Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2012/2013 for det offentligt støttede boligbyggeri

Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2012/2013 for det offentligt støttede boligbyggeri 1. Lejerbo, Frederiksværk 2. Hundested almennyttige Boligselskab 3. Halsnæs Ny Boligselskab i PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret tner selskab, CVR-nr. 33 31 Strandvejen 44, Hellerup T: 3945 3945, F: 3945

Halsnæs Kommune Notat om det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret 2012/2013 for det offentligt støttede boligbyggeri Indhold Indledning 1-2 Grundlaget for tilsynet 3-5 Redegørelse for det udførte arbejde 6-12 Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer og ældreboliger 13-16 Konklusion 17-20 Afslutning 21 Bilag 1 - Lejerbo, Frederiksværk, regnskabsmæssigt tilsyn for 2012/2013 Bilag 2 - Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2012/2013 Bilag 3 - Halsnæs Ny Boligselskab, regnskabsmæssigt tilsyn for 2012/2013 Indledning 1 I henhold til almenboligloven skal kommunalbestyrelsen føre tilsyn med de almene boligorganisationer, der er beliggende i kommunen. 2 Efter aftale har vi varetaget det regnskabsmæssige tilsyn for regnskabsåret for 2012/2013 for almene boligorganisationer i Halsnæs Kommune. Vi har foretaget gennemgang af forelagte regnskaber og andet regnskabsmateriale for følgende boligselskaber: Lejerbo, Frederiksværk - boligorganisation og 8 afdelinger Hundested almennyttige Boligselskab - boligorganisation og 8 afdelinger samt afdeling for sideaktivitet Halsnæs Ny Boligselskab - boligorganisation og 10 afdelinger for tilsynet 3 Kommunalbestyrelsen skal føre tilsyn med almene boligorganisationer i henhold til følgende regelgrundlag: Bekendtgørelse nr. 1.023 af 21. august 2013 om lov om almene boliger Bekendtgørelse nr. 1.540 af 16. december 2013 om drift af almene boliger m.v. Vejledning nr. 4.130 af 27. december 1996 om drift af almene boliger m.v.

4 Tilsynet føres gennem et årligt regnskabstilsyn, kommunens lovbestemte godkendelse af en række økonomiske enkeltdispositioner, samt et teknisk tilsyn af den vedligeholdelsesmæssige tilstand. 5 notat omfatter alene det årlige regnskabstilsyn. Vi bemærker, at vi ikke har foretaget revision af foreliggende regnskaber, men har foretaget en gennemgang og vurdering i henhold til gældende bestemmelser om tilsynets udførelse. Redegørelse for det udførte arbejde 6 Det fremgår af kapitel 19 i bekendtgørelse om drift af almene boliger, at revisionen af en almen boligorganisation skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og i henhold til gældende revisionsinstruks. 7 Det fremgår specifikt, at revisor straks skal foretage indberetning til bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis revisor konstaterer uregelmæssigheder af væsentlig betydning for boligorganisationens eller en afdelings økonomiske drift, eller hvis revisor bliver opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning. Revisor skal ligeledes foretage indberetning til boligorganisationens bestyrelse og kommunalbestyrelsen, hvis der opstår usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen eller en afdeling kan overholde sine økonomiske forpligtelser. 8 Vi bemærker også, at der er krav om, at revisor skal føre revisionsprotokol, hvor det skal anføres, hvilke revisionsarbejder der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder forhold, hvor der er usikkerhed om, hvorvidt boligorganisationen har handlet i overensstemmelse med gældende regler. Specielt oplyses om revisors undersøgelse samt vurdering og konklusioner vedrørende boligorganisationens interne kontrol og registreringssystemer, boligorganisationens formål (navnlig om dispositioner udenfor formålet), sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. 9 Vores gennemgang har derfor taget udgangspunktet i boligselskabernes regnskaber for 2012/2013, inklusive revisionspåtegningen og de lovkrævede spørgeskemaer, samt foreliggende revisionsprotokollater for regnskabsåret. Samtidig har vi gennemgået bestyrelsens beretning for 2012/2013 og senest foreliggende styringsrapporter og referater fra styringsdialogmøder for de 3 boligorganisationer. 10 Ved vores gennemgang har vi indledningsvis haft fokus på eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på regnskaberne og eventulle væsentlige bemærkninger i revisionsprotokollatet. 11 Samtidig har ved gennemgang af regnskaber og det øvrige materiale foretaget vurdering af, om boligorganisationerne overholder faktuelle og lovgivningsmæssige regler, herunder konstatering af eventuelle væsentlige forhold i spørgeskemaet, organisationens henlæggelse til dispositionsfond og arbejdskapital, afdelingerne regnskabsmæssige behandling af underskud og størrelsen af henlæggelser. I forbindelse med vores gennemgang har vi også foretaget sammenholdelse med de registrerede oplysninger i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden.

