Opret postkasser i Digital Post

Opret postkasser i Digital Post Denne vejledning beskriver trinvis, hvordan man opretter postkasser i Digital Post. Yderligere beskrives, hvordan man opretter dybe links til postkasser i Digital Post fra eksterne hjemmesider, og hvordan kontakthierarkierne for borgere og virksomheder kan opsplittes Version: 6.2 Udarbejdet: juli 2015 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen

Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning... 3 1.1. Målgruppe for vejledningen... 3 1.2. Yderligere hjælp... 3 2. Administrationsportalen og rettigheder... 4 2.1. Administrator og superadministrator rollen... 4 2.2. Administrationsportalen... 4 3. Opret en postkasse... 6 3.1. Trin et Postkasse... 7 3.2. Trin to Levering... 12 3.3. Trin tre Emner... 15 3.4. Trin fire Felter... 17 3.5. Trin fem Nøgleord... 19 3.6. Trin seks Godkendelse... 20 4. Opret en mappe... 21 5. Opret en ny sikker e-mail-adresse... 23 6. Find dybe link og ID er... 28 7. Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder... 30 8. Fremsøg postkasse eller mappe... 33 9. Sådan ser det ud i praksis... 35 9.1. Postkasser på borger.dk... 35 9.2. Brug af dybe links... 42 9.3. e-mail meddelelse fra Digital Post i Outlook... 42 S i d e 2

1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning giver en trin for trin-gennemgang af, hvordan man opretter postkasser til dit myndigheds kontakthierarki i Digital Post. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Administrationsportalen og rettigheder: beskriver den portal hvor man opretter postkasser og hvilke rettigheder man skal have for at gøre det. Opret en postkasse: giver en trin for trin vejledning i oprettelse af en postkasse. Opret mappe: beskriver hvordan man opretter mapper man kan gemme postkasser i. Opret ny sikker e-mailadresse: beskriver hvordan man opretter en sikker e-mailadresse i Digital Post, man kan knytte til postkasser. Dybe link i Digital Post: beskriver hvordan man opretter links til postkasser fra eksterne hjemmesider. Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder: beskriver hvordan man deler kontakthierarkiet op i ét målrettet virksomheder og ét målrettet borgere. Sådan ser det ud i praksis: viser eksempler på hvordan tingende ser ud for borgere, virksomheder og medarbejdere. 1.1. Målgruppe for vejledningen Vejledningen er målrettet administratorer eller superadministratorer, der har ansvaret for at vedligeholde myndighedens kontakthierarki på borger.dk og virk.dk. 1.2. Yderligere hjælp Der findes vejledninger direkte i administrationsportalen, som man med fordel kan benytte sig af. Yderligere har Digitaliseringsstyrelsen oprettet en række vejledninger, som man finder på www.digst.dk. Se særligt: Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Brugerstyring i Digital Post Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post Sådan skriver myndigheder til Digital Post Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Direkte link: www.digst.dk/digitalpostvejledninger S i d e 3

2. Administrationsportalen og rettigheder Det sted man opretter postkasser og administrerer de øvrige dele af Digital Post, hedder Administrationsportalen. Før man kan logge på Administrationsportalen, skal man have rettigheder til det. 2.1. Administrator og superadministrator rollen Administrationen af postkasser varetages af rollen administrator eller superadministrator. Man kan læse mere om de forskellige roller og rettigheder i Administrationsportalen i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Man kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. 2.2. Administrationsportalen Man finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk Man logger på Administrationsportalen og møder her en velkomstside. Dette er vist i figur 1. Figur 1. Når man står på velkomstsiden, går man ind i det faneblad, der hedder Kontaktmuligheder og kommer her ind i den del af Administrationsportalen, der benyttes når man skal oprette postkasser. Dette er vist i figur 2. S i d e 4

Figur 2. Som det fremgår af figur 2 finder man under Kontaktmuligheder linket: Vis postkasser. Klik på dette link. Figur 3. Under Postkasser klikker man på Opret postkasse. Herefter åbner en ny side, Ny postkasse, som er den første side i det forløb, hvor man kan tilføje en ny postkasse til dit myndighedskontakthierarki. Bemærk dog at hvis din myndighed har slået Virksomhedskontakthierarki til, så vil man skulle vælge om postkassen skal vises på borger.dk eller på virk.dk. Se afsnit: 7. S i d e 5

3. Opret en postkasse Når man skal oprette en postkasse skal man gennem følgende trin: 1. Postkasse 2. Levering 3. Emner 4. Felter 5. Nøgleord 6. Godkendelse S i d e 6

3.1. Trin et Postkasse Figur 4. Det første man skal gøre er at definere postkassens navn og placering. I figur 4 er der indrammet otte områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. S i d e 7

