1 Region Syddanmarks EPJ-Udbud EPJ SYD
EPJ SYD Dagsorden: 1. Velkommen 2. Præsentationsrunde 3. Rammer for udbuddet 4. Tidsplan 5. Overblik særlige forhold vedr. udbudsmaterialet 6. Spørgsmål-svar-processen 7. Spørgsmål 8. Tak for i dag 2 Al præsenteret information kan genfindes i udbudsbekendtgørelse, udbudsbetingelser og udbudsmaterialet.
3. Rammer for udbuddet Den udbudte genstand Jf. Udbudsbekendtgørelsen Region Syddanmark ønsker at indgå aftale om anskaffelse, implementering samt service og vedligehold af en ny EPJ/PAS-løsning. Løsningen skal patientsikkert, brugervenligt og hurtigt understøtte de kliniske samt en række administrative arbejdsgange i Region Syddanmark. 3 Der ønskes således en velafprøvet og solid EPJ/PAS-løsning, som allerede er i drift på andre hospitaler i det danske sundhedsvæsen eller lignende. Der er således ikke tale om et udviklingsprojekt, men derimod anskaffelse af en velafprøvet løsning, som kan ibrugtages på relativt kort tid. Ovennævnte findes udmøntet i udbudsmaterialet.
3. Rammer for udbuddet Udbuddets bestanddele Udbudsbekendtgørelse. Udbudsbetingelser. Udbudsmateriale. Kontrakt Bilag Underbilag Option for øvrige regioner (Bilag 20 med Kontrakt, Bilag og Underbilag) 4 Alt materiale findes på Ordregivers hjemmeside samme med supplerende materiale: https://regionsyddanmark.dk/wm496459
3. Rammer for udbuddet Prækvalifikation Region Syddanmark prækvalificerer 3 ansøgere. Såfremt flere end 3 ansøgere opfylder krav til egnethed, udvælger ordregiver de 3 ansøgere, som er bedst egnede til at løse opgaver af den pågældende art. 5 Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer indenfor de seneste fem år, set i forhold til den udbudte opgave. Hertil kommer mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet, samt et mindstekrav til teknisk og faglig kapacitet. Alle krav er angivet i Udbudsbekendtgørelsen.
3. Rammer for udbuddet Udbud med forhandling Formålet med forhandling er dels, at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre, at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret, uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. 6 Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger. Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
3. Rammer for udbuddet Udbud med forhandling I overensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et foreløbigt tilbud. Det er det foreløbige tilbud, der forhandles om. Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper. 7 Efter aflevering af det foreløbige tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle forhandlingsmøder. Der forventes gennemført 2 møder med hver Tilbudsgiver. Møderne vil hver have en varighed af 6 timer.
3. Rammer for udbuddet Udbud med forhandling Såfremt Tilbudsgiver har forbedringsforslag til udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at beskrive disse forbedringsforslag i et separat dokument benævnt "Bilag X til udbudsbetingelserne". Her kan angives forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer (costdrivers) eksempelvis forhold, der er uhensigtsmæssige, fordyrende og/eller showstoppers for tilbudsgiver. 8 Bilag X til udbudsbetingelserne skal vedlægges det foreløbige tilbud. Ordregiver har på forhånd i Bilag X udpeget en række forhold til forhandling
3. Rammer for udbuddet Tildelingskriterier Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette vurderes på grundlag af følgende underkriterier: 1. Løsningskvalitet (35 %) 2. Implementeringskvalitet (15%) 9 3. Økonomi (40%) 4. Strategisk samarbejde og fremtidssikring (10%) Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i hvert bilag, der indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. Vægtning af de enkelte evalueringskrav under de enkelte underkriterier fremgår af Udbudsbetingelsernes punkt 13.2-13.4.
4. Tidsplan Med forbehold for ændringer 26. juni 2017 Region Syddanmark udsender udbudsbekendtgørelse. 13. Juli 2017 Vejledende frist for spørgsmål til ansøgning om prækvalifikation. 21. juli Ordregivers frist for udsendelse af materiale 27. juli 2017 Region Syddanmark modtager ansøgninger om prækvalifikation. 10 16. august 2017 Region Syddanmark udsender opfordring til forventeligt tre leverandører til afgivelse af foreløbigt tilbud. 2. oktober 2017 Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud. 1. december 2017 Region Syddanmark udsender eventuelt tilrettet tilbudsmateriale og opfordring til afgivelse af endeligt tilbud. 3. januar 2018 Frist for afgivelse af endeligt tilbud. 1. marts 2018 Indstilling til beslutning om valg af leverandør..
