VEJLEDNING I WEBTILBUD

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON AUGUST / Tina L. Lauritzen VEJLEDNING I WEBTILBUD Thomas Helsteds Vej 11 Postboks Skanderborg vd@vd.dk EAN Telefon CVR

2 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 2 af OPRETTELSE AF BRUGERE OG UDBUD ANVENDELSE AF WEBTILBUD OPSÆTNING AF TBL FIKTIVE MÆNGDER OPSÆTNING AF TAG REVISION AF TBL OPRETTELSE AF BYGHERREOVERSLAG INDTASTNING AF LICITATIONSRESULTATER HJÆLP... 29

3 1. OPRETTELSE AF BRUGERE OG UDBUD SIDE 3 af 29 Adgang til Webtilbud får man ved at åbne en internetside og skrive: webtilbud.vd.dk Herefter logger man på med sit brugernavn og password. Er det første gang man logger på, bruger man sit brugernavn og password: ny_bruger Har man endnu ikke fået et brugernavn og password bedes man sende en mail til webtilbud@vd.dk. Alternativt kan man kontakte en af nedenstående direkte på følgende mailadresser: Tina L. Lauritzen, TLL@VD.DK Peter Lund Hansen, PLH@VD.DK Jørgen Nielsen, JN@VD.DK Send en mail med navn, mailadresse og firmanavn på de nye brugere. Derefter oprettes brugerne, og der sendes en mail retur til de nye brugere med oplysning om brugernavn og password til første log-in. Derefter skal man oprette sit udbud. Det kan man vælge selv at gøre se afsnit 2. Ellers kan man kontakte ovennævnte postkasse webtilbud@vd.dk, hvorefter udbuddet oprettes. I mailen angives alle oplysninger om projektet som nævnt i afsnit 2. Man skal så også huske at meddele hvilke personer der skal gives adgang til udbuddet. Webtilbud i en overgangsfase Webtilbud er egentlig oprettet med henblik på en forventet fremtidig situation, hvor et udbud oprettes af bygherre/ rådgiver og klarmeldes, hvorefter et antal entreprenører har eller får adgang til at oprette tilbud på udbuddene. Tilbuddene bliver så tilgængelige for bygherren på licitationstidspunktet altså som elektronisk tilbud. Hele juraen omkring sikkerheden for denne del er endnu ikke på plads og indtil det er tilfældet anvendes Webtilbud udelukkende som værktøj til at udarbejde tilbudslister, som vedlægges udbudsmaterialet som Excel-filer. Men samtidig giver det mulighed for at standardisere Vejdirektoratets tilbudslister, så det bliver muligt at lave statistik på de enkelte poster/ underposter, og derved medvirke til på sigt at forbedre overslagssystemets prisgrundlag. Vedrørende Webtilbuds TAG-tekster: Se afsnit 5 Opsætning af TAG

4 2. ANVENDELSE AF WEBTILBUD SIDE 4 af 29 Når man har åbnet Webtilbud og tastet sit password, klikker man på udbud og bagefter opret nyt udbud Nu ser skærmbilledet ud som nedenfor: Entreprisenummer: Det unikke nummer, som tildeles alle entrepriser. F.eks eller H Nummeret må kun indeholde tal og enkelte store bogstaver. (max. 20 karakterer) Entreprisebeskrivelse: tekstbeskrivelse af entreprisen (max. 50 karakterer) Entreprisedelsnummer: Hvis der er flere entreprisedele i samme entreprise (f.eks. 2 broer med i en jordentreprise) angives entreprisedelsnummeret som består af entreprisenummeret efterfulgt af endnu et nummer. F.eks (=bro 105) (max. 20 karakterer) Entreprisedelsbeskrivelse: tekstbeskrivelse af entreprisedelen (max. 50 karakterer) Entreprisetype: Vælges fra listen (for mindre anlæg vælges entreprisetyper der starter med MA for større anlæg vælges entreprisetyper der starter med SA) Landsdel: kan vælges fra listen er ikke nødvendigt. Postnummersystem: Vælges på nye entrepriser til 2014 (default). På igangværende projekter skal overvejes, om den gamle standard struktur (STD standard) skal vælges.

