Foreløbig kravspecifikation (dialoggrundlag) Kontraktbilag 2. Side 1 af 44

Kontraktbilag 2 Side 1 af 44

Indhold 1 Indledning... 4 2 Baggrundsinformation og omfang... 4 2.1 Fremtidig vareforsyning i Region Midtjylland... 4 2.2 Vareleverandører... 6 2.3 Overordnet ansvars- og opgavedeling mellem Logistikpartner og Region Midtjylland... 6 3 Dimensionering af regionslageret i model 1 og 2... 7 3.1 Regionslagerets indretning... 7 3.2 Fordeling af plukkepladser... 8 3.3 Varemodtagelse af lager- og skaffevarer... 10 3.4 Regionslagerets forventede vareflow til brugerne... 11 3.4.1 Dimensionering af rullebure til hospitalerne... 13 3.4.2 Dimensionering af transporter til øvrige brugere... 14 3.5 Returflow til regionslageret... 15 3.6 Regions Midtjyllands dimensionering af regionslageret i model 2... 16 4 Krav til lagerbygning og lagerindretning i model 1 og 2... 18 4.1 Krav til lagerbygning... 18 4.2 Krav til lagerindretning... 18 5 Bestillings- og leveringskoncept... 20 5.1 Planlagte leverancer... 20 5.2 Akutbestillinger... 22 5.3 Skaffevarer... 22 5.4 Levering til brugere i Region Midtjylland... 23 5.4.1 Transport til leveringsadresser... 25 6 Transportmateriel... 27 6.1 Krav til option på leje af rulleburer til hospitalerne... 27 6.1.1 Vedligeholdelse og rengøring af rullebure ved anvendelse af optionen... 27 6.2 Krav til rullebure til hospitalerne ved Region Midtjyllands anskaffelse... 27 6.2.1 Rengøring af rullebure... 27 7 Krav til lagerdrift... 27 7.1 Åbningstid... 27 7.2 Varemodtagelse... 28 7.3 Indlagring af varer... 29 7.4 Plukkeprincip for lagervarer... 29 7.5 Mærkning, pakning og konsolidering... 30 7.6 Distribution... 31 7.7 Returflow... 32 7.8 Sikkerhedsforhold... 33 7.9 Beredskabsplan... 33 8 Sporbarhedsløsning... 34 9 IT løsning... 35 Side 2 af 44

10 Partnerskab... 38 11 Kvalitetsmål... 40 12 Implementering af kontrakten... 43 Side 3 af 44

1 Indledning Dette dokument udgør den foreløbige kravspecifikation (dialoggrundlaget) for Region Midtjyllands etablering af regionslager og indkøb af logistikydelse. Dokumentet er jf. Det beskrivende dokument genstand for ændring, præcisering og tilpasning i dialogfasen. Dokumentet er opbygget således, at der indledningsvist gives en introduktion til vareforsyningen i Region Midtjylland, hvorefter at de overordnede rammer for dimensionering og foreløbige krav til lagerbygning og lagerindretning af model 1 og 2 følger. Herefter beskrives Region Midtjyllands bestillings- og leveringskoncepter samt transportmateriel, herunder optionen på rullebure. Endeligt beskrives de foreløbige krav til lagerdriften, IT, partnerskab, kvalitetsmål og implementering. For en nærmere beskrivelse af model 1 og 2 henvises til Det beskrivende dokument samt kontraktbilag 2a, betalingsmodellen. 2 Baggrundsinformation og omfang 2.1 Fremtidig vareforsyning i Region Midtjylland Region Midtjylland køber varer for cirka 1,9 mia. kr. årligt. Vareforsyningen er rygraden for driften af sundhedsvæsenet og regionens sociale tilbud. Visionen for en professionel vareforsyning er: Forsyningssikkerhed: Alle driftsenheder modtager varer til rette tid og i rette mængde Økonomisk potentiale: Alle driftsenheder sikres varer til den bedst mulige pris for den rette kvalitet og service samt til lavest mulige omkostninger til logistik Region Midtjyllands strategi for en professionel vareforsyning baseres på følgende fem principper: 1. One point-strategi: Alle vareleverandører leverer alle varer til regionslageret og ikke til de enkelte matrikler i regionen. 2. Standardiseret varesortiment: Alle regionens driftsenheder bruger samme vare til løsning af samme opgave. 3. Etablering af regionslager: Effektiv og fleksibel håndtering af alle varetyper samt korrekte leverancer til tiden til alle regionens driftsenheder. 4. Effektive bestillingssystemer og intern organisering: Anvende simple og brugervenlige it-systemer og arbejdsprocesser. 5. Alle varer sendes i udbud: Opnå bedst mulige priser for den rette kvalitet og service. Etablering af et regionslager er et led i en samlet strategi med henblik på udvikling af en professionel vareforsyning. Efter etablering af regionslageret ser Region Midtjyllands forsyningskæde ud som vist i figur 1. Side 4 af 44

Figur 1. Region Midtjyllands fremtidige forsyningskæde Der lægges i Region Midtjyllands fremtidige forsyningskæde vægt på, at varerne leveres uden fejl og mangler samt med et minimum af restordrer. Opfølgning på dette tilrettelægges sammen med Logistikpartneren. Herudover planlægger Region Midtjylland, at omlægge bestillingsmønsteret hos de største vareleverandører, således at vareleverandørerne går fra hyppige og mindre leverancer til færre og større (planlagte) leverancer. Dette vil stille krav om større lagerkapacitet. Det forventes, at regionslageret skal håndtere en årlig omsætning af varer til en værdi omkring 850 mio. kr. Dertil kommer, at varekøb for omkring 1,1 mia. kr. planlægges i et sekundært vareflow, der fortsat leveres direkte fra vareleverandør til brugerne. Et udsnit af varegrupperne som går i henholdsvis det primære og sekundære vareflow fremgår af kontraktbilag 2b. Det forventes, at regionslageret skal lagerføre omkring 5.400 forskellige lagervarer 1, og skal håndtere en større mængde skaffevarer 2, som cross-dockes på regionslageret. Regionslageret skal udover almindelige varer kunne håndtere sterile varer, rene varer og brandfarlige væsker. Det forventes, at omkring halvdelen af lagervarerne er velegnede til lagerautomater. Regionslageret skal servicere Region Midtjyllands driftsenheder, som består af hospitaler, sociale tilbud, praktiserende læger og administration. 110 leveringsadresser i Region Midtjylland, når adresserne for de praktiserende læger ikke medregnes. På driftsenhederne vil der være flere brugere og leveringsadresser. Navnlig på hospitalerne vil der være mange brugere, hvor en bruger f.eks. kan være et hospitalsafsnit. Regionslageret skal pakke varerne efter de enkelte brugeres bestilling og levere efter et fastlagt bestillings- og leveringskoncept jf. afsnit 5. Der vil være omkring 2200 brugere i regionen, når de praktiserende læger ikke medregnes. Der er cirka 680 leveringsadresser for praktiserende læger, men leverancerne vil være væsentlig mindre i omfang og hyppighed. 1 Lagervarer er karakteriseret ved at Region Midtjylland fra centralt hold bestiller varer direkte ved vareleverandørerne for at blive leveret til og lagerført på regionslageret. Lagervarer plukkes og videredistribueres til brugerne i henhold til brugernes bestillinger til regionslageret. For et mindre antal af lagervarerne er der dog ikke nogen beholdning på regionslageret. Disse varer bestilles til regionslaget, når en bruger bestiller varen. Når varen bliver leveret til regionslageret, følger den dog det samme flow som øvrige lagervarer. 2 Skaffevarer er karakteriseret ved at Region Midtjyllands brugere bestiller varerne direkte ved vareleverandørerne, når der opstår et behov. Skaffevarer følger det primære vareflow med vareleverandørens levering til regionslageret for logistikpartnerens videredistribution ud til brugernes leveringsadresse. Side 5 af 44

