4. Evaluering af lønhandlingsproces 2016 og udarbejdelse af kriterier til lønforhandling 2017 (35 min.)./. Sagsfremstilling

AARHUS UNIVERSITET Møde den: 23. juni 2016 kl. 9.00-11.00 2641-130 IT-Undervisningslokale Møde i LSU Økonomi og Bygninger Dagsorden Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Tanja Stride, Linda N.K. Rasmussen, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen 1. Godkendelse af dagsorden (5 min.) Dato: 16. juni 2016 2. Opfølgning på referater fra hhv. den 17. marts og den 23. maj 2016 (5 min.) Link til referat fra LSU den 17. marts 2016 Link til referat fra LSU/LAMU den 23. maj 2016 eftersendes Side 1/1 3. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Orientering om mødet i ASU den 22. juni 2016. Orientering om personale 4. Evaluering af lønhandlingsproces 2016 og udarbejdelse af kriterier til lønforhandling 2017 (35 min.)./. Sagsfremstilling 5. Arbejdstidsregler i Økonomi og Bygninger (15 min.) Fortolkning af arbejdstidsreglerne i Økonomi og Bygninger./. Arbejdstidsregler (konsekvensrettelse - Økonomi og Bygninger foretages senere) 6. Fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger (25 min.)./. Sagsfremstilling inkl. notat om fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger 7. Økonomi (20 min.)./. Budget og regnskabsmateriale 8. Forretningsorden for LSU (15 min.)./. Sagsfremstilling inkl. udkast til forretningsorden på baggrund af revideret skabelon fra HR 9. Eventuelt (5 min.)./. Årshjul til orientering rettelser fra LSU-mødet den 17. marts er indarbejdet. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V

AARHUS UNIVERSITET Dato: 25. maj 2016 Side 1/2 Sagsfremstilling Mødedato: 23. juni 2016 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X Evaluering af lønforhandlingsproces 2016 samt nye kriterier til brug for lønforhandling 2017 Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Det indstilles, at LSU i Økonomi og Bygninger forholder sig til følgende: forhandlingsforløbet den generelle udmelding af forhandlingsresultatet anvendelse af kriterierne nye kriterier til brug for 2017 Sagsfremstilling Der blev i Økonomi og Bygninger modtaget 49 ansøgninger fordelt på 7 tillidsrepræsentanter. Ud af de 49 ansøgninger blev der imødekommet lønforbedringer eller engangsvederlag til 27 personer. Der blev givet kvalifikationstillæg (inkl. omklassificeringer) til 19 personer og engangsvederlag til 8 personer. Puljen til fordeling i Økonomi og Bygninger var på kr. 310.085, som skulle fordeles med kr. 206.723,- på kvalifikationstillæg og kr. 103.362,- på engangsvederlag. Der blev givet lønforbedringer og engangsvederlag for i alt kr. 310.700, som blev fordelt med kr. 221.700,- på kvalifikationstillæg (inkl. omklassificeringer) og kr. 89.000 på engangsvederlag Lønforhandling 2016 blev den 13. juni evaluereret på et ledelsesmøde i Økonomi og Bygninger, hvor det blev tilkendegivet, at forhandlingsforløbet og processen generel har været godt. Der var ligeledes enighed om, at muligheden for at anvende engangsvederlag til særlige opgaver og indsatser er positiv. Forhandlingsforløbet Forhandlingerne blev afsluttet i henhold til tidsplanen, og brevene til alle ansøgere blev udleveret/sendt den 17. maj 2016. Forhandlingsmøderne var præget af en konstruktiv dialog. Der var dog et fagforbund, hvor det ikke var muligt at nå til enighed. Uenighedsnotat herfra er udarbejdet, godkendt af det respektive fagforbund, og arkiveret på personalesagerne ift. de berørte. Da sagen er afsluttet mellem AU og fagforbundet bliver Moderniseringsstyrelsen ikke involveret heri. Der ønskes en vurdering af forhandlingsforløbet. Udmelding af forhandlingsresultat Der er via mail udsendt en generel orientering om resultatet af lønforhandling 2016 til alle medarbejdere i Økonomi og Bygninger. Der ønskes en tilbagemelding på, hvordan medarbejderne har oplevet processen og udmelding af resultatet.

AARHUS UNIVERSITET Dato: 16. juni 2016 Side 2/2 Kriterierne Kriterierne, der lå til grund for de tildelte lønforbedringer/engangsvederlag, blev anvendt mellem 5 og 19 gange se nedenstående tabel. Faglighed og faglig udvikling Ansvar, kvalitet og samarbejde Nye løsninger 5 19 5 I et par tilfælde blev der anvendt mere end ét kriterie til at begrunde lønforbedringen. Der ønskes en drøftelse af kriterierne relateret ift. forhandlingerne såvel som medarbejdernes opfattelse heraf. Nye kriterier til brug for 2017 Vi er nu inde i den periode, som lønforhandling 2017 kommer til at vedrøre (1. april 2016 31. marts 2017), og nye kriterier skal helst udmeldes inden sommerferien. Det indstilles, at genanvende kriterierne fra 2016: Faglighed og faglig udvikling Medarbejderen har en høj faglighed, som anvendes i den samlede opgaveløsning. Medarbejderen tilegner sig løbende nye kompetencer. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Medarbejderen har fokus på vidensdeling. Ansvar, kvalitet og samarbejde Medarbejderen tager i særlig grad ejerskab og ansvar for løsning af sine daglige arbejdsopgaver, herunder også nye opgaver. Endvidere udviser medarbejderen forretningsforståelse i det tværgående samarbejde på hele AU samt i det eksterne samarbejde. Nye løsninger Medarbejderen bidrager i høj grad med nye løsninger samt optimering og effektivisering af eksisterende forretningsgange, og formår at omsætte idéer til konkret opgaveløsning. Kommunikation Nye kriterier udmeldes via mail fra vicedirektøren samt lægges på medarbejderportalen. Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Tidsfrist Inden sommerferien udmeldes nye kriterier til brug for lønforhandling 2017. Bilag Lønkriterierne.

AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): Medarbejderne i Økonomi og Bygninger Notat Angående kriterier til brug for lønforhandling 2016 I AU s lønpolitik er der fastsat en række overordnede kriterier for lønforbedringer. På LSU mødet i Økonomi og Bygninger blev der den 24. juni 2015 vedtaget følgende kriterier til brug for lønforhandling 2016: Faglighed og faglig udvikling Medarbejderen har en høj faglighed, som anvendes i den samlede opgaveløsning. Medarbejderen tilegner sig løbende nye kompetencer. De nye kompetencer anvendes og har øget kvaliteten i arbejdet væsentligt og/eller har bevirket, at medarbejderen kan løse opgaver med større kompleksitet. Medarbejderen har fokus på vidensdeling. Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 25. juni 2015 Side 1/1 Ansvar, kvalitet og samarbejde Medarbejderen tager i særlig grad ejerskab og ansvar for løsning af sine daglige arbejdsopgaver, herunder også nye opgaver. Endvidere udviser medarbejderen forretningsforståelse i det tværgående samarbejde på hele AU samt i det eksterne samarbejde. Nye løsninger Medarbejderen bidrager i høj grad med nye løsninger samt optimering og effektivisering af eksisterende forretningsgange, og formår at omsætte idéer til konkret opgaveløsning. Lønforbedringer vil som udgangspunkt blive givet til de medarbejdere, som bedst lever op til kriterierne og som har udviklet sig mest i forhold til kriterierne. Opfyldelse af et eller flere af kriterier medfører nødvendigvis ikke en lønforbedring, men skal anses som en nødvendighed for at komme i betragtning til en lønforbedring. Det er vigtigt, at medarbejderen såvel som lederen er særligt opmærksom på at få aftalt konkrete tiltag i form af ændrede opgaver, nyt ansvar og/eller efteruddannelse mv. som kan føre til en lønforbedring og ny vide. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Tlf.: 87 15 00 00

Retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU Økonomi de administrative centre og Back Office I AU Økonomi (ØK) er der stor fokus på brugerne og opgavevaretagelsen. Det er lederens ansvar, at mængden af arbejdsopgaver matcher den tid, der er til rådighed. AU-ØK ønsker at fremme en arbejdstilrettelæggelse og et arbejdsmiljø, hvor der er balance mellem arbejde og fritid. Dermed skabes de bedste forudsætninger for trivsel og bæredygtig opgavevaretagelse på lang sigt. De generelle principper i AU-ØK er: - Ansvarlighed - Fleksibilitet - Rummelighed Nedenstående retningslinjer for arbejdstid og håndtering af fravær i AU-ØK er et produkt af arbejdet i AU- ØK s samarbejdsudvalg (LSU). Dokumentet regulerer særlige forhold, der ikke er omtalt i overenskomster, love, bekendtgørelser etc. Der henvises til AU HR s medarbejder-abc for beskrivelse af de generelle forhold: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/. Der henvises endvidere til Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrativ Vejledning (PAV): http://hr.modst.dk/personalejura%20overenskomster/personalejura/pav.aspx. Retningslinjerne er udarbejdet ud fra princippet om frihed under ansvar. Nedenstående retningslinjer skal gælde generelt for AU-ØK administrative centre og Back Office. Visse retningslinjer kan være forskellige mellem afdelingerne. Men forskellene skal synliggøres. Som udgangspunkt er der vide rammer for, at nærmeste leder og den enkelte medarbejder kan lave individuelle aftaler inden for de mål og rammer, der er skitseret. De individuelle aftaler må ikke medføre ringere forhold for medarbejderen, end generelle aftaler og regler foreskriver, eller overtræde AU s generelle regler inden for området. Der bør være størst mulig åbenhed i afdelingen om individuelle aftaler mellem medarbejdere og ledere. Individuelle aftaler kan f.eks. gøres tilgængelige for kollegerne i afdelingen via det fælles kalendersystem. Der henvises i øvrigt til Aarhus Universitets generelle personalepolitiske retningslinjer og gældende overenskomster. I tilfælde af tvivl eller afklarende spørgsmål kan AU-ØK s partner i HR kontaktes. 1. Arbejdstid, registrering og flex 1. a. Mål: - AU-ØK skal kunne overholde sine eventuelle åbningstider og opfylde sine forpligtelser over for den øvrige del af AU. - Fuldtidsansatte på månedsnorm forventes at arbejde gennemsnitligt 37 timer om ugen. - AU-ØK s medarbejdere udfører deres opgaver på arbejdspladsen. Kravet om tilstedeværelse har til formål at sikre tilgængeligheden i forhold til den enkelte medarbejder, at fastholde og udvikle 1

samarbejdet med kolleger og samarbejdsparter samt at sikre medarbejderens kendskab til, hvad der foregår på arbejdspladsen. Den enkelte medarbejder kan dog i begrænset omfang afholde hele hjemmearbejdsdage med det formål at løse afgrænsede opgaver. Der kan kun arbejdes hjemme efter forudgående aftale med nærmeste leder. - Bemanding skal også sikres i ferier og ved sygdom og fravær. - Der er som udgangspunkt flextid. Denne er til fordel for begge parter. Såvel medarbejder som arbejdssted sikres en fleksibel arbejdstilrettelæggelse. - Tidsregistrering skal kunne danne grundlag for eget flextidsregnskab. Registrering og opgørelse af tidsforbrug på opgaver og projekter skal ske efter behov i samarbejde med lederen. 1.b. Retningslinjer: - Medarbejderne skal gennem deres kalender angive møder, aftaler og planlagt fravær, og hvis man ikke er i stand til at besvare mails i en eller flere dage, angive fravær i autosvar. Der arbejdes med åben kalender. - Fixtid angiver et tidsrum, hvor alle medarbejdere skal være på arbejde, med mindre andet er aftalt med nærmeste leder. Flextiden er et vist antal timer før og efter fixtiden, hvor medarbejderne kan placere den resterende del af arbejdstiden. Flextiden er kl. 7.00 17.00. Fixtid defineres af de enkelte afdelinger, minimum kl. 10.00 14.00. - Alle medarbejdere er omfattet af flextid, hvis ikke andet er aftalt. - Medarbejderen kan frit tilrettelægge sin arbejdstid inden for tidsrummet 07-17 mandag til fredag (flextiden), dog med tilstedeværelse inden for fixtiden, medmindre andet aftales med nærmeste leder. Flextiden tilrettelægges under hensyntagen til brugernes behov og den daglige varetagelse af den samlede opgavemængde. Det er en forudsætning for at møde tidligt eller gå sent, at der er relevante arbejdsopgaver, som kan udføres. Der er mulighed for individuel aftale med nærmeste leder. - Deltidsansatte aftaler fixtid med nærmeste leder. - For fuldmægtige med rådighedstillæg samt special- og seniorkonsulenter gælder, at der kan være tale om fleksibel arbejdstilrettelæggelse, som følger de overordnede principper i en flextidsaftale for så vidt angår opgørelse og afvikling, men som ikke er en egentlig flextidsordning. Disse principper er: Opgørelse af overskudstimer (timer ud over 37 timer om ugen) Afvikling af overskudstimer efter aftale med den nærmeste leder Ved opgørelse og afvikling af overskudstimer skal der tages højde for de særlige forpligtelser i relation til arbejdstid, som gælder for de to grupper af medarbejdere. - Særlige tidsrammer aftales for vagtsituationer og driftssikkerhed. - Tid skal registreres som aftalt med lederen. Flextidsskema udfyldes løbende og skal afleveres, mailes eller på anden måde gøres tilgængeligt for lederen en gang om måneden med henblik på dennes løbende tilpasning af ressourcer og arbejdsopgaver. Det er lederens pligt regelmæssigt at forholde sig til skemaerne. Den enkelte leder kan beslutte, at flextidsskemaet skal afleveres med andre intervaller eller løbende for såvel bestemte medarbejdergrupper som for enkelte medarbejdere. Medarbejderen skal kunne dokumentere sit flexregnskab ifølge aftale med sin leder. Tidsregistrering kan f.eks. ske i elektroniske systemer. 2

