Foto: Jan Hauerslev Find vej Dagen 25. april 2015 med fokus på mobilen Vejledning og anbefalinger Inkl. vigtige deadlines og praktisk to-do-liste Udviklingskonsulent Martin Hedal, Dansk Orienterings-Forbund, 31. oktober 2014
Find vej Dagen 2015 med fokus på mobilen Dette hæfte indeholder vigtig information om Find vej Dagen 2015. Spørgsmål som Hvad er der af nye tiltag? Hvornår er der deadline på klarmelding? Hvad kan vi få af materialer? får du svar på her i hæftet. Det kan også bruges som opslagsværk, da der er en indholdsfortegnelse på næste side. Find vej Dagen er blevet godt evalueret af de deltagende klubber i 2012, 2013 og 2014 og er nu blevet en tradition. Men ingen traditioner uden fornyelse: I 2015 har vi særligt fokus på mulighederne på mobilen. Det hænger naturligvis sammen med alle de gode Find vej PLUS -tiltag, der er gang i, men det skyldes også, at mobilen er en meget vigtig kommunikationsform, hvis vi vil have fat i børn, unge og familier. Der vil bl.a. være en landsdækkende mobilquiz på dagen. Find vej Dagens egen side på nettet, findvejdagen.dk, er også blevet mere mobilvenlig, da den er en underside til findveji.dk, som nu er i responsivt design, der tilpasser sig skærmen, man kigger på. Nordea-fonden støtter også Find vej Dagen i 2015, og vi kan holde samme høje ambitionsniveau som de forrige år. Og Løberen er igen klar med flotte landsdækkende præmier i år i samarbejde med Dayz Resorts og et særtilbud til alle deltagere på Find vej Dagen. Vi håber, at rigtig mange klubber melder sig klar til Find vej Dagen 2015, hvor vi efter ønske fra næsten alle klubber fortsat vil have et markant familiefokus. Der vil i 2015 ikke være centralt fokus på skoler, da det ikke har harmoneret så godt med en lørdagsbegivenhed de foregående år. Forbundet arbejder netop nu på et forslag til en særskilt skolesatsning. DOF s sekretariat glæder sig til endnu en gang at sætte orientering øverst på dagsordenen og aktivere over 3.000 mennesker lad os bare gå efter solskin og 4.000 deltagere i 2015! Martin Hedal er koordinator for Find vej Dagen (mh@do-f.dk, 41 96 93 72). I er altid meget velkomne til at kontakte Martin med spørgsmål. Rigtig god fornøjelse med planlægningen af events på Find vej Dagen 2015! Med venlig hilsen Martin Hedal og resten af DOF s sekretariat 2
Indholdsfortegnelse Find vej Dagen 2015 med fokus på mobilen... 2 Indholdsfortegnelse... 3 To-do-liste praktisk projektstyringsværktøj... 6 Overblik: Deadlines og vigtige datoer... 6 Fuld pakke og lille pakke... 7 Fokus på mobilen i 2015... 8 Koordineringsskema og skabeloner... 8 Planlægning af Find vej-eventen... 9 Nedsæt projektgruppe med flere kompetencer... 9 Udvælg mødested og overvej Find vej PLUS-elementer... 9 Find et passende tidspunkt for eventen... 9 Søg om tilladelse til afholdelse af eventen (skovtilladelse/tilladelse til brug af byen)... 9 Søg evt. økonomisk støtte til event... 9 Kontakt eventuelle samarbejdspartnere... 9 Planlæg orienteringsdelen af eventen meget gerne inkl. lille sprintbane... 9 Planlæg officiel del... 10 Lav en pr- og markedsføringsplan... 10 Lav aftaler med sponsorer (også til småsponsorater)... 10 Lav aftaler med borgmesteren, lokale kendisser m.fl.... 10 Involver kommunen... 11 Involvering af klubbens medlemmer... 11 Afhold en klubaften... 11 Spørg medlemmerne personligt... 11 Involver klubkammerater i markedsføringen... 11 Involver klubkammerater på dagen... 11 Lav et Team Velkommen (mentorordning)... 11 Brug medlemmernes kompetencer... 12 Tak til hjælperne... 12 PR og markedsføring... 12 Koordiner med naboklubber... 12 3
Udfør pressearbejde før eventen... 12 Udfør pressearbejde under eventen... 13 Udfør pressearbejde efter eventen... 13 Markedsfør eventen i klubben... 13 Brug nettet til markedsføring... 13 Udfyld skabeloner... 13 Distribuer trykte markedsføringsmaterialer effektivt... 13 Brug minibanner i markedsføring... 14 Kontakt deltagere fra 2012, 2013 og 2014... 14 Kontakt lokale institutioner og virksomheder... 14 Markedsfør gerne eventen yderligere (biograf, radio, lokalavisen mv.)... 14 Afvikling af Find vej-eventen... 15 Print/tryk kort og husk øvrige materialer... 15 Uddel værdibeviser til deltagerne... 15 Husk forplejning til hjælpere... 15 Uddel eventuelle lokale præmier... 15 Uddel drikkelse og evt. frugt... 15 Opsæt beachflag, Find vej Dagen-minibanner, telt m.m.... 15 Opsæt Find vej Dagen-minibanner... 15 Opsæt lille sprintbane... 15 Opsæt mobilquizbane... 16 Koordiner med hjælpere... 16 Indhent data på deltagere på selve dagen (deltagerskema)... 16 Uddel diplomer og Find vej i Danmark -pas til de mindste... 16 Indrapporter deltagerantal... 16 Opfølgning og evaluering... 17 Uddel præmier fra LØBEREN/Dayz Resorts... 17 Opfølgning på deltagerskemaer... 17 Skriv nye medlemmer ind og hold fast på den gode måde... 17 Svar på evalueringsskema... 17 Rekrutteringsevents (for klubber, der vælger den fulde pakke)... 18 Afhold rekrutteringsevents: Intro eller familie- og motionsorientering... 18 Distribuer Orientering Lær at finde vej til interesserede... 18 Uddel Find vej i Danmark -pas + klistermærker... 19 4