12 Vi bemærker, at vi har fået oplyst, at revisorerne for pågældende almene boligorganisationer ikke har foretaget indberetning udover den ordinær kommunikation i revisionsprotokollaterne. Strukturering af gennemgang af de enkelte boligorganisationer 13 Redegørelsen for det regnskabsmæssige tilsyn for anførte almene boligorganisationer fremgår af vedlagte bilag 1-3. 14 Redegørelsen er struktureret på følgende vis: Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Øvrige forhold Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen 15 Efter aftale med kommunens administration, og i lighed med sidste år, har vi for hver enkelt bemærkning anført en given rating, der angiver vores vurdering af "graden af væsentlighed" af de givne forhold: A - Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at indkalde boligorganisationens bestyrelse til et snarligt møde for uddybning og redegørelse for nævnte forhold B - Der er konstateret et eller flere forhold, som byrådet bør reagere på ved at kræve yderligere skriftlig redegørelse fra boligorganisationens bestyrelse C - Boligorganisationens regnskaber kan tages til umiddelbar efterretning. De forhold, der måtte være, berettiger alene til optagelse på agendaen for næste styringsdialogmøde 16 Vi henviser til bilag 1-3 for vores bemærkninger til de nævnte boligorganisationer. Konklusion 17 Som det fremgår af bilag 1-3 foreslår vi, at kommunen tager regnskaberne og revisionsprotokollaterne for 2012/2013 til efterretning. 18 Vi har konstateret følgende væsentlige forhold, der rubriceres som rating A: Lejerbo, Frederiksværk, afdeling 135-0 Maglehøj: Negativ mellemregning, opsparet underskud og underfinansierede forbedringsarbejder Hundested almennyttige Boligselskab: Bemærkninger om dispositionsfondens finansielle beredskab Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5, Høje Tøpholm I og afdeling 28-11, Degnebakken: Bemærkninger om fortsat drift pwc

Vi har konstateret følgende forhold, der rubriceres som rating B: Lejerbo, Frederiksværk: Udvikling i dispositionsfond Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-3, Ullerupvænge og afdeling 28-11, Degnebakken: Afvikling af opsamlet underskud Hundested almennyttige Boligselskab, afdeling 28-5, Høje Tøpholm, afdeling 28-11, Degnebakken og afdeling 28-16, Bemærkninger om henlæggelser Halsnæs Ny Boligselskab, afdeling 2505 Bofællesskab Tømmerpladsvej, 2508 Elmegården i Melby, 2525 Troldehaven, 2530 Tsherningshave, 2531 Skovbrynet, 2532 Havlitvej og 2533 Serviceareal: Afvikling af resultatkonto Halsnæs Ny Boligselskab, afdeling 2505 Bofællesskab Tømmerpladsvej, 2506 Møllehaven og 2525 Troldehaven: Tilgodehavende i henhold til antenneregnskab 20 Endelig har vi følgende bemærkninger, der rubriceres som rating C: Lejerbo, Frederiksværk, afdeling 024-0, Prøvestenen, afdeling 135-0, Maglehøj og afdeling 787-0, Arresøpark: Bemærkninger om utilstrækkelige henlæggelser Lejerbo, Frederiksværk: Datering af regnskaber Halsnæs Ny Boligselskab, afdeling 2502 Lathyrushaven, 2506 Møllehaven og 2508 Elmegården i Melby: Bemærkninger om utilstrækkelige henlæggelser Afslutning 21 I henhold til revisorloven skal vi oplyse, at vi har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om. København, den 27. august 2014 asecoopers Revisionspartnerselskab Torben Jensen statsautoriseret revisor

Bilag Lejerbo, Frederiksværk, regnskabsmæssigt tilsyn for 2012/2013 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Regnskabet for boligorganisationen samt spørgeskema er revideret og påtegnet af revisor den 3. februar Regnskaberne for de 8 afdelinger bliver underskrevet i perioden fra 25. november 2013-13. januar 2014. Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med god for almene boligorganisationer som sammenligning stal i resultatopgørelsen for regnskabsåret 2012/2013 medtaget de godkendte resultatbudgetter for 2012/2013 og 2013/2014. Resultatbudgetterne har, som det fremgår af regnskabet, ikke været underlagt revision." Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med ringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisionspåtegning, negativ mellemregning, opsamlet underskud og underfinansierede forbed- - rating A Revisionspåtegningen for organisationen indeholder følgende supplerende oplysninger vedrørende forhold i regnskabet: "Afdeling 135-0 Maglehøj pr. 30. september 2013 negativ mellemregning med Lejerbo, Frederiksværk, 49, stk. 3 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. ikke forekomme eftersom der er i afdelingen. Opsamlet underskud i afdeling 135-0, Maglehøj forventes dækket ved kapitaltilførsel og underfinansierede forbedringsarbejder forventes dækket via støtte fra Landsbyggefonden."