- Saldoen for flex må være maks. +37 timer og maks. -10 timer, medmindre andet aftales med lederen. - Lederen skal holde sig orienteret og sikre balance mellem tid og opgaver. - Medarbejderen skal orientere sin leder, når flexsaldoen nærmer sig 37 timer, såfremt der ikke allerede foreligger en aftale om afvikling af overskydende timer. - Afvikling af flextimer skal ske under hensyntagen til arbejdsopgavernes udførelse og afvikles i forholdet 1:1 som enkelttimer/halve/hele fridage. Afvikling i form af hele dage sker efter forudgående aftale med lederen og i forståelse med kolleger. 2. Hjemmearbejde 2.a. Mål - Medarbejdere udfører som udgangspunkt deres arbejdsopgaver på AU-ØK s lokationer. Det forventes ikke, at medarbejderne i AU ØK arbejder om aftenen og i weekenden, hvis dette ikke særskilt er aftalt. - AU ØK ønsker at gøre det muligt for medarbejdere at tjekke mail og udføre mindre opgaver om aftenen/i weekenden for at opnå fleksibilitet. Dette aftales med nærmeste leder. 2.b. Retningslinjer: - Hjemmearbejde skal afvejes med bemanding samt andres behov for kontakt med medarbejderen. - Der kan som udgangspunkt ikke afholdes faste hjemmearbejdsdage, fx en fast ugedag. - Hjemmearbejde skal aftales forudgående mellem nærmeste leder og medarbejder. 3. Overarbejde 3.a. Retningslinjer: - Merarbejde skal være pålagt af leder udenfor flextiden for at tælle som overarbejdstid, ellers opgøres timerne som flextid (jfr. i øvrigt regler om månedsnorm for HK-medarbejdere og rådighedstillæg til AC fuldmægtige). - Merarbejde som følge af pludseligt opståede nødsituationer kan af lederen efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde. 4. AU-ØK s interne fælles mødeaktiviteter (herunder rejser) 4.a. Mål: - Der tages hensyn til den geografiske spredning. - Eventuelle gener ved rejseaktivitet minimeres så vidt muligt gennem planlægning og udnyttelse af rejsetiden og anvendelse af videokonferencefaciliteterne. 4.b. Retningslinjer: - Møder indkaldes så vidt muligt mindst en uge i forvejen. 3

- Deltagelse pr. videokonference opmuntres. - Hvor det er relevant, angives i mødeindkaldelsen, om det er et videomøde, eller om fremmøde forventes. - Møder holdes sædvanligvis inden for tidsrummet 9.00 15.00. - Møder med deltagelse på tværs af landsdelene holdes så vidt muligt inden for tidsrummet 10.00 14.00. - Heldagsmøder indkaldes i særlig god tid og så vidt muligt ikke på fredage. - Rejsetid tæller som normal arbejdstid, dog må selve rejsetiden maksimalt medregnes i arbejdstidsopgørelsen med 13 timer pr. døgn. Med hensyn til beregning af rejsetid henvises til cirkulære om tjenesterejseaftalen, indgået mellem Moderniseringsstyrelsen og centralorganisationerne. - Deltagelse i sociale aktiviteter, f.eks. om aftenen efter et fagligt arrangement, medregnes ikke som arbejdstid. - Medarbejdere, som har brug for overnatning pga. møder/aktiviteter over flere dage, kan efter aftale med lederen arbejde længe de dage, de er udenbys, og afvikle efterfølgende. 5. Rejser, kursusdeltagelse og konference 5.a. Mål: - AU-ØK ønsker at skabe de bedst mulige forudsætninger for, at medarbejdere deltager i relevante kurser, seminarer og anden kompetenceudviklende aktivitet. - Ønsker til kompetenceudvikling fremføres bl.a. ved MUS. 5.b. Retningslinjer: - Ved deltagelse i kurser m.v., som er nødvendige for at medarbejderen kan løse sine daglige arbejdsopgaver, indgår kursustiden og rejsetiden i arbejdstidsopgørelsen for den pågældende dag med det faktiske forbrug. Ved kurser, som primært er i medarbejderens interesse som led i dennes generelle kompetenceudvikling, aftales opgørelsen af arbejdstiden mellem medarbejder og nærmeste leder forud for kurset. Foreligger der ikke anden aftale, betragtes kurset som nødvendigt for den daglige opgavevaretagelse. Rejsetid tæller som normal arbejdstid (ikke som overtid), dog må selve rejsetiden maksimalt medregnes i arbejdstidsopgørelsen med 13 timer pr. døgn. Med hensyn til beregning af rejsetid henvises til cirkulære om tjenesterejseaftalen, indgået mellem Moderniseringsstyrelsen og centralorganisationerne. - For så vidt angår rejseform og afregning af udgifter i forbindelse med tjenstlig kørsel henvises til AU s retningslinjer for tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/tjenstlig-befordring-og-koerselsbemyndigelse/ - Medarbejdere i AU-ØK er forpligtet til at overholde AU s rejsepolitik. Se i AU s politik for køb af rejser mv.: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/organisering/centraloekonomifunktion/regnskab/rejsegruppen/rejser/ 4