Regionslageret sørger for transporten fra lageret til de enkelte adresser. Region Midtjylland sørger for den interne distribution på de enkelte adresser. 2.2 Vareleverandører Region Midtjylland indgår i et tæt samarbejde med vareleverandørerne om udvikling af vareforsyningen til gavn for vareleverandørerne, Logistikpartneren og Region Midtjylland. Region Midtjylland har i 2016 1.305 vareleverandører, hvoraf de 380 leverer lagervarer og 925 leverer skaffevarer. I tabel 1 er vareleverandørerne fordelt på størrelse på de to leverancetyper. Tabel 1. Antal vareleverandører af lagervarer og skaffevarer 2016 fordelt efter størrelse. Lagervarer Skaffevarer Andel af samlet omsætning Leverandører, leverer samlet 80 % af omsætningen Leverandører, leverer samlet 15 % af omsætningen Leverandører, leverer samlet 5 % af omsætningen Antal % Antal % 45 12 66 7 53 14 124 13 282 74 733 79 I alt 380 100 925 100 Samlet omsætning i mio. kr. 600-250 - Det fremgår af tabel 1, at 45 vareleverandører står for 80 % af den samlede omsætning af lagervarer i 2016. Det er navnlig i forhold til denne gruppe, at Region Midtjylland planlægger at omlægge bestillingsmønsteret fra hyppige og mindre leverancer til større og færre leverancer. Omlægningen kommer på tale i mindre omfang i forhold til de øvrige vareleverandører. For skaffevarer fremgår det af tabel 1 at 66 vareleverandører står for tilsammen 80 % af den samlede omsætning. Region Midtjyllands arbejde med at standardisere varesortimentet vil reducere antallet af mindre vareleverandører. 2.3 Overordnet ansvars- og opgavedeling mellem Logistikpartner og Region Midtjylland For Region Midtjylland vil Indkøb & Medicoteknik være det koordinerende bindeled mellem regionslageret og vareleverandørerne, samt mellem regionslageret og brugerne. Region Midtjylland bestiller og afholder udgiften for varer indkøbt til regionslageret. Varerne på regionslageret er derfor Region Midtjyllands ejendom. Region Midtjylland fastsætter hvilke varer og mængder, der skal være på regionslageret, og har ligeledes kontakten til vareleverandørerne i forbindelse med fejlleverancer, restordrer og returvarer samt kontakten med brugerne om bestillinger og leverancer. Logistikpartneren skal drive et effektivt regionslager for Region Midtjylland og sikre, at varerne opbevares korrekt i forhold til kravene for de specifikke varetyper. Logistikpartneren varetager primært lagerrutiner i forbindelse med varemodtagelse, indlagring, pluk/pak, transport af varer til brugerne og afsendelse af returvarer til vareleverandører jf. afsnit 7. Side 6 af 44

Logistikpartneren skal til enhver tid kunne afstemme og opgøre lagerværdien på regionslageret. Logistikpartneren er over for Region Midtjylland ansvarlig for svind, ukurans og beskadigelser af varer fra det tidspunkt varerne modtages på regionslageret til levering på leveringsadressen. 3 Dimensionering af regionslageret i model 1 og 2 De overordnede rammer for dimensioneringen af regionslageret beskrives i de følgende afsnit 3.1-3.4, og danner dermed grundlaget for Logistikpartnerens dimensionering af regionslageret i model 1. Region Midtjyllands foreløbige overvejelser for dimensionering af regionslageret i model 2 fremgår af afsnit 3.5. Der indgår en række data i beskrivelsen, som baserer sig på faktuelle opgørelser for 2016. Disse data søges korrigeret for strukturelle ændringer i Region Midtjyllands organisering af vareforsyningen: Omfattende hospitalsbyggerier færdiggøres for størstedelen i perioden 2018 2020: Aarhus Universitetshospital samles i Skejby, og 3 sygehusmatrikler på Tage Hansens Gade, Nr. Brogade og Risskov fraflyttes. Hospitalsenheden Vest samles i Gødstrup, og sygehusmatriklen i Holstebro samt det meste af sygehusmatriklen i Herning fraflyttes. Regionshospitalerne i Viborg, Silkeborg, Horsens og Randers ombygges. Hospitalslagre på de enkelte sygehusmatrikler lukkes Alle afdelinger på hospitalerne skal fra 2019/2020 modtage leverancer fra regionslageret. Sociale tilbud, praktiserende læger og administrationen har for størstedelen modtaget varer direkte fra vareleverandørerne. Fra 2019/2020 skal de modtage leverancer fra regionslageret. Standardisering af varesortiment, så alle driftsenheder bruger samme vare til løsning af samme opgave. De fremskrevne tal for 2019 viser, jf. de nedenstående tabeller i afsnit 3.2-3.4, hvilken retning Region Midtjylland forventer tallene bevæger sig i, men skal alene anses som vejledende estimater, som kan variere i op- og nedadgående retning. Hertil kommer at sundhedsområdet generelt er i konstant forandring. Ny teknologi, nye behandlinger og samarbejde med andre regioner ændrer løbende på Region Midtjyllands organisering og vareforsyning. 3.1 Regionslagerets indretning Regionslageret skal indrettes med følgende områder: Varemodtagelse: Her modtages lagervarer og skaffevarer. Område til skaffevarer: Her afventer forsendelserne næste transport til leveringsadresserne. Bufferlager: Her opbevares alle sterile varer, rene varer og almindelige varer indtil de flyttes til plukkelager. Der skal etableres 3 plukkelagre 3 : 3 Der er hygiejnemæssige forskellige krav til opbevaringen til sterile varer, rene varer og almindelige lagervarer. Definitionen af de forskellige typer af varer og krav til hygiejne fremgår af kontraktbilag 2c. Krav til indretning af lagerbygningen, herunder sterilrum og rum til rene varer fremgår af afsnit 4. Side 7 af 44

Sterilt plukkelager: Her opbevares og plukkes anbrudte sterile varer. Varerne lagres til plukning på hylder og kan ligeledes lagres i lagerautomater. I tilknytning til det sterile plukkelager etableres et Q-rum, hvor sterile varer kan ompakkes fra et niveau til et andet niveau. Rent plukkelager: Her opbevares og plukkes anbrudte rene varer. Varerne lagres til plukning på hylder og lagerautomater. Almindeligt plukkelager: Her opbevares og plukkes varer, hvor der ikke er særlige krav til hygiejne. Det almindelige plukkelager indrettes i bufferlageret. Brandfarlige væsker: Område til brandfarlige varer, som indrettes med plukkelager og bufferlager. Pak- og forsendelsesområde: Varer som er plukket fra de forskellige lagerområder konsolideres til forsendelse til brugerne Modtagelse og vask af rullebure: Der skal afsættes plads til modtagelse af rullebure samt etableres faciliteter, der muliggør vask af rullebure 4. 3.2 Fordeling af plukkepladser I 2016 har de nuværende decentrale hospitalslagre i Region Midtjylland håndteret omkring 8.200 forskellige lagervarer og haft omkring 12.000 forskellige plukkepladser. Der er flere plukkepladser end varenumre, fordi samme vare skal plukkes på forskellige emballageniveauer. Region Midtjylland arbejder med standardisering af varesortimentet. Dermed nedbringes antallet af forskellige varer og behovet for forskellige plukkepladser betydeligt. Der er herudover mulighed for at justere på antallet af lagervarer ved at tilpasse fordelingen mellem skaffevarer og lagervarer. Tabel 2 viser de vejledende tal for 2019 for antal forskellige varenumre og antal forskellige plukkepladser. Tabel 2. Antal forskellige varenumre og forskellige plukkepladser, opgjort i 2016 og vejledende for 2019 Forskellige varenumre Forskellige plukkepladser Opgørelse 2016 8.200 12.000 Tilpasning ved varestandardisering og fordelingen mellem skaffevarer og lagervarer -2.800-5.000 Vejledende for 2019 5.400 7.000 4 Rullebure er små rullebure, der bruges af hospitalerne til intern transport af varer mellem afdelinger. Regionslageret skal pakke varerne til brugerne på hospitalerne i rullebure, jf. beskrivelse i afsnit 7.5. Side 8 af 44