Uddel løbende præmier til gengangere (kompasser og drikkedunke)... 19 Brug Team Velkommen (mentorordning) gennemgående... 19 Få inspiration om rekruttering og fastholdelse... 19 Tag gerne familie- og motionsorientering på programmet mere permanent... 19 Særskilt markedsføring af rekrutteringsevents... 19 Udfør pressearbejde før og efter rekrutteringsevents... 19 Brug nettet til markedsføring... 19 Brug Word-skabelon og hæng plakater op... 20 Kontakt deltagere fra Find vej-eventen og fra tidligere rekrutteringsevents... 20 Fortæl deltagere til Find vej-eventen om de efterfølgende arrangementer... 20 Sæt evt. en annonce i den lokale avis... 20 Igen: Involver klubbens medlemmer... 20 5
To-do-liste praktisk projektstyringsværktøj Vi har samlet en bruttoliste med opgaver i et planlægningsskema i Word/Excel, som kan rettes til efter behag (slet, ret og tilføj, så det giver mening i jeres klub). De nævnte deadlines er til inspiration. http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/projektstyring_i_klubben_findvejdagen2015.doc http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/projektstyring_i_klubben_findvejdagen2015.xls Overblik: Deadlines og vigtige datoer November-december 2014: Planlægning af eventen (og rekrutteringsevents) Den overordnede planlægning af den enkelte event foregår i 2014. Detailplanlægningen omkring selve dagen kan naturligvis vente til efter årsskiftet. Senest 11. januar 2015 og meget gerne før: Tilmelding og udfyldning af skema Klubben tilmelder sig Find vej Dagen ved at udfylde et koordineringsskema på nettet. Alt skal være udfyldt senest 11. januar. Se links til skemaet på side 8. Senest 11. januar 2015: Indhent skovtilladelse Det er naturligvis nødvendigt med en skovtilladelse (eller tilladelse til afholdelse af arrangement i byen). Januar 2015: Korrekturrunde Klubberne får tilsendt trykfiler til gennemsyn og korrektur og melder tilbage så hurtigt som muligt. Senest 1. marts 2015: Synliggørelse af event på nettet Klubben synliggør den lokale event så mange steder som muligt på nettet. 7. marts 2015: Klubben får alle materialer på repræsentantskabsmødet Alt markedsførings- og eventmateriale uddeles til hver klub på repræsentantskabsmødet den 7. marts i Middelfart. Klubberne distribuerer reklamematerialet umiddelbart derefter. Ca. 9. april 2015: Kontakt lokalaviser med pressemeddelelse Klubben henvender sig til lokalaviser med en pressemeddelelse. Bør følges op i ugen efter. 25. april 2015: Indrapportering af deltagerantal Danmark syder naturligvis 25. april af orientering, og alle klubber indrapporterer pr. mail eller sms antallet af deltagere lokalt. 25. april: Lokalaviser kontaktes hurtigst muligt efter Find vej-eventen Klubben kontakter lokalavisen med pressemeddelelse/mail om, hvordan eventen forløb (+fotos). Efter eller før 25. april: Afholdelse af rekrutteringsevents Klubberne kan vælge at afholde særlige rekrutteringsevents (intro eller familie- og motionsorientering). Det sker lige i forlængelse af eller før Find vej Dagen. Maj 2015: Evaluering af Find vej Dagen Klubberne evaluerer Find vej Dagen på nettet. 6
Fuld pakke og lille pakke Det skal som altid være muligt at give den hele armen rekrutteringsmæssigt i arbejdet med Find vej Dagen. Samtidig skal dagen også være overskuelig for mindre klubber. Der bliver derfor igen i år to pakker at vælge imellem. Klubben vælger sig frit ind på en af pakkerne. De indeholder følgende: Fuld pakke (inkl. rekrutteringsforløb) En Find vej-event på Find vej Dagen Nyt: Mulighed for at have særligt fokus på Find vej PLUS-elementer til mobilen ( indvielser ) Rekrutteringsarrangementer før/efter Infomails om Find vej Dagen fra DOF s sekretariat Diplomer, flyers (formet som en mobil) og plakater til hver event på Find vej Dagen Nyt: Mobilquiz med fem spørgsmål Nyt: Værdibeviser med gratis medlemskab af klubben i begrænset periode på den ene side og særligt Løberen-tilbud på den anden. Deltagerskemaer Kuglepenne Word-skabelon til print-selv-plakat om rekrutteringsarrangementer Landsdækkende præmier fra Løberen Nyt: Centrale steder til samling af gode historier fra dagen via mobilen (Instagram og Facebook) Find vej i Danmark -pas Nyt: Begin minikompasser fra Silva til Find vej i Danmark -pas-præmier Drikkedunke til Find vej i Danmark -pas-præmier Lær at finde vej -hæfter Tekst til klubbladet om at støtte op om 25. april Pressekit med pressemeddelelsesskabeloner Fotosamling tilgængelig på nettet Video om Find vej Dagen 2015 til fri brug Support fra DOF s kontor Lille pakke (uden rekrutteringsforløb) En Find vej-event på Find vej Dagen Nyt: Mulighed for at have særligt fokus på Find vej PLUS-elementer til mobilen ( indvielser ) Infomails om Find vej Dagen fra DOF s sekretariat Diplomer, flyers (formet som en mobil) og plakater til hver event på Find vej Dagen Nyt: Mobilquiz med fem spørgsmål Nyt: Værdibeviser med gratis medlemskab af klubben i begrænset periode på den ene side og særligt Løberen-tilbud på den anden. Deltagerskemaer Kuglepenne Landsdækkende præmier fra Løberen Nyt: Centrale steder til samling af gode historier fra dagen via mobilen (Instagram og Facebook) Lær at finde vej -hæfter Tekst til klubbladet om at støtte op om 25. april Pressekit med pressemeddelelsesskabeloner Fotosamling tilgængelig på nettet Video om Find vej Dagen 2015 til fri brug Support fra DOF s kontor De enkelte elementer er beskrevet mere udførligt på de følgende sider. 7
