Arkivinstruks broer September 2012

Arkivinstruks broer September 2012

Indholdsfortegnelse 1. Indledning 1 2. Identifikation af arkivalier 1 3. Digitalisering og navngivning af arkivdokumenter 2 3.1 Digitalisering 2 3.2 Navngivning 4 Tabel 1, Arkivalietyper og opbevaringssted 6

Side 1 af 8 1. Indledning Denne arkivinstruks beskriver, hvordan eksisterende dokumenter skal arkiveres digitalt. Fremtidige dokumenter papir og elektroniske indlægges i DANBRO på samme måde og efter samme regler som eksisterende dokumenter. 2. Identifikation af arkivalier Generelt indsamles og arkiveres dokumenter/materiale (akrivalietyper) i henhold til Tabel 1. For Vejdirektoratets eksisterende Store Bygværker kan der være afvigelser fra det der er angivet i Tabel 1. For disse bygværker skal arkiveringsprocedurer derfor aftales med den enkelte bygværksansvarlige i Vejdirektoratet. Formålet er at muliggøre og lette driften, reparationer og fremtidige udvidelser af bygværket. Dette gøres ved at give en så fyldestgørende beskrivelse af bygværkets nuværende tilstand og opbygning som muligt.

Side 2 af 8 3. Digitalisering og navngivning af arkivdokumenter Dette afsnit beskriver hvordan arkivdokumenter (papir og elektronisk) skal digitaliseres (forberedes til DANBRO), og hvordan de enkelte filer skal navngives. 3.1 Digitalisering Alle dokumenter og alle tegninger både papirmateriale og elektroniske filer skal konverteres til PDF-filer. Til Banedanmark skal der afleveres TIFF filer m.m. efter Banedanmarks instruks. Papirarkivmateriale Dokumenter dannes/indscannes som standard i 200 dpi s/h PDF. Sider med foto, lille håndskrift, farvede grafer etc. hvor standarden på 200 dpi s/h PDF vurderes ikke at være tilstrækkelig til at bevare informationen så kan dokumentet med fordel indscannes i 200 dpi, 16 mil. farver, som ligeledes konverteres til en PDF-fil1. For filer over 10 MB vælges gem som i filer menuen og dernæst PDF i reduceret størrelse i Acrobat Pro. Dette komprimerer PDF en; hvis filstørrelsen stadig er over 10 MB, så deles den op. Dette gøres ved at vælge værktøjer i vis menuen, dernæst sider og til sidst udtræk i menu boksen sider.

Side 3 af 8 Eksempelvis kan KS materiale fylde meget og bestå af mange filer. Brug Acrobat Pro og vælg create PDF port folio, men inden du kæder filerne sammen, så sørg for at filerne (de skannede ting) ikke fylder for meget. (indskannes ligeledes som standard i 200 dpi) Tegninger dannes/indscannes til en 400 dpi PDF-fil med dimensioner svarende til den originale tegning. Ud fra sådanne filer kan der igen dannes TIFF-filer, f.eks. i det tilfælde at man vil bruge en eksisterende tegning som baggrund for en ny. (Kan f.eks. gøres i Adobe Acrobat version Pro ved at vælge gem som i filer menuen og dernæst TIFF) Elektronisk arkivmateriale Dokumenter udskrives direkte fra det program hvor dokumenterne er lavet (Word, Excel, etc.) til en PDF-fil. Se afsnit om papirmateriale. Tegninger udskrives fra det anvendte CAD program og dannes/indscannes til PDF-fil. Se afsnit om papirmateriale. Til Vejdirektoratet afleveres/suppleres desuden med én samlet Zip fil med alle DVG/DGN filer. Zip filens navn skal indeholde entreprisenummer. Zip filen afleveres på særskilt CD.

