5 trin ind i stregkodernes verden Version 1.1 - juni 2010 Copyright GS1 Denmark 2010
ONE global system ONE global standard ONE global solution
Globale produktnumre og stregkoder Hvordan og hvorfor Introduktion Denne anvendelsesvejledning henvender sig specielt til nye brugere af GS1 Systemet, der vil hurtigt i gang med at anvende unikke globale produktnumre (GTIN - Global Trade Item Number) og stregkoder på deres produkter. Anvendelsesvejledningens første halvdel handler specifikt om oprettelse af et GTIN- 13, der er det mest anvendte GTIN. Anden halvdel beskriver de særlige forhold, der gælder for meget små produkter, produkter, der er mængdevariable, samt mærkning af logistiske enheder (fx paller) og handelsenheder (fx kolli). Læs fx om: Opbygning af GTIN, side 5 Kontrolciffer, side 5 Størrelsen af EAN-13, side 7 Mærkning med GS1-128, side 11 Placering af stregkoder, side 7, 13, 14 For yderligere information om GTIN og stregkoder henvises til GS1 Håndbogen, www.gs1.dk og GS1 Denmarks ServiceCenter på +45 39 27 85 27 eller info@gs1.dk. Hvad er GS1 Systemet? GS1 Systemet er et anerkendt system af globale standarder, som giver mulighed for unik identifikation og kommunikation af information vedrørende produkter, services og lokationer. GS1 Systemet tilbyder en lang række anvendelsesmuligheder og løsninger, som er med til at skabe en effektiv forsyningskæde på tværs af sektorer og landegrænser. Grundlæggende for GS1 Systemet er GS1 Identifikationsnumrene til unik identifikation. Dette betyder, at produktet altid er entydigt identificeret, uanset hvor det er produceret, eller hvor det befinder sig i forsyningskæden. GS1 Systemet anvendes i over 20 sektorer, heriblandt dagligvarebranchen, medicinalindustrien og forsyningssektoren, og er det mest implementerede standardiseringssystem inden for forsyningskæder i verden. Ansvarsfraskrivelse Denne vejledning er udarbejdet for at lette arbejdet med at implementere GS1 Standarderne. GS1 Denmark påtager sig intet ansvar for utilsigtede virkninger eller konsekvenser, der opstår ved brug af standarderne. 3
5 trin ind i stregkodernes verden For at kunne tildele et GTIN og danne en stregkode til dine produkter skal du være medlem af en GS1-organisation og have et GS1 Virksomhedspræfiks. I Danmark består et GS1 Virksomhedspræfiks til GTIN-13 af syv cifre 1, som unikt identificerer din virksomhed. Ud fra dette GS1 Virksomhedspræfiks kan der oprettes 100.000 forskellige produktnumre. GTIN-13 er det mest anvendte produktnummer. Er du ikke allerede medlem, kan du læse mere om, hvordan du kommer i gang på www.gs1.dk. Når du har modtaget dit GS1 Virksomhedspræfiks, er du klar til at gå i gang. 1. Udpeg virksomhedens GS1 kontaktperson Det anbefales, at hovedansvaret for tildeling af GTIN og registrering af produktstamdata samt information til samhandelspartneren samles ét sted. Husk at meddele GS1 Denmark, hvis din virksomhed ændrer navn, adresse, kontaktpersoner m.v. Send en e-mail til info@gs1.dk 2. Afgør hvilke produkter, der skal nummereres Hver variant af et produkt skal tildeles et unikt GTIN. Et unikt GTIN per produktvariant gør det fx muligt at kunne bestille, plukke, prisfastsætte og udarbejde salgsstatistikker for de forskellige produktvarianter. Det anbefales derfor, at I gennemgår jeres produktportefølje ud fra kriterierne nedenfor og tildeler hvert produkt et unikt GTIN. a. Den generelle regel er, at det er ejer af produktet eller varemærket, der skal tildele