Telemedicinsk konsultation - sårbehandlingsforløb Udarbejdet af: Sårsygeplejerske Wilja Yvonne Dam Eskildsen, Sårsygeplejerske Camilla Pia Bak Nielsen, Overlæge Karsten Fogh, Sårcenteret på Dermatologisk Afdeling, Aarhus Universitetshospital. Sårsygeplejerske Jeanett Brændstrup, Center for Den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospital Sårsygeplejerske Mette Riis, Sundhedsenheden, Lokalområde Syd. Sårsygeplejerske Ulla Pedersen, Sundhedsenheden, Lokalområde Midtbyen. Sygeplejefaglig konsulent Ingrid Lysholdt, Social- og sundhedsfaglig stab, MSO Godkendt af: Center for Den Diabetiske Fod (CDDF) og/eller Sårcenteret på Dermatologisk Afdeling (SC), Aarhus Universitetshospital. MSO, Aarhus kommune. Ansvarlig for revidering: Social- og sundhedsfaglig stab i samarbejde med Center for Den Diabetiske Fod (CDDF) og Sårcenteret på Dermatologisk Afdeling (SC), Aarhus Universitet Hospital Ikrafttrædelse dato: 01.12.2012 Dato for næste revision: 01.12.2015 Seneste revisionsdato: 13.11.2012 Formål At sikre optimal sårbehandling for borgere/patienter med sår som er i behandling af speciallæge fra AUH gennem Telemedicinske konsultationer ved at: At give sundhedspersonalet anbefalinger for gennemførelsen af et telemedicinsk behandlingsforløb omkring borgere/patienter med sår At beskrive, hvilke ansvarsområder de to sektorer besidder i forhold til et telemedicinsk sårbehandlingsforløb Borgergruppe/Borgerforløb/Andet Borgere/patienter i telemedicinske sårbehandlingsforløb med Aarhus Kommunes sårsygeplejersker og behandlere fra Center for Den Diabetiske Fod (CDDF) og/eller Sårcenteret på Dermatologisk Afdeling (SC), Aarhus Universitetshospital. Definitioner CDDF: Center For Den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospital SC: Sårcenteret på Dermatologisk Afdeling, Aarhus Universitetshospital 1
Sårbehandling: Omfatter diagnostik, lokal sårbehandling og sårprofylakse. Telemedicin: Betyder, at en sundhedsperson med brug af video, billeder, lyd og måleresultater inddrager en specialist, som ikke er til stede dér, hvor patienten befinder sig, i diagnostik og behandling ( SST) www.pleje.net: Webbaseret sårjournal, hvortil borgeren/patienten og behandlere fra primærog sekundærsektoren kan få adgang. Alle med adgang kan lægge billeder og andre data ind. Kommunale sårsygeplejerske: Sygeplejerske med efteruddannelse indenfor sårbehandling med et særlig funktionsområde indenfor sårpleje og behandling. Fremgangsmåde: Borgeren/patienten henvises på normal vis via praktiserende læge til SC eller CDDF. Ved første konsultation (fremmøde) SC/CDDF diagnosticerer og lægger undersøgelses- og behandlingsplan Borgeren/patienten oprettes i www.pleje.net. Hvert sår oprettes enkeltvist og med præcis angivelse af lokalisation. Billede(r), behandlingsplan (evt. kopi af journalnotat) og dato for næste telemedicinske konsultation angives i www.pleje.net. Den kommunale sårsygeplejerske adviseres pr. telefon via sundhedsenheden. Find borgerens lokalområde på: http://egade.aarhuskommune.dk Andre sårsygeplejersker i borgerens/patients lokalområde gives adgang til www.pleje.net Borgeren/patienten informeres mundtligt og skriftligt om det telemedicinske sårbehandlingstilbud og skal give skriftligt samtykke. Adgangskode til www.pleje.net udleveres til borger/patient, hvis denne er interesseret. Der sendes link med adgangskode til praktiserende læge (via www.pleje.net) Ved næste konsultation (telemedicinsk) Den kommunale sårsygeplejerske behandler borgeren/patienten i dennes hjem eller i sygeplejeklinikken. Behandlingen sker ud fra ordinationen af den sundhedsfaglige person i SC/CDDF, og skal tillige bygge på borgerens/patientens ønsker, behov og velbefindende. Der tages billede(r) af såret ud fra Pjecen Den gode Telemedicinske konsultation. Billede(r), en uddybende vurdering af såret, bandage og andre relevante data beskrives i 2
