Digital Post Vejledning til foreninger m.fl. Center for Kultur, Idræt og Sundhed September 2013 Indledning Slagelse Kommune ønsker at hjælpe foreninger m.fl. godt på vej med Digital Post. Derfor har vi udarbejdet denne vejledning om Digital Post, som kort fortæller, hvad foreninger m.fl. skal gøre for at være klar til at modtage og læse digital post fra 1. november 2013. Digital post er ikke det samme som almindelig e-mail. Digital post er modsat e-mails en sikker digital forsendelsesform. På Erhvervsstyrelsens portal Virk.dk finder du også masser af god information om Digital Post og den Digitale Postkasse. Informationen her er dog hovedsaglig rettet mod virksomheder. Vores vejledning for foreninger m.fl., skal derfor ses som et supplement til Erhvervsstyrelsens information om Digital Post og information på Virk.dk. Virk.dk er foreningens indgang til det offentlige, og er en portal, der udstiller offentlige selvbetjenings- og indberetningsløsninger. Digital post fra Slagelse Kommune Slagelse Kommune skal benytte digital post når der sendes besked om afgørelser, tilskud og tildeling af puljemidler til foreninger m.fl. Derfor vil fx svar på ansøgninger om tilskud blive sendt som digital post til foreningernes digitale postkasse. Bemærk at Slagelse Kommune ikke sender besked via SMS om at der sendt post til Foreningens digitale postkasse. Slagelse Kommune vil fortsat bruge almindelige e-mails og andre former for henvendelser, når der ikke stilles krav om sikkerhed. Lovpligtig digital postkasse til foreninger m.fl. 1. november 2013 er det lovpligtigt for alle med et CVR-nummer, at kunne modtage digital post fra det offentlige. Der skal derfor bruges en digital postkasse til at håndtere den sikre digitale kommunikation mellem det offentlige og foreninger og virksomheder. Initiativet gennemføres i regi af Erhvervs- og Vækstministeriet. Erhvervsstyrelsen har i løbet af august 2013 sendt et informationsbrev om lovpligtig postkasse til foreninger og virksomheder med CVR-nummer. Den digitale postkasse får samme status som jeres fysiske postkasse. Det betyder, at I har ansvar for at læse den digitale post, der lander i jeres postkasse. Når I har oprettet jeres postkasse, kan I selv vælge, hvordan posten skal håndteres. I kan fx angive en e-mail adresse eller et mobilnummer, og modtage besked, når der er ny post. Hvordan bliver din forening klar til Digital Post? For at din forening/aftenskole kan blive klar til Digital Post, er der forskellige oplysninger, som skal være på plads. Det er derfor en god ide, at I ud over at orientere jer på Virk.dk, også læser denne vejledning og de materialer, Erhvervsstyrelsen sender ud. 1
Trin til oprettelse af en digital postkasse. 1. Tjek foreningens CVR-nummer Tjek at jeres forening står registreret i CVR-registeret. Det er vigtigt, at oplysningerne er opdateret, og at det er den rigtige kontaktperson, der er tilknyttet foreningens CVRnummer. Tjek det på : Klik derefter på: LAV DIN EGEN TJEKLISTE. Erhvervsstyrelsen vil i forbindelse med foreningens oprettelse til Digital Post sende et brev til med vigtig information til den adresse I er registreret med i CVR-registeret. Informationen skal I bruge for at kunne oprette den digitale postkasse 2. Overvej hvem der skal være jeres NemID administrator For at kunne oprette og modtage digital post skal mindst 1 person fra foreningen have rollen som NemID administrator og være oprettet som bruger på Virk.dk Inden foreningen går i gang med at oprette adgang til digital post, er det en god ide at overveje, hvem der skal oprette den digitale postkasse. Den, der opretter postkassen, bliver NemID administrator. Få også aftalt, hvem der ellers skal have adgang til postkassen, så jeres administrator også kan oprette adgang til dem. 2