Fokus på mobilen i 2015 Find vej Dagen 2015 får som nævnt særligt fokus på mobilen. Hvis I har lavet et nyt Find vej-projekt med Find vej PLUS-elementer, eller hvis I har opdateret et eksisterende Find vej-projekt med Find vej PLUS-elementer, så brug Find vej Dagen som indvielsesdag. Læs mere om mulighederne med Find vej PLUS her: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/vejledning_find-vej-plus.pdf På DOF Akademiet lørdag den 24. januar 2015 i Ringe vil der i øvrigt også blive undervist i Find vej PLUS (mobilquiz og TravelTales). I hele landet vil der være en mobilquiz på Find vej Dagen, som ikke kræver det store af de arrangerende klubber. Mobilquizzen kræver blot en lille quizbane med fem poster, som både kan være faste poster og skærme. Alle deltagere, der får fem rigtige, kan deltage i konkurrencen om en iphone 6. Vi skal alle opfordre deltagerne til at dele deres oplevelser på Facebook og Instagram. På Instagram bliver det under #findvejdagen. Deltagerne kan dele oplevelserne via mobilen, når de står i skoven. Koordineringsskema og skabeloner Klubben har én fast kontaktperson, som koordinerer Find vej-eventen med udviklingskonsulent Martin Hedal (mh@do-f.dk, 4196 9372). Klubbens kontaktperson modtager info om dagen (bl.a. dette hæfte) og er selvfølgelig yderst velkommen til løbende at slå på tråden eller sende en mail med spørgsmål, forslag osv. For at holde styr på hele koordineringen og på indholdet i det trykte materiale udfylder klubben et koordineringsskema om den lokale event (eller flere events, hvis klubben afholder flere Find vejevents på dagen). Skemaet skal være udfyldt senest 11. januar 2015. Gå til udfyldning af koordineringsskemaet her (OBS: Vælg først mellem fuld pakke og lille pakke): Koordineringsskema, Fuld pakke: https://survey.enalyzer.com/?pid=pat2kibd Se overblik som pdf: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/fuldpakke_skemaoverblik.pdf Koordineringsskema, Lille pakke: https://survey.enalyzer.com/?pid=b8fdib7p Se overblik som pdf: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/lillepakke_skemaoverblik.pdf De trykte materialer kommer til godkendelse (som pdf) hos klubbens kontaktperson før tryk. Se i øvrigt disse eksempler på de trykte materialer: Plakat: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/plakat2015_eksempel.pdf Flyer: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/flyer2015_eksempel.pdf Diplom: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/diplom2014_eksempel.pdf Værdibevis: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/vaerdibevis2015_eksempel.pdf 8
Planlægning af Find vej-eventen De følgende sider er en uddybning af elementerne i Find vej Dagen 2015. Alle anbefalinger bygger på gode erfaringer i landets orienteringsklubber. Ambitionsniveauet kan naturligvis justeres op og ned i den enkelte klub, men punkterne er relevante for alle klubber. Denne første del handler om planlægningen af selve Find vej-eventen. Den del starter i efteråret 2014. Nedsæt projektgruppe med flere kompetencer Klubben nedsætter en projektgruppe, der er ansvarlig for eventen. En kontaktperson til DOF s sekretariat udpeges. Vigtige anbefalinger: Projektgruppen må meget gerne have mange forskellige kompetencer repræsenteret. Projektgruppens medlemmer kan med fordel hver især have specifikke ansvarsområder (fx opdelt på markedsføring, eventafvikling, klubengagering og rekruttering). Involver meget gerne nyere medlemmer i gruppen og flere aldersgrupper. Udvælg mødested og overvej Find vej PLUS-elementer Gå efter et mødested for eventen, som er let at komme til, og som de fleste lokalkendte kender. Det må ikke være udfordringen med at finde mødestedet, der forhindrer et pænt fremmøde. Afhold gerne eventen på et Find vej-projekt og meget gerne med Find vej PLUS-elementer. Det er dog ikke et krav. Hvis klubben ikke selv har et egnet projekt, kan den spørge naboklubben om lån af et af deres Find vej-projekter. En indvielse af et nyt projekt eller en ny formidlingsform (Find vej PLUS) på et projekt er yderst oplagt at kombinere med en event på Find vej Dagen. Find et passende tidspunkt for eventen Find vej Dagen 25. april er lagt på en lørdag, som ikke burde karambolere med andre events. Det optimale tidspunkt at afholde eventen på denne dag kan svinge fra sted til sted, men det mest oplagte er kl. 11.00 eller 14.00. Lav gerne startmulighed den første time derefter. Erfaringen er, at de fleste alligevel kommer inden for den første time. Søg om tilladelse til afholdelse af eventen (skovtilladelse/tilladelse til brug af byen) Klubben sørger for at indhente tilladelse til afholdelsen af eventen hos de relevante instanser. Søg evt. økonomisk støtte til event Det står klubben frit for alt efter ambitionsniveau at søge eksempelvis sponsorer eller kommunen om økonomisk støtte til eventen. Kontakt eventuelle samarbejdspartnere Kontakt gerne en lokal skole/naturskole, en sfo, et lokalhistorisk arkiv, en anden forening, kommunen osv. med henblik på at samarbejde om eventen. Det har flere klubber fine erfaringer med. Planlæg orienteringsdelen af eventen meget gerne inkl. lille sprintbane Deltagerne får naturligvis udleveret et kort ved start. Det er op til klubben at beslutte, hvad orienteringsdelen skal indeholde, men det er vigtigt, at der er noget for folk, der ikke har prøvet orientering før. Det indebærer naturligvis lette baner og begynderbaner. Derudover skal der være en hurtig lille mobilquizbane alle steder på dagen (se også side 16). 9