Side 4 af 8 3.2 Navngivning Dokumentnavngivning er ens for alt arkivmateriale og skal følge nedenstående retningslinier: hvor: BBBBBBBB-ÅÅÅÅ-HHHHH-SSS...SSS-TTT-LBL-III...III.Ext - BBBBBBBB : Bygværkets registreringsnummer, jf. DANBRO-manual 2, Registrering af bygværker. Nummeret kan have op til 8 cifre. Der indsættes foranstillede nuller, så man når op på 8 cifre. - ÅÅÅÅ : Årstal (4 cifre). - HHHHH : Begivenhed (5 bogstaver) Opførelse, Eftersyn, Reparationsprojekter, Driftsmateriale og Andet. De forkortes som hhv. OPFOR, EFTER, REPAR, DRIFT og ANDET. - SSS...SSS : Beskrivelse af sted (bygværkselement) og begivenhed (max. 50 tegn). Vigtigt: Hvis der er flere dokumenter til samme begivenhed, f.eks. både rapport og fotos til et særeftersyn SKAL denne beskrivelse være identisk for alle dokumenternes filnavne. Mellemrum angives som _. For tunneller og broer med installationer skal beskrivelsen afspejle om filen vedrører konstruktioner eller installationer. - TTT : Arkivtypen (3 bogstaver). Her skal arkivtypen følge de standardkategorier der er defineret i Tabel 1 (Forkortelser for arkivtyper). - LBL : Løbenummer (3 tegn). Første dokument med et givet filnavn nummereres 001. Det næste 002 etc. - III...III : Indhold (max. 25 tegn). Her anføres en kort beskrivelse af dokumentets indhold. For tegningers vedkommende angives tegningens titel, f.eks. Oversigtsplan eller Fugtisolering_detaljer - Ext : Er PDF, jvf. afsnit 3.1. Dokumentnavne må ikke indeholde mellemrum. Brug i stedet - eller _ til at adskille ordene i Beskrivelse_af_begivenhed.

Side 5 af 8 Eksempler: Særeftersyn Særeftersynsrapport for bro med registreringsnummer 3456, opdelt i 3 dele 00003456-1999-EFTER-Saereft_kantbj-SER-001-Rapport.PDF 00003456-1999-EFTER-Saereft_kantbj-FOT-001-fotobilag.PDF 00003456-1999-EFTER-Saereft_kantbj-SER-002-lab_rapport.PDF Opførelse Opførelse af bro med registreringsnummer 12634: 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-AFL-001-Afleveringsprotokol.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-001-Generalnote.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-002-Hovedtegning.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-003-Underbyg_afsaet_betonmaal.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-004-Underbyg_armering.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-005-Overbyg_betonmaal_kabelarm.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-006-Overbyg_armering.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TEG-007-Autovaern-raekv.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-AND-001-Datablad.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-ENT-001-Entreprisekontrakt.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-GEO-001-Geotekn_rapport_data.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-GEO-002-Geotekn_rap_vurdering.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-STA-001-Statiske_beregninger.PDF 00012634-2002-OPFOR-Opfoerelse-TIL-001-Tilsynsrapport.PDF Reparationsprojekt Reparation (omisolering) af bro med registreringsnummer 10168: 00010168-2002-REPAR-Omisolering-TIL-001-Tilsynsrapport.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-ENT-001-Entreprisekontrakt.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-AFL-001-Afleveringsprotokol.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-AND-001-Miljøregistreringsskema.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-001-Tegningsfortegnelse.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-002-Oversigtsplan.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-003-Tværsnit.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-004-Kantbj.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-005-Dilatationsfuge.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-006-Broafløb.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-007-Fugtisol.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-008-Vederlag.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-009-Fundament_for_yderscept.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-010-Broautovaern_S100.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-011-Stålautovaern_SW2-1.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-012-Stålautovaern_SW3-1.PDF 00010168-2002-REPAR-Omisolering-Teg-013-Forberedende_arbejder.PDF Bemærk at filnavne vedrørende samme begivenhed er identiske frem til og med beskrivelse af sted og begivenhed.

