Historisk materiale. Det følgende materiale er ét samlet PDF dokument med alle dokumenter fra generalforsamlingen: Referat fra ekstraordinær generalforsamling i Julespareforeningen af 1940 d. 22. oktober 2012 i Restaurant Håndværkeren. 1. Åbning ved formanden. Til stede 14, fuldmagter 8 stemmer i alt 22 (af 26 mulige) 2. Valg af dirigent. Jacob blev valgt. 3. Orientering fra bestyrelsen. Henrik fremlagde bestyrelsens oplæg til udbygning af Hangar A for general forsamlingen. Svend spurgte til planerne om kloakering i området og Henrik svarede at det tidligst bliver i 2032 for det område Hangar A ligger i. Lars var bekymret for at der kun var indhentet et tilbud, men Henrik svarede at flere var blevet spurgt, men de kunne ikke klare opgave til den pris, samt at de ikke ville kunne klare hele opgaven. Henrik forklarede samtidig, at bestyrelsen fortsat ville søge tilbud, og de fremlagte forslag netop tog højde for at giver bestyrelsen passende handlefrihed også efter en endelig godkendelse fra generalforsamlingen. Der blev fremført en række spørgsmål under dette punkt og alle blev grundigt besvaret af bestyrelsen. 4. Vedtægtsændringer. Henrik fremlagde de ændringer til vedtægterne, som er nødvendige for at gøre foreningen i stand til at kunne optage et lån. Henrik henledte opmærksomheden på at flere ændringer i vedtægterne var af redaktionel karakter, mens andre primært var tilpasninger og præciseringer af flere års praksis. Forslaget blev enstemmigt vedtaget med 22 stemmer for. 5. Forslag om renovering og tilbygning til Hangar A. Henrik fremlagde udbygningsforslaget for generalforsamlingen, hvilket affødte en hel del supplerende diskussioner om forskellige aspekter af projektet. Alle blev behandlet og besvaret af bestyrelsen. Udbygningen blev vedtaget med 19 stemmer for 2 stemmer imod 1 stemme blank 6. Forslag om optagelse af lån. Henrik fremlagde de problemstillinger som generalforsamlingen skulle tage stilling til i forbindelse med optagelse af et lån i foreningen.
Forslaget blev vedtaget med 21 stemmer for 1 stemme imod. 7. Forslag om igangsættelse af byggeprojektets 1. fase. Henrik fremlage forslaget om at give bestyrelsen mulighed for at påbegynde fase 1 af hensyn til frostperioden og fremskyndelse af det samlede projekt. Henrik gjort opmærksom på, at bestyrelsen kun vil benytte denne mulighed såfremt grundlaget for opstart er tilfredsstillende. Forslaget blev vedtaget med 20 stemmer for 1 stemme imod. 1 stemme blank 8. Valg af bestyrelses formand. Formanden forklarede baggrunden for at give generalforsamlingen mulighed for at vælge ny formand uden for normal valgperiode. Henrik blev enstemmigt genvalgt. Henrik Gravesen, Formand Per Woodrow, Næstformand Morten Rosenbak Jensen, Kasserer Søren Simonsen, Sekretær
1. oktober 2012 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. Mandag den 22. oktober 2012, Kl. 16:30 Restaurant håndværkeren, Hersegade 9, 4000 Roskilde Baggrund (Vedtægternes 10 stk. 3): Siden 2009 har bestyrelsen arbejdet på projektet om mulig udbygning af Hangar A. Projektets endelige gennemførelse kræver optagelse af kreditforeningslån, og jfr. generalforsamlingens tidligere beslutninger skal det endelige projekt fremlægges til generalforsamlingens godkendelse. Optagelse af lån er forholdsvis kompliceret, og kræver ændring af foreningens vedtægter. Ændringer af foreningens vedtægter er desuden afgørende for sikring af foreningens økonomiske grundlag for gennemførelse af projektet og optimering af foreningens driftsøkonomiske rammer i finansieringsperioden. Der foreligger en samlet projektplan. I planlægningsfasen har bestyrelsen, på baggrund af generalforsamlingens indstilling, fået udarbejdet byggetegninger og indhentet byggetilladelser og tilbud, der indgår i den samlede projektplan. Der foreligger rammeoplæg for budget og lånefinansiering, som baggrund for generalforsamlingens godkendelse til optagelse af lån for gennemførelse af projektet. Det er afgørende for projektets effektive gennemførelse, at der i hele det fremadrettede projektforløb så vidt muligt fastholdes en overordet styring under samme ledelse. Det er derfor formandens ønske, at generalforsamlingen samtidig får mulighed for at tage stilling til den ledelsesmæssige ansvarsplacering.
