Mødebarometret 2015 - Sådan gjorde vi

Facts og tendenser i det danske møde- og eventmarked 2015

Mødebarometret 2015 - Sådan gjorde vi Hvert år i juni måned tilbydes ca. 5.000 danske mødeplanlæggere at besvare et elektronisk spørgeskema om brugen af eksterne mødearrangementer. I 2015 responderede lidt flere end 400. De 380 fuldt gennemførte og fejlfri besvarelser ligger til grund for denne rapport. Mødebarometret 2015 er fyldt med spændende information om mødebranchens flittige sjæle planlæggerne en masse god viden for dem samt branchens leverandører. I 2012 undersøgte VisitDenmark og andre aktører mødebranchens betydning for dansk økonomi, viden, vækst og beskæftigelse. På det tidspunkt vurderede man, at mødemarkedet omsatte for 20,8 milliarder kroner pr. år. Vi tror ikke, at omsætningen er blevet mindre. Mødebranchen er altså big business og nøglepersonerne i denne planlægning, omsætning og aktivitet er mødeplanlæggerne. Tak til alle respondenter, der gjorde denne rapport mulig. Christian Guldager Direktør, Kursuslex INDHOLDSFORTEGNELSE Om respondenternes geografiske placering, køn og alder... side 3 Hvor er mødeplanlæggerne ansat?... side 5 Hvilke indkøb er mødeplanlæggeren involveret i?... side 7 Forventninger til udviklingen af antal møder og antal deltagere... side 9 Hvad er budgettet for dagmøder og møder med overnatning?... side 10 Hvornår bookes møderne?... side 11 De vigtigste kriterier for valg af møde- og eventsted... side 12 Firmaaftaler og brugen af dem... side 14 Transporttider til møde- og eventstederne... side 16 Hvor søges information om møde- og eventsteder?... side 19 2

RESPONDENTER RESPONDENTERNES GEOGRAFISKE FORDELING Postnummer Pct. Storkøbenhavn postnr. < 3000 71% Øvrige Sj. + øerne 3000-5000 10% Fyn 5000-6000 2% Jylland postnr. > 6000 15% Andet 2% KØN Pct. Kvinde 86% Mand 14% Mand Kvinde 3

RESPONDENTER RESPONDENTERNES ALDER Pct. Under 25 år 1% 26-35 år 5% 36-45 år 27% 46-55 år 34% 56-65 år 28% Over 65 år 4% Ønsker ikke at besvare spørgsmålet 1% Over 65 år Ønsker ikke at besvare Under 25 år 26-35 år 56-65 år 36-45 år 46-55 år 4

RESPONDENTER HVILKEN TYPE VIRKSOMHED ER DU ANSAT I? Pct. Offentlig institution 13% Privat erhverv 56% Forening eller organisation 19% Selvstændig 7% Andet (angiv venligst) 5% Selvstændig Andet Offentlig institution Forening eller organisation Privat erhverv HVOR MANGE ANSATTE ER DER I DIN VIRKSOMHED Antal Pct. Ved ikke 1% 1-5 10% 6-25 12% 26-100 16% 101-250 14% 251-500 10% 501-1.000 9% Over 1.000 28% 5

RESPONDENTER I HVILKEN AFDELING ER DU ANSAT? Pct. Direktionen 13% Ledelses- eller direktionssekretariatet 15% Indkøbsafdelingen 2% Personaleafdelingen/HR-afdelingen 7% Salgs-/ marketingafdelingen 14% PR- og kommunikationsafdelingen 2% Event/kursusafdelingen 15% Øvrige administration 11% Research and Development 5% Andet 16% Research and Development Andet Direktionen Øvrige administration PR- og kommunikationsafdelingen Event/kursusafdelingen Salgs-/ marketingafdelingen Ledelses- eller direktionssekretariatet Indkøbsafdelingen Personale-/HRafdelingen 6