Mange klubber har rigtig gode erfaringer med at supplere med en lille supersprintbane med tidstagning for de mindste og barnlige sjæle. Dette er også en vigtig anbefaling i 2015. Der er lagt op til fri kreativitet omkring mere underholdende elementer, som kan være med til at give eventen mere liv og samtidig være med til at holde på gæsterne længere tid. Mobilquizbanen og en supersprintbane giver sig selv som ekstra element, men der er mange andre muligheder: En naturvejleder kan engagere børn og barnlige sjæle. Den lokale naturskole kan eksempelvis med fordel være medarrangør. Deltagerne kan med Find vej PLUS-elementer som tur-app, quiz og foto-orientering få historien om området, mens de finder posterne. Klubben kan foretage løbende lodtrækninger om mindre præmier. Deltageren kan måle sig med en junior- eller eliteløbers tid. Deltageren kan få tracket sit vejvalg, som kan ses på pc en efterfølgende. Deltageren kan deltage i en skattejagt, hvor en bestemt post eksempelvis udløser en præmie, eller hvor skatten er gemt et sted ved start/mål. Løb med en kendt eller i grupper. Mountainbike-orientering kan udgøre en del af eventen. Planlæg officiel del Skyd gerne jeres event 25. april i gang med en kort, officiel seance, hvor borgmesteren eller anden relevant person kan sige et par ord om, hvor glade kommunen er for at være en del af Find vej i Danmark, der nu har over 200 gratis motionsarenaer i naturen (osv.). Ved en indvielse er det naturligvis oplagt at klippe snoren i samme forbindelse. En klubrepræsentant byder samtidig velkommen og forklarer, hvad der skal ske. Lav en pr- og markedsføringsplan Stort set alle steder var deltagerne meget tilfredse i 2014, så det gælder om at få spredt det gode budskab for at trække folk til i 2015. Det kræver en prioriteret pr- og markedsføringsindsats. Tænk den meget gerne ind allerede fra efteråret og ikke to uger før eventen. Se særskilt afsnit om pr og markedsføring. DOF s sekretariat forsøger at gøre denne del så overskuelig som mulig for klubberne. Lav aftaler med sponsorer (også til småsponsorater) Lokale forretninger kan med fordel kontaktes med henblik på levering af frugt, drikkelse, lodtrækningspræmier osv.. Lav aftaler med borgmesteren, lokale kendisser m.fl. Inviter meget gerne kommunens borgmester med alternativt andre lokalpolitikere. Der er folketingsvalg på vej, så tænk også i folketingspolitikere. Inviter også meget gerne kendisser med (skuespillere, mediepersonligheder osv.). Det er et meget stort plus til markedsføringen, hvis en eller flere kendisser er repræsenteret. Husk at få aftaler på plads allerede i 2014, så navnene kan komme med i markedsføringsmaterialerne. 10
Involver kommunen Det er vigtigt, at kommunen bliver inddraget i eventen. Det kan være med deltagelse af kommunale politikere, men også med synliggørelse af eventen på kommunens hjemmeside. Klubben kan have et godt forhold til kommunen i forvejen, men den lokale kontakt kan også etableres via eventen. Involvering af klubbens medlemmer En meget vigtig forudsætning for succes før, under og efter Find vej-eventen er involvering af klubbens medlemmer. Det er vigtigt, at klubben står sammen om forløbet omkring eventen. Den vigtigste lære af 2012, 2013 og 2014 er, at opbakning fra klubben er meget afgørende. Derfor opfordres klubberne til at inddrage så mange medlemmer som overhovedet muligt. Afhold en klubaften Klubben kan med fordel arrangere en klubaften, hvor Find vej-eventen er på dagsordenen. Det kan fx være som en del af en allerede planlagt fællesspisning eller lign. Vigtigst er det, at alle går hjem med følelsen af, at klubben står sammen om eventen og at det ikke kræver meget at give en hjælpende hånd før, under og/eller efter eventen. Spørg medlemmerne personligt Spørg meget gerne hvert enkelt medlem om hjælp til eventen gerne opdelt i overskuelige opgaver. Opslag i klubbladet eller på hjemmesiden er fint, men bør følges op af personlig kontakt. Involver klubkammerater i markedsføringen Personlige relationer er suverænt stærkest til at trække folk til en event. Så få klubkammeraterne til at dele flyers m.m. ud til venner, bekendte, kolleger, skolekammerater, naboer, familiemedlemmer osv. Få også klubkammeraterne til at invitere hele grupper ud (fx udflugt for sfo en, skolen eller firmaet). Involver klubkammerater på dagen På selve dagen for eventen er der naturligvis en række praktiske opgaver, som klubbens medlemmer løser i fællesskab. Derudover er medlemmerne ambassadører for klubben og for orientering netop denne dag. Det er derfor af stor betydning at tage godt imod deltagerne og få en god snak. Husk at have flere aldersgrupper med fra klubben på dagen ikke mindst familierne, da den primære målgruppe er familier. Lav et Team Velkommen (mentorordning) Der bør ved en Find vej-event, eventuelle efterfølgende rekrutteringsarrangementer og i træningen umiddelbart derefter være et team af nuværende medlemmer, som nye potentielle medlemmer kan støtte sig til. Det er godt at have en række forskellige mentorer med en god spredning i alder og køn, og det er samtidig vigtigt, at et Team Velkommen er tålmodige og åbne over for, at nytilkomne kan have mange forskellige forudsætninger for at komme i klubben. 11