6. Frihed med løn til eksamen og eksamensforberedelse - Der kan med nærmeste leder aftales frihed med løn 1 dag til eksamen (eksamensdagen) og 1 dag før eksamen til eksamensforberedelse ved arbejdspladsrelateret uddannelsesaktivitet. 7. Ferie mv. 7.a. Mål: - AU-ØK ønsker at skabe de bedst mulige vilkår for, at vicedirektørområdets medarbejdere kan afholde den berettigede ferie. - Ferie planlægges med henblik på at sikre det bedst mulige match mellem medarbejderens ønsker og arbejdspladsens behov. 7.b. Retningslinjer: - Ferie kan afholdes med halve eller hele dage. - Ferie, herunder særlige feriedage, og afvikling af flex planlægges og aftales med lederen, så afdelingen kan varetage sine funktioner tilfredsstillende. Hovedferien drøftes og aftales med kollegerne i afdelingen. Medarbejdernes ønsker om planlægning af hovedferie skal så vidt muligt fremsættes inden d. 15. januar i året for ferieårets påbegyndelse, og lederens tilbagemelding skal foreligge senest 14 dage efter. Endelig ferieplan forventes senest medio februar. Senere fremførte ønsker om planlægning eller ændring af hovedferie kan kun forventes imødekommet, hvis ferieplanlægningen i afdelingen tillader det. Lederens tilbagemelding vedr. restferie gives snarest muligt og senest inden 14 dage. - Senest 1. maj sikrer nærmeste leder, at medarbejderne har planlagt hovedferien i det aktuelle ferieår, og senest 15. januar i året efter, at medarbejderne har planlagt afholdelse af restferie i det aktuelle ferieår. - Ferieafholdelse kan ikke påregnes, før det er aftalt med nærmeste leder. - Det tilstræbes fra begge sider, at planlagt og aftalt ferie ikke aflyses uden tungtvejende grunde. - Behov for eventuel lukning af afdelingen i sommerferieperioden eller i forbindelse med mellemliggende fridage (jul, påske, fredag efter Kr. Himmelfartsdag o.lign.) aftales mellem vicedirektøren og den enkelte funktionschef. Ledelsen i AU-ØK drøfter i god tid aftale om lukning og melder ud til medarbejderne. Eventuel tvungen ferie varsles efter Ferielovens regler. - Medarbejderen har til ansvar at registrere ferie i flexskemaet og/eller sikre grundlag for inddatering i det relevante system. En feriedag registreres i flexskemaet med 7,4 timer for fuldtidsansatte. - Efter aftale mellem leder og medarbejder kan den 5. ferieuge overføres til det følgende ferieår. Den 5. ferieuge kan akkumuleres over år. Er der ikke varslet afholdelse af den 5. ferieuge, og er der ikke nogen aftale om overførsel til det følgende ferieår, kan medarbejderen efter anmodning kræve pengene udbetalt. Derimod er ikke-afholdte feriedage op til og med den 4. ferieuge tabt. - Særlige feriedage (den 6. ferieuge) kan af ledelsen varsles til afholdelse inden for ferieåret, eller der kan indgås aftale mellem medarbejder og leder om overførelse til det følgende ferieår. Foreligger der hverken varsel om afholdelse eller aftale om overførsel, udbetales godtgørelse for ikke-afholdte særlige feriedage. 5

8. Fravær, uplanlagt (dvs. sygdom, barns sygedag, omsorgsdage) 8.a. Mål: - Leder, kolleger og samarbejdspartnere skal have besked ved fravær. - Leder skal kunne sikre opgavevaretagelsen trods fravær i afdelingen. - AU s generelle retningslinjer samt lovkrav m.h.t. sygefraværssamtaler og refusion skal kunne opfyldes. - AU-ØK tilstræber fleksibilitet i forhold til medarbejderens fravær på grund af sygdom og børns sygdom. 8.b. Retningslinjer: - Medarbejderen skal meddele sygdom, omsorgsdage eller barns sygedage så tidligt som muligt og senest kl. 9.00 den første fraværsdag, jf. vejledning om registrering af ferie og fravær. - Fravær skal så vidt muligt noteres i den elektroniske kalender og eventuelle møder skal aflyses af medarbejderen selv eller med hjælp fra en kollega. - Fravær som følge af sygdom, omsorgsdage eller barns sygedage registreres i flexskemaet med 7,4 timer for fuldtidsansatte. - Hvis medarbejderens barn bliver sygt i løbet af en arbejdsdag, kan medarbejderen vælge enten at flexe ud og afholde barns 1. sygedag næste dag (såfremt barnet fortsat er sygt), eller afholde barns 1. sygedag på dagen, hvor sygdommen opstod. - Ved sygemeldingens ophør opdaterer medarbejderen flexskema og/eller sikrer grundlag for inddatering af fravær i det relevante system. - Egne besøg ved læge eller tandlæge bør som udgangspunkt søges tilrettelagt udenfor arbejdstiden. Hvis dette ikke er muligt, aftales det med nærmeste leder, at der gives fri med løn, idet det forudsættes, at fraværet finder sted i arbejdstiden med mindst mulig gene for arbejdets udførelse. Hvis der foreligger aftale om frihed med løn, medregnes dagen som en almindelig fuldtidsdagsnorm 7,4 timer for fuldtidsansatte uanset længden af besøget hos lægen. Der gives ikke frihed med løn til læge- eller tandlægebesøg, hvor medarbejderen er ledsager f.eks. til børns eller andre familiemedlemmers læge- eller tandlægebesøg. - Medarbejderen kan med nærmeste leder aftale frihed med løn til egen lægeordineret behandling (eksempelvis speciallæge, psykolog, fysioterapeut, på sygehus eller genoptræningscenter), hvis behandling ikke kan tilrettelægges uden for arbejdstiden. - Af familiemæssige årsager har medarbejderen for så vidt angår egne børn ret til tjenestefrihed med løn i op til 5 dage pr. barn inden for 12 på hinanden følgende måneder i forbindelse med medarbejderens hospitalsindlæggelse sammen med egne børn under 14 år tilsvarende gælder, hvis barnet passes hjemme. De 5 dage kan holdes enkeltvis eller samlet. Der er ikke noget til hinder for at man aftaler, at dagene kan holdes som halve dage. - Medarbejderen kan efter anmodning til den nærmeste leder få hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn, når o det er barnets 1. eller 2. sygedag o hensynet til barnet gør det nødvendigt o forholdene på tjenestestedet tillader det 6

o o barnet er under 18 år barnet er hjemmeværende Den anden sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af 1. sygedag. - Medarbejderen har ret til 2 omsorgsdage med løn pr. barn, født efter d. 1. oktober 2005, i hvert kalenderår til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år i alt op til 16 dage. Retten til omsorgsdage gælder, uanset om barnet er født på et tidspunkt, hvor medarbejderen ikke var ansat i en af statens institutioner. Ikke-afholdte omsorgsdage falder som udgangspunkt bort ved kalenderårets udløb. Godkendt af LSU d. 24. september 2013 Ikrafttræden pr. 1. november 2013 Revideret d. 17. juni 2014 grundet opdeling af vicedirektørområdet AU Økonomi og Planlægning i to selvstændige vicedirektørområder for henholdsvis AU Økonomi og AU Planlægning. Revideret udgave godkendt af LSU Økonomi den 27. oktober 2014. 7