Tilsvarende indeholder revisionspåtegningen for afdeling 135-0 Maglehøj følgende supplerende oplysninger: "Afdeling 135-0, Maglehøj har pr. 30. september 2013 negativ mellemregning med boligorganisationen Lejerbo, Frederiksværk, 49, stk. 3 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. ikke må forekomme eftersom der er svanskeligheder i afdelingen. Den negative mellemregning pr. 30.09.2013, kr. 8.566.384, forventes afviklet i takt med kapitaltilførsel Omtale af helhedsplan i note 18 bliver udbetalt, samt byggelån optages til mellemfinansiering af arbejderne." Vi har noteret følgende om den økonomiske situation pr. 30. september 2013 i afdeling 135-0 Maglehøj: Regnskaber for 2012/2013 udviser et underskud på DKK 577.297 Afdelingens akkumulerede underskud udgør DKK -12.946.832 Afdelingen har negativ mellemregning med boligorganisationen på DKK 8.566.514 Der er en samlet underfinansiering vedrørende forbedringsarbejder og bygningsskaderepå i alt DKK 17.643.640 Bestyrelsen anfører i årsberetningen, "af der ved regnskabsafslutning var 59 ledige lejemål. Boligerne er primært friholdt til genhusning, men 10-15 ledige lejemål skyldes udlejningsvanskeligheder. Den negative mellemregning pr. 30.09.2013, kr. 8.564.384, forventes afviklet i takt med kapitaltilførslen bliver udbetalt, samt byggelån optages til mellemfinansiering af arbejderne". Endvidere anføres det i årsberetningen, "at Lejerbo har tiltrådt Landsbyggefondens indstilling om et renoveringsprojekt i størrelsen ca. 179 mio. kr. støttede arbejder og ca. 40 mio. kr. ustøttede arbejder, som finansieres ved på i alt ca. 11 mio. kr. årligt, investeringstilskud på 11.180 t.kr. samt kapitaltilførsel på ca. 8 mio. kr. I Landsbyggefondens indstilling er det forudsat, at organisationens dispositionsfond bidrager årligt med ca. 1.190 t.kr. i huslejestøtte samt med ca. 2.545 t.kr. årligt i driftslån. Såfremt dispositionsfonden ikke er i stand til dette, overtager Landsbyggefonden forpligtelsen". Organisationens finansieringsandel til kapitaltilførslen er 1.6 mio. kr., hvilket finansieres ved lån fra administrationsorganisationen, Lejerbo. Herudover skal organisationen bidrag med et investeringstilskud på 2.8 mio. kr. som finansieres af dispositionsfonden og trækningsretten. Det skal bemærkes, at den endelige finansieringsplan endnu ikke er på plads.

Tilsyn: Vi er enige med revisor i relation til de supplerende oplysninger i revisionspåtegningerne. Såfremt Halsnæs Kommune ikke allerede har en redegørelse fra Landsbyggefonden og organisationen omkring finansieringsplanen, anbefales det der indhentes fornøden dokumentation herpå fra Landsbyggefonden. Det fremgår af bestyrelsens årsberetning at Landsbyggefonden overtager forpligtelsen for organisationens finansiering af huslejestøtte og driftslån såfremt dispositionsfonden ikke er i stand til denne finansiering. Vi skal anbefale, at kommunen indhenter fornøden dokumentation herfor, hvilket skal ses i lyset, af organisationens oversigt over udvikling i dispositionsfondens disponibel som fremgår af bestyrelsens årsberetning. Revisionspåtegning, ikke tilstrækkelige henlæ ggelser - rating C Revisionspåtegningen for 3 afdelinger indeholder følgende supplerende oplysninger vedrørende forhold i regnskabet: Afdeling 024-0, Prøvestenen "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. udgør kr. 77.175. Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til tab ved lejeledighed og fraflytninger. Driftspåvirkningen udgør kr. 16.089." Revisionspåtegning afdeling 135-0, Maglehøj "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til tab ved lejeledighed og fraflytning. Driftspåvirkningen udgør kr. 1.975.283." Revisionspåtegning afdeling 787-0, Arresøpark "Som det fremgår af resultatopgørelsen, er der ikke henlagt tilstrækkelige midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til istandsættelse ved fraflytning (A-ordning). Driftspåvirkningen udgør kr. 28.277." Bestyrelsen anfører i sin årsberetning, "at de kan oplyse, at henlæggelsen set over en årrække skønnes at være passende".