RESPONDENTER HVOR STOR INDFLYDELSE HAR DU PÅ VALGET AF FØLGENDE? Hovedansvarlig Delvis ansvarlig Ikke ansvarlig Eksterne mødefaciliteter (Hoteller, kursus- og konferencesteder) 55% 42% 3% 100% Transport ifm. møder og events 44% 38% 18% 100% AV udstyr ifm. møder og events 39% 43% 18% 100% Tilmeldings- og registreringssystemer 37% 34% 29% 100% Hotelaftaler 37% 30% 33% 100% Programtilrettelæggelse ifm. møder og konferencer 32% 53% 15% 100% Eventrådgivere 31% 39% 30% 100% Individuelle forretningsrejser 28% 40% 32% 100% Grupperejser 27% 35% 38% 100% Underholdning til firmafester m.m. 26% 46% 28% 100% Firmagaver og give aways 26% 40% 34% 100% Julefrokost og andre firmafester 25% 48% 27% 100% Speakere/ foredragsholdere 21% 53% 25% 100% Eksterne undervisere til kurser i eget regi 19% 40% 41% 100% Eksterne kurser til medarbejdere 15% 35% 50% 100% Total 7

RESPONDENTER KOMMENTARER Mødeplanlæggere er kvinder (86%), og af den fornuftige slags, hvor den vilde ungdomstid er overstået. 27% er mellem 36-45 år, mens 66% har fejret 46 års fødselsdag. De har mange forskellige jobtitler, som meget sjældent er mødeplanlægger. De er PA ere, direktionssekretærer, afdelingsledere, marketingassistenter eller noget helt femte, men næsten 30% arbejder tæt på ledelsen i direktionen eller direktionssekretariat. Naturligvis arbejder de fortrinsvis der, hvor dansk erhvervs- og organisationsliv er placeret i Københavnsområdet (71%). De resterende 29% er pænt fordelt på resten af Sjælland, Fyn og Jylland med koncentration i de større byer. Det er også fortrinsvis det private erhvervsliv, der har mødeplanlæggere ansat (63%), mens 32% arbejder i det offentlige system eller i større organisationer. For mange sælgere kan mødeplanlæggerne være guld værd at kende, for, udover indkøb af eksterne mødefaciliteter, disponeres også transport, AV-udstyr, underholdning, forretningsrejser, julefrokoster, firmagaver m.m. Ekstremt få bærer titlen mødeplanlægger, hvorfor man kan formode, at mødeplanlægning ikke er hovedbeskæftigelsen. 8

FORVENTNINGER HVORDAN FORVENTER DU AT ANTALLET AF DINE MØDER OG EVENTS FOR 2015 VIL BLIVE SAMMENLIGNET MED 2014? Forventninger for: Fald over 10% Fald 1-10% 0% (uændret) Stigning 1-10% Stigning over 10% Forventning til antal møder/events 5% 8% 62% 19% 7% 100% Forventning til antal deltagere 3% 5% 62% 24% 6% 100% Total 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Fald over 10% Fald 1-10% 0% (uændret) Stigning 1-10% Stigning over 10% Forventning til antal møder/events Forventning til antal deltagere 9

FORVENTNINGER HVAD ER DIT TYPISKE BUDGET PR. DELTAGER (INKL. MOMS) TIL MØDE- STEDET EKSKL. TRANSPORT, GAVER OG HONORAR TIL OPLÆGSHOLDER MV.? Arrangementstype Arrangementer uden overnatning Arrangementer med overnatning Under kr. 500 kr. kr. 500-749 kr. 750-999 kr. 1.000-1.249 kr. 1.250-1.499 kr 1.500-1.999 Kr. 2000-2500 Over kr. 2500 15% 32% 27% 15% 6% 3% 1% 0% 0% 2% 5% 14% 20% 26% 22% 11% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Under kr. 500 kr. kr. 500-749 kr. 750-999 kr. 1.000-1.249 kr. 1.250-1.499 kr 1.500-1.999 Kr. 2000-2500 Over kr. 2500 Arrangementer uden overnatning Arrangementer med overnatning 10