Rød markering i figur 4: I feltet Postkassens navn, skiver man det navn, som borgerne og virksomhederne 1 (herefter slutbrugere ) vil se, når de ønsker at skrive til myndigheden. Derfor bør navnet være så sigende som muligt. I dette tilfælde er navnet på postkassen Flytning. Det er vigtigt at understrege, at postkasser (eller måske mere præcist postkassenavne) i Digital Post er helt abstrakte begreber, som ikke i sig selv er systemer til at modtage post. De skal snarere opfattes som den måde, din myndighed ønsker at præsentere det eller de systemer, I ønsker at modtage post i. Til to postkasser, f.eks. Flytning og Vielse, kan det altså godt være samme sikre e-mailadresse der modtager posten fra begge postkasser. Dette er sikkert ret uforståeligt ved første gennemlæsning, men det bliver mere klart, når man har læst hele denne vejledning igennem. Grøn markering: I feltet Beskrivelse kan man knytte en beskrivelse til postkassen, som kan give borgerne en mere udførlig beskrivelses af, hvornår man bør skrive til den pågældende postkasse. Beskrivelsestekster vises i den samlede oversigt over mapper og postkasser, og kommer kun frem, hvis brugeren aktivt klikker på Information. Man kan ikke lægge et link ind i en hjælpetekst. Det anbefales, at man arbejder grundigt med at formulere disse hjælpetekster. I figur 24 er det illustreret, hvordan en hjælpetekst ser ud i Digital Post. Lilla markering: I feltet Vejledning har man mulighed for at indsætte en vejledning, som bliver vist for slutbrugerne, der ønsker at skrive til den postkasse, som teksten er knyttet til. Vejledningstekster kommer altid frem, når brugergrænsefladen til en postkasse åbnes. Modsat beskrivelsestekster kan man godt lægge link ind i vejledningstekster. Ønsker man at sætte et link ind i en vejledningstekst, skal det skrives på formen: [link="url"]vist TEKST[/link] Tekst skrevet med BLÅ KAPITALER og kursiv skal erstattes med URL og vist tekst med den cover tekst som beskriver hvor der linkes hen. Det er selvsagt oplagt, at der er grænser for hvor lange disse vejledningen bør være - af hensyn til slutbrugerne. Der er dog ingen tekniske begrænsning i hvor lang en vejledningstekst kan være, eller hvor mange links der kan lægges ind i vejledningen. Dette eksempel på en vejledningstekst med link er taget fra Næstved Kommune og er knyttet til postkassen Flytning : 1 Borgere og virksomheder betegnes konsekvent slutbrugerne i Administrationsportalen. S i d e 8

Bemærk! Hvis du ønsker at melde flytning, skal du bruge vores selvbetjeningsløsning. Den vil sikre, at du afleverer alle de oplysninger, vi skal bruge for at gennemføre din flytteanmodning. Klik på dette link for at gå til vejledning om flytning og selvbetjeningsløsningen: [link="http://www.naestved.dk/bygbolig/flytningadresse/flytning.aspx"]meld flytning digitalt[/link] 2 Det anbefales, at man arbejder grundigt med at formulere disse hjælpetekster, da de kan sikre, at borgerne henvises til rette kanal. I figur 25 er det illustreret, hvordan ovenstående vejledningstekst fra Næstved Kommune ser ud i Digital Post. Blå markering i figur 4: I feltet Vælg mappe til placering af postkassen kan man vælge en mappe til den pågældende postkasse. Mapperne virker på samme måde som en foldud-menu på en webside. I figur 26 er det illustreret, hvordan en mappestruktur kan se ud i Digital Post. Man behøver ikke at lægge en postkasse i en mappe. I valgmenuen i dette eksempel vil postkassen blive lagt i roden, hvis man vælger [Frederiksberg Kommune]. Dette er defaultindstillingen, så hvis man ønsker at lægge postkassen her, behøver man ikke at gøre noget. I figur 27 er det illustreret, hvordan dette ser ud i Digital Post, med Arbejdstilsynet som eksempel. Hvis man vil gemme en postkasse i en mappe, vælger man mappen i valgmenuen. I dette eksempel er den valgte mappe Flytning, byg og bolig. Orange markering i figur 4: Når man opretter den første postkasse, vil der ikke være nogen mapper at vælge imellem. Det er kun administratorer og superadministratorer i din myndighed, der kan oprette mapper. Hvis man ønsker at oprette en mappe, klikker man på knappen Opret ny mappe. Da oprettelse af mapper er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af mapper i et særskilt afsnit 4. Gul markering i figur 4: I feltet Aktiveringsdato skriver man den dato, hvor man ønsker at denne postkasse skal aktiveres. Vælges dags dato, aktiveres postkassen øjeblikkelig så snart den er oprettet. Hvis en postkasse er synlig for borgerne (for en beskrivelse af synlige og usynlige postkasser - se punkt 3 i beskrivelsen af Indstillinger nedenfor), vil aktiveringsdatoen betyde, at postkassen kan ses og benyttes fra denne dato. Postkasser, der er skjulte, vil kunne benyttes fra denne dato, men vil ikke kunne ses af borgerne. 2 Det kan være en god idé at benytte nem URL er hvis sådanne link oprettes for at sikre at linket opdateres ved om design af hjemmesiden. S i d e 9