Side 6 af 8 Tabel 1, Arkivalietyper og opbevaringssted. Bemærk: For Vejdirektoratets eksisterende Store Bygværker kan der være afvigelser fra det der er angivet i tabellen. For disse bygværker skal arkiveringsprocedurer derfor aftales med den enkelte bygværksansvarlige i Vejdirektoratet. Nedennævnte markering af opbevaringssted er Vejdirektoratet krav, har en anden bygherre andre ønsker tilføjes eller slettes i nedennævnte skema. Arkivtyper Forundersøgelser mv. Geoteknisk rapport Geotekniske beregninger og undersøgelser samt supplerende geotekniske undersøgelser og kontrolnivellementer af byggegruber og indmåling af utilgængelige fundamentselementer. Rammejournaler regnes også til denne kategori. Udskrift af besigtigelses-, vejsyns- og vandsynsprotokoller. Protokoller vedr. ledningsejers anlæg. Udledningstilladelser. Naboaftaler. Myndighedskorrespondance (tilladelser og vilkår) Projektdokumentation Statiske beregninger Ingeniørtegninger Arkitekttegninger Leverandørtegninger Særlige betingelser Relevant arkivkategori i DANBRO - DRIFT Indhold af arkivtype Statiske beregninger inkl. evt. leverandørberegninger (f.eks. for lejer, elementer, bro, rør, støjskærm o. lign), bæreevneklassifikationer. As-built tegninger (mærket "som udført"). Kun tegninger aktuelle for bygværket indlægges. Forkortelse for arkivtyper Gyldige typer: TTT, 3 bogstaver Geo Myn Sta Opbevaringssted Bygherre DANBRO (digitalt) Særlige betingelser og beskrivelser SBB, SB og SAB Bet Arbejdsbeskrivelse AAB Arb Teg

Side 7 af 8 Tilbudsliste Arkivtyper Juridiske dokumenter Entreprisekontrakt Relevant arkivkategori i DANBRO TBL, TAG Indhold af arkivtype Entreprisekontrakt, indgåede aftaler med entreprenører, leverandører, myndigheder etc. ekskl. SBB, SB og SAB, AAB, TBL, TAG. Sikkerhedsstillelse arkiveres ikke, men fremsendes i original til bygherren. Byggemødereferater. Forkortelse for arkivtyper Gyldige typer: TTT, 3 bogstaver Byggemødereferater Byg Afleveringsprotokol Relevant afleverings-dokumentation fra entreprenør inkl. Afl evt. mangelliste Tilsynsdokumenter Tilsynsdagbog Dag Kvalitetsrapport Udførelsesdokumentation herunder UKP. Kva Tilsynsrapport Paradigma for tilsynsrapport inkl. bilag er indsat som bilag Til i DANBRO-manual 2, Registrering af bygværker. Garantieftersyn - EFTER Gar Tbl Ent Opbevaringssted Bygherre DANBRO (digitalt)

Side 8 af 8 Drift Vedligeholdsaftale - DRIFT Ren- og vedligeholdelsesaftaler med andre myndigheder Ved Generaleftersynsrap - EFTER Konstruktioner og installationer Gen Rutineeftersyn - EFTER Konstruktioner og installationer Rut Særeftersynsrapport - EFTER Herunder afsluttede målinger og overvågninger. Ser Uheldsrapport - DRIFT Uhe Årsrapport og hand- - DRIFT Ars lingsplaner Øvrige arkivalier Fotos - EFTER - DRIFT Fotos fra udførelsen, fra eftersyn, fra tilsyn eller andre hændelser med relevans for den fremtidige drift og som ikke indgår i eftersynsrapporterne. Antallet af fotos der ikke indgår i rapporter eller andre dokumenter, bør begrænses i størrelse og antal. Fot KS-dokumentation Andet - EFTER - DRIFT - ANDET - EFTER - DRIFT - ANDET Rådgiverens KS-dokumentation i henhold til kvalitetsprocedurer. De to kryds under opbevaringssted omhandler ikke nødvendigvis det samme dokument. Hvilke dokumenter, der indgår, er op til rådgiveren efter samråd og accept fra bygherren. Bemærk at evt. materiale der gemmes vedr. projekter der ikke gennemføres, bør arkiveres under denne arkivtype, Andet. And And