fast bopæl i kommunen, og som på skæringsdagen for valglistens retsvirkning er fyldt 60 år, har valgret og valgbarhed til Ældrerådet. Stk. 2. Ingen kan udøve valgret eller kandidere til valget uden at være optaget på valglisten. Stk. 3. Personer, der kan stemme til Ældrerådsvalg, har hver en stemme. 3 Valgsekretariatets opgaver Stk. 1. Ved valg til Ældrerådet varetager valgsekretariatet følgende opgaver (iht. Tidsplan for afholdelse af Ældrerådsvalg i 2017 og aftale om hybridvalg med Assembly Voting): Står for officielle annoncering af både kandidatur og selve valget samt øvrige bekendtgørelser om valget i dagblade/ugeaviser, hjemmeside, facebook mv. Udarbejder nødvendigt materiale vedrørende anmeldelse af kandidater (sker via kandidatmodul fra Assembly Voting) samt andre nødvendige valgmeddelelser og valgmateriale. Udarbejder valglister og udsender valgmateriale samt bekendtgør udsendelsen af valgmaterialet. Nedsættelse af valgbestyrelse Træffer beslutning om alle foranstaltninger af praktisk natur vedrørende valgets afholdelse. Fastsætter frist for kandidatanmeldelse (dato og klokkeslæt). Fastsætter skæringsdato for valglistens retsvirkning. Fastsætter seneste dato for udsendelse af valgmateriale og mulighed for at stemme elektronisk Fastsætter seneste frist (dato og klokkeslæt) for indlevering af stemmeseddel og elektronisk afgivet stemme Fastsætter dato af valgets opgørelse Fører tilsyn med valghandlingen. Senior- og Socialforvaltningen Senioradministrationen Domhusgade 22 6000 Kolding Brian Vad 79 79 72 03 40 35 55 52 brva@kolding.dk
4 Valgbestyrelsen Stk. 1. Valgbestyrelsen udgøres af op til 3 medlemmer udpeget blandt de af Ældrerådets nuværende medlemmer, som ikke genopstiller samt valgkoordinatoren. (Såfremt alle genopstiller til Ældrerådet udpeges øvrigt administrativt personale til valgbestyrelsen). Stk. 2. Valgkoordinatoren er formand for valgbestyrelsen. Stk. 3. Valgbestyrelsens opgaver er følgende: Godkender anmeldelser af kandidater via kandidatmodulet Foretager beholdningskontrol såvel brevstemmer som elektroniske stemmer. Afgør en stemmeseddels gyldighed. Forestår opgørelsen af valget. Underretter kandidater fordelt på valgte medlemmer og stedfortrædere om valgets udfald. Bekendtgør valgets resultat i de stedlige dagblade/ugeaviser, hjemmeside mv. 5 Valgliste Stk. 1. Forud for valget til Ældrerådet udarbejdes en valgliste, hvorpå optages enhver vælger, der opfylder betingelserne for at deltage i valget. Stk. 2. Valglisten er i elektronisk format. Stk. 3. Valglisten udarbejdes på grundlag af oplysningerne i Det Centrale Personregister (DPR) pr. den fastsatte skæringsdato for valglistens retsvirkning. Stk. 4. Ved datoen for valglistens retsvirkning forstås, at alene personer, som opfylder betingelserne for deltagelse i valget pr. denne dato, optages på valglisten. Stk. 5. Personer, som i perioden fra valglistens skæringsdato til seneste frist for indlevering af stemmeseddel, opfylder betingelserne for at blive optaget på valglisten er af valgtekniske årsager udelukket fra at deltage i valget. Stk. 6. Valgsekretariatet bemyndiges til at berigtige alle dokumenterede fejl og mangler ved valglistens udarbejdelse indtil fristen for indlevering/afgivelse af stemmer er indtrådt. 6 Kandidatanmeldelser Stk. 1. De, der opstiller til valg, opføres på en kandidatanmeldelse via et kandidatmodul. Valgsekretariatet kan hjælpe med udfyldelse af formular i kandidatmodulet. Side 2