Tilsyn: Det fremgår af årsregnskaberne for afdeling 024-0, Prøvestenen og afdeling 135-0, Maglehøj samt spørgeskemaets note 3, at henlæggelserne til tab ved lejeledighed og fraflytning er forøget i forhold til budgetteret, hvorfor der således er henlagt i forhold til vurderede tabsgivende fordringer. Vi har noteret os, at der i seneste referat af styringsdialogmøde af 25. juni 2013 fremgår, at kommunen henstiller til, at visse af afdelingerne forøger henlæggelserne. Vi skal anbefale, at forholdet med tilstrækkelige henlæggelser igen bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 15. februar 2014. Bortset fra ovenstående bemærkninger om forholdene, der fremgår af revisionspåtegningerne giver revisionsprotokollatet ikke anledning til bemærkninger. Øvrige forhold Udvikling dispositionsfond - rating B Boligorganisationens disponible dispositionsfond udgør pr. 30. september 2013 i alt DKK 386.776 svarende til DKK 669 pr. lejemålsenhed. I henhold til driftsbekendtgørelsen skal der ske bidrag fra afdelingerne til dispositionsfonden når denne udgør under udgøre DKK 4.460 pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen har i sin årsberetning medtaget en oversigt over udviklingen i dispositionsfondens disponible saldo frem til år 2021/2022. Heraf fremgår, at dispositionsfondens disponible saldo fra år 2013/2014 indtil år 2020/2021 vil være negativ. Bestyrelsen anfører ikke yderligere i relation til forventede tiltag i forhold til den negative udvikling i dispositionsfondens disponible saldo. Forholdet ses ikke at være omtalt i revisionsprotokollatet. Udviklingen af dispositionsfonden skal ses i forhold til bemærkningerne vedrørende afdeling 135-0, Maglehøj. Tilsyn: Vi skal anbefale, at Halsnæs Kommune påser, at bestyrelsen sikrer en forsvarlig udvikling i dispositionsfonden, samtidig med, at det boligorganisationens forpligtelser i forbindelse med sager i afdeling 135-0, Maglehøj skal afklares.

Datering af regnskaber - rating C: Vi har konstateret, at bestyrelsens påtegning samt øverste myndigheds datering af de enkelte regnskaber er forskellig fra i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Tilsyn: Vi skal foreslå, at det på næste styringsdialogmøde præciseres, at der skal være overensstemmelse mellem datering i regnskaberne og i regnskabsdatabasen hos Landsbyggefonden. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med Lejerbo Frederiksværk, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2012/2013, har byrådet taget regnskaberne for selskabet og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning, men: o at der på grund af det forbehold, som revisor tager omkring afdeling 135-0 høj, til stadighed føres en udvidet dialog mellem boligorganisation og byrådet, og at enhver væsentlig ændring i nuværende forhold meddeles Halsnæs Kommune i middelbar forlængelse af hændelse, herunder også udvikling i forhold til Landsbyggefondens behandling af støtteansøgninger. o At der tages kontakt til boligselskabet i forhold til redegørelse for udvikling af dispositionsfondens disponible saldo. samt under forudsætning af, at bestyrelsen for boligselskabet sikrer: o at der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser

Bilag 2 Hundested almennyttige Boligselskab, regnskabsmæssigt for 2012/2013 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Regnskabet for boligorganisationen samt spørgeskema er revideret og påtegnet af revisor den 30. september 2013. Regnskaberne for de 8 afdelinger bliver underskrevet den 30. september 2013. Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende supplerende oplysninger: Revisionspåtegning, budgetter: Revisionspåtegningerne for organisationen, henholdsvis afdelingerne, indeholder en supplerende oplysning vedrørende forståelsen af revisionen: "Boligorganisationen/afdelingen har i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationer regnskabsaflæggelse som sammenligningstal i resultatopgørelsen medtaget godkendte budgetter. Budgetterne har, som det fremgår af regnskabet, ikke været underlagt revision." Tilsyn: Da den supplerende oplysning er af faktuel karakter og i overensstemmelse med ringsbekendtgørelsen for revisorer giver dette ikke anledning til bemærkninger, hvorfor der ikke foretages yderligere. Revisor har i forbindelse med påtegning af regnskaberne afgivet følgende forbehold: Revisionspåtegning boligorganisation - rating A "Boligorganisationens egenkapital er indregnet med 3.3 mio. kr. 1.4 mio. kr. bundet i indskud i Yderligere gælder, at boligorganisationen har udlånt 1.1 mio. kr. til den underskudsramte afdeling Degnebakken. følge det anførte om Dispositionsfondens disponible del, i alt 3.4 mio. kr., ikke for et reelt finansielt beredskab, idet dette alene vil være til stede, såfremt den samlede egenkapital er likviditetsmæssig positiv". Revisor bemærker, at de har taget forbehold for dispositionsfondens finansielle beredskab i deres revisionspåtegning på boligorganisationens årsregnskab også for 2012/2013. Revisor supplerer i protokollen under deres kommentarer til den udførte revision, at bestyrelsen på mødet den 19. januar 2012 besluttede at yde et lån på 2 mio. kr. på særlige vilkår til afdeling Høje Tøpholm I som led i gennemførslen af afdelingens helhedsplan for økonomisk genopretning. Boligorganisationen har tidligere optaget et lån hos DAB med henblik på blandt andet finansiering af boligorganisationens arbejdskapital. Lånets restsaldo fremgår af regnskabets konto 812. DAB har 10