AARHUS UNIVERSITET Dato: 16. juni 2016 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 23. juni 2016 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X X Det indstilles, at LSU drøfter og vedtager fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger Sagsfremstilling En tværgående LSU/LAMU arbejdsgruppe bestående af Niels Jørgen, Gitte, Charlotte, Esther og Mai, har udarbejdet et udkast til fælles retningslinjer for indberetning af fravær og kontakten til medarbejderen i fraværsperioden. Udkast til retningslinjerne har været til kommentering i HR, og der foreligger nu et endeligt oplæg til drøftelse og evt. vedtagelse i LSU. Kommunikation Fælles retningslinjer lægges på medarbejderportalen, når de er vedtaget i LSU. Sagsbehandler Niels Jørgen Rasmussen Involvering HR Bilag Notat omkring fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger.

AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): LSU Notat Fælles retningslinjer for sygemelding i Økonomi og Bygninger Følgende retningslinjer for sygemelding og opfølgning herpå for medarbejdere ansat i Økonomi og Bygninger er drøftet og vedtaget i LSU for Økonomi og Bygninger. Retningslinjerne er udarbejdet for at drage omsorg om medarbejdere, der er ramt af sygdom. Retningslinjerne skal desuden være med til at fremme den gode dialog ved fravær. Samtidig kan retningslinjerne bidrage til sikker drift og en god tilrettelæggelse af opgaverne i fraværsperioden herunder hensyntagen til kollegaer mv. Mai Ammitsbøl Andersen Sekretær Dato: 2. maj 2016 Side 1/2 Nedenstående er udgangspunktet for dialogen mellem en sygemeldt medarbejder og nærmeste leder. Hvis det allerede tidligt i forløbet står klart, at der er tale om et længere sygefravær kan der laves andre aftaler om, hvorledes dialogen skal finde sted. Dag 1: Medarbejderen tager fra morgenstunden telefonisk kontakt til nærmeste leder. Ved behov kan medarbejderen sende en mail til nærmeste leder ligeledes fra morgenstunden og vente med telefonisk kontakt til senere på dagen. Lederen sørger for i samarbejde med medarbejderen at flytte/aflyse evt. møder eller andre aftaler. Medarbejderen sætter autosvar på sin mail og markerer dagen(e) med Ikke til stede i Outlookkalenderen (se nederste afsnit). Lederen drager omsorg for sygemeldte samt for nærmeste kolleger, herunder aftaler med medarbejderen om aflysning af møder, opgaveoverdragelse til kollegaer mv. Dag 3: Leder og medarbejder følger op på sygdommen. Udgangspunktet er, at medarbejderen tager telefonisk kontakt til nærmeste leder. En medarbejder er sygemeldt indtil andet meddeles arbejdspladsen. Dag 4: Har medarbejderen ikke kontaktet lederen på dag 3, ringer lederen til medarbejderen på dag 4. Samtalen er alene en omsorgssamtale og mulighederne og perspektivet for en tilbagevenden til arbejdet vurderes. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Tlf.: 87 15 00 00

AARHUS UNIVERSITET Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen, aftales som minimum næste telefoniske kontakt. Side 2/2 Efterfølgende kontakt: Er det ikke muligt at aftale tilbagevenden på 3. eller 4. dagen bør der arbejdes for at opretholde dialog og senest på dag 7. tages telefonisk kontakt. Det aftales på 3. eller 4. dagen, om leder eller medarbejder tager kontakten. Hvis det forventes at sygedommen bliver længerevarende (over 21 dage) skal lederen indkalde til en fraværssamtale. Dette sker omkring 10.-14. fraværsdag. Er der ikke indkaldt til en fraværssamtale tages der kontakt senest på dag 14 og herefter dag 21. Indkaldelse til sygefraværssamtale skal som minimum ske efter 4 uger fra første fraværsdag. Ved sygefraværssamtalen har medarbejderen ret til at tage sin tillidsrepræsentant eller anden bisidder med til samtalen. Lederen vurdere i løbet af fraværsperioden om der er behov for at indhente lægeerklæring. Ved sygefraværssamtalen udfylder leder og medarbejder skabelon til mulighedserklæring. Som udgangspunkt indhentes en mulighedserklæring efter samtalen. Der følges op på sygefraværssamtalen med nye samtaler med 2-4 ugers mellemrum. Autosvar: Der sættes autosvar på medarbejderens mail, som indeholder information om at medarbejderen ikke er til stede, evt. dato for tilbagevenden samt alternativ kontakt. Eksempel på autosvar for medarbejdere i Økonomi og Bygninger: Tak for din mail. Jeg er pt. ikke at træffe, men du er i stedet velkommen til at kontakte mailboks eller navn på anden medarbejder. Jeg forventer at returnere den xx.xx.xxxx. Med venlig hilsen Medarbejderens navn Er det ikke muligt for medarbejderen selv, at sætte autosvar på sin mail, kontakter den pågældende enhed AU IT. Vedlagt dette notat er guide til, hvordan man logger på sin webmail og tilføjer autosvar.

AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): Niels Jørgen Rasmussen Notat LSU-møde d.23.6.16, økonomimateriale Økonomimateriale LSU, PRIMO LSU vs. ØKR1 16 Tal i tusinde kr. Løn og kontorhold Fælles AU Total LSU primo (LSU d. 17.3) 65.553 21.330 86.883 Løn 110 110 Refusion -1.355-1.355 Lønafstemning -520 Projektpulje 1.983 1.983 Div. -59-159 -218 Ændringer i alt 159-159 0 ØKR1 (LSU 23.6) 65.712 21.171 86.883 Mads Toftelund Jensen Forretningscontroller Dato: 13.juni 2016 Side 1/2 Løn Afvigelserne mellem LSU Primo og ØKR1, handler primært om, at refusionerne er budgetteret separat -1.355 tkr. I udgangspunktet ved PRIMO LSU, indgik refusionerne ikke i lønbudgetterne for de enkelte enheder. Yderligere er lønafstemningsprojekterne på alle VD-områder omkategoriseret således at de indgår under kategorien Løn og kontorhold (-520 tkr.). Det budgetterede beløb på lønafstemningsprojektet afspejler, at bl.a. personaleomsætningen i ØB er mindre end der er forudsat i kostprismodellen. Projektpulje Projektpuljen var ved LSU d.17.3 budgetsat til 966 tkr. Grundet refusionerne og budgetteringen af lønafstemningsprojektet er budgettet på Projektpuljen vokset med 1.874 tkr. til 2.840 tkr. Diverse Økonomisekretariatet Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: budget@au.dk www.au.dk

