English resume The English resume is a short version of the minutes from the board meeting in order to give our international members an insight to the meetings. The English resume is not as detailed as the original minutes, and if any clarifications are wanted, feel free to contact the chairman of the board at formand@studenterlauget.dk Chairman of the board reports The collaboration with Aarhus Symposium needs to be signed. The member survey has been completed and needs to be analysed, a lot of data has been collected. Strategy cards for the management have been outlined and will completed. The chairman is investigating the possibility of digital membership further, and has had meetings with possible partners. Cost vs. benefit of being part of the ECON intro week have been discussed, and need to be further evaluated. Managing director reports There have been negotiations regarding Vigsø and cleaning. The students will have to be made extra aware of the consequences, if their hut is not cleaned properly. All positions for the intraweek have been filled. The IT manager position is being reposted, and some other minor job situations have been discussed Meetings have been arranged with the new management of the institutes at AU. We are working on implementing the necessary products in the Canteen as discussed in the prolongation of the contract. Economy The cost minimization has finally started paying off, and will be used as a motivational factor in 2015. Budget The budget has been presented, and some necessary investments will have to be included. Employee perks There will be an grant available that can be applied for by the employees, to support more social activities between the different business areas. The budget for the Christmas lunch will be regulated according to the economic situation. Klub.Ling The social environment is lacking in Nobelparken, which makes Klub.Ling very hard for us to run. A solution can only be found in a stronger social environment. Annual assembly Michael Tilsted will be the conferencier.
Agenda 10. Bestyrelsesmøde 19.03.2015 1. Valg af ordstyrer Daniel er valgt til ordstyrer 2. Valg af referent Stine er valgt til referent 3. Formanden beretter Aarhus Symposium Aftalen mangler på nuværende tidspunkt kun en underskrift Medlems tilfredshedsundersøgelse Undersøgelsen har haft et rekordantal deltagende og indeholder meget data. Grundet eksamen vil der først foreligge en endelig rapport i uge 13. Der er som sagt sket en fejl i forhold til at aktivere spørgsmål omkring Klubben, hvilket vi har mistet en betydelig del data på. Baggrunden for fejlen bliver noteret i en manual i forhold til medlems undersøgelse så dette ikke sker i fremtiden. Videnssikring/Mål for direktionen De før viste strategikort regnes med at blive udarbejdet med information fra tilfredshedsundersøgelsen og vil blive sendt til godkendelse hos bestyrelsen før de forskellige afdelinger indkaldes til møde omkring disse. Disse er ligeledes klar i uge 13. Digitalt medlemskab Møder med to forskellige selskaber. Det ene bureau har ligeledes fokus på implementeringen af digitale studiekort. Der følges fortsat med i forløbet i forhold til samarbejdet med AU. Econ rusuge: - Hvilket oplæg skal der være til Økonomi rusuge? Input vs. Output er blevet evalueret. Antallet af medlemmer skal vurderes i forhold til den indsats. 4. Adm. chefen beretter Vigsø // rustur Der har været forhandlinger omkring rengøring. Gennemsigtigheden omkring rengøringen er meget vigtig, så de studerende kender konsekvenserne. De skal også have mulighed for at tage senere hjem, således at der er bedre tid til rengøring. Det er vigtigt, at der er rengøringsartikler tilgængelige. Intro ansættelser på plads Aktivitetsansvarlige, rusugeansvarlige og masteransvarlige er alle blevet ansat, og processerne er I fuld gang med forberedelsen.
Direktionen Stillingen omkring IT manager genopslåes. Direktionen og job situationer diskuteres. AU samarbejde Der afholdes møder I morgen omkring overdragelsen af de nye ansvarlige for institutterne. Red Bull arrangement og booking af S- bygningen har været diskuteres. Kantine Vi sikrer, at der fortsat er byg- selv burger, salatbar, suppe og to varme retter, morgenmad og eftermiddagsmad hver dag! 5. Økonomi gennemgang Mads og Søren, afgående og nuværende FM, er med til mødet for at præsentere årsresultat. Strukturen i økonomien og omkostningsminimeringen er nu endelig begyndt at give positive trends, hvilket er yderst positivt, når det tages i betragtning, at der bliver skåret yderligere i tilskuddet det kommende år, hvorfor behovet ligeledes er der. Resultatet skal bruges som motivationsfaktor for arbejdet i 15. 6. Budget Gennemgået af de to FM. Investeringer i fremtiden er nødvendige på nogle punkter, hvilket ligeledes skal tænkes ind. 7. Medarbejder goder/julefrokost budget Det er muligt at afsætte en pulje, der kan søges for at skabe et bedre fællesskab på tværs af organisationen. Julefrokost budgettet skal fastsættes i forhold til hvordan den økonomiske situation står til. 8. Klub.Ling Kig på de vedhæftede dokumenter i forhold til overvejelser om Klub.lings fremtid. Dagstimerne er et fundament for vores videre arbejde med studiemiljøet i Nobelparken. Der er ligeledes i tilfredsheds- undersøgelsen stort belæg for dette.
De studerende savner studiemiljø, før opbakningen til det sociale er til stede er det ikke muligt for os at drive det. 9. Medlemstal præsentation Det er vigtigt, at brugen af undersøgelsen kortlægges, så den aktivt bruges. 10. Generalforsamling Tilsted har sagt ja til at være konferencier til generalforsamling.
Ovenstående referat er godkendt Aarhus d. 23.04.2015 Formand Næstformand Medarbejderrepræsentant