Tabel 3 viser en vejledende fordeling af plukkepladser på lagerområde og type af plukkeplads. Tabel 3. Antal plukkepladser fordelt på type af lager og type af plukkeplads Type lager Sterilt plukkelager Type plukkeplads Hylder Automater Vejledende 2019 700 2.100 Rent plukkelager Almindeligt plukkelager Hylder Automater Paller Hylder 300 400 565 250 Område til brandfarlige væsker Automater 2.615 Hylder 70 I alt 7.000 Ved fordelingen af plukkepladser er der lagt vægt på følgende principper: Udvælgelseskategori Paller Hylder Automat Størrelsen på den enkelte vare Gennemsnitlig størrelse pr. plukkelinje Gennemsnitlig omsætning pr. dag >0,001 m3 <0,001 m3 <0,001 m3 >0,03 m3 0,02-0,03 m3 <0,02 m3 >0,1 m3 0,05-0,1 m3 <0,05 m3 Principperne bygger på følgende antagelser: Størrelsen på den enkelte vare er vejledende for egnethed til de forskellige lagringsmetoder. Jo større volumen jo mere egnet er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat Den gennemsnitlige størrelse pr. plukkelinje er vejledende for, om varen kan plukkes manuelt eller med truck. Jo større volumen pr. plukkelinje jo mere eget er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat Side 9 af 44

Gennemsnitlig omsætning pr. dag er vejledende for hvor ofte varen plukkes, og i hvor høj grad der er behov for genopfyldning. Jo oftere der er behov for genopfyld, jo mere egnet er varen til pluk fra hylder eller paller og mindre egnet til pluk fra automat. Region Midtjylland har ikke en samlet statistik, der viser størrelsen af regionens lagerførte varer. Fordelingen af varernes størrelse er foretaget ud fra beskrivende oplysninger i regionens indkøbssystem, ved besigtigelse af regionens nuværende hospitalslagre og stikprøver. Ud fra dette er der udarbejdet et skøn for 2016, som herefter korrigeres for effekt af varestandardisering. Ud over denne usikkerhed er der naturligt en flydende overgang for, hvornår det bedst kan betale sig at anvende de 3 typer af plukkepladser. Udover ovenstående fordeling af plukkepladser skal der etableres et område til bufferlager med en kapacitet til opbevaring af 4.000 paller, hvor af en kapacitet på 200 paller afsættes i et område for brandfarlige væsker. 3.3 Varemodtagelse af lager- og skaffevarer Varerne til regionslageret leveres på paller og løse kolli. Omfanget af varemodtagelsen til Region Midtjyllands somatiske hospitaler er senest opgjort i 2015. Der er ikke opgørelser for varemodtagelser vedrørende sociale tilbud, sundhedshuse, praktiserende læger og administration. Tallene korrigeres for følgende skøn: Standardisering af hospitalernes vareforsyning øger varemængden gennem regionslageret. Der skønnes, at antallet af paller med 1 varenummer og antal pakker med skaffevarer øges med 10 %. Antallet af paller eller kolli med flere varenumre forventes reduceret med 10 %, fordi der købes ind i større mængden. Vareforsyningen til sociale tilbud, praktiserende læger og administration skal gå gennem regionslageret og øger varemængden. Det skønnes, at antallet af paller med 1 varenummer og antal pakker med skaffevarer øges med 10 %. Antallet af blandede paller og kolli skønnes uændret, fordi der anvendes samme varer som på hospitalerne. Tabel 4 viser det vejledende omfang for varemodtagelse i 2019. Tabel 4. Vejledende skøn over varemodtagelse for lagervarer og skaffevarer Antal paller til lager med et varenummer Antal ordrelinjer til lager vedr. kolli og paller med blandede varer 1) Antal pakker med skaffevarer 2) Opgørelse 2015 vedrørende hospitaler 15.400 49.500 44.000 Strukturelle ændringer på hospitalerne Sociale tilbud, læger og administration 1.540-4.950 4.400 1.540 0 4.400 Side 10 af 44

Vejledende 2019 18.480 44.550 52.800 1) Opgjort som antal forskellige varer (1 vare = 1 ordrelinje), der skal lagerføres, og som modtages i blandede kolli eller paller. Modtages f.eks. en blandet kolli med 3 varer, så tælles det som 3 ordrelinjer. Sociale tilbud, praktiserende læger og administration køber de samme varer som hospitalerne. Det må derfor forventes, at de større indkøb vil øge antallet af paller med 1 varenummer. 2) Opgjort som antal modtagne pakker (kolli), hvor der kan være en eller flere varer, men hvor pakken blot videresendes til bestillende afdeling 3.4 Regionslagerets forventede vareflow til brugerne Regionslageret skønnes jf. afsnit 2.1 at skulle håndtere en årlig omsætning af varer på op til 850 mio. kr. Heraf forventes lagervarer at udgøre op til 600 mio. kr. og skaffevarerne op til 250 mio. kr. Omkring 3/4 af omsætningen vil være på patientnære varer, eksempelvis sårplejeprodukter, kanyler og kirurgiske instrumenter. Omkring 1/4 af omsætningen vil almindelige forbrugsvarer som eksempelvis kontorartikler, kolonialvarer og mindre elektriske artikler. En mindre del af omsætningen udgøres af brandfarlige væsker. Region Midtjyllands brugere sender ordrer til regionslageret om levering af lagervarer 5. Den enkelte ordre indeholder typisk bestillinger af flere forskellige varer på lageret. Ordren vil være specificeret i plukkelinjer, hvor én plukkelinjen angiver det antal brugeren bestiller af ét bestemt varenummer. Ordrer om skaffevarer sender brugerne direkte til vareleverandøren. Vareleverandøren sender skaffevaren til regionslageret. Regionslageret pakker og distribuerer skaffevarerne til den enkelte bruger i henhold til bestillings- og leveringskoncept, jf. afsnit 5. Tabel 5 viser fordelingen af antal plukkelinjer af lagervarer og antal skaffevarer, der forventes at gå gennem regionslageret. De vejledende tal for 2019 er i tabel 5 justeret for: I forbindelse med nyt hospitalsbyggeri i Region Midtjylland får de enkelte afdelinger eller afsnit mindre depotkapacitet. Tendensen vil gå i retning af mindre og hyppigere bestillinger af lagervarer. Endvidere må hospitalerne ved implementering af regionslageret ikke længere købe ind uden om den aftalte vareforsyning. Det skønnes, at det vil forøge aktiviteten på regionslageret med 20 %. De nuværende decentrale hospitalslagre har ikke forsynet sociale tilbud, praktiserende læger og administration med lagervarer. Det skønnes, at det vil forøge lageraktiviteten med yderligere 10 %. 5 Region Midtjyllands brugere af regionslageret er entydigt defineret i regionens indkøbssystem. Der findes her de nødvendige oplysninger om brugerne og leveringsadresserne. Side 11 af 44

Tabel 5. Antal plukkelinjer på lagervarer og antal pakker på skaffevarer, opgjort i 2016 og vejledende for 2019. Tal i 1.000 Antal pluk på lagervarer Antal ordrer på skaffevarer Opgørelse 2016 vedrørende hospitaler 1.132 45 Strukturelle ændringer på hospitalerne +20 % 226 4 Sociale tilbud, praktiserende læger og administration +10 % 113 4 Vejledende for 2019 1.471 53 Tabel 6 viser antallet af plukkelinjer på lagervarer fordelt på lagertype. Tabel 6. Fordeling af antal plukkelinjer på lagertype, opgjort i 2016 og vejledende for 2019. Tal i 1.000 Sterilt plukkelager Opgørelse 2016 Forventede ændringer 401 120 Vedledende 2019 521 Rent plukkelager 123 37 160 Almindeligt plukkelager 580 174 754 Brandfarlige væsker 28 8 I alt 1.132 339 36 1.471 Side 12 af 44