Dagsorden Generalforsamlingen 22. oktober 2012, Restaurant Håndværkeren, Hersegade 9, 4000 Roskilde Punkt: Emne: Note: 1 Åbning ved formanden Indsamling og godkendelse af fuldmagter. Referent er bestyrelsens sekretær. 2 Valg af dirigent 3 Orientering fra bestyrelsen Generel orientering om projektforløbet, generelle konklusioner, der indgår som grundlag for de fremsatte forslag på denne ekstraordinære generalforsamling. 4 Vedtægtsændringer Behandling af forslag om vedtægtsændringer jfr. vedtægternes 12. (Ved godkendelse af nye vedtægter, vil disse være grundlaget for efterfølgende behandlinger og beslutninger på denne generalforsamling). 5 Forslag om tilbygning og Bestyrelsen fremlægger forslag om godkendelse af renovering af Hangar A tilbygningsprojekt omfattende principtegninger, samt rammebudget og projektplan. 6 Forslag om optagelse af Bestyrelsen fremlægger forslag om godkendelse til kreditforeningslån optagelse af kreditforeningslån med sikkerhed i foreningens ejendomsværdier (Hangar A). 7 Forslag om igangsættelse Bestyrelsen fremsætter forslag om igangsættelse af byggeprojektets 1. fase af byggeprojektet, med økonomisk fundering i foreningens kapitalopsparing (Fremskyndelse af 1. byggefase af hensyn til byggeriets gennemførelse inden sommeren 2013). 8 Valg af bestyrelsesformand Formanden ønsker med baggrund i projektets omfang og væsentligheden af en kontinuerlig ledelse under projektforløbet, at give generalforsamlingen mulighed for valg af ny formand uden for valgperioden. (Foreningens formand forventes at opstille til valg).
Følgende materialer vil som minimum indgå som grundlag for behandlingen af punkterne på den ekstraordinære generalforsamling. Materialer udsendes direkte til medlemmerne via e-mail, og publiceres på foreningens hjemmeside senest 14 dage før generalforsamlingen. Note: Opmærksomheden henledes på, at der er medlemmernes eget ansvar at sikre korrekte kontaktoplysninger (e-mail) registreret hos foreningen (Se kontaktoplysninger på forenings hjemmeside). Generelle materialer der kan hentes på foreningens hjemmeside: Vedtægter Gældende vedtægter, dateret 28. marts 2011. Medlemsoversigt Seneste medlemsoversigt. Regnskab 2011 Revideret og godkendt regnskab for 2011. Materialer vedr. dagsorden pkt. 1: Skabelon til fuldmagt Udsendes via mail og uploades på foreningens hjemmeside. Materialer vedr. dagsorden pkt. 3: Tegninger Tegninger der er lagt til grund for ansøgning om byggetilladelse. Oversigt ændringer Beskrivelse af bestyrelsens ændringer til byggeriets indhold i forhold til tegninger. Byggegodkendelse Byggetilladelse fra Odsherred Kommune af 8. juni 2012. Entreprenørtilbud Bestyrelsens valgte tilbud fra hovedentreprenør. Projektplan Samlet projektplan med terminer mv. Overslag lån Overslagsberegninger fra Kreditforening til brug for finansieringsberegninger. Projektbudget Samlet budget for byggeprojektet. Foreningsbudget Revideret budget for foreningen baseret på projekt og driftsomkostninger. Note: De ovenstående materialer vedr. generalforsamlingens punkt 3, vil blive udsendt via e- mail som vejledende materiale, og vil indgå i bestyrelsens samlede orientering forud for behandling af generalforsamlingens øvrige punkter.
Materialer vedr. dagsorden pkt. 4: Forslag Bestyrelsens forslag til nye vedtægter. Note: Bilag til punkt 4 (dokument i Word format med forslag til vedtægtsændring angivet med rettelsesmarkeringer) er vedhæftet denne indkaldelse. Mindre ændringer kan forekomme i endeligt forslag. Materialer vedr. dagsorden pkt. 5: Forslag Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen omfattende rammebetingelser for byggeriets omfang og indhold. Materialer vedr. dagsorden pkt. 6: Forslag Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen omfattende rammebetingelser for optagelse af kreditforeningslån til finansiering af byggeprojektet. Materialer vedr. dagsorden pkt. 7: Forslag Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen omfattende rammebetingelser for indgåelse af kontrakt for indledende byggeri (udgravning, kloakarbejde og støbning af fundament). Note: Forslagene til behandling under punkt 5, 6 & 7 vil alle være baseret på rammebetingelser, af hensyn til sikring af bestyrelsens aktionsmuligheder i projektforløbet.