FORVENTNINGER HVOR LANG TID I FORVEJEN BOOKER DU TYPISK JERES MØDE- OG EVENT-ARRANGEMENTER? Størrelse af arrangementet 1-4 uger 1-3 mdr. 3-6 mdr. 6-12 mdr. 12-18 Over 18 mdr. mdr 5-30 personer 20% 39% 27% 12% 1% 1% 31-100 personer 3% 24% 38% 27% 7% 1% 101-300 personer 0% 11% 33% 39% 14% 3% 301-500 personer 0% 6% 29% 34% 19% 12% Flere end 500 personer 0% 4% 25% 35% 15% 21% Møder, events, incentives rejser i udlandet 7% 31% 29% 24% 7% 2% KOMMENTARER Forventningerne til årets mødeaktiviteter i forhold til 2014 vil glæde de danske mødecentre og kursushoteller, for mens 62% ikke forventer ændringer, så tror hele 26% på en stigning i antallet af møder og events og 30% tror på flere deltagere til arrangementerne. Hotellerne og mødecentrene bliver endnu gladere, når de hører, at budgettet er blevet forhøjet. I 2015 er 25% (17% i 2014) villige til at betale mere end 1.000 kr. pr. person for et dagmøde (inkl. moms, men ekskl. transport, honorar til foredragsholder m.m.) og 33% vil gerne betale mere end 2.000 for et internatmøde mod 20% i 2014. Under overskriften forventninger kan man også notere, at planlæggerne forventer at mødestederne næsten altid har masser af plads. I hvert fald afventer hele 25% med at booke store arrangementer (flere end 500 personer) til mellem 3 og 6 måneder før arrangementet, mens 11% af arrangørerne af arrangementer med 100-300 personer tør vente til 1-3 måneder før mødestart. Det er modigt, eller måske er der bare sket et skift i planlægningshorisonten? 11

KRITERIER HVILKE KRITERIER ER GENERELT VIGTIGE FOR DIT VALG AF MØDE/KONFER- ENCE/EVENTSTED? (SKALA 1 TIL 3) Svarmulighed Score De tekniske faciliteter i lokalerne 2,88 Mødelokalernes standard 2,86 Personlig kontakt og tillid til de ansatte på møde-/eventstedet 2,81 Mødelokalernes indretning, fleksibilitet mht. opstilling 2,80 Pris 2,76 Tilbud/aftale er kortfattet, klar og tydelig 2,76 Løbende dialog med konferencestedet 2,74 Konferencelokalets størrelse 2,73 Lempelige afbestillingsregler 2,68 På forhånd at vide hvilket lokale I får tildelt 2,57 Sund forplejning, der sikrer mest energi under arrangementet 2,55 Anbefaling fra netværk/kolleger 2,45 Separat lokale til socialt samvær (ved arrangementer med overnatning) 2,41 At stedet tilbyder god og kreativ rådgivning 2,30 Antallet af grupperum 2,25 At hotellet/kursuscentret har etableret procedurer vedr. gæsternes sikkerhed 2,13 Antal stjerner (konference- og/eller hotelstjerner) 2,08 Miljømærkning, f.eks. Svanemærket eller Grøn Nøgle 1,99 Mødestedet tilbyder gratis registrering af mødedeltagerne 1,62 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 De tekniske faciliteter i lokalerne Mødelokalernes standard Personlig kontakt og tillid til de ansatte på møde-/eventstedet Mødelokalernes indretning, fleksibilitet mht. opstilling Pris Tilbud/aftale er kortfattet, klar og tydelig Løbende dialog med konferencestedet Konferencelokalets størrelse Lempelige afbestillingsregler På forhånd at vide hvilket lokale I får tildelt Sund forplejning, der sikrer mest energi under arrangementet Anbefaling fra netværk/kolleger Separat lokale til socialt samvær (ved arrangementer med overnatning) At stedet tilbyder god og kreativ rådgivning Antallet af grupperum At hotellet/kursuscentret har etableret procedurer vedr. gæsternes sikkerhed Antal stjerner (konference- og/eller hotelstjerner) Miljømærkning, f.eks. Svanemærket eller Grøn Nøgle Mødestedet tilbyder gratis registrering af mødedeltagerne 12