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Generelt - Overordnede krav De klinisk funktionelle krav, såvel som krav til implementering er beskrevet på overordnet niveau, men det er ikke udtryk for at Kunden ønsker en overordnet besvarelse. Tilbudsgiver får frihed til at præsentere den udgave af sin løsning, som Tilbudsgiver mener passer bedst i forhold til Kundens behov. 11 Besvarelse skal dels kunne evalueres ud fra de anførte evalueringskriterier, dels ligge til grund for den efterfølgende implementering/kontraktopfølgning. Besvarelsen skal tage udgangspunkt i de arbejdsgange og øvrige forhold, der generelt er gældende for danske sygehuse eller tilsvarende. Ordregiver henleder opmærksomheden på de deltaljerede besvarelsesvejledninger i udbudsmaterialet
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Generelt Instruktioner, besvarelsesvejledninger og evalueringskriterier Ordregiver henleder opmærksomheden på Instruktioner til Tilbudsgiver, besvarelsesvejledninger og evalueringskriterier. Fjernes ved kontraktindgåelse. 12 Tekst i kursiv overstreget med gult. INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Bilag 1 vedrørende tidsplan samt Implementeringskoncept for gennemførelse af Programmet er at få fastsat hovedmilepæle og tidspunkter for aktiviteter, der er relevante for levering af Løsningen samt beskrive Kundens krav til Implementeringskonceptet.
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Kontrakt - Totalleverandøransvar Såfremt Leverandøren til opfyldelse af funktionalitet i Bilag 3, Bilag 17 eller ved senere ændringer leverer funktionaliteten i form af et 3. partsprodukt, har Leverandøren totalleverandøransvaret for sådanne 3. partsprodukter Kunden er stillet som om funktionaliteten var leveret af Leverandøren selv, bl.a. i forhold til håndtering af Fejl og opfyldelse af Servicemål, dog med visse indskrænkninger for så vidt angår tredjeparts Standardprogrammel (Kontraktens punkt 16.5) 13 Leverandøren har ligeledes det fulde ansvar for eventuelle integrationer mellem sin egen del af Løsningen og 3. partsproduktet, herunder i forbindelse med test.
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Implementeringslængde Bilag 1 Uddrag af Instruktion til Tilbudsgiver: Kundens Målsætning er, at Delleveranceprøve 4 skal være godkendt af Kunden senest 24 måneder efter Kontraktens indgåelse. Tilbudsgiver har dog mulighed for at udarbejde en overordnet tidsplan, som indebærer, at Delleveranceprøve 4 er godkendt af Kunden senere end Kontraktindgåelse + 24 måneder, hvis Tilbudsgiver sandsynliggør, at en sådan forøgelse modsvares af en mere robust plan, der tilfører implementeringen værdi. 14 Evalueringskriterier fremgår af Bilag 1.
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Krav til Drift Bilag 6 Driftsopgaven vil enten blive udbudt eller varetaget af Ordregiver selv. Formålet med Bilag 6 er at få beskrivelser og specifikationer fra Tilbudsgiveren af de driftsmæssige krav til hardware, netværk, processer, ressourcer med videre, der skal være opfyldt for at Tilbudsgiveren kan garantere overholdelse af Servicemål og øvrige kvalitetsmæssige krav, der beror på driftsløsningen. 15 Leverandøren skal varetage projektledelsen i forhold til opbygningen af Driftsplatformen, herunder tilsikre, at tidsplanen herfor er afstemt med Leverandørens tidsplan for implementering af Løsningen. Kunden kan ved option tilkøbe den hardware og software, der er nødvendig for opbygning af driftsløsningen.
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Licensbetingelser Bilag 13 Leverancen baserer sig ikke på licenser, som Kunden måtte være i besiddelse af før kontraktindgåelse. Se dog punkt 3.1 vedrørende licenser til talegenkendelse og digital diktering. 16
5. Overblik over særlige forhold vedr. udbudsmaterialet Tilbudsdemonstration Bilag 18 I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Bilag 18, men foretage en tilbudsdemonstration over for Ordregiver af de i Bilag 18 beskrevne patient- og brugerrejser. Formålet med Bilag 18 er at få beskrevet de scenarier, Tilbudsgiver skal præsentere for Ordregiver efter tilbudsafgivelse, men før kontraktindgåelse, da tilbudsdemonstrationen indgår i evalueringen af tilbuddene. 17 Patient- og brugerrejser skal sætte Ordregiver i stand til at evaluere den praktiske anvendelse af Løsningen, og viser derfor et billede af dagligdagens indhold, som en typisk patient eller bruger vil komme ud for i den givne situation. Tilbudsdemonstrationen finder sted over tre dage pr. Tilbudsgiver. Tilbudsdemonstrationen finder sted hos Ordregiver.
6. Spørgsmål-svar-processen Frister og offentliggørelse 13. juli: Vejledende frist for modtagelse af spørgsmål til ansøgning om prækvalifikation. Ordregiver kan besvare spørgsmål senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Spørgsmål modtages skriftligt på: ouh.kit.epj-pas-projektet@rsyd.dk 18 Besvares i anonymiseret form i dokument offentliggjort på Ordregivers hjemmeside: https://regionsyddanmark.dk/wm496459 Ordregiver kan besvare visse spørgsmål mundligt på informationsmødet. Ved øvrige spørgsmål henvises til proces for Spørgsmål-Svar, jf. Udbudsbetingelserne. Svar afgivet på informationsmødet vil blive offentliggjort jf. ovenstående.
7. Spørgsmål? 19 Spørgsmål til Prækvalifikation og til udbudsmaterialet, herunder udbudsbekendtgørelse og betingelser noteres og spørgsmål og svar offentliggøres som en del af Spørgsmål-Svar.
8. Tak for i dag Vi glæder os til at læse jeres ansøgninger og de efterfølgende tilbud 20 EPJ SYD