Nyt notat (se senere), og sendes til www.pleje.net. Samtidig sendes (via www.pleje.net) en sms/email til SC eller CDDF. Den sundhedsfaglige person (læge/sårsygeplejerske) på SC eller CDDF ser de indkomne data indenfor max. 3 hverdage og melder den fortsatte behandlingsplan og dato for næste telemedicinske konsultation tilbage til i sårjournalen. SC/CDDF foretager såropmålinger på baggrund af de indsendte billeder (for at sikre ensartethed i målingerne) Begge parter har ansvar for at kontakte hinanden telefonisk ved eventuelle tvivlstilfælde. Ved tvivlstilfælde og/eller ved akut forværring skal den kommunale sårsygeplejerske tage direkte telefonisk kontakt til SC/CDDF. Her kan en ekstra konsultation med fremmøde på SC/CDDF være nødvendig. Også stagnation i sårhelingen kan give anledning til en ekstra konsultation (med fremmøde eller telemedicinsk/telefonisk). Ved generelle spørgsmål til sårbehandlingen laves et nyt notat i www.pleje.net. Notatet sendes ved, at man før, man taster gem notat, vinger af med et flueben under de(n) relevante behandler(e) i SC/CDDF. Det markeres om opringning ønskes. Fotovejledning til telemedicinsk sårjournal: Vejledning: billeder af det enkelte sår skal optages med samme afstand, med samme vinkel og belysning fra gang til gang jvf. pjecen Den gode Telemedicinske konsultation. Der gøres i journal-teksten notat om dette ved optagelse af det første billede. Lineal eller 5 cm post it anbringes ved siden af sår med anførelse af dato og lokalisation af sår (tag evt. et oversigtsbillede) Kamera: mindst 2 megapixel Baggrund: neutral (evt. med et stykke neutralt stykke stof eller lignende) Afstand: 25-40 cm Vinkel: Billede optages vinkelret på sår o Et fif: hvis der kommer refleksion fra sårbunden, kan kameraet vinkles en smule væk fra at være vinkelret på såret Fokus: Kameraet skal fokusere og dette gøres automatisk Blitz: Der skal tages to billeder, et med blitz og et uden o Et fif: hvis der kommer refleksion fra sårbunden, kan sårbunden aftørres umiddelbart før fotografering, undgå stærkt lampelys direkte på sår/hud Overføre billede til telemedicin efter lokal vejledning OBS -I tilfælde med meget store og ikke-plane sår, skal der tages billeder OG foretages optegning af sår på plastik pose og der tages billede af dette på hvid baggrund MED lineal. 3
Vejledning til klinisk beskrivelse af sår Status: Beskriv: status quo, fremgang, stagnation eller forværring. Beskriv aktuelle behandling, skiftefrekvens, evt. problemstillinger og patientens almentilstand. Smerter: Smertescoring (VAS) og ændring i smerte intensitet. Omgivende hud: Normal, rødme, skælsætning, kløe. Væskende hud samt maceration (rød, hvid). Infektionstegn: Rødme og varme af hud fra sårkant og i huden omkring såret. Tiltagende ødem, smerte og sekretion. Feber. Sårbund: Granulationsvæv (rød), fibrin (gul), nekrose (gul/sort). Er belægningen blød/ løs eller mere fastsiddende. Problemer med at oprense/debridere sårbunden. Sekretion: Farve og mængde (let, moderat, meget). Sårkanter: Farve, maceration (rød/hvid) Ødem: Ingen, let, moderat, svær. Overordnet ansvar og kompetencekrav Generelt ansvar for alle behandlere: www.pleje.net er en patientjournal, og må ikke benyttes til personlige meddelelser behandlerne imellem. Ændres borger/patients adresse og dermed lokalområde, skal sårsygeplejersken give besked til SC/CDDF. SC/CDDF retter i www.pleje.net, så de rette kommunale sårsygeplejersker har adgang. Ved fravær blandt behandlere har den enkelte ansvar for at SMS og indkomne billeder i www.pleje.net besvares. Ved længere fravær markeres det i www.pleje.net (under profil/kalender). Den kommunale sårsygeplejerske kan evt. give gæstekoder til sine kollegaer. Den praktiserende læge: Den praktiserende læge henviser borgeren/patienten til SC/CDDF og har ansvaret for sårbehandlingen indtil borgeren/patienten kan modtages på SC/CDDF. Ansvar og opgaver i SC og CDDF: Læge og sårsygeplejersker i SC og CDDF opretter patienten i den telemedicinske journal Udlevere Patientinformation om telemedicin og indhente accept fra patienten til at indgå i telemedicinsk journal. Dette dokumenteres i den telemedicinske journal og patientens underskrift i brev Informeret samtykke som vedlægges patientjournal i SC og CDDF. 4