Brug medlemmernes kompetencer Er projektgruppen ikke så stærk i banelægning, brug af Facebook eller lign., så involver klubbens øvrige medlemmer på specifikke områder. Som regel vil man gerne give klubben en hånd på et område, man er god til. Koordiner med udvalg og arbejdsgrupper Til Find vej Dagen er det helt oplagt at involvere klubbens udvalg og arbejdsgrupper inden for områder som børn og unge, rekruttering, breddearbejde og kommunikation. Tak til hjælperne For de fleste er det helt naturligt at sige pænt tak for hjælpen, når klubmedlemmerne har givet en hånd med, men det kan også glippe i skyndingen. Så husk at takke hinanden! Kombiner evt. takkeseancen med en fællesmiddag, en lille symbolsk hjælpergave eller lign. PR og markedsføring Deltagerne kommer ikke af sig selv. Det kræver et prioriteret PR- og markedsføringsarbejde. DOF s sekretariat udfører et landsdækkende stykke PR- og markedsføringsarbejde for at udbrede kendskabet til orientering og Find vej Dagen, men det er klubbens lokale markedsføring og PR, der for alvor giver deltagere i sidste ende. Koordiner med naboklubber Hvis to eller flere klubber opererer i samme kommune eller samme lokalområde, bør der ske en koordinering af pr- og markedsføringsindsatsen klubberne imellem. Udfør pressearbejde før eventen Omtale i lokale medier er meget afgørende. Synligheden i sig selv er meget værd, og det resulterer de fleste steder i et betydeligt større antal deltagere. DOF s sekretariat udfærdiger i god tid pressemeddelelsesskabeloner, som klubberne frit kan benytte i pressearbejdet. Derudover stiller DOF også fotos til rådighed for klubberne. Hvis klubben selv udfærdiger pressemeddelelse eller på anden måde henvender sig til lokale medier, skal det fremgå, at klubben med støtte fra Nordea-fonden (skrives præcis sådan) og Dansk Orienterings-Forbund er arrangører af Find vej-eventen. Det er de parter, der er økonomisk involveret. Derudover må andre partnere som Friluftsrådet, Naturstyrelsen, Danmarks Idrætsforbund og den lokale kommune naturligvis gerne nævnes. Klubben henvender sig til lokalavisen og andre lokale, relevante medier omkring den 9. april med en pressemeddelelse og et eller flere relevante fotos i god opløsning. Henvendelsen bør følges op i starten af den efterfølgende uge, så den lokale redaktion er opmærksom på den. Klubberne har forskellige kontakter til den lokale presse, og kontakten kan derfor ske på anden måde end med en klassisk pressemeddelelse. Det bliver i øvrigt muligt at deltage i undervisning/inspirationskursus om Lokalt pressearbejde på DOF Akademiet lørdag den 24. januar i Ringe. 12
Udfør pressearbejde under eventen Hvis et eller flere medier dukker op under eventen, er det naturligvis yderst vigtigt at servicere dem med oplysninger, materiale osv. Udfør pressearbejde efter eventen Husk at sende fotos og beskrivelser af eventen ind til lokale medier så hurtigt som muligt efter eventen (meget gerne på dagen). DOF s sekretariat udarbejder en pressemeddelelsesskabelon, som kan bruges som afsæt for en henvendelse. Læg også gerne fotos ind på www.facebook.dk/findveji eller Instagram (#findvejdagen). Markedsfør eventen i klubben Få hele klubben til at bakke op ved at markedsføre eventen i klubben. Det bør være en kombination af mundtlige og skriftlige opfordringer. DOF leverer et stykke generel tekst, som kan komme i klubbladet eller nyhedsbrevet i tilrettet form. Brug nettet til markedsføring Internettet er en vigtig markedsføringsplatform, da mange planlægger deres fritidsaktiviteter via nettet. DOF opretter Find vej-eventen på findveji.dk og Facebook (www.facebook.dk/findveji). Derudover opretter DOF selve Find vej Dagen på forskellige internetsider rettet mod familier og motion. På Instagram vil Find vej Dagen være at finde under #findvejdagen, så bidrag gerne med billeder fra dagen der! Klubbens medlemmer bør opfordres til at sprede budskabet om den lokale event via eventomtalen på Facebook-siden. Facebook-vennerne er en genvej til at sprede budskabet effektivt. Et medlem af klubben kan nemt blive vært for eventen på Facebook kontakt Martin Hedal (mh@do-f.dk). Klubben bør så tidligt som muligt (og inden 1. marts) omtale Find vej-eventen tydeligt på sin egen hjemmeside, i lokale webmedier (herunder en evt. lokal aktivitetskalender), på Kultunaut.dk, Nysport.dk, Lobnu.dk, Sjovforborn.dk, Motionslob.dk, Trimguiden.dk, Dourun.dk, Bornibyen.dk, kommunens hjemmeside, skolernes intranet og gerne mange andre steder på nettet. Brug i øvrigt gerne den officielle Find vej Dagen -video i markedsføringen af jeres event på nettet. Udfyld skabeloner Klubben udfylder skabeloner for skriftlige materialer senest 11. januar 2015. DOF s sekretariat sætter derefter materialet op i et ensartet layout. Se links til skabeloner på side 8. Distribuer trykte markedsføringsmaterialer effektivt De skriftlige materialer er vigtige at distribuere effektivt via klubbens medlemmer. En flyer får klart den største effekt, hvis den distribueres af klubbens medlemmer til kolleger, venner, bekendte, familie osv. Flyeren kan også med fordel omdeles i forbindelse med en lille reklame-event i gågaden eksempelvis med klubbens ungdomsløbere en træningsaften. Den personlige overdragelse af en flyer fungerer altså bedst, men kan suppleres med flyers i eksempelvis: sportsforretninger, biblioteker, cykelhandlere, kommunen, uddelt i bestemte kvarterer, skoler, venteværelser, SFO er, dagligvarebutikker, museer, turistkontor, arbejdspladser, idrætshal, gågaden, fitnesscentre, uddannelsesinstitutioner, skole-, idræts- og motionskonsulenter, hoteller, 13