7. oktober 2012 Bilag til ekstraordinær generalforsamling mandag den 22. oktober 2012 Foreningsbudget ved godkendelse af vedtægter og etablering af lån. Økonomi med eksisterende antal medlemmer og konservativt budget for udlejning Medlemmer Betalende ikke betalende Lavsæson Mellemsæson Højsæson 23 4 2 4 11 Indtægter Udgifter Kontingenter 600 kr. 13.800,00 Investeringskonto 150 kr. 3.450,00 kr. 3.450,00 Husleje 200 kr. 400,00 kr. 10.800,00 400 kr. 1.600,00 800 kr. 8.800,00 Lån kr. - Drift kr. 10.000,00 Administration kr. 5.000,00 Nyt og Vedligehold kr. 7.000,00 Ikke finansieret forbrug kr. 6.000,00 Overskud kr. 50,00 Ny finansiering med mindre medlemsfald og forventet udlejning Medlemmer Betalende ikke betalende Lavsæson Mellemsæson Højsæson 20 3 4 7 14 Indtægter Udgifter Kontingenter 1400 kr. 28.000,00 Investeringskonto 300 kr. 6.000,00 kr. 900,00 kr. 6.900,00 Husleje 300 kr. 1.200,00 kr. 19.400,00 600 kr. 4.200,00 1000 kr. 14.000,00 Lån kr. 28.000,00 Drift kr. 10.000,00 Administration kr. 5.000,00 Nyt og Vedligehold kr. 5.000,00 Ikke finansieret forbrug kr. 3.000,00 Overskud kr. 3.300,00
7. oktober 2012 Bilag til ekstraordinær generalforsamling mandag den 22. oktober 2012 Kravspecifikation for entreprisetilbud med senere ændringer. Krav pr. 9. juni 2012 Tilbud skal omfatte totalentreprise - herunder: Udgravning Reetablering af kloak og rensebrønd med dokumentret godkendelse Støbning af fundament jfr. tegninger/specifikationer Etablering af tilbygning og reetablering af nyt køkken alrum jfr. tegninger/specifikationer, inkl. o vinduer og døre o gulve og indervægge med døre mv. klar til væv og maling o trækning af elkabler (øvrige elinstallationer udføres af egen elektrikker) o opsætning af køkken, med bordplade og vask Gulve, lofter og vægge skal etableres/reetableres ens i køkken/alrum efter nedrivning af indervægge, klar til væv og maling I forbindelse med udvendig beklædning skal udskiftes enkelte dele af nuværende beklædning (råd, svamp e.l.) Tilbud skal inkluderer relevant dokumentation for færdigmelding af byggeriet, omfattet af tilbuddets opgaver. Tilbud skal specificere relevante dele af materialevalg - fx. specificering af udvendig beklædning, indvendige gulve etc. Entreprisen skal desuden omfatte alle nødvendige opgaver for færdig ibrugtagning jfr. ovenstående, dog således af bygherrer selv udfører følgende opgaver: Indkøb af køkkenmoduler Eksisterende køkkenmoduler fjernes (grovnedrivning af køkken) Klargøring af eksisterende elinstallationer forud for arbejdets påbegyndelse (i forbindelse med nedrivning af køkken) Indvendig VVS installationer fjernes/klargøres i nuværende køkken før arbejdet påbegyndes Opsætning af glasvæv, samt bemaling indvendig og udvendig (væv og maling søges så vidt muligt udført af bygherrer inden opsætning af nye køkkenmoduler og formalede fodlister mv.) Tilslutning af VVS til vask og tilslutning af hvidevarer (Vask, hvidevarer mv. anskaffes af bygherrer selv) Elinstallatør foretager ny- og reinstallation af el på baggrund af aftalt kabeltræk (kabler udleveres til træk under byggeriet) Der skal evt. installeres varmepumpe af autoriseret installatør - Denne opgave udføres efter nærmere aftale/koordinering for mest hensigtsmæssig tilgang til montagearbejdet Arbejdet søges udført over ca. 2 måneder, men det er muligt at forlænge den samlede byggeplansperiode hvis dette kan dokumenteres at påvirke pris eller sikkerhed for planens overholdelse Ændringer i specifikationer der efterfølgende er inkluderet i entreprisetilbud: 1. Ekstra vinduer og døre i stue (alle vinduer i stue + terrassedør) 2. Gipslofter i stue 3. Kunden grov nedriver det gl. køkken/værelser og bortskaffer 4. Nyt gulv i køkken (ens parket i hele værelser og køkken/alrum) 5. Dør i værelse bliver slettet (udskiftes med vindue)