AARHUS UNIVERSITET På denne post er der sket en del omrokeringer, mellem de enkelte aktiviteter, grundet ønsket om også at have et budget på de enkelte poster. Side 2/2 Fælles AU (div.) Der er samlet set tale om en mindre reduktion af fællesudgifterne. Ved gennemgangen til ØKR1 blev der justeret ved flere poster.

d. Løn og kontorhold Projekter 1 2 3 4 5 Projekter 6 7 28 30 B2016 ØR1 PRIMO LSU 17.3 Forskel i kr. 19604 19605 19606 19607 19608 19609 19610 11732 21014 21914 86.882.555 86.882.555 ØR1 vs. PRIMO LSU Byggeri og Lønafstemnings Aktivitet Stab Økonomisekretariatet BI enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura planlægning projekt Ø&B_Projektpulje Flytning Trøjborg 86.882.555 86.882.555 0 51401 TAP løn 1.522.449 11.037.206 4.332.315 5.938.940 26.886.217 4.795.435 6.336.469 60.849.032 60.739.394 109.638 51402 Refusion 62.923 639.360 652.935 1.355.218 1.355.218 51501 DTAP løn 50.000 500.000 470.000 370.000 1.390.000 1.390.000 51601 Anden løn 340.000 340.000 340.000 51701 Rejser, hotel og forplejning 150.000 110.000 10.000 16.000 50.000 154.000 107.000 597.000 910.000 313.000 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere 104.224 58.000 65.000 35.000 350.000 31.000 33.000 676.224 632.224 44.000 51703 IT og telefoni 50.000 50.000 40.000 30.000 150.000 20.000 70.000 410.000 200.000 210.000 51704 Tjenestebil 150.000 150.000 150.000 51705 Anden drift 600.000 10.000 19.000 15.000 250.000 15.000 50.000 2.839.963 500.000 4.298.963 2.315.882 1.983.081 51706 Afskrivninger 51707 Julefrokost og sommerfest 45.000 45.000 45.000 51801 Salg (kaos og AUFF) 170.000 1.000.000 1.170.000 1.170.000 51802 Internt salg x 59898 Lønafstemning 520.000 520.000 520.000 2.791.673 11.265.206 4.403.392 5.445.580 27.533.282 4.485.435 6.966.469 520.000 2.839.963 500.000 65.711.000 65.552.500 158.500 929.224 228.000 134.000 96.000 800.000 780.000 260.000 520.000 2.839.963 500.000 i. IT systemer Projekter 8 9 11 12 29 19611 19612 19613 19614 21913 Økonomisystemer ekstern drift BI enheden ITsystemer FM system IT Digitalpost Indkøbsanalyse system Aktivitet 52302 Navision 1.640.000 1.640.000 2.200.000 560.000 52303 AURUS 467.000 467.000 450.000 17.000 52304 IndFak 362.000 362.000 330.000 32.000 52305 Webshop 55.000 55.000 55.000 52306 CWT 10.000 10.000 10.000 52307 ØSLDV x 52308 NS STADS 0 52309 ARS 350.000 350.000 50.000 300.000 52310 Dibs EG Bolig 15.000 15.000 15.000 52311 Tidshåndtering, 310.000 310.000 200.000 110.000 52311 Dalux (del af Infrastrukturpulje) 220.000 220.000 220.000 52312 TV fælles (del af Infrastrukturpulje) 125.000 125.000 125.000 52313 Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) 0 52314 Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) 131.000 131.000 131.000 52315 Energy Key (del af Infrastrukturpulje) 460.000 460.000 460.000 52316 Call Center (del af Infrastrukturpulje) 0 52317 Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) 86.000 86.000 86.000 52320 Licenser 150.000 150.000 150.000 52321 Digitalpost (del af ForsendelseVD) 60.000 60.000 60.000 52331 Medfin. Af PF Tidshåntering pba. system bespar. 450.000 450.000 52332 RejsUD 52341 Indkøbsanalysesystem af midler til projekter 340.000 340.000 340.000 52342 SKI abonnement (midler fra projekter) 10.000 10.000 12.500 2.500 3.209.000 150.000 1.022.000 60.000 350.000 4.791.000 5.344.500 553.500 ii. Særlige driftstilskud til specifikke opgaver Projekter 13 14 19615 19616 Aktivitet Infrastrukturpuljen Forsendelsesomk. Fælles ADM 53311 Infrastrukturpuljen 9.320.000 9.320.000 9.320.000 53321 ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM 2.139.000 2.139.000 2.139.000 53322 Internt salg, pakkeafregning 53325 Digital forsendelse 0 11.459.000 11.459.000 iii. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgave 15 16 25 19617 19618 19753 Bygningsøkonomi og jura Aktivitet Økonomisystemer særlig drift Regnskab særlig drift særlig drift 54202 Navision 10.000 10.000 10.000 54203 AURUS 10.000 10.000 10.000 54204 IndFak 10.000 10.000 10.000 54205 Webshop x 54206 CWT x 54207 ØSLDV x 54208 NS STADS x 54209 ARS x 54210 Tidshåndtering 10.000 10.000 10.000 54220 Dibs EG Bolig 153.445 153.445 153.445 54221 Finansielle poster 600.000 600.000 430.000 170.000 54222 Rykkere og rente fra debitorer 125.000 125.000 250.000 125.000 54223 Tekniskeposter Regnskab 300.000 300.000 300.000 54224 Tekniske poster til udlign. BALANCE 54240 Forsikringsskader/Erstatninger 200.000 200.000 300.000 100.000 54241 Postbiler el. relateret hertil 200.000 200.000 150.000 50.000 54242 Posten i øvrigt 40.000 621.555 400.000 1.061.555 806.555 255.000 iv. Særlige konsulentydelser Projekter 17 18 19 20 26 27 32 31 19619 19620 19621 19622 19928 19945 21916 21915 Økonomi Revision og Indkøbsmodul, Aktivitet Økonomisystemer udvikling Rådgivning Økonomi BI enheden Økonomi Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Indfak2 RejsUD 55202 Navision 800.000 x x x 800.000 800.000 55203 AURUS 50.000 50.000 50.000 55204 IndFak x

