Årsberetning 2010 for intern overvågning Dato: 15. februar 2011 Udarbejdet af Godkendt af Vicky Gydesen Madsen Overvågningsansvarlig Jens F. Bastrup Adm. direktør
Indhold Indledning... 3 Organisation... 3 Selskabet har nedenstående organisatoriske opbygning.... 3 Ansvarsfordeling... 3 Udarbejdelse af internt overvågningsprogram... 3 Gennemførelse af programmet... 4 Korrigerende handlinger... 4 Mellemværende med Skanderborg kommune... 4 Tilknyttede aktiviteter... 4 Kontrol af programmet... 4 Konklusion... 5 Bilag 1a. Gældsbrev Skanderborg Kommune 1b. Gældsbrev vandsektorlån 2. Revisorerklæring fra Skanderborg Kommune 3. Virksomhedsoversigt aftaledata 2010 4. Medarbejdermøder om orientering af IO 5. Alken-regning for slidlag 6. Udbudsoversigt 2010 2
Indledning Det interne overvågningsprogram er udarbejdet efter vandsektorlovens krav. Programmet skal sikre at Skanderborg Forsyningsvirksomhed (efterfølgende kaldet Selskabet) kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. For detaljer om lovgivningen henvises til følgende: Lov nr. 469 af 12. juni 2009 om vandsektorens organisering og økonomiske forhold (vandsektorloven) Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning Bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber Organisation Selskabet har nedenstående organisatoriske opbygning. Direktør Økonomi & Kunder Plan & Projekt Drift Vand Drift Spildevand Selskabet håndterer både spildevand og vandforsyning. Selskabet er 100 % ejet af Skanderborg Kommune. Selskabet har en bestyrelse bestående af 7 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf to af medlemmerne er medarbejderrepræsentanter. I 2011 vil der desuden komme et brugervalgt bestyrelsesmedlem. Ansvarsfordeling Det er den overvågningsansvarlige (Ingeniør Vicky Gydesen Madsen), der har ansvaret for overvågningsprogrammet og den interne kontrol. Den overvågningsansvarlige refererer til den administrerende direktør. Det er afdelingscheferne, der har ansvaret for at overvågningsprogrammet efterleves og at aftaler om indkøb og salg af ydelser indgås i overensstemmelse med vandsektorloven, EU-direktiver og den danske tilbudslov. Udarbejdelse af internt overvågningsprogram Det interne overvågningsprogram er blevet udarbejdet af Vicky Gydesen Madsen i samarbejde med Jens Bastrup (direktør) og Sara Funch (regnskabschef). Der blev udarbejdet et internt overvågningsprogram d. 9. august 2010. Dette blev dog vurderet for tungt til at blive implementeret ud til alle medarbejdere, derfor blev der udarbejdet et nyt program i december 2010. Ledergruppen er blevet orienteret om lovgivningen og reglerne for det interne overvågningsprogram juni 2010, samt orienteret om første version i august 2010. Beskrivelse af programmet Programmet gennemgår de tiltag, der skal sikre at: aftaler indgås på markedsvilkår, dette gælder både køb og salg 3
aftaler foreligger skriftligt ved indgåelse aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet Gennemførelse af programmet Der er blevet afholdt et møde, hvor alle medarbejdere med indkøbsansvar har deltaget. Regnskabschefen deltog ikke i mødet, men hun har været med til at udarbejde det interne overvågningsprogram. For dokumentation se bilag 4. Korrigerende handlinger Der er blevet benyttet rådgivende ingeniører på SKI-aftale. Plan & Projekt afdelingen har dog benyttet EnviDan A/S uden at de har været med i SKI-aftalen. Dette er blevet påpeget til medarbejderne. Pga. situationen med SKI-aftalen vil der fremover blive benyttet