7. oktober 2012 Bilag til ekstraordinær generalforsamling mandag den 22. oktober 2012 Foreningsbudget ved godkendelse af vedtægter og etablering af lån. Samlet budget for renoveringsprojektet Lånefinansieret Kapitalfinansieret Ufinansieret Lån Etableringsomkostninger (F3T) kr. 38.000,00 Tilbygning totalentreprise Udgravning, kloak og støbning mv. kr. 50.000,00 kr. Byggefase 1 50.000,00 Totalentreprise Tømrer kr. 240.000,00 kr. Byggefase 2 120.000,00 kr. Byggefase 3 65.000,00 kr. Byggefase 4 55.000,00 Køkken Køkken ex. Hvidevarer kr. 15.000,00 Hvidevarer kr. 6.000,00 kr. 5.000,00 Elarbejde Elektrikker kr. 28.000,00 Radiatorer og lamper mv. kr. 4.000,00 kr. 2.000,00 VVS arbejde Montør kr. 8.000,00 Varmepumpe kr. 21.000,00 Malerarbejde mv. Materialer kr. 12.000,00 Øv. Inventar Spisebord og stole kr. 4.000,00 Skabe kr. 6.000,00 Senge kr. 6.000,00 kr. 6.000,00 Diverse Forplejning mv. kr. 3.000,00 "Det løse" kr. 3.000,00 Uforudsete udgifter kr. 5.000,00 kr. 5.000,00 kr. 400.000,00 kr. 35.000,00 kr. 32.000,00 Samlet budget for renoveringsprojekt kr. 435.000,00
7. oktober 2012 Bilag til ekstraordinær generalforsamling mandag den 22. oktober 2012 Foreløbig projektplan Projektplan med byggefaser, terminer og betalingsbetingelse, samt estimater på terminer mv. vedr. interne arbejdsopgaver mv. Planen revideres løbene undervejs i projektet - Terminerne skal anset som "seneste" (dog skal der tages højde for almindelige betingelser vedr. "vejrlig".) Uge Datoer Emne Ansvar Bemærkninger Den følgende plan forudsætter godkendelser/opbakning på ekstraordinær generalforsamling den 22. oktober 2012: Opdateret 7. oktober 2012 Uge 43 22 Okt. Ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen Træfældning og rydning af byggeareal Arbejdshold Der skal ryddes træer og buske i en passende afstand fra byggeområdet, og gøres plads til aflæsning af afgravet materiale i umiddelbart nærhed til byggeområdet. Opgaven omfattet fjernelse af store træer! 24 Okt. Igangsætning af byggefase 1 Projektleder/Hovedentreprenør Byggefase 1: Anmeldelse byggestart samt udgravning, kloakarbejde og støbning 25 til 26 Okt. Ansøgning om lån Bestyrelsen/Formanden Uge 44 Byggefase 1 og behandling af låneansøgning Uge 45 Byggefase 1 og behandling af låneansøgning Uge 46 12 til 18 Nov. Tegninger og tilbud mv. til køkken Byggefase 1 og behandling af låneansøgning Køkkenansvarlig Der skal udarbejdes endelige tegninger og moduloversigt mv., samt indhentes endeligt tilbud på køkken, til levering 1. marts 2013 Uge 47 Byggefase 1 og behandling af låneansøgning Uge 48 26 til 28 Nov. Forventet godkendelse på lån Bestyrelsen/Formanden 29 til 30 Nov. Igangsætning af byggefase 2 Projektleder/Hovedentreprenør Byggefase 2. Etablering af tilbygning med tag, vinduer/døre og udvendig vægbeklædning. Igangsætning af byggefase 2 påkræver godkendelse af lån og sikkerhed for at lånebeløbet er til rådighed. 01 til 02 Dec. Tømning af Hangar A Arbejdshold Hangar A skal tømmes for alt indbo (Delvis opbevaring i gæstehus og samlet i stuen)
Uge Datoer Emne Ansvar Bemærkninger Uge 49 03 Dec. Byggefase 1 afsluttet (Termin 1) Hovedentreprenør 04 til 05 Dec. Byggefase 1 godkendes (Inspektion) Acontofakturering byggefase 1, kr. 45.000,- 06 til 09 Dec. VVS arbejde Internt arbejde / arbejdshold Klargøring til nedrivning 08 til 09 Dec. Nedrivningsarbejde og bortkørsel Internt arbejde / arbejdshold Grov nedrivning i køkken og værelser Uge 50 10 til 13 Dec. El-arbejder Elektrikker / arbejdshold Klargøring til nedrivning 10 til 14 Dec. Bestille køkken Køkkenansvarlig Køkken bestilles jfr. tilbud og projektleders godkendelse. Betaling anslås til ca. 15.000,- (Kan dog afhænge af om der købes VVS, hvidevarer mv. i samlet køb med køkken) 14 til 16 Dec. Intern opfølgning/koordinering Internt arbejde / arbejdshold Opfølgningsopgaver hvis nødvendigt Uge 51 17 til 21 Dec. Godkendelse af VVS- og El-arbejder Delfakturering af VVS og El-arbejder (Anslået udgift kr. 12.000,-) Uge 52 Byggefase 2 Uge 1 Byggefase 2 Uge 2 07 til 13 Jan. Byggeinspektion Projektleder/Hovedentreprenør Byggepladsinspektion og vurderings af planforløb Delfakturering fra hovedentreprenør - fakturering svarende til