55205 Webshop 15.000 15.000 15.000 55206 CWT x 55207 ØSLDV 0 55208 NS STADS 80.000 80.000 80.000 55209 ARS 0 55210 Dibs EG Bolig x 55211 ProMark 340.000 340.000 340.000 55211 Revision, løbende 900.000 900.000 1.100.000 200.000 55212 Revision, STÅ 100.000 100.000 100.000 55213 Revision, eksterne midler 0 55214 PwC særrevision, Foulum & Roskilde 0 55215 Advokatbistand x 300.000 150.000 450.000 450.000 55216 Rådgivning, løbende (af midler til projekter) 200.000 200.000 150.000 75.000 625.000 625.000 55217 Digitalpost, Strålfors konsulent 0 55221 Indkøbsmodul, Indfak2 (af midler til projekter) 100.000 100.000 100.000 55231 RejsUD (midler til midlertige projekter) 400.000 400.000 400.000 1.285.000 1.200.000 200.000 450.000 75.000 150.000 100.000 400.000 3.860.000 3.720.000 140.000 21.171.555 21.330.055 158.500

AARHUS UNIVERSITET Dato: 15. juni 2016 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: 23. juni 2016 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Niels Jørgen Rasmussen Gæst: Emne Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Revideret forretningsorden for LSU Økonomi og Bygninger Resumé Se sagsfremstilling Indstilling Det indstilles, at LSU drøfter og vedtager en revideret forretningsorden for LSU Økonomi og Bygninger. Sagsfremstilling HSU har i forbindelse med evalueringen af SU-strukturen på AU på HSU-møde den 26. november 2015 besluttet en revideret samarbejdsaftale for Aarhus Universitet og en revideret skabelon for forretningsorden for samarbejdsudvalgene. Den væsentligste ændring i samarbejdsaftalen er en beskrivelse af de tre SU-niveauers opgavefokus, og at der med hensyn til samarbejdsudvalgenes mål og opgaver alene henvises til beskrivelsen i samarbejdscirkulæret. Da det er det enkelte SU, der selv fastsætter sin forretningsorden, skal det drøftes og vedtages, om der skal tilføjes yderligere punkter til forretningsordenen for LSU Økonomi og Bygninger. Kommunikation Når forretningsordenen er vedtaget, lægges den på hjemmesiden for LSU Økonomi og Bygninger. Sagsbehandler Marianne Maria Larsen Involvering HR Bilag Udkast til forretningsorden for LSU Økonomi og Bygninger. Nuværende forretningsorden.

Side 1 af 6 FORRETNINGSORDEN FOR AU ØKONOMI OG BYGNINGERs SAMARBEJDSUDVALG (LSU) 1. Regelgrundlag 1. LSU udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler i Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten, herefter kaldet Samarbejdscirkulæret. 2. LSU s opgaver 2. LSU s opgaver fremgår af Samarbejdscirkulæret og af samarbejdsaftalen for Aarhus Universitet (AU). Stk. 2. Link til Samarbejdscirkulæret og Samarbejdsaftalen for Aarhus Universitet. 3. LSU s sammensætning 3. LSU består af ledelsesrepræsentanter og medarbejder-repræsentanter. Stk. 2. Antallet af pladser fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Stk. 3. Det maksimale antal medlemmer i LSU fremgår af samarbejdsaftalen for Aarhus Universitet. Stk. 4. For LSU Økonomi og Bygninger er det aftalt, at der er 6 medarbejderrepræsentanter og 4 ledelsesrepræsentanter. De forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter i enheden aftaler, hvorledes de 6 pladser skal fordeles mellem organisationerne. 4. Vicedirektøren er formand for LSU og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse blandt de medarbejdere, der har ledelsesbeføjelser. Stk. 2. Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer, så vidt muligt blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Det meddeles skriftligt til ledelsen, hvem der er udpeget. 5. Medlemmerne og suppleanterne udpeges for en periode på 2 år. Valgperioden

Side 2 af 6 løber fra 1. marts i lige år til 28./29. februar i næstfølgende lige år. En udpegning bortfalder, når grundlaget for udpegningen ikke længere er til stede. 6. LSU s næstformand vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne for en periode på 2 år. Valgperioden følger valgperioden for medlemmer og suppleanter. Ved forfald over 3 måneder skal der udpeges ny næstformand. Stk. 2. Medarbejderrepræsentanterne meddeler inden 14 dage før 1. møde efter nyvalg, hvem de har valgt til næstformand. 4. Formand og næstformands opgaver og ansvar 7. Formanden drager omsorg for, at der er sekretærbistand til udvalget. 8. Formanden og næstformanden har i fællesskab ansvar for at LSU s opgaver er tydelige for udvalgets medlemmer, herunder at udvalget er bekendt med Samarbejdscirkulæret. Stk. 2. Formand og næstformand har i fællesskab ansvar for med udgangspunkt i Samarbejdscirkulæret, at LSU s arbejde tilrettelægges og koordineres bedst muligt i forhold til enhedens behov og aktiviteter, herunder at der sker inddragelse af input fra enhedens medarbejdere Stk. 3. Formand og næstformand tilrettelægger sammen med LSU s medlemmer, hvordan der informeres om udvalgets arbejde. 5. Mødeplanlægning og -forberedelse 9. LSU holder 4 ordinære møder om året. Møderne placeres, så de ligger hensigtsmæssigt i forhold til AU s og enhedens budgetproces og økonomiopfølgning, dvs. møderne ligger tæt på de bestyrelsesmøder, eller de møder i enheden, hvor der drøftes økonomi og budget. Møderne placeres endvidere hensigtsmæssigt i forhold til enhedens møder i arbejdsmiljøorganisationen og øvrige samarbejdsfora i enheden. Stk. 2. Mødedatoerne for det kommende år fastlægges senest i 4. kvartal i indeværende år, og sekretæren sørger for at møderne bookes i udvalgsmedlemmernes kalender. Stk. 3. På det sidste møde i året fastlægges en plan for arbejdet i LSU i det kommende år. Planen tilpasses efter behov i årets løb. Stk. 4. LSU udarbejder et årshjul, hvoraf tilbagevendende årlige opgaver fremgår.