KRITERIER KOMMENTARER De erfarne arrangører ved godt, hvad de vil have, når de udvælger et mødested og hvor prisen var det væsentligste kriterium for et par år siden, er det i dag kvaliteten af mødelokalet og de tekniske faciliteter, der er vigtigst. Naturligvis, kan man fristes til at sige, for lokalernes kvalitet har rigtig stor betydning for udbyttet af mødet. Personlig kontakt og tillid til de ansatte på mødestedet hører også til de absolutte topscorere, ligesom fleksible muligheder for indretning af mødelokalet. Prisen er kun på femtepladsen, mens stjerneklassifikation og miljø mærkværdigvis ikke hører til toppen af de vigtige. Måske er årsagen, at man forventer at et professionelt hotel eller kursuscenter allerede har styr på kvalitet og miljø med eller uden mærkning? 13

FIRMAAFTALER HAR DIN VIRKSOMHED FIRMAAFTALER MED MØDE- OG KONFERENCESTEDER? Ved ikke 5% Nej 28% Ja 67% ER I FORPLIGTET TIL AT ANVENDE AFTALESTEDERNE? Ved ikke 6% Ja 23% Nej 71% 14

FIRMAAFTALER HVOR OFTE ANVENDER I SÅ JERES FIRMAAFTALER? Aldrig 1% Sjældent 6% Altid 11% Af og til 82% KOMMENTARER Mange hoteller og kursuscentre bruger store ressourcer på at indgå firmaaftaler med virksomheder og offentlige forvaltninger. Man kunne fristes til at tro, at det af og til er lettere at sige ja tak til en aftale end at afvise den energiske hotelsælger. I hvert fald bliver aftalerne ikke udnyttet i samme omfang som hotelsælgerens intentioner. 67% har særlige firmaaftaler, men kun 24% er forpligtet til at anvende dem. Kun 11% anvender dem altid mens 82% anvender dem af og til. 15

TRANSPORT HVAD ER DIN MAKSIMALE ACCEPTABLE REJSETID TIL MØDESTEDET I FORBINDELSE MED JERES ARRANGEMENTER? Arrangementstype > ½ time > 1 time > 1½ time > 2 timer > 3 timer Arrangementer uden overnatning 93% 54% 31% 21% 14% Arrangementer med overnatning 97% 93% 61% 40% 28% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% > ½ time > 1 time > 1½ time > 2 timer > 3 timer Arrangementer uden overnatning Arrangementer med overnatning 16

TRANSPORT HAR DU/DIN VIRKSOMHED AFHOLDT ELLER KUNNE I OVERVEJE AT AFHOLDE MØDER ELLER EVENTS I UDLANDET? % af antal respondenter Sverige 47% Norge 13% Baltiske lande + Finland 10% Grønland, Færøerne og Island 5% Centraleuropa 26% Sydeuropa 21% Vi kan/må/vil ikke placere møder uden for Danmarks grænser 29% Øvrige destinationer 19% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 17

TRANSPORT KOMMENTARER Man rejser gerne langt for det rigtige sted - At finde det rigtige sted er vigtigt, og det gør ikke så meget, hvis det rigtige sted kræver en del transporttid. Til et dagmøde accepterer 31% en transporttid på mere end 1½ time, mens mere end 40% finder, at 2 timer er acceptabelt til et arrangement med overnatning. Hele 28% rejser gerne mere end 3 timer, hvorfor de københavnske mødeplanlæggere er potentielle kunder for både svenske, tyske, fynske og jyske mødesteder. Ikke alle eksterne møder og events bliver afholdt i Danmark. 29% af planlæggerne må eller vil ikke flytte mødet udenlands, men blandt den store gruppe, der gerne vil er Sverige det mest interessante valg (47%). 18