I tabel 7 er det vejledende antal plukkelinjer opdelt på type af plukkeplads. Tabel 7. Vejledende fordeling af plukkelinjer på type af plukkeplads 2019. Tal i 1.000 Paller Hylder Lagerautomate r I alt Sterilt plukkelager.. 181 340 521 Rent plukkelager. 53 107 160 Almindeligt plukkelager 457 94 203 754 Brandfarlige væsker.. 36 I alt...... 36.. 1.471 3.4.1 Dimensionering af rullebure til hospitalerne Nedenstående oversigt viser Region Midtjyllands forudsætninger for det antal rullebure, der dagligt skal anvendes til transport fra regionslageret til hospitalerne. Tabel 8. Antal rulleburer, der skal transporteres fra regionslager til hospitalers leveringsadresse Antal plukkeordrelinjer og ordrer på skaffevarer: pr. år pr. uge pr. hverdag Antal rullebure, der skal transporteres: pr. år pr. uge pr. hverdag Antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur pr. hverdag: Gennemsnit Minimum Maksimum 1.471.000 28.250 6.575 100.000 1.925 455 1.471.000 25.425 5.250 100.000 1.725 375 1.471.000 31.075 7.850 100.000 2.100 545 14,4 11,6 17,2 Det årlige antal plukkelinjer og antal skaffevarer for hospitalerne er forudsat til 1.471.000. Side 13 af 44

I gennemsnit forudsættes 28.250 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer om ugen. Der vil kunne imødeses en vis variation fra uge til uge. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Der forudsættes i gennemsnit 6.575 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. hverdag. Den daglige variation er forudsat til -/+ 20 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Antal rullebure, der årligt skal transporteres fra regionslageret og til hospitalernes leveringsadresser er forudsat til 100.000. I gennemsnit vil det svare til 1.925 rullebure, der skal transporteres om ugen. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). I gennemsnit vil det svare til 455 rullebure, der skal transporteres på en hverdag. Der er her forudsat en variation på -/+ 20 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Tallene er omregnet til antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur på en hverdag. I gennemsnit bliver der tale om 14,4 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur. Der er forudsat en variation på -/+ 20 %, svarende til antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. rullebur på henholdsvis 11,6 og 17,2. Der skal afsættes den nødvendige lagerplads til rulleburer. Som angivet i tabel 8 forudsættes det, at der maksimalt skal transporteres 545 rullebure fra regionslageret til på en hverdag. Herudover påregnes en sikkerhedsmargin på 55 rulleburer. Regionslageret skal kunne opbevare minimum 600 rullebure. Herudover forventes det at der på hospitalerne vil være op til 900 rullebure i omløb. Det samlede behov for rullebure vil således være omkring 1.500 rullebure. 3.4.2 Dimensionering af transporter til øvrige brugere Det forventes, at for følgende brugere: præhospitalet, sundhedshuse, sociale tilbud, praktiserende læger og administrationen, kan leverancerne sendes i kolli. Logistikpartneren har ansvaret for at fremskaffe materiale (papkasser) til forsendelse i kolli. Der kan være leverancer, som bedst håndteres med paller eller rullebure, f.eks. til administrative afdelinger placeret på samme leveringsadresse. Brugerne skal have mulighed for at få leverancer 1 gang om ugen i henhold til bestillings- og leveringkonceptet i afsnit 5. De fleste brugere vil ikke benytte sig af så hyppige leverancer, og der vil generelt være tale om leverancer i mindre mængder. Det forudsættes, at den enkelte bruger i gennemsnit skal have èn leverance hver 14. dag. Antallet af brugere uden for hospitalerne er primo 2017 opgjort til 835, jfr. tabel 11. Dette svarer til, at 415 brugere skal have leverance hver uge. Antallet af brugere er fordelt på færre adresser, jfr. tabel 11. Det forudsættes, at de 415 brugere er fordelt på 330 adresser. Side 14 af 44

Tabel 9. Antal kolli, der skal transporteres fra regionslager til øvrige brugeres leveringsadresse Antal plukkeordrelinjer og ordrer på skaffevarer: pr. år pr. uge Antal kolli, der skal transporteres: pr. år pr. uge Antal plukkelinjer og ordrer på skaffevarer pr. kolli Gennemsnit Minimum Maksimum 123.000 2.375 21.500 415 123.000 2.100 21.500 375 123.000 2.600 21.500 455 5,7 5,1 6,3 Det årlige antal plukkelinjer og antal skaffevarer for hospitalerne er forudsat til 123.000. I gennemsnit forudsættes 2.375 plukkelinjer og ordrer på skaffevarer om ugen. Der vil kunne imødeses en vis variation fra uge til uge. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). Antal kolli, der årligt skal transporteres fra regionslageret og til brugernes leveringsadresser er forudsat til 21.500. I gennemsnit vil det svare 415 kolli, der skal transporteres om ugen. Der er her forudsat en variation på -/+ 10 % (lig med henholdsvis minimum og maksimum). 3.5 Returflow til regionslageret Region Midtjylland har i 2016 haft 1600 antal plukkelinjer som returforsendelser af lagerførte varer. Der er enten tale om fejl og mangler i tidligere bestillinger fra brugerne og som derfor returneres til regionslageret, eller der er tale om reklamationer mod vareleverandørerne og hvor varen skal returneres til vareleverandøren. Side 15 af 44

3.6 Regions Midtjyllands dimensionering af regionslageret i model 2 Som det fremgår af Det beskrivende dokument afsnit 1.3 overvejer Region Midtjylland to forskellige modeller for investering og drift af lagerbygningen og udstyr, og fordele og ulemper ved disse to modeller er et væsentligt dialogpunkt. I det følgende beskrives Region Midtjyllands foreløbige overvejelser, hvis det er model 2 som bliver gennemført. Det er Region Midtjyllands udgangspunkt, at et regionslager på 6.000 m2 og en frihøjde på 12 meter er en tilfredsstillende ramme for etablering af et regionslager. I figur 2. er der vist en skitse for, hvordan et regionslager kan indrettes. Figur 2. Illustration af indretning af regionslageret. Side 16 af 44

Fordelingen af lagerarealet til de enkelte rum er vist i tabel 10. Tabel 10. Skønsmæssig fordeling af regionslagerets bygningsareal. Lagerområde Antal m2 Vejledende Varemodtagelse 500 Almindeligt plukkelager og bufferlager 2.600 Sterilt lager 800 Q-rum 100 Rent lager 200 Brandfarlige væsker 100 Opbevaring af skaffevarer 250 Pakke- og forsendelsesområde 1.000 Opbevaring af rulleburer 400 Vask af rulleburer 50 I alt 6.000 Behov for arealer i plukkelagerne er vejledende og skønnet ud fra følgende overordnede vurderinger, idet der tages hensyn til døråbninger og lignende: At en lagerautomat kan rumme 500-800 forskellige plukkepladser. Én lagerautomat inklusiv arbejdsplads fylder cirka 20 m2. at der skal være 4 lagerautomater i det sterile plukkelager, og afsættes 80 m2 at der i det rene plukkelager skal være 1 lagerautomat, og afsættes 20 m2 at der i det almindelige plukkelager skal være 5 lagerautomater, og afsættes 100 m2 At hyldepladser etableres i dobbeltsektioner, med en hyldedybde på 0,5 m og i en højde på 2 m. Der afsættes 1 m gangareal mellem 2 dobbeltsektioner. At der i det sterile lager afsættes i gennemsnit 1 m3 hyldeplads pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på 700 m2. Side 17 af 44