Årshjulets aktiviteter koordineres med relevante aktiviteter i enhedens øvrige samarbejdsfora. Side 3 af 6 10. Hovedsamarbejdsudvalget er ansvarlig for at udarbejde et årshjul for tilbagevendende årlige opgaver for de tre SU-niveauer på AU. Årshjulet er til støtte for samarbejdsudvalgenes plan for arbejdet i de enkelte år og deres udarbejdelse af eget årshjul. 11. Samarbejdsudvalgsmøderne holdes i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til forberedelse og deltagelse i LSU s møder. 12. Ekstraordinære møder holdes, når formanden finder det nødvendigt eller, hvis næstformanden eller mindst halvdelen af medarbejderrepræsentanterne i LSU fremsætter anmodning herom til formanden med redegørelse for hvilken sag, der ønskes behandlet. 13. LSU kan efter behov holde temamøde hvert eller hvert andet år om relevante emner. 14. Hovedsamarbejdsudvalget kan tage initiativ til, at der holdes fælles møde om relevante emner for medlemmer af alle samarbejdsudvalg på AU. 15. Formand og næstformand er ansvarlig for i fællesskab at udarbejde forslag til dagsorden for møderne. Formand og næstformand drager omsorg for, at indkalde forslag til punkter på dagsordenen fra henholdsvis ledelsessiden og medarbejdersiden. For hvert punkt angives, om punktet er til orientering, drøftelse eller beslutning. Dagsordenpunkterne skal være formuleret, så medlemmerne har gode muligheder for at forberede sig. 16. Der afholdes formøder efter behov med henblik på forberedelse af mødet. 17. Der etableres kontaktudvalg efter nærmere aftale. Kontaktudvalget virker vejledende og rådgivende for medarbejderrepræsentanterne i LSU. Stk. 2. Kontaktudvalget består af LSU s medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i LSU. Endvidere har suppleanter mulighed for at deltage i kontaktudvalgets møder. Medarbejderrepræsentanterne indkalder kontaktudvalget forud for møde i LSU. 18. Dagsordenen sendes med bilag til medlemmerne og suppleanter senest 7 dage før mødets afholdelse.

Side 4 af 6 Stk. 2. Hvis særlige grunde gør det nødvendigt, kan formanden efter aftale med næstformanden bestemme, at udsendelse af dagsorden og eller bilag sker med kortere varsel. Stk. 3. Dagsordenen og ikke fortrolige bilag offentliggøres på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse til udvalgets medlemmer. Stk. 4. Dagsordenen godkendes endeligt på det pågældende møde i LSU. 6. Mødeafholdelse og referat 19. Mødet ledes af formanden i dennes fravær af næstformanden. Er både formand og næstformand fraværende, aflyser sekretæren mødet, og et nyt møde fastlægges. Stk. 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og, at der bliver konkluderet på punkterne. 20. Sekretæren udarbejder referat af møderne og sender det til medlemmerne og eventuelle suppleanter, der har deltaget i mødet efter formandens forudgående godkendelse snarest muligt og normalt senest 14 dage efter mødets afholdelse. Stk. 2. Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet. Stk. 3. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formand og næstformand er indarbejdet, sendes det i sin endelige form til medlemmerne og suppleanter i LSU og offentliggøres samtidig på relevante elektroniske fora. 7. Nedsættelse af underudvalg 21. LSU kan nedsætte midlertidige underudvalg bestående af ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Stk. 2. Medlemmer til underudvalg udpeges af LSU. Stk. 3. LSU fastsætter et kommissorium for sådanne underudvalg, hvor opgaver og kompetence for underudvalget beskrives. 8. Samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen 22. Der tilstræbes personsammenfald på formandsposten i LSU og LAMU (Lokalt ArbejdsMiljø Udvalg). Stk. 2. De to udvalg kan efter behov og nærmere aftale arrangere fælles møder og

Side 5 af 6 eller seminarer om temaer, som er fælles for udvalgene. Stk. 3. Mødeplan og emner for drøftelse i øvrigt for de to udvalg søges koordineret jf. forretningsordenens afsnit 5. 9. Uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer og suppleanter 23. Nyudpegede medlemmer og suppleanter af LSU tilbydes et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer inden for de første 6 måneder efter deres udpegning. Udgiften hertil afholdes af den pågældendes ansættelsessted. 10. Tavshedspligt 24. LSU s medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig eller, når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser. Stk. 2. Bortset fra de tilfælde, der er omfattet af tavshedspligten, har medlemmerne pligt til at bidrage til at orientere universitetets øvrige medarbejdere om arbejdet i LSU. 11. Uoverensstemmelse 25. Uoverensstemmelse om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser kan af hver af parterne kræves forelagt samarbejdsnævnet til afgørelse. 12. Evaluering af LSU s arbejde 26. LSU evaluerer sit arbejde hvert 2. år. Stk. 2. Evaluering kan ske ved at anvende et af de værktøjer, som Samarbejdssekretariatet har udarbejdet til formålet, og/eller ved at tage udgangspunkt i AU s Guide til et godt SU-samarbejde. Stk. 3. Evaluering sker på et møde i LSU. Evalueringen kan ske med bistand af udvalgets sekretær eller en medarbejder fra HR. Stk. 4. Der udarbejdes en opfølgningsplan efter evalueringen. 13. Ikrafttrædelse, ændringer og opsigelse 27. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor LSU har fastsat den.

Side 6 af 6 Stk. 2. Eventuelle ændringer af forretningsordenen kan ske løbende, når der er enighed om det i LSU. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til LSU mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet. Stk. 3. Hvis der sker ændringer i Samarbejdscirkulæret, som har betydning for LSU s forretningsorden ændres denne i overensstemmelse hermed. Stk. 4. Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel til den første i en måned, hvis forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. Vedtaget på møde i LSU Økonomi og Bygninger den dd mm. 20aa. Aarhus, den dd mm 20aa Niels Jørgen Rasmussen Formand for LSU Anders Moestrup Krabh Næstformand for LSU

Årshjul for LSU Økonomi og Bygninger Vedtaget på LSU den 17. marts 2016 1. møde ultimo januar Lønforhandlingsproces Opfølgning på MUS Foreløbig regnskab 4. møde ultimo november Budget Arbejdsmiljøstatistikker fra HR (fællesdrøftelse i LSU og LAMU) 2. møde ultimo maj Evaluering af lønforhandlingsproces Udarbejdelse af kriterier til næstkommende lønforhandling Budget og regnskab Faste punkter: Godkendelse af dagsorden Opfølgning på referat fra seneste møde Økonomi Orientering fra formand og næstformand o Eventuelt herunder orientering fra møder i ASU samt personale 3. møde ultimo august Evaluering af LSU arbejde Særlige temaer til MUS Kompetenceudvikling