Vedr. oprettelse af digitale postkasser - til foreninger/aftenskoler

Transkript

1 Til alle foreninger/aftenskoler I Aalborg Kommune Vedr. oprettelse af digitale postkasser - til foreninger/aftenskoler Folketinget har besluttet, at alle virksomheder og frivillige foreninger den 1. november 2013 skal være klar til at modtage digital post. Det betyder, at de skal have oprettet en digital postkasse 1. Den digitale postkasse er lovpligtig og gør det muligt at levere sikker digital post til foreningerne. En digital postkasse kan oprettes avanceret, så den kan tilgås af flere brugere, der hver kan se sit eget område. For foreninger vil dette kun være aktuelt i store foreninger med flere grene. For langt de fleste foreninger vil det typisk være en enkelt person, der modtager posten og tager stilling til om denne skal videresendes eller, hvad der i øvrigt skal ske. På virk.dk kan læses flere vejledninger 2, som også inkluderer brugsscenarier, når der er flere brugere. For den lille forening kan dette virke lidt tungt og uoverskueligt. Derfor har vi lavet denne vejledning, som henvender sig til den lille forening, og hvor formålet er at denne lettest muligt kommer i gang med den lovpligtige digitale postkasse. Vejledningen er udarbejdet af Folkeoplysningsudvalgets brugerrepræsentanter som led i udvalgets arbejde for at gøre det administrative arbejde lettere i foreningerne. Med venlig hilsen Folkeoplysningsudvalget 1 En digital postkasse kan lettest sammenlignes med E-boks, som mange kender privat. Funktionalitet og brug er næsten den samme som E-boks. 2 Større foreninger, der ønsker mere avanceret brug af digital postkasse, henvises til virk.dk og bl.a. vejledningen FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET Postboks 218 Godthåbsgade Nørresundby Tlf Fax kulturforvaltningen@aalborg.dk

2 Vejledning digital postkasse i mindre foreninger Denne vejledning er tiltænkt foreninger, hvor kun én person skal have adgang til den digitale postkasse og denne anvendes på mest simpel vis. Den der opretter den digitale postkasse er samtidig administrator, så det vil i de fleste foreninger være formand eller kasserer, som kan anvende følgende fremgangsmåde: 1. Etablering af NemID medarbejdersignatur For at bruge digital postkasse skal anvendes en NemID medarbejdersignatur. NemID privat eller den NemID signatur, som en bank har udstedt til netbank, kan ikke anvendes. For at få udstedet en NemID medarbejdersignatur, skal udfyldes en papir-blanket, som skal sendes til NemID. Fremgangsmåden er: Gå på og vælg Bestil NemID medarbejdersignatur i venstre side. Indtast foreningens CVR-nummer Der kvitteres med oplysninger om foreningen. Her er det VIGTIGT at adressen er rigtig, idet det er til denne, der fremsendes kodebrev m.v. Er adressen forkert skal denne først rettes i det centrale cvr-register, inden denne vejledning kan genoptages. Er adressen rigtig, bekræftes dette og der vælges næste. FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET Postboks 218 Godthåbsgade Nørresundby Tlf Fax

3 Nu skal der udfyldes, hvem der kan tegne foreningen og, hvem der skal administrere NemID. I første felt udfyldes navn og titel på den tegningsberettigede. Det vil typisk være foreningens formand. Næste sektion udfyldes med navn og adresse for den der skal modtage NemID og være administrator herfor. Det vil i de fleste foreninger være kasserer eller formand. Bemærk, der står arbejds adresse, hvilket skal tolkes således, at arbejde er den adresse, der benyttes til foreningsbrug, hvilket i mange tilfælde er en privat- eller en foreningsadresse. Vælg signaturtype Det anbefales at vælge Nøglekort. Dette betyder, at der fremsendes et nøglekort, som det kendes fra den private NemID. Nøglekortet vil være påstemplet Erhverv, men ligner ellers et privat nøglekort. Når der vælges næste, kommer oplysning om indsendelse af aftalen. Når der klikkes på Udskriv administratoraftale dannes en pdf-fil, som udskrives. Pdf-udskriften underskrives, og blanketten indsendes til Nets DanID A/S. TIP hurtigst er en indsendelse ved . Råder foreningen ikke over en scanner, kan et kamera eller smartphone typisk tage et billede, hvor kvaliteten er god nok. Herefter er det blot at vente på nøglekort og installationskode m.v. Følg anvisningerne fra NemID til at aktivere kortet. Herefter har foreningen etableret NemID medarbejdersignatur med nøglekort og er klar til oprettelse og ibrugtagning af digital postkasse. 3/6

4 2. Etablering af Digital postkasse Når foreningen har aktiveret sit NemID medarbejdersignatur med nøglekort, er den klar til at etablere den digitale postkasse. Da foreningen kun har oprettet én bruger er denne samtidig NemID administrator, og har derfor ret til at oprette sig som administrator på virk.dk Oprettelse af brugerprofil på virk.dk Gå på virk.dk, og log på (øverst til højre) med NemID nøglekort erhverv. Første gang der logges på, skal udfyldes en brugerprofil. Efter udfyldelse af profil logges af. Oprettelse af foreningens digitale postkasse Log på virk.dk og klik på boksen Opret digital postkasse i højre side. Herefter følges guiden. Ved valg mellem standardfunktionalitet og udvidet funktionalitet, vælges standardfunktionalitet. Der bør også angives , så der modtages adviseringsmail (som måske kendes fra e-boks privat). Alle valg undervejs kan senere ændres, efter postkassen er oprettet. Lidt om indstillinger i den digitale postkasse Under Indstillinger, Brugere, kontrolleres at der er givet fulde rettigheder. Under Opret ekstern bruger er der mulighed for at give adgang til foreningens post fra fx sin egen eller andres private e-boks. Under profiloplysninger kontrolleres, der er angivet adresse til modtagelse af advisering, når der er ny post. Der er mulighed for at opsætte 2 adresser, der kan modtage adviseringen. 4/6

5 Foreningen er nu klar til brug af digital postkasse 5/6

6 3. Brug af Digital postkasse Når der er opsat adviseringsadresse, modtages en mail, når der er ny post i den digitale postkasse. Der logges på den digitale postkasse fra virk.dk. Kender man til den private e-boks, minder det rigtig meget herom. Der kan oprettes mapper, så modtaget post kan arkiveres. I en forening sker der periodisk udskiftning af de foreningsaktive, så der anbefales generelt ikke at slette, men at arkivere post. Så er det lettere, når andre personer tager over, så de har adgang til foreningens historik. En funktion, der kan være rar at kende er, at det er muligt at videresende post som almindelig 3. Når en besked åbnes, kan det fx se således ud: Vælges Videresend, gives mulighed for at videresende posten, der hos modtager kommer fra indgaaende@prod.e-boks.dk. 3 Almindelig betyder, at det ikke er sikker post, da den ikke er krypteret, hvilket skal vurderes, når funktionen anvendes. 6/6