Brun markering i figur 4: I dette felt kan man knytte en kode til den enkelte postkasse. Denne kode kan benyttes ved systemkald fra tredjepartssystemer. Det er muligt at hente en kopi af alle postkasser via systemkald. En sådan kopi kan anvendes i tredjepartssystemer, der har behov for at kunne medsende postkasse-id er. Sådanne systemer er typisk Fjernprint systemer (output management), eller sikker e-mail systemer med add-on funktionalitet til forsendelser til Digital Post. I Digital Post terminologi kaldes sådanne systemer afsendersystemer. Imidlertid kan det være en ulempe at få vist samtlige postkasser. Nogen gange er det nyttigt at kunne forkorte listen, da det ikke er sikkert, at alle postkasser er relevant i alle afsendersystemer. Man kan ønske at vise en delmængde der kan bestå af én eller flere postkasser. Det er her, at den eksterne kode kommer ind i billedet. Ved at opmærke en given postkasse med en kode, vil tredjepartssystemer kunne trække netop denne postkasse (og andre postkasser der er opmærket på samme måde) ud af den totale mængde af postkasser. Eksempel: Den fiktive kommune Bredsund Kommune har oprettet tre postkasser. Postkasse A, Postkasse B og Postkasse C. Disse postkasser er nyttige for borgerne, hvis de vil skrive til Bredsund Kommune via Digital Post. Bredsund Kommune har et system til håndtering af flytninger FLYTTESYSTEMET. Sagsbehandlerne i Bredsunds Folkeregister sender mange breve fra dette system, og leverandøren af IT-FIRMAET har derfor indbygget et output management i systemet. Dette output management system tillader, at sagsbehandlerne medsender en returpostkasse, når de skriver til Digital Post og IT-FIRMAET har udnyttet muligheden for at hente alle tre postkasser via systemkald til Digital Post. De har også opbygget systemet, så kunden kan opgive en kode, som sikrer, at kun de postkasser der har tilknyttet denne kode, vil blive vist for sagsbehandlerne. Bredsund Kommune ønsker kun, at brugerne af FLYTTESYSTEMET skal kunne vælge Postkasse A. Bredsund Kommune og IT-FIRMAET aftaler nu, at Postkasse A opmærkes med FLYTNING (dette kunne være en hvilken som helst kombination af karakterer), og at Output Management i FLYTTESYSTEMET herefter kun viser postkasser, der er opmærket med FLYTNING. Skulle Bredsund Kommune i fremtiden ønske at skifte Postkasse A ud med f.eks. postkasse C kan de nøjes med at gå ind i Administrationsmodulet og fjerne FLYTNING fra Postkasse A og tilføje FLYTNING til postkasse C. Fordelen ved dette er at vedligeholdelse af postkasserne kan koncentreres til Administrationsportalen. Man behøver altså ikke tilpasse noget i tredjepartssystemet, hvis man ønsker at tilføje eller fjerne en postkasse fra listen (eller listerne) i dette system fordi alle tilretninger kan ske ved enten at tilføje eller fjerne en kode på en given postkasse. S i d e 10

Turkis markering i figur 4: I området Indstillinger skal man tage stilling til tre indstillinger: 1. Skal postkassen bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte? 2. Skal en kopi af alt modtaget post i postkassen gemmes? 3. Skal postkassen være synlig for slutbrugerne? Denne postkasse skal bruges som standard til modtagelse af post, hvor slutbrugerne henvender sig direkte: Indstillingen benyttes til at fortælle Digital Post, at denne postkasse skal indsættes som svarpostkasse, hvis en slutbruger modtager en besked via Digital Post, hvor der er mulighed for at svare, men hvor afsendersystemet ikke har medsendt nogen specifik svarpostkasse, eller hvor svarpostkassen er defineret via materialet 3. Det anbefales, at myndighedens sikre hoved-e-mailadresse anvendes. Evt. kan man oprette en skjult postkasse til dette formål. Gem kopi af alt modtaget post i postkassen: Denne indstilling sikrer, at der gemmes en skyggekopi af al post der sendes til postkassen. Det er gratis at gemme en sådan kopi. Kopierne kan bruges, hvis myndigheden vil fremsøge en forsendelse, og det anbefales derfor, at man gemmer en kopi. Se vejledningen: Fremsøg sendte og modtagne meddelelser Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Postkassen skal være synlig for slutbrugerne: Når man opretter postkassen, skal man tage stilling til, om postkassen skal være synlig for borgerne eller ej. Hvis postkassen skal være synlig skal man sætte flueben ved Postkassen skal være synlig for slutbrugerne. Der kan være en række grunde til, at det kan være praktisk at arbejde med skjulte postkasser. En grund kunne være, at en myndighed f.eks. af kanalstrategiske årsager kun ønsker, at slutbrugerne skal kunne skrive til én postkasse ved uopfordrede henvendelser, men at myndigheden, ved svar på en henvendelse, gerne vil kunne sætte en direkte svaradresse ind i svaret. 3 Om at medsende en svarpostkasse (ID) via et afsendersystem se vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post. Om at knytte en svarpostkasse (ID) til et materiale se vejledningen: Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post. Man kan finde en henvisning til, hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2. S i d e 11

Eksempel: Den fiktive kommune Bredsund Kommune ønsker kun at have én synlig postkasse i Digital Post Skriv til Bredsund Kommune, men hvis en borger f.eks. skriver omkring flytning, ønsker man, at Folkeregister skal kunne indsætte en direkte postadresse Folkeregister i svaret, som borgerne ved yderligere henvendelser kan benytte. For at dette kan lade sig gøre, skal postkassen Folkeregister være oprettet i Administrationsportalen. Det anbefales, at der mindst oprettes skjulte postkasser svarende til alle de sikre e- mailadresser, som myndigheden opretter i Administrationsportalen. Bemærk! Nytilsluttede myndigheder vil ikke kunne synliggøre postkasser selv, men vil skulle kontakte e-boks, for at få dem til at synliggøre postkasserne. Dette er gjort for at e-boks kan sikre, at myndigheden har fået oprettet postkasserne korrekt. Man er nu færdig med siden Postkasse, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Man kommer nu ind på siden Levering. 3.2. Trin to Levering På siden Levering skal man bestemme hvilket modtagersystem, der skal knyttes til den postkasse, man er ved at oprette. Dette er vist i figur 5. Figur 5. S i d e 12