5 Beskrivelse: Her kan der angives yderligere beskrivende tekst. Licitationsdato: Her kan licitationsdatoen anføres. Status: aktiv SIDE 5 af 29 Herefter skal man angive hvilke personer der skal gives adgang til udbuddet: Dette gøres her: Her kan man så vælge hvilke brugere der har adgang ved hjælp af pilene forneden: Projektmedarbejdere fra de forskellige fagområder i entreprisen kan gives adgang til udbuddet. Når brugerne er valgt klikkes på Data igen, hvorefter man kan trykke på Opret for at oprette udbuddet. Eksempler på udbud:

6 6 af 29 Eller Her er der kun én entreprise derfor står der det samme i Entreprisenummer og entreprisedelsnummer. Generelt om opbygning af tilbudslister:

7 7 af 29 I entrepriser, hvor der indgår broer, oprettes særskilt udbud og tilbudsliste for hver enkelt bro. Dette gælder også ved kombinerede entrepriser, hvor der f.eks. indgår både jord- og belægningsarbejder og broer. Fiktive mængder skal fremgå af de enkelte tilbudslister i form af et foranstillet 10-tal før hovedpostnummeret se nærmere i afsnit 4. En entreprise (i dette tilfælde entreprise 9999) skal navngives således: Entreprisenummer Beskrivelse Jord- og belægningsarbejder Broarbejder Bro Broarbejder Bro 105 Nu kan man begynde at udvælge de poster, der skal være i udbuddet. Det gør man ved at trykke på vælg poster. Hvorefter følgende skærmbillede kommer (se næste side):

8 8 af 29 Man vælger de poster man skal bruge og trykker på pilene, så de valgte poster kommer over i feltet til højre. Hvis man får en post for meget over i den højre spalte kan man tage den tilbage ved at bruge pilene den anden vej. I stedet for at vælge alle de poster man skal bruge, kan man trykke på knappen overfør fra andet udbud. Herefter kan man så fra en liste vælge de udbud man selv har lavet tidligere (eller udbud andre har lavet, og som de har givet tilladelse til, at man skal kunne se). Dette betyder, at man får en masse poster over i sit nyoprettede udbud, og man er derfor nødt til at sortere i disse. Der kan være tilfælde hvor man skal have flere poster med eller hvor der er poster, der skal fjernes. Dette gøres på samme måde som nævnt ovenfor. Knappen Import bruges til at importere mængder fra f.eks. Vejvand.

9 9 af 29 Hvis der er behov for poster, der ikke findes i bruttolisten har man 2 muligheder: 1. Hvis man synes, at der mangler nogle poster i bruttolisten, kan man kontakte webtilbud@vd.dk eller en af administratorerne, hvorefter der vurderes som der er behov for at oprette nye poster eller om der er en eksisterende post, som kan anvendes. Ved henvendelse ang. oprettelse af nye poster, bedes man komme med forslag til overskrift, enhed samt placering. 2. Hvis man mangler en meget projektspecifik post, har man mulighed for at oprette en ny post specielt til det pågældende udbud. Herefter kommer man ind på følgende side:

10 10 af 29 Her angives det ønskede UP-nummer samt beskrivelse og enhed. Bemærk at alle projektspecifikke poster skal nummeres fra 900 og opefter. Derved kan posterne identificeres i den færdige tilbudsliste. Posterne vil kun komme med i det aktuelle udbud. Man kan derfor opleve, at det samme.900- nummer fremkommer i flere tilbudslister med forskellig beskrivelse. Systemet opretter automatisk den nye post i det postnummersystem entreprisen er oprettet i (2014 eller STD). Indeks anføres til A(Asfalt), B(Beton), E(El), J(Jord) eller S(Stål). Der gøres kraftigt opmærksom på, at projektspecifikke poster kun skal anvendes, hvor andre muligheder ikke forefindes. Dvs. hvis det er tvingende nødvendigt at angive f.eks. et stednavn i posten eller arbejdet på anden måde er så specielt, at bruttolisten ikke kan anvendes. Man bør også overveje om bruttolisten kan anvendes, hvis den projektspecifikke ting i stedet nævnes i TAG eller SAB. Ligeledes bør man overveje, om den ønskede post er en mangel i bruttolisten og i stedet bør tilføjes denne. Udbudsspecifikke poster kan rettes/ slettes ved at gå ind i Bruttoliste og Vis bruttoliste i menuen til venstre på projektets forside: Herefter vinger man af i Udbudsspecifikke poster og finder derefter den relevante post i listen: Den udbudsspecifikke post kan herefter redigeres eller slettes ved at bruges hhv. og.

