1 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Investeringsbudget Hensigten med dette dokument er, at gøre opmærksom på kravene til de investeringer, der skal indarbejdes i Investeringsbudgettet for Aalborg Universitet. Dette være sig krav til budgetteringen, men ligeledes de krav der er til den efterfølgende registrering og opfølgning. Universitetet indførte et investeringsbudget i forbindelse med budget 214. Der følges løbende op på investeringer, som nu også indgår som en fast del af rapporteringen til universitetets ledelse. Investeringsbudgettet for budgetåret følger de deadlines, der bliver meldt ud fra Økonomiafdelingen til Økonomicentrene. Investeringsbudgettet bliver godkendt af Bestyrelsen, som en del af det samlede budget for AAU. Der vil komme loft på investeringsbudgettet. Niveauet behandles på Direktionsmøde. Indhold Definition - investering... 1 Definition - Investeringsbudget... 1 Investeringsanmodning... 3 Realiserede investeringer... 4 Opfølgning på investeringsbudgettet... 7 Afskrivninger... 8 Definition - investering Investeringer på Aalborg Universitet defineres som enkelt anskaffelser på over 1. kr. Anlægsaktiv defineres som anskaffelser (incl. Software) til vedvarende eje på AAU og skal opfyldes følgende; anskaffelsessum over 1. kr. excl. Moms, levetid over 1 år, AAU har ejerskab over anlægget og anlægget kan fungere selvstændigt. Definitioner mv. for anlæg og udstyr kan findes på følgende link: http://www.aauhaandbog.aau.dk/file/6258/instruks-anlæg-og-udstyr-januar-212.pdf Andre anskaffelser/indkøb under 1. skal ikke indarbejdes i investeringsbudgettet. Definition - Investeringsbudget Investeringsbudgettet indeholder en liste over de investeringer der forventes igangsat i budgetåret. Det vil sige de investeringer der forventes at skulle laves investeringsanmodninger på. Investeringsanmodningerne skal laves forud for aftale / køb af aktiverne. Der skal derfor medtages hele den investering man forventer at igangsætte, og ikke kun den del der forventes realiseret i budgetåret. Kun hvis investeringen opdeles i flere aftaler som indgås i forskellige budgetår, opdeles investeringen i flere investeringsbudgetter.
2 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Budgettet indeholder både en liste over større enkeltinvesteringer og rammer til investeringer. Investeringsbudgettet er udelukkende et regneark, der indeholder den øvre ramme inden for hvilken universitetet må binde likvide midler til anlægsaktiver. Der er derfor ikke en direkte sammenhæng mellem regnearket med investeringsbudget og den budgettering der foretaget på art 35 i Prophix. Budgettering på art 35 er budgettering af realisering af anlægsinvesteringerne. Denne vil altid i en eller anden grad være tidforskudt i forhold til investeringsbudgettet. Rammeinvestering eller enkeltinvestering Enkeltinvestering karakteriseres ved, at kunne henføres direkte til en specifik investering. I noten noteres en kort beskrivelse af investeringen. Enkeltinvesteringer er også kendetegnet ved at være investeringer på 2 mio. kr. og derover. Rammeinvestering er karakteriseret ved at være en samlet ramme, der ikke kan kobles med konkrete navngivne anskaffelser. Der skal udfyldes et regneark hvor rammer er angivet og hvor enkeltinvesteringer er navngivet og kommenteret. Regnearket er udsendt sammen med vejledningen. Enkelt investeringer Omk.sted Art UK 1/11/12/13 UK 95/97 I alt Note 3571 Inventar Ramme investeringer Omk.sted Art UK 1/11/12/13 UK 95/97 I alt Note I omk.sted angives fx 631xx for Institut for Arkitektur og Design. I Art kan vælges mellem kategorierne. Under UK 1/11/12/13 skal anføres det beløb der skal finansieres af uk1. I kolonnen med UK 95/97 skal anføres den del der skal finansieres af uk 95/97. Kolonnen i alt summerer de 2 kolonner med beløb for den samlede investering. Note skal udfyldes under enkeltinvesteringer og kan udfyldes under rammer, derved knyttes en kommentar til investeringen.
