Opgave: Digitalisering af et dokument

Transkript

1 Denne opgave omhandler digitaliseringen af et Veje i Frederikssund Kommune. I opgaven gennemgås følgende: Oprettelse af mapper og sider på hjemmesiden Indsættelse af tekst, billeder, links til PDF og hjemmesider på en side Versionsstyring Publicering Opsætning af rettigheder Gennem opgavebeskrivelsen vil alt blive forklaret. Den online manual på manual.digitaleplaner.dk kan dog med fordel anvendes som opslag gennem opgaven. 1. Klargøring Data til brug for opgaven kan hentes her: Udpak filerne et sted så du nemt kan finde dem. Opgaven udføres på jeres egen site. Hvis I ikke har en bruger til denne, får vi jer oprettet. Opgaven laves i en folder der er skjult på ydersiden. Ofte kaldes sådan en folder for Intern, som er placeret under hovedfolderen: "Website Indhold" - hvis der ikke findes en folder som kan bruges, skal I oprette en. Se næste punkt. 2. Opret folder Intern 1. Tryk på struktur fanen 2. Tryk på Vis foldere, hvis ikke denne er aktiveret fra start Side 1 af 29

2 Marker hovedfolderen: "Website indhold" 4. Tryk på Ny folder I det nye vindue udfyld følgende: 1. Folderens navn 2. Tryk på forslag så der dannes et korrekt adressenavn til siden 3. Tryk opret Så er der oprettet en ny folder, hvor der automatisk er en side i. Denne side lader vi være. 3. Opret folder til et Udføres på samme måde som den interne folder beskrevet ovenfor. Eneste forskel er at navnet er anderledes og når der trykkes ny folder skal man have markeret folderen Intern. Hvis i er flere fra samme kommune, så sørg for at kalde folderne noget forskelligt. Side 2 af 29

3 3.1 Aktiver siden (folderen) Tryk på den grønne playknap for at gøre siden synlig på ydersiden. (markeret med cirklen). For at se siden på ydersiden, marker siden (så den er gå) og tryk på siden med et globus (markeret med en pil) Som det ses er den nye side bare tom - da vi endnu ikke har sat noget ind. OBS: Hvis der står Ingen valgt under sidetype (Så skal man lige dobbeltklikke på sidens navn eller trykke på blyanten under handling - og herefter vælge sidetypen : ODEUM side) 4. Overvej opbygning af et Som noget af det første kan det være nødvendigt at danne sig et overblik hvilke afsnit et indeholder og hvordan man ønsker det skal opdeles på ydersiden. Det er ikke sikkert at opdelingen er hensigtmæssig i forhold til en digital udgave, da et kan indeholde mange underafsnit og hjemmesider ofte kun indeholder 3-4 nivaeuer. Side 3 af 29

4 Som et er opbygget så indeholder dette 2 niveauer. Og ses der på strukturen inde i ODEUM er folderen, som I lige har lavet, på niveau 2. Dvs. vi har 4 niveauer i alt - hvilket i de fleste tilfælde vil kunne lade sig gøre. I dette tilfælde forsætter vi med samme opbygning som et. 5. Opret foldere og sider til afsnittene Udføres på samme måde som tidligere hvor man markere den folder den nye folder skal være placeret. Husk at der automatisk laves en side med samme navn som folderen. Når i er færdige skulle i gerne have den samme opbygning som vist på billedet ovenfor. Den øverste folder behøver ikke hedde det samme. 5.1 Omdøb folder og/eller side Har man skrevet forkert eller ønsker et andet navn til folderen (det er dette navn menupunktet på ydersiden får) eller til siden (det dette navn som selve siden får) så kan man gøre det således: Side 4 af 29

5 1. Folderens navn ændres under egenskaber for folderen (husk at markere den folder der skal ændres) 2. Sidens navn ændres under egenskaber for siden (husk at markere siden først) Denne ændring slår først igennem når man Checker siden ind under Versionstyring (mere herom senere) Under egenskaber kan man også give siden eller folderen et sorteringsid. Dette styrer hvilken rækkefølge de bliver vist i på ydersiden. 6. Skjul siderne for andre end brugere af systemet Vælg den øverste folder for vores digitalisering (i dette tilfælde Veje) 2. Tryk på nøglen (rettigheder for folderen) Tryk på læsning Side 5 af 29

6 Marker Overfør ændringer til underfoldere og Medtag sider 2. "Har rettighed alle" skal ikke være markeret 3. Sørg for at jeres organisation er tilføjet i højre side eller som minimum jer selv under brugere. 4. Tryk Godkend Nu er det skjult for offenligheden uanset hvad vi gør med siden. Dette er en god ide at gøre mens man laver sin digitalisering. 7. Indsæt indhold Næste skridt er at få indsat indhold på afsnittene. Start med at åbne siden Indledning. Dobbeltklik enten på siden eller marker siden og tryk på blyanten. Side 6 af 29

