Program for sikring af ikke-diskriminerende adfærd samt intern overvågning heraf Årsberetning 2011 Side 1 af 5
1. Gennemførsel og kontrol af IO-program... 3 2. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger... 3 3. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger... 3 4. Adgang til distributionsnettet... 3 5. Kundekontakt... 4 6. Selskabsmæssig udskillelse... 4 7. Regnskabsmæssig adskillelse... 4 8. Habilitet... 5 9. Indgåelse af aftaler... 5 10. Prisfastsættelse... 5 Side 2 af 5
1. Gennemførsel og kontrol af IO-program Der er ikke sket ændringer i den overordnede organisationsstruktur i virksomheden siden Årsberetning 2010, der er dog igangværende mindre omstruktureringer. Der er igangværende uafsluttede ændringer i Østkraft Nets kundeservice herunder, telefonomstillingen, for at frigive ressourcer internt i gruppen, med henblik på mere tid til at udføre opgaver med relation til kunderne. Der er ikke gennemført medarbejderinformationsmøder eller erklæringer i 2011, som det ellers var planlagt, da det er valgt at afvente de planlagte ændringer. Det er vor forventning at medarbejderinformationsmøderne vil blive gennemført i september 2012, og Energitilsynet vil blive informeret. Der har ikke været nogen klager rettet mod nogen af Østkraft koncernen over diskriminerende adfærd i 2011. 2. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Der er i 2011 ikke sket nogen ændringer i selskabets håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO). Som tidligere beskrevet er orienteringsmøde og medarbejdererklæringer udsat til september 2012 pga. den igangværende forandringsproces i kundeservice og omstilling. Forretningsgangen for FFO er som hidtil, at medarbejderen har pligt til at behandle indkomne FFO fortroligt. Således skal fysiske dokumenter med FFO opbevares i virksomhedens sikrede værdibokse. For værdibokse tildeles alene adgang til medarbejdere, som har behov for oplysningerne i forbindelse med deres daglige arbejde. Medarbejderne har desuden pligt til at makulere fysiske dokumenter indeholdende FFO, som ikke længere skal benyttes. Foruden fysiske dokumenter med FFO anvendes SonWin til elektronisk lagring af FFO. Adgangen til SonWin er begrænset, således at kun medarbejdere der har behov for oplysningerne i deres daglige arbejde har adgang til programmet. De pågældende medarbejdere har i øvrigt individuelle brugernavne og adgangskoder. Medarbejdere med adgang til FFO er instrueret i ikke at videregive de pågældende oplysninger uden kundens direkte samtykke. I den forbindelse accepteres mundtlig tilladelse til videregivelse af oplysningerne. 3. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Der er i 2011 ikke sket nogen ændringer i selskabets håndtering af forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. Og der er i 2011 i øvrigt ikke sket påbegyndelse af nye opgaver eller lignende, om hvilke der kunne have været videregivet fordelagtige oplysninger, ligesom der heller ikke er modtaget nogen klager fra for eksempel potentielle leverandører til nye opgaver. 4. Adgang til distributionsnettet Der er i 2011 ikke sket nogen ændringer i IO-programmet vedr. adgang til distributionsnettet. Side 3 af 5
Afbrydelser registreres og rapporteres til Energitilsynet i forbindelse med den årlige benchmarking, og afbrydelser vil derfor ikke blive behandlet nærmere i denne årsberetning. Vedligeholdelse og udbygning af elnettet sker efter en vurdering af eksisterende anlægs alder og stand. Afbrydelser i forbindelse med vedligeholdelse, samt det løbende kabellægningsarbejde som udføres i regi af Østkraft Net, annonceres i lokale dagblade og ugeaviser samt på selskabets hjemmeside. Er antallet af berørte forbrugere lille informeres disse i stedet individuelt. Under planlægningen af en afbrydelse undersøges det også, om der er berørte ØKN kunder som skal have individuel telefonisk besked. En sådan samtale gør det muligt, at placere afbrydelsen så den er til mindst mulig gene for den pågældende kunde. 