Stk. 2. Kandidatanmeldelser til valget skal være afleveret til valgsekretariatet inden seneste frist for indlevering. Stk. 3. Den, der indleverer en kandidatanmeldelse, har ret til at få kvittering for indlevering med angivelse af tidspunktet ved henvendelse til valgsekretariatet. Stk. 4. Kandidatanmeldelsen skal indeholde oplysning om kandidatens personnummer, fulde navn og bopæl. Stk. 5. Hvis kandidaten ikke ønsker sig anført med sit fulde navn, skal det angives, hvordan navnet ønskes anført. Kandidatens efternavn eller mellemnavn samt mindst et fornavn eller forbogstav skal altid anføres. Kun mellem- og efternavne, som kandidaten er berettiget til at føre efter navneloven, eller mellemnavne, som er anmeldt til CPR-registret, kan anføres på stemmesedlen. I stedet for fornavnet kan anføres et kaldenavn, der er afledt af fornavnet. Stk. 6. Hver kandidat skal uploade eller aflevere et digitalfoto ud fra fastsatte specifikationer og beskrive tidligere hverv og interesseområder, samt beskrive, hvad vedkommende især vil arbejde for i Ældrerådet med højest 300 anslag til pjecen og 1000 anslag til valghjemmesiden. Stk. 7. Valgbestyrelsen godkender de anmeldte kandidater. Stk. 8. I tilfælde der efter fristens udløb for opstilling som kandidat, ikke er opstillet de nødvendige kandidater, kan valgbestyrelsen beslutte hvilke tiltag der skal iværksættes til at få flere kandidater. Er der ikke 4 uger før valgdagen opstillet de nødvendige antal kandidater, kan valgsekretariatet i samråd med det siddende Ældreråd beslutte at aflyse valget og afholde fredsvalg. Alle opstillede kandidater vil herefter være valgt. 7 Kandidatoversigt Stk. 1. Ved en kandidatoversigt forstås en oversigt over alle godkendte kandidater i alfabetisk kolonnerækkefølge med efternavn først i henhold til 6, stk. 5 og CPR-registret. I tilfælde af behov for flere kolonner (elektronisk og annoncer) oplistes kandidaterne i kolonnerækkefølge i forhold til hvordan det grafisk/designmæssigt er mest hensigtsmæssigt. Side 3
8 Stemmesedlens form og indhold Stk. 1 Oplistningen af kandidater på papirstemmesedlen og elektronisk sker i henhold til 6 stk. 5 i kolonnerækkefølge. På den elektroniske stemmeseddel oplistes kandidaterne i kolonnerækkefølge i forhold til hvordan det grafisk/designmæssigt er mest hensigtsmæssigt. Stk. 2. Stemmeafgivning kan alene finde sted i det fastlagte tidsrum fra modtagelsen af en stemmeseddel til den frist for afgivning af stemme. Stk. 3. Valget afvikles gennem brev og elektronisk afstemning ved anvendelse af følgende brevstemmemateriale: Følgebrev med valgkode / vejledning (A4) 8-sidet A5 kandidatoversigt Stemmeseddel Forsendelseskuvert. Stemmeseddelkuvert m. stregkode Stk. 4. Proceduren for den elektroniske stemmeseddel og håndteringen af brevstemmeseddel er beskrevet i aftale om hybridvalg fra Assembly Voting. Stk. 5. I tilfælde af større fejl med den elektroniske afstemning (DDOS, strømnedbrud mv.) beslutter valgbestyrelsen om valget skal forlænges. 9 Opgørelse af afstemning Stk. 1. Valgsekretariatet fastsætter dato for valgets opgørelse. Stk. 2. Stemmeoptællingen af scannede brevstemmer og elektroniske stemmer opgøres af Assembly Voting som sender denne opgørelsen til valgsekretariatet Stk. 3. Det optælles hvor mange stemmer, der ved afstemningen er afgivet for hver af kandidaterne. Stk. 4. En stemme er afgivet for den kandidat indenfor hvis felt på stemmesedlen vælgeren har sat kryds. Stk. 5 Assembly Voting generer en valgbog med logfil over valgets tekniske gennemførelse. Side 4