Ansvar for at sende journalnotat via telemedicin med en sårbehandlingsplan samt billeder til kommunen samt tidspunkt for en ny opgave og telekommunikation til SC og CDDF. Desuden kontakter den respektive sårsygeplejerske i kommunen telefonisk. Ud fra lokale aftaler i SC og CDDF ansvar for at besvare SMS og indkomne billeder/notater i pleje.net indenfor 3 hverdage. Desuden opmåles sårene fra de indkomne fotos. Sårsygeplejerskerne har ansvar for at kontakte læge ved behov samt evt. at indkalde p til konsultation i SC og CDDF Ansvar for at undervise og vejlede sårsygeplejersken i behandling af sår samt hjælp til at tage gode billeder og sende relevante notater Ansvar i kommunen: Planlægge patientforløbene ud fra de Social- og sundhedsfaglige procedurer i PPS Varetage de telemedicinske opgaver og konsultationer (klinisk vurdering og fotos til SC/ CDDF) til aftalt tid. Fungere som kontaktperson for de telemedicinske patienter og være ansvarlig for at kontakte SC/CDDF ved stagnation eller forværring i sårtilstanden. Sårsygeplejersken fungerer som supervisor for de hjemmesygeplejersker, der varetager den daglige behandling af sårene. Den daglige sårbehandler/hjemmesygeplejerske har ansvar for at kontakte sårsygeplejersken ved stagnation eller forværring. Sårsygeplejersker foretager derefter en telemedicinsk konsultation med foto og ny note og kontakter SC/CDDF. Sårsygeplejersken skal anvende www.pleje.nets kalendersystem ved fraværd pga. ferie eller lignende. Sårsygeplejersken skal give kollega besked samt evt. gæstekode hvis der skal foretages en Telemedicinsk konsultation mens han/hun er fraværende Dokumentation og kvalitetsovervågning: Der anvendes fælles dokumentation i sårjournalen www.pleje.net. Se under fremgangsmåde, hvad der skal dokumenteres. Samtidig skal der dokumenteres i henholdsvis EPJ (Sygehusets Elektroniske Patient Journal) og i EOJ (kommunen elektroniske journal). Der kan laves copy/paste. I EOJ oprettes et fokusområde med beskrivelse af problemet, handlingen jf. proceduren i PPS samt mål. Referencer Sundhedsstyrelsen (SST) Sårjournalen www.pleje.net 5
Vejledning til Den gode telesår-konsultation Telemedicinsk kommunikation i sårbehandlingen, udgivet af MedCom. Vejledning til billedbehandling via PDA Vejledning til Borger omkring Pleje.net Vejledning til Praktiserende læge omkring Pleje.net Patientinformation om Telemedicinsk konsultation fra Center for den diabetiske fod, Aarhus Universitetshospital. Vejledninger kan downloades fra Aarhus kommunes hjemmeside omkring velfærdsteknologi http://www.aarhus.dk/sitecore/content/subsites/velfaerdsteknologi/home/projekter/projekt- Telemedicinsk-saarbehandling.aspx?sc_lang=da Funktionsbeskrivelse for Sårsygeplejerske i Aarhus kommune MSO 6