INFORMATION OM OG BOOKING AF MØDESTEDER HVILKE TRYKTE MEDIER ANVENDER DU, NÅR DU SKAL SØGE INFORMATION OM MØDE- OG EVENTSTEDER? (GERNE FLERE KRYDSER) * Svarmulighed Pct. Benytter ikke trykte medier til at søge information 23% Berlingske Tidende 3% Brochurer fra kursushoteller, møde- og eventsteder 47% Børsen 6% Fyns Stiftstidende 1% Hotel & Konference avisen 14% Jyllands Posten 2% Kursuslex Håndbog 68% Møde & Eventmagasinet 58% Politiken 1% Stand By Magasin 3% Turistbrochurer 4% Århus Stiftstidende 0% Øvrige trykte medier 1% * Alle respondenter har fået Kursuslex Håndbog 2015 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 19

INFORMATION OM OG BOOKING AF MØDESTEDER HVILKE ONLINE MEDIER ANVENDER DU, NÅR DU SKAL VÆLGE MØDE- OG EVENTSTEDER? (GERNE FLERE KRYDSER) Pct. Google 71% Møde- og eventstedets hjemmeside 56% Kursuslex Nyhedsmail 45% www.kursuslex.dk 41% www.konference.dk (Kursuslex Booking) 35% www.dkbs.dk 29% Turistorganisationernes hjemmesider 10% www.ateo.dk 1% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 20

INFORMATION OM OG BOOKING AF MØDESTEDER KOMMENTARER Ikke overraskende er internettet en vigtig informationskilde, når der skal findes oplysninger om møde- og eventstederne. Google og mødestedernes egne hjemmesider er topscorerne, men portalerne der samler flere udbydere på ét site, er også meget anvendte værktøjer. At printmedier stadig er særdeles anvendte som opslagsværker i informationssøgningen vil formentlig overraske nogle, men måske er forklaringen, at print og web i fællesskab er en god kombination? Kursuslex Håndbog fylder næste år 44 år og selv ikke hos Kursuslex havde man forventet en så lang levetid. Den høje anvendelsesprocent skal dog også forklares med at respondenterne hvert år modtager håndbogen gratis. 21

Hvem er udgiveren af Mødebarometret? Kursuslex er Danmarks største medie- og markedsføringsvirksomhed for leverandører og aktører i møde- og eventbranchen. Vores ekspertise består i at rådgive og hjælpe bl.a. møde og konferencesteder, nationale og internationale mødedestinationer samt andre leverandører i branchen med at markedsføre deres faciliteter og mødeprodukter overfor møde- og eventplanlæggere. Hvert år gennemfører vi brugerundersøgelser, der bl.a. fortæller om møde- og eventplanlæggerens behov og ønsker til deres samarbejdspartnere. Dette er værdifuld viden, som man via Kursuslex kan drage nytte af i forbindelse med synliggørelse af produkter og ydelser overfor denne målgruppe. Bregnerødvej 144 A DK-3460 Birkerød Tlf. +45 70 22 11 73 E-mail: info@kursuslex.dk www.kursuslex.dk Copyright: Nærværede rapport er beskyttet af lovens bestemmelser om ophavsret. Undersøgelsens resultater må således ikke offentliggøres, scannes, kopieres eller på anden måde videregives i fysisk eller elektronisk form til tredjemand, heller ikke i uddrag, med mindre der foreligger en skriftlig aftale herom med udgiveren. Overtrædelse vil medføre retsforfølgelse og krav om erstatning. 22