mini-udbud med SKI-leverandører, når der skal entreres med en rådgivende ingeniør. Mellemværende med Skanderborg kommune Mellemværende med kommunen udgør pr 31.12.2010 kr. 20.198.135,61 jf. bilag 1a og 1b. Beløbet i gældsbrevet er opgjort 01.10.2010 og er derfor mindre. Kommunen har i løbet af 2010 afdraget i henhold til gældende gældsbrev, så saldoen pr 31.12.2010 i økonomisystemet stemmer overens med amortisationsplanen. I bilag 2 ses revisorerklæring fra kommunen. Der er lavet en aftale med kommunen, om at vi indkøber asfaltarbejde gennem deres udbudsaftale. Det drejer sig kun om slidlagsarbejdet, som bliver udført ca. 2 år efter projektets afslutning. Vi betaler kommunen en forventet pris for arbejdets udførelse. Kommunen kan ikke opkræve ekstra betaling, såfremt det bliver dyrere. I bilag 5 ses regning fra kommunen vedrørende asfaltarbejde. Tilknyttede aktiviteter Der har i 2010 ikke været nogen tilknyttede aktiviteter. Dette vil der være i 2011, hvilket vil fremgå af årsberetningen fra 2011. Indgåede aftaler Selskabet har i sidste halvår af 2010 indgået aftaler indenfor følgende områder Indkøb af køretøjer Entreprenørydelser Reparationer på renseanlæg Driftsprogrammer Forsikringer I bilag 3 er aftalerne oplistet. Kontrol af programmet Kontrollen af programmet har i 2010 bestået i selve igangsættelsen af programmets gennemførelse i Selskabet, blandt andet undervisning af medarbejdere. Der er blevet foretaget stikprøvekontrol af aftaler over 100.000 kr. Gennemgang af rammeaftaler er ikke gjort i sidste halvdel af 2010. Dette vil blive gjort i starten af 2011. 4
De fleste aftaler er blevet underskrevet før 1. juli 2010 og er derfor ikke med i årsberetningen. Der er foretaget følgende stikprøver i 2010: Indkøb af traktor - Leverandøren er valgt ud fra 3 tilbudsgivere, hvor den anden billigste blev valgt, da den billigste ikke leverede op til de fremlagte krav. Kloakering, Silkeborgvej 48-68, Ry - Entreprenøren er valgt ved licitation, hvor der var 5 bydende. Den billigste entreprenør gik konkurs, derfor blev nr. 2 valgt. Kloakering, Silkeborgvej 48-68, Ry - pumpeleverandør, der er kun spurgt én leverandør. Dette er ikke i overensstemmelse med intern overvågning, da de to pumper samlet set bliver over 100.000 kr. Dog er der ved Forsyningens forrige projekt blevet spurgt to pumpeleverandører, hvoraf den valgte pumpeleverandør til Kloakering Silkeborgvej 48-68, Ry var væsentlig billigere end den anden leverandør. Der er foretaget 3 stikprøver ud af 12 aftaler, hvilket er 25 %. Dette lever op til programmet. Konklusion 2010 har været opstartsåret for det interne overvågningsprogram. Der er brugt mest energi på at iværksætte og formidle programmet ud i Selskabet. Mange af aftalerne, der har været benyttet i 2010, har været indgået inden 1. juli 2010. Der ligger derfor en del aftaler, som skal gennemgås i starten af 2011. Der har været stor fokus fra driftens side angående indkøb. Den overvågningsansvarlige er blevet forhørt om aftalens indhold og pris inden ordren blev bestilt. Vi har i vores dokumenthåndteringsprogram fået etableret skabeloner til udbudsbreve, sikkerhedsstillelse og andre dokumenter i forbindelse med udbud af anlægsopgaver, varekøb mv. Derudover er der lavet en planche, som kan hænges op hos medarbejderne. Planchen viser regler for indgåelse af aftaler ud fra pris, jf. bilag 6. Stikprøvekontrollen har ikke vist nogle større fejl, men medarbejderne er blevet gjort opmærksom på justeringer i aftaleindgåelserne. 5