færdiganvendt materialeforbrug Uge 3 Byggefase 2 Uge 4 Byggefase 2 Uge 5 Byggefase 2 Uge 6 04 til 08 Feb. Byggeinspektion Projektleder/Hovedentreprenør Byggepladsinspektion og vurderings af planforløb Delfakturering fra hovedentreprenør - fakturering svarende til færdiganvendt materialeforbrug 04 til 08 Feb. Byggefase 3 igangsættes efter aftale Projektleder/Hovedentreprenør Byggefase 3. Montering af vinduer i stue, samt isolering, indvendig væg- og loftbeklædning i øvrige rum. Lokaler klar til indledende malerarbejde. Uge 7 Byggefase 2 og 3 Uge 8 Byggefase 2 og 3 Uge 9 25 Feb. Byggefase 2 afsluttet (Termin 2) 26 til 28 Feb. Byggefase 2 godkendes (Inspektion) Projektleder/Hovedentreprenør Acontofakturering for Byggefase 2: kr. 100.000,- modregnet delfaktureringer i byggefase 2 01 Mar. Køkken leveres Køkkenansvarlig Køkken leveres til Hangar A. Placering aftales med hovedenteprenør og afhænger af projektets forløb. 02 til 03 Mar. Interne arbejdsopgaver Arbejdshold Arbejdshold er klar til indledende opgaver efter aftale med projektleder og hovedentreprenør. Fx El-kabler, indledende maleropgaver mv. Uge 10 04 Mar. Byggefase 4 igangsættes Projektleder/Hovedentreprenør Byggefase 4 er opsætning af køkken, etablering af gulv, indvendige døre og øvrige afsluttede opgaver, klar til endelig maling. Byggefase 4 påkræver koordinering med interne arbejdshold i forhold til malerarbejder.
Uge Datoer Emne Ansvar Bemærkninger 05 til 06 Mar. Hvidevarer og evt. VVS indkøbes og leveres Køkkenansvarlig Hvidevarer og VVS indkøbes efter aftale med projektleder/økonomisansvarlig, og leveres efter aftale med hovedentreprenør. (Anslået pris ca. kr. 9.000,-, dog afhængig af evt. leveringsaftale mv. vedr. VVS) 07 Mar. Byggefase 3 afsluttet (Termin 3) 08 Mar. Byggefase 3 godkendes (Inspektion) Acontofakturering for Byggefase 3: kr. 50.000,- 08 til 10 Mar. Interne arbejdsopgaver Arbejdshold Maleropgaver udføres af internt arbejdshold. Udgifter til malerarbejde/materialer mv. afregnes løbende (Se budget) Uge 11 11 til 15 Mar. Byggefase 4 15 til 17 Mar. Interne arbejdsopgaver Arbejdshold Maleropgaver udføres af internt arbejdshold, efter koordinering med hovedentreprenør Uge 12 19 til 22 Mar. VVS- og El-arbejder i forbindelse med byggefase 4 (Bemærk - Der er ikke tillagt projektet, at der etableres varmepumpe, men mulighederne vurderes undervejs i projektet) Projektleder/Hovedentreprenør VVS- og El-arbejder udføres i koordination med hovedentreprenør. VVS- og EL-arbejder faktureres ved arbejdets afslutning. Anslået udgift ca. 20.000,- Uge 13 Byggefase 4 og interne arbejdsopgaver Arbejdshold Indvendige og udvendige opgaver. Uge 14 02 til 03 Apr. Afsluttende VVS og Elarbejde Projektleder/Hovedentreprenør VVS- og El-arbejder udføres i koordination med hovedentreprenør. VVS- og EL-arbejder faktureres ved arbejdets afslutning. Anslået udgift ca. 15.000,- 04 Apr. Byggefase 4 afsluttet (Termin 4) 05 Apr. Byggefase 4 - inspektion og foreløbig godkendelse Projektleder/Hovedentreprenør Ved foreløbig godkendelse betales afsluttende acontobetaling til hovedentreprenør svarende til samlet entreprisetilbud minus 10%. Foreløbig afsluttende godkendelse forudsætter, at der ikke er udestående afsluttende tilretninger. Ved udestående afsluttende tilretninger kan aftales delfakturering, svarende til fuld fakturering af anvendte materialer og betaling for underentrepriser der er afsluttet og godkendt. Restbeløbet betales én måned efter foreløbig godkendelse uden udestående. Restbeløbets udbetaling forudsætter, at der ikke er fremsendt skriftlige klagepunkter. 06 Apr. Interne arbejdsopgaver Arbejdshold Afsluttende malerarbejder og klargøring til inventar 07 Apr. Åbningsarrangement Ansvarlig for åbning Åbningsarrangement (Gennemføres før endelig rengøring og etablering af inventar mv. Uge 15 08 til 14 Apr. Afsluttende opgaver Internt ansvarlige med arbejdshold Afsluttende indkøb (Se budget), rengøring, indflytning af inventar mv. - klargøring til ibrugtagning.