Digital Post er ikke et mailsystem. Det betyder, at den enkelte myndighed selv kan bestemme hvilket system, der skal modtage post sendt til den enkelte postkasse. Det er således muligt, at vælge om det skal være en sikker e-mailadresse, eller andre systemer der modtager posten. Et eksempel på et system, der kunne modtage post, er f.eks. myndighedens ESDH system. Ønsker man at overføre digital post til systemer, der ikke er e-mail systemer, vil man typisk oprettet systemet under Afhentningssystemer i figur 5. Sådanne systemer er gradvist ved at vinde indpas i myndighederne, og er derfor beskrevet nærmere i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post, afsnit 3.3.3. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Her vil vi dog nøjes med at fokusere på brugen af sikre e-mailpostkasser, som leveringsmetode, da det her og nu er den foretrukne leveringsmetode. Bemærk! For ikke at forvirre begreberne postkasse og sikker e-mailpostkasse benytter Administrationsportalen konsekvent begrebet e-mailadresse og ikke e-mailpostkasse. Det vil vi også gøre i det følgende. I figur 5 er der indrammet to områder. Disse forklares ét for ét nedenfor. Rød markering i figur 5: Som allerede nævnt er postkasser i Digital Post abstrakte begreber, der ikke i sig selv er fysiske postkasser. Betydningen af det bliver mere klart nu, for under e-mailadresse skal man nu vælge den sikre e-mailadresse, man ønsker skal modtage posten fra en slutbruger. I dette eksempel fra Frederiksberg Kommune er der oprettet en række sikre e-mailadresser. Man kan frit vælge, fra denne liste, hvilken sikker e-mailadresse borgeren sender til ved valg af den postkasse, man er ved at oprette. Den enkelte myndighed skal selv oprette de sikre e-mailadresser, der skal kunne modtage post via Digital Post. Første gang man opretter en postkasse, skal man derfor oprette mindst én sikker e-mailadresse. Dette gør man ved at klikke på linket Opret ny e- mailadresse. Da oprettelse af nye e-mailadresser er et sidespring i forhold til opgaven at oprette en postkasse, beskrives oprettelsen af sikre e-mailadresser i et særskilt afsnit: 5. Da Digital Post blev lanceret, var man nødt til at sikre, at myndighederne kunne distribuere posten ud til de e-mailadresser myndigheden ønskede, at meddelelserne skulle modtages i, direkte i Digital Post altså at der til hver postkasse kunne være knyttet forskellige sikre e- mailadresser. Imidlertid er det blevet mere og mere almindeligt, at distributionen er flyttet ud af Digital Post og ind i myndighederne, som anvender såkaldte input management/mail fordelings systemer. Disse kan typisk på basis af en postkasse-id og evt. S i d e 13

emne-id distribuere e-mailen til den e-mailadresse der ønskes. Dette emne er beskrevet nærmere i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post, afsnit 3.3.3. Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Grøn markering i figur 5: I området Indstillinger, skal man tage stilling til to ting: 1. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse. 2. Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen. Vores postsystem returnerer en kvittering ved modtagelse af post fra denne postkasse: Hvis din myndigheds modtagersystem sender en kvittering for modtagelse ved kommunikation til denne postkasse, skal man sætte flueben her. Bemærk dog to ting: Hvis der er tale om en e-mailkvittering, der sendes krypteret og uden de nødvendige metadata (DKAL metadatafil eller dialogtråd), vil mailen afvises, hvis den sendes til Digital Post. Se også afsnit: 5. Ud over denne rent tekniske barriere er det også vigtigt at huske, at alle forsendelser til Digital Post har en pris, og det gælder også for kvitteringer. Der er altså en økonomisk overvejelse ved at sende kvitteringer. Indsæt automatisk en dialogtråd i e-mailen: En dialogtråd hjælper med at styre et svar fra din myndighed hen til den slutbruger, der har sendt postbeskeden. Den hjælper også til at binde relaterede postforsendelser sammen i Digital Post. Dialogtråden følger altid med i den såkaldte DKALmetadatafil, men hvis man sætter flueben her, vil den også blive skrevet med tekst i selve bodyteksten i mailen. Hvis Dkalmetadatafilen skulle gå tabt ved et evt. retursvar (f.eks. som følge af at sagsbehandlerne benytter standard retursvar knappen i Outlook, som jo ikke lader vedlagte filer følge med over i svarmailen) vil Digital Post kunne returnere svaret til rette modtager ud fra dialogtråden i selve mailteksten. Det anbefales derfor på det kraftigste, at man altid sætter kryds i dette afkrydsningsfelt, med mindre din myndighed har taget et eksplicit valg om ikke at medsende dialogtråd i klartekst. I figur 32 er det illustreret, hvordan en e-mail sendt fra Digital Post ser ud i Outlook, herunder hvordan ovenstående virker i praksis. Man er nu færdig med siden Levering, og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Man kommer nu ind på siden Emner. S i d e 14