vedrørende lånemellemværendet afgivet tilbagetrædelseserklæring over for boligorganisationens gæld til afdelinger På den baggrund vurderer revisor, at der er den fornødne sikkerhed for afdelingens midler. Tilsyn: Vi er enig i revisors forbehold for dispositionsfondens finansielle beredskab. Det mangler anført, at der er udlån på TDKK 1.1 til den underskudsramte afdeling 28-11 Degnebakken. Vi skal henvise til efterstående forbehold afgivet i forhold til regnskabet for henholdsvis afdeling 28-5 Høje Tøpholm I samt afdeling 28-11 Degnebakken. Revisionspåtegning afdeling Høje Tøpholm I - rating A "Afdelingen for 2012/13 realiseret et underskud på kr., hvorefter afdelingens akkumulerede underskud andrager Underskuddet kan i væsentlig omfang henføres til renteudgifter vedrørende morarenter angående prioritetsydelser samt udgifter vedrørende tab på fraflyttere. Efter det oplyste skyldes den relative store sfrekvens, og de dermed afledede tab i væsentlig grad kombinationen af afdelings beliggenhed, den indvendige vedligeholdelsesmæssige stand samt det aktuelle lejeniveau. Den anstrengte økonomiske situation har endvidere medført, at afdelingen ikke har haft mulighed for at betalte prioritetsydelser til kreditforeningen rettidigt pr. juni 2013, hvorfor overforfaldne skyldige prioritetsydelser udgør 19.823.059 kr. Med baggrund i foranstående oplyser administrator på vores forespørgsel, at der i regnskabet anførte budget for 2013/2014 ikke er realistisk; men blot udtrykker en gentagelse af budgettet for 2010/2011. Administrator vurderer, at et realistisk vil indebære en huslejestigning på mindst 24 procent. Da afdelingens økonomiske jf. foranstående er uholdbar har administrator i samarbejde med boligorganisationen i indeværende regnskabsår afsluttet arbejdet med udarbejdelse af ajourført helhedsplan (skema for afdelingen, der skal danne grundlag for ansøgning om økonomisk støtte til genopretning af afdelingens økonomi samt bygningsmæssige renoveringer omfattende blandt andet delvis nedrivning af afdelingens bygninger. Sidstnævnte kræver ministeriel godkendelse, hvilket endnu ikke er modtaget. Kommunen og Landsbyggefonden har givet tilsagn om økonomisk støtte under betingelse af blandt andet foranstående ministerielle godkendelse. Da endelige tilsagn om økonomisk støtte således endnu ikke foreligger, tager forbehold herfor. I henhold til revisionsinstruksen skal revisor påse, at afdelingens indtægter og udgifter er i balance. Med baggrund i foranstående vurderer vi, at afdelingen uden ekstern driftsstøtvil realisere betydelige underskud. Vi vurderer endvidere, at afde-

ikke ved egen drift vil kunne inddække de forventede underskud, idet forøget husleje må forventes at resultere i forøget lejeledighed ligesom det vurderes, at der uden ekstern driftsstøtte/finansieringsstøtte er en betydelig for, at afdeling en fortsat ikke vil være i stand til at indfri sine gældsforpligtelser fuldt ud i takt med, at disse forfalder til betaling, hvorfor vi tager forbehold herfor." Revisor supplerer i protokollen under deres kommentarer til den udførte revision, at gennemførsel af en lejestigning anses af administrator for behæftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrædes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndigheden. Følgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balanceprincippet. Vedrørende den økonomiske situation anfører revisor, at administrator i samarbejde med boligorganisationen i indeværende regnskabsår har afsluttet arbejdet med udarbejdelse af ajourført helhedsplan for afdelingen. Helhedsplanen omfatter blandt andet delvis nedrivning af afdelingens bygninger. Sidstnævnte kræver ministeriel godkendelse, hvilket endnu ikke er modtaget. Som følge heraf har revisor taget forbehold i revisionspåtegningen. Tilsyn: Vi er enige i revisors forbehold. Det skal dog bemærkes, at der ved skrivelse af 25. februar 2014 fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er godkendt den ansøgte nedrivning af 98 almene familieboliger. Revisionspåtegning afdeling 28-11. Degnebakken - rating A "Afdelingen for 2012/13 realiseret et underskud på 45.569 kr., hvorefter afdelingens akkumulerede underskud andrager 2.519.693 kr. Underskuddet kan i væsentligt omfang henføres til udgifter vedrørende tab på fraflyttere. På vores forespørgsel oplyser administrator, at den relative store fraflytningsfrekvens, og de dermed afledede tab i væsentlig grad skyldes kombinationen af afdelingens beliggenhed og det aktuelle lejeniveau. Samlet indebærer dette blandt andet, at afdelingen ordinært er ramt af lejeledighed. I indeværende år er lejeledighedsudgiften ekstraordinært nedbragt følge af sbehovet i området. Den anstrengte økonomiske situation har endvidere medført, at afdelingen ikke har haft mulighed for at betale prioritetsydelser til kreditforeningen rettidigt pr. juni 2013, hvor overforfaldne skyldige prioritetsydelser udgør kr. Med baggrund i foranstående oplyser administrator på vores forespørgsel, at det i regnskabet anførte budget for 2013/2014 ikke er realistisk; men blot udtrykker en gentagelse af budgettet for 2010/2011. Administrator vurderer, at et realistisk vil indebære en huslejestigning på mindst 30 procent. Da afdelingens økonomiske jf. foranstående er uholdbar oplyser administrator supplerende, at afdeling en forventes omfattet af hvor ind-