et GTIN. b. Når et produkt findes i flere forskellige farver, størrelser, smag eller lignende, skal hver variant have sit eget GTIN, hvis der er behov for at differentiere produkterne fra hinanden - også selvom de har samme pris. c. Når flere produkter pakkes sammen, skal den samlede enhed have sit eget GTIN. d. Husk at holde styr på hvilke produkter, der tildeles hvilket GTIN. For yderligere information om tildeling af GTIN se vejledningen Regler for tildeling af GTIN, GS1 Håndbogen eller www.gs1.dk. 1 Det danske GS1 Virksomhedspræfiks til GTIN-8 samt mængdevariable produkter er opbygget anderledes, se side 8. Andre lande kan have andre strukturer/virksomhedspræfikslængder på et GTIN, men disse forskelle har ingen betydning for anvendelsen af GTIN. Et GTIN er globalt unikt og kan anvendes i alle lande, uanset hvor virksomhedspræfikset er udleveret. 4
Opbygning af GTIN En detailenhed (dvs. et produkt, der sælges til forbrugeren) kan tildeles et GTIN-13, som derefter kan udtrykkes i en EAN-13 stregkode. Et GTIN-13 består af 13 cifre, og er det mest anvendte nummer til identifikation af et produkt, der omsættes i dansk dagligvarehandel. De første 7 cifre får du fra GS1 Denmark (dvs. GS1 Virksomhedspræfikset). De næste 5 cifre tildeler du selv til dine produkter. Det sidste ciffer er et kontrolciffer. EAN-13 stregkode GTIN 5 704368 00001 0 GS1 Virksomhedspræfiks GS1 Præfiks (P) Virksomhedsreferencenr. (R) Produktref.nr. (V) Kontrolciffer (K) P1 P2 R3 R4 R5 R6 R7 V8 V9 V10 V11 V12 K Struktur for GTIN-13 3. Udregn kontrolciffer for hvert enkelt GTIN Det sidste ciffer i et GTIN er altid et kontrolciffer, der udregnes på grundlag af de 12 første cifre i nummeret. Det anvendes til at sikre, at GTIN er korrekt sammensat, og at stregkoden efterfølgende kan scannes korrekt. Kontrolcifferet kan udregnes på tre måder: 1. Online beregning se www.gs1.dk 2. Ved download af et kontrolcifferprogram se www.gs1.dk 3. Manuel beregning ved hjælp af en modulus 10 algoritme se GS1 Håndbogen GS1 Præfikset (de 2 første cifre) fortæller, hvilken national GS1-organisation, der har tildelt virksomhedsreferencenummeret, men fortæller ikke noget om, hvor produktet er produceret. 5
Find virksomheden, som har ret til at benytte et bestemt GTIN på www.gepir.dk 4. Forbered trykning af stregkoden For at et GTIN skal kunne læses af en scanner, skal det udtrykkes i en stregkode. For at du kan danne en stregkode, skal du bruge et program eller en stregkodefont. På GS1 Denmarks hjemmeside (www.gs1.dk) findes en liste over nogle leverandører af bl.a. stregkodesoftware, labels og printerudstyr. Stregkoden kan enten trykkes direkte på emballagen eller på labels, der derefter påsættes produkterne. For at stregkoden kan fungere i butikkernes udgangskasser, er der nogle enkelte regler, der skal overholdes: a. Farvevalg Aflæsningen af stregkoden sker ved hjælp af en laserstråle, der registrerer kontrasten mellem de mørke og lyse streger. Sorte streger på hvid baggrund anbefales, men også andre kombinationer kan fungere. Kan scannes Figuren viser en række forskellige farvekombinationer, hvor stregkoden kan scannes/ikke kan scannes. Det anbefales at teste om stregkoden kan scannes før produktionen sættes i gang. For yderligere information, kontakt GS1 Denmarks ServiceCenter på tlf: + 45 39 27 85 27 eller info@gs1.dk Kan ikke scannes 6