3.3. Trin tre Emner Figur 6. Til alle postkasser kan man oprette et uendeligt antal emner eller emneord for at være mere præcis. Det er vigtigt at understrege, at emner er en mulighed men ikke et krav. Man kan altså godt gå videre fra denne side uden at oprette emner. Emner er en mulighed for at lave en yderligere sortering (end postkasser) af post, der sendes via digital post. Emner vælges i selve den brevskabelon, som slutbrugerne skriver beskeden i, på samme måde som hvis der var knyttet emner til en mailskabelon i f.eks. Outlook. I figur 29 er det illustreret, hvordan en udfoldet emne-valgliste ser ud i Digital Post. Figur 6 viser et øjebliksbillede, hvor der ikke er oprette nogen emner. I feltet Opret emne / Navn på emne skriver man navnet på det emne, man ønsker at oprette, og man opretter det ved at klikke på knappen Opret emne. S i d e 15

Figur 7. Figur 7 viser status efter man har oprettet Testemne. Under Oprettede emner ser man de emner, der allerede er oprettet. Lige under listen kan man sætte flueben ved Slutbrugeren skal vælge et ovenstående emne ved henvendelse til denne postkasse. Sætter man flueben her, vil emner være et tvangsfelt i den brevskabelon, borgerne får adgang til, når de vælger postkassen. Borgeren vil altså ikke kunne sende en mail til postkassen, uden at have valgt et emne fra valglisten. Hvis man ønsker at tilføje flere emner, opretter man blot et nyt. Man fortsætter, indtil man har oprettet de emner, man ønsker at knytte til den pågældende postkasse. Man er nu færdig med siden Emner og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste > Man kommer nu ind på siden Felter. S i d e 16

3.4. Trin fire Felter Figur 8. Felter er fritekst indtastningsfelter, som man kan knytte til postkasser eller emner. Man kan knytte op til to felter til hvert emne/postkasse. Dette er en mulighed, men ikke et krav. Man kan altså godt oprette postkasser eller emner, som ikke har felter tilknyttet. I figur 8 er første skridt i tilføjelsen af et felt til et emne vist. Her er der oprettet et emne testemne. Rød markering i figur 8: Hvis man vil knytte feltet til selve postkassen vælger man [Standard emne]. Et standard emne er ikke et rigtigt emne og er derfor usynligt for borgerne. Det oprettes alene af systemtekniske grunde. Når man knytter feltet til selve postkassen vil det altid være synligt, uanset valg af emne. Man kan også benytte denne løsning, hvis man vil knytte et felt til en postkasse, som ikke benytter emner. I figur 25 er det illustreret, hvordan et fritekstfelt (her kontakttelefon ) knyttes direkte til hvordan en postkasse ser ud. Grøn markering i figur 8: Hvis man vil knytte feltet til et emne, vælger man det emne, man vil knytte feltet til her testemne. Feltet vil nu kun blive vist hvis det pågældende emne vælges. Dette giver mulighed for at differentiere, hvilke felter der vises alt efter, hvilket emne der er valgt. I figur 30 er det illustreret, hvordan fritekstfelter ser ud, når det er knyttet til et givent emne. Nedenfor gennemgås, hvordan man opretter et felt, der er knyttet til et emne, men proceduren er den samme, hvis man vil knytte feltet direkte til postkassen. Først vælger man det S i d e 17

emne, man ønsker at knytte et eller flere felter til (her er Testemne valgt). Når man har valgt emnet, ændres skærmbilledet, så man kan oprette det ønskede felt. Dette er vist i figur 9. Figur 9. Rød markering i figur 9: I området Emner til indtastningsfelter kan man se det emne, man har valgt at knytte felter til. Grøn markering i figur 9: I feltet Navn skriver man den tekst, som borgerne vil se ud for feltet. I dette eksempel vil borgerne altså se Kontakttelefon. Blå markering i figur 9: Feltet ESDH-kode vil være skjult for borgerne. I feltet kan man angive en fast kode, som er knyttet til indtastningsfeltet. Dette kan være nyttigt, fordi indtastningsfelter jo er fritekstfelter, og derfor kun egnede til automatisering i begrænset omfang (borgeren kan taste forkert). Værdien ved feltet er således, at indholdet her altid er det samme indhold, uanset hvad borgeren måtte taste ind i indtastningsfeltet. ESDH-kode feltet kan rumme f.eks. et KLE eller FORM-koder, men man kan også benytte et selvopfundet navn. S i d e 18

Det kan være lidt misvisende, at der står ESDH-kode, for feltet kan også benyttes til andet end direkte ESDH-integration. Hvis man f.eks. har et automatisk maildistributionssystem (input management), vil feltet kunne bruges i forbindelse med denne distribution. Feltet kan dog også benyttes til f.eks. straks-journalisering i forbindelse med integration til et ESDH-system deraf navnet. Orange markering i figur 9: I afkrydsningsfeltet Slutbrugeren skal altid medtage indtastningsfeltet i sin meddelelse, kan man gøre indtastningsfeltet til et tvangsfelt. Slutbrugerne vil altså ikke kunne sende meddelelsen uden at have udfyldt feltet. Man er nu færdig med siden Felter og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste >. Man kommer nu ind på siden Nøgleord. 3.5. Trin fem Nøgleord Figur 10. I trin fem Nøgleord kan man tilknytte nøgleord til et emne, som f.eks. vil kunne bruges til straks-journalisering ved integration til din myndigheds ESDH-system. Disse nøgleord kunne f.eks. være KLE eller FORM koder. Der er næppe tvivl om, at hvis dette er relevant for den enkelte myndighed, så vil det være som led i et projekt, og der vil være konsulentstøtte på til at hjælpe med at få udfyldt disse oplysninger korrekt. I først omgang skal man bare springe denne side over, med mindre at man har fået andre instruktioner. Man vil altid senere kunne vende tilbage og lave den nødvendige opsætning. S i d e 19