vandrehjem, rådhus, motionsløb, apotek, kulturhuse, boligforeninger, vuggestuer, børnehaver, spejderne. Distribuer også meget gerne materialet elektronisk til fx intranet på skoler, i kommunen, i lokale virksomheder osv. Alle klubber kan få flyers og plakater tilsendt i elektronisk udgave. De trykte markedsføringsmaterialer består af en foldet flyer formet som en mobil og en plakat: Flyeren til 25. april er i virkeligheden en minifolder. Den reklamerer for Find vejeventen og for de landsdækkende præmier og mobilquizzen. Der er 500 eller 1.000 flyers til hver klub. Uddel gerne flyers ca. tre uger før eventen. Den personligt leverede flyer med en mundtlig anbefaling har klart den bedste effekt, så få gerne hele klubben til at bakke op og tage en tørn med uddeling af flyers. En plakat i A3 og A4 reklamerer for Find vej-eventen. Der trykkes 25 A3- og 50 A4-plakater. Klubben er velkommen til at få trykt andre størrelser. Klubben hænger plakaterne op på arbejdspladser, på skoler, i idrætshallen, i sportsforretningen, som valgplakater i bybilledet (husk her at spørge om tilladelse hos kommunen) osv. helst steder, hvor familier kommer forbi. Hæng gerne plakaten op i marts. Brug minibanner i markedsføring Brug gerne klubbens Find vej Dagen-minibanner til markedsføring af arrangementet et sted i bybilledet, hvor klubben får tilladelse til at sætte det op. Det kan fx være i en lokal forretning, hvor banneret kan suppleres med flyers på disken eller det kan være på gågaden, torvet eller lign. Kontakt deltagere fra 2012, 2013 og 2014 Klubber, der afholdt Find vej-events i 2012, 2013 og/eller 2014, kan med fordel kontakte deltagerne igen. Deltagerne har skrevet deres kontaktoplysninger på deltagerskemaet. Kontakt lokale institutioner og virksomheder Inviter meget gerne lokale institutioner og foreninger (skoler, SFO er, spejdere osv.) og virksomheder til at deltage i eventen 25. april. Brug klubbens medlemmers egne kontakter, og vær ikke bange for at sparke døren ind Find vej-eventen er et rigtig godt produkt! Markedsfør gerne eventen yderligere (biograf, radio, lokalavisen mv.) Klubben er naturligvis meget velkommen til for egne midler at markedsføre eventen i biografen, i radioen, i lokalavisen m.m., hvis den har gode erfaringer med det. DOF s sekretariat kan hjælpe med elementer til en avis- eller webannonce. Hvis klubben indrykker en annonce i lokalavisen, bør det følges op af redaktionel omtale i avisen. Det er gængs praksis i mange lokalaviser. Så pres gerne på der. 14
Afvikling af Find vej-eventen Selve det at afvikle arrangementer er stort set alle klubber rutinerede i. Men det må ikke blive en sovepude i forhold til det at tage godt imod deltagerne som ofte intet aner om orientering. Print/tryk kort og husk øvrige materialer Der skal naturligvis printes/trykkes kort med Find vej-logoet på og derudover skal klubben huske at medbringe diverse øvrige trykte materialer (herunder værdibeviser med mulighed for prøvemedlemskab). Husk også at printe kort til mobilquizbanen og en evt. sprintbane. Uddel værdibeviser til deltagerne Klubben uddeler værdibeviser til alle deltagere med et eksklusivt tilbud om et gratis medlemskab i klubben resten af halvåret eller resten af 2015. Klubben vælger varigheden af gratisperioden på koordineringsskemaet. På bagsiden af værdibeviset figurerer et særligt tilbud fra Løberen. Husk forplejning til hjælpere Klubben bør prioritere, at der er lidt forplejning til hjælpere på dagen. Uddel eventuelle lokale præmier Klubben kan uddele lokale præmier på dagen. En lokal præmiesponsor kan bl.a. få sit navn på markedsføringsmaterialer som flyers og plakater. Det vil give eventen ekstra attraktionsværdi med lokale præmier. Sponsoren må dog ikke være inden for kategorierne sportsforretninger, tobak, alkohol, slik eller usund mad. Landsdækkende præmier fra Løberen/Dayz Resorts uddeles ikke på selve dagen, men først bagefter. Uddel drikkelse og evt. frugt Det er en klar anbefaling, at klubben byder på lidt frugt, drikkelse og lign. Det giver en ekstra dimension til arrangementet. DOF har ingen central frugtaftale i 2015, men mange har gode erfaringer med at lave aftaler med lokale leverandører/sponsorer. Opsæt beachflag, Find vej Dagen-minibanner, telt m.m. Hvis klubben har et findveji.dk-beachflag, skal det naturligvis bruges 25. april sammen med telt(e), klubbeachflag og evt. andre ting på dagen. Opsæt Find vej Dagen-minibanner Alle arrangerende klubber sætter et Find vej Dagen-minibanner op ved start. Banneret er 60x120 cm. Klubber med events i 2014 har et minibanner allerede. Nye arrangører får et banner med som en del af pakken med materialer til dagen. Opsæt lille sprintbane Det er næsten altid et hit med en lille sprintbane! En såkaldt supersprintbane (kendt fra bl.a. Naturløb) kan med fordel benyttes. Lad gerne deltagerne prøve flere gange. En supersprintbane skal kunne løbes på max. et par minutter. Lav den endelig ikke for lang! 15