b. Størrelse EAN-13 stregkoden kan trykkes i forskellige størrelser. Størrelsen udregnes på baggrund af normalstørrelsen (=100%) og kan variere fra denne med 80% til 200% - se figuren nedenfor. Alle EAN-13 stregkoder skal have en margin (lyszone) i hver side. Stregkodesymbolerne er opbygget til at kunne scannes omnidirektionelt, dvs. fra alle retninger. Højdereduktion af symbolet reducerer muligheden for dette. Derfor bør højdereduktion kun anvendes, når de fysiske pladsforhold ikke muliggør en anden løsning. Læs mere om stregkodestørrelser på www.gs1.dk. 0,80 1,00 1,20 1,40 1,60 1,80 2,00 c. Placering En stregkode, der er placeret uhensigtsmæssigt besværliggør scanningen i butikkernes udgangskasser. Det anbefales at: Placere stregkoden mellem 8 og 100 mm fra emballagens kant Placere stregkoden på en plan overflade og aldrig rundt om hjørner, over kanter, svejsesøm o.l. Læs mere om stregkodens placering i GS1 Håndbogen eller på www.gs1.dk i dokumentet Placering af stregkodesymboler. 5. Informer jeres samhandelspartnere om jeres GTIN Det er vigtigt, at alle samhandelspartnere hurtigst muligt informeres om, hvilke GTIN de forskellige produkter tildeles. På den måde kan samhandelspartnere opdatere deres it-systemer, allerede før produkterne modtages. Da GTIN anvendes som informationsnøgler i produktdatabaser, lagersystemer, pris- og salgskataloger etc., er det vigtigt, at informationer om GTIN er korrekte og opdaterede. 7
Brug af stregkoder i særlige tilfælde Stregkoder på meget små produkter I tilfælde, hvor produktets fysiske overflade ikke rummer plads til en EAN-13 stregkode, er det muligt at tildele et GTIN-8 til produktet og danne en EAN-8 stregkode. En EAN-8 stregkode fylder mindre, da den kun består af 8 cifre. GS1 Denmark tildeler kun et GS1 Virksomhedspræfiks til GTIN-8, hvis en EAN-13 stregkode fylder mere end 20 % af produktets mulige produktinformationsoverflade (hvilket ikke må forveksles med produktets nuværende labelstørrelse). GS1 Standarden indeholder også andre stregkodetyper, der kan anvendes til små produkter, fx GS1 DataBar, som bliver en gængs standard fra 2014. Læs mere om GS1 DataBar på www.gs1.dk. GS1 Virksomhedspræfiks GS1 Præfiks (P) Virksomhedsreferencenr. (R) Produktref.nr. (V) Kontrolciffer (K) P1 P2 R3 R4 R5 R6 V7 K Struktur for GTIN-8 Mængdevariable produkter En række produkter i dagligvarehandlen varierer i mængde fra gang til gang og sælges til en pris, der er baseret på mængden af det individuelle produkt. Dette gælder f.eks. frugt, kød og ost. De mængdevariable produkter kan tildeles et GS1 Præfiks ud fra en speciel struktur, der baserer sig på, at enten pris eller vægt er udtrykt i stregkoden. Samhandelsparterne aftaler indbyrdes, hvorvidt pris eller vægt skal udtrykkes i stregkoden. Anvendelse af produktnummer med pris udelukker ikke, at virksomheden samtidig anvender produktnummer med mængde. Fælles for alle mængdevariable produktnumre er imidlertid, at de ikke er globalt unikke, og derfor ikke kan anvendes i eksportsammenhænge. De mængdevariable numre kaldes med en samlet betegnelse Restricted Circulation Numbers (RCN). RCN angiver, at et GS1 Identifikationsnummer er anvendt til specielle applikationer i lukkede miljøer, defineret af den nationale GS1- medlemsorganisation (fx inden for et land, en virksomhed eller industri). De to første cifre afgør om produktnummeret skal indeholde pris eller vægt. Pris angives altid i øre, og vægt angives altid i gram - se skema på næste side. 8