7. oktober 2012 Forslag til ekstraordinær generalforsamling mandag den 22. oktober 2012 Vedtægtsændringer Baggrund I forbindelse med evt. optagelse af lån til gennemførelse af byggeprojekt, påkræves ændring af foreningens vedtægter for at opnå godkendelse af låneansøgning hos kreditforeninger. Ændringer af foreningens vedtægter er desuden afgørende for sikring af foreningens økonomiske grundlag for gennemførelse af projektet og optimering af foreningens driftsøkonomiske rammer i finansieringsperioden. Samtidig ønsker bestyrelsen at benytte lejligheden til at få justeret vedtægterne ved enkelte præciseringer og rettelse af småfejl. Forslag: Generalforsamlingen godkender nye vedtægter, som fremlagt af bestyrelsen på den ekstraordinære generalforsamling den 22. oktober 2012. Materialer: Bestyrelsens forslag til nye vedtægter pr. 22. oktober 2012 Arbejdsdokument (Word) der identificerer ændringer i forhold til vedtægter pr 11. marts 2011.
VEDTÆGTER Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 22. oktober 2012 1 Foreningens navn. Foreningens navn er JULESPAREFORENINGEN AF 1940 (JSF). Foreningens hjemsted er den til enhver tid siddende formands adresse. 2 Foreningens formål. Foreningens formål er at forvalte en opsparing for medlemmerne, samt at tilvejebringe flest mulige midler, der skal komme medlemmerne til gode gennem køb og drift af fritidshuse, som kan lejes af medlemmerne. 3 Foreningens aktive medlemmer. stk. 1. Medlemskabet er strengt personligt, og medlemmerne må ikke låne, leje eller genudleje foreningens huse til andre personer, end der er tilladt i henhold til retningslinjerne for udlejning. stk. 2. Aktive medlemmer med mindst 10 års anciennitet kan når som helst skriftligt ansøge bestyrelsen om, at medlemskabet overføres til et af deres børn, der er fyldt 18 år. Medlemmets anciennitet kan ikke overføres. stk. 3. Ved et aktivt medlems død kan medlemskabet overgå til den efterladte ægtefælle/samlever eller 1 barn af afdøde, såfremt en af parterne skriftligt ansøger bestyrelsen herom. Medlemmets anciennitet kan kun overføres, hvis medlemskabet overgår til efterladte ægtefælle/samlever. stk. 4. Adgangen til at blive optaget som medlemmer er, ud over de i stk. 2 og stk. 3. fastsatte regler, begrænset til medlemmernes børn og børnebørn, samt børn af ægtefælle/samlever. Dog kan en enig bestyrelse eller en generalforsamling godkende optagelse af medlemmer, der har mangeårig relation til foreningens oprindelige medlemsgrundlag; fx mangeårig ansættelse ved Statens Luftfartsvæsen (før 1. november 2010). stk. 5. Optagelse af nye medlemmer kan ud over stk. 2 og stk. 3 kun finde sted, hvis generalforsamlingen beslutter at udvide medlemstallet. Nye medlemmer kan kun optages som aktive medlemmer. Foreningens medlemstal må ikke overstige 40. Såfremt medlemstallet falder til under 15, skal generalforsamlingen træffe beslutning om optagelse af nye medlemmer. stk. 6. Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, når der er behov for optagelse af nye medlemmer. stk. 7. Ethvert medlem kan, efter generalforsamlingens beslutning om at udvide medlemstallet (jfr. stk. 5), skriftligt indstille en person til optagelse i henhold til 3 stk. 4. Der kan kun indstilles personer, der er fyldt 18 år. Børn af medlemmer optages før evt. andre ansøgere.