At der i det rene lager afsættes i gennemsnit 1/2 m3 pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på omkring 150 m2. At der i det almindelige plukkelager afsættes i gennemsnit ½ m3 pr. plukkeplads, og at arealbehovet er på omkring 150 m2 At der i området med brandfarlige væsker afsættes i gennemsnit 1 m3 pr. plukkeplads, hvilket giver et arealbehov på 70 m2 At pallepladser etableres i dobbeltsektioner med en bredde på 1 m. Det forventes, at de fleste plukkepladser står i ét niveau, men der kan være mulighed for to niveauer for nogle varer. Der afsættes 2 m gangareal mellem 2 dobbeltsektioner. Én palle fylder 1 m2. At der i det almindelige plukkelager er mulighed for at etablere 650 plukkepladser fra paller i et niveau. I Region Midtjyllands foreløbige skitse indgår: At personalefaciliteter som kontor, toilet, omklædning og frokoststue etableres oven på det sterile lager At der er 7 tilkørselsramper til modtagelse af varer, hvoraf én reserveres skaffevarer og én reserveres brandfarlige væsker At der er 5 frakørselsramper til forsendelser til diverse leveringsadresser at der i det almindelige plukkelager og område til brandfarlige væsker indrettes et bufferlager, hvor der er mulighed for at opbevare op til 4.000 paller, hvor af 200 paller afsættes i området til med brandfarlige væsker. 4 Krav til lagerbygning og lagerindretning i model 1 og 2 I dette afsnit beskrives de tekniske krav til lagerbygning og lagerindretning som er gældende uanset om Region Midtjylland vælger model 1 eller model 2. 4.1 Krav til lagerbygning Region Midtjyllands generelle krav til lagerbygningen er vist i nedenstående oversigt. Oversigt over generelle krav til lagerbygningen Temperaturen må maksimalt være 24 C Luftfugtigheden skal være under 70 % RH Der må ikke være større temperaturudsving, med henvisning til dugpunktsberegning Personale skal have adgang til hånddesinfektion i de enkelte lagerområder 4.2 Krav til lagerindretning Regionslageret indrettes med område til varemodtagelse, område til skaffevarer, bufferlager, 3 forskellige plukkelagre, pak- og forsendelsesområde, modtagelse og vask af rulleburer samt personalefaciliteter, jfr. afsnit 3. Region Midtjylland generelle krav til indretning af de enkelte lagerrum eller lagerområder er vist i nedenstående oversigt. Side 18 af 44

Oversigt over generelle krav for indretning af de enkelte lagerrum eller lagerområder Alle varer skal opbevares minimum 140 mm over gulvniveau. Herudover er der specifikke krav til indretning af Q-rum, de 3 plukkelagre, kølerum og rum til vask af rulleburer i henhold til følgende: Q-rum: Q-rummet etableres som lukket rum, hvor det er muligt at ompakke sterile varer og rene varer fra et emballeringsniveau til et andet emballeringsniveau, jfr. beskrivelsen i kontraktbilag 2c. Hygiejnekoncept. Rummet fungerer som sluse til det sterile plukkelager. Sterilt plukkelager: Det sterile plukkelager anvendes kun til opbevaring af anbrudte sterile varer (N2 eller N1 niveau, jfr. kontraktbilag 2c). Etableres som lukket rum. Vinduerne skal være forseglede. Døre skal være tætsluttende og selvlukkende. Der skal være et overtryk på 20 Pa i forhold til omkringliggende rum. Produkter må ikke udsættes for direkte solpåvirkning. Rent plukkelager: Det rene plukkelager anvendes kun til opbevaring af anbrudte rene varer (inderemballage, jfr. kontraktbilag 2c) Etableres som lukket rum. Almindeligt plukkelager: Opbevaring af alle varer, som ikke er anbrudte sterile varer eller rene varer i inderemballage. Lagerområde til brandfarlige væsker: Brandfarlige væsker skal opbevares efter beredskabsstyrelsens bekendtgørelse om brandfarlige og brændbare væsker nr. 1639 af 6. december 2016 for lagerafsnit med over 10.000 og højest 100.000 oplagsenheder. Side 19 af 44

Vaskerum: Der skal være et vaskeområde til vask af rullebure, med afløb/rist og rindende vand. 5 Bestillings- og leveringskoncept Regionslageret skal sikre, at alle regionens brugere får korrekte leverancer til tiden. Bestillings- og leveringskoncepterne baserer sig på forskellige typer af planlagte bestillinger af lagervarer samt akutte bestillinger af lagervarer. De skaffevarer der går via regionslageret leveres sammen med de planlagte bestillinger. 5.1 Planlagte leverancer Bestilling med hverdag-til-hverdag-levering Der skal kunne bestilles med hverdag-til-hverdag-levering. Dette betyder, at varerne bestilles på hverdag 1 inden kl. 10.00 og leveres på hverdag 2, inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 3. Figur 3. Hverdag-til-hverdag-levering Der vil være brugere, hvor fire ugentlige leverancer er tilstrækkeligt. Dette ændrer ikke princippet om, at varerne bestilles hverdag 1 inden kl. 10 og leveres hverdag 2 inden for det aftalte tidsrum. Bestilling med tre faste ugentlige leveringsdage Der skal kunne foretages bestillinger med tre faste ugentlige leveringsdage. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før de to faste ugentlige leveringsdage, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 4. Figur 4. Tre ugentlige leverancer Side 20 af 44

Bestilling med to faste ugentlige leveringsdage Der skal kunne foretages bestillinger med to faste ugentlige leveringsdage. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før de to faste ugentlige leveringsdage, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum, jf. figur 5. Figur 5. To ugentlige leverancer Eller Bestilling med én fast ugentlig leveringsdag Der skal kunne foretages bestillinger med én fast ugentlige leveringsdag. Dette betyder, at varerne bestilles senest kl. 17.00 to hverdage før den faste ugentlige leveringsdag, hvor de leveres inden for det aftalte leveringstidsrum jf. figur 6. Figur 6. En ugentlig leverance Der samarbejdes med logistikpartneren om at tilrettelægge bestillingsmønsteret, så regionslagerets opgaver bliver hensigtsmæssigt fordelt hen over ugen. I forbindelse med skæve helligdage tilrettelægges bestillinger og leverancer på følgende måde: Side 21 af 44

Hvis ugedagen for bestilling er en skæv helligdag, skal bestillingen afgives den første forudgående hverdag Hvis ugedagen for leverance er en skæv helligdag, så rykkes dagen for levering til den første efterfølgende hverdag Hvis der er mere end fire skæve helligdage, juleaftensdag, lørdag og søndag i træk skal der kunne foretages bestillinger og leverancer på den mellemliggende lørdag. Denne situation indtræffer hvert år til påske og for nogle år i forbindelse med jul, hvis juleaftensdag falder på en mandag eller onsdag. 5.2 Akutbestillinger Regionslageret skal i åbningstiden kunne modtage akutte bestillinger fra brugerne på lagervarer, som skal kunne plukkes og pakkes inden for en time. Ligeledes skal der kunne modtages akutte bestillinger på skaffevarer som skal kunne være klar til afhentning indenfor en time. Region Midtjylland afhenter pakken på regionslageret, og transporterer den til brugeren. 5.3 Skaffevarer Ordrer på skaffevarer sender brugerne direkte til Region Midtjyllands vareleverandører, til levering på regionslageret. Regionslageret sender varerne videre sammen med de planlagte leverancer. For hospitalerne pakkes skaffevarerne sammen med lagervarerne til den enkelte bruger, hvis brugeren har fast leverance dagen efter modtagelse af skaffevaren. De skaffevarer, der skal leveres til brugere, som ikke har en fast leverance dagen efter modtagelse af skaffevaren, sendes samlet til leveringsadressen for det enkelte hospital. For alle andre brugere sendes skaffevaren til brugeren med den næste faste leverance. Side 22 af 44

5.4 Levering til brugere i Region Midtjylland Region Midtjylland har 9 driftsenheder og en fælles administration. Den enkelte driftsenhed kan have flere leveringsadresser. De enkelte driftsenheder og på de enkelte leveringsadresser vil der typisk være mange brugere (f.eks. afsnit på et hospital), som vil bestille varer via regionslageret. Tabel 11 viser for hver driftsenhed det antal leveringsadresser og det tidsrum, hvor regionslageret skal levere pakkerne på adressen. Tabel 11. Antal leveringsadresser og leveringstidsrum for regionslageret Driftsenheder Aarhus Universitetshospital Antal leveringsadresser Hospitalsenhed Vest 3 Hospitalsenhed Midt 5 Hospitalsenhed Horsens Regionshospital Randers Præhospitalet, sundhedshuse mv. 4 4 3 28 Sociale tilbud 60 Praktiserende læger 680 Leveringstidsrum Hverdage i et fast leveringsvindue på 2 timer i tidsrummet kl. 21.00 til kl. 4.00. Hverdage i et fast leveringsvindue på 2 timer i tidsrummet kl. 21.00 til kl. 4.00. Hverdage mellem kl. 21.00 til kl. 6.00. Hverdage mellem kl. 21.00 til kl. 6.00. Hverdage mellem kl. 21.00 til kl. 6.00. Hverdage mellem kl. 7 og 15 Hverdage mellem kl. 7 og 18 Hverdage mellem kl. 8 og 15 Administration 6 Hele døgnet Tabel 12 viser antallet af brugere for de enkelte driftsenheder, fordelt på typer af planlagte bestillinger. Side 23 af 44