GS1 Virksomhedspræfiks GS1 Præfiks (P) Virksomhedsref.nr. (R) Produktref.nr. (V) Pris (S) eller vægt (M) Kontrolciffer (K) 21 22 23 R1 R2 V3 V4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 K 24 26 R1 R2 R3 V4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 K 27 R1 R2 V3 V4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 K 28 Oversigt over den danske struktur for RCN-13 med pris eller mængde Eksempler: RCN-13 2499110009955 viser, at produktet koster 9,95 kr. RCN-13 2650010010001 viser, at produktet vejer 1 kilo. Eksport af mængdevariable produkter Strukturen for GS1 mængdevariable stregkoder varierer fra land til land. Derfor gælder ovenstående skema kun for produkter, der skal omsættes i Danmark. Skal du eksportere mængdevariable produkter, skal du rekvirere GS1 Virksomhedspræfiks i det pågældende lands GS1- organisation og danne stregkoden i overensstemmelse med den struktur, der gælder der. Kontakt GS1 Denmark for yderligere information. 9
Mærkning af logistiske enheder og handelsenheder (paller og kolli) Handelsenheder, der ikke sælges gennem detailbutikkernes udgangskasser, kan have flere forskellige udformninger, fx en bølgepapkasse eller en foliewrappet palle. Disse enheder kan identificeres ved at tildele et GTIN-13 til enheden, som tidligere beskrevet, eller ved at tildele et GTIN-14, som er et GTIN-13 med en foranstillet logistisk variant se nedenfor. Tildeling af GTIN-14 GTIN-14 anvendes til at udtrykke pakkeniveau på handelsenheder og logistiske enheder. Pakkeniveauet udtrykkes ved at placere en logistisk variant foran et GTIN-13 (vær opmærksom på at kontrolcifret ændres!). Eksempel på anvendelse af GTIN-14: Detailenhed: GTIN-13 nummer 570436800001 0 Kolli med 6 stk. detailenheder: GTIN-14 nummer 1 570436800001 7 Kolli med 12 stk. detailenheder: GTIN-14 nummer 2 570436800001 4 GS1 Virksomhedspræfiks Logistisk variant (L) GS1 Præfiks (P) Virksomhedsref.nr. (R) Produktref.nr. (V) Kontrolciffer (K) L P1 P2 R3 R4 R5 R6 R7 V8 V9 V10 V11 V12 K Struktur for GTIN-14 GTIN-14 udtrykkes i en GS1-128 eller en ITF-14 stregkode, der kan aflæses af en scanner. ITF-14 kan anvendes til direkte tryk på bølgepapemballage. For yderligere information om GTIN-14 og ITF-14 stregkoden, se GS1 Håndbogen eller www.gs1.dk Hvad er en logistisk variant? Cifrene 1 til 8 kan anvendes som logistisk variant. Cifferet 0 foran GTIN-13 betyder, at GTIN-14 er lig GTIN- 13. Cifferet 9 anvendes til at angive mængdevariable produkter, og kan derfor ikke benyttes til angivelse af et pakkeniveau. 10
Mærkning med GS1-128 Har du behov for at mærke dine handelsenheder (fx kolli) med flere informationer end et GTIN, kan GS1-128 Standarden anvendes. Logistiske enheder skal mærkes med GS1-128 stregkoder. (01) 05704368000010 GS1-128 Standarden og GS1-128 stregkoden er fleksibel og kan indeholde flere forskellige informationer i en enkelt stregkode. I en GS1-128 stregkode udtrykkes informationerne ved hjælp af Application Identifiers (AI). Application Identifiers står i parentes under stregkoden, og angiver hvad de data, der følger efter parentesen betyder. GS1 Håndbogen og www.gs1.dk indeholder en komplet liste over de Application Identifiers, der er til rådighed. Nedenfor er vist et uddrag af listen over Application Identifiers. GS1-128 stregkodens længde varierer afhængig af blandt andet det antal informationer, der udtrykkes i stregkoden. Det anbefales, at højden på en GS1-128 stregkode er 32 mm. Maksimumsbredden på en GS1-128 stregkode er 165 mm. eller 48 tegn. AI Indhold i datafelt 00 Serial Shipping Container Code 01 GTIN nummer 02 GTIN nummer indeholdt i anden enhed 15 Mindst holdbar til (YYMMDD) 37 Antal Uddrag af liste over Application Identifiers Eksempel på anvendelse af GS1-128: Handelsenhed: GTIN-13 nummer 570436800001 0 Logistisk enhed med 6 handelsenheder: GS1-128 (02)05704368000010(37)6 For yderligere information om GS1-128, se GS1 Håndbogen eller www.gs1.dk 11