3 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Noterne bruges af Økonomiafdelingen, i forbindelse med fremlæggelse for rektoratet. Noterne sikrer, at der i økonomicentrene kan følges op på det budgetterede og at investeringsbudgettet bliver styrbart. Det er vigtigt, at der kun budgetteres det der forventes realiseret som anlægsaktiver, altså aktiver over 1. kr. Der skal budgetteres investeringer både i driften og på de eksternt finansierede projekter. Der kan ligeledes budgetteres med puljer på projektbufferen, for de tilfælde, hvor der ikke kan budgetteres på et konkret projekt. 1 Det er hovedområdets ansvar at der budgetteres tilstrækkelige rammer til at kunne rumme uforudsete investeringer. Dermed kan der budgetteres en buffer på fakultetsniveau, der efterfølgende realiseres på de decentrale enheder. Når investeringsbudgettet er samlet og godkendt, laves der en nummerering af posterne i regnearkene, som anvendes til styring af budgettet, i den løbende godkendelse af investeringsanmodninger. Denne nummerering indeholder år-hovedområde-nummer (216-6-16). Det er disse nummerringer der skal anføres på investeringsanmodningerne inden fremsendelse til ØA. Budgetposterne, og dermed nummereringen, kan anvendes flere gange indtil den AAU-finansierede del er opbrugt. Dette vil især gælde for de buffere der budgetteres, hvor man ikke kender de præcise ting der anskaffes på budgetteringstidspunktet. Men gælder selvfølgelig også hvor man budgetterer med en større investering der anskaffes som flere aktiver. Investeringsanmodning Proceduren for investeringsanmodning og vejledningen herfor findes på følgende link: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/584;jsessionid=b98d13b78ee7286c322ae52865 4D6 Det er vigtigt at der altid udfyldes en investeringsanmodning og afventes godkendelse inden der indgås en aftale om køb. Alle konteringer på art 35 skal kunne spores til en investeringsanmodning. Hvis der tilkøbes på et eksisterende aktiv, henvises der til den oprindelige investering på den nye investeringsanmodning på tilkøbet. Investeringsanmodninger nummerres fortløbende af ØA, som de modtages. Denne nummerering indeholder år-nummer (216-19, 216-2, 216-21). Det er denne nummerering der skal anvendes ved henvisning til en godkendt investeringsanmodning. Det er vigtigt at bemærke, at godkendte investeringsanmodninger, som ikke bliver realiseret i det godkendte regnskabsår, blot skal budgetteres som realiserede investeringer på art 35 i året efter. De skal IKKE medtages i regnearket med investeringsbudget igen. Uforbrugte investeringsrammer, der er godkendt for indeværende budgetår, kan ikke automatisk overføres til næste budgetår. 1 Der er en vejledning under udarbejdelse som kan anvendes til at opdele de forventede køb i henholdsvis udstyr (kontering på art 15) og anlægsinvesteringer (kontering på art 35). Vejledning forventes at blive rundsendt med ØAmail.
4 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Realiserede investeringer Realisering af investeringer skal budgetteres i Prophix. Det vil sige at her skal alt hvad der forventes konteret på art 35 i budgetåret budgetteres. Der vil derfor både være investeringer som var i investeringsbudgettet for det tidligere år og investeringer i budgetåret. Der kan påføres en kommentar i Prophix så enheden får mulighed for at skelne og for at angive hvilken specifik anskaffelse der er tale om. For driften er der i Budgetsystemet mulighed for at budgettere på følgende arter: 3531 Indretning af lejede lokaler 3541 Forsøgsudstyr og maskiner 3551 Driftsmateriel 3561 Transportmateriel 3571 Inventar 3581 IT-udstyr 3531 IT-software For de eksternt finansierede projekter er der i budgetsystemet mulighed for at budgetterer på følgende arter. Disse arter er ligeledes til rådighed for de projekter, der skal budgetteres på projektbufferen. 3531 Indretning af lejede lokaler 3541 Forsøgsudstyr og maskiner 3581 IT-udstyr 3531 IT-software