Tabel 12. Antal brugere fordelt på område og typer af planlagte leverancer. Planlagte leverancer Antal brugere Aarhus Universitetshospital Alle hverdage/4 hverdage 2-3 gange pr. uge 1 gang pr. uge Alle hverdage/4 hverdage 280 337 900 68 Hospitalsenhed Vest 2-3 gange pr. uge 1 gang pr. uge Alle hverdage/4 hverdage 62 62 12 Hospitalsenhed Midt Hospitalsenhed Horsens Regionshospital Randers 2-3 gange pr. uge 1 gang pr. uge Alle hverdage/4 hverdage 2-3 gange pr. uge 1 gang pr. uge Alle hverdage/4 hverdage 2-3 gange pr. uge 1 gang pr. uge 15 223 18 19 19 20 71 24 Præhospitalet, sundhedshuse mv. 1 gang pr. uge 33 Sociale tilbud 1 gang pr. uge 110 Praktiserende læger 1 gang pr. uge 680 Administration 1 gang pr. uge 27 Side 24 af 44

Tallene i tabel 12 er opgjort på baggrund af regionens organisering i 2016. Bemærkninger til opgørelserne: Antal leveringsadresser ændres løbende: De største aftagere af varer er de somatiske hospitaler. Som følge af nyt hospitalsbyggeri vil antallet af leveringsadresser på Aarhus Universitetshospital og Hospitalsenhed Vest blive reduceret de kommende år. De mindste aftagere af varer er praktiserende læger og sociale tilbud, hvor antallet af leveringsadresser ændres hyppigere, men der sker næppe større forskydninger i niveauet i de kommende år. Antal brugere: Tallet er opgjort skønsmæssigt på baggrund af den nuværende organisering. Der vil forekomme løbende ændringer i antallet. Planlagte bestillinger: Fordelingen af brugerne mellem de tre typer af bestillinger på hospitalerne er vurderet ud fra et skøn. Navnlig ved ibrugtagning af nyt hospitalsbyggeri, kan der komme ændringer i fordelingen. For de praktiserende læger og sociale tilbud forventes det, at der vil være mange uger, hvor der ikke er behov for leverance til den enkelte leveringsadresse. 5.4.1 Transport til leveringsadresser Regionslageret sørger for transporten af varer fra lageret til de enkelte leveringsadresser. Til hospitalernes hovedadresser, er der behov for vareleverancer på alle hverdage. Til de øvrige brugere (sundhedshuse, sociale tilbud, praktiserende læger og administration) leveres ugentligt. Tabel 13 viser en overordnet beskrivelse af regionslagerets transportopgave. Herudover er kravene til distribution beskrevet i afsnit 7.6. Side 25 af 44

Tabel 13. Leveringsadresser og planlagte leverancer fra regionslageret 6 Antal adresser Planlagte leverancer Aarhus Universitetshospital Aarhus Universitetshospital Skejby Alle hverdage Hospitalsenhed Vest 7 Regionshospitalet Gødstrup Regionshospitalet Herning Regionshospitalet Lemvig Alle hverdage Hospitalsenhed Midt Regionshospitalet Skive Regionshospitalet Hammel Neurocenter Regionshospitalet Silkeborg Regionshospitalet Viborg Psykiatrien, Viborg Alle hverdage Hospitalsenhed Horsens Regionshospital Horsens (to adresser til samme matrikel) Alle hverdage Regionshospital Randers Regionshospitalet Randers Alle hverdage Præhospitalet, sundhedshuse mv. 28 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge Sociale tilbud 60 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge Praktiserende læger 680 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge Administration 6 adresser fordelt i regionen 1 gang pr. uge 6 Psykiatriens leveringsadresser er fra 2019 sammenfaldende med de somatiske hospitalers, med undtagelse af psykiatrien i Viborg. 7 Fra januar 2020 forventes det, at Regionshospitalet Holstebro lukkes ned og samles med størstedelen af aktiviteterne fra Regionshospitalet Herning i Gødstrup. Enkelte aktiviteter bibeholdes dog i Herning, hvor der fortsat skal leveres dagligt. Side 26 af 44

6 Transportmateriel For hospitalerne skal leverancerne til brugerne pakkes på rullebure. Formålet er at sikre, at hospitalet har let adgang til at transportere leverancerne fra rampen og til de enkelte brugere på hospitalet. For regionslagerets øvrige brugere er det ikke afgørende, om leverancerne sendes i kolli, på paller eller i rullebure. Region Midtjylland ønsker en option på leje af rulleburer til hospitalerne, hvor det er Logistikpartnerens ansvar at stille rullebure til rådighed for Region Midtjylland i nødvendigt omfang for kontraktens udførelse samt foretage nødvendig vedligeholdelse og rengøring af rulleburene. Kravene til optionen fremgår af pkt. 6.1. Region Midtjylland kan såfremt at optionen ikke udnyttes vælge selv at indkøbe rulleburerne og stille dem til rådighed i nødvendigt omfang for kontraktens udførelse. Region Midtjylland har i så fald ansvaret for vedligeholdelse og nyanskaffelser, i mens Logistikpartneren vil have ansvaret for rengøringen af rulleburerne. Kravene til rengøring fremgår af pkt. 6.2. 6.1 Krav til option på leje af rulleburer til hospitalerne Rulleburerene skal kunne anvendes til både transport med en AGV ("Automated Guided Vehicle") samt kunne transporteres i vogntog. Rulleburene skal derfor som udgangspunkt kunne opfylde følgende krav: At undervognens ydermål (bredde x længde) er på 800x1200 mm. At rulleburets højde er 1.700 mm. At undervognen har 4 store hjul med kontrastyring på alle hjul. At rulleburene har næsehjul, således at de er lette at manøvrere rundt med og kan trækkes med håndkraft At rulleburets overdel består af en ramme beklædt med trådnet og skal være udstyret med hylder, som ligeledes består af trådnet. 6.1.1 Vedligeholdelse og rengøring af rullebure ved anvendelse af optionen Logistikpartneren skal have mulighed for at vedligeholde og rengøre rullebure. Det er Logistikpartnerens ansvar at vurdere og sikre at rulleburene er funktionsdygtige og er synligt rene inden de bliver anvendt til transporter. 6.2 Krav til rullebure til hospitalerne ved Region Midtjyllands anskaffelse Ved Region Midtjyllands anskaffelse af rullebure til hospitalerne vil rulleburene skulle opfylde samme formål og krav som beskrevet under pkt. 6.1. 6.2.1 Rengøring af rullebure Logistikpartneren skal have mulighed for at rengøre rullebure ved Region Midtjyllands anskaffelse. Det er Logistikpartnerens ansvar at vurdere og sikre at rulleburene er funktionsdygtige og er synligt rene inden de bliver anvendt til transporter. 7 Krav til lagerdrift 7.1 Åbningstid Det forventes at Logistikpartnerens åbningstid er kl. 7.00-16.00 på hverdage, hvor der både kan træffes personale via e-mail og telefon. Side 27 af 44