Bilag 1. Lommeformat Fotovejledning til telemedicinsk sårjournal Vejledning: billeder af det enkelte sår skal optages med samme afstand, med samme vinkel og belysning fra gang til gang. Der gøres i journal-teksten notat om dette ved optagelse af det første billede. Lineal eller 5 cm post it anbringes ved siden af sår med anførelse af dato og lokalisation af sår (tag evt. et oversigtsbillede) Kamera: mindst 2 megapixel Baggrund: neutral (evt. med et stykke neutralt stykke stof eller lignende) Afstand: 25-40 cm Vinkel: Billede optages vinkelret på sår o Et fif: hvis der kommer refleksion fra sårbunden, kan kameraet vinkles en smule væk fra at være vinkelret på såret Fokus: Kameraet skal fokusere og dette gøres automatisk Blitz: Der skal tages to billeder, et med blitz og et uden o Et fif: hvis der kommer refleksion fra sårbunden, kan sårbunden aftørres umiddelbart før fotografering, undgå stærkt lampelys direkte på sår/hud Overføre billede til telemedicin efter lokal vejledning OBS- I tilfælde med meget store og ikke-plane sår, skal der tages billeder OG foretages optegning af sår på plastik pose og der tages billede af dette på hvid baggrund MED lineal Vejledning til klinisk beskrivelse af sår under nyt notat i sårjournalen Status: Smerter: intensitet. Omgivende hud: Infektionstegn: Sårbund: Sekretion: Sårkanter: Ødem: Beskriv: status quo, fremgang, stagnation eller forværring. Beskriv aktuelle behandling, skiftefrekvens, evt. problemstillinger og patientens almentilstand. Smertescoring (VAS) og ændring i smerte Normal, rødme, skælsætning, kløe. Væskende hud samt maceration (rød, hvid). Rødme og varme af hud fra sårkant og i huden omkring såret. Tiltagende ødem, smerte og sekretion. Feber. Granulationsvæv (rød), fibrin (gul), nekrose (gul/sort). Er belægningen blød/løs eller mere fastsiddende. Problemer med at oprense/debridere sårbunden. Farve og mængde (let, moderat, meget). Farve, maceration (rød/hvid) Ingen, let, moderat, svær. Detaljeret vejledning: Se pjecen Den gode Telemedicinske konsultation. 7
Bilag 2 INFORMATON OM TELEMEDICIN. Hvad er telemedicin? Telemedicin anvendes som et kommunikationsredskab mellem Sårcentret, Dermatologisk afdeling Aarhus Universitetshospital og Aarhus Kommune. Dette sikrer en hurtig overførelse af informationer mellem de forskellige sårbehandlere. Sårbehandlerne kan være sårsygeplejerker i kommunen, egen læge, sårambulatoriet på sygehuset eller andre faggrupper, der er involverede i sårbehandlingen. Ved starten af behandlingen vil der blive oprettet en såkaldt sårjournal, som indeholder oplysninger om såret og om de sygdomme, der kan have indflydelse på sårets udvikling og heling. Ved starten af behandlingen og med jævne mellemrum vil der blive taget billeder af såret med en mobiltelefon og disse billeder overføres sammen med oplysninger om sårets status til en computer, som samtidig sikrer, at billederne tilknyttes patientens journaloplysninger. Herved undgår man unødig ventetid og parterne, der er involverede i behandlingen, kan hurtigt kommunikere med hinanden. I forbindelse med overførelse af billeder og oplysninger om såret vil der blive sendt en SMS-besked til dem, der er involverede i sårbehandlingen. Datasikkerhed. Alle informationer samles i en såkaldt database, dvs. elektronisk på en såkaldt server. Der er tale om lægelige og behandlingsmæssige oplysninger og disse oplysninger vil naturligvis blive behandlet helt fortrolig uden adgang for andre og dermed uvedkommende. Samtykkeerklæring. Ifølge dansk lov (Lov om patientrettigheder) skal pt. give skriftligt samtykke til, at der overføres oplysninger mellem de sårbehandlere, der er involverede i den enkelte patients behandling. Derfor anmoder vi patienten om at underskrive en samtykkeerklæring. Samtidig anmoder vi om tilladelse til evt. at bruge billederne i anonymiseret form i forbindelse med undervisning. Samtykkeerklæringen skal underskrives på det tidspunkt, hvor patienten oprettes i det telemedicinske system og erklæringen vil blive opbevaret i patientens hospitalsjournal. Kan patienten se sin egen journal? Ja, patienten kan via hjemmesiden www.pleje.net se egne data med et brugernavn, der er patientens cpr.nr. og en kode, der oplyses af den personalegruppe, der opretter patienten. Patienten kan skrive oplysninger til behandlerne ved at vælge: klinisk data, derefter nyt notat (øverst til højre). Ved afsendelse af beskeden skal man klikke helt nede i bunden på gem ændringer. Med venlig hilsen Dato og underskrift Sårcentret, Dermatologisk afdeling, Aarhus Universitetshospital 8