7 7.1 Editering af siden Det første vindue man møder er sidens opbygning. Her kan man oprette forskellige typer af indhold som man vil have på siden. En forklaring af værktøjerne følger her: 1. Indsæt indholdstype (bruges til indsættelse af tekst, specielle typer indhold, sidetitel osv) 2. Gem knap 3. Se udkast af siden på ydersiden (bruges til at se hvordan sine ændringer ser ud, inden man publicerer disse) 4. Layoutvælger (alt efter sin opbygning på hjemmesiden er der forskellige muligheder for layout - eksempelvis bokse i højre side med links osv) 5. Boks-egenskaber (bruges sjældent) 6. Redigering af element (man kan også dobbelklikke på de enkelte typer indhold i midten (nr 10) når der er oprettet nogle) 7. Slet det valgte indhold 8. Omdøb indhold (giver overblik i strukturen (nr 12) 9. Tilbage til oversigten (husk at trykke gem inden) 10. Visning af siden 11. Layoutvælger ligesom nr Struktur over sit indhold Side 7 af 29

8 7.2 Indsæt indhold 1. Tryk på Nyt indhold (popupvindue åbnes med de mest anvendte) 2. Vælg nu hvilken type det skal være. I får kun brug Sidetitel og Artikel i dette tilfælde Prøv vælg artikel først og og tryk Nyt indhold igen og vælg Sidetitel Side 8 af 29

9 7.3 Flyt rundt på indholdstyperne Som det ses er der nu to nye typer indhold i højre side og i midten kan man se opbygningen. Sidetitel er en automatisk funktion der indsætter sidens navn som titel på siden. Så slipper man for at skrive den i artiklen. Indholdstyperne kan flyttes rundt i højre side under strukturen. Prøv nu at flytte sidetitel øverst. Tryk herefter på se udkast i venstre side og se om det ikke ser rigtigt ud på ydersiden. 7.4 Start redigering af artiklen Start redigering af artikel ved enten at markere indholdet i højre side og tryk på blyanten eller dobbeltklik i midten hvor der står Uredigeret artikel. Herefter åbnes editoren for artiklen. Der findes to artikeleditorer, hvor den følgende gennemgang viser den nye. Side 9 af 29

10 7.5 Indsæt ren-tekst Før vi sætter tekst ind fra word et så tryk på knappen "Indsæt som ren tekst" Den er slået til når den har en grå kasse rundt om sig. Denne funktion sikrer at vi ikke kopierer noget med fra Wordet, som gør at det ser forkert ud. Sæt nu teksten ind fra Indledning. Næste skridt er at få indsat et billede under teksten. Som standard vil tekst blive sat ind med formateringen normal (som er den normale formatetering for brødtekst) Formateringen skiftes under Formater. 7.6 Indsæt billede 1. Tryk op knappen Indsæt billede 2. Tryk på gennemse Side 10 af 29

11 7.7 Vælg den folder hvor billeder ligger (vi har ikke uploadet de nye endnu, så det første vi gør er at lave en ny folder) 1. Marker den folder som den nye folder skal ligge under (images er den første folder) 2. Tryk på opret ny folder 3. Skrive folderens navn (ingen mellemrum) 4. Tryk opret Side 11 af 29

12 Marker folderen hvor billedet skal placeret 2. Tryk Upload eller erstat fil 7.9 I det nye vindue tryk på gennemse og find billedet. Side 12 af 29

13 Lige nu er billederne kun placeret i word et. Man kan højreklikke på billedet inde i WORD og trykke gem billede. Husk at gem det et sted som i kan finde (gerne sammen med de andre filer). Herefter kan man finde det inde i ODEUM under gennemse og tryk upload Herefter er billedet uploadet til hjemmesiden. Det næste skridt er at få det indsat på siden. Som det ses er der nu oprettet 3 nye foldere under folderen vi lavede tidligere. I dette tilfælde hedder de lille, mellem og stor. Systemet laver automatisk forskellige størrelser af billedet således vi ikke sætter for store billeder ind. Hvilken en man skal vælge kommer an på hvordan ens hjemmeside er opbygget. Er man i tvivl bør man vælge den store, Men aldrig det billede der ligger under hovedfolderen (i dette tilfælde veje. Læs mere om billedehåndtering i manualen manual.digitaleplaner.dk > søg efter billeder For at vælge billedet tryk på billedet så det bliver markeret (sort kasse) og tryk vælg fil. Tryk OK i næste vindue. Side 13 af 29

14 7.11 Så er tekst og billede sat ind Tryk på gem 2. Gå tilbage Tryk på se udkast af siden og se om der skal laves ændringer. Hvis ikke tryk gem og gå tilbage. Side 14 af 29

15 8. Godkend ændringer og Publicer siden Som det ses er siden i kladde. (står med rødt tekst) Dvs. der er ændringer siden den sidst blev gemt som endnu ikke er slået igennem. For at acceptere disse skal man først markere siden (nr 1) og herefter trykke på versionstyring (nr 2) og trykke på Check Ind (nr 3) Så er ændringerne gemt. For at siden bliver synlig på ydersiden, skal man trykke på den grønne playknap (nr 4). Så er siden aktiv. Side 15 af 29