7.2 Varemodtagelse Levering til logistikpartneren vil ske både i form af paller og løse kolli med såvel varevogne som større lastvogne. Alle Region Midtjyllands varer leveres af vareleverandører. Alle varer skal kunne varemodtages af Logistikpartneren på hverdage i tidsrummet kl. 7.00-16.00. Kontrol ved varemodtagelsen: Lagervarer: Logistikpartneren skal foretage kontrol og fejlregistrering i varemodtagelsen såfremt at følgende ikke er overholdt ved leveringen lagervarer: Forsendelsen skal være intakt, tør og uden skader. Forsendelsen skal være i korrekt emballageform. o Sterile varer skal leveres i 3-lags emballage o Rene varer skal leveres i 2-lags emballage o Almindelige forbrugsvarer skal leveres i min. 1-lags emballage Forsendelsen skal indeholde de korrekte varer samt mængde ( Det faktisk leverede skal tjekkes op imod følgesedlen og den tilsvarende ordre i Logistikpartnerens IT-system) Forsendelsen skal indeholde følgeseddel med Region Midtjyllands indkøbsordrenummer samt være placeret udenpå yderste emballage Ved Logistikpartnerens kontrol af om sterile varer, rene varer og almindelige varer holdes emballagemæssigt adskilt skal dette foretages i Q-området. Skaffevarer: Logistikpartneren skal foretage kontrol og fejlregistrering i varemodtagelsen såfremt at følgende ikke er overholdt ved leveringen af skaffevarer: Forsendelsen skal være intakt, tør og uden skader. Forsendelsen skal indeholde følgeseddel med Region Midtjyllands indkøbsordrenummer samt være placeret udenpå yderste emballage Behandling af varer med fejlregistrering i varemodtagelsen I de tilfælde hvor der bliver konstateret en fejl af følgende typer skal varen fysisk udskilles fra øvrige varer, hvorefter der tages kontakt til Region Midtjylland for frigivelse til lager eller returnering til vareleverandøren: Lagervarer: Emballage er ikke intakt Sterile varer, rene varer og almindelige varer er ikke holdt adskilt og optræder i samme emballage Varen er ikke leveret i de korrekte emballeringsformer Varen stemmer ikke overnes med vareleverandørens referencenummer eller Region Midtjyllands indkøbsordre. Varen er ikke korrekt eller der er leveret for meget Skaffevarer: Emballage er ikke intakt Region Midtjylland skal kontaktes samme dag, som fejlen konstateres, for videre behandling. Side 28 af 44

Varemodtagelse i IT-system Varemodtagelsen skal registreres elektronisk i Logistikpartnerens IT-system. For lagervarer med udløbsdato og/eller lot-nummer skal dette registreres ved varemodtagelsen i Logistikpartnerens IT-system. Hvis der konstateres fejl eller mangler, registreres disse elektronisk i Logistikpartnerens IT-system umiddelbart efter at fejlen er konstateret, og skal dokumenteres i form af en beskrivelse og fotografi. 7.3 Indlagring af varer Alle leverancer med lagervarer som kommer inden kl. 14.00 i varemodtagelsen skal kunne indlagres samme arbejdsdag. Såfremt at der kommer leverancer med lagervarer efter kl. 14.00 skal disse kunne indlagres inden næste arbejdsdag kl. 10.00. Hvis lagervaren er i restordre, så skal denne dog kunne frigives til pluk samme arbejdsdag som leverancen er ankommet i varemodtagelsen. Indlagring af lagervarer skal kunne foretages i henhold til følgende: Lagervarer, som skal opbevares i N-3 emballage (sterile varer) eller yderemballage (usterile/rene varer), skal kunne indlagres direkte i bufferområdet. ADR-varer skal kunne indlagres direkte i plukkeområdet til brandfarlige varer. Lagervarer, som skal opbevares i N-1 emballage eller N-2 emballage (sterile varer) i det sterile plukkelager, skal efter varemodtagelse udpakkes i Q-området eller tilsvarende rum i tilknytning til det sterile plukkelager, således at varernes kvalitet ikke forringes under udpakningen. Herefter skal varerne kunne indlagres direkte på det sterile plukkelager. Lagervarer som opbevares i inderemballage i det rene plukkeslager skal efter varemodtagelse kunne udpakkes direkte på det rene plukkelager. Almindelige varer som opbevares i 1-lags emballage skal kunne indlagres i det almindelige plukkelager Indlagring af skaffevarer Alle leverancer med skaffevarer skal efter varemodtagelse opbevares i skaffevareområdet til videre distribution. 7.4 Plukkeprincip for lagervarer Logistikpartneren skal kunne plukke og pakke henholdsvis lagerførte varer fra de forskellige plukkelagre samt skaffevarer fra skaffevareområdet. Plukning af varer skal enten foretages efter FIFO-princippet (First In, First Out) med respekt for levering i hele kolli eller efter FEFO-princippet (First Expired, First Out). FEFO-princippet skal anvendes hvor varerne styres ved udløbsdato og LOT-nummer, mens FIFO-princippet skal anvendes for øvrige varer. Region Midtjylland har ansvaret for at fastlægge hvilke varer som følger hvilket princip. Side 29 af 44

7.5 Mærkning, pakning og konsolidering Logistikpartneren skal, udover at følge nedenstående krav, følge kravene til proceduren for registrering af sporbarhedsdata i pkt. 8 ved mærkning, pakning og konsolidering af varer. Mærkning og pakning af lagervarer til distribution generelle krav til alle driftsenheder Pakning: Rene/usterile varer skal pakkes til levering i yderemballage, og sterile varer skal pakkes i N-3 emballage. Selve pakningen af rene/usterile varer skal foretages på det rene plukkelager, i mens pakning af sterile varer skal foretages i det sterile plukkelager. Almindelige forbrugsvarer kan pakkes i minimum 1-lags emballage, hvor selve pakningen skal foretages i det almindelige plukkelager. Rene/usterile varer og sterile varer skal pakkes i papkasser. Leverancer samles i rullebure, på paller eller i kolli. Pakningen skal som udgangspunkt udføres med den bedst mulige pladsudnyttelse i rullebure/på paller, således at der pakkes færrest mulige rullebure/paller pr. leverance. Palleleverancer må forventes i meget begrænset omfang til driftsenhederne, i de tilfælde hvor bestillingen fra brugeren er i hele paller. Det vil sige at hvis leverancen er på en hel palle skal Logistikpartneren ikke ompakke pallen til rullebure eller kolli. Mærkning, pakning og konsolidering af lagervarer til distribution til hospitaler Mærkning: Alle rullebure skal være mærket med brugerens navn, adresse og bestillingsnummer samt oplysninger vedrørende interne ruter på leveringsadresserne. Det skal være muligt at undersøge, hvor forsendelsen skal hen og hvad der er i den, uden brug af scanner eller anden form for elektronik. Se afsnit 8 for nærmere beskrivelse af sporbarhed. For hver bestilling påhæftes følgesedlen en af de pakkede kolli eller rullebur til den respektive bruger, således at følgesedlen er synlig for modtageren. Hvis der er varer til flere bestillere i samme rullebur, skal dette være afmærket på det pågældende bur. Pakning: Leverancer skal som udgangspunkt samles i rullebure, men kan i de tilfælde hvor leveringen passer på en hel palle forekomme. Pakningen skal som udgangspunkt udføres med den bedst mulige pladsudnyttelse i rullebure/på paller, således at der pakkes færrest mulige rullebure/paller pr. leveringsadresse. Konsolidering af brugere: Logistikpartneren skal kunne konsolidere forsendelser til enten en bruger pr. rullebur eller til flere brugere på samme rullebure. Hvor der ønskes konsolidering af forsendelser til flere brugere på samme rullebur og hvor varerne til én bruger kan være på én hylde på ét rullebur, skal varerne konsolideres med varer til andre brugere i samme rullebur. Der må dog ikke være leverancer til flere brugere på samme hylde. Der må ligeledes kun være varer til én matrikel og til én rute internt på hospitalerne pr. rullebur. Rangering: Varerne som leveres i rulleburene skal umiddelbart videredistribueres fra den lokale varemodtagelse til brugerne, hvorfor de skal rangeres i henhold til den af Region Midtjylland angivne interne rute på hospitalerne. Side 30 af 44