Man er nu færdig med siden Nøgleord og kan gå videre ved at trykke på knappen Næste> Man kommer nu ind på siden Godkendelse. 3.6. Trin seks Godkendelse Figur 11. Man er nu nået til sidste trin i oprettelsen af postkassen. Som man kan se i figur 11, får man et kortfattet resume af det, man har oprettet. Hvis man ønsker at rette noget, kan man gå tilbage i trinene ved at benytte < Tilbage knappen. Hvis man er tilfreds med det oprettede, trykker man på Godkend-knappen, og så er postkassen oprettet. Man vil altid senere kunne rette i den/de oprettede postkasser (myndigheden kan f.eks. ønske at benytte et andet afhentningssystem, sende til en anden sikker e-mailadresse eller selvfølgelig helt nedlægge postkassen). Man vil nu kunne se den oprettede postkasse i en liste over mapper og postkasser. S i d e 20

4. Opret en mappe Hvis man ønsker at oprette en mappe klikker man på knappen Opret ny mappe, som man finder i trin ét (Postkasse- se afsnit: 1) i oprettelsen af en postkasse. En lille dialogboks Opret mappe kommer nu frem. Denne er vist i figur 12. Figur 12. I Opret mappe kan man oprette mappen, ved at skrive dens navn i feltet Navn. I dette eksempel hedder den mappe, der ønskes oprettet, Økonomi. I feltet Beskrivelse kan man knytte en beskrivelse til mappen. Denne beskrivelse er kun til intern brug og bliver ikke vist for borgerne. Endelig kan man vælge, hvor man vil placere mappen, i valglisten Placering. Som det fremgår, er denne menu helt den samme som menuen Vælg mappe til placering af postkassen. Det betyder, at hvis man vælger [Næstved Kommune], vil mappen Økonomi blive lagt på samme niveau, som de øvrige mapper. Vælger man f.eks. Byråd og politik vil den blive lagt under denne mappe, som illustreret her: Byråd og politik Økonomi Man kan altså oprette lige så mange mapper og undermapper, som man ønsker. Når man er tilfreds, opretter man mappen ved at klikke på knappen OK. S i d e 21

Figur 13. Figur 13 viser, at mappen Økonomi er oprettet, og man vil nu kunne knytte postkasser til den. Hvis man ønsker at oprette flere mapper med det samme, kan man godt gøre det. Man gentager bare ovennævnte procedure, indtil man har de mapper man ønsker. S i d e 22

5. Opret en ny sikker e-mail-adresse Der er to måder, man kan oprette en ny sikker e-mailadresse. 1. Man kan gøre det ved at gå ind på e-mail-adresser og trykke på knappen Opret e- mail-adresse, som vist i figur 14. 2. Man kan gøre det i trin to levering (se afsnit 3.2), når man er ved at oprette en postkasse. Her gør man det ved at klikke på linket Opret ny e-mail-adresse. Dette er vist i figur 5. Figur 14. Nedenfor tager vi udgangspunkt i figur 14, men proceduren er nøjagtig samme for selve oprettelsen af e-mailadressen uanset indgangssiden. Man klikker på knappen Opret ny e-mail-adresse. En lille dialogboks Opret e-mailadresse kommer nu frem som illustreret i figur 15. S i d e 23

Figur 15. Rød markering i figur 15: For at oprette en sikker e-mailadresse, skal man knytte et såkaldt offentligt certifikat eller en offentlig nøgle til den sikre e-mailadresse, man navngiver i feltet e-mail-adresse. Det vil føre for vidt at beskrive principperne for sikker forsendelse af post via PKI (Public Key Infrastructure), som er den teknologi, der benyttes her. Hvis man vil vide mere om PKI, kan man søge på enten PKI eller Public Key Infrastructure på nettet, og så vil man finde adskillige artikler om emnet. Her er det nok at sige, at det certifikat, man uploader til Digital Post, fungerer som en nøgle, som Digital Post låser borgerens besked med (hvad man kalder at kryptere). Kun modtageren med den sikre e-mailadresse, har en matchende privat nøgle, og kan derefter låse beskeden op (hvad man kalder at dekryptere). Før man kan knytte et certifikat, til den sikre e-mailadresse man er ved at oprettet, skal man selvsagt finde det. Det certifikat der skal anvendes, finder man via denne hjemmeside: hhttps://www.nemid.nu/dk-da/support/sikker_e-mail/soeg_certifikat/ S i d e 24

Figur 16. Nets vedligeholder en oversigt over alle offentlige certifikater i den samlede NemIDløsning. Brugerinterfacet til denne database er vist i figur 16. I feltet E-mail-adresse skriver man navnet på den sikre e-mailadresse, hvis offentlige nøgle-certifikat, man ønsker at finde: her sikkerpost@hedensted.dk. Man kan downloade certifikatet til en mappe på et drev ved at klikke på Hent certifikat, markeret med rød markering i figur 16. Herfra uploades certifikatet til Digital Post. S i d e 25