går lejenedsættelse samt et delvis frasalg af ejendom. Hertil kommer, at afdelingens bygningsmæssige jf. det oplyste er uholdbar, hvorfor administrator i samarbejde med boligorganisationen i tilknytning til driftsstøttesagen har udarbejdet en tilstandsrapport for afdelingen med henblik på ansøgning om Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansøgningerne om økonomisk støtte. I henhold til revisionsinstruksen skal revisor påse, at afdelingens indtægter og udgifter er i balance. Med baggrund foranstående vurderer vi, at afdelingen uden støttetiltag fortsat vil realiserer ikke uvæsentlige underskud. Vi vurderer endvidere, at afdelingen ikke ved egen drift vil kunne inddække de forventede underskud, idet en forøget husleje forventes at resultere i forøget lejeledighed ligesom det vurderes, at der uden støttetiltag er en betydelig risikofor, at afdelingen fortsat ikke vil i stand til at indfri sine gældsforpligtelser fuldt ud i takt med, at disse forfalder til betaling, hvorfor vi tager forbehold herfor. Årsregnskabet er i lighed med sidste år aflagt i henhold til regnskabsprincippet om fortsat drift. Dette forudsætter, at den fornødne likviditet er til stede. Da ansøgningerne om økonomisk støtte endnu ikke er realitetsbehandlet af Landsbyggefonden kan vi ikke vurdere i hvilket omfang økonomisk støtte kan forventes modtaget hvorfor vi tager forbehold for det anvendte regnskabsprincip." Revisor supplerer i protokollen under kommentarer til den udførte revision, at afdelingen ordinært er ramt af lejeledighed. I indeværende regnskabsår er lejeledighedsudgiften ekstraordinært nedbragt som følge af genhusningsbehovet i området. Revisor supplerer endvidere, at gennemførsel af en anses af administrator for behæftet med betydelig risiko for lejeledighed, en vurdering som efter det oplyste tiltrædes af boligorganisationens bestyrelse samt af tilsynsmyndigheden. Følgelig har tilsynsmyndigheden godkendt en midlertidig fravigelse af balanceprincippet. Revisor anfører, at administrator oplyser, at Landsbyggefonden endnu ikke har kunnet imødekomme afdelingens ansøgning om økonomisk huslejestøtte som følge af fondens begrænsede økonomiske midler. Støttesagen vil efter det oplyste i stedet gennemføres som driftsstøttesag, hvor der fortsat indgår lejenedsættelse samt et delvist frasalg af afdelingens ejendom. Et delvist frasalg afdelingens ejendom fordrer ministeriel godkendelse, hvilket er modtaget ved skrivelse af 17. februar 2009. Landsbyggefonden har efter det oplyste endnu ikke realitetsbehandlet ansøgningerne om økonomisk støtte. På revisors forespørgsel oplyser administrator, at boligorganisationens udlån til afdelingen er utilsigtet og forventes nedbragt i regnskabsåret 2013/14.

Tilsyn: Vi er enige i revisor forbehold og vurderer, at afdelingens økonomiske situation er yderest risikobetonet set i forhold til de garantistillelser som Halsnæs Kommune har overfor afdelingen. Dette vurderes på baggrund af, at ansøgning om økonomisk støtte endnu ikke er realitetsbehandlet af Landsbyggefonden, og der derfor ikke foreligger afklaring i hvilket omfang der kan opnås økonomisk støtte. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 30. september 2013. Protokollatet giver anledning til følgende bemærkninger. Afvikling af resultatkonto - rating B Afdeling 28-5 Høje Tøpholm I har som led i retablering af afdelingens økonomi modtaget kommunal tilladelse til at afvikle akkumuleret underskudssaldo over en 10-årig periode. Protokollatet giver ikke anledning til øvrige væsentlige bemærkninger. Øvrige forhold Afvikling af resultatkonto - rating B I afdeling 28-3 Ullerupvænge udgør det opsamlede underskud pr. 30. juni 2012 TDKK budgettet for 2013/2014 fremgår en afvikling på TDKK 30. I afdeling 28-11 Degnebakken udgør det opsamlede underskud pr. 30. juni 2012 TDKK budgettet for 2013/2014 fremgår en afvikling på TDKK15. I henhold til gældende bekendtgørelse skal opsamlede driftsunderskud afvikles over højst tre år. Skønnes det det påkrævet for boligernes videreførelse, kan en negativ saldo dog afvikles over højst 10 år. Forholdene er ikke omtalt i bestyrelsens årsberetning eller i revisionsprotokollatet. Tilsyn: Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre en afvikling af opsamlede underskud i overensstemmelse med bekendtgørelsen. 14