3. Hvad koster det? Den første, der bestiller en NemID medarbejdersignatur, bliver NemID administrator. NemID administratoren har fx rettigheder til at bestille NemID medarbejdersignaturer til andre i foreningen. Det er gratis at oprette 3 NemID medarbejdersignaturer pr. forening. Derefter skal der betales for oprettelsen. 4. a Bestil NemID medarbejdersignatur Når I har udpeget den person, som skal være administrator og som skal stå for foreningens oprettelse af den digitale postkasse, kan personen gå i gang med at få en NemID medarbejdersignatur på Virk.dk. Den person, som bestiller den første signatur, bliver automatisk NemID administrator i virksomheden. Det er administratoren, som bestiller de efterfølgende medarbejdersignaturer, hvis virksomheden har behov for det. Virk.dk har en udførlig vejledning til, hvordan du opretter en NemID medarbejder - signatur og link til nets-danid.dk. 4 b. I bestiller den første medarbejdersignatur nets-danid.dk I forbindelse med den første bestilling skal en aftale om NemID til foreninger m.fl. underskrives af en tegnings-berettiget i foreningen og sendes per e-mail, fax eller brev til Nets DanID. Gå på nets-danid.dk for at bestille den første NemID medarbejdersignatur. Følg trin for trin bestillingen på nets-danid.dk : print, underskriv og send Udskriv din aftale, når bestillingen er gennemført. Underskriv aftalen, hvis du er ejer, eller få den underskrevet af en tegningsberettiget. Scan aftalen. Indsend aftalen til Nets DanID via e-mail, fax eller brev. 4 c. Vælg nøglekort eller nøglefil Vi vurderer, at det for foreninger vil være mest hensigtsmæssigt at vælge NemID - medarbejdersignatur med nøglekort, fordi denne løsning kun identificerer brugeren via foreningens CVR-nummer. Løsningen svarer til NemID-løsningen til private. Nøglekortet er et lamineret papkort med nøgler (en masse talkoder), som anvendes ved hvert log-in. Du modtager nøglekortet med posten og kan opbevare det i din pung. Du kender det måske fra NemID til private (netbank). (I denne vejledning har vi valgt nøglekort) 3
4 d. Afvent breve fra Nets DanID A/S Når du bestiller en NemID medarbejdersignatur med nøglekort, sendes der to forskellige breve fra Nets DanID A/S: 1 brev der indeholder et nøglekort 1 brev der indeholder en kode (installationskode). Du skal også modtage et brev, hvori der står: Din virksomhed (forening) har bestilt NEMID medarbejdersignatur til dig. I dette brev kan du læse, hvordan du aktiverer NEMID. Det tager normalt ca. 7-10 dage fra du bestiller din NemID medarbejdersignatur til du har den, men det kan tage længere tid, da presset er stort i dette efterår. Det kan godt virke lidt ulogisk, at koden ikke kommer før nøglekortet. Det skyldes dog, at de to breve af hensyn til sikkerheden sendes separat fra to forskellige afdelinger. Hvilket af dem, der kommer først, afhænger af postvæsenet. 5. Aktiver din NEMID Aktiver din NemID på www.nets-danid.dk/udsted_noeglekort Som bruger-id nummer indtaster du dit NemID-nummer (se dit nummer i brevet). Eksempel 987-654-321 Indtast adgangskode (midlertidig adgangskode, som du har modtaget i separat brev) Du vil blive bedt om at lave en personlig kode. Vælg en kode som du kan huske. En kode som består af både tal og bogstaver (stor og små bogstaver). Du skal bruge dit nøglekort, som du har modtaget i separat brev. 6. Opret den Digitale Postkasse på. NemID administratoren logger på www.virk.dk Inden I går i gang med at oprette en digital postkasse, skal foreningen beslutte, hvem der må se hvad i postkassen. I skal derfor overveje, hvordan I vil modtage og forvalte post i den digitale postkasse på Virk.dk. Find vejledningen på erhvervsstyrelsen.dk. Klik på boksen Digital Postkasse (Opret digital postkasse) se side 5 4
Vælg Log ind med Nøglekort Tast Bruger ID (se nedenfor) Tast Adgangskode. (se nedenfor) Du vil blive bedt om at indtaste tallet fra Nøglekortet. Følge vejledningen. Vælg Standardopsætning. Når jeres digitale postkasse på Virk.dk er oprettet, kan der gives adgang til andre foreningsmedlemmer. Det er jeres NemID administrator der opretter de øvrige NemID medarbejdersignaturer. For at andre kan få adgang til Digital Post på Virk.dk kræves følgende: 1. Foreningsmedlemmet skal have tildelt en medarbejdersignatur 2. Foreningsmedlemmet skal oprette sig som bruger på Virk.dk 3. Foreningsmedlemmet skal have tildelt adgang til indbakken Læs mere på Virk.dk og evt. kontakt support på tlf. 80 30 70 90. 5