Rød markering i figur 15: Man finder det relevant certifikat i den mappe, man har gemt det i, og herfra uploades certifikatet til Digital Post via Vælg fil -knappen. Certifikatet er allerede i korrekt base 64-format. Grøn markering i figur 15: I feltet e-mail-adresse, skriver man den e-mailadresse, man ønsker at meddelelsen skal sendes til. Hvis vi går ud fra det eksempel, der er benyttet ovenfor, ville det være sikkerpost@hedensted.dk. Blå markering i figur 15: Det anbefales, at man altid sætter flueben i feltet Automatisk generering af svartitel. Denne indstilling benyttes, hvis en sagsbehandler svarer på en henvendelse til denne postkasse (typisk fra Outlook), men ikke får skrevet en meningsfuld titel i emnelinjen i retursvaret. Dette er illustreret i figur 17. Figur 17. I illustrationen i figur 17 har en sagsbehandler i Næstved Kommune modtaget en meddelelse i Outlook sendt til postkassen Byggesager. Emnelinjen i den modtagne mail består af følgende elementer: Postkassenavn Byggesager + kode [AutoTitel=22 ] + Borgerens emnetitel Tilbygning af carport. Sagsbehandleren i Næstved kommune svarer via Outlook. Hvis sagsbehandlerne blot lader den tekst stå, som stod i emnelinjen, da mailen blev modtaget, vil Digital Post fjerne denne og indsætte en mere sigende svartitel, som vises for slutbrugeren. Skifter sagsbehandleren teksten i emnelinjen ud med sin egen svartitel, lader Digital Post denne stå. For en illustration af hvordan en meddelelse fra Digital Post ser ud i Outlook, se figur 32. For en beskrivelse af hvordan myndigheder skriver til Digital Post se vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. S i d e 26

Lilla markering i figur 15: i felterne i denne sektion opgiver man en kontaktperson og e- mailadresse. Overvej at oprette en fællespostkasse og et fællesnummer, da personkontaktdata let forældes. S i d e 27

6. Find dybe link og ID er For at sortere meddelelser via input management systemer, og opsætte returpostkasser i afsendersystemer, har man behov for at finde de postkasse ID er - og muligvis emne ID er - der skal indgå i fordelingsreglerne og/eller returpostkasselisterne. Læs mere om dette i vejledningen: Sådan skriver myndigheder til Digital Post Dybe links er en måde, hvor myndigheder kan linke fra en hjemmeside direkte til en given postkasse (eller andre dele af Digital Post) på borger.dk. Man kan altså styre en slutbruger direkte ind på den postkasse, man ønsker vedkommende skal benytte. Rationalet bag brugen af dybe links er beskrevet nærmere i vejledningen: Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Man kan finde en henvisning til, hvor disse vejledninger ligger i afsnit: 1.2. Man kan finde dybe links og postkasse- og emne ID er, er ved at man: Går ind i Administrationsportalen med administrator eller super administrator rettigheder. Finder fanebladet "Kontaktmuligheder" og går ind på oversigten "Postkasser". Finder den postkasse man ønsker at finde information om, og klikker på "Info" ude til højre. Man får nu adgang til en informationsside: "Postkasse information" og kan herfra kopiere det relevante link eller ID. S i d e 28

Figur 18. Grøn markering i figur 18: Her finder man postkassens ID. Lilla markering i figur 18: Her finder man postkassens emne ID. I dette tilfælde findes der kun et standard emne. Man kan finde de dybe link, myndigheden kan anvende under postkassens information som illustreret i figur 18 med rød markering i figur 18. Som det ses er det på nuværende tidspunkt kun muligt at oprette dybe links til borgerrettede postkasser. Man kan også konstruere linket fra bunden. Hvordan man gør det, er vist i vejledningen: Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Ud over link til postkasser viser denne vejledning også, hvordan man opretter: Link til en slutbrugers digitale postkasses indbakke. Link til en myndigheds postkasse med valgt emne. S i d e 29

7. Opsplit kontakthierarkierne til borgere og virksomheder Figur 19. Da Digital Post blev lanceret, var det kun muligt at oprettet ét kontakthierarki rettet mod både borgere og virksomheder. Figur 19 illustrerer dette. Til højre, markeret med grøn, vises Købehavn Kommunes kontakthierarki på Virk.dk. Til venstre det tilsvarende hierarki på borger.dk. Imidlertid er det nu muligt at opsplitte disse hierarkier, så man laver ét hierarki, der er skræddersyet virksomheder og ét, der er skræddersyet borgere. Dette gøres ved at aktivere Virksomhedskontakthierarki. Nærværende vejledning fokuserer på hvordan man rent mekanisk opsplitter hierarkierne. For en mere normativ diskussion af de foreløbige erfaringer med brugen af opsplittede hierarkier se vejledningen: Kontakthierarkier i Digital Post afsnit 3.5 Man kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. S i d e 30