11 11 af 29 Når man er færdig med at vælge poster klikker man på indtast mængder og får nedenstående skærmbillede: Mængder indtastes i de grønne felter. Det er en fordel at bruge tabulator-tasten frem for Enter, da programmet gemmer hver gang man trykker Enter, og så kan det tage lang tid at taste alle mængderne. Husk dog at bruge Enter engang imellem, så der gemmes undervejs. Når man har indtastet mængderne trykker man gem og herefter bliver felterne hvide. Er der grønne felter tilbage, er det fordi der mangler at blive sat mængder ind, eller fordi de ikke er gemt. Man kan også se ovenover listen, hvor der er angivet hvor mange poster der mangler mængdeangivelse. Valg af poster og mængder kan ændres lige så ofte man har behov for indtil udbuddet er færdigt. Generelt er der ikke noget i vejen for at flere arbejder på at udvikle et udbud samtidigt, når blot man har aftalt hvem der tager sig af hvad. Det meste af det man gør indtil udbuddet klarmeldes, er reversibelt, så risikoen for at lave uoprettelige skader er ikke stor! Når alle mængder er sat ind, og udbuddet er gemt, kommer der en knap hvor der står klarmeld udbud. OBS! Det er vigtigt at man først trykker på klarmeld udbud, når man er helt færdig med at udvikle udbuddet, da visse dele af udbuddet derefter er låst. Man kan dog altid låse udbuddet op igen på udbudsforsiden, hvor klarmeldt kan ændres til aktiv.

12 12 af 29 Det er ikke nødvendigt at klarmelde udbuddet for at lave en tilbudsliste, men det anbefales for ikke at risikere at flere udgaver af TBL kommer i cirkulation. Det bør aftales i projektgruppen hvem der udskriver den endelig TBL. Derimod kan det være en idé at lave en sikkerhedskopi af TBL i Excel-udgave engang imellem, da flere brugere har oplevet at miste tidligere indtastede data på grund af hidtil ukendte fejl i systemet.

13 3. OPSÆTNING AF TBL SIDE 13 af 29 Når udbuddet er færdigt, skal man oprette tilbudslisten. Først går man tilbage til udbudsoversigten. Foroven er der et filter, hvor man skal angive det aktuelle udbuds entreprisenummer. I dette tilfælde hedder udbuddet , og det har 4 entreprisedele. Derefter trykkes på knappen Filtrer. Så får man vist alle de entreprisedele, som skal med i udbuddet. Derefter trykker man på Excel-ikonet. Der bliver nu dannet en Excel-fil indeholdende de enkelte entreprisedeles tilbudslister og dertil hørende samlesider. Desuden dannes faneblade med samleside 1 og 2. Når entreprenøren henter Excel-filen på Vejdirektoratets udbudsside på Internettet, kan han indtaste sine priser direkte i Excel-arkene, og tallene overføres direkte til samleside 1 og 2. På de følgende sider vises de faneblade, der kommer ud af ovenstående entreprise :

14 Samleside 1: SIDE 14 af 29 OBS! Husk at rette (xx) og (yy) i samleside 1 til relevant måned og år. Samleside 2: Ved udskrift bør man vælge at udskrive hele mappen på én gang, så der dannes en fortløbende sidenummerering.

15 15 af 29 Samleside for TBL : TBL for :

16 4. FIKTIVE MÆNGDER SIDE 16 af 29 Fiktive mængder er tidligere blevet skrevet ind i en selvstændig tilbudsliste med navnet entreprisenavn.xxx.tillæg. Fiktive mængder angives nu i samme tilbudsliste som øvrige mængder. Dette gøres således: Når der vælges poster fra bruttolisten til udbuddet, kan man samtidig vælge fiktive poster ved at vinge poster af. De valgte poster medtages herefter i tilbudslisten. Der er dog adderet 1000 til hovedpostnummeret, således at f.eks. post nu bliver til Alle fiktive poster placeres derfor automatisk særskilt nederst på tilbudslisten.

17 De fiktive poster bliver også summeret særskilt. SIDE 17 af 29

18 18 af 29

19 5. OPSÆTNING AF TAG SIDE 19 af 29 Der arbejdes på, at Webtilbuds TAG-tekster generelt gøres så anvendelige, at de vil kunne anvendes i alle udbud og derved gøre det nemt og sikkert for vore entreprenører at afgive tilbud på et ensartet grundlag I nogle hovedposter er TAG-teksterne gennemset og færdige. Dette betyder, at hvis du bruger poster fra en af de nedenstående hovedposter, så SKAL de TAG-tekster du kan finde i Webtilbud bruges (ved at kopiere dem over i dit TAG-dokument). For øvrige hovedposter skal man selv formulere TAG-teksterne som hidtil. Følgende hovedposter har godkendte TAG-tekster: HP 14 Afvanding HP 16 Fremmede ledninger HP 31 Afmærkningsmateriel HP 32 Autoværn HP 34 Hegn HP 38 Kørebaneafmærkning HP 41 Belysningsmateriel HP 42 Signalanlæg HP 45 Variable tavler HP Alle hovedposter angående broarbejder Dette gøres således: Til posterne i tilbudslisten er tilknyttet faste TAG-tekster. Disse tekster vises ved at trykke på knappen TAG: Der vil derefter blive vist TAG-tekster for alle de poster der er valgt til det pågældende udbud. Læg mærke til, at der for visse poster er lagt op til at posten specificeres yderligere ved tilføjelse af en tekst i Tillæg til TAG f.eks. hvilken arbejdsbredde, w, et autoværn skal have. Husk derfor altid at trykke på Tillæg til TAG. Det vil ofte være beskrevet i Vejledning hvorfor denne knap også bør være aktiveret.