10 Stemmesedler, som tages i betragtning ved valgets opgørelse Stk. 1. Valgbestyrelsen afgør alle spørgsmål om en stemmeseddels gyldighed på grundlag af de til enhver tid gældende regler for bedømmelse af stemmesedler i Lov om kommunale valg med de nødvendige tilpasninger. Stk. 2. Ved valgets opgørelse tages alene stemmer brev og elektronisk som er gyldige, som beskrevet i aftale om hybridvalg fra Assembly Voting. Stk. 3. En papirstemmeseddel er ugyldig, såfremt: Den er blank. Det ikke med sikkerhed kan afgøres, hvilken kandidat vælgeren har villet give sin stemme. Det må antages, at stemmesedlen ikke er tilvejebragt på korrekt vis. Der er givet stemmesedlen et særpræg. Stemmesedlen ikke er indlagt i stemmeseddelkuverten. Stk. 4. I tilfælde hvor der både er modtaget en elektronisk og en brevstemme fra samme person, vil den elektroniske stemme blive annulleret. Stk. 5. Der føres valgbog over, hvor mange stemmesedler de har anset for ugyldige og grundene hertil. 11 Opgørelse af valget Stk. 1. Valgbestyrelsen foretager opgørelsen af valget senest dagen efter sammenlægningen af de gyldige afgivne stemmer. Stk. 2. På grundlag af sammenlægningen af kandidaternes personlige stemmer opgøres det, hvem af kandidaterne der har opnået valg. Stk. 3. De 13 kandidater med flest personlige stemmer er valgt som medlemmer af Ældrerådet. Stk. 4. De 13 kandidater, hvis personlige stemmetal placerer dem på 14. 26. pladsen er valgt som stedfortrædere og indtræder i Ældrerådet i den valgte rækkefølge. Stk. 5. Ved stemmelighed blandt kandidaterne foretages lodtrækning af valgkoordinatoren. Stk. 6. En stedfortræder bliver medlem af rådet, hvis et medlem udtræder eller er forhindret i at varetage hvervet i mindst tre måneder. Når medlemmet genindtræder udtræder stedfortræderen. Side 5
12 Føring af valgbog I valgbogen indføres alle væsentlige forhold, som kan være af betydning ved vurdering af valgets gyldighed. Det påhviler valgbestyrelsens formand at drage omsorg for, at valgbogen føres. 13 Valgbreve Valgbestyrelsen underretter de valgte kandidater, fordelt på medlemmer og stedfortrædere om, at de er valgt. 14 Valgklager Stk. 1. Enhver vælger kan klage over valget. Klager skal indgives til valgsekretariatet senest ugedagen efter datoen for valgbestyrelsens kundgørelse af valgets resultat. Stk. 2. Klager afgøres på et møde, der afholdes snarest efter klagefristens udløb. Stk. 3. Seniorudvalget behandler klagesager efter indstilling fra Ældrerådet. Stk. 4. Hvis den endelige afgørelse af en klage over valget går ud på, at valget erklæres ugyldig, skal der snarest muligt afholdes omvalg. Ved omvalg kan kun de personer, der havde valgret og var optaget på valglisten på den almindelige valgdag, afgive stemme. Omvalg afholdes i øvrigt efter samme regler som til det almindelige valg. Stk. 5. Hvis den endelige afgørelse af en klage over valget går ud på, at et eller flere medlemmers valg erklæres ugyldigt, indtræder stedfortræder. Side 6