5. Kundekontakt Der er i 2011 ikke sket væsentlige ændringer på selskabets hjemmeside. Østkraft Net har fået henvendelser fra kunder, som mener at hjemmesiden er vanskelig at navigere rundt i, da mange kunder ikke nødvendigvis forstår opdelingen mellem elnetselskab og elhandelsselskab. For eksempel kunne det være relevant hvis aktuelle afbrydelser kunne annonceres direkte på forsiden, frem for at kunden er nødt til at vælge undermenuerne Planlagte afbrydelser eller Driftsforstyrrelser. Energitilsynets vejledning til koncernhjemmesider fortolkes imidlertid sådan, at det end ikke vil være tilladt at have et infobånd direkte på forsiden, der informerer om afbrydelserne, idet oplysningerne alene vedrører Østkraft Net og derfor jf. vejledningen kun må forekomme på Østkraft Nets hjemmesideområde. Som tidligere skrevet så gennemføres informationsmøde for medarbejderne i kundeservice i september 2012, når den endelige struktur for kundeservice er på plads. Østkraft Net har kun en brochure som kan uddeles til kunder, dette er Leveringsbestemmelser, som også er at finde på hjemmesiden www.oestkraft.dk. I den trykte udgave fremgår netselskabets logo tydeligt af forsiden, ligesom logoet figurerer på f.eks. annoncer i forbindelse med afbrydelser. 6. Selskabsmæssig udskillelse Der er ikke foretaget ændringer i IO-programmet i 2011. Den ene sideordnede aktivitet i Østkraft Net (ØKN) er vedligeholdelse af gadelys for Bornholms Regionskommune i fællesskab med de lokale elinstallatører på Bornholm. Det er Østkraft Energiservice (ØKE) som har indgået kontrakten med Bornholms Regionskommune og ØKN sælger ydelsen til ØKE. Den anden sideordnede aktivitet er udlejning af overskydende fibernet kapacitet, der også sker gennem ØKE. ØKN solgte i 2011 ydelser til ØKE for 1.950.710 kr. ud af en total omsætning på 75.226.083 kr., de sideordnede aktiviteter udgør således 2,6 % af omsætningen i Østkraft Net. 7. Regnskabsmæssig adskillelse Østkraft Net har kun bevilling til drift af distributionsnet og der er således ingen procedurer vedr. adskillelse af omkostninger mellem distributions- og transmissionnet. Side 4 af 5
8. Habilitet Netvirksomheden er som følge af dets kundeantal ikke omfattet af de særlige regler om habilitet som fremgår af elforsyningslovens 45. Habilitetskravene omfatter virksomheder med mindst 100.000 kunder. Netvirksomheden har pr. 31.12.2011 29163 kunder. 9. Indgåelse af aftaler Der er i 2011 ikke foretaget nogen ændringer i IO-programmet, ligesom der heller ikke er indgået nye koncerninterne aftaler. Der er indgået følgende koncerninterne aftaler: Udlejning af overskydende kapacitet på Østkraft Nets fibernet. Kapaciteten udlejes af Østkraft Energiservice, og der foreligger en aftale mellem Østkraft Energiservice og Østkraft Net, der ejer fibernettet. Vedligeholdelse af gadelys. Østkraft Energiservice har en aftale med Bornholms Regionskommune om vedligeholdelse af gadelyset, i den forbindelse køber Østkraft Energiservice vedligeholdelsesydelser af Østkraft Net samt de lokale elinstallatører. Overvågning af elnet. Østkraft Net har en aftale med Østkraft Produktion om overvågning af elnettet, hvor sidst nævnte overvåger nettet. For ovennævnte aftaler gælder at de alle er skriftlige. Aftalerne har ikke været i direkte udbud, men er dog kontrolleret af koncernens revisor. Desuden har aftalen om vedligeholdelse af gadelyset været konkurrenceudsat, idet også de lokale elinstallatører er en del af aftalen. For indkøb gælder i øvrigt, at indkøb over 50.000 kr. kun kan foretages efter indhentning af skriftligt tilbud (evt. i form af en rammeaftale eller kontrakt). 10. Prisfastsættelse Der er i 2011 ikke foretaget nogen ændringer i IO-programmet. I henhold til lov om elforsyning prisfastsætter netvirksomheden sine ydelser efter objektive og ikkediskriminerende kriterier i forhold til hvilke omkostninger, de enkelte kunde-installationskategorier giver anledning til. Således er nettariffen for eksempel lavere for kunder med et forbrug over 100.000 kwh. Metoden for nettariffens beregning er anmeldt til Energitilsynet og godkendt ved Energitilsynets skrivelse af 2. april 2012. Rønne, den 4. juni 2012 Østkraft Net A/S Poul Sonne-Pedersen Side 5 af 5