20 6. REVISION AF TBL SIDE 20 af 29 Hvis der skal laves en revision af tilbudslisten pga. udsendelse af rettelsesblad, skal der gøres følgende i Webtilbud: På skærmbilledet med udbudsdetaljer ændres status til aktiv og feltet med revision til 1 : Herefter trykkes på Gem. Herefter kan der vælges poster og mængder ligesom normalt. Når alle rettelser er lavet og man har gemt, så vælges Klarmeld udbud. På oversigten med udbudsdetaljer er der nu kommet en knap med Send mail Den er egentlig beregnet til at sende en mail til de bydende ang. revisionen, men eftersom VD ikke laver elektroniske udbud endnu, kan den kun bruges til at give et overblik. Hvis der er mange

21 21 af 29 rettelser kan det være en god ide at angive sin egen (og evt. resten af projektgruppens) mailadresse, så man får tilsendt en oversigt over de rettelser der er i den pågældende revision. Et eksempel på en mail er vist nedenfor: Herefter fortsættes som beskrevet under afsnit 3 ang. filtrering osv. Husk dog at angive revisionsnummeret efter entreprisenummeret i sidehovedet.

22 22 af OPRETTELSE AF BYGHERREOVERSLAG Hvis man ønsker at oprette et bygherreoverslag efter færdiggørelse af tilbudslisten, gøres det på følgende måde: Man klikker på opret tilbud på siden med udbudsdetaljer. Når dette er gjort vil skærmbilledet se ud som vist på næste side:

23 23 af 29 Tilbudsnavn udfyldes med entreprisenummeret efterfulgt af bygherreoverslag. Felterne Bruger og Entreprenør udfyldes med ens brugernavn. Når felterne er udfyldt klikker man opret, hvorefter man får følgende skærmbillede: Man vælger det tilbud, hvor bygherreoverslaget skal tastes ved at klikke på luppen ude til højre. Er tilbuddet oprettet ved en fejl kan man slette det ved at klikke på skraldespanden ved siden af.

24 24 af 29 For at taste priserne ind i tilbuddet skal man vælge priser. Herefter får man sin tilbudsliste nu med en kolonne til enhedspris. Når man har indtastet alle priser trykker man på printer-ikonet, hvorefter listen kan printes og gemmes som pdf.

25 25 af INDTASTNING AF LICITATIONSRESULTATER Find det relevante udbud via udbudsoversigten Tast entreprisenummeret ind. Det er vigtigt at licitationstidspunktet ikke er overskredet, da udbuddet ellers er spærret. Det kan rettes her. Husk at ændre status til AKTIV og Gem derefter. Derefter ændres licitationsdatoen ud i fremtiden. Gem derefter. Så kommer du ind hvor du kan oprette det nye tilbud til udbud Hxxx.xx.

26 26 af 29 Opret tilbuddet ved at taste Tilbudsnavn efterfulgt af tilbudsgivers navn i parentes. Skriv dig selv på som Bruger og find Entreprenørens navn og tryk Hent, hvis den er oprettet. (Skulle entreprenøren ikke være oprettet kan alle oplysningerne tastes ind manuelt). Når alle oplysninger er skrevet ind, tryk så på Opret.

27 27 af 29 Du kommer her efter ind til udbudsdetaljerne, tryk på luppen og herefter kommer du til Tilbudsdetaljerne (Er du kommet til at oprette en forkert kan den slettes ved at trykke på skraldespanden).

28 28 af 29 Her kan du se alle Tilbudsdetaljerne. Det eneste du her skal gøre er at trykke på Priser. Herefter tastes enhedspriserne fra det relevante tilbud ind i de grønne felter. Skift linje med TAB Tryk på Enter, når du er færdig med en hovedpost, så du får total på hovedposterne. Har du lavet en indtastningsfej er det nemt at finde og få rettet fejlen. Det samme kan så gentages for øvrige bydende på entreprisen.

29 29 af HJÆLP Denne vejledning ligger under det blå spørgsmålstegn øverst på alle sider i Webtilbud. Ellers er man altid velkommen til at kontakte en af administratorerne: Tina L. Lauritzen (TLL@VD.DK) Peter Lund Hansen (PLH@VD.DK) Jørgen Nielsen (JN@VD.DK)