Henlæggelse - rating B: Afdeling 28-5 Høje Tøpholm I henlæggelser er illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler kan nødvendiggøre supplerende lånefinansiering. Afdelingen 28-11 Degnebakken forbedringsarbejder samt akkumulerede underskud er ved årets udgang finansieret blandt andet af afdelingens henlagte midler samt låneoptagelse i boligorganisationen. Dette indebærer, at afdelingens henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er delvist illikvide, hvorfor akutte behov for anvendelse af henlæggelsesmidler efter deres formål kan nødvendiggøre lånefinansiering. Vi har noteret os, at henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser i afdeling 28-5 Høje Tøpholm I samt afdeling 28-11 Degnebakken er begrænset. Henlæggelserne udgør ifølge udtræk fra Landsbyggefondens database henholdsvis 182 kr. pr. m 2 samt 213 kr. pr. Vi har endvidere noteret os, at det af spørgeskemaet fremgår at henlæggelser til tab ved fraflytning i afdeling 28-5 Høje Tøpholm I vurderes som utilstrækkelige. I noten til spørgeskema anføres, at det forventes at nedrivningen af 98 boliger vil have en positiv effekt på antallet af fraflytninger. Afdelingen 28-11 Degnebakken henlæggelser til tab ved fraflytninger vurderes som værende utilstrækkelige til at dække de forventede tab på tilgodehavender ved fraflytning pr. 30. juni 2013. Forholdet vurderes dog, af revisor, ikke at have væsentlig betydning ved bedømmelse af afdelingens økonomi. I afdeling 28-5 Høje Tøpholm I har vi konstateret at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning er utilstrækkelige, idet henlæggelsen hertil pr. 30. juni udgør DKK o. Der er budgetteret med en henlæggelse i 2013/2014 på DKK 152.000 samt et budgettet forbrug på konto 117 på DKK 170.000. Grundet utilstrækkelige henlæggelser i indeværende regnskabsår har der været en negativ driftspåvirkning på DKK 101.330. Forholdet er ikke omtalt i spørgeskema eller revisionsprotokollat. I afdeling 28-11 Degnebakken har vi konstateret at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning er utilstrækkelige, idet henlæggelsen hertil pr. 30. juni udgør DKK o. Der er budgetteret med en henlæggelse i 2013/2014 på DKK 30.000 samt et budgettet forbrug på konto 117 på DKK 70.000. Grundet utilstrækkelige henlæggelser i indeværende regnskabsår har der været en negativ driftspåvirkning på DKK 97.537. Forholdet er ikke omtalt i spørgeskema eller revisionsprotokollat. I afdeling 28-16 Isefjordparken har vi konstateret at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning er utilstrækkelige, idet henlæggelsen hertil pr. 30. juni udgør DKK o. Der er budgetteret med en henlæggelse i 2013/2014 på DKK 40.000 samt et budgettet forbrug på konto 117 på DKK 40.000. Udgifter til istandsættelse har dog i regnskabet for 2011/12 udgjort DKK 59.942 og for 2012/2013 15

udgjort DKK 102.479. Grundet utilstrækkelige henlæggelser i indeværende regnskabsår har der været en negativ på DKK 75.479. Forholdet er ikke omtalt i spørgeskema eller revisionsprotokollat. Tilsyn: Vi skal anbefale, at forholdet særskilt bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. Vi skal endvidere anbefale, at organisationens bestyrelse samt revisor foretager en vurdering af henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning i forbindelse med udarbejdelse af spørgeskema samt revisionsprotokollat. I relation til afdelingens illikvide henlæggelser skal bemærkes, at i henhold vejledning om drift af almene bolig er det, af hensyn til midlernes likviditet, en ufravigelig forudsætning, at der en modsvarende trækningsret i bank, sparekasse eller lignende, eller at den fornødne likviditet er sikret på anden vis. Vi skal anbefale, at bestyrelse og revisor påser, at den fornødne likviditet er sikret, samt at forholdet beskrives i deres rapportering. Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn med boligselskabet, herunder gennemgang af regnskaberne og revisionsprotokollatet for 2012/2013, har byrådet taget regnskabet for organisationen og afdelingerne samt revisionsprotokollatet til efterretning, men: o At der grundet af de forbehold, som revisor tager omkring såvel boligorganisation som afdelingerne 28-5 Høje Tøpholm I og afdeling 28-11 Degnebakken, til stadighed skal føres en udvidet dialog mellem boligorganisation og byrådet, og at enhver væsentlig ændring i nuværende forhold meddeles Halsnæs Kommune i umiddelbar forlængelse af hændelse, herunder også udviklingen i forhold til Landsbyggefondens behandling af indsendte ansøgninger omkring støtte muligheder. samt under forudsætning af, at bestyrelsen for boligselskabet sikrer: o at der fremadrettet bliver budgetteret med afvikling af opsamlede driftsunderskud i overensstemmelse med bekendtgørelsen o at der fremadrettet bliver budgetteret med tilstrækkelige henlæggelser til istandsættelse samt tab ved fraflytning fremadrettet samt at der foretages en vurdering af hvorvidt henlæggelserne ved istandsættelse ved fraflytning er tilstrækkelige og hvis relevant omtale forholdet i spørgeskemaet o at den fornødne likviditet er sikret i relation til afdelingernes illikvide henlæggelser