Figur 20. Man får muligheden for at oprette flere kontakthierarkier under Kontaktmuligheder / Flere kontakthierarkier, som vist med gul markering i figur 20. Siden er nærmest selvforklarende. Man skal primært være klar over, at i det øjeblik at flere kontakthierarkier er aktiveret, så nedlægges det nuværende hierarki på Virk.dk, og man skal oprette et nyt. Det er derfor meget vigtigt, at have det nye hierarki til Virk.dk klar, når man aktiver virksomhedskontakthierarki. Imidlertid kan virksomhedskontakthierarkiet godt opbygges, før det aktiveres, og det kan derfor anbefales, at man opbygger dette i god tid før aktiveringsdatoen. Figur 21. I figur 21 er et eksempel på aktivering af virksomhedskontakt hierarkiet vist. S i d e 31

Figur 22. I det øjeblik, at man har indsat en dato for en fremtidig aktivering af virksomhedshierarkiet, også selv om det ikke er aktiveret endnu, vil det blive muligt at oprette postkasser der alene vil blive vist på Virk.dk. Når myndigheden derefter skal oprette en ny postkasse, der er rettet mod virksomheder, skal man vælge Erhverv som målgruppe, som illustreret i figur 22. S i d e 32

8. Fremsøg postkasse eller mappe Hvis myndigheden arbejder med et større og hermed komplekst kontakthierarki, kan brugergrænsefladen i Administrationsportalen været noget tung at arbejde med, fordi alle mapper pt. default vises udfoldede. Dette er illustreret i figur 23. Figur 23. S i d e 33

Hvis man som vist i eksemplet i figur 23 ønsker at oprette eller redigere en postkasse i mappen Økonomi, indkøb og skat, skal man enten scrolle langt, eller folde et antal mapper sammen før man kommer ned til rette mappe. Der findes imidlertid en søgefunktion i Explorer, der kan hjælpe på denne uhensigtsmæssighed. Denne kaldes frem ved at trykke på: CTRL + F. Søgefunktionen dukker op lige under URL linjen som det ses i figur 23. Denne søgefunktion gør det muligt at søge i HTML side der er åben, og i eksemplet i figur 23, er der altså søgt efter postkassen Øvrige Økonomi, indkøb og skat. Dette er yderst nyttigt, fordi man ved at søge efter en postkasse i den mappe man ønsker at arbejde i, springer direkte til denne mappe hvad der gør arbejdet væsentligt hurtigere. Ud over dette, kan søgefunktionen selvsagt også benyttes til at se, om man har oprettet en given postkasse og hvis ja hvor. S i d e 34

9. Sådan ser det ud i praksis Dette afsnit viser, hvordan de forskellige opsætninger vi har gennemgået ovenfor ser ud i praksis. 9.1. Postkasser på borger.dk I dette afsnit kan man se en række eksempler på, hvordan opsætningen af et postkassehierarki kan se ud på borger.dk. Figur 24. I figur 24 er en beskrivelse til postkassen Aarhus Universitetshospital vist. Beskrivelsen kommer frem, hvis man klikker på Information. S i d e 35

Figur 25. Figur 25 viser et eksempel på brug af en vejledning i en postkasse. Vejledningen er her en kombination af vejledning og et link til den kontaktkanal, som Næstved Kommune ønsker, at borgerne skal benytte ved meddelelse om flytning. Figur 24 viser også et eksempel på brug af fritekstfelter. Her er fritekstfeltet brugt til, at brugeren kan indtaste et kontakttelefonnummer. Der kan maksimalt være to felter, og i dette eksempel er der altså kun ét. S i d e 36

Figur 26. I figur 26 kan man se den mappestruktur, som Bornholms Regionskommune har oprettet. Mappen Arbejde, dagpenge og orlov er foldet ud og viser de postkasser der ligger her. S i d e 37

Figur 27. Figur 27 viser en postkasse, der er lagt i roden på kontakthierarkiet. I dette tilfælde er der tale om postkassen: Arbejdstilsynet. S i d e 38

Figur 28. Figur 28 viser en postskabelon, som den ser ud uden brug af vejledningstekst. S i d e 39

Figur 29. Figur 29 illustrerer brugen af emner her i Bornholms Regionskommune. Som det ses muliggør emner, at meddelelsen får påført yderligere metadata. Disse kan bruges ved intern fordeling af posten og evt. ved straks-sagsoprettelse. S i d e 40

Figur 30. Figur 30 illustrerer, at fritekstfeltet kan knyttes til emner. Rød markering i figur 30: Under Emne er emnet emne 1 valgt Grøn markering i figur 30: De felter, der er knyttet til emnet emne 1, er blevet synlige. Der kan maksimalt være to felter. S i d e 41

9.2. Brug af dybe links Et eksempel på brug af dybe links kan findes på Udbetaling Danmarks kontaktside på borger.dk. Her er en række dybe links til postkasser i Digital Post lagt ind under sigende navne f.eks. Folkepension (foldet ud), Førtidspension etc. Figur 31. 9.3. e-mail meddelelse fra Digital Post i Outlook Figur 32. S i d e 42

Figur 32 viser en meddelelse sendt fra Digital Post til en sikker e-mailadresse i Næstved Kommune - Skriv til Næstved Kommune. Rød markering i figur 31: Dkalmetadatafilen. I denne fil er der lagret en række metadata i xml, Digital Post benytter disse metadata; dels til at styre et evt. retursvar til rette modtager og dels til, hvilken postkasse ID og evt. emneid, som skal følge med svaret. Grøn markering i figur 31: DKAL dialogtråden skrevet ud med tekst i brødteksten på mailen. S i d e 43