stk. 8. Bestyrelsen kan beslutte ikke at optage en person, der ansøger om optagelse jfr. stk. 2 eller stk. 3, eller er indstillet inden for rammer og betingelser jfr. stk. 4 og 5. En sådan afgørelse skal forelægges på førstkommende generalforsamling, der kan omgøre bestyrelsens beslutning. stk. 9. Bestyrelsen kan indstille til generalforsamlingen, at tidligere medlemmer af foreningen kan genoptage deres medlemskab. 4 Æresmedlemmer. stk. 1. Generalforsamlingen kan, efter indstilling fra en enig bestyrelse, beslutte at tildele et medlem af foreningen Æresmedlemskab. stk. 2. Æresmedlemmet beholder de rettigheder medlemmet havde på tidspunktet for udnævnelse til æresmedlem. Er medlemmet aktivt medlem ved udnævnelsen, bibeholder medlemmet alle rettigheder som aktivt medlem. stk. 3. Æresmedlemskabet er livsvarigt, og kan kun fratages et medlem ved sletning jf. 7. stk. 4. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent til foreningen. Generalforsamlingen kan beslutte, at evt. investeringsbidrag skal betales af æresmedlemmer efter samme regler som øvrige medlemmer. 5 Passive medlemmer. stk. 1. Medlemmer med mindst 20 års medlemsanciennitet kan efter skriftlig anmodning til bestyrelsen overflyttes til passivt medlemskab. stk. 2. Passive medlemmer har ikke stemmeret ved foreningens generalforsamlinger, og kan alene foretage leje efter særlige regler fastsat i retningslinjer for udlejning. stk. 3. Passive medlemskaber kan ikke overdrages efter bestemmelserne i 3. stk. 4. Passive medlemmer betaler ikke kontingent til foreningen. Generalforsamlingen kan beslutte, at evt. investeringsbidrag skal betales af passive medlemmer efter samme regler som øvrige medlemmer. stk. 5. Et passivt medlem kan efter bestyrelsens godkendelse overflyttes til aktivt medlem. Ved en sådan overflytning betaler medlemmet kontingent og evt. investeringsbidrag, for den periode medlemmet har været passivt medlem Dog højst for seneste 5 år. stk. 6. Medlemsanciennitet og lejeanciennitet i relation til lejereglerne starter forfra ved overflytning fra passiv til aktivt medlem. 6 Udlejning. Bestyrelsen udarbejder retningslinjer for udlejning. Retningslinjerne skal godkendes af generalforsamlingen.
7 Kontingent. stk. 1. Nye medlemmer betaler et optagelsesgebyr, hvis størrelse svarer til summen af de seneste 5 års kontingenter + investeringsbidrag for sammen periode.. Ved overdragelse af medlemskab jf. 3, stk. 2. betales et gebyr svarende til kontingent + evt. investeringsbidrag for indmeldelsesåret. For overtagelse af medlemskab jf. 3, stk. 3 betales ingen gebyrer. Kontingent for det første medlemsår er ikke inkluderet i optagelsesgebyret. stk. 2. Kontingentet fastsættes hvert år som summen af seneste regnskabsårs faste udgifter til ejendomsskatter, vandafgift, el-abonnement, grundejerforeningskontingent, forsikring, samt kontingentårets forventede bruttoydelser til evt. lån, divideret med antal betalende medlemmer pr. 1. januar i kontingentåret. Kontingentet skal være indbetalt til foreningens konto senest den 6. marts. stk. 3. Et medlem, der ikke overholder fristen for indbetaling af kontingent eller andre ydelser, skal have tilsendt en rykkerskrivelse. Hvis det skyldige beløb ikke er indbetalt senest 1 måned herefter, kan medlemmet slettes. stk. 4. Leje kan ikke finde sted for medlemmer med kontingentrestance. Bestyrelsen, eller den af bestyrelsen udpegede administrator af udlejningen, kan afvise at tildele lejeperioder til medlemmer i kontingentrestance. stk. 5. Såfremt et slettet eller udmeldt medlem atter bliver optaget i foreningen, skal vedkommende betale dobbelt kontingent for perioden som ikke-medlem. I særlige tilfælde kan bestyrelsen dispensere herfra. 8 Foreningens midler. stk. 1. Foreningens midler tilvejebringes primært gennem udlejning af husene, et kontingent og evt. ekstra bidrag til en investeringskonto, samt et optagelsesgebyr, jf. 7, stk. 1 og 2 samt forrentning af medlemmernes opsparing jf. 2. stk. 2. Generalforsamling kan beslutte at optage lån i kreditforening/pengeinstitut, med sikkerhed i foreningens aktiver. Ved optagelse af lån der medfører en samlet restgæld, der overstiger 50 % af foreningens egenkapital opgjort ved seneste årsregnskab, kræves, at 4/5 af foreningens medlemmer stemmer for optagelse af lånet. stk. 3. Generalforsamlingen kan beslutte at pålægge foreningens medlemmer årligt at indbetale et investeringsbidrag til en investeringskonto. Kontoens indestående kan alene benyttes til finansiering af lån jfr. stk. 2, nyanskaffelser, udskiftninger eller renoveringer, der specifikt er godkendt af generalforsamlingen, og kan således ikke indgå i de øvrige driftsmidler bestyrelsen råder over. Kontoens indestående samt evt. træk på kontoen opgøres særskilt på foreningens årsregnskaber. stk. 4. Midlernes anbringelse sker efter regler, der fastsættes af bestyrelsen, dog således at enkeltstående køb/afhændelse/investering af værdier på mere end kr. 15.000, eller samlede værdier i et regnskabsår på mere end 25.000,-, kræver en generalforsamlings godkendelse.