Bilag 3 Halsnæs Ny Boligselskab, regnskabsmæssigt for 2012/2013 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen Regnskabet for boligorganisationen samt spørgeskema er revideret og påtegnet af revisor den 14. oktober 2013. Regnskaberne for de 10 afdelinger bliver underskrevet i perioden fra 6. september 2013-21. september 2013. Revisionspåtegningen for organisationen og afdelingerne er uden forbehold eller supplerende oplysninger. Af revisors påtegning på årsregnskabet fremgår det, at revisionen ikke har omfattet de i årsregnskabet anførte budgettal, hvorfor de ikke udtrykker nogen revisionskonklusion herom. Væsentlige forhold i revisionsprotokollatet Revisionsprotokollatet er dateret af revisor den 14. oktober 2013. Protokollatet giver anledning til følgende bemærkninger. Afvikling af resultatkonto - rating B Revisor har følgende omtalte i revisionsprotokollen vedrørende resultatkonto, hvor det fremgår, at opsamlet resultat i afdeling 2505 Bofællesskab Tømmerpladsvej, 2508 Elmegården i Melby, 2530 Tsherningshave, 2531 Skovbrynet, 2532 Havlitvej og 2533 Serviceareal afviklet over de kommende 4 år. Revisor anfører for afdeling 2525 Troldehaven, at resultatkontoen pr. 30. juni 2013 vil blive indtægtsført over de kommende 3 år, men bemærker at der ikke er budgetteret med en indtægt i driftsregnskabet for 2013/2014. Revisor bemærker, at bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 66 stk. 3 foreskriver, at opsamlet resultatkonto som udgangspunkt skal budgetteres afviklet over højst 3 år uanset som kontoen er positiv eller negativ. Tilsyn: Vi er enige i revisors bemærkninger, at indeståender på afdelingernes resultatkonto skal budgetteres afviklet over højst 3 år. Bestyrelsen har ikke i årsberetningen omtalt forholdet. Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre en afvikling af indeståender i overensstemmelse med Antenneregnskab - rating B Revisor har følgende omtale i revisionsprotokollatet vedrørende tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet : 17

"Afdeling 2505 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet på kr. juni 2013. Tilgodehavendet er opstået i 2011/2012. Ifølge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne indenfor en kort årrække." "Afdeling 2506 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet på kr. 43.009 pr. juni 2013. Tilgodehavendet er opstået gennem flere regnskabsår. Ifølge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne indenfor en kort årrække." "Afdeling 2525 har et samlet tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet på kr. 50.471 pr. juni 2013. Tilgodehavendet er opstået gennem flere regnskabsår. Ifølge antennereglerne skal tilgodehavendet afregnes overfor lejerne indenfor en kort årrække." Tilsyn: Vi er enige i revisors bemærkninger. Bestyrelsen har ikke i årsberetningen omtalt forholdet. Vi skal anbefale kommunen, at bestyrelsen tilskrives at sikre at der sker afregning overfor lejere. Øvrige forhold Henlæggelse - rating C: Vi har noteret os, at der i seneste referat af styringsdialogmøde af 10. juni 2013 fremgår, at kommunen henstiller til, at afdeling 2502 Lathyrushaven, 2506 Møllehaven og 2508 Elmegården i Melby bør forøge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Bestyrelsen omtaler forholdet i årsberetningen og anfører, at økonomien i afdeling 2502 Lathyrushaven bør styrkes ved huslejeforhøjelser til dækning af øgede henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. For afdeling 2508 Elmegården i Melby anfører bestyrelsen i årsberetningen, at økonomien bør styreks ved huslejeforhøjelser til dækning af øgede henlæggeler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Afdelingen har dog udlejningsproblemer og bestyrelsen vurderer derfor, at større huslejeforhøjelser vil medføre yderligere Tilsyn: Vi er enige i konklusionen fra styringsdialogmødet og skal foreslå, at forholdet særskilt bliver taget på agendaen på næste styringsdialogmøde, eventuelt med en summarisk opgørelse af henlæggelserne pr. lejemålsenhed pr. afdeling, ud fra hvilke målsætningen kan konkretiseres og fastsættes. 18

Konklusion og forslag til byrådets kommunikation til bestyrelsen for organisationen Vores gennemgang og tilsyn har givet anledning til, at vi anbefaler byrådet, at det i skrivelse til boligselskabets bestyrelse meddeles følgende: I forbindelse med det økonomiske tilsyn Halsnæs Ny Boligselskab, herunder gennemgang af regnskabet og revisionsprotokollatet for 2012/2013, har byrådet taget regnskabet samt revisionsprotokollatet til efterretning under forudsætning af, at bestyrelsen for Halsnæs Ny Boligselskab sikrer: o o o at der fremadrettet bliver budgetteret med afvikling af indeståender på resultatkontoen i overensstemmelse med bekendtgørelsen at tilgodehavende hos lejerne via antenneregnskabet afregnes overfor lejerne at der henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser fremadrettet bliver forøget 19