SSCC Serial Shipping Container Code AI 00 SSCC er en del af GS1-128 Standarden og anvendes til unik identifikation af logistiske enheder (fx paller). Ved at scanne SSCC-koden på logistiske enheder kan man fx registrere en fysisk flytning af hver enkel logistisk enhed i forsyningskæden. Samtidig giver det producenten mulighed for at sende en elektronisk meddelelse (forsendelsesadvis) til køber, der indeholder information om, hvilke SSCC-koder der bliver afsendt/leveret, og hvad de logistiske enheder indeholder. Køber kan dermed være forberedt på modtagelsen af de afsendte produkter. For yderligere information omkring GS1-128 og SSCC, se Mærkningskoncept for Dansk Dagligvarehandel, som kan downloades fra www.gs1.dk, eller GS1 Håndbogen. GS1 Virksomhedspræfiks Virksomhedsstyret GS1 Præfiks Virksomhedsref.nr. Fortløbende nr. Kontrolciffer præfiks (V) (P) (R) (F) (K) V1 P1 P2 R3 R4 R5 R6 R7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F16 K Struktur for SSCC Virksomhedsstyret præfiks kan antage værdier fra 0-9 12
Placering af GS1-128 labels Placering af stregkodelabels på handelsenheder, fx kolli Dansk dagligvarehandel anbefaler, at der påsættes én GS1-128 stregkode eller én EAN-13 stregkode på handelsenheder. Stregkoden skal placeres på handelsenhedens lang- eller kortside og må ikke placeres på top eller i bund. For yderligere information se Mærkningskoncept for Dansk Dagligvarehandel og Quickguide til GS1-128 pallelabelen, som begge findes på www.gs1.dk 13
Placering af stregkodelabels på logistiske enheder, fx paller Dansk dagligvarehandel anbefaler, at der påsættes to identiske GS1-128 labels på logistiske enheder. Der skal placeres én GS1-128 label på den logistiske enheds kortside og én på den højre tilstødende langside. Figuren viser den logistiske enheds kortside med angivelse af yderzoner for placering. h < 800 mm h > 400 mm x > 50 mm x x For yderligere information se Mærkningskoncept for Dansk Dagligvarehandel og Quickguide til GS1-128 pallelabelen, som begge findes på www.gs1.dk 14
Læs mere om tildeling af produktnumre og mærkning i disse vejledninger fra GS1 Denmark: Mærkningskoncept for Dansk Dagligvarehandel: Beskriver hvordan detailenheder, kolli og paller skal stregkodemærkes. GS1 Håndbog (betinget af medlemskab): Beskriver anvendelsen af produktnummeropbygning (GTIN) og brugen af stregkoder. GS1 Håndbogen er et uddrag af GS1 General Specifications og findes på engelsk under navnet Global User Manual. GS1 General Specifications (betinget af medlemskab): Beskriver GS1 Standarder i detaljer. Findes kun på engelsk. Regler for tildeling af GTIN: Beskriver hvornår der skal ændres GTIN, når et produkt er blevet ændret. Quickguide til GS1-128 pallelabelen: Beskriver hvordan en GS1-128 pallelabel skal se ud, og giver eksempler på dataindhold (AI). Placering af stregkodesymboler: Beskriver hvor stregkoder skal placeres på forbrugerenheder, kartoner og paller.
GS1 - The global language of business 5 71 2345 001 1 34 GS1 Denmark Hammershusgade 17 2100 København Ø Tlf. +45 39 27 85 27 Fax. +45 39 27 85 10 info@gs1.dk www.gs1.dk