Dette gælder både varerne fra lagerplukningen og fra cross-dockingen af skaffevarerne. Mærkning, pakning af lagervarer til distribution til øvrige driftsenheder Mærkning: Alle kolli skal være mærket med brugeren navn, adresse og bestillingsnummer. For hver bestilling påhæftes følgesedlen en af de pakkede kolli til den respektive bruger, således at følgesedlen er synlig for modtageren. Pakning: Leverancer skal som udgangspunkt samles i kolli, men kan i de tilfælde hvor leveringen passer på en hel palle forekomme. Mærkning og pakning af skaffevarer til distribution Mærkning: Alle udgående kolli og rullebure skal være mærket med modtageroplysninger. Konsolidering: Sammen med ovennævnte lagervarebestillinger leveres også skaffevarer, som brugerne har ordret direkte hos RM s vareleverandører, men som leveres og varemodtages hos Logistikpartneren til videre forsendelse til leveringsadresserne. Skaffevarer, som ankommer i løbet af dagen, skal sorteres på brugerniveau og skal såfremt det er muligt - leveres med de lagervarer, der plukkes til brugerne. Hospitaler: Hvis der er leverance af lagervarer til den pågældende bruger den efterfølgende dag, konsolideres skaffevarerne med lagervarerne i rulleburene til brugeren. Hvis der ikke er leverance til den pågældende modtager den efterfølgende dag, samles skaffevarerne i et eller flere samlebure til leveringsadressen, og leveres samme eller efterfølgende dag. Øvrige brugere: Skaffevarerne konsolideres med lagervarerne i næste leverance til brugeren. 7.6 Distribution Distributionsydelser Leverancerne skal distribueres til driftsenhedernes leveringsadresser af Logistikpartneren og i henhold til bestillings- og leveringskoncepterne under pkt.5. Nogle af leveringsadresserne skal påregnes at være ubemandede, og Logistikpartneren skal derfor kunne håndtere ordninger med nøgler/adgangskort og alarmer. Logistikpartneren hæfter og er ansvarlig for de udleverede kort/nøgler, og har meldepligt i tilfælde af bortkomst. Leveringsadresserne har varierede afleveringsforhold og Logistikpartnerens transportmiddel skal være forsynet med udstyr, så der kan udføres af- og pålæsning ved egen hjælp. Ved anvendelse af Region Midtjyllands læsseudstyr sker dette på Logistikpartnerens ansvar. Det er Logistikpartnerens opgave at følge de lokale anvisninger med hensyn til placering og opmarcheringsrækkefølge af rullebure, og medtage rullebure og returvarer. Øvrige krav til distributionsydelsen Logistikpartneren er ansvarlig for, at varerne er forsvarligt sikret under distributionen frem til aflevering på leveringsadressen. Hvis der ved levering eller under distribution konstateres/sker Side 31 af 44

skader på varerne, skal dette meddeles den lokale varemodtagelse umiddelbart efter at det bliver opdaget. En procedure til oplysning om skadet gods udarbejdes af Logistikpartneren og Region Midtjylland i implementeringsfasen. Det er endvidere et krav, at Logistikpartneren giver den/de modtagende varemodtagelse(r) information ved forsinkelser i distributionen, som hindrer leverancen i at stå klar til den aftalte deadline. Samkørsel af varer med varer til andre af Logistikpartnerens kunder er tilladt, såfremt hygiejneniveauet fastholdes og kvaliteten af Region Midtjyllands varer, emballage og transportmateriel ikke forringes. Det er et krav, at chauffører, supportere og andre af Logistikpartnerens medarbejdere, der har direkte kontakt til Region Midtjylland, kan gøre sig forståelig på dansk både mundtlig og skriftlig. Miljø Region Midtjylland prioriterer grøn omstilling højt, og er med i Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI), hvorfor Region Midtjylland stiller krav til Logistikpartneren om at have en miljømæssigt bæredygtig vognpark som opfylder følgende krav: Nyindkøbte person- og varebiler skal som minimum overholde euronorm 5. Nyindkøbte lastbiler skal som minimum opfylde de tekniske krav til euronorm 5 lastbiler. 7.7 Returflow Logistikpartneren skal varetage returtransport til regionslageret af returvarer samt tomme rullebure. Desuden vil der være et flow af tryksager, der produceres af en enkelt bruger, hvor Logistikpartneren varetager transport fra brugeren til regionslaget, og herefter behandler tryksagerne som de øvrige varer på regionslageret. Logistikpartneren og Region Midtjylland skal udvikle administrative og fysiske arbejdsgange, som understøtter flow af returvarer. Løsningen skal integreres IT-mæssigt hos Logistikpartneren og Region Midtjylland. Med løsningen skal man kunne følge returvareleverancerne, således at varerne krediteres til rette kunde, eller der kan oplyses om kassation. Hospitalsenhederne pakker returvarer på rullebure, der opmarcheres af hospitalernes lokale serviceenheder i umiddelbart nærhed af det område, hvor varer afleveres i den lokale varemodtagelse. For øvrige brugere skal returvarerne mærkes og placeret på aftalte leverings- og afhentningssted/placering. Ved ankomst til regionslageret har Logistikpartneren ansvar for: Varemodtagelse og indlagring af returvarer, der kan genanvendes, såfremt varerne er intakte og tilstrækkeligt emballeret. Alternativt skal varerne kasseres. Se hygiejnekrav under Kontraktbilag 2c for kvalitetskrav til Returflow. Håndtering af returvarer som ikke skal indlagres (skaffevarer) Udover returflow på brugernes initiativ, vil der forekomme tilbagekaldelser af produkter fra vareleverandører. Logistikpartneren skal i disse tilfælde plukke og pakke lagerbeholdningen til returnering til Region Midtjyllands vareleverandører, som vil forestå returdistributionen. Derudover skal Logistikpartneren understøtte returneringen af varer, som allerede er udleveret til Region Midtjyllands enheder. Side 32 af 44

7.8 Sikkerhedsforhold Faciliteter til varemodtagelse, lager samt distribution skal leve op til gældende brand- og sikkerhedsbestemmelser samt være tilstrækkeligt sikret mod tyveri og indbrud. Således skal Region Midtjyllands varer håndteres på en måde, så de opbevares aflåst eller under opsyn, mens varerne er under Logistikpartnerens ansvar. 7.9 Beredskabsplan Region Midtjylland har en beredskabsplan for vareforsyningen i tilfælde af ekstraordinære situationer, f.eks store ulykker. Derfor vil det være nødvendigt, at Logistikpartneren oplyser flere kontaktpersoner og deres telefonnumre, så Region Midtjylland kan komme i kontakt med virksomheden uden for regionslagerets åbningstid. Logistikpartneren er ansvarlig for at levere og ajourføre en telefonliste med minimum fem medarbejdere, der har adgang til regionslageret, samt mulighed for at udlevere varer uden for regionslagerets åbningstid. Udlevering af varer til Region Midtjylland skal kunne ske hurtigst muligt efter aktivering. Der er ikke krav om en vagtordning, men Region Midtjylland vil ved aktivering af beredskabsplanen tage kontakt til én medarbejder på telefonlisten i prioriteret rækkefølge. En endelig procedure for aktivering af beredskabsplan aftales mellem Logistikpartneren og Region Midtjylland i forbindelse med implementering af kontrakten. Side 33 af 44

8 Sporbarhedsløsning Logistikpartneren skal kunne spore og dokumentere indholdet af en leverance til brugeren fra det tidspunkt varerne til leverancen er plukket og konsolideret på regionslageret til det tidspunkt leverancen er leveret på leveringsadressen. Specifikt for hospitalerne pakkes leverancerne i rullebure. Det skal kunne dokumenteres og spores, hvilke leverancer der er i hvilke rullebure. I de tilfælde hvor der i stedet for rullebure anvendes paller eller kolli, og hvor der er leverancer til flere brugere gælder tilsvarende princip. De registrerede data stilles til rådighed for Region Midtjylland. Princippet for sporbarhed for leverancer til hospitalerne er illustreret i figur 8. Figur 8. Sporbarhed for leverancer til hospitalerne 1. Rullebure og afdelingspakkede leverancer scannes sammen på regionslageret 2. Information sendes til RM-Indkøb når rulleburet er klar til forsendelse. 3. Rullebure transporteres til aftalt leveringsadresse 4. Rullebur scannes gennem enten RFID port eller manuelt på matriklen Ad 1. I Logistikpartnerens WMS system skal leverancer og rullebur registreres. Der skal være datasammenhæng mellem varer i den enkelte afdelingspakke og afdelingspakker i det enkelte rullebur. Registrering skal foretages i Logistikpartnerens IT-system, således at det er muligt at sende sporbarhedsdata til RM. Rullebure og transportmateriel skal være forsynet med en stregkode i et aftalt format. Herudover skal rullebure være forsynet med RFID tag. Side 34 af 44