5 Procesbeskrivelse til investeringsbudget
6 Procesbeskrivelse til investeringsbudget Fordeling ved budgettering Kendte investeringer skal budgetteret i den periode (måned) de forventes realiseret, og rammerne (forventede investeringer) skal fordeles i månederne efter bedste overbevisning. Investeringer der samfinansieres mellem en projektbevilling (uk95/97) og driften (uk1) skal budgetteres opdelt i de 2 templates. Husk at hvis der budgetteres med en pulje på projektbufferen, også at budgettere en pulje på driften, til at dække medfinansieringen. Clearing af anlægsaktiver Fakulteterne skal budgettere clearingen af anlægsaktiverne. Der skal dermed ligges en post ind på art 359999 (markeret med gult) i driftstemplaten i prophix, som svarer til det samlede investeringsbudget for hovedområdet, fratrukket de store investeringer på projektbevillinger, på 1 mio. kr. og derover pr. anlægsaktiv. (donationer) Donationer Fakulteterne skal budgettere med at visse investeringer skal optages som donationer. Ved en donation forstås at der er finansiering fra uk 95/97 på 1. mio. kr. og derover pr. anlægsaktiv. Ved donation cleares uk 1 ikke på art 359999 (markeret med gult), i stedet optages en forpligtelse i balancen, som nedskrives i takt
7 Procesbeskrivelse til investeringsbudget med at anlægsaktives afskrives. Dermed vil afskrivninger af disse donationer være neutrale. Kun den del der evt. er finansieret af uk1 belaster driften med afskrivninger. Medfinansiering fra fakultet I forbindelse med budgetteringen af investeringer, hvor instituttet forventer medfinansiering fra fakultetet, skal investeringen stadig budgetteres på instituttet i driftstemplaten, og derefter budgetteres en indtægt fra fakultetet til dækning. Det vil sige at budgettet på art 35 skal ligge på det omkostningssted hvor investeringen realiseres. Instituttet har en forpligtelse til at afklare budgetteringen med fakultetet, således at udgiften til medfinansiering kan medtages i deres budgettering. Art 81314/86314 anvendes til budgettering. Opfølgning på investeringsbudgettet Økonomiafdelingen følger op på sammenhæng mellem investeringsbudget, investeringsanmodninger, realiseret investeringer (art 35) og oprettelse af investeringer i anlægsmodulet. Det vil derfor blive nødvendigt at kontakte de enkelte enheder for oplysninger omkring sammenhæng mellem investeringsanmodning og kontering på art 35. Det vil derfor være en hjælp hvis nummer fra investeringsanmodning bruges i tekst ved kontering. Der vil foregå en opfølgning på investeringsbudgettet i forbindelse med følgende rapporter: 1. periodeopfølgning 2. periodeopfølgning Årsregnskab Opfølgningen udarbejdes i Økonomiafdelingen i samarbejde med Økonomicentrene. Tidsrammen for opfølgningen følger den udmeldte tidsplan for ovennævnte rapporter. Opfølgningen vil ske på nedenstående niveau. Der laves også opfølgning på realiserede investeringer. Godk. Rest i 1. kr. Budget Anmod. invest. AAU finansieret SUND 14.752 4.953 9.799 TEKNAT 48.86 1.534 37.553 FÆLLES 61.136 35.59 25.628 I alt 123.975 5.996 72.979 Eksternt finansieret SUND 5.155 4.941 214 TEKNAT 33.881 8.32 25.579 I alt 39.36 13.243 25.793 Samlet SUND 19.98 9.894 1.14
8 Procesbeskrivelse til investeringsbudget TEKNAT 81.968 18.836 63.132 FÆLLES 61.136 35.59 25.628 I alt 163.12 64.239 98.774 Afskrivninger Der afskrives på anlægsaktiver 1. måned efter anskaffelsesdato, dvs. udgangspunktet er fakturadatoen. Der udsendes fra ØA en beregning for afskrivninger for 216, 217 og 218 på aktiver realiseret pr. 3.9.15. Dato for udsendelse fremgår af kalender-/procesoversigt, der udarbejdes forud for budgetarbejdet. Oven i den beregning der modtages fra ØA skal hovedområder selv beregne følgende: Afskrivninger på aktiver realiseret efter 3.9.15 Afskrivninger på aktiver realiseret i 216 Afskrivning eller nedskrivning på aktiver der kasseres inden de er fuldt afskrevet Der leveres også en beregning på eksisterende donationer.