Opsæt mobilquizbane Alle steder i landet skal der være en mobilquizbane på Find vej Dagen 2015. Banen består af fem poster med tilhørende quizspørgsmål. Spørgsmålene er de samme i hele landet. Blandt jeres materialer til Find vej Dagen vil ligge en QR-kode og en kort forklaring, som skal ligge ved start. Hvis I afholder jeres event på et Find vej -projekt, laver vi banen for jer, når vi kender startstedet. Deltagerne taster blot koden fra en pæl ind på mobilen og får derefter et spørgsmål. Hvis I ikke bruger Find vej -poster til eventen, skal I blot lave en let bane på max. 2 km (meget gerne kortere) med fem poster. I får fem laminerede skilte med koder til ophængning ved posterne. Det er disse koder, som deltagerne skal taste ind på mobilen for at få et spørgsmål ved hver post. Koordiner med hjælpere Involver meget gerne mange hjælpere (herunder instruktører på pladsen, som evt. kan være klædt ens). Del gerne arbejdsopgaverne op i mindre bidder, så hver enkelt person kan overskue at give en hånd med. Lav meget gerne en kort afrunding på dagen, hvor hjælperne også får mulighed for at komme med evalueringsinput til projektgruppen. Indhent data på deltagere på selve dagen (deltagerskema) DOF forsyner klubben med min. 25 kuglepenne og 50 eller 100 deltagerskemaer, som giver klubben mulighed for at følge op efterfølgende (via mail eller telefon) og samtidig giver et indblik i, hvorfra deltagerne har hørt om eventen. Der er på deltagerskemaet en afkrydsningsmulighed med gratis medlemskab resten af et halvår eller resten af 2015 står også på værdibeviset (se side 15). Klubben kan selv frit justere i deltagerskemaet og printe det i egen udgave. Hent Word-fil her: http://old.findveji.dk/uploads/findvejdagen2015/deltagerskema_findvejdagen2015_aar.doc Uddel diplomer og Find vej i Danmark -pas til de mindste DOF forsyner klubben med 50 eller 100 diplomer til de mindste og til barnlige sjæle. Klubber, der vælger den store pakke, uddeler også Find vej i Danmark -pas til de mindste. Indrapporter deltagerantal Danmark syder naturligvis 25. april af orientering, og alle klubber indrapporterer på selve dagen inden kl. 18.00 pr. mail eller sms antallet af deltagere lokalt til Martin (mh@do-f.dk eller 41 96 93 72). 16
Opfølgning og evaluering Der ligger et meget vigtigt opfølgningsarbejde efter eventen. Uddel præmier fra LØBEREN/Dayz Resorts DOF s sekretariat trækker lod om fire gavekort á 2500 kr. til Dayz Resorts, der udloddes i samarbejde med LØBEREN. Hver deltager tæller for et lod, og der sker efter lodtrækningen en nærmere koordinering med de klubber, hvor en deltager har vundet. Gem deltagerskemaerne! Inviter gerne den lokale presse til en eventuel præmieoverrækkelse. Det kan også være anledning til en artikel om eventen og opfølgningsarrangementer. Opfølgning på deltagerskemaer Husk at følge op på deltagerskemaerne. Kontaktinformationerne bør både bruges med det samme og gemmes for fremtiden. Det er potentielle medlemmer, men også mulige ambassadører for at udbrede kendskabet til orientering. Skriv nye medlemmer ind og hold fast på den gode måde Send en bekræftende mail til de, der har ønsket gratis medlemskab resten af halvåret/året, skriv dem ind som medlemmer, og hold dem i hånden (forsyn dem med information om arrangementer), så de kommer igen efter sommerferien. Tænk i mentorordning og en rolig introduktion til orientering. Svar på evalueringsskema Eventens kontaktperson til DOF får i maj pr. mail tilsendt et kortfattet evalueringsskema, som bliver brugt til at vurdere udbyttet af dagen og fremtidige forbedringsmuligheder. Der vil være en svarfrist på skemaet på ca. 14 dage. Det er en stor opfordring til klubben at evaluere Find vej-eventen internt først. 17
Rekrutteringsevents (for klubber, der vælger den fulde pakke) Hvis klubben vælger den fulde pakke, er det samtidig et klart signal om, at klubben ud over at skabe synlighed på Find vej Dagen også gerne vil gøre en målrettet indsats for at blive flere medlemmer her og nu. Afhold rekrutteringsevents: Intro eller familie- og motionsorientering Klubben afholder rekrutteringsevents efter Find vej Dagen (og evt. også før dagen). Rekrutteringsevents er en særskilt lille eventrække med familie- og motionsorientering og/eller intro- /begynderkurser. Det er, når man vælger den fulde pakke, ikke en rekrutteringsevent at invitere til åben klubtræning. Det er for stort et spring for de fleste nye. Men læg meget gerne rekrutteringsevents samtidig med klubtræningen, så de nye fornemmer livet i klubben. Der er som udgangspunkt tre anbefalede forløb at vælge imellem men kombinationer er også mulige: 1. Familie- og motionsorientering 2. Find vej Dagen 3. Introkurser 1. Find vej Dagen 2. Familie- og motionsorientering 1. Find vej Dagen 2. Introkurser Der er følgende klare anbefalinger til planlægningen af rekrutteringsevents: Hold dem hellere på en weekenddag end en hverdag, hvis familierne skal lokkes ud Tag gerne gebyr (25 kr. pr. kort) for deltagelse i rekrutteringsevents. Det viser blot, at arrangementerne har