stk. 4. Foreningens midler administreres af bestyrelsen jf. 11 i overensstemmelse med disse vedtægter og generalforsamlingens beslutninger. Administrationen af midlerne skal kunne dokumenteres ved: Driftsbudget fremlagt ved ordinær generalforsamling Perioderegnskab fremlagt på forlangende af foreningens revisorer Revideret årsregnskab fremlagt ved ordinær generalforsamling Dokumentation for indgåede aftaler med pengeinstitutter Dokumentation for indgåede aftaler med leverandører ved større indkøb eller investeringer 9 Kommunikation. Foreningens kommunikationsmidler er e-mail og foreningens hjemmeside www.julespareforeningen.dk. Medlemmer er pligtige til at holde bestyrelsen opdateret med relevant information om medlemmets kontaktdata, og i øvrigt holde sig opdateret via foreningens hjemmeside. 10 Generalforsamlingen. stk. 1. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling afholdes en gang om året inden for de sidste 14 dage af marts måned. Den indkaldes med 3 ugers varsel. stk. 2. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når formanden eller et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller når mindst 2/5 af medlemmerne kræver det, og samtidig meddeler bestyrelsen, hvilke sager der ønskes behandlet. Indkaldelse skal ske med minimum 2 ugers varsel, og indeholde en beskrivelse af baggrunden for indkaldelsen, en dagsorden, samt evt. forslag der skal behandles. stk. 3. På en ekstraordinær generalforsamling kan kun behandles de emner, som har givet anledning til indkaldelsen. stk. 4. På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter optages på dagsordenen: 1. Valg af dirigent 2. Formanden aflægger beretning 3. Kassereren aflægger regnskabet til godkendelse 4. Fremlæggelse af budget, samt fastlæggelse af gebyrer og bidrag 5. Indkomne forslag 6. Valg efter retningslinjerne i 10, stk. 5, samt 11. 7. Eventuelt stk. 5. På den ordinære generalforsamling foretages valg af: a. Formand (lige år) b. Næstformand (ulige år) c. Sekretær (lige år) d. Kasserer (ulige år) e. 2 bestyrelsessuppleanter (hvert år)
f. 2 revisorer (hvert år) g. 1 revisorsuppleant (hvert år). stk. 6. Forslag, der ønskes behandlet på en generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen, således at forslagene kan publiceres inden generalforsamlingen afholdes. stk. 7. Hvert medlem har een stemme (passive medlemmer undtaget, jf. 5 stk. 2.) Afstemninger foregår skriftligt, når blot et stemmeberettiget medlem forlanger det. stk. 8. Medlemmer, der er i kontingentrestance, har ikke stemmeret på foreningens ordinære generalforsamling. stk. 9. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt. Evt. fuldmagter skal være forelagt og godkendt af dirigenten før behandling af det punkt hvorunder fuldmagten ønskes anvendt. 11 Bestyrelsen. stk. 1. Bestyrelsen består af formand, næstformand, kasserer og sekretær. Formand/sekretær og næstformand/kasserer vælges for to år ad gangen, skiftevis hvert andet år på den ordinære generalforsamling, jf. 10, stk. 5. stk. 2. Genvalg kan finde sted. stk. 3. Bestyrelsens formand (næstformanden ved formandens forfald) tegner foreningen i dagligdagen. I sager af økonomisk karakter inden for de i 8 fastsatte rammer, kan foreningen tegnes af kassereren. I økonomiske anliggende, der overstiger rammerne i 8, tegnes foreningen af formanden, kassereren og mindst ét yderligere bestyrelsesmedlem i fællesskab. stk. 4. Bestyrelsen varetager de løbende forretninger, og den samles, når formanden (næstformanden) eller to bestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske herom. Der føres protokol over alle væsentlige forhandlinger, og sagerne afgøres ved almindeligt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed giver formandens stemme udslaget. stk. 5. Revisorer og revisorsuppleanter vælges af generalforsamlingen. stk. 6. Revisorerne har ret til at revidere regnskabet når som helst, og de har pligt til at revidere det mindst een gang årligt, efter regnskabsårets afslutning (kalenderåret). Den årlige revision finder sted inden regnskabet forelægges generalforsamlingen, og bemærkninger til regnskabet skal fremsættes skriftligt. stk. 7. Revisorerne kan ikke være medlemmer af bestyrelsen. 12 Vedtægtsændringer. Vedtægtsændringer kan kun foretages på en generalforsamling, og kun når mindst 1/3- del af medlemmerne er til stede eller repræsenteret ved skriftlig fuldmagt, og mindst ¾- del af de afgivne stemmer er for.