INFORMATON OM TELEMEDICIN. Hvad er telemedicin? Telemedicin anvendes som et kommunikationsredskab mellem Center for den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospital og Aarhus Kommune. Dette sikrer en hurtig overførelse af informationer mellem de forskellige sårbehandlere. Sårbehandlerne kan være sårsygeplejerker i kommunen, egen læge, sårambulatoriet på sygehuset eller andre faggrupper, der er involverede i sårbehandlingen. Ved starten af behandlingen vil der blive oprettet en såkaldt sårjournal, som indeholder oplysninger om såret og om de sygdomme, der kan have indflydelse på sårets udvikling og heling. Ved starten af behandlingen og med jævne mellemrum vil der blive taget billeder af såret med en mobiltelefon og disse billeder overføres sammen med oplysninger om sårets status til en computer, som samtidig sikrer, at billederne tilknyttes patientens journaloplysninger. Herved undgår man unødig ventetid og parterne, der er involverede i behandlingen, kan hurtigt kommunikere med hinanden. I forbindelse med overførelse af billeder og oplysninger om såret vil der blive sendt en SMS-besked til dem, der er involverede i sårbehandlingen. patients behandling. Derfor anmoder vi patienten om at underskrive en samtykkeerklæring. Samtidig anmoder vi om tilladelse til evt. at bruge billederne i anonymiseret form i forbindelse med undervisning. Samtykkeerklæringen skal underskrives på det tidspunkt, hvor patienten oprettes i det telemedicinske system og erklæringen vil blive opbevaret i patientens hospitalsjournal. Kan patienten se sin egen journal? Ja, patienten kan via hjemmesiden www.pleje.net se egne data med et brugernavn, der er patientens cpr.nr. og en kode, der oplyses af den personalegruppe, der opretter patienten. Patienten kan skrive oplysninger til behandlerne ved at vælge: klinisk data, derefter nyt notat (øverst til højre). Ved afsendelse af beskeden skal man klikke helt nede i bunden på gem ændringer. Med venlig hilsen Dato og underskrift Datasikkerhed. Alle informationer samles i en såkaldt database, dvs. elektronisk på en såkaldt server. Der er tale om lægelige og behandlingsmæssige oplysninger og disse oplysninger vil naturligvis blive behandlet helt fortrolig uden adgang for andre og dermed uvedkommende. Center For Den Diabetiske Fod, Aarhus Universitetshospital Samtykkeerklæring. Ifølge dansk lov (Lov om patientrettigheder) skal pt. give skriftligt samtykke til, at der overføres oplysninger mellem de sårbehandlere, der er involverede i den enkelte 9
INFORMERET SAMTYKKE anvendelse af telemedicin som kommunikation mellem Aarhus Kommune og Aarhus Universitetshospital. Undertegnede er mundtligt og skriftligt informeret om at der anvendes telemedicin i korrespondance mellem Aarhus Kommune og Aarhus Universitetshospital. Billeder og kliniske data udveksles mellem kommunen og hospitalet for at kunne følge og justere min behandling. Jeg er indforstået med dette og accepterer at kliniske data og billeder af min hud/sår overføres til den telemedicinske journal og at oplysninger om min tilstand håndteres via telemedicin. Samtidigt giver jeg tilladelse til at billeder af min hud/mine sår i anonymiseret form må anvendes til undervisning. Undertegnede giver tilladelse til: At kliniske data og billeder af min hud/sår overføres til den telemedicinske journal og at oplysninger om min tilstand håndteres via telemedicin. ja nej At billederne i anonymiseret form anvendes til undervisningsbrug ja nej Patient navn og pr: Behandler Dato og underskrift 10