16 9. Indsæt link og PDF Næste opgave er at få indsat et link til retinformations.dk og en pdf. Vi har besluttet at indsætte disse i indledningsafsnittet. Åben derfor denne igen og start editering af artiklen med billedet og teksten. 9.1 Indsæt link Start med at skrive den tekst som skal linke til retsinformation.dk og marker herefter teksten som vist på billedet. Tryk nu på "Indsæt link" Side 16 af 29

17 9.2 Et nyt vindue åbnes som indeholder forskellige typer af links. 1. Linkbank: Her kan man oprette et link 1 gang og bruge den på flere sider - dette er smart hvis man f.eks. på sine hjemmeside linker til kommunens hjemmeside flere steder. Skulle den skifte adresse skal man ikke ind på alle sine sider og ændrer linket - men kun ændre det et sted. 2. www-adresse: Her kan man indsætte et link direkte 3. Egne sider: Her kan man linke til sine egne sider på hjemmesiden (dette er smart da den stadig linker korrekt - selvom man ændrer navnet på en side) 4. Seneste sider: Mail-adresse: Link til en 6. Bogmærke: link til toppen af siden Side 17 af 29

18 Vi sætter bare en www-adresse ind Skriv linket 2. Giv linket en titel 3. Vælg om der skal være understregning på linket 4. Vælg hvordan linket skal åbnes (nyt vindue eller samme vindue) 5. Tryk godkend. Så er linket indsat.det er ikke kun tekst som kan virke som links, billeder virker på samme måde. Side 18 af 29

19 10. Indsæt PDF Vælg det sted hvor PDFen skal indsættes og tryk på "Indsæt fil" Side 19 af 29

20 10.1 Som med billeder bør man lave en folder til afsnittet og placerer sin fil deri. 1. Tryk på opret ny folder 2. Marker folderen og tryk på Upload eller erstat fil Side 20 af 29

21 Tryk på vælg fil (find filen) 2. Tryk godkend Side 21 af 29

22 Marker filen 2. Herved sættes filen i filnavn automatisk 3. Tryk åben. Side 22 af 29

23 10.4 Som det ses er der nu sat et pdf link ind hvor man ved tryk kan dowloade filen. Som standard sætter den et lille ikon ind, pdfens navn og størrelsen. Dette kan man godt ændre i hvis man vil give den et pænere navn. Bare ændre det som man ville gøre som almindelig tekst Eksempel på ændret tekst. Gem nu ændringerne og gå tilbage og check siden ind. Gå nu på ydersiden (globusen) og se om ændringerne er rigtige. Side 23 af 29

24 11. Fortryd seneste ændringer Vi har besluttet os for at fortryde vores links til retsinformation og PDF. Her kan vi bruge versionsstyring (de fleste kunder har denne funktion). Som det ses er den nuværende side revision 1.2. Hvilket betyder der findes tidligere versioner som vi kan anvende. 1. Marker siden så den bliver grå 2. Tryk Versionsstyring 3. Tryk Vis revisioner 11.1 For at se en tidligere revision kan man trykke på globusen under handlinger (markeret med en firkant) Side 24 af 29

25 For at aktivere en tidligere version - tryk på den sorte playknap (markeret med pilen) Husk at Check siden ind så den ikke er i kladde. Nu er siden som den var før vi satte links ind. 12. Digitaliser nu resten af et kontroller at det ser rigtigt ud på ydersiden. 13. Finpudsning Nu skulle alle sider gerne have noget tekst på sig, pånær siden under hovedfolderen (i dette eksempel VEJE)O. Man enten skrive en tekst herinde eller man kan lave en redirect der gør at når man trykke på folderen så får vi vist indledningen. Side 25 af 29

26 Marker hovedfolderen i strukturoversigten 2. Tryk ny side og giv den et passende navn (genvej fx) husk adresse og beskrivelse (beskrivelse kan bare være et mellemrum) Når man laver en ny side så har den ingen sidetype som vores sider havde da vi oprettet folderen (derfor står der Ingen valgt under denne - se markeringen) Side 26 af 29

27 13.3 Af sidetyper findes der nogle forskellige, hvoraf enkelte af disse præsenteres: 1. ODEUM side - standard side med mulighed for at indsætte tekst osv. 2. Kopi af sideskabelon - kan bruges hvis man har oprettet nogle standarder for sider, så kan man slippe for at opbygge sine sider fra bunden - dette er en del af det udvidet kursus 3. Genvej - genvej til en anden side. Vælg denne. Side 27 af 29

28 For at vælge siden som genvejen skal pege trykker man på de 3 prikker 2. Tryk på gennemse 3. Find folderen med siden 4. Marker siden 5. Tryk vælg side Så virker genvejen. Side 28 af 29

29 13.5 Skift folderens startside For at ændre folderens startside skal huset flyttes til genvej.tryk på huset og vælg genvej. Herefter tryk på publicer (grøn playknap). Se nu ydersiden og tryk på hovedfolderen. Så vil i kunne se at indledning vises Gør siderne synlig for alle Husk at gøre det hele synligt for alle, såfremt digitaliseringen skulle vises offentlig. Side 29 af 29