værdi og er værd at deltage i. Arrangementerne bør dog være gratis for medlemmer! Byd gerne på lidt at drikke, frugt og lign. Afhold gerne alle events med udgangspunkt fra samme sted (og gerne et sted, som alle lokale kender eller kan finde). Lad eksempelvis startstedet fra Find vej-eventen 25. april eller klubhuset være startsted for alle events. Gør det enkelt og let at gå til for deltagerne (som ved Find vej-eventen 25. april) Start i det små ved intro-/begynderkurser, så introduktionen bliver glidende. Brug gerne introhæftet Orientering Lær at finde vej i den forbindelse. Pas på med at sende nye ud på for svære baner. Planlæg gerne rekrutteringsindsatsen grundigt, så de nye får en god oplevelse. Vær i øvrigt ikke nødvendigvis kede af nogle få håndfulde deltagere til rekrutteringsevents det kan være en rekrutteringsmæssig fordel, at der er tid til at snakke med deltagerne. Distribuer Orientering Lær at finde vej til interesserede Alle klubber har fået intropjecen Orientering Lær at finde vej. Brug den endelig overfor nye interesserede. Flere eksemplarer af pjecen kan rekvireres via koordineringsskemaet til Find vej Dagen. 18
Uddel Find vej i Danmark -pas + klistermærker Til de mindste og barnlige sjæle er der et Find vej i Danmark -pas, der leveres inkl. klistermærker. Potentielle medlemmer (børn) kan få et mærke hver gang, de deltager i orienteringsarrangementer (Find vej-event, rekrutteringsarrangementer, træning osv.) og en præmie, når tre og seks mærker er i hæftet. Præmier er op til klubben, men DOF leverer Silva Begin-kompasser og drikkedunke (se nedenfor), der kan bruges som præmier. Der er 25, 50 eller 75 Find vej i Danmark -pas med tilhørende klistermærker til hver klub, der afholder rekrutteringsevents. Uddel løbende præmier til gengangere (kompasser og drikkedunke) Der er min. 12 Find vej-drikkedunke til hver klub, der afholder rekrutteringsevents. De skal bruges som præmier, når interesserede har fået tre eller seks klistermærker i Find vej i Danmark -passet. DOF s sekretariat leverer også min. 12 nye Silva Begin-minikompasser til samme formål. Klubben/sponsorer kan supplere med flere præmier. Brug Team Velkommen (mentorordning) gennemgående Se også side 11. Få inspiration om rekruttering og fastholdelse Brug den midlertidige side Vision2015.dk til at få inspiration og nye ideer. Se fx disse 10 råd til fastholdelse af nye medlemmer: http://vision2015dk.wordpress.com/2012/06/06/fra-orientering-02-2012-10-gode-rad-til-klubberne-sadan-fastholder-i-nye-medlemmer/ Tag gerne familie- og motionsorientering på programmet mere permanent Overvej, om familie- og motionsorientering i weekenden bør være en permanent rekrutterings- og synlighedsmotor i klubben evt. med eventrækker på bestemte tidspunkter af året. Find vej Dagen har netop bevist, at der er et stort potentiale i disse arrangementer. Særskilt markedsføring af rekrutteringsevents Det er meget vigtigt, at rekrutteringsdagene ikke bliver en lille parentes før eller efter Find vejeventen. Prioriter derfor endelig pr- og markedsføringsindsatsen omkring rekrutteringsevents. DOF s sekretariat stiller forskellige redskaber og anbefalinger til rådighed, som gør det lettere for klubberne. Udfør pressearbejde før og efter rekrutteringsevents DOF s sekretariat udfærdiger en særlig pressemeddelelsesskabelon for rekrutteringsevents, som klubberne frit kan benytte i pressearbejdet. Derudover stiller DOF også fotos til rådighed for klubberne. Brug nettet til markedsføring Internettet er helt oplagt at bruge flittigt til familieevents. Mange familier søger inspiration til weekendaktiviteter på nettet. DOF opretter alle rekrutteringsevents på Findveji.dk og omtaler dem løbende på Facebook (www.facebook.dk/findveji). Klubben bør bruge samme internetmedier som til Find vej-eventen: Facebook, egen 19
hjemmeside, lokale webmedier (herunder en evt. lokale aktivitetskalender), Kultunaut.dk, Nysport.dk, Lobnu.dk, Sjovforborn.dk, Motionslob.dk, Trimguiden.dk, Dourun.dk, Bornibyen.dk, kommunens hjemmeside, skolernes intranet og gerne mange andre steder på nettet. Brug Word-skabelon og hæng plakater op DOF s sekretariat udarbejder en skabelon til produktion af A3- og A4-print-selv-plakater, som reklamerer for klubbens rekrutteringsevents. Klubben printer og hænger plakaten op alle relevante steder. Kontakt deltagere fra Find vej-eventen og fra tidligere rekrutteringsevents Ved rekrutteringsevents efter Find vej Dagen: Kontakt de deltagere fra Find vej-arrangementet, der på deltagerskemaet har sat kryds ved, at de gerne vil høre om lignende arrangementer. Hold løbende deltagere fra rekrutteringsevents opdateret med, hvornår næste event finder sted. Fortæl deltagere til Find vej-eventen om de efterfølgende arrangementer Benyt Find vej-eventen til at fortælle om eventrækken. Gør opmærksom på værdibeviserne, hvor rekrutteringsarrangementerne er beskrevet. Sæt evt. en annonce i den lokale avis Klubben er meget velkommen til for egne midler at markedsføre rekrutteringsdagene i lokalavisen og andre steder. Hvis klubben indrykker en annonce i lokalavisen, bør den følges op af redaktionel omtale i avisen. Igen: Involver klubbens medlemmer Det gennemgående budskab: Klubbens nuværende medlemmer